Chương III: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word 97 pptx

Chương III

Soạn thảo văn bản với Microsoft Word 97

1. Các khái niệm cơ bản
1.1. Hệ soạn thảo văn bản là gì?
Theo nghĩa thơng thường ta hiểu văn bản là các giấy tờ có liên quan đến cơng việc trong văn
phịng, chẳng hạn như đơn từ, báo cáo, chỉ thị, v.v. Chúng ta hiểu văn bản ở đây theo một nghĩa
rộng hơn: văn bản có thể có nhiều dạng nội dung phong phú (như chứa cả các hình ảnh minh họa)
và dung lượng của chúng có thể thay đổi từ một trang duy nhất đến vài trăm trang, thậm chí hàng
nghìn trang.
Thay cho cách thức soạn thảo văn bản cổ điển bằng bút và giấy, với sự phát triển của công nghệ
thơng tin, chúng ta đã có thể sử dụng máy tính cá nhân để soạn các văn bản một cách nhanh
chóng và đẹp. Chúng ta nhập nội dung của văn bản từ bàn phím, lưu nội dung này trong một tệp
tin được gọi là tệp văn bản. Tệp văn bản là một tệp chứa các từ (các chữ cái a, b, c...) và các ký
hiệu thông dụng (các dấu chấm câu, dấu +, dấu , v.v.) thường được sử dụng trong ngôn ngữ của
con người. Khác với các tệp tin thực thi, các tệp văn bản chỉ làm nhiệm vụ lưu giữ những gì có
trong chúng.
Người ta tạo ra các tệp văn bản bằng các chương trình biên tập. Chương trình biên tập là phần
mềm được thiết kế để thu nhận các ký tự gõ vào từ bàn phím và lưu giữ chúng trong các tệp văn
bản. Để cung cấp các thao tác xử lý nhanh, các trình biên tập thường có các tính năng sao, cắt,
dán và tìm kiếm các phần văn bản.
Nhu cầu của các công việc văn phịng đã kích thích sự phát triển của các chương trình định dạng
văn bản. Ví dụ như tạo ra các chữ đậm, nghiêng, thụt lề đoạn văn, v.v. Trước đây các chương
trình định dạng và các trình biên tập văn bản là các chương trình riêng rẽ. Để in văn bản, người ta
phải sử dụng trình biên tập văn bản để tạo ra tệp văn bản, dùng trình định dạng để định dạng văn
bản và hướng dẫn máy in cách in ra văn bản đã được định dạng.
Để có thể thấy được các kết quả của việc định dạng một cách trực tiếp trên màn hình trước khi in
văn bản, trong vịng 20 năm trở lại đây, các trình biên tập và các trình định dạng được kết hợp
vào trong một chương trình. Kết quả là phần mềm “thấy gì được nấy” (WYSIWYG), nó hiển thị
kết quả của hầu hết các lệnh định dạng trên màn hình. WordStar là một phần mềm đầu tiên thuộc

loại này cho máy tính cá nhân và đã được sử dụng rất phổ biến. Vào năm 1981, WordPerfect, một
chương trình loại WYSIWYG khác, đã xuất hiện và được chú ý đặc biệt. Người ta gọi các
chương trình kết hợp như thế là các hệ soạn thảo văn bản.
Như vậy, hệ soạn thảo văn bản là một chương trình ứng dụng nhằm để biến máy tính
thành một công cụ tạo, xử lý (biên tập, duyệt sửa, định dạng) và in ra các văn bản.
Việc sử dụng một hệ soạn thảo văn bản tương đương như việc sử dụng giấy, bút, máy chữ, tẩy,
v.v., thậm chí cả từ điển, bằng các cơng cụ điện tử (máy tính, bàn phím, chuột…). Các chương
trình soạn thảo văn bản thường là các chương trình phổ biến nhất và được sử dụng nhiều nhất vì
hầu như mọi nơi, mọi người đều cần tới: trong các văn phịng để tạo cơng văn hay tài liệu, người
lập trình cũng có thể dùng để viết các chương trình.
Tùy theo chương trình và các thiết bị được sử dụng, hệ soạn thảo văn bản có thể hiển thị các văn
bản trong chế độ ký tự (làm sáng, gạch dưới hay dùng các màu sắc khác nhau để mô tả trên màn

71


hình các chữ đậm, nghiêng hay các định dạng khác) hoặc trong chế độ đồ họa (hiển thị trên màn
hình giống như khi được in ra trên giấy). Mọi hệ soạn thảo văn bản đều có khả năng định dạng
nhiều hay ít, ví dụ như thay đổi phơng chữ, chừa lề, bố trí trang. Hầu hết các hệ soạn thảo văn bản
ngày nay còn cung cấp các khả năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, tìm các từ đồng nghĩa, kết
hợp các hình ảnh đồ họa được tạo ra từ các phần mềm khác, sắp đặt các công thức tốn học cũng
như thực hiện một số tính tốn đơn giản.
Cho tới nay nhiều sự hoàn thiện như các trình kiểm tra chính tả, các bộ từ điển điện tử và các khả
năng phông chữ đã được bổ sung thêm. Với sự phát triển của hệ thống giao diện đồ họa (GUI)
như Macintosh và các máy PC chạy hệ điều hành Microsoft Windows, các chương trình đã đạt
được khả năng hiển thị đúng các phơng chữ trên màn hình. Phần mềm soạn thảo văn bản hiện nay
đã có thể thực hiện các cơng việc ấn lốt văn phịng đơn giản, đồng thời vẫn cung cấp cho người
viết tất cả các công cụ cần thiết để tạo lập, biên tập, duyệt sửa, định dạng và in văn bản.
Các hệ soạn thảo văn bản thông dụng nhất hiện nay là WordPerfect và Microsoft Word. Chương
này sẽ trình bày các kiến thức cơ bản và cần thiết để sử dụng Microsoft Word 97 trong việc soạn

thảo văn bản.

1.2. Khởi động và kết thúc Word
Ta có thể khởi động hệ soạn thảo Word theo hai cách: khởi động Word với một tệp văn bản trống
và khởi động Word với một tệp văn bản cụ thể hiện có.

a. Khởi động Word với một tệp văn bản trống
Sau khi cài đặt, biểu tượng của Word là hình chữ W màu xanh - , cịn tệp khởi động chương
trình soạn thảo Word là tệp tin Winword.exe. Chúng ta có thể khởi động Word tương tự như khởi
động bất kỳ một chương trình ứng dụng nào khác. Dưới đây là một vài cách khác nhau.
1. Khởi động từ bảng chọn Programs (Chương trình): Nếu chúng ta chấp nhận các tùy chọn
ngầm định do chương trình Setup (Cài đặt) đề nghị trong khi cài đặt Word, biểu tượng của
Word sẽ được đặt trong bảng chọn Programs. Để khởi động, ta nháy chuột ở nút Start (Bắt
đầu), đưa con trỏ chuột vào dòng Programs và nháy chuột ở biểu tượng
của Word.
2. Khởi động từ thanh công cụ Office: Khi cài đặt Word từ bộ phần mềm Office 97, nếu chúng
ta tạo thanh công cụ Office (Office Tool Bar), trên màn hình, để khởi động một cách nhanh
chóng Word, ta chỉ cần đưa con trỏ chuột vào biểu tượng
trên thanh cơng cụ đó và nháy
chuột (xem hình dưới).
3. Khởi động từ biểu tượng tắt (shortcut). Nếu chúng ta tạo một biểu tượng tắt trên màn hình
làm việc để trỏ tới chương trình Word, nháy đúp chuột ở biểu tượng
trên màn hình cũng là
một cách để khởi động Word.
Khi khởi động Word với một trong các cách trên, Word sẽ nạp một văn bản trống sẵn sàng để
soạn thảo. Tệp văn bản trống này sẽ được đặt tên tạm thời là Document1. Khi kết thúc làm việc
với Word, bao giờ chương trình cũng hỏi lại xem chúng ta có muốn lưu tệp văn bản này không.

b. Khởi động Word với một tệp văn bản cụ thể
Để khởi động Word với một tệp văn bản cụ thể, chúng ta chỉ cần hiển thị tên tệp văn bản đó lên

màn hình và nháy đúp chuột ở tên tệp tin. Một khi tệp tin đó do Word soạn thảo, khi nháy đúp
chuột ở đó, Windows 95 sẽ tự biết phải khởi động chương trình Word để mở tệp văn bản đó.
Để tìm tệp văn bản, chúng ta có thể nháy đúp ở biểu tượng My Computer trên màn hình hoặc sử
dụng chương trình Windows Explorer.

?

Windows 95 còn hỗ trợ một cách đơn giản để chúng ta mở nhanh một văn bản được
soạn thảo trước đó khơng lâu: Dùng bảng chọn con Documents (Văn bản) trong bảng

72


chọn Start. Khi trỏ chuột tới Documents trong bảng chọn Start, ta sẽ thấy một danh
sách tên các tệp được mở gần đây (số tên các tệp trong danh sách là cố định, khi mở
thêm một tệp mới và không cịn chỗ để đưa thêm tên tệp đó vào, Windows 95 sẽ xóa
tên tệp cũ nhất và đưa thêm tên tệp mới vào). Để mở tệp văn bản có tên trong danh sách
này, ta chỉ cần nháy chuột ở dòng tên đó.

c. Khởi động Word ngay sau khi khởi động máy tính
Ngồi các cách ở trên chúng ta cịn có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để khởi động Word
(cũng như khởi động bất kỳ một chương trình ứng dụng nào khác), chẳng hạn như đưa biểu tượng
của nó vào bảng chọn Start hay đưa vào nhóm StartUp (Khởi động) để Word tự khởi động ngay
sau khi ta khởi động Windows 95 (xem lại Chương III, Hệ điều hành Windows 95 và bài thực
hành ở cuối mục).

d. Kết thúc phiên làm việc với Word
Sau khi thực hiện việc soạn thảo văn bản với Word, chúng ta phải lưu giữ kết quả làm việc trên
đĩa cứng của máy tính hay đĩa mềm. Để đề phòng các sự cố (chẳng hạn, mất điện), ta nên thường
xuyên thực hiện thao tác lưu giữ kết quả. Khi đã được lưu, ta có thể mở lại văn bản để sửa đổi hay

làm việc tiếp với nó.
Thực hiện một trong các thao tác sau để lưu văn bản:
 Nháy nút Save (Lưu)
trên thanh công cụ chuẩn.
 Chọn File\Save trên thanh bảng chọn.

