Các kỹ năng làm việc theo nhóm potx

Các kỹ năng làm việc theo nhóm (p1)
Tinh thần làm việc theo nhóm
Cá nhân có tinh thần làm việc theo nhóm là một người có các biểu hiện
sau:
1- Cởi mở trước một ý tưởng mới.
2- Cởi mở với những cách làm việc khác nhau.
3- Hay chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với người khác.
4- Thích tìm kiếm giải pháp thay thế.
5- Phát triển mối quan hệ hợp tác cho những người từ các bộ phận khác
nhau.
6- Hay đưa ra các giải pháp "đôi bên cùng có lợi".
7- Là một người đáng tin cậy trong nhóm.
Các hình thức nhóm làm việc
1/Nhóm quản lý cấp cao chịu trách nhiệm phát triển phương hướng hoạt
động, hoạch định chính sách và chỉ đạo chung.
2/Nhóm chuyên trách thực hiện các kế hoạch đặc biệt để giải quyết các
vấn đề hay nắm bắt cơ hội.
3/Nhóm chất lượng làm việc về vấn đề chất lượng, năng suất và dịch vụ.
4/Nhóm làm việc tự quản thực hiện toàn bộ quy trình làm việc hàng
ngày.
5/Nhóm ảo kết hợp các cá nhân tách biệt nhau về mặt địa lý để cùng
thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt.
Lý do thành lập nhóm và thành phần nhóm:
Nhóm được thành lập theo nhiều với những lý do khác nhau: có thể các
cá nhân cùng chịu trách nhiệm về một vấn đề chung sẽ tự tổ chức đội
nhóm hoặc nhà quản lý các cá nhân đó sẽ tổ chức nhóm để thực một
mục tiêu đã được xác định. Nhóm bao gồm các thành phần sau:
1- Người lãnh đạo đại diện công ty: Là nhà quản lý hay điều hành có vai
trò thật sự đối với kết quả làm việc và chịu trách nhiệm về hiệu suất làm
việc của nhóm, là người có quyền xác định phạm vi công việc, cung cấp
nguồn lực cần thiết, chấp thuận hay từ chối công việc của nhóm, giải

quyết tranh chấp giữa các thành viên trong nhóm, khuyến khích động
viên tính thần làm việc cho nhóm, bảo vệ thành quả của nhóm và giữ
hoạt động của nhóm đi đúng mục tiêu của công ty đề ra.
2- Trưởng nhóm:công việc của trưởng nhóm phần nào cũng giống như
công việc của nhà quản lý, trưởng nhóm phải xây dựng cơ cấu cho các
họat động của nhóm, giữ cho tầm nhìn rõ ràng, điều phối các hoạt động
đại diện, thương thảo với cấp trên, hòa giải mâu thuẫn, xác định các
nguồn lực cần thiết, lập điểm mốc, đảm bảo cho mọi người đều đóng
góp và hưởng lợi tương xứng. Trưởng nhóm phải giữ cả 3 vai trò là
người khởi xướng, làm gương và là người huấn luyện. Trưởng nhóm
phải làm việc tích cực như tất cả các thành viên trong nhóm.
3- Thành viên nhóm: trọng tâm của nhóm không phải là trưởng nhóm
mà là các thành viên. Thành viên là người làm phần lớn công việc, do đó
việc lựa chọn người có những kĩ năng phù hợp vào nhóm là yếu tố vô
cùng quan trọng.
Nhóm có thể xây dựng cơ cấu thành viên theo các cách sau:
- Người đại diện công ty trước nhóm chỉ định người tham gia làm thành
viên nhóm.
- Nhân viên tự ứng cử tham gia làm thành viên nhóm.
- Công ty chọn ứng cử viên và đề nghị họ tham gia làm thành viên
nhóm.
4- Người tư vấn và hướng dẫn: Là chuyên gia tư vấn từ bên ngoài hoặc
là chuyên viên quản trị, đào tạo nguồn nhân lực đã được đào tạo đặc biệt
về phương pháp làm việc theo nhóm. Họ không tham gia làm việc với
nhóm mà chỉ tư vấn chuyên môn hoặc hỗ trợ để tối ưu hóa việc hợp tác
và giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và giữa nhóm với ban lãnh
đạo công ty.
Nhiệm vụ cụ thể của các đối tượng trong nhóm
1- Người lãnh đạo đại diện công ty:
- Đảm bảo tiến độ làm việc của nhóm được thông báo đầy đủ cho các bộ

phận liên quan trong tổ chức, đặc biệt là báo cáo với lãnh đạo cấp cao
hơn.
- Đảm bảo cho nhóm rằng ban quản lý cấp cao ủng hộ quyết định và
định hướng của nhóm.
- Giữ lập trường trước bất kỳ thay đổi nào về mục tiêu của công ty có
thể ảnh hưởng đến phương châm hoạt động của nhóm.
- Không chia sẻ thời gian giữa các nhiệm vụ của nhóm và nhiệm vụ
thường nhật.
2- Trưởng nhóm:
- Báo cáo thường xuyên tiến độ và các vấn đề đang vướng mắc với
người lãnh đạo đại diện công ty.
- Đánh giá hoạt động của nhóm, quan điểm của thành viên, và ý kiến của
mỗi thành viên về chính các đóng góp của họ theo định kỳ.
- Đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều được góp ý kiến và ý kiến đó
được mọi người lắng nghe.
- Chia sẻ công việc giữa các thành viên trong nhóm.
- Không hối thúc hành động với tư cách cấp trên.
3- Các thành viên:
- Hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn đề ra.
- Nêu ý kiến về những vướng mắc, khó khăn và các vấn đề cần quan tâm
với trưởng nhóm và các thành viên khác.
- Hỗ trợ mọi người khi họ cần giúp đỡ và không ngại yêu cầu mọi người
giúp đỡ mình khi cần.
Văn bản thông báo và quyết định về việc thành lập nhóm
Văn bản thông báo và quyết định về việc thành lập nhóm có nội dung
sau:
- Tên người thông báo và quyết định giao mục tiêu cho nhóm hoạt động.
- Mối liên hệ và ưu tiên công việc của nhóm đối với các mục tiêu của
phòng ban và công ty.
- Kế họach thời gian dự kiến cho công việc.

- Mô tả ngắn gọn về các kết quả mà mục tiêu nhóm đảm trách.
- Các lợi ích của nhóm từ việc thực hiện mục tiêu đó.
- Ngân sách, các khoản phân phối và nguồn lực có sẵn cho nhóm.
- Quyền và nghĩa vụ của nhóm trong quá trình thực hiện mục tiêu.
- Người đứng đầu công ty đóng dấu ký tên.
Nghệ thuật làm trưởng nhóm
Nếu các bạn đang làm việc cùng nhau thì thời gian bạn làm việc cùng
các thành viên trong nhóm nhiều hơn là thời gian bạn ở cùng với những
người trong gia đình và các thành viên trong nhóm cũng tiếp xúc với bạn
thường xuyên hơn so với những người trong gia đình họ. Vì vậy trong
trường hợp này, cách tốt nhất là bạn phải hòa hợp với mọi người.

Bạn không cần thiết phải yêu mến họ nhưng nhất thiết bạn phải coi họ
như những người cùng trong một gia đình. Để làm được như vậy thì
cách tốt nhất là bạn hãy tạo ra sự trung thành và tạo ra được tinh thần
đồng đội. Với tư cách một nhà quản lý bạn phải là người đứng đầu trong
gia đình này.

Bạn phải là người để người khác tôn trọng, khâm phục, tin tưởng và
trông cậy. Đây là một nhiệm vụ rất khó khăn, nặng nề. Bạn có thể đảm
nhiệm được không? Tất nhiên là bạn có thể. Những gì bạn phải làm là:

+ Khen thưởng họ

+ Ca ngợi

+ Đối xử tử tế

+ Tin tưởng họ

+ Khuyến khích

+ Dẫn dắt

+ Thúc đẩy

+ Giúp họ trưởng thành

+ Thực sự quan tâm tới họ.

