Những kỹ năng cần biết để phát triển việc lãnh đạo kinh doanh doc

Những kỹ năng cần
biết để phát triển việc
lãnh đạo kinh doanh
Có hai lý do chính khiến người lãnh đạo đưa ra quyết định kém.
Thứ nhất, họ không có đầy đủ dữ kiện thông tin cần thiết cho tình
huống hiện tại; thứ hai, họ không thể dự đoán chính xác những diễn
biến bất ngờ trong tương lai. Trong nhiều trường hợp, sự thất bại
của quyết định sẽ đem đến nhiều kinh nghiệm, bài học giá trị cho
người lãnh đạo nhưng vẫn rất cần những quyết định đúng đắn ngay
từ ban đầu

Vậy làm thế nào để khả năng ra quyết định đạt đến mức độ chính xác và
hoàn hảo? Dù biết rằng sự hoàn hảo là điều không bao giờ có thể xảy ra
nhưng ta hoàn toàn có thể tiến dần đến điểm lý tưởng này nếu có
phương pháp hợp lý để ra quyết định và ý thức về những cạm bẫy có thể
gặp phải trong quá trình xem xét các phương án đề xuất để đưa ra quyết
định cuối cùng.
Các kỹ năng có thể đơn giản hay phức tạp, nhưng bạn đừng nên bỏ qua
bất cứ kỹ năng nào, bởi mỗi kỹ năng mà bạn lựa chọn lại phụ thuộc vào
tầm quan trọng và tính phức tạp của quyết định.


Lên kế hoạch


Với tư cách một nhà quản lý, bạn sẽ chịu trách nhiệm đưa ra những
quyết định quan trọng nhất và tất cả các bộ phận của công ty sẽ hành
động theo quyết định đó. Điều này có nghĩa là mỗi quyết định của bạn
đều ảnh hưởng tới vận mệnh của công ty. Một lựa chọn sai lầm rất có
thể sẽ dẫn tới những hậu quả khó lường.

Quyết định cần được ban hành trên cơ sở một kế hoạch được vạch sẵn.
Trong quá trình lên kế hoạch để ra quyết định, bạn cần chuyển tải thông
tin về kế hoạch đó cho các nhân viên để tham khảo ý kiến. Làm như vậy,
bạn sẽ đảm bảo để các quyết định của mình sẽ được ban hành theo
những cách thức hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của công ty
nhất. Việc lên kế hoạch trước có 4 lợi ích chính như sau:


1. Cho phép bạn thiết lập các mục tiêu độc lập: Quyết định được hình
thành dựa trên cơ sở những sự kiện xung quanh. Các quyết định được
ban hành không chỉ nhằm mục đích phản ứng lại tình hình, mà nó còn
hướng tới việc kích thích một yếu tố nào đó trong nội bộ công ty. “Quản
lý chữa cháy” được thay thế bằng một chuỗi các lựa chọn có định hướng
và có ý thức. Các nhà quản lý bây giờ có thể chủ động điều hành công
ty, thay vì bị “xô đẩy” bởi các yếu tố bên ngoài. Đôi lúc, sự khác biệt
giữa việc lên kế hoạch và không lên kế hoạch được miêu tả như “tiên
phong thực hiện” (nắm quyền kiểm soát tình hình) với “bị động phản
ứng” (đối phó với tình hình đã xảy ra).


2. Cung cấp một tiêu chuẩn đánh giá: Bản kế hoạch sẽ đem lại cho bạn
một công cụ nào đó để đánh giá, nhờ đó bạn có thể biết rằng bạn có đang
thực thi đúng quyết định và hướng tới những mục tiêu đã đề ra hay
không. Điều đó cũng tương tự như nội dung câu châm ngôn: “Nếu bạn
không biết mình sẽ đi đâu, thì các con đường sẽ không còn quan trọng
với bạn nữa”.


3. Chuyển giá trị thành hành động: Khi bạn đối mặt với một quyết định,

bạn có thể tham khảo kế hoạch trước đó và xác định xem quyết định nào
sẽ giúp bạn thực thi kế hoạch một cách tốt nhất. Các quyết định được
ban hành dựa trên một kế hoạch cụ thể sẽ gắn kết với nhau vì sự thăng
tiến chung của công ty hay vì những mục tiêu kinh doanh nào đó.


