Phân tich hệ thống thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐỒ ÁN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ GIÁO VỤ
GVHD: Cô Mỹ Dung
SVTH: Trần Minh Đức (LT50900030)
TP.HCM, Tháng 10 năm 2010
MỤC LỤC
CHƯƠNG I. TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ..................................................................................3
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH.....................................................................................................6
CHƯƠNG III. THIẾT KẾ.....................................................................................................12
12
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................................13
Tên nhóm Quản Lý Giáo Vụ
CHƯƠNG I.
TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ
1. Mô tả nghiệp vụ:
•
Quản lý ghi danh :
Khi học viên đến đăng ký học thì nhân viên ghi danh sẽ ghi nhận lại những
thông tin học viên như: (họ và tên học viên,địa chỉ,điện thọai,giới tính,ngày
tháng năm sinh,lớp đăng ký học….) và thu học phí như đã thông báo (giảm %
học phí cho học viên theo từng trường hợp khác nhau. Đồng thời nhân viên ghi
danh cũng nhận đơn của những học viên đang học muốn đổi lớp, hoãn lớp
(thi) để chuyển lên cho nhân viên giáo vụ xét duyệt.
•
Quản lý khai giảng:
Nhân viên giáo vụ đăng nhập vào hệ thống để Quản lý tạo ra các lớp học hoặc
thi lấy tín chỉ dự kiến khai giảng gồm có những thông tin như: (môn học (thi),
học phí, giờ học, ngày bắt đầu học và ngày kết thúc khóa học..). Sau khi nhân
viên giáo vụ tạo ra các lớp học dự kiến đồng thời sắp xếp thời khóa biểu cho

từng lớp và chuyển cho nhân viên ghi danh thông báo để cho học viên đến
đăng ký học.
Sau khi hết hạn đăng ký và có quyết định duyệt mở lớp của trưởng phòng thì
nhân viên giáo vụ sẽ mời và sắp xếp giảng viên cho từng lớp, đồng thời nhân
viên giáo vụ sẽ in hợp đồng thuê giảng viên cho hiệu trưởng ký duyệt.
•
Trưởng Phòng:
Trưởng phòng đăng nhập vào hệ thống: xem số lượng học viên đăng ký vào
từng lớp coi xem đã đủ chỉ tiêu học viên đăng ký vào từng lớp để xét duyệt mở
lớp. Gồm 2 trường hợp:
Trường Hợp 1:
Nếu thấy số lượng học viên đăng ký vào lớp đó đủ chỉ tiêu đặt ra hoặc số
lượng chỉ tiêu học viên đăng ký vào gần đủ thì trưởng phòng giáo vụ sẽ
quyết định duyệt mở lớp đồng thời thông báo cho nhân viên giáo vụ biết.
Trường Hợp 2:
Nếu như trưởng phòng giáo vụ không đồng ý mở lớp vì chỉ tiêu học viên
đăng ký vào từng lớp chưa đủ thì trưởng phòng giáo vụ sẽ gia hạn thêm
ngày đăng ký và dời ngày khai giảng lại, sau đó nhân viên giáo vụ sẽ cập
nhật những thông tin trên để thông báo lại cho học viên đã đăng ký trước đó
biết hoặc hoàn tiền lại với những học viên không đồng ý với ngày khai giảng
GVHD: Nguyễn Kiều Oanh Trang 3
Tên nhóm Quản Lý Giáo Vụ
được dời lại. Sau khi hết hạn đăng ký trưởng phòng giáo vụ tiếp tục xem xét
và xét duyệt lại như lúc ban đầu và thông báo cho nhân viên giáo vụ biết.
•
Quản Lý Xét Duyệt:
Trong quá trình học nếu học viên có đơn yêu cầu xin đổi lớp, hoãn lớp đang
học hiện tại hoặc đã học xong nhưng xin hoãn thi thì nhân viên giáo vụ sẽ xem
xét coi lý do có hợp lý không để xét duyệt cho hoãn, nếu nhân viên giáo vụ
duyệt đổi lớp thì nhân viên ghi danh sẽ sắp xếp cho học viên đó vô lớp mới

theo yêu cầu, nếu hoãn thì phòng giáo vụ sẽ viết cho học viên một biên nhận
và khi học viên muốn đăng ký học hoặc thi lại thì học viên sẽ cầm biên lai lên
ghi danh như một học viên mới.
•
Quản lý phòng học:
Nhân viên giáo vụ đăng nhập vào hệ thống để quản lý thông tin phòng học và
khi cần thì có thể in ra lịch làm việc của phòng học đó. Đồng thời quản lý luôn
các thiết bị của phòng học đó.
•
Quản lý điểm:
Khi kết thúc mỗi khóa học hoặc thi tín chỉ, nhân viên ghi danh sẽ gửi danh sách
học viên của lớp học đó cho giảng viên chấm điểm. Sau khi giảng viên chấm
điểm xong sẽ gửi lại cho nhân viên giáo vụ lưu giữ và nhập điểm vào hệ thống.
Khi cần thì nhân viên ghi danh có thể in ra bảng điểm cho học viên đã kết thúc
khóa học đó.
•
Quản lý giảng viên:
Nhân viên giáo vụ đăng nhập vào hệ thống để quản lý thông tin của giảng viên
và quản lý các hợp đồng của giảng viên.
•
Kế toán:
Nhân viên kế toán đăng nhập vào hệ thống để thống kê đã thu được bao nhiêu
tiền học phí và chi ra bao nhiêu tiền cho các học viên có yêu cầu rút học phí.
•
Quản lý user:
Admin tạo ra account mới cho nhân viên ứng với những quyền hạn và chức vụ
khác nhau hoặc xóa đi những account của nhân viên không còn làm việc nữa.
GVHD: Nguyễn Kiều Oanh Trang 4
Tên nhóm Quản Lý Giáo Vụ
2. Sơ đồ chức năng:

GVHD: Nguyễn Kiều Oanh Trang 5
PHÒNG
GIÁO VỤ
TRƯỞNG
PHÒNG
PHÒNG
GHI DANH
PHÒNG
KẾ TOÁN