Những điều trên đây được nói dễ hơn làm và bạn cũng thường có xu
hướng xem lướt qua chúng và nói “Được rồi, được rồi, tôi sẽ làm theo”.
Bây giờ bạn hãy bỏ ra dăm ba phút nhìn lại danh sách trên và hãy suy
nghĩ thực lòng về từng yêu cầu một. Bạn đã thực sự thực hiện điều nào
chưa? Bạn có thể làm tốt hơn không? Bạn có chắc chắn là bạn không có
ý định sẽ làm không hay có lẽ đúng hơn là bạn không hề làm không?


Những gì người ta nghĩ và làm thì khác nhau rất nhiều. Bạn hãy nhờ ai
đó có thể cho bạn câu trả lời xác thực nhất. Tốt nhất bạn hãy nhờ một
người trong nhóm của bạn. Nếu không thể thì bạn hãy nhờ người thấy
được việc bạn làm với nhóm của bạn, hỏi xem họ thấy bạn làm việc với
nhóm bạn thế nào.

Có lần công ty của tôi cạnh tranh với một công ty khác. Một thành viên
trong nhóm làm việc của công ty đối thủ của chúng tôi cùng sống với
một thành viên trong nhóm của tôi. Cô ta nói với John, thành viên trong
nhóm của tôi, về tất cả các kế hoạch, số liệu, kết quả, chương trình xúc
tiến trong tương lai v.v của người quản lý tổ của cô ta. Do đó lần nào
tôi cũng có thể đánh bại đối thủ cạnh tranh của mình.

Vậy thì lý do tại sao cô ta lại không nói cho người quản lý của cô ấy biết
tất cả những kế hoạch của chúng tôi giống như cách mà cô ấy nói cho
John? Câu trả lời thật đơn giản: Cô ta không thích người quản lý của
mình. Đấy hoàn toàn là lỗi của anh ta. Anh ta đối xử thô lỗ, nhục mạ,
không hợp tác và không tử tế với nhân viên.

Tôi là người dễ mủi lòng chăng? Không hề. Tôi rất nghiêm túc và thực
tế, tuy nhiên tôi rất tôn trọng họ. Tôi không cần phải mất nhiều công sức
để ý thức được điều này bởi vì nhìn vào sai lầm của đối thủ, tôi cũng biết
mình cần phải cư xử thế nào cho hợp lý.
Nghệ thuật giải quyết các vấn đề "âm ỉ"trong nhóm
Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. Bạn muốn mọi người hợp lòng với
nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hoà với nhau hoặc bất hòa
trong toàn nhóm

1. Làm thuấn nhuần tinh thần đồng đội

- Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ.

- Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm.

- Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề và luôn
khen họ (nếu đáng).

- Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm.

2. Nhận ra các vấn đề

Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. Bạn muốn mọi người hợp lòng với

nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hoà với nhau hoặc bất hòa
trong toàn nhóm. Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu hoặc
dấu hiệu không thoả lòng chung.

3. Chuyện trò với từng người

- Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần
xây dựng.

- Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn nắm rõ nguyên
nhân.

- Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua.

- Cần ngăn chặn kiểu "đổ lỗi" cho người khác – nếu không nó sẽ làm
mất tinh thần đồng đội.

Lãnh đạo nhóm bằng tính tiên phong:

- Liên tục nâng cao tầm nhìn của toàn nhóm.

- Nhận ra và tán dương nhóm hay cá nhân có thành tích xuất sắc.

- Dùng mọi tài khéo léo để lôi cuốn mọi người hợp lực.

4. Xử sự với người gây ra vấn đề

Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động
xa hơn. Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những điều lưu
ý:

- Hãy nói thật những gì bạn thấy được.

- Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm.

- Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi.

- Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề.

- Cần là giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của bạn.

- Không nên cố chấp với người quá quắt.

- Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm.

- Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm.

- Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài.

- Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại hơn.

5. Giải quyết mâu thuẫn

Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn
nhóm. Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có
hứơng xoa dịu tình hình. Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy
cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục. Vấn đề ở đây là
cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê phán.

6. Sử dụng cách giải thích vấn đề

Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cơ hội để cả nhóm
học hỏi và cải thiện. Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và
học hỏi. Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại diến biến
quá trình giải quyết và kết quả giải quyết ra sao.