Giải pháp tin học hoá cho bài toán Quản lý bán hàng tại Công ty SX và TM TMC

1 Báo cáo thực tập tổng hợp
LỜI NÓI ĐẦU
Để quán triệt nguyên tắc " Học đi đôi với hành", nhằm tạo điều kiện
cho sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn tổng hợp, giúp cho sinh
viên hạn chế được sự bỡ ngỡ khi ra trường, hàng năm nhà trường tổ chức
cho sinh viên đi thực tập tại các cơ sở theo nội dung ngành nghề đào tạo.
Đây là điều kiện thuận lợi giúp sinh viên phát huy được năng lực bản thân
cũng như khả năng áp dụng lý thuyết được trang bị ở trường vào thực tế.
Trong những năm gần đây, nền CNTT nước ta cũng đã có phát triển
trên mọi lĩnh vực trong cuộc sống cũng như trong lĩnh vực quản lý xã hội
khác. Một trong những lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất là các
hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống quản lý bán hàng nói riêng
Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian thực tập tốt nghiệp em đã sử dụng
vốn kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản lý bán hàng.
Nó chỉ mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm
quen với thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Tin học kinh tế và
đặc biệt là TS. Trần Thị Song Minh đã hướng dẫn em thực hiện đề tài này.
Hà nội 4/2008
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Tiến Lộc
Sv: Nguyễn Tiến Lộc
2 Báo cáo thực tập tổng hợp
MỤC LỤC
Lời nói đầu....................................................................................................1
Chương 1:
Giới thiệu tổng quan về công ty sản xuất và thương mại TMC.....................3
1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty....................................................3
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty........................................................3
3. Bài toán Quản lý bán hàng tại công ty.................................................4
Chương 2:

Thực trạng tin học hoá tại Công ty Sản xuất và Thương mại TMC.............6
1. Kế hoạch tin học hoá của công ty........................................................6
2. Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác Quản lý bán
hàng tại công ty....................................................................................6
Chương 3:
Giải pháp tin học hoá cho bài toán Quản lý bán hàng tại Công ty Sản xuất và
Thương mại TMC .........................................................................................8
1. Các giải pháp.......................................................................................8
2. Các yêu cầu về mặt chức năng............................................................9
3. Các yêu cầu về cơ sở công nghệ..........................................................9
4. Các lợi ích mà hệ thống có thể mang lại............................................10
Kết luận........................................................................................................11
Sv: Nguyễn Tiến Lộc
3 Báo cáo thực tập tổng hợp
Chương I
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ
CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC
1. Chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty Sản xuất và Thương mại TMC là một công ty chuyên sản xuất
và bán các loại tranh đá quý được quyết định thành lập vào tháng 4 năm
2002
Địa chỉ: 354 Lĩnh Nam, Hoàng Mai, Hà Nội.
Điện thoại: 046.432.465
Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất và cung cấp các
loại tranh đá quý ra thị trường.
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Qua khảo sát thực tế, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ
đồ sau:
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm 1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 3
phòng : Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự và 1 xưởng sản

xuất.
Sv: Nguyễn Tiến Lộc
GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC
PHÓ
GIÁM ĐỐC
PHÓ
GIÁM ĐỐC
PHÒNG
KINH DOANH
PHÒNG
KINH DOANH
PHÒNG
KẾ TOÁN
PHÒNG
KẾ TOÁN
XƯỞNG
SẢN XUẤT
XƯỞNG
SẢN XUẤT
PHÒNG
NHÂN SỰ
PHÒNG
NHÂN SỰ
4 Báo cáo thực tập tổng hợp
Giám đốc là người quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty thông quan Phó giám đốc. Ngoài ra Giám đốc còn trực tiếp quản lý
Phòng nhân sự của Công ty.
Phó giám đốc là người điều hành các hoạt động của công ty và chịu
trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả của các hoạt động đó.

Chức năng chính của các phòng:
 Phòng Kinh doanh:
 Tiếp nhận các đơn đặt hàng và giải quyết các đơn đặt hàng.
 Vạch ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh.
 Quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty.
 Phòng Kế toán:
 Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán
theo quy định của Nhà nước.
 Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu,
chi tài chính, quỹ tiền lương.
 Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán kế toán, quyết toán
và các báo cáo theo quy định.
 Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định.
 Thực hiện nghiệp vụ thanh toán.
 Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề.
 Phòng Nhân sự
 Tuyển dụng nhân sự cho công ty
 Quản lý khen thưởng, kỷ luật
 Xưởng sản xuất
 Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của các loại tranh được sản xuất.
 Sản xuất các loại tranh bán ra thị trường.
3. Bài toán Quản lý bán hàng tại công ty
Sv: Nguyễn Tiến Lộc
5 Báo cáo thực tập tổng hợp
Đây là một công ty sản xuất và kinh doanh, do đó việc giải quyết tốt
bài toán Quản lý bán hàng là một công việc mang tính quyết định đối với
công ty.
Hoạt động bán hàng của công ty được diễn ra khi khách hàng có đơn
đặt hàng về một loại tranh nào đó của công ty. Khách hàng có thể tuỳ chọn
chủ đề, kích cỡ của tranh theo ý của mình hoặc lựa chọn tại catalogue của

công ty. Ngoài ra, tại phòng trưng bày của công ty có sẵn các chủng loại
tranh theo chủ đề, theo kích cỡ để khách hàng có thể tuỳ chọn. Nếu khách
hàng muốn đặt hàng một bức tranh với chủ đề và kích cỡ mà công ty chưa
có, khách hàng có thể đặt hàng và thống nhất thời gian với công ty để xưởng
sản xuất thực hiện. Khi giao hàng, nếu khách hàng chấp nhận các tiêu chuẩn
đúng với mong muốn thì sẽ tiến hành thanh toán tiền với bộ phận thanh toán
của công ty.
Hiện nay công việc quản lý bán hàng của công ty được thực hiện bằng
phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:
 Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu
cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
 Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến những sai sót không
đáng có.
 Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ
quan do sự tác động của môi trường bên ngoài.
 Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.
 Thông tin thường được lưu trữ trên giấy nên gây lãng phí lớn.
 Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ
không đáp ứng được các yêu cầu lớn hơn đặt ra.
Bài toán đặt ra cho công ty là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản
lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở các cách thức hoạt
động và quy tắc làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết
được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của công ty.
Sv: Nguyễn Tiến Lộc