sổ kế toán và hình thức kế toán

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />1 of 21 4/2/2008 11:21 AM
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN

I/ SỔ KẾ TOÁN:
1.Khái niệm, ý nghĩa, nội dung và yêu cầu đối với sổ kế toán:
1.1.Khái niệm:
là những tờ sổ được thiết kế theo những mẫu nhất định theo yêu cầu của phương pháp tài khoản
và ghi kép, yêu cầu về thông tin trong từng nghiệp vụ cụ thể để ghi chép tổng hợp và hệ thống
hoá số liệu từ chứng từ nhằm cung cấp những thông tin tổng hợp theo những mặt nhất định và
làm cơ sở để lập báo cáo kế toán.
1.2.Ý nghĩa:
Là phương tiện vật chất để thực hiện phương pháp tài khoản và ghi kép. Sổ kế toán cung cấp
thông tin cho quản lý theo những yêu cầu nhất định.
1.3.Nội dung: Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Ngày, tháng ghi sổ
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, số dư đầu kỳ, cuối kỳ.
- Sổ kế toán : gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
1.4.Yêu cầu đối với sổ kế toán:
- Kết cấu sổ kế toán
phải khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận ti
ện cho việc ghi chép, hệ thống hoá, tổng hợp thông ti
n
phục vụ cho công tác quản lý kinh tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát c
ủ
Nhà nước.
- Mỗi đợn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.

- Số kế toán cần được thiết kế xây dựng phù hợp với việc ứng dụng các phương tiện kỹ thuật

- Đơn vị kế toán căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống
s
ổ kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị mình.
2.Các loại sổ kế toán:

Là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán cơ sở chứng từ gốc, sổ kế toán áp dụng
ở các đơn vị cần có nhiều loại để phản ánh tính đa dạng và phong phú của các đối tượng kế toán.
2.1.Theo cách ghi chép:
2.1.1.Sổ ghi theo thứ tự thời gian:
là sổ kế toán dùng ghi các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo thứ tự thời gian như: Sổ nhật ký
chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.(trang 63, 65)
2.1.2.Sổ ghi theo hệ thống:
là sổ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các TK (tổng hợp hoặc chi tiết) như Sổ
Cái, Sổ chi tiết vật tư - tổng hợp vật tư (trang 66, 67)
2.1.3.Sổ liên hợp:
là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kết hợp giữa 2 loại sổ trên nh
ư Sổ nhật ký -
Sổ cái. (trang 57)
2.2.Theo nội dung ghi chép:
2.2.1.Sổ kế toán tổng hợp:Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế toán tổng hợp) như S
ổ
tổng hợp vật tư, Sổ cái… (trang 66,67) cung cấp thông tin tổng quát về đối tượng kế toán.
2.2.2.Sổ kế toán chi tiết:
Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các đối tượng kế toán dạng
chi tiết, cụ thể (theo tài khoản kế toán chi tiết cấp 2. 3) như Sổ chi tiết vật tư, …(trang 66, 67)
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />2 of 21 4/2/2008 11:21 AM
cung cấp thông tin về đối tượng kế toán ở dạng chi tiết
2.2.3.Sổ kế toán kết hợp:Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát si

n
vừa theo đối tượng kế toán ở dạng tổng quát vừa theo các đối tượng kế toán chi tiết, cụ thể (g
h
theo TK tổng hợp cấp 1 kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo TK cáp 3, 4) hoặc các điều khoả
n
chi tiết như các nhật ký - chứng từ. …(trang 69)
2.3.Theo kiểu bố trí mẫu sổ:
2.3.1.Sổ kiểu hai bên: là sổ kế toán mà ở đó số phát sinh bên Nợ nằm ở bên trái và số
phát sinh bên Có nằm ở bên phải
SỔ CÁI
Tháng…… Quý…….Năm 200…
Tên tài khoản Tiền mặt Số hiệu 111 (ĐVT: 1.000 đ)
Nợ Có
Chứng từ
Diễn giải
Số
tiền
Chứng từ
Diễn giải
Số
tiền
Số Ngày Số Ngày
Số dư đầu kỳ 50.000

01 02/01
Rút TGNH nhập quỹ 12.000 02 02/01 Trả nợ cho người
bán
40.000
…. … ……….
…… … …… ……… ……

Cộng số phát sinh

Số dư cuối kỳ


2.3.2. Sổ kiểu một bên: là sổ kế toán mà ở đó số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên
Có được bố trí 2 cột cùng một bên của trang sổ như Sổ cái kiểu 1 bên.

SỔ CÁI
Tháng…… Quý…….Năm 200…
Tên tài khoản ………… Số hiệu ……… (ĐVT: …… )
Ngày
G.sổ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng
Số phát sinh
SN Nợ Có
Số dư đầu kỳ


Cộng phát sinh
Dư cuối kỳ

2.3.3.Sổ kiểu nhiều cột: là sổ kế toán dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết = cách mở
nhiều cột bên Nợ hoặc bên Có của TK trong cùng một trang sổ như Sổ cái kiểu nhiều cột.

SỔ NHẬT KÝ - SỐ CÁI
Năm N
Ngày
tháng

vào sổ
Chứng từ
Diễn giải
Tổng số
phát
sinh
TK đối ứng TK … TK …
SG NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Số dư đầu năm
Số phát sinh trong
tháng
…….
…….
Cộng số phát sinh
tháng

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />3 of 21 4/2/2008 11:21 AM
Số dư cuối tháng
Cộng luỹ kế từ
đầu quý
……


2.3.4. Sổ kiểu bàn cờ :
là sổ kế toán được lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ như Sổ
cái kiểu bàn cờ trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.
(trang 69)

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />4 of 21 4/2/2008 11:21 AM

SỔ CÂN ĐỐI PHÁT SINH KIỂU BÀN CỜ (Đvt:… )
Các TK ghi
Có

Các TK ghi Nợ

SD Nợ
đầu kỳ

Tiền mặt

TGNH

…

Vay ngắn
hạn

……

Cộng số
PS Nợ

SD Có
cuối kỳ
SD Có đầu kỳ

Tiền mặt

TGNH

……

Cộng số PS Có

SD Nợ cuối kỳ



2.4.Theo hình thức tổ chức sổ :
2.4.1.Sổ đóng thành quyển:
là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng thành từng tập như Sổ công nợ, Sổ cái. (trang 66, 67)
2.4.2.Sổ tờ rời: là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được để riêng rẽ như Sổ chi tiết vật tư
(trang 64)
3.Quy tắc ghi sổ kế toán
3.1.Ghi sổ kế toán:
Nguyên tắc chung để ghi sổ k
ế toán là kế toán dựa vào chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ để đị
n
khoản rồi từ đó ghi vào các sổ kế toán có liên quan theo đúng mẫu, đúng phương pháp và đún
g
quy tắc, công việc ghi sổ phải qua 3 giai đoạn
Giai đoạn 1: mở sổ:

Đầu năm, kế toán căn cứ vào danh mục sổ ké toán để mở đầy đủ các loại sổ kê toán sử dụng c
h
năm mới. Căn cứ số dư trên sổ kế toán cuối năm trước đã được kiểm tra để ghi số dư đầu kỳ và
o
các sổ kế toán năm nay.
Giai đoạn 2: ghi sổ:

Ghi sổ là ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ gốc vào các TK trong sổ kế Toán. Nếu
chứng từ có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự luân chuyển theo 1 trình tự hợp lý.

Khi ghi sổ kế toán phải sử dụng mực tốt, không ghi xen kẽ, ghi chồng lên nhau, các dòng không
có số liệu phải gạch chéo, khi ghi sai phải sửa sai theo các phương pháp sửa sai kế toán, khôn
được tẩy xoá, không được lấy giấy dán đè, không được dùng hoá chất để sửa các chứng từ
sai.Nếu đã ghi vào sổ kế toán rồi thì không được tự ý xé bỏ, thay thế.
Giai đoạn 3: khoá sổ:

Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán, có nghĩa là cộng số phát sinh và tính số dư cuối kỳ của
c
TK.
3.2.Phương pháp chữa sai sót trong sổ kế toán:
Khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán, kế toán phải chữa sổ kế toán theo các ph.pháp sau:
* Phương pháp cải chính: là phương pháp trực tiếp thay thế phần ghi sai bằng ph
ầ
ghi đúng và thường áp dụng khi phần sai được phát hiện sớm,ấI trong diễn giải, trước khi cộng
dồn số liệu hoặc chuyển sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng TK
Kỹ thuật sửa sai:
dùng mực đỏ gạch giữa ngang chính giữa chỗ sai một đường sao cho vẫn còn thấy được tài liệ
u
ghi chép sai, sau đó dùng mực thường ghi ngay phía trên chỗ bị gạch bỏ số liệu đúng vào kh
o
trống phía trên và kèm theo chữ ký của người sửa.
* Phương pháp ghi bổ sung:
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />5 of 21 4/2/2008 11:21 AM
được vận dụng khi định khoản ghi sổ đã đúng nhưng số liệu ghi sổ nhỏ hơn số liệu thực tế ph
á
sinh hay bỏ sót các định khoản.

Kỹ thuật sửa sai: dùng mực thường ghi thêm định khoản bỏ sót ở dòng tiếp theo của
trang sổ với số hiệu và ngày tháng của chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế bị bỏ sót, hay
dùng
mực thường ghi định khoản giống định khoản đã ghi sổ với số tiền đúng = số chênh lệch phiếu và
số hiệu, ngày tháng chứng từ
như đã ghi ở bút toán bị ghi thiếu.

Ví dụ 1:Chi tiền mặt trả tiền vận chuyển vật liệu là 261.000 đ nhưng ghi sổ là 216.000 đ

TK 111 -
Tiền mặt TK 152 – Nguyên vật liệu

Số dư: xxxxxx
216.000. (1) (1) 216.000

Ghi bổ sung 45.000 (2) (2) 45.000




·
Phương pháp ghi âm: Được vận dụng khi
+ Ghi sai định khoản
+ Ghi trùng một bút toán nhiều lần
+ Ghi một định khoản đúng nhưng với số tiền lớn hơn số tiền thực tế phát sinh.
Kỹ thuật sửa sai:
đối với hai trường hợp đầu kế toán dùng mực đỏ (ghi âm) ghi một định khoản giống định khoản
đã ghi với số tiền đúng bằng số chênh l
ệch thừa.

Sửa dùng mực đỏ ghi lại định khoản giống định khoản đã ghi sai, sau đó dùng mực thường ghi lại
định khoản đúng.

Ví dụ 2:Chi tiền gửi ngân hàng thanh toán cho người bán là 25.000.000
đ

TK 121 -
Đầu tư CK ngắn hạn TK 331 – Phải trả người bán

Số dư: xxxx Số dư: xxxx

Ghi sai 25.000.000. (1) (1) 25.000.000
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />6 of 21 4/2/2008 11:21 AM

Xoá số sai (25.000.000) (2) (2) (25.000.000)



TK 112 -
Tiền gửi ngân hàng

Số dư: xxxx

Ghi sổ đúng 25.000.000 (3) (3) 25.000.000


Ví dụ 3: Trường hợp ghi sai số lớn hơn số đúng
Dùng tiền mặt mua hàng hoá là 12.000.000 đ

TK 111 -

Tiền mặt TK 156 – Hàng hoá

Số dư: xxxxxx

Số ghi sai 21.000.000. (1) (1) 21.000.000

Điếu chỉnh (9.000.000) (2) (2) (9.000.000)


II.HÌNH THỨC KẾ TOÁN:
1.Khái niệm hình thức kế toán
(còn gọi là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán): Là tập hợp các loại sổ được sử dụng trong một
đơn vị bao gồm những quy định về số lượng sổ, kết cấu sổ, trình tự ghi sổ.
2.Các hình thức k
ế toán:
2.1.Hình thức Nhật ký - Sổ cái:
a)
Đặc điểm:
Kết hợp ghi sổ theo
thứ tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phá
sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái.
Tách rời việc ghi sổ ké toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết.
b)
Sổ kế toán sử dụng:
Sổ kế toán tổng hợp:
chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này dùng để ghi các nghiệp v
ụ
kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống cho từng TK riêng biệt. Sổ này được
mở cho từng niên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng.
Sổ kế toán chi tiết: được mở chi tiết cho các TK cấp 1 cần theo dõi chi tiết. Số lượng sổ

kế toán chi tiết nhiều hay ít tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản
kinh tế, tài chính nội bộ DN như ;
Sổ TSCĐ, Sổ chi ti
ết vật tư, Thẻ kho, Sổ chi tiết công nợ, Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay, Sổ chi p
h
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />7 of 21 4/2/2008 11:21 AM
SX - KD,Sổ tính Zsp, Sổ chi tiết NV KD
c)
Trình tự và phương pháp ghi sổ:

