Tìm kiếm email hiệu quả trong Gmail ppsx

Tìm kiếm email hiệu quả trong Gmail
Chức năng tìm kiếm email đã hiện diện trong Gmail
đã khá lâu, tuy nhiên, để khai thác tối đa chức năng tìm
kiếm, bạn cần tận dụng một số thủ thuật tương tự như
khi tìm kiếm trên Google.

This image has been resized. Click this bar to view the full
image. The original image is sized 640x321px.

Tìm kiếm email trong Gmail sẽ nhanh chóng, hiệu quả và
chính xác hơn với các cú pháp. (Ảnh minh họa: Internet)
Cú pháp tìm kiếm
Để kết quả tìm kiếm một email hay nội dung có trong email
được chính xác, bạn cần vận dụng một số cú pháp sau:
* Tìm theo nhãn (label). Gmail cho phép người dùng quản
lý email theo nhãn (label) rất tiện lợi. Với từng loại email,
người dùng có thể tạo một nhãn như “Quản trị mạng“, rồi
tạo thêm một bộ lọc (filter) tự động gán nhãn này cho các
email mang địa chỉ gửi đến.
Cú pháp: label: tên nhãn từ khóa tìm kiếm. Ví dụ: label:
quản trị mạng thủ thuật (kết quả trả về là các email mang
nhãn quản trị mạng và có chứa từ khóa thủ thuật).
* Dùng dấu ngoặc kép (” “) sẽ cho kết quả trả về chính
xác với các email mang nội dung từ khóa bên trong dấu
ngoặc kép.
Cú pháp “từ khóa cần tìm kiếm” . Ví dụ: “tin bài quản trị
mạng”.
* Subject (tiêu đề): tìm kiếm email có tiêu đề theo yêu
cầu.
Cú pháp “subject:từ khóa tìm kiếm” (không bao gồm dấu
ngoặc kép). Ví dụ: subject:thông báo từ quản trị mạng.

Tìm theo tiêu đề email có từ khóa “ces”.
* Tìm theo xuất xứ (from): kết quả sẽ tìm các email có
nguồn gốc từ “từ khóa tìm kiếm“.
Cú pháp là “from:tên người gửi hay địa chỉ email đầy đủ”
(không bao gồm dấu ngoặc kép). Ví dụ: from: Quản trị
mạng hoặc from:
Ngược lại, bạn cũng có thể tìm các email gửi đến (to) một
địa chỉ nào đó với cú pháp tương tự, thay from bằng to.
Ngoài ra, có thể áp dụng tương tự cho email gửi kèm (cc)
và gửi kèm ẩn danh (bcc), thay thế cc hay bcc vào vị trí của
from.
* Tìm trong thư mục: hộp thư Gmail được phân chia làm
các thư mục như hộp thư (inbox), thùng rác (trash), thư rác
(spam) và khi bạn đang ở thư mục nào thì kết quả tìm
kiếm sẽ chỉ hiện ra các email trong thư mục đó. Do đó, nếu
cú pháp là in:tên nhãn hoặc in:inbox/trash/spam/anywhere
(anywhere là tìm tất cả các thư mục). Ví dụ: Để tìm các
email được gán một nhãn nhất định ta gõ in:quản trị mạng
(quản trị mạng là tên nhãn) hay in:inbox quản trị mạng để
tìm email trong hộp thư có chữ quản trị mạng.
* Tìm theo trạng thái. Trong Gmail, ngoài nhãn (label),
bạn còn có các dạng đánh dấu email khác như đánh dấu sao
(starred). Do đó, khi cần tìm một email được đánh dấu sao
có nội dung như ý muốn thì gõ cú pháp is:starred từ khóa
tìm kiếm.
Nếu muốn tìm với các email chưa đọc (unread) / đã đọc
(read) hay đoạn chat (Gtalk trong Gmail) thì gõ cú pháp
is:unread/read/chat từ khóa tìm kiếm.

Tìm theo trạng thái, Gmail đã gợi ý sẵn các trạng thái.
* Tìm theo thời gian. Nếu nhớ được khoảng thời gian
nhận email cần tìm, bạn có thể dễ dàng tìm theo khoảng
thời gian cố định theo cú pháp:
- before:yyyy/mm/dd (năm/tháng/ngày) từ khóa tìm kiếm:
tìm các email trước thời gian đặt ra. Ví dụ:
before:2010/12/30 chúc Tết sẽ lọc ra các email có chữ chúc
Tết được gửi đến trước ngày 30-12-2010.
Tương tự vậy, có thể tìm các email gửi đến sau một mốc
thời gian với cú pháp after:yyyy/mm/dd hoặc kết hợp giữa
before và after để tìm trong một khoảng thời gian nhất
định.
Ví dụ: after:2011/01/15 before:2010/12/30 chúc Tết
* Tìm theo tên file đính kèm. Các email có tập tin đính
kèm vẫn có thể tìm qua cú pháp filename:tên-file.format
(format là định dạng tập tin).
Ví dụ ta cần tìm tập tin baicongtac.pdf đính kèm trong một
email nào đó từ trong hộp thư thì gõ
filename:baicongtac.pdf.
Nếu không nhớ tên tập tin, bạn có thể tìm và lọc chỉ với
định dạng tập tin (format). Cú pháp sẽ là filename:format.
Ví dụ: filename:pdf.
Cuối cùng, để tìm tất cả email có tập tin đính kèm (file
attachment) thì dùng cú pháp has:attachment.
Ví dụ: from:thuthuatso.com has:attachment, kết quả trả về
sẽ ra các email từ thuthuatso.comcó kèm tập tin đính kèm.

Tìm email có tập tin đính kèm.
Kết hợp tìm kiếm
Những cú pháp tìm kiếm trên có thể kết hợp với nhau để

khoanh vùng tìm kiếm nhằm cho ra kết quả chính xác nhất.
Khi số lượng email theo nhiều năm lên đến vài ngàn đến
hàng chục ngàn thì việc áp dụng các cú pháp sẽ rất hiệu
quả.
* Dấu trừ “-”. Sử dụng khi cần loại bỏ bớt ngữ cảnh. Ví
dụ: has:attachment -filename:zip, kết quả trả về là các
email chứa tập tin đính kèm nhưng không bao gồm các tập
tin dạng nén zip.
* Hoặc là (OR) hay Và (AND). Đưa OR và AND vào cú
pháp tìm kiếm nhằm bổ sung thêm tùy chọn tìm kiếm.
Ví dụ: from: OR from:
, tìm kiếm các email được
gửi bởi một trong hai địa chỉ này. Thay OR bằng AND, ta
có các email được gửi bởi cả hai địa chỉ.