11 kĩ năng làm việc theo nhóm

KỶ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM
1. Khái niệm nhóm
2. Phân loại
3. Các giai đoan hình thành nhóm.
4. Các vị trí trong nhóm
1. Khái niệmnhóm
 Một nhóm ngườilàmviệctrongcùngmộtvăn phòng
hay thậmchímộtdự án chung không phải lúc nào cũng
tiến hành công việccủamột nhóm làm việc. Nếunhóm
đó đượcquảnlýtheokiểu chuyên quyền độc đoán
hoàn
toàn, có lẽ sẽ không có nhiềucơ hộichosự tác động
qua lại liên quan đếncôngviệcgiữa các thành viên
trong nhóm. Nếucóbấtkỳ tư tưởng bè phái nào trong
nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiếntriển
được. Ngượclại, nhóm làm việclàphương thứccóth
ể
đượ
ctậndụng dù vớinhững cá nhân ở những khoảng
cách xa làm việc ở những dự án khác nhau.
 Nói một cách đơngiản, nhóm làm việctạoramộttinh
thầnhợptác, phốihợp, những thủ tục đượchiểub
iết
chung và nhiềuhơnnữa. Nếu điềunàydiễnratrong
một nhóm người, hoạt động củahọ sẽđượccảithiện
bởisự hỗ trợ chung (cả về thựctế lẫnlýthuyết).
2. Phân loại
2.1 Các nhóm chính thức
 Các nhóm chính thứclànhững nhóm có tổ
chức. Chúng thường cốđịnh, thựchiệncông

việccótínhthiđua, và có phân công rõ ràng.
Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để
giảiquyếtcácvấn đề và điềuhànhcácđề án.
 Các nhóm ở mọicấp độ đượctổ chứctheo
chuyênmônvàmangtínhchấtlâudàiđể đảm
đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm
chứcnăng chính thứcthường đưaranhững ý
kiếnchuyênmôntheocáclĩnh vựcriêngcủa
họ.
2.2 Các nhóm không chính thức
 Những nhóm người nhóm lạivớinhauthất
thường để làm việctheovụ việccótínhchất
đặcbiệtnhằmgiảiquyết nhiều nhu cầu, như:
9 các nhóm thựchiệntheodự án theo thờivụ,
9 các nhóm linh động bàn thảochiếnlượchay
cầndànxếptừng vụ việc,
9 các nhóm nóng cầnvậndụng trí tuệ cho
những đề án cần nhiềusángtạo,
9 những lựclượng đặc nhiệmtạmthờigiảiquyết
gấprútnhững vấn đề đặcbiệttrongthờigian
ngắn
2.3 So sánh các nhóm chính thức và không chính
thức
 Nhóm càng chính thứccàngcần đượchuấnluyệnvề
khả năng lãnh đạocủanóvề các mặtnhư: các quy tắc
củacôngtyvàcácquytrìnhphải tuân theo, thựchiện
các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kếtquảđạt được
trên cơ sở thông lệ.
 Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những
quy trình thấtthường. Những ý kiếnvànhững giảipháp

có thểđượcphátsinhtrêncơ sở tùy thời và các quy
trình lý nghiêm ngặthơn.
 Tuy nhiên, cầnnhớ là, dù chính thứchay khôngchính
thức, việc lãnh đạonhómluônphảihướng về các thành
quả và có sự phốihợpgiữa các nhóm vớinhau.
3. Các giai đoạnhìnhthànhvàpháttriển
 Hình thành
 Xung đột
 giai đoạnbìnhthường hóa
 giai đoạnhoạt động trôi chảy
3.1 Hình thành
 Hình thành là giai đoạn nhóm đượctậphợplại. Mọi
người đềurấtgiữ gìn và rụtrè.
 Sự xung độthiếmkhiđượcphátngônmột cách trực
tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là
tiêu cực.
 Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạnchế bởi
những ý kiếnriêngcủa mình và nhìn chung là khép kín.
 Điềunàyđặcbiệt đúng đốivớimột thành viên kém
quan trọng và lo âu quá.
 Nhóm phầnlớncóxuhướng cảntrở những ngườinổi
trộilênnhư mộtngười lãnh đạo.
3.2 Xung đột
 Xung độtlàgiaiđoạntiếp theo. Khi đó, các bè phái
được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai
chịulùimộtbướctrướckhigiơ nanh múa vuốt.
 Điềuquantrọng nhấtlàrấtítsự giao tiếp vì không có ai
lắng nghe và mộtsố ngườivẫn không sẵnsàngnói
chuyệncởimở.
 Sự thật là, sự xung đột này dường như là mộttháicực

đốivới nhóm làm việccủabạnnhưng nếubạn nhìn
xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy đượcnhững lời
mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bứctranhsẽ rõ hơn.
3.3 Giai đoạnbìnhthường hóa
 Sau đólàgiaiđoạnbìnhthường hóa. Ở giai đoạnnày,
nhóm bắt đầunhậnthấynhững lợiíchcủaviệccộng tác
cùng với nhau và sự giảmbớt xung độtnộibộ.
 Do mộttinhthầnhợp tác mớihiệnhữu, mọi thành viên
bắt đầucảmthấy an toàn trong việcbàytỏ quan điểm
củamìnhvànhững vấn đề này đượcthảoluậncởimở
bên vớitoànbộ nhóm.
 Sự tiếnbộ lớnnhấtlàmọingườicóthể bắt đầulắng
nghe nhau. Những phương pháp làm việc đượchình
thành và toàn bộ nhóm đềunhậnbiết được điều đó.
3.4 Giai đoạnhoạt động trôi chảy
 Và cuối cùng là giai đoạnhoạt động trôi chảy.
 Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn
định trong mộthệ thống cho phép trao đổi
những quan điểmtự do và thoảimáivàcósự
hỗ trợ cao độ củacả nhóm đốivớimỗithành
viên và vớicácquyết định của nhóm.
II/ QUY CHẾ TỔ CHỨC NHÓM
1. Ngườilãnhđạo nhóm
2. Ngườigópý
3. Ngườibổ sung
4. Ngườigiaodịch
5. Người điềuphối
6. Người tham gia ý kiến
7. Ngườigiámsát
4.1 Ngườilãnhđạo nhóm

 Nhiệmvụ: Tìm kiếm các thành viên mới
và nâng cao tinh thầnlàmviệc
 Khả năng phán đoán tuyệtvờinhững năng
lựcvàcátínhcủa các thành viên trong nhóm.
 Giỏitìmracáccáchvượtqua những điểmyếu.
 Có khả năng thông tri hai chiều.
 Biếttạobầukhôngkhíhưng phấnvàlạcquan
trong nhóm.
4.2 Ngườigópý
 Nhiệmvụ:Giám sát và phân tích sự hiệu
quả lâu dài của nhóm.
 Không bao giờ thoả mãn vớiphương sách
kém hiệuquả.
 Chuyên viên phân tích các giảiphápđể thấy
đượccácmặtyếutrongđó.
 Luôn đòi hỏisự chỉnh lý các khuyết điểm.
 Tạophương sách chỉnh lý khả thi
4.3 Ngườibổ sung
 Nhiệmvụ: Đảmbảo nhóm hoạt động trôi chảy
 Suy nghĩ có phương pháp nhằmthiếtlậpbiểuthờigian.
 Lường trướcnhững trì trệ nguy hại trong lịch trình làm
việcnhằmtránhchúngđi.
 Có trí lựcvàmongmuốnviệcchỉnh đốncácsự việc.
 Có khả năng hỗ trợ và thắng vượttínhchủ bại.
4.4 Ngườigiaodịch
 Nhiệmvụ: Tạomốiquanhệ bên ngoài cho
nhóm
 Ngườicóngoạigiaovàphánđoán đúng các
nhu cầucủangườikhác.
 Gây đượcsự an tâm và am hiểu.

 Nắmbắt đúng mứctoàncảnh hoạt động của
nhóm.
 Chín chắnkhixử lý thông tin, đáng tin cậy.
4.5 Người điềuphối
 Nhiệmvụ: Lôi kéo mọingườilàmviệc
chung với nhau theo phương án liên kết
 Hiểunhững nhiệmvụ khó khănliênquantới
nộibộ.
 Cảmnhận đượcnhững ưutiên.
 Có khả năng nắmbắtcácvấn đề cùng lúc.
 Có tài giảiquyếtnhững rắcrối.
4.6 Ngườithamgiaý kiến
 Nhiệmvụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực
đổimớicủa toàn nhóm
 Luôn có những ý kiếnlạc quan, sinh động, thú
vị.
 Mong muốn đượclắng nghe ý kiếncủanhững
ngườikhác.
 Nhìn các vấn đề như những cơ hộicáchtân
đầytriểnvọng chứ không là những tai hoạ.
4.7 Ngườigiámsát
 Nhiệmvụ: Bảo đảmgiữ vững và theo đuổicáctiêu
chuẩncao
 Luôn hy vọng vào những gợiý đầyhứahẹn.
 Nghiêm túc, đôi khi còn cầntỏ ra mô phạm, chuẩnmực.
 Phán đoán tốtvề kếtquả công việccủamọingười.
 Không chầnchừđưavấn đề ra.
 Có khả năng khen lao và tìm ra sai sót.
III/CÁC NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM
1. Tạosựđồng thuận

 Những buổihọplàcáchthứctuyệthảo để bổi
đắptinhthần đồng độivàthóiquenlàmviệc
theo nhóm ngay từ lúc đầumới thành lập
nhóm.
 Những loạtbuổihọpgiúpcácthànhviênmới
làm quen vớinhau, tạosự nhấttrívề các mục
tiêu được giao cùng các vấn đề cầngiảiquyết
về mặttổ chức.
1.Tạo sựđồng thuận
 Những điểmcần ghi nhớ:
9 Mọithànhviêncủa nhóm cầnthống nhấtvề
việcphảinhắmtới.
9 Các mụctiêuchỉổn định khi đãbànthảoxong
các biệnphápthựchiện.
9 Mặc dù các thành viên của nhóm cần được
định hình các mụctiêu, nhưng nên phổ biến
các mụctiêuchocáchộiviênnắm.
9 Để đạt đượcnhững kếtquả cao nhất, các mục
tiêu còn phải đượcthử thách bằng cách kết
hợpgiữanhững mụctiếu chung và mụctiêu
riêng.
2.Thiết lậpcácmốiquanhệ vớiban quảntrị
 Mọi nhóm cầncósự hỗ trợ của đôi ngũ thâm
niên ở cơ quan chủ quản.
 Ba mốiquanhệ chủ yếumànhómcầntớilà:
9 Ngườibảotrợ chính củanhóm
9 Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan
9 Và bấtkỳ ai quảnlýtàichínhcủanhóm
3. Khuyếnkhíchócsángtạo
 Nhiềungườitrở thành những kẻ chỉ biếtlàm

theo kinh nghiệm và tính cách riêng củahọ.
Hãy phá thế thụđộng ấyvàtạotínhsángtạo.
 Đừng để nhóm củabạnbị phân lớpthành
những con ngườichuyênsángtạovànhững
kẻ thụđộng. Muốnvậy, bạnluônbiếthoan
nghênh tính đadạng củacácquanđiểmvàý
tưởng, để rồiláibuổitranhluận đi đếnchỗ
thống nhất.
4. Phát sinh những ý kiếnmới
 Việccóđượcnhững sáng kiến đòi hỏicóngười
lãnh đạovàcầnmộthìnhthứctổ chứcnàođó,
để kếtquả buổihọpcóthể mở ra mộthướng
đi.
 Mọiý kiếncần đượcghichéplênbiểu đồ hay
bảng để mọingườicóthể nhìn thấy. Sau đó,
loạibỏ nhũng ý kiếnbấtkhả thi và tóm tắt
những ý khả thi.