Hàng ngày, căn cứ vào các Ctừ gốc (hoặc bảng Ctừ gốc) kế toán định khoản rồi vào Nhật ký -
S
cái 1 dòng, đồng thời cả 2 phần :
Phần Nhật ký (ngày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày, tháng Ctừ, diễn giải và số phát sinh) và Phầ
n
Sổ cái (ghi Nợ, ghi Có của các TK liên quan). Cuối kỳ (tháng, quý, năm) tiến hành khoá sổ kế
toán các TK.

Tổng cộng số tiền Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
ở phần Nhật ký = của các TK = của các TK
(Cột số phát sinh) (Phần Sổ cái) (Phần Sổ cái)



SỔ NHẬT KÝ - SỐ CÁI
Năm N
Ngày
tháng
vào sổ
Chứng từ

Diễn giải
Tổng số
phát
sinh
TK đối ứng TK … TK …
SG NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Số dư đầu năm
Số phát sinh trong
tháng
…….
…….
Cộng số phát sinh
tháng
Số dư cuối tháng
Cộng luỹ kế từ
đầu quý
……


d) Ưu - Nhược:
Ưu:
mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu, kiểm tra.
Nhược: khó phân công lao
động, sử dụng nhiều TK có nhiều hoạt động kinh tế tài chính, mẫu sổ kế toán tổng hợp cồng
kềnh, khó thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán. Hình thức này áp dụng cho đơn vị có quy mô nhỏ,
sử dụng ít TK k
ế toán tổng hợp như: các đơn vị hành chính - sự nghiệp, các hợp tác xã…

Sơ đồ trình tự kế toán của Nhật ký - Sổ cái









CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />8 of 21 4/2/2008 11:21 AM











2.2.Hình thức Nhật ký chung
a) Đặc điểm:
- Tách rời việc ghi sổ theo
thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ
đ
ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng biệt: Sổ Nhật ký và Sổ cái các TK.

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ

kế toán riêng biệt.
b) Sổ kế toán sử dụng:
Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo
thứ tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế vào một quyển sổ gọi là Sổ Nhật ký chung.
Căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu
để ghi vào Sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong Sổ Nhật ký
chung được ghi vào Sổ cái ít nhất cho 2 TK có liên quan (quan hệ đối ứng tài khoản).

Kế toán còn mở các Sổ Nhật ký chuyên dùng (Sổ nhật ký đặc biệt) để ghi các nghiệp vụ liên quan
đến đối tượng.
Định kỳ tổng hợp các Sổ Nhật ký chuyên dùng lấy số liệu để ghi vào Số cái các TK liên quan
Như “Nhật ký thu tiền”, “Nhật ký mua hàng”, “Nhật ký bán hàng”…Sổ cái là sổ tổng hợp dùng
để ghi chép các nghiệ
p vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán. Mỗi TK được mở trên 1 trang
sổ riêng. Sổ cái mở cho 2 bên Nợ, Có
của TK. Cuối kỳ (tháng, quý, năm) khoá sổ cái, lấy số liệu lập BCĐTK. Đối chiếu số liệu giữa
các sổ - Lập báo cáo tài chính.


CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />9 of 21 4/2/2008 11:21 AM
Về nguyên tắc các quan hệ cân đối sau:

Tổng số phát sinh Nợ (Có) Tổng số phát sinh Nợ(Có) Tổng số phát sinh Nợ (Có)
của tất cả các TK phản = của tất cả các TK phản = của tất cả các TK phản
ánh trên Sổ Nhật ký chung ánh trên Sổ Cái ánh trên Bảng CĐTK

Tổng số dư Nợ (Có) cuối kỳ Tổng số dư Nợ (Có) cuối kỳ của các TK
của các TK phán ánh trên Sổ Cái = của các TK phán ánh trên Bảng CĐ
TK

d)
Trình tự và phương pháp ghi sổ:

Hàng ngày, căn cứ số liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chứng từ kế toán để ghi vào Sổ
Nhật ký chung, sau đó lấy số liệu để ghi vào Sổ Cái theo các TK kế toán phù hợp. Đồng thời các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó được ghi vào các Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan (nếu có mở
Sổ chi tiết). Đơn vị có mở Sổ Nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày, căn cứ
số liệu các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong chứng từ kế toán để ghi vào Sổ Nhật ký chuyên dùng liên quan.
Định kỳ (5, 10 ngày) cuối tháng tuỳ theo số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp số
liệu để ghi vào các TK phù hợp trên Sổ cái.
Cuối kỳ (tháng, quý, năm) cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối TK

Cuối kỳ (tháng, quý, năm) cộng số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồ
i lập các Bảng tổng hợp chi tiết.
Đối chiếu, kiểm tra khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết để lập
Báo cáo kế toán
d) Ưu - Nhược:
Ưu: hình thức này rõ ràng, dễ hiểu, mẫu số đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao
động kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán.
Nhược: việc ghi chép trùng lắp

Hình thức này
được áp dụng cho các đơn vị có quy mô vừa, số lượng các nghiệp vụ kinh tế ph
sinh không nhiều và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán.


Đơn vị…. NHẬT KÝ CHUNG
Địa chỉ Tháng…….năm …….
Ngày

tháng vào
sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi
Sổ Cái
STT
Dòng
Số hiệu
TK đối
ứng
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
ABC D EG H IZ

Số trang trước chuyển
sang


……………
…………….
…………….


Cộng chuyển sang trang
sau


Đơn vị…. NHẬT KÝ THU (CHI) TIỀN
Địa chỉ Tháng…….năm

Chứng từ Ghi Nợ Ghi Có (Nợ)TK
TK TK TK khác
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />10 of 21 4/2/2008 11:21 AM
(Có)
TK
Diễn giải

SN
Số hiệuSố hiệu



Cộng


Đơn vị…. NHẬT KÝ MUA (BÁN) HÀNG
Địa chỉ Tháng…….năm
Chứng từ
Diễn giải

Phải thu KH
(Phải trả người
bán, người cung
cấp)
Ghi Có TK doanh thu (Ghi Nợ các TK)

S

N
TK

……….
TK
……….
TK khác
Số hiệuSố hiệu



Cộng


SỔ CÁI
Tháng…… Quý…….Năm 200…
Tên tài khoản ………… Số hiệu …… (ĐVT: …… )
Chứng từ Diễn giải Trang
nhật ký
Tài khoản
đối ứng
Số phát sinh
SN Nợ Có

Số dư đầu kỳ


Chuyển từ Nhật ký thu
tiền


………

Chuyển từ Nhật ký chi
tiền


………


Cộng số phát sinh


Dư cuối kỳ



Sơ đồ trình tự kế toán của Nhật ký Chung

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />11 of 21 4/2/2008 11:21 AM





2.3.Hình thức Chứng từ - Ghi sổ
a) Đặc điểm:
Các hoạt động kinh tế, tài chính được phản ánh trên chứng từ gốc đều được phân loại,
tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ, sau đố sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ kế toán tổng
hợp liên quan.
Tách rời việc ghi sổ theo
thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên 2 sổ k
ế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ cái các TK v
à
Đăng ký chứng từ ghi sổ.

Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết vào 2 loại Sổ kế toán riêng biệt.
b) Sổ kế toán sử dụng:
Sổ kế toán tổng hợp: gồm Sổ cái các TK và Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Sổ cái: là sổ phân loại theo hệ thống TK dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi TK được
phản ánh trên 1 trang Sổ cái.
Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ chứng từ đã lập
trong tháng.
Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chúng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trong các
S

cái.
Sổ kế toán chi tiết: được mở để theo dõi chi tiết cho các đối tượng kế toán đã được
phản ánh trên Sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ thông tin chi tiết cho công tác quản lý tài sả
n
quản lý các quá trình hoạt động kinh tế của đơn vị.
Chứng từ ghi sổ: là Sổ định khoản theo kiểu tờ rời để tập hợp các Chứng từ gốc cùng
loại. Chứng từ ghi Sổ sau khi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được dùng làm căn cứ để g
h
vào Sổ cái.
Bảng cân đối TK:
là bảng kê đối chiếu toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả các
T
tổng hợp ghi kép. (mẫu bảng CĐTK trang 32)

Quan hệ cân đối:
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />12 of 21 4/2/2008 11:21 AM

Tổng số tiền trên Tổng số phát sinh Nợ (Có)
Sổ đăng ký chứng = của các TK trong Sổ
cái
từ ghi sổ (trong Bảng CĐTK)

c) Trình tự và phương pháp ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng chứng từ gốc kế toán lập Chứng từ ghi
sổ. Căn cứ chứng từ ghi sổ vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau
đó vào Sổ cái Đồng thời căn cứ
chứng từ gốc vào Sổ, Thẻ chi tíêt Cuối tháng (quý) tổng hợp số liệu, khoá Sổ và Thẻ chi tiết lập
Bảng tổng hợp chi tiết

Cuối kỳ phải khoá sổ - tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát Sinh trên

đăng ký chứng từ ghi sổ.
Tính tổng số phát sinh Nợ (Có) và số dư của từng TK trên Sổ cái, căn cứ số liệu ở Sổ cái lập
Bảng cân đối TK.
Đối chiếu, kiểm tra khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết để lập
Báo cáo kế toán.
d) Ưu - Nhược:
Ưu: kếtcấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, để làm, thuận tiện cho công tác phân công
lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phươ
ng tiện, kỹ thuật tính toán hiện đại.
Nhược:Việc ghi chép trùng lắp, công việc ghi chép nhiều, công việc đối chiếu, kiểm tra
thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời hạn lập - gửi báo cáo k.toán

Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị có quy mô khác nhau, đặc biệt là những đơn vị
có nhiều cán bộ làm kế toán.

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />13 of 21 4/2/2008 11:21 AM
CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ
Ngày…….tháng…….năm….

Trích yếu
Số hiệu
TK đối ứng

Số tiền

Ghi chú
Nợ Có


Cộng

Kèm……………chứng từ gốc

Đơn vị…. SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Địa chỉ Tháng…….năm …….
Chứng từ ghi sổ Số tiền (tiền) Chứng từ ghi sổ
Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng




Cộng tháng
Cộng lũy kế từ đầu quý

Cộng tháng
Cộng lũy kế từ đầu quý


Sơ đồ trình tự kế toán của Chứng từ ghi sổ

SỔ CÁI
Tháng…… Quý…….Năm 200…
Tên tài khoản ………… Số hiệu …… (ĐVT:
…… )
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />14 of 21 4/2/2008 11:21 AM
Ngày
G.sổ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng
Số phát sinh
SN Nợ Có
Số dư đầu kỳ


Cộng phát sinh
Dư cuối kỳ


SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU,CÔNG CỤ DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Tên vật liệu
Quy cách, chủng loại
ứ
ng từ Nội
dung
ĐVT Tồn kho ĐKNhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho CK
Ngày

SL ĐGTTSLĐGTTSLĐGTTSLĐGTT
05/01 Tồn
kho
ĐK
Mua
NVL
NK


Kg

20 10

Tổng cộng
x x x x


BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU
STT Tên vật liệuSDĐKNhậpXuất SDCK
SL TT SL TT SL TT SL TT
01
02

…
Vật liệu A
Vật liệu B
…………


Cộng
x x x x

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (BÁN)

Tên đối tượng ………………….tháng … năm …… (ĐVT: ……)
Chứng từ
Diễn giải
Tài khoản
đối ứng
Phát sinh trong kỳ Số dư
Số Ngày Nợ Có Nợ Có

Dư đầu kỳ


Số phát sinh

Cộng phát sinh


Dư cuối kỳ


SỔ TỔNG HỢP CÔNG NỢ TÀI KHOẢN 131 (331)
Tháng năm ……. (ĐVT: ……)
STT Tên đối tượng Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có


CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />15 of 21 4/2/2008 11:21 AM

Cộng


2.4.Hình thức Nhật ký - Chứng từ
a) Đặc điểm:
Các hoạt động kinh tế - tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại hệ
thống hoá để ghi vào bên Có của các TK trên các Sổ Nhật ký - Chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số
liệu từ Nhật ký - Chứng từ để ghi vào Sổ cái các TK.
Kết hợp ghi sổ theo

thời gian với ghi s
ổ theo hệ thống để ghi vào Sổ kế toán tổng hợp Sổ Nhật ký - Chứng
từ.
b) Sổ kế toán sử dụng:
Sổ Nhật ký - Chứng từ:
Sổ này được mở hàng tháng cho 1 hoặc 1 số TK có nội dung kinh tế giống nhau và có liên qua
n
với nhau. Sổ này được mở theo số phát sinh bên Có của TK đối ứng với bên Nợ các TK liên
quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống , giữa hạch toán tổng hơp với hạch toán chi
tiết.
Sổ cái: Mở cho các TK tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng gồm số dư
đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo phát sinh bên Nợ của TK đối
ứng v
ới bên Có các TK liên quan. Còn số phát sinh bên Có của từng TK chỉ ghi tổng hợp số liệ
u
từ Sổ Nhật ký - Chứng từ ghi Có TK đó.
Bảng kê: Được sử dụng như Bảng kê ghi Nợ TK “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân
hàng”,Bảng
kê chi phí phân xưởng, Bảng kê theo dõi hàng gửi bán…Cuối tháng ghi vào Sổ Nhật ký - Chứn
g
từ có liên quan.
Bảng phân bổ:
Sử dụng với những khoản chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng cần phân bổ (Tiền lương,
V
liệu, Khấu hao…) Các chứng từ gốc liên quan được tập hợp vào Bảng phân bổ, cuối tháng dựa
vào Bảng phân bổ chuyển vào Bảng kê và các Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Sổ, Thẻ chi tiết:
tuỳ theo yêu cầu quản lý DN có thẻ mở Sổ, Thẻ chi tiết giống như các hình thức kế toán trên.
c) Trình tự và phương pháp ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ chứng từ gốc (đã kiểm tra và xử lý) lấy số liệ
u ghi trực tiết vào các Nhật ký

- Chứng từ hoặc Bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan.

Đối với các loại chi phí SX – KD phát sinh nhiều lần hoặc cần phân bổ thì căn cứ số liệu từ các
Bảng phân bổ để ghi vào các Bảng kê, Nhật ký - Chứng từ có liên quan.

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu với các Sổ k
toán chi tiết, Sổ tổ
ng hợp có liên quan và lấy số liêu vào Sổ cái.
Cuối tháng cộng số liệu từ Sổ,Thẻ chi tiết vào Sổ tổng hợp chi tiết theo từng TK để đối
chiếu với Sổ cái.
Cuối tháng số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và 1 số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Ctừ,
Bảng kê, các Sổ tổng hợp chi tiết dùng để lập Báo cáo tài chính
Các lo
ại sổ sách sau:
+ Sổ nhật ký – chứng từ: 10 nhật ký – chứng từ:
Sổ nhật ký 1: Tiền mặt
Sổ nhật ký 2: Tiền gửi ngân hàng
Sổ nhật ký 3: Tiền đang chuyển
Sổ nhật ký 4: Nhật ký tiền vay tín dụng
Sổ nhật ký 5: Nhà cung cấp
Sổ nhật ký 6: Nhật ký hàng mua
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />16 of 21 4/2/2008 11:21 AM
Sổ nhật ký 7: Nhật ký chi phí sản xuất
Sổ nhật ký 8: Bán hàng, xác định kết quả
Sổ nhật ký 9: TSCĐ
Sổ nhật ký 10: Nhật ký chung cho các đối tượng còn lại
+ Bảng kê:
11 bảng kê, trong đó phục vụ cho việc ghi sổ nhật ký được gọn nhẹ, nhanh chóng, các bảng
thường sử dụng có:
Bảng kê 1: Tiền mặt