Việc lên kế hoạch cũng rất hữu ích trong các tình huống khẩn cấp. Khi
một khó khăn nảy sinh, những suy nghĩ về kế hoạch tổng thể sẽ giúp bạn
xác định quyết định nào cần được ban hành, qua đó nó không chỉ giúp
bạn giải quyết tình huống mà còn giúp bạn đẩy nhanh tiến trình thực thi
kế hoạch tổng thể sao cho hiệu quả. Không có kế hoạch, những khó
khăn sẽ ngày một lớn hơn và các quyết định ban hành có thể mâu thuẫn
với nhau.


4. Khiến cho các nguồn lực trong công ty trở nên gắn kết hơn theo một
trật tự ổn định: Ngân quỹ, thời gian, công sức, nguồn nhân lực trong
công ty đều chỉ có giới hạn. Bạn chỉ có thể phát huy tối đa sức mạnh của
các nguồn lực này, một khi có trong tay bản kế hoạch sử dụng chúng.


Mức độ và kết quả của các quyết định


Tất cả chúng ta đều biết rằng có những quyết định sẽ quan trọng hơn các
quyết định khác, kể cả trong thời điểm hiện tại hay về lâu dài. Việc hiểu
được tầm quan trọng này sẽ giúp bạn xác định mình sẽ cần phải dành
bao nhiêu thời gian và nguồn lực cho nó. Có ba mức độ phổ biến nhất
của quyết định:

1. Chiến lược: Các quyết định chiến lược luôn có mức độ quan trọng cao
nhất. Đó là một quyết định liên quan đến định hướng chung, các mục
tiêu dài hạn, đường lối kinh doanh và giá trị của công ty. Đối với những
quyết định chiến lược, tính cấu trúc ở mức tối thiểu và tính hình dung ở
mức tối đa; chúng có mức độ rủi ro cao cùng những kết quả không chắc
chắn, bởi vì chúng hướng nhiều tới tương lai.


2. Phương sách: Các quyết định phương sách có tác dụng hỗ trợ các
quyết định chiến lược. Chúng thường chỉ ở mức độ trung bình, tầm quan
trọng vừa phải với những kết quả phải chăng.


3. Hoạt động: Đó là những quyết định thường nhật, được sử dụng để hỗ
trợ các quyết định phương sách, có tác động tức thời, ngắn hạn, mức độ
thấp và thường có chi phí thấp. Hệ quả của những quyết định hoạt động
tồi sẽ ở mức tối thiểu, mặc dù một chuỗi các quyết định hoạt động tồi,
tuỳ tiện có thể là nguyên nhân của không ít những thiệt hại. Các quyết
định hoạt động có thể được tái cơ cấu, tái ban hành, hay biểu lộ một
cách rõ ràng trong những bản hướng dẫn chính sách công ty.


Như vậy, tất cả các vấn đề đều cần phải được xem xét và quyết định nên
được ban hành theo cả ba mức độ trên. Nếu bạn phát hiện ra rằng hầu
như tất cả những suy nghĩ và hành động ra quyết định của bạn đều diễn
ra ở mức độ “hoạt động”, bạn có thể đã thiếu chú ý hay chưa lên được
các kế hoạch chiến lược. Và kết quả là bạn sẽ đi tới vị thế luôn phải “bị
động phản ứng”, chỉ tập trung đối phó duy nhất với các yếu tố xung
quanh bạn mà không bao giờ kiểm soát được chúng, cũng như các

hướng đi và mục tiêu của bạn.


Điều quan trọng bạn cần nắm vững ở đây là hiệu quả của quyết định
không liên quan tới tác động của nó. Một quyết định tốt có thể mang lại
cả hậu quả tốt lẫn hậu quả xấu. Tương tự như vậy, một quyết định tồi
(quyết định do thiếu thông tin hoặc không phản ánh quyền lợi của công
ty) có thể mang đến một kết quả khả quan. Ví dụ như khi bạn phải đưa
ra quyết định có kèm theo sự phân tích và đánh giá cẩn thận về kế hoạch
đầu tư chắc chắn nào đó dựa trên những gì bạn biết liên quan tới khả
năng rủi ro của nó cũng như những sở thích của bạn, thì quyết định của
bạn sẽ có hiệu quả ngay cả khi bạn có thể mất tiền trong việc đầu tư.
Tương tự như vậy, nếu bạn vội vã mua cổ phần của các công ty đang
phát triển, thì quyết định của bạn cũng có thể là một quyết định tồi, kể cả
khi giá cổ phiếu của các công ty đó tăng giá.