Nếu lần đầu tiên chúng ta lưu một tệp có tên ngầm định Document1, ta sẽ được hiển thị một cửa
sổ như ở hình trên để đưa vào những thơng số tùy chọn (ví dụ tên tệp văn bản) của mình. Từ lần
sau trở đi, khi lưu văn bản, cửa sổ này sẽ không được hiển thị nữa, tệp văn bản sẽ được tự động
lưu với tên của nó.
Ta cho tên tệp văn bản (chẳng hạn Doc1) vào ô File name (Tên tệp). Chú ý tên thư mục trong ô
Save in (Lưu tại) để dễ tìm và mở văn bản ở những lần sau. Trên hình minh họa ở trên, tên thư
mục đó là Documents.
Sau khi đã chắc chắn rằng tệp văn bản đã được lưu, ta có thể đóng tệp văn bản đó lại để tiết kiệm
bộ nhớ. Việc đóng tệp văn bản được thực hiện bằng một trong hai thao tác sau:
 Nháy chuột tại nút
tại góc trên bên phải cửa sổ.
 Chọn File\Close (Đóng) trên thanh bảng chọn.

73


Nếu ta chưa lưu những sửa đổi mới trong văn bản như mô tả ở trên, Word sẽ hỏi lại bằng hộp
thoại minh họa ở hình trên rằng có muốn lưu hay không để tránh trường hợp mất thông tin. Nháy
Yes (Đồng ý) để lưu, nháy No (Không) trong trường hợp ta không muốn lưu và nháy Cancel (Bỏ
qua) khi chưa muốn kết thúc làm việc với văn bản đó.
Nếu khơng làm việc với Word nữa, ta thốt khỏi Word bằng cách nháy chuột tiếp ở nút
tại góc
trên bên phải màn hình hoặc chọn File\Exit (Thốt).

1.3. Màn hình làm việc của Word
Cũng như bất kỳ ứng dụng nào khác chạy trên nền Windows, Word hoạt động trong một cửa sổ
riêng. Nếu hệ soạn thảo Word được cài đặt theo cấu hình ngầm định, sau khi khởi động ta sẽ nhận
được một cửa sổ soạn thảo tương tự như minh họa ở hình dưới đây.

Trên màn hình, ở phần trên cùng của cửa sổ là những dịng hiển thị các thơng tin chung và các
công cụ thường được sử dụng nhất trong việc soạn thảo văn bản: tên tệp văn bản, thanh bảng
chọn và các thanh công cụ chuẩn và thanh cơng cụ định dạng. Ngồi ra, có thể nhìn thấy một
thước đo, thanh trạng thái ở dưới cùng của màn hình, các thanh cuốn - thanh cuốn ngang ở ngay
trên thanh trạng thái, thanh cuốn đứng nằm ở bên phải màn hình - và một dấu chèn nằm trong
vùng soạn thảo chỉ ra vị trí của ký tự tiếp theo sẽ được gõ vào. Chúng ta sẽ lần lượt làm quen với
các đối tượng này.

a. Tên tệp
Dòng trên cùng của cửa sổ là biểu tượng của chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word
cùng với tên của tệp văn bản. Tất cả các tệp văn bản được soạn thảo bằng Word đều có đi
ngầm định là .doc, trừ khi ta cho nó một đi khác. Vì vậy ta chỉ cần cho phần tên của tệp là đủ.
Khi ta nháy chuột tại nút
ở bên phải của thanh bảng chọn, vùng soạn thảo sẽ được tách thành
một cửa sổ riêng, được gọi là cửa sổ văn bản. Lúc này tên tệp văn bản sẽ nằm trên thanh tiêu đề
riêng của văn bản.

74


b. Thanh bảng chọn
Trong các chư ng trình ứng dụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácng dụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácp v ào các lệnh. Cáco các l ệnh. Cácnh. Các
lệnh. Cácnh đư c nhóm l i v i nhau thào các lệnh. Cácnh từng nhóm có tên được hiển thị trên thanh bảng chọn.ng nhóm có tên đư c hiển thị trên thanh bảng chọn.n thị trên thanh bảng chọn. trên thanh b ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácng ch ọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácn.
Thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácn của Word có các nhóm lệnh sau đây:a Word có các nhóm lệnh. Cácnh sau đây:
File

Gồm các lệnh xử lý tệp văn bản, như Open (Mở), Close (Đóng), Save (Lưu);
Edit
Gồm các lệnh biên tập nội dung văn bản, như Copy (Sao), Paste (Dán);
View
Gồm các lệnh hiển thị văn bản, như Normal (Chuẩn), Toolbar (Thanh công cụ);
Insert
Các lệnh chèn đối tượng vào văn bản: Page Number (Số trang), Picture (Hình);
Format
Gồm các lệnh định dạng, như Font (Phơng chữ), Paragraph (Đoạn văn);
Tools
Gồm các lệnh để thiết đặt hay kích hoạt các công cụ;
Table
Gồm các lệnh chèn bảng biểu;
Windows Gồm các lệnh liên quan đến hiển thị cửa sổ và
Help
Trợ giúp.
Ta mở bất kỳ bảng chọn nào bằng cách nháy vào tên nó trên thanh bảng chọn, các lệnh trong
bảng chọn đó hiện ra. Các lệnh có mũi tên ở bên phải còn chứa thêm các lệnh phụ, khi di chuột
đến nó sẽ có một bảng chọn phụ xuất hiện. Khi đã nháy chuột để mở một bảng chọn nào đó, chỉ
cần di chuyển chuột sang tên của một bảng chọn khác là bảng chọn đó lập tức mở ra.

c. Thanh công cụ
Thanh công cụ chứa các nút lệnh là các biểu tượng được gắn trên nó. Các nút lệnh
cho phép chúng ta truy cập nhanh tới các lệnh thường hay sử dụng nhất bằng một
thao tác nháy chuột đơn giản.
Sử dụng các nút lệnh nhanh và dễ dàng hơn, chẳng hạn nháy nút
trên thanh công cụ chuẩn để
mở một tệp có sẵn và thao tác đó tương đương với các thao tác nháy chuột ở File (Tệp) và nháy
dòng Open (Mở) trong bảng chọn. Để sử dụng có hiệu quả thanh công cụ ta cần quen biểu tượng
của các nút lệnh.

Word cho phép ta hiển thị hơn mười thanh công cụ khác nhau. Một vài thanh công cụ được hiển
thị một cách ngầm định khi cài đặt, số còn lại được hiển thị theo tùy chọn. Chúng ta có thể phân
các thanh công cụ ra làm hai loại: cố định và di động.
 Thanh công cụ cố định được “gắn” từ trên xuống dưới, ngay dưới thanh bảng chọn và cịn có
thể được gắn dưới đáy màn hình. Ta khơng đóng và di chuyển tùy ý được các thanh công cụ
cố định một cách trực tiếp. Chúng luôn luôn được hiển thị cho ta sử dụng.
Thanh công cụ di động được hiển thị dưới dạng một cửa sổ nhỏ, với tên cửa sổ (chính là tên
thanh cơng cụ) và dấu đóng (dấu nhân) ở bên phải. Như tên gọi của nó, chúng ta có thể dịch
chuyển vị trí của nó trên màn hình bằng động tác trỏ chuột vào thanh tiêu đề và kéo, thả
chuột, có thể “đóng” cửa sổ này bằng cách nháy chuột ở nút dấu nhân cũng như thay đổi hình
dáng, kích thước của cửa sổ tương tự như với các cửa sổ khác trong Windows.
Các thanh công cụ được hiển thị dưới dạng cố định hay di động theo một nghĩa hoàn toàn tương
đối. Ta có thể chuyển một thanh cơng cụ cố định thành di động và ngược lại.


Hiển thị hoặc dấu thanh công cụ
Ta có thể hiển thị các thanh cơng cụ một cách tùy ý bằng một trong các cách sau đây:

75


Chọn View\Toolbars (Thanh công cụ). Danh sách các thanh công cụ được hiển thị như ở
hình trên, bên trái. Để hiển thị danh sách này ta cũng cịn có thể nháy chuột phải tại một thanh
công cụ bất kỳ.
 Nháy Tools\Customize (Tùy chỉnh) để làm xuất hiện cửa sổ như ở hình trên, bên phải:
Trong cả hai cách nói trên, nếu thanh cơng cụ nào đã được chọn thì sẽ có dấu
ở bên trái trên
dịng tương ứng. Nếu cần hiển thị thanh cơng cụ nào thì chỉ cần nháy chuột ở ơ bên trái đó. Nếu
muốn khơng hiển thị thanh công cụ đã được đánh dấu, ta nháy chuột ở chỗ đó và dấu chọn sẽ biến
mất. Thanh cơng cụ đó sẽ khơng xuất hiện trên màn hình.