Bảng kê 2: Tiền gửi ngân hàng
Bả
ng kê 3: Tính giá vật liệu, công cụ - dụng cụ
Bảng kê 4: Chi phí sản xuất theo phân xưởng
Bảng kê 5: Chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí XDCB
Bảng kê 6: Chi phí trả trước, chi phí phải trả và dự phòng phải trả
Bảng kê 8: Nhập, Xuất, Tồn kho hàng hóa, sản phẩm
Bảng kê 9: Tính giá sản phẩm, hàng hóa
Bảng kê 10: Hàng gửi bán
Bảng kê 11: Khách hàng
+ Sổ phân bổ: sử dụng để chia chi phí cho các đối tượng chịu chi phí theo công dụng
và mục đích chi phí. Sổ phân bổ có 4 sổ:
Bảng phân bổ 1: Tiền lương và các khoản trích theo lương
Bảng phân bổ 2: Vật liệu, công cụ, dụng cụ
Bảng phân bổ 3: Khấu hao TSCĐ
Bảng phân bổ 4: Chi phí sản xuất phụ trợ
+ Sổ chi tiết có 6 sổ chi tiết, Sổ Cái
d) Ưu - Nhược:
Ưu:
khắc phục việc ghi Sổ kế toán trùng lắp, việc kiể
m tra - đối chiếu số liệu được tiến hành thư
ờ
xuyên ngay trên Sổ, cung cấp số liệu kịp thời cho việc tổng hợp số liệu để lập Báo cáo tài chính
Nhược:
mẫu Sổ kế toán phức tạp nên việc ghi sổ kế toán đòi hỏi nhân viên kế toán có trình độ chuyên
môn cao, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán.

Hình thức này thích hợp với các DN lớn, số lượng nhân viên nhiều, điều kiện kế toán thủ công,
dễ chuyên môn hoá cán bộ k
ế toán, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cán bộ kế toán phải cao.

Sơ đồ trình tự kế toán của Nhật ký - Chứng từ















CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />17 of 21 4/2/2008 11:21 AM




NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi Có TK 111 - Tiền mặt
Tháng ……năm…….

Đơn vị tính: triệu đồng
Số
TT
Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các tài khoảnCộng Có
TK 111

112 113 121 128 131 136 138 ….



Cộng


Đã ghi sổ Cái ngày……… tháng …….năm…….

Ngày……tháng……năm…….


Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />18 of 21 4/2/2008 11:21 AM
BẢNG KÊ SỐ 1
Ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt
Tháng …… năm ……

Đơn vị tính: triệu đồng
Số TT Ngày Ghi Nợ TK, ghi Có các TK
Cộng Nợ
TK 111
112 121 128 131
…… …….

Cộng
Số dư cuối tháng :

Ngày……tháng……năm…….

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)


Đơn vị : ……………
Địa chỉ : …………. SỔ CÁI
Tên tài khoản : Tiền mặt Số hiệu : 111


Số dư đầu năm


Nợ Có




Ghi Có các TK
Đối ứng Nợ với TK này

Tháng 1

Tháng 2

………

Tháng 12

Cộng
112

121

……
Cộng phát sinh Nợ

Cộng phát sinh có



2.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loạ
i
đã được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu
v
máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợ
p
(Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
2.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ
(cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đư
ợ
thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã
in ra giấy.

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />19 of 21 4/2/2008 11:21 AM
và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />20 of 21 4/2/2008 11:21 AM

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />21 of 21 4/2/2008 11:21 AM
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG VI:

1. Tại sao trong thực tế lại cần phải có nhiều loại sổ kế toán ?
2 Khi sửa chữa sổ kế toán cần phải tuân thủ các quy tắc nào ?
3 Sửa chữa sổ kế toán trong điều kiện thủ công và điều kiện tin học hoá có điểm gì khác biệt?
4. Nêu tên các hình thức kế toán đang được áp dụng hiện nay tại Việt nam ?
5.
Nêu tên đặc trưng cơ bản c
ủa các loại sổ kế toán chủ yếu sử dụng trong mỗi hình thức kế toán và
ưu, nhược điểm của từng hình thức kế toán ?
6. Các căn cứ giúp các đơn vị chọn một hình thức kế toán thích hợp ?