Các quyết định tốt có thể mang lại kết quả tồi, do đó bạn không nên kết
tội bản thân. Nếu như bạn chọn một con đường dựa trên hiểu biết của
mình về con đường đó (an toàn, không quá đông người qua lại…) và các
sở thích các nhân của bạn (ít nguy hiểm, có nhiều cảnh đẹp ) thì quyết
định của bạn là một quyết định đúng, mặc dù trên đường đi bạn có thể
gặp tai nạn hay bị sự sự cố gì đó Đừng có hối hận và cho mình rằng đó
là một quyết định sai lầm.


Có sự tham gia của tập thể


Phần đông các nhà quản lý có khả năng ra quyết định nhanh nhạy

thường lấy ý kiến ở hai cấp độ là của tất cả các cộng sự hoặc chỉ một,
hai chuyên viên có kinh nghiệm hơn cả, tức là các nhà tư vấn đáng tin
cậy nhất. Các nhà tư vấn thường bàn việc ở phía sau, rồi cho bạn ý kiến
về nhiều vấn đề để các bên trao đổi và cùng tìm hiểu. Có thể nhà tư vấn
là một người lớn tuổi được coi là từng trải và có đầu óc phán đoán. Cũng
có thể chỉ là một nhân viên non trẻ ở vị trí cấp cao hoặc một nhà quản trị
ưu tú của công ty có các quan hệ mật thiết và thường xuyên với môi
trường bên ngoài.


Những nhà quản lý ra quyết định chậm thường không giao cho ai giữ vai
trò tư vấn. Họ ít có các quan hệ gần gũi và hiếm khi lắng nghe ý kiến
của mọi người. Nếu họ có tranh thủ ý kiến thì chỉ là tình cờ và họ sẽ hỏi
bất kỳ ai. Nhiều khi chính sự lo ngại là một trong những rào cản lớn làm
chậm lại việc ra quyết định. Vì thế, trước những khả năng được - mất
lớn, thông tin chưa đủ rõ ràng và chắc chắn, thì sự bàn bạc với các nhân
viên nhiều kinh nghiệm và có năng lực sẽ giúp bạn có thêm lòng can
đảm và tự tin hơn.


Biết chấp nhận những mâu thuẫn, xung đột trong khi ra quyết định


Sẽ có không ít những luồng ý kiến khác nhau, các cuộc xung đột nảy
sinh khiến việc ra quyết định bị trì hoãn. Điều quan trọng là bạn cần biết
cách khai thác có lợi nhất sự mâu thuẫn đó mà không gây ra các hậu quả
tiêu cực. Để giải quyết một tình huống bế tắc giữa các cá nhân, có một
giải pháp được gọi là “nhất trí dựa trên sự thẩm định”. Trước tiên, những
người tham gia thảo luận một vấn đề sẽ tìm cách đi đến một thoả thuận
nhất trí. Nếu điều đó trở thành hiện thực, thì phương án được lựa chọn là

kết quả tự nhiên. Trong trường hợp ngược lại, người lãnh đạo ở vị trí cao
nhất sẽ lưu ý đến các thông tin đã được những người khác đóng góp và
đưa ra quyết định sau cùng. Bạn cần hình thành một quy tắc: Trường
hợp bình thường thì mọi người nên đạt đến sự nhất trí, nếu không thì
trao cho người có trách nhiệm cao nhất quyền ra quyết định.


Cách tiếp cận vấn đề của những người ra quyết định chậm chạp lại khác
hẳn. Nhiều khi họ trông chờ sự nhất trí, cố tìm ra một sự lựa chọn có thể
thoả mãn tất cả mọi người. Trên thực tế, các xung đột thường kéo dài
khá lâu, có thể hàng tháng thậm chí hàng năm. Có công ty thảo luận về
một sản phẩm mới suốt cả năm mà chưa đi đến kết luận, thậm chí phải
chờ cho một vài người đi khỏi công ty rồi mới đạt được sự nhất trí.


Bất luận thế nào thì phương pháp “nhất trí dựa trên sự thẩm định” sẽ giải
quyết nhanh chóng các mâu thuẫn. Những ý kiến khác nhau nảy sinh là
lẽ tự nhiên, thậm chí không ít ý kiến có giá trị nhất định. Vì thế, trong
các cuộc tranh luận bạn cần biết cách chấp nhận tất cả các ý kiến đã
được nêu lên, nhưng không nhất thiết phải làm theo tất cả. Sự “nhất trí
dựa trên sự thẩm định” sẽ cho phép bạn tranh thủ được thời cơ và
thường đem lại kết quả tốt nhất.