Thơng thường chúng ta chỉ cần dùng tới ba thanh công cụ sau: Standard (Chuẩn), Formatting
(Định dạng) và Drawing (Vẽ), khi nào cần tới các thanh công cụ cho những thao tác đặc biệt mới
nên hiển thị nó trên màn hình.


Thêm bớt nút lệnh trên thanh công cụ
Ta thấy rằng nháy chuột tại một biểu tượng trên thanh công cụ tương đương với việc ra lệnh cho
chương trình thực hiện một hay một loạt các thao tác được gán cho biểu tượng đó.
Các thanh công cụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Các thư ng gồm các biểu tượng khác nhau; các biểu tượng được nhóm lại theom các biển thị trên thanh bảng chọn.u tư ng khác nhau; các biển thị trên thanh bảng chọn.u tư ng đư c nhóm l i theo
từng nhóm có tên được hiển thị trên thanh bảng chọn.ng nhóm chứng dụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácc n ng. Word cung cấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy. Những nútp cho ngư i sử dụng rất nhiều nút như vậy. Những nút dụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácng r ấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy. Những nútt nhi ều nút như vậy. Những nútu nút nh ư v ập vào các lệnh. Cácy. Nh ững nútng nút
chúng ta nhìn thấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy. Những núty đư c do chư ng trình cào các lệnh. Cáci đặt định sẵn chỉ là một phần rất ít trong sốt đị trên thanh bảng chọn.nh sẵn chỉ là một phần rất ít trong sốn chỉ là một phần rất ít trong số l ào các lệnh. Các m ột phần rất ít trong sốt phần rất ít trong sốn r ấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy. Những nútt ít trong s ố
đó.
Khi cần thực hiện thường xuyên một lệnh nào đó, để
tiết kiệm thời gian người ta thường đưa thêm nút lệnh
tương ứng lên thanh công cụ. Trong trường hợp có
những nút lệnh rất ít khi được sử dụng đến thì nên loại
bỏ chúng khỏi thanh cơng cụ để dành chỗ cho những
nút lệnh khác.
Ví dụ

Giả sử ta cần đưa nút lệnh định dạng kiểu chữ SMALL
CAPS lên thanh công cụ định dạng. Các bước cần thực
hiện như sau:
1. Chọn Tools\Customize.
2. Nháy trang Commands (Các lệnh) trong hộp thoại
Customize (hình bên).
3. Trong hộp bên trái với tiêu đề Categories nháy dòng Format, trong hộp Commands bên
phải dùng thanh cuốn để chọn lệnh
.
4. Nháy chọn và kéo chuột để di chuyển nút lệnh này vào một vị trí ở thanh công cụ định dạng

và thả nút chuột. Nút lệnh này nằm tại vị trí ta đặt vào.
5. Nháy nút Close (Đóng) để quay về cửa sổ Word.

76


Ngược lại, để loại bỏ một nút lệnh khỏi thanh công cụ, ta thực hiện bước 1 ở trên và trong khi hộp
hội thoại Customize còn hiển thị, dùng chuột kéo nó ra khỏi vùng thanh cơng cụ.

d. Thước đo
Để có thể kiểm tra kích thước “trang viết” một cách tương đối, Word cung cấp hai thước đo,
thước đo ngang và thước đo đứng. Có thể hiển thị chúng một cách tùy chọn. Thước ngang được
hiển thị một cách tùy chọn trong mọi chế độ hiển thị, còn thước đứng chỉ có thể hiển thị được
trong chế độ View/Page Layout (Bố trí trang).
Để hiển thị thước ngang, ta hãy nháy chuột ở mục chọn View\Ruler (Thước). Còn khi thước
đang được hiển thị thì nháy chuột tại đó thước sẽ thơi không được hiển thị nữa.
Để phù hợp với nhiều tập quán sử dụng đơn vị đo khác nhau trên nhiều vùng địa lý, chúng ta có
thể lựa chọn đơn vị đo chiều dài trên thước. Ta có bốn lựa chọn: theo đơn vị chuẩn quốc tế là
centimeter, theo đơn vị đo inch và point thường được sử dụng ở các nước thuộc Liên hiệp Anh và
Mỹ, và theo đơn vị đo pica, một đơn vị đo truyền thống trong ấn loát. Để thay đổi đơn vị đo ta
thực hiện các bước sau:
1. Nháy chuột ở lựa chọn Tools\Options và chọn mục General.
2. Mở hộp lựa chọn ở dòng cuối cùng Measurement units (Đơn vị đo) và nháy chuột ở đơn vị
đo ưa thích.
3. Nháy nút OK để đóng hộp thoại.
Ngồi các số đo, trên thước cịn có các con trỏ dùng để căn lề từng đoạn văn bản.

e. Thanh trạng thái
Ở dưới cùng của cửa sổ là thanh trạng thái chứa các thông tin hiện thời và công việc đang được
thực hiện. Thanh trạng thái hiển thị những mô tả ngắn gọn về lệnh được chọn hoặc các nút lệnh

trên các thanh công cụ. Nếu ta chọn một lệnh mà việc thực hiện hơi mất thời gian một chút, ví dụ
như ghi lưu văn bản vào đĩa cứng (Save) thì trên thanh trạng thái sẽ xuất hiện những thông báo
cho biết công việc đang được tiến hành.

1.4. Di chuyển trong văn bản
a. Dấu chèn và di chuyển dấu chèn u chèn và di chuyển dấu chèn di chuyển dấu chèn n dấu chèn và di chuyển dấu chèn u chèn
Dấu chèn (đơi khi cịn gọi là dấu nhắc do nó nhấp nháy liên tục) trên màn hình chỉ
ra nơi xuất hiện của ký tự ta sẽ gõ vào.

Khi gõ liên tục các ký tự vào văn bản, dấu chèn sẽ di chuyển từ trái

sang phải và từ trên xuống dưới sao cho có thể nhìn thấy được dấu chèn trên màn hình. Nếu muốn
chèn ký tự hay bất kỳ một đối tượng nào, chẳng hạn hình vẽ, vào một vị trí nào đó, ta phải di
chuyển dấu chèn tới vị trí đó.
Cách đơn giản nhất để di chuyển dấu chèn là dùng chuột: Di chuột sao cho con trỏ của chuột có
dạng , đưa con trỏ tới nơi ta muốn và nháy chuột. Ngồi ra, chúng ta cịn có thể sử dụng các

77


phím mũi tên trên bàn phím. Để di chuyển dấu chèn sang trái hay sang phải một ký tự, ta nhấn
phím  hay phím . Nhấn phím  hay phím  sẽ đưa dấu chèn lên trên hay xuống dưới một đưa dấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy. Những nútu chèn lên trên hay xuống dư i một phần rất ít trong sốt
dịng. Bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácng sau đây liệnh. Cáct kê các thao tác di chuyển thị trên thanh bảng chọn.n nhanh d ấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy. Những nútu chèn b ằng cách sử dụng cácng cách s ử dụng rất nhiều nút như vậy. Những nút d ụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácng các
phím mũi tên:i tên:
Để dịch chuyển dấu chèn
Sang trái hay phải một từ
Tới đầu hàng hay cuối hàng
Tới đầu đoạn văn có chứa dấu chèn
Tới đầu đoạn văn tiếp theo
Tới đầu đoạn văn trước đó

Giở một trang màn hình (lên hay xuống)
Tới đầu hay cuối văn bản
Về vị trí vừa soạn thảo trước đó

Nhấn phím
CTRL +  hay CTRL + 
HOME hay END
CRTL + 
CTRL + 
CTRL + hai lần 
PAGE UP hay PAGE DOWN
CTRL + HOME hay CTRL + END
SHIFT + F5

b. Các thanh cuốn
Màn hình chỉ cho thấy một số dịng nhất định của văn bản. Để nhanh chóng di chuyển dấu chèn
tới một vị trí chưa được nhìn thấy trên màn hình, ta sử dụng các thanh cuốn nằm ở bên phải và
cuối màn hình soạn thảo để hiển thị vị trí cần thiết và nháy chuột ở đó.
Tại hai đầu thanh cuốn có hai nút hình tam giác và giữa chúng là một nút hình chữ nhật. Muốn
cuốn văn bản theo chiều nào, ta chỉ cần nháy chuột ở những nút hình tam giác có mũi nhọn hướng
về chiều đó.
Bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácng sau đây tóm tắt cách sử dụng các thanh cuốn:t cách sử dụng rất nhiều nút như vậy. Những nút dụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácng các thanh cuốn:
Để
Cuốn lên trên một dòng
Cuốn lên trên một màn hình
Cuốn xuống dưới một dịng
Cuốn xuống dưới một màn hình
Cuốn tới một vị trí tương đối
Cuốn sang trái
Cuốn sang phải

Cuốn về đầu trang trước
Cuốn về đầu trang sau

Thực hiện
Nháy nút
Nháy vùng trên nút trên thanh cuốn đứng
Nháy nút
Nháy vùng dưới nút
trên thanh cuốn
đứng
Kéo và thả nút
Nháy nút
Nháy nút
Nháy nút
Nháy nút

78


Ngồi ra, ở cuối thanh cuốn đứng cịn có một nút tròn
để hiển thị các phương thức cuốn đặc
biệt, chẳng hạn như theo đề mục, theo hình vẽ hay theo bảng biểu, v.v. (xem hình dưới).

?

Việc sử dụng các thanh cuốn để hiển thị văn bản trên màn hình khơng làm thay đổi vị
trí của dấu chèn trên văn bản. Vì vậy, sau khi cuốn màn hình, nếu muốn gõ các ký tự
mới vào vùng văn bản đang được hiển thị, ta phải dùng chuột và nháy vào vị trí mới đó.
Nếu khơng, một khi gõ ký tự mới vào, màn hình sẽ hiển thị đoạn văn bản có chứa dấu
chèn và ký tự mới được gõ vào sẽ xuất hiện chỗ dấu chèn.

c. Các chế độ hiển thị văn bản trên màn hình
Với Word, ta có thể hiển thị văn bản trên màn hình trong năm chế độ khác nhau và trong mỗi chế
độ chúng ta có thể xem chi tiết văn bản dưới các khía cạnh khác nhau. Vị trí của dấu chèn khơng
thay đổi khi chuyển từ chế độ hiển thị này sang chế độ hiển thị khác. Ngồi ra ta có thể “phóng
to” hay “thu nhỏ” văn bản cần xem tùy theo mức độ chi tiết hay “toàn cảnh”.
Muốn chuyển đổi chế độ hiển thị, ta mở bảng chọn View (Xem). Ở phần trên cùng có năm lệnh
với các biểu tượng đi kèm. Để chuyển sang một chế độ hiển thị nào đó, ta chỉ cần nháy chuột ở
dịng lệnh đó. Dưới đây là ba chế độ hiển thị thông dụng nhất.
Normal (Chuẩn): Hiển thị văn bản dưới dạng đã được đơn giản hóa. Đây là cách hiển thị
thích hợp cho nhiều mục đích, nhất là cho việc soạn thảo văn bản từ bàn phím và định dạng
văn bản cũng như di chuyển các phần của một văn bản trong phạm vi chính nó.
Page Layout (Bố trí trang): Dùng để xem kiểu dáng bố trí văn bản trên tồn trang, chẳng hạn
vị trí của các hình vẽ trên trang in hay là vị trí tương đối của các đoạn văn trên trang. Chế độ
hiển thị này thích hợp để xem văn bản lần cuối cùng trước khi in ra giấy, tuy nhiên tốc độ
hiển thị sẽ bị chậm đi một cách đáng kể.
Outline (Phác thảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cáco): Như tên gọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cáci của Word có các nhóm lệnh sau đây:a nó, chế độ hiển thị này chủ yếu dùng để phác thảo đột phần rất ít trong số hiển thị trên thanh bảng chọn.n thị trên thanh bảng chọn. nào các lệnh. Cácy chủa Word có các nhóm lệnh sau đây: yế độ hiển thị này chủ yếu dùng để phác thảou dùng đển thị trên thanh bảng chọn. phác thảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cáco
cấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy. Những nútu trúc của Word có các nhóm lệnh sau đây:a một phần rất ít trong sốt v n bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácn. Dùng chế độ hiển thị này chủ yếu dùng để phác thảo đột phần rất ít trong số hiển thị trên thanh bảng chọn.n thị trên thanh bảng chọn. nào các lệnh. Cácy đển thị trên thanh bảng chọn. phác thảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cáco cấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy. Những nútu trúc của Word có các nhóm lệnh sau đây:a v n bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácn,
sau đó so n thảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cáco chi tiế độ hiển thị này chủ yếu dùng để phác thảot từng nhóm có tên được hiển thị trên thanh bảng chọn.ng đều nút như vậy. Những nút mụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácc một phần rất ít trong sốt. Rấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy. Những nútt thích h p cho vi ệnh. Cácc di chuy ển thị trên thanh bảng chọn.n t ừng nhóm có tên được hiển thị trên thanh bảng chọn. nh ững nútng
đo n v n ở cách xa nhau trong các văn bản dài. cách xa nhau trong các v n bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácn dào các lệnh. Cáci.
Trong bất kỳ chế độ hiển thị nào ta cũng có thể phóng to hay thu nhỏ các chi tiết
trên màn hình. Tại góc phải thanh cơng cụ chuẩn có hộp điều khiển
. Nháy
chuột ở mũi tên và chọn tỷ lệ phần trăm thích hợp để hiển thị trên màn hình theo tỷ
lệ đó. Nếu trong danh sách đó khơng có tỷ lệ mong muốn (ví dụ như 130%), ta
nháy chuột ở chữ số, “bôi đen” số phần trăm và gõ số mới vào. Sau đó nhấn
ENTER, văn bản sẽ được hiển thị trên màn hình theo tỷ lệ vừa gõ vào.

1.5. Gõ văn bản tiếng Việt
Để soạn thảo văn bản trong một ngơn ngữ, ta phải có hai loại phần mềm: các phông chữ đặc trưng

cho ngôn ngữ đó và chương trình điều khiển bàn phím. Phơng chữ điều khiển cách thức hiển thị
các ký tự trên màn hình cũng như ra máy in, cịn chương trình điều khiển bàn phím (đơi khi cịn
được gọi là chương trình gõ) chuyển đổi các mã từ bàn phím thơng thường thành các ký tự của

79


ngôn ngữ. Tùy theo từng ngôn ngữ, tại nhiều nước người ta đã thiết kế các trình điều khiển bàn
phím và các phơng chữ khác nhau.
Cũng như nhiều chương trình ứng dụng khác, Office 97 (trong đó có Word) được phát triển để sử
dụng trong môi trường tiếng Anh, do đó các phơng chữ được cài đặt một cách ngầm định là các
phơng tiếng Anh. Do có nhiều tính năng phong phú, cách hiển thị trực quan và dễ sử dụng nên
cho đến nay Word là hệ soạn thảo văn bản phổ biến nhất trên thế giới. Việc sử dụng Word tại
nhiều nước đã làm nảy sinh nhu cầu soạn thảo văn bản trên các ngôn ngữ khác nhau. Hiện tại,
Word đã hỗ trợ việc soạn thảo văn bản bằng nhiều ngơn ngữ khác tiếng Anh. Tuy nhiên vẫn cịn
nhiều ngơn ngữ khác (trong đó có tiếng Việt của chúng ta), muốn soạn thảo văn bản bằng Word
trong ngôn ngữ đó chúng ta phải cài đặt thêm các phần mềm bổ sung.
Đối với tiếng Việt, hiện đã có nhiều hệ phơng chữ đầy đủ cũng như các chương trình điều khiển
bàn phím khác nhau như ABC, VietWare, VietKey, VNI, v.v., trong đó phổ biến nhất là các
phơng chữ và chương trình gõ của phần mềm ABC. Trong sách này chúng ta sẽ chỉ đề cập tới
cách gõ văn bản tiếng Việt bằng chương trình gõ ABC.

a. Chương trình gõ ABC
Để soạn thảo được các văn bản tiếng Việt, trước hết ta phải cài đặt ABC. Các phơng của nó được
Windows quản lý và ta có thể làm việc với các phông tiếng Việt như đối với các phông tiếng
Anh, nghĩa là việc chọn phơng chữ được thực hiện hồn tồn như với các phơng tiếng Anh.
ABC là một chương trình tiện ích hệ thống giúp các ứng dụng trên Windows hiểu và xử lý được
tiếng Việt. Chương trình phát hiện các phím bấm và chuyển đổi chúng thành các ký tự theo một
cơ chế xác định trước. Ta có thể sử dụng chương trình gõ ABC trong các bảng tính Excel, các
chương trình soạn thảo văn bản, các chương trình xuất bản và một số ứng dụng khác chạy trên

môi trường Windows.
Ngồi việc gõ tiếng Việt, ta cịn được hỗ trợ cơ chế kiểm tra dấu tiếng Việt cùng với khả năng tự
động chuyển đổi tiếng Việt với tiếng nước ngoài. Điều này giúp cho những người thường xuyên
phải làm việc với nhiều ngơn ngữ khơng cịn cần chuyển đổi chế độ liên tục nữa. Với ABC, cơ
chế FastCorrect (sửa nhanh), hay là sửa dấu trực tiếp, có thể giúp cho việc biên tập văn bản nhanh
hơn. Một cơ chế tốc ký cũng được xây dựng sẵn trong hệ thống, giúp việc nhập hay dùng các
thuật ngữ một cách nhanh hơn.
Sau khi cài đặt, chương trình sẽ sao và khai báo các tệp phông chữ tiếng Việt cho Windows quản
lý và hiển thị một bảng điều khiển. Tùy theo việc chọn loại bảng điều khiển nào mà ta thấy bảng
điều khiển đầy đủ hay bảng điều khiển động được hiển thị như trên hình minh họa dưới đây.

b. Cách gõ tiếng Việt
Ta có thể gõ tiếng Việt theo mã Tiêu chuẩn Việt Nam bằng phương thức gõ phím kiểu Telex. Để
gõ tiếng Việt, ta nháy nút Tiếng Việt
trên hàng nút của bảng điều khiển để nó có dạng lõm
xuống như
. Khi muốn trở lại chế độ gõ tiếng Anh, ta nháy chuột lại ở nút đó.
Khi gõ tiếng Việt chúng ta chỉ cần chú ý các chữ có dấu. Bảng dưới đây liệt kê cách gõ các chữ
có dấu theo kiểu Telex:
Để gõ chữ
Â
Đ
Ê
Ơ

Nhấn các phím
Nhấn phím A hai lần
Nhấn phím D hai lần
Nhấn phím E hai lần
Nhấn phím O hai lần

Để gõ dấu
Huyền
Sắc
Nặng
Hỏi

Nhấn phím F
Nhấn phím S
Nhấn phím J
Nhấn phím R

80


Ư
Nhấn phím W
Ngã
Nhấn phím X
Ơ
Nhấn các phím O và W
Ă
Nhấn các phím Avà W
Dấu có thể bỏ ngay sau chữ cái hoặc cũng có thể cuối từ. Khi cần thiết phải gõ hai chữ liền nhau
tạo ra một trong các tổ hợp nói trên, ví dụ cần gõ hai chữ A liên tiếp, ta gõ lặp lại chữ thứ hai. Các
quy tắc gõ nói trên đúng cho cả chữ thường và chữ hoa.
Ví dụ

Ta gõ dịng chữ “Nước chảy đá mịn” bằng dãy các phím sau
N w o w c s <SPACE> c h a y r < SPACE > d d a s < SPACE > m o n f

Cịn để gõ hai chữ “OW”, ta gõ “OWW”.

c. Phơng chữ tiếng Việt
Hầu hết các phơng tiếng Anh đều có phông tiếng Việt tương ứng, chúng là các phông chữ có tiếp
đầu ngữ .Vn, ví dụ như .VnTimes, .VnArial, .VnCourier…
Tuy nhiên, do tổng số chữ có dấu trong tiếng Việt và các ký tự thông dụng vượt quá 256 nên
không thể đưa chúng vào một bảng phơng duy nhất (vì mỗi bảng phông 8-bit chỉ chứa tối đa 2 8 =
256 chữ). Vì vậy người ta đã phải thiết kế hai bảng phông cho mỗi loại phông chữ, một cho chữ
thường có dấu và bảng kia cho chữ hoa có dấu.
Các phơng chứa các chữ hoa có dấu là những phơng có tên tương ứng và tận cùng là H. Ví
dụ .VnArialH là phơng chữ hoa có dấu tương ứng của .VnArial. Nếu chọn phơng .VnArial, khi gõ
chữ hoa có dấu, trên màn hình sẽ xuất hiện chữ thường có dấu tương ứng (thay vì Ả ta nhìn thấy
ả). Những lúc đó hãy chọn ký tự có dấu đó và chọn phơng có đi H tương ứng.

1.6. Soạn thảo một văn bản đơn giản
Soạn thảo văn bản là một quá trình lặp. Quá trình này bắt đầu bằng bằng việc khởi động Word,
nhập nội dung văn bản vào máy tính từ bàn phím, định dạng, lưu giữ văn bản trên đĩa cứng của
máy (hay trên đĩa mềm) dưới dạng một tệp tin và kết thúc phiên làm việc với Word. Có thể ngay
từ đầu văn bản đã được soạn thảo theo đúng yêu cầu, nhưng thông thường chúng ta phải xem xét
lại văn bản, thêm bớt nội dung và chỉnh sửa các định dạng của văn bản. Trong những trường hợp
như thế ta chỉ cần khởi động Word để mở lại tệp văn bản đã được lưu, thực hiện các thay đổi cần
thiết và lưu lại. Nếu thấy văn bản đã đạt u cầu thì có thể in văn bản ra giấy.

a. Mở tệp văn bản
Tạo tệp văn bản mới
Sau khi khởi động Word chúng ta có ngay một tệp văn bản trống với tên ngầm định là
Document1. Nếu có nhu cầu mở một tệp văn bản mới, ta có thể thực hiện theo một trong hai cách
sau đây:
 Chọn File\New.
 Nháy chuột ở nút trên thanh công cụ chuẩn.

Khi mở tệp văn bản mới theo cách thứ nhất, ta sẽ nhận được một cửa sổ để lựa chọn mẫu văn bản
đã được thiết kế sẵn (hình dưới, bên trái). Nếu sử dụng mẫu trống ngầm định của Word, ta chọn
Blank Document (Văn bản trống) và nháy OK. Màn hình sẽ hiển thị một văn bản trống với một
tên ngầm định Documentx (trong đó x là một số thứ tự tăng dần theo số các văn bản có tên ngầm
định được mở). Với cách thứ hai, một văn bản trống sẽ được hiển thị ngay lập tức.

81


Mở tệp văn bản hiện có
Để mở một tệp văn bản hiện đang được lưu trên máy tính (chẳng hạn văn bản có tên là
Doc1.doc), ta thực hiện các bước sau:
1. Chọn File\Open hoặc nháy nút . Hộp thoại Open mở ra để giúp tìm tệp văn bản cần mở.
2. Nháy chuột ở tên tệp văn bản để chọn (ở đây là Doc1.doc) và nháy Open hoặc nháy đúp
chuột ở tên tệp văn bản để mở tệp văn bản (hình trên, bên phải).

b. Đưa nội dung văn bản vào từ bàn phím
Khi Word hiển thị một tệp văn bản trên màn hình, dấu chèn ở ngay vị trí đầu tiên (phía trên, bên
trái cửa sổ) dưới dạng một vạch đứng nhấp nháy báo hiệu sẵn sàng. Không cần phải lo lắng về
việc lần đầu tiên có thể có những lỗi do gõ nhầm bàn phím, có thể sửa những lỗi đó một cách dễ
dàng vào bất cứ lúc nào.
Để chèn một đoạn văn bản vào chỗ nào, chúng ta đặt dấu chèn tại đó và nháy nút chuột trái.
Hai chế độ soạn thảo
Word cho phép làm việc trong hai chế độ soạn thảo khác nhau:
chế độ chèn ký tự và chế độ thay thế. Với chế độ chèn ký tự, những ký tự sau dấu chèn được dịch
chuyển dần về bên phải khi những ký tự mới được gõ vào, còn với chế độ thay thế, các ký tự mới
sẽ thay thế các ký tự đứng sau.
Chúng ta có thể chuyển đổi giữa hai chế độ này một cách tùy ý. Để chuyển đổi giữa hai chế dộ
soạn thảo, ta nháy đúp chuột ở nút
rên thanh trạng thái. Khi nào nút đó mờ là Word đang ở

trong chế độ chèn; sau khi nháy đúp chuột, chữ OVR sẽ được hiện rõ và Word chuyển sang chế
độ thay thế.
Sử dụng các phím ENTER và SPACE
Thơng thường một văn bản bao gồm nhiều đoạn văn, các đoạn văn có thể gồm một hai dòng hay
rất nhiều dòng. Khi đánh trên máy chữ thơng thường, ta phải gõ phím xuống hàng (thường được
gọi là phím ENTER). Trái l i, Word sẽ đưa dấu chèn lên trên hay xuống dưới một tự động xuống hàng khi đã tới cuối hàng và không thể đột phần rất ít trong sống xuống hào các lệnh. Cácng khi đã t i cuối hào các lệnh. Cácng vào các lệnh. Các không thển thị trên thanh bảng chọn.
cho thêm từng nhóm có tên được hiển thị trên thanh bảng chọn. m i vào các lệnh. Cáco đư c nững núta.
Trong Word phím ENTER có vai trị đặc biệt là dùng để đánh dấu cho Word biết điểm
kết thúc của một đoạn văn. Dấu đó được gọi là dấu ngắt đoạn. Dấu ngắt đoạn là một
ký tự đặc biệt đóng vai trị như là một ký tự điều khiển. Ngồi ra phím trống (thường
được gọi là phím SPACE) cũng là một phím tương tự. Nó làm nhiệm vụ phân cách các
từ hay đánh dấu điểm kết thúc của một từ.
Tuy bình thường tác dụng của các phím này khơng thấy được trên màn hình, nhưng nếu nháy nút
trên thanh cơng cụ chuẩn, ta sẽ thấy phím SPACE có dạng ký tự ∙, cịn phím ENTER được hiện
trên màn hình dưới dạng ả. Trong bài về định dạng văn bản chúng ta sẽ thấy tầm quan trọng của

82


các ký tự này. Hình dưới đây minh họa vài câu văn bản được hiển thị bình thường (bên trái) và
sau khi nháy nút (bên phải). Phím ENTER đã được nhấn sau mỗi câu:
Mời anh hãy đến thăm quê hương chúng tơi
Có rặng dừa xanh xa tít chân trời

Mời∙anh∙hãđến∙thăm∙q∙hương∙chúng∙tơiả
Có∙ rặng∙dừa∙xanh∙xa∙tít∙chân∙trờiả

Như vậy Word xử lý văn bản được đưa vào như là một dòng liên tục các ký tự, bao gồm cả các ký
tự được hiển thị và các ký tự điều khiển việc định dạng. Dấu ả cho biết điểm kết thúc của một
đoạn văn, còn dấu ∙ đánh dấu điểm cuối của một từ mà khi soạn thảo ta gõ phím trống. Do đó, khi

soạn thảo với Word, khơng nên lạm dụng việc sử dụng phím ENTER và phím SPACE để tạo các
khoảng trống nhân tạo, chỉ nên gõ các phím đó khi nào thực sự thấy cần thiết.

c. Các thao tác biên tập văn bản
Khi nội dung văn bản đã được đưa vào, ta có thể sửa đổi nội dung một cách nhanh chóng bằng
các thao tác gõ từ bàn phím, xóa và di chuyển một phần đoạn văn bản từ vị trí này đến vị trí khác.
Chọn đoạn văn bảnn đoạn văn bảnoạn văn bảnn văn bảnn bảnn
Trước khi có thể di chuyển, sửa đổi, xóa hay định dạng một đoạn văn (hay hình) nào
đó, trước hết cần phải chọn nó.
Khi được chọn (hay nói cách khác, được “đánh dấu”), đoạn văn được chọn sẽ bị “bôi đen”. Nếu
ta đánh dấu sai chỗ hay bỏ qua không thực hiện những phép sửa đổi với những phần đã được
đánh dấu đó, ta chỉ cần nháy chuột tại bất kỳ nơi nào trong văn bản, hoặc nhấn một phím mũi tên
bất kỳ, vệt đen sẽ biến mất. Phần này sẽ hướng dẫn những cách thức chọn.
Chúng ta có thể chọn một phần văn bản bằng chuột hay bằng bàn phím.
Nếu dùng chuột, khi muốn đánh dấu một đoạn văn bản, chúng ta đưa con trỏ của chuột vào nơi
bắt đầu, nhấn và giữ chuột, kéo trên đoạn văn bản cần đánh dấu và thả chuột tại nơi kết thúc .
Khi kéo chuột từ trên xuống dưới, đoạn văn bản con trỏ chuột đi qua sẽ được đánh dấu suốt theo
chiều ngang. Ví dụ như hình minh họa dưới đây (bên trái):

Để chọn nhanh và chính xác, chúng ta có thể thực hiện các thao tác sau. Để chọn
 Một từ: Nháy đúp chuột trên từ đó;
 Một câu: Nhấn phím CTRL và nháy chuột ở một chữ trong câu;
 Một dòng: Nháy chuột ở bên trái dòng;
 Một đoạn: Nháy đúp chuột ở bên trái đoạn văn;
 Một khối theo chiều đứng: Giữ phím ALT và kéo thả chuột (xem hình trên, bên phải).
Sửa và xóa trong văn bản
Khi soạn thảo văn bản, nhất là những văn bản dài, chúng ta không thể tránh được lỗi do gõ nhầm
ký tự. Để sửa những lỗi nhỏ, ta chỉ cần dùng tới hai phím BACKSPACE và DELETE là đủ. Có thể sử
dụng các phím và tổ hợp phím sau:
 BACKSPACE hay phím có dấu  dùng để xóa một ký tự trước dấu chèn;

 DELETE dùng để xóa một ký tự sau dấu chèn;
 CTRL + BACKSPACE : xóa một từ trước dấu chèn và
 CRTL + DELETE để xóa một từ sau dấu chèn.
Muốn xóa những đoạn lớn hơn thì nhanh nhất là đánh dấu đoạn đó và nhấn phím DELETE hoặc
phím BACKSPACE. Thay cho việc sử dụng hai phím đó, chúng ta có thể chọn ở thanh bảng chọn
một trong những lệnh sau:
83


 Edit\Cut (Cắt) (một cách tương đương, có thể nháy chuột ở nút trên thanh cơng cụ chuẩn.)
 Edit\Clear (Xóa)
Mặc dù kết quả của hai lệnh này là như nhau, nhưng trong cách sử dụng chúng có điều khác biệt
cơ bản: Clear dùng để xóa đơn thuần một đoạn văn bản trong khi Cut cũng có tác dụng xóa, song
nội dung của đoạn văn bản vừa bị xóa được Word lưu trữ tạm thời trong một bộ nhớ đệm
(Clipboard) để có thể sử dụng về sau, chẳng hạn như dán (Paste) vào một vị trí khác trong văn
bản. Chú ý rằng mỗi lần cắt như thế, bộ nhớ đệm chỉ lưu trữ nội dung của lần cắt sau cùng.
Khôi phục những sai sót khi xóa
Sau khi thực hiện bất kỳ một thao tác nào đó, nhất là các thao tác xóa (vơ tình bay cố ý), song suy
nghĩ lại thấy đáng lẽ khơng nên thực hiện thao tác đó, ta có thể khơi phục lại trạng thái trước đó
một cách nhanh chóng và hồn hảo bằng cách sử dụng hai nút lệnh Undo và Redo trên thanh
công cụ chuẩn (xem hình dưới).

Mỗi khi cần khơi phục lại trạng thái trước đó của văn bản, ta nháy chuột ở nút Undo. Nút Redo
dùng để khôi phục lại trạng thái trước khi sử dụng nút Undo. Như vậy, giả sử như cần xóa phần
bị “bơi đen”, ta nhấn phím DELETE; nếu sau đó thấy đã xóa nhầm, ta nháy chuột ở nút Undo,
phần bị xóa sẽ trở lại như cũ. Muốn xóa trở lại, ta lại nháy chuột ở nút Redo.

Một cách tương tự, chúng ta có thể chọn Edit\Undo hay Edit\Redo để được

cùng một kết quả (hình trên, bên phải). Nháy vào các mũi tên bên phải các nút Undo và Redo,

một danh sách các thao tác trước đó được hiển thị. Nội dung được hiển thị tùy thuộc vào các thao
tác đã được thực hiện trước đó (hình bên). Di chuột từ trên xuống để chọn số thao tác cần khôi
phục lại và nháy chuột sẽ tương đương với việc nháy chuột ngần ấy lần ở nút Undo hay Redo.
Cẩn thận khi xóa ký tự ả
Như đã biết, ký tự ả đánh dấu điểm cuối của một đoạn, ký tự này được chèn vào văn bản khi ta
nhấn phím ENTER. Ký tự ả lưu trữ các thông tin định dạng của đoạn văn bản trước nó, ví dụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Các như
phông chững nút, dáng vẻ của đoạn văn bản. của Word có các nhóm lệnh sau đây:a đo n v n bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh. Cácn.

?

Hãy rất cẩn thận khi xóa ký tự ả vì khi xóa nó, nói chung ta sẽ làm thay đổi định dạng
của nó thành định dạng của đoạn văn bản tiếp theo (hình dưới). Nếu đã vơ tình xóa đi,
ngay lập tức nên khôi phục lại bằng cách nháy chuột ở nút Undo.

Di chuyển và sao một phần văn bản
Chúng ta có thể di chuyển hoặc sao một phần bất kỳ, cho dù đó là phần văn bản, hình vẽ hay là
một đối tượng được chèn từ các ứng dụng khác. Di chuyển có nghĩa là làm thay đổi vị trí của
phần văn bản được chọn. Sao có nghĩa là sao chép lại một phần văn bản được chọn vào một vị trí

84


khác mà không làm thay đổi phần văn bản ban đầu. Phương pháp đơn giản nhất để di chuyển và
sao phần văn bản là dùng chuột, tuy nhiên muốn di chuyển hay sao tới một vị trí tương đối xa vị
trí ban đầu thì dùng các lệnh Cut, Copy và Paste là thích hợp nhất.
 Để di chuyển một phần văn bản từ vị trí này sang vị trí khác ta thực hiện các thao tác sau:
1. Chọn phần văn bản hay hình vẽ cần di chuyển theo cách thức đã trình bày ở trên
2. Đặt con trỏ của chuột vào phần đã được “bôi đen” và nhấn nút chuột trái. Khi con trỏ của
chuột trở thành mũi tên có khung chấm bên dưới, vẫn giữ chuột ở trạng thái nhấn nút trái
và di con trỏ của chuột đến vị trí mới.

3. Thả chuột (xem hình dưới).



Muốn sao chép một phần văn bản vào một vị trí nào đó, ta thực hiện các thao tác đã mô tả ở
phần trên, song trước khi ấn nút chuột trái, hãy nhấn phím CTRL và chỉ thả phím CTRL sau
khi thả nút chuột.

Sử dụng các lệnh Cut, Copy và Paste
Chúng ta cũng có thể sử dụng các lệnh Copy (Sao), Cut (Cắt) và lệnh Paste (Dán) trong bảng
chọn Edit hoặc các nút lệnh tương đương trên thanh công cụ để thực hiện các thao tác sao và di
chuyển các phần văn bản:
1. Chọn phần văn bản hay hình vẽ cần di chuyển theo cách thức đã trình bày ở trên.
2. Thực hiện một trong hai thao tác sau:
 Để di chuyển, ta chọn Edit\Cut trên thanh bảng chọn hay nháy nút
(Cut) trên thanh
công cụ chuẩn.
 Để sao, ta chọn Edit\Copy trên thanh bảng chọn hay nháy nút
(Copy) trên thanh công
cụ chuẩn. Word sẽ lưu nội dung của phần văn bản đó vào trong bộ nhớ tạm thời
(Clipboard).
3. Đưa con trỏ của chuột đến vị trí mới.
4. Chọn Edit\Paste trên thanh bảng chọn hoặc nháy
(Paste)trên thanh công cụ chuẩn.
Quy tắc ngữ pháp cho các dấu chấm câu
Khi soạn thảo văn bản, ta phải tuân theo những quy tắc nhất định về ngữ pháp. Những quy tắc
này giúp cho ta trình bày một văn bản đẹp, hợp thức và điều quan trọng hơn là sáng sủa, mạch
lạc, rõ nghĩa cũng như nhấn mạnh được những điều cần nhấn mạnh.
Trong một văn bản, tất cả các dấu chấm câu như dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;),
dấu hai chấm (:), dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!) cũng như các dấu ngoặc và nhiều loại dấu

khác đều luôn luôn đi cùng với từ đứng trước nó và Word định dạng các dịng theo quy tắc này.
Vì vậy, trước các dấu câu ta khơng được để khoảng trống (nhấn phím SPACE). Ta hãy lấy một ví
dụ đơn giản. Giả sử như ở cuối câu đầu tiên trong đoạn này, trước từ “này” ta chèn thêm một vài
từ vào câu. Có thể từ “này” lùi ra lề phải và vẫn còn đủ chỗ để từ “này” (khơng có dấu chấm câu)
nằm trên dịng đó. Trong trường hợp “này.” khơng cịn đủ chỗ để đứng trên dịng đó, cả cụm
“này.” sẽ được đưa về đầu dịng dưới. Nếu như giữa “này” và dấu “.” có ô trống, Word sẽ xem
như đó là hai từ riêng biệt và vì cịn đủ chỗ cho “này”, riêng dấu chấm câu sẽ được đặt tại đầu
dịng tiếp theo!
Khi xóa hay dán các đoạn văn bản, Word tự động điều chỉnh các phần trống cịn sót lại trong câu.
Ví dụ như nếu ta xóa một từ đứng trước dấu phẩy, Word sẽ tự động loại bỏ phần trống giữa dấu
phẩy và từ đứng trước từ bị xóa. (Tác động này chỉ có được khi ta xóa bằng cách “bơi đen.)

85


Nếu không muốn Word thực hiện điều chỉnh tự động này, ta có thể chọn Tools\Options, nháy
bảng Edit và nháy chuột để tắt hộp Use Smart Cut And Paste (Sử dung Cắt Dán thông minh).

1.7. Thực hành
Bài 1. Khởi động Word theo cách thông dụng
1. Nháy chuột ở nút Start
trên thanh công cụ của Windows, trỏ vào Programs. Di
chuyển con trỏ chuột sang bảng chọn tiếp theo và nháy chuột ở dịng
. Quan sát
q trình khởi động và mở văn bản trống Document1 của Word.
2. Nháy chuột ở nút bên phải thanh bảng chọn để đóng văn bản Document1.
3. Nháy chuột ở nút bên phải thanh tiêu đề để đóng Word.
Bài 2. Khởi động Word theo cách khác
1. Nháy chuột ở nút Start
trên thanh công cụ của Windows, trỏ vào Programs. Di

chuyển con trỏ chuột sang bảng chọn tiếp theo và nháy chuột ở dòng
. Cửa sổ
Exploring mở ra. Nháy chuột ở dấu
bên trái Program Files, nháy tiếp dấu
bên trái
Microsoft Office và nháy chuột tại biểu tượng kẹp bên trái Microsoft Office.
2. Nháy đúp vào biểu tượng
ở phần cửa sổ bên phải để khởi động Word. Hãy
quan sát quá trình khởi động.
3. Nháy chuột ở nút bên phải thanh tiêu đề để đóng Word.
Bài 3. Đưa biểu tượng của Word lên màn hình và khởi động Word ở đó
1. Nháy chuột ở nút Start
trên thanh công cụ của Windows và trỏ vào Settings. Nháy ở
dòng Taskbar & Start Menu... trên bảng tiếp theo.
2. Nháy chọn Start Menu Programs và nháy nút Add.
3. Nháy nút Browse trên hộp thoại Create Shortcut. Trên hộp thoại Browse nháy đúp kẹp
Program Files để mở nó, nháy đúp tiếp Microsoft Office và nháy chọn
. Nháy
nút Open để trở lại hộp thoại Create Shortcut.
4. Nháy Next. Trong hộp thoại Select Program Folder hãy nháy Destop (ở trên cùng, nếu cần
nháy thanh cuốn bên phải để hiển thị) và nháy Next.
5. Nháy Finish. Quan sát biểu tượng của Word đã xuất hiện trên màn hình.
6. Nháy đúp biểu tượng đó để khởi động Word.
Bài 4. Tìm hiểu các thành phần trên màn hình làm việc
1. Quan sát thanh tiêu đề và thanh bảng chọn của màn hình. Tên của tệp văn bản là gì?
2. Nháy nút
ở bên phải thanh tiêu đề. Nháy tiếp nút
ở bên phải thanh tiêu đề và quan sát
sự thay đổi của các cửa sổ.
3. Nháy nút

ở bên phải thanh bảng chọn. Nháy tiếp nút
ở bên phải thanh bảng chọn và
quan sát sự thay đổi của các cửa sổ.
4. Nháy File trên thanh bảng chọn. Thả nút chột và quan sát bảng chọn hiện ra. Kéo con trỏ
chuột sang phải vào Edit, Insert, Format,... và quan sát các bảng chọn hiện ra.
5. Nháy chuột ở vùng soạn thảo. Gõ hai ba dòng tùy ý. Quan sát các thông tin thay đổi trên
thanh trạng thái ở đáy cửa sổ.
6. Nháy vào các nút mũi tên trên các thanh cuốn dọc đứng và thanh cuốn ngang để hiển thị các
phần khác nhau của văn bản. Sau đó kéo và thả các nút hình chữ nhật ở giữa các thanh cuốn.
Quan sát các thay đổi.
Bài 5. Hiển thị thước đo
1. Nháy View trên thanh bảng chọn và nháy Normal. Thước ngang có được hiển thị khơng?

86


2. Nháy lại View. Bên trái dịng Ruler có dấu chọn không? Nháy Ruler để xem thước được
hiển thị và biến mất như thế nào.
3. Bên trái màn hình có thước đo không? Nháy View trên thanh bảng chọn và nháy Page
Layout. Thước đứng có được hiển thị khơng?
4. Nháy View trên thanh bảng chọn và nháy Options. Nháy trang View và quan sát ơ bên trái
dịng Vertical ruler ở cuối hộp thoại có được đánh dấu khơng. Nếu đã được đánh dấu thì
nháy chuột ở đó để xóa, nếu khơng cũng nháy chuột ở đó để đánh dấu và nháy nút OK. Quan
sát sự hiển thị tương ứng của thước đứng.
5. Lặp lại bước trên và đánh dấu ô Vertical ruler và nháy OK. Nháy View trên thanh bảng
chọn và nháy Normal. Thước đứng có được hiển thị khơng?
6. Nháy View trên thanh bảng chọn và nháy Page Layout. Thước đứng có được hiển thị khơng?
Bài 6. Tìm hiểu các thanh công cụ
1. Đưa con trỏ chuột vào trái thanh cơng cụ chuẩn, nơi có hai vạch đứng song song . Nhấn
chuột và kéo vào miền soạn thảo. Thanh công cụ bị di chuyểnvà trở thành một cửa sổ nhỏ.

2. Nháy View và trỏ vào dòng Toolbars. Những dòng nào được đánh dấu trong bảng chọn vừa
hiện lên? Nháy dịng Picture. Thanh cơng cụ Picture vừa được hiển thị ở dạng nào?
3. Nháy nút
ở góc phải của các thanh cơng cụ Standard và Picture để đóng chúng.
4. Nháy chuột phải ở một chỗ tùy ý trên thanh bảng chọn hay thanh công cụ định dạng. Một
danh sách các thanh cơng cụ được hiển thị và bây giờ khơng cịn dấu chọn ở bên trái dịng
Standard nữa. Nháy dịng đó để chọn. Thanh công cụ chuẩn hiện lên tại vị trí ta đóng nó lại.
5. Nháy đúp vào thanh tiêu đề của thanh cơng cụ chuẩn. Ta thấy nó được gắn vào dưới thanh
bảng chọn.
Bài 7. Tìm hiểu vài nút trên thanh công cụ
1. Nháy nút Save
trên thanh công cụ chuẩn để lưu văn bản. Nháy Cancel trên hộp thoại Save
As để khơng lưu.
2. Nháy nút
ở góc phải của thanh tiêu đề. Hộp thoại Save As lại xuất hiện. Tại sao? Nháy
Cancel trên hộp thoại Save As để không lưu.
3. Nháy nút New để mở văn bản mới. Quan sát tên của tệp văn bản trên thanh tiêu đề. Nháy
nút
ở góc phải của thanh tiêu đề. Hộp thoại Save As không xuất hiện và ta trở lại văn bản
ban đầu. Tại sao?
4. Nháy nút Open
để mở một văn bản hiện có trên máy tính. Hộp thoại Open hiện ra. Nháy
nút
ở góc phải hộp thoại này để đóng nó lại.
5. Nháy nút Print Preview

để xem trang in. Nháy Colsse để đóng chế độ xem này.

Bài 8. Thêm bớt nút trên thanh cơng cụ
1. Nhấn giữ phím ALT và kéo nút

trên thanh công cụ chuẩn vào vùng soạn thảo. Thả nút
chuột và sau đó thả phím ALT. Nút này bị loại bỏ trên thanh cơng cụ đó. Bây giờ muốn mở
tệp văn bản mới ta phải nháy File và nháy dòng New để mở hộp thoại New, chọn Blank
Document và nháy OK.
2. Nháy Tools và nháy lệnh Customize. Nháy chọn trang Command ở giữa. Nháy chọn File
trong ô Categories. Chọn biểu tượng ở ô Commands bên phải và kéo biểu tượng này lên
góc trái của thanh cơng cụ chuẩn. Thả nút chuột và nháy Close trên hộp thoại Customize.
Nút lệnh trở lại trên thanh công cụ chuẩn.
3. Nháy File và nháy lệnh Exit để kết thúc Word. Khi hộp thoại Microsoft Word hiển thị, nháy
No để không lưu văn bản Document1.

87


Bài 9. Tạo một văn bản đơn giản
1. Thực hiện Bước 1 trong Bài 1 để khởi động Word. Chú ý tên tệp văn bản trống theo ngầm
định là Document1.
2. Gõ hai dòng sau đây vào văn bản trống:
Mời anh hãy đến thăm q hương chúng tơi
Có rặng dừa xanh xa tít chân trời
Chú ý nhấn phím ENTER sau cuối mỗi dịng.
3. Nháy nút trên thanh cơng cụ chuẩn để xem các dấu kết thúc đoạn văn. Nháy lại nút này.
4. Chọn (“bôi đen) từ anh và gõ em. Từ em bây giờ thay cho từ anh. Nháy nút Undo
trên
thanh cơng cụ chuẩn để khơi phục tình trạng cũ. Chú ý từ anh vẫn được chọn.
5. Nháy nút Copy
và đưa dấu chèn vào trước từ Có rồi nháy chuột. Nháy nút Paste
. Từ
anh được sao vào trước từ Có. Nháy nút Undo
trên thanh cơng cụ chuẩn để khơi phục tình

trạng cũ. Chú ý từ anh vẫn được chọn.
6. Nháy nút Cut . Từ anh bị xóa. Đưa dấu chèn vào trước từ Có rồi nháy chuột. Nháy nút
Paste
. Từ anh được sao vào trước từ Có. Nháy nút Undo
hai lần trên thanh cơng cụ
chuẩn để khơi phục tình trạng cũ. Chú ý từ anh vẫn được chọn.
7. Đưa con trỏ chuột vào từ anh đang được bôi đen, kéo lên trước từ Có rồi thả nút chuột. Bước
này cho kết quả như bước 6. Nháy nút Undo
trên thanh công cụ chuẩn để khơi phục tình
trạng cũ. Chú ý từ anh vẫn được chọn.
8. Đưa con trỏ chuột vào từ anh đang được bơi đen, nhấn và giữ phím CTRL rồi kéo con trỏ
chuột lên trước từ Có rồi thả nút chuột. Bước này cho kết quả như bước 5. Nháy nút Undo
trên thanh cơng cụ chuẩn để khơi phục tình trạng cũ.
9. Nháy nút Save
để lưu văn bản. Khi hộp thoại Save As xuất hiện, nháy chuột trong ô File
Name: ở dưới hộp thoại và gõ tên tệp, chẳng hạn Bai1. Chú ý tránh dùng các chữ Việt có
dấu. Sau đó nháy nút Save.
10. Nháy File và chọn Exit để kết thúc phiên làm việc với Word.

Tóm tắt
1. Hệ soạn thảo văn bản là một chương trình ứng dụng nhằm để biến máy tính thành một cơng
cụ tạo, xử lý (biên tập, duyệt sửa, định dạng) và in ra các văn bản.
2. Word được khởi động như mọi chương trình ứng dụng khác trong Windows. Thông thường
để khởi động, ta nháy chuột ở nút Start (Bắt đầu), đưa con trỏ chuột vào dòng Programs và
nháy chuột ở biểu tượng
của Word.
3. Có thể khởi động Word với một tệp văn bản trống hay một mẫu được thiết kế sẵn. Để mở một
tệp văn bản hiện có trên máy tính ta sử dụng lệnh Open trong bảng chọn File.
4. Word hoạt động trong một cửa sổ riêng có nhiều thành phần, trong số đó có: thanh tiêu đề,
thanh bảng chọn, các thanh công cụ và thanh trạng thái. Các bảng chọn cung cấp hầu hết các

lệnh, cịn các thanh cơng cụ cho phép truy cập tới các lệnh hay sử dụng nhất.
5. Dấu chèn trên màn hình chỉ ra nơi xuất hiện của ký tự ta sẽ gõ vào. Ta di chuyển dấu chèn
bằng các phím mũi tên hay sử dụng các thanh cuốn và nháy chuột tại nơi cần đặt dấu chèn.
6. Chúng ta nhập các thông tin vào văn bản từ bàn phím. Để soạn thảo được văn bản tiếng Việt,
ta phải có các phơng chữ tiếng Việt và chương trình điều khiển bàn phím cho tiếng Việt. Có
thể càI đặt các phơng chữ tiếng Việt và chương trình điều khiển bàn phím cho tiếng Việt từ
phần mềm ABC.

88


7. Trước khi có thể di chuyển, sửa đổi, xóa hay định dạng một đoạn văn (hay hình) nào đó,
trước hết cần phải chọn nó. Ta xóa phần được chọn bằng phím DELETE, di chuyển hay sao
bằng cách kéo thả chuột hay sử dụng các nút lệnh Cut, Copy và Paste.
8. Vì ký tự ả (kết thúc đoạn) chứa các đặc trưng định dạng nên cần cẩn thận khi xóa nó. Ta có
thể khơi phục lại trạng thái cũ của văn bản sau một hay nhiều thao tác bằng nút Undo.
9. Không để ký tự trống trước các dấu chấm câu và các dấu đóng ngoặc, sau các dấu mở ngoặc.
10. Trước khi kết thúc phiênlàm việc với Word cần lưu tệp văn bản bằng lệnh File\Save. Kết
thúc phiênlàm việc với Word bằng lệnh File\Exit.

2. Định dạng văn bảnnh dạng văn bảnng văn bảnn bảnn
Định dạng văn bản là biến đổi dáng vẻ của các phần văn bản để trình bày chúng
dưới một dạng cụ thể nào đó.
Định dạng văn bản nhằm mục đích:
 Trình bày văn bản rõ ràng, nhất quán, mạch lạc và gây ấn tượng.
 Giúp người đọc nhanh chóng nắm được nội dung chủ yếu của văn bản.
 Để người đọc dễ nhớ những phần được nhấn mạnh.
Ví dụ như dùng các phơng chữ, kiểu chữ (đậm, nghiêng, v.v.) và bố trí các đoạn văn bản trên
trang (căn lề, lùi vào đầu dòng, v.v.) hoặc gạch chân những cụm từ cần chú ý. Trên trang in, để
nhấn mạnh người ta hay dùng chữ đậm hay in nghiêng.

Trong Word chúng ta thực hiện định dạng văn bản bằng các lệnh định dạng. Các lệnh này được
nhóm gộp trong bảng chọn Format (Định dạng).
Các lệnh định dạng được chia làm hai nhóm: định dạng ký tự và định dạng đoạn văn.
 Các lệnh định dạng ký tự biến đổi đối tượng đơn giản nhất của văn bản là các ký tự. Các lệnh
này có trong hộp thoại Font... (Phông) của bảng chọn Format.
 Các lệnh định dạng đoạn văn là các lệnh tác động đến các đoạn văn như là một đơn vị thống
nhất. Chúng biến đổi dáng vẻ của tồn bộ đoạn văn chứ khơng phải một phần nào đó của nó.
Các lệnh này có trong hộp thoại Paragraph... (Đoạn văn) của bảng chọn Format và các hộp
thoại khác.
Chúng ta cịn nói ngắn gọn “định dạng ký tự” hay “định dạng đoạn văn” để chỉ các đặc trưng định
dạng mà các nhóm lệnh tương ứng tác động tới. Khi tạo văn bản mới bằng Word, văn bản đã
chứa sẵn một số tối thiểu các định dạng ngầm định. Ta có thể sử dụng ngay chúng nếu thấy phù
hợp, hoặc sửa đổi chúng.

2.1. Định dạng ký tự
Các đặc trưng định dạng ký tự bao gồm:
 Loại phông chữ (ví dụ như Arial, .VnTime...);
 Kích thước (10pt, 12pt hay 36pt...);
 Kiểu chữ (đậm, nghiêng, gạch chân,...);
 Màu sắc (chỉ được hiển thị trên màn hình);
 Vị trí tương đối so với dòng kẻ, v.v.
Tất cả các định dạng ký tự đều được thực hiện thông qua các lệnh trên hộp thoại Font (Phơng)
của bảng chọn Format. Để có hộp thoại này ta mở bảng chọn Format và nháy Font.

?

Muốn định dạng ký tự cho phần văn bản nào, ta phải chọn phần văn bản đó. Nếu khơng
chọn, các kết quả định dạng sẽ có tác dụng từ vị trí dấu chèn trở đi.

89

a. Chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ
Chúng ta chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ theo một trong hai cách: sử dụng thanh công cụ
định dạng hoặc sử dụng lệnh Font... (Phông) trong bảng chọn Format (Định dạng).
1. Sử dụng các nút trên thanh công cụ: Trên thanh công cụ định dạng (với các nút ngầm định)
ta có thể thấy những nút sau:

Muốn thay đổi phơng và cỡ chữ của các ký tự, trước hết ta chọn các ký tự đó và




Nháy chuột ở nút mũi tên bên phải nút
, sau đó nháy chuột ở phơng chữ thích hợp
để chọn;
Nháy chuột ở nút mũi tên bên phải nút
(cỡ chữ) để chọn cỡ chữ.
Nháy nút
để chuyển phần được chọn sang chữ đậm. Nháy nút
để chuyển thành chữ
nghiêng và nháy nút
đển thị trên thanh bảng chọn. đư c chững nút g ch dư i.

?

Các nút ,
và
hoạt động như những cơng tắc tắt và mở. Nếu ta nhìn thấy chúng
có dạng “lõm vào” như

thì chúng đang được “bật”, nghĩa là phần văn bản có dấu
chèn đang có tính chất đó. Nháy các nút đó khi chúng đang được bật có nghĩa là “tắt”
chúng. Có thể nháy nhiều nút để có các kết quả định dạng kết hợp, ví dụ vừa đậm vừa
nghiêng.

2. Dùng lệnh Font... trong thanh bảng chọn Format.

Mở bảng chọn Format (Định dạng) và
chọn lệnh Font... (Phông chữ) ta được hộp
thoại Font như hình bên. Ta chọn phơng
chữ trong ơ Font (nếu cần thì sử dụng
thanh cuốn bên phải ô), chọn kiểu chữ
trong ô Font style (Kiểu chữ) và chọn cỡ
chữ trong ơ Size (Kích thước). Có bốn kiểu
chữ:
 Regular (chữ đứng);
 Italic (chữ nghiêng);
 Bold (chữ đậm) và
 Bold Italic (chữ đậm và nghiêng).
Ngồi ra ta cịn có thể chọn màu sắc của
chữ bằng cách nháy mũi tên bên phải ơ
Color (Màu) và chọn màu thích hợp, chọn
kiểu gạch chân trong ô Underline (Gạch
chân).

?

Nếu khi nháy mũi tên bên phải ơ Cỡ chữ
mà khơng có kích thước phù hợp (ví dụ
như 17pt), ta có thể nháy chuột ở con số bên trong, gõ kích thước cần thiết và nhấn

ENTER ĐỂ có kích thước đó..

90