Quy tắc hourensou trong làm việc nhóm potx

Quy tắc hourensou trong làm việc nhóm

Có lẽ nếu được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản,
ai cũng biết đến quy tắc HourenSou trong làm việc nhóm. Svcoi
khi được học ở trường, cũng như tiếp xúc với nhiều đàn anh đã
làm việc ở Nhật , cả những đàn anh là người Nhật Bản đều được
nghe về quy tắc này, và đang từng bước thực hiện nó theo thói
quen một cách quy củ.

- Nếu để ý bạn sẽ thấy, trên thế giới, các tập đoàn của Nhật đều
có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Người
Nhật khi tiếp xúc cũng sẽ thấy đều là những người có tinh thần
tập thể cao. Có thể thấy điều làm nên “Thần kì Nhật Bản” trong
thế kỉ 20 nhờ một phần lớn vào sự cần cù và tinh thần làm việc
đồng đội cao của người Nhật hơn là tính sáng tạo của họ.

1. Quy tắc HourenSou là gì ?

- Trước hết, có thể hiểu HourenSou là quy tắc giao tiếp cơ bản
giữa các thành viên trong nhóm.

+ Hou (報) là viết tắt của Houkoku(報告) : có nghĩa là báo cáo.

+ Ren(連) là viết tắt của Renraku(連絡) : có nghĩa là liên lạc.

+ Sou(相) là viết tắt của Soudan(相談): có nghĩa là bàn bạc.

=> Có thể thấy, hiểu theo ngôn ngữ thì HourenSou đơn giản là :
Báo cáo – Liên Lạc – Bàn Bạc.

2. HourenSou như thế nào ?

- Trong một thời gian, svcoi cũng nghĩ, tại sao quy tắc tưởng
như đơn giản trong liên lạc như vậy, mà người ta lại nhắc đi,
nhắc lại nó như một điều kiện tiên quyết để vận hành một nhóm
làm việc hiệu quả? Thông thường khi làm việc nhóm, người ta
vẫn báo cáo, liên lạc, và bàn bạc đó thôi ?

- Một thời gian khi để ý một chút trong quá trình tương tác giữa
các thành viên trong nhóm, đặc biệt là giữa người trưởng nhóm
(Leader) và các thành viên còn lại, svcoi nhận thấy rằng, việc
hoạt động nhóm hiệu quả được cải thiện phần lớn là ở việc
chúng ta giao tiếp, liên lạc với nhau. Trong quá trình đó, svcoi
nhận ra một số những kinh nghiệm trong việc sử dụng hiệu quả
quy tắc trên.

a. Báo cáo (Houkoku- 報告):

Có một câu chuyện mà mình được nghe nhiều từ các đàn anh.
Nó như thế này :

- Thường có một sự khác biệt nhỏ giữa kỹ sư người Việt và
người Nhật (nói rộng là người nước ngoài) trong làm việc nhóm.
Đó là khi được nhóm trưởng giao cho một phần việc trong toàn
bộ công việc của cả nhóm.Đơn giản là 1 module trong nhiều
module mà nhóm phải cùng nhau hoàn thành trong một thời hạn
nhất định.

Thường thì khi làm phần việc của mình, khi gặp vấn đề khó
khăn, nhất là những vấn đề mang tính kĩ thuật, kỹ sư người Việt
thường cố gắng giải quyết vấn đề đó một mình.Cách làm việc đó

hoàn toàn không xấu, nhưng nếu vấn đề khó đó, khi không thể
giải quyết được, đến sát hạn định giao sản phẩm cho khách
hàng,1 module chưa được hoàn thành, thì cả nhóm bị đình trệ
hoàn toàn, trong tình huống đó, các thành viên khác trong nhóm
cùng giúp đỡ tháo gỡ khó khăn, thì có thể là đã quá muộn để cứu
vãn tình thế. Vậy nên, thường khi gặp vấn đề khó giải quyết,
thói quen của một kỹ sư phần mềm là :

+ Ngay lập tức báo cáo cho người lãnh đạo có quan hệ gần
nhất.(trong nhóm thì trực tiếp lãnh đạo là nhóm trường)

+ Báo cáo ngắn gọn tình huống đang gặp phải, tình trạng của
vấn đề.

+ Hướng giải quyết vấn đề đang gặp phải: Đang xử lý như thế
nào, xử lý đến đâu…. Nếu có nhiều hướng giải quyết thì báo cáo
lại để cấp trên lựa chọn hướng giải quyết tốt nhất, và cả nhóm sẽ
theo hướng giải quyết đó.

b. Liên lạc (Renraku-連絡)

Vẫn tiếp tục tình huống trên. Thường thì khi bạn gặp phải vấn
đề, đồng thời với việc báo cáo với cấp trên, bạn cũng phải liên
lạc với các bên liên quan để họ có thể năm được tình hình công
việc bạn đang làm. Ở đây, ngoài việc báo cáo với nhóm trưởng,
người kỹ sư thường liên lạc với các thành viên khác trong nhóm
đang xây dựng các module khác liên quan tới module đang gặp
vấn đề, để họ có thể nắm được tình hình, và góp ý giải quyết vấn
đề đó. Thường việc liên lạc ở đây có nội dung tuơng tự với việc
báo cáo. Nếu trong quá trình giải quyết vấn đề , việc liên lạc cá

nhân giữa 2 người (liên lạc 1-1) và giữa cá nhân với những
người khác trong nhóm (1-n), có thể là những trai đổi với những
nội dung chi tiết hơn.

c. Bàn bạc Soudan(相談)

Khi đã báo cáo tình huống, liên lạc với các bên liên quan, vấn đề
chưa được giải quyết, hay chưa có cách giải quyết ổn thỏa. Cả
nhóm lúc này sẽ họp nhau lại ,trực tiếp bàn bạc và đưa ra
phương án tốt nhất để giải quyết vấn đề, và tiếp tục hoàn thành
công việc chung. Chi tiết về việc bàn bạc hay giải quyết vấn đề
thì có lẽ trong bài viết này không thể nói hết. Các kỹ thuật, kinh
nghiệm bàn bạc, giải quyết vấn đề theo nhóm có thể được linh
hoạt áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau (svcoi sẽ cố
gắng tìm hiểu và trao đổi với các bạn ở các bài viết trên blog)
Sau một thời gian được dẫn dắt làm việc trong nhóm (một số
project nhỏ về IT, và các hoạt động khác),tiếp xúc với quy tắc
này, svcoi cảm thấy giữa Báo Cáo – Liên Lạc – Bàn bạc không
phải lúc nào cũng phải hoàn thành tất cả các bước, hay theo
trình tự cứng nhắc, mà có thể linh hoạt áp dụng.Có thể đơn giản,
khi gặp vấn đề, bạn báo cáo ngay cho nhóm trưởng, đưa cách
giải quyết, nếu hợp lý, nhóm truởng đồng ý, bạn giải quyết vấn
đề đó luôn. Hay chính trong khi báo cáo, bạn và nhóm trưởng
trao đổi, đó cũng chính là bàn bạc. Và có thể ngay trong khi báo
cáo, bạn đã đồng thời cho các bên liên quan biết qua báo cáo của
bạn với nhóm trưởng, vô hình chung bạn đã liên lạc với những
người đồng đội của bạn trong nhóm.

3. Một số điều lưu ý về HourenSou

- Theo cảm nhận của svcoi, điều làm nên tính hiệu quả của quy
tắc HouRenSou , chính là việc bạn báo cáo vấn đề một cách
nhanh chóng, và cả nhóm biết được công việc bạn đang làm.
Vậy nên, khi làm việc nhóm cùng nhau, có lẽ điều tiên quyết đó
là việc bạn thông báo cho nhóm trưởng, cũng như các thành viên
khác về vấn đề bạn gặp phải trong thời gian sớm nhất. Giữ lại
vấn đề để giải quyết một mình không phải là ý kiến hay trong xu
thế hiện nay (ý kiến chỉ mang tính cá nhân :mrgreen: ).

- Chính việc cả nhóm đều biết tiến trình công việc đang làm,dẫn
tới việc cả nhóm có thể cùng nhau đổi hướng, đưa ra những
phương pháp giải quyết vấn đề tốt hơn một cách dễ dàng và ăn
khớp.

- Việc báo cáo, liên lạc trong nhóm nên ngắn gọn, và tuân theo
quy tắc 5W1H đó là : What, where,when,why,who và How. Như
thế các thành viên của nhóm sẽ dễ dàng bao quát vấn đề và
hướng đi một cách nhanh chóng nhất.

- Trong nhóm có thể thống nhất 1 quy tắc ghi chép chung, hay
công cụ ghi chép chung (ví dụ sơ đồ tư duy – MindMap chẳng
hạn), để có thể thuận tiện trong trao đổi.

HourenSou có lẽ là quy tắc căn bản và hay nhất để liên lạc trong
nhóm mà mình biết (cho đến thời điểm hiện tại), và cũng tìm
hiểu nhưng chưa thấy quy tắc giao tiếp tương đương nào từ các
luồng văn hóa khác (có thể do hiểu biết còn hạn hẹp :oops: ). Hi
vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ có được những quy tắc liên
lạc hiệu quả trong nhóm của mình.