Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại sotrans logistics

Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 1
- 1 - - 1 -
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - TÀI CHÍNH TP HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO KIẾN TẬP
ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN
THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP
KHẨU TẠI SOTRANS LOGISTICS


SVTH: LƯU THẾ VĨNH
MSSV: 0854011014
GVHD:NGUYỄN THI DƯỢC
CVHD: LÝ THỊ PHƯƠNG
HÀ
LỚP : 08QK11
Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 12, năm 2011
1
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 2
- 2 - - 2 -
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên tôi xin chân thành cảm ơn tới quý công ty Sotrans đã tạo điều
kiện tốt nhất để tôi hoàn thành tốt bài báo cáo kiến tập này.
Trong thời gian này, tôi đã học tập được rất nhiều điều bổ ích, sự kết hợp
nhuần nhuyễn giữa lý thuyết và thực tế của quy trình xuất nhập khẩu. Và hơn nữa,
chúng tôi đã nhận được sự hỗ trợ rất nhiệt tình của Chuyên Viên Hướng Dẫn Lý
Thị Phương Hà trong các bài hướng dẫn thú vị của chị. Xin chân thành cảm ơn chị
vì những kiến thức và kĩ năng vô giá này.

Đặc biệt cảm ơn Giảng Viên Hướng Dẫn Nguyễn Thị Dược đã tận tình
hướng dẫn chúng em hoàn thành bài báo cáo kiến tập thực tế tại công ty Sotrans.
2
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 3
- 3 - - 3 -
LỜI MỞ ĐẦU
Thực tế, các nước trên thế giới đang tiến dần đến thương mại quốc tế, mở
rộng các hoạt động kinh tế đối ngoại, đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu có ý
nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của một quốc gia cũng
như từng doanh nghiệp. Hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam cũng trải qua nhiều
giai đoạn với những sự thay đổi khác nhau, góp phần vào việc phát triển công
nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước. Cụ thể hơn , trong thời gian thực tập tại công
ty SOTRANS LOGISTICS, em đã có cơ hội tiếp cận và biết được thực tiễn hoạt
động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty, nhờ đó giúp em càng hiểu rõ hơn
những kiến thức thực tế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Để đẩy mạnh hoạt động ngoại thương ngày càng phát triển, cụ thể là hoạt
động nhập khẩu thì điều hết sức cần thiết là làm thế nào để thực hiện hợp đồng có
hiệu quả. Đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung và công ty Sotrans nói
riêng, việc ký được một hợp đồng ngoại thương đã khó nhưng thực hiện hợp đồng
sao cho có hiệu quả càng khó hơn. Chính vì thế, việc đi sâu nghiên cứu quy trình
thực hiện hợp đồng nhập khẩu và thực tế phát sinh là hết sức cấp thiết và có ý
nghĩa quan trọng, và đó cũng là lý do em chọn để tài “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI
PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI
SOTRANS LOGISTICS”
3
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 4
- 4 - - 4 -
Xác nhận của đơn vị kiến tập

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
4
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 5
- 5 - - 5 -
Nhận xét của giảng viên hướng dẫn
………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
.
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
5
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 6
- 6 - - 6 -
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN……………………………………………………………………2
LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………………3
Xác nhận của đơn vị kiến tập…………………………………………………… 4

Nhận xét của giảng viên hướng dẫn…………………………………………….5
Danh mục bảng……………………………………………………………… 8
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần kho vận Miền Nam 9
1.1 Giới thiệu về tổng công ty cổ phần kho vận Miền Nam……………….9
1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng từng phòng ban
………………………… 15
1.3 Tình hình nhân sự của Sotrans Logistics………………………………16
1.4 Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Sotrans Logistics từ năm
2007 đến 2010 hiện nay
………………………………………………………17
Chương 2: Phân tích quy trình nhập khẩu hàng hóa tại xí nghiệp giao nhận
quốc tế Sotrans Logistics………………………………………………………20
2.1
Quy trình tổng quan
…………………………………………………. 20
2.1.1
Nhận chứng từ liên quan đến nhập khẩu hàng hóa……………… 21
2.1.2 Chuẩn bì hồ sơ khai báo hải quan………………………………. 22
2.1.3 Lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu (D/O)…………………………. 22
2.1.4 Chuẩn bị phương tiện vận chuyển……………………………… 23
2.1.5 Làm thủ tục hải quan…………………………………………… 23
2.1.6 Tổ chức nhận hàng……………………………………………… 24
2.2 Phân tích quy trình nhận một lô hàng cụ thể tại Sotrans Logistics… 26
2.2.1 Ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa………………………………… 26
2.2.2 Nhận hồ sơ, lên chứng từ chuẩn bị hồ sơ thủ tục hải quan…………… 26
2.2.3 Lấy lệnh giao hàng D/O, làm giấy mượn Container…………………… 28
6
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 7
- 7 - - 7 -

2.2.4 Sắp xếp phương tiện vận tải……………………………………………. 29
2.2.5 Làm thủ tục nhận hàng tại cảng………………………………………….29
2.2.6 Vận chuyển hàng về kho……………………………………… …30
2.2.7 Hoàn tất giao hàng………………………….………………… …31
2.2.8 Lưu hồ sơ………………………….…………………………. ….32
2.3 Phân tích tình hình giao nhận hàng hóa tại Sotrans Logistics…… 33
2.4 Đánh giá chung về hoạt động nhận hàng nhập khẩu tại
Sotrans Logistics………………………….…………………………… 33
2.4.1 Điểm mạnh………………………….……………………………34
2.4.2 Điểm yếu………………………….…………………………… 35
2.4.3 Cơ hội………………………….…………………………………35
2.4.4 Đe dọa………………………….…………………………………35
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng nhập
khẩu tại Sotrans Logistics………………………….…………………. 36
3.1 Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu tại
Sotrans Logistics………………………….………………………….….36
3.1.1 Giải pháp 1: Chiến lược phát triển nhân sự của Sotrans….36.
3.1.2 Giải pháp 2: Xây dựng, củng cố cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho
công tác giao nhận. ………………………….……37
3.1.3 Giải pháp 3: Cải tiến chất lượng dịch vụ, không ngừng nâng cao chất lượng
dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng………… 39
3.2 Kiến nghị………………………….…………………………… 40
3.2.1 Đối với cơ quan nhà nước………………………….……. 41
3.2.2 Đối với hải quan………………………….……………….42
3.2.2 Đối với ban lãnh đạo công ty………………………….… 43
Kết luận………………………….………………………….………… 44
7
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 8
- 8 - - 8 -

Danh mục bảng
Bảng 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty ……………………………… 12
Bảng 1.2:
Các chi nhánh trực thuộc…………………………………13
Bảng 1.3:
Các văn phòng trực thuộc……………………………… 13
Bảng 1.4:
Cơ cấu tổ chức…………………………………………… 16
Bảng 1.5:
Tình hình nhân sự của Sotrans Logistics……………… 17
Bảng 1.6: Doanh thu hoạt động kinh doanh…………………………18
Bảng 2.1: Tình hình giao nhận theo thị trường 32
Bảng 2.2: Tình hình giao nhận hàng hóa theo cơ cấu mặt hàng……33
8
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 9
- 9 - - 9 -
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần kho vận Miền Nam
1.1. Giới thiệu về tổng công ty cổ phần kho vận Miền Nam
Tên công ty :Công ty cổ phân Kho vận Miền Nam
Tên tiếng Anh: South Logistics Joint Stock Company
Tên viết tắt: Sotrans
Trụ sở chính: 1B Hoàng Diệu , Quận 4 , TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: (84.8) 38253009
Fax: (84.8) 3826 6593
Email:
Website: www.sotrans.com.vn
CÔNG TY CP KHO VẬN MIỀN NAM – SOTRANS được thành lập từ năm 1975
với hệ thống kho và vận chuyển chủ lực của ngành thương mại, đến năm 2007
SOTRANS chuyển đổi từ Doanh nghiệp nhà nước sang Công ty cổ phần và đã

hoạt động mạnh trong các lĩnh vực kho đa chức năng, kinh doanh xăng dầu, giao
nhận vận tải quốc tế.SOTRANS hiện đang là một trong những công ty hàng đầu
trong ngành giao nhận vận tải quốc tế, giao nhận hàng hóa XNK và dịch vụ Kho
đa chức năng tại Việt Nam. Trong năm 2010 Công ty tiếp tục phát triển hoạt động
Cảng thông quan nội địa với tổng vốn đầu tư hơn 50 tỉ đồng nhằm hoàn thiện
chuỗi dịch vụ logistics vốn đã được khẳng định qua uy tín thương hiệu Sotrans
trên thị trường. Trong tương lai Công ty sẽ tiếp tục phát triển đa ngành với các
hoạt động kinh doanh xăng dầu, đầu tư cảng, trung tâm phân phối, hậu cần, tiếp
vận, trung tâm thương mại, khách sạn, văn phòng phức hợp (theo qui hoạch của
thành phố và các tỉnh) SOTRANS hiện có 7 đơn vị thành viên hoạt động trong các
lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, kho đa chức năng, kinh doanh xăng dầu. Công
ty có hệ thống đại lý tại hơn 70 quốc gia trên thế giới, trong đó tập trung vào các
9
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 10
- 10 - - 10 -
thị trường lớn như Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU Với hệ thống đại lý mạnh ở
các cảng lớn trên thế giới, có quan hệ mật thiết với các hãng tàu uy tín, các dịch vụ
của công ty luôn đảm bảo đúng lịch trình với giá cước phù hợp, đáp ứng yêu cầu
riêng của từng khách hàng. Kinh doanh kho hiện là thế mạnh của Sotrans với hệ
thống kho ngoại quan và kho chứa hàng đa chức năng với hơn 35 năm kinh
nghiệm. Hệ thống kho của SOTRANS hiện có hơn 230.000 m
2
, nằm tại trung tâm
TP. HCM, các khu vực lân cận và các khu công nghiệp tiếp giáp với sông Sài Gòn
thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ lẫn đường sông.
SOTRANS được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan mẫu đầu tiên tại
Việt Nam. Việc công nhận này cùng với chứng nhận đại lý hải quan điện tử do Hải
quan TP.HCM cấp trước đó, SOTRANS có thể thay mặt chủ hàng ký tên, đóng
dấu trên tờ khai hải quan, giải quyết các vấn đề phát sinh, giúp tiết kiệm thời gian

và chi phí thông quan hàng hóa cho khách hàng. Điều đó khẳng định tính chuyên
nghiệp và trách nhiệm của SOTRANS trong dịch vụ khai báo hải quan.
Các dịch vụ của SOTRANS được bảo hiểm trách nhiệm toàn phần, góp phần hạn
chế rủi ro cho khách hàng khi sự cố xảy ra. Thông tin về hàng hóa thường xuyên
được cập nhật, với những khách hàng lớn, công ty cử cán bộ thường xuyên có mặt
tại văn phòng của khách để giải quyết ngay nhu cầu mới phát sinh, được khách
hàng tin cậy và đánh giá cao. SOTRANS đã được các tập đoàn đa quốc gia như
Scavi, Cargil, Holcim, Uni Presdent, PepsiCo, Samsung, P&G, Colgate
Palmolive lựa chọn là nhà cung ứng dịch vụ giao nhận tại thị trường Việt Nam.
Quá trình hình thành và phát triễn
1975 SOTRANS được thành lập.
1990 Thành lập XN Hóa Dầu SOLUBE.
Thành lập XN Dịch Vụ Kho Vận Giao Nhận.
1992 Thành lập XN Đại Lý Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế.
1993 Thành lập Văn phòng đại diện Công ty Kho Vận Miền Nam tại
Đồng Nai.
1995 SOTRANS là thành viên Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt
Nam (VCCI).
10
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 11
- 11 - - 11 -
1996 SOTRANS là thành viên Hiệp hội Giao Nhận Kho Vận Việt Nam
(VIFFAS).
1997 Hợp tác với GEMADEPT xây dựng cảng ICD Phước Long 2.
SOTRANS là thành viên Hiệp hội Vận tải giao Nhận Quốc tế (FIