Kỹ năng tổ chức sự kiện - Quy trình tổ chức sự kiện docx

Kỹ năng tổ chức sự kiện - Quy trình tổ chức
sự kiện



Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở
tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của
những người làm công việc tổ chức sự kiện (event)
Làm dâu trăm họ”
"Ý tưởng là ưu tiên số 1" - đó là khẳng định của những ai làm event. Dự
một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò
chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng
Muốn có được một chương trình event "độc nhất vô nhị" phải qua nhiều
giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề
ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt
chương trình là gì?Đó là sợi chỉ đỏ hướng đạo Đối tượng là ai? Địa điểm
tổ chức?
Sau đó, họ phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình
huống có thể xảy ra để lên kế hoạch "tác chiến". Không phải ngẫu nhiên
khi người ta ví làm event như làm dâu trăm họ. "Trong một thời gian
ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn
thuần là mình làm event cho mấy em vui , hạnh phúc,cho mấy em cảm
nhận được sự quan tâm của all mọi người dành cho mà còn là để mấy
em sống lại với những cảm xúc và những cảm xúc đó sẽ được mấy em
nhớ một cách rất sâu sắc. Vì chính bản thân các em cũng có những suy
nghĩ rất sâu sắc đôi khi rất bất ngờ đối với các anh chị TNV”

Áp lực công việc
Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các
công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt món ăn, đón khách mà còn liên
hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải

bám sát chương trình từ đầu đến cuối. N.C - "Mọi thứ tưởng chừng đâu
đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi
tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó.
Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại
từ con số 0".
Ngoài ra thái độ của TNV đối với các em cũng là một điều rất nhạy cảm
từ cách thức làm việc chu đáo còn phải mang tính chất như phục vụ và
cả sự lo lắng cho mấy em nữa.
Bên cạnh đó, event còn là "đi trước về sau". Bạn phải là người đến sân
bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái
nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở
lại "chiến trường" thu gom những cái "sáng tạo" của mọi người. Làm
event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian
sao cho kịp với tiến độ chương trình. Đặc biệt, người làm event chỉ có
thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" khi nói chuyện với các
em- đối tượng chính của buổi lễ
.
Sự chăm sóc của TNV dành cho các em là một điều rất nhạy cảm, thô
bạo, quát tháo, dịu dàng, nhỏ nhẹ tuy gấp mà vẫn từ từ từng chút một
luôn được các em ghi nhận lại trong lòng. Dấu ấn của TNV chính là
trong lòng của trẻ các cư xử của bạn với trẻ, sự chu đáo của bạn có chạm
đến tận đáy lòng của trẻ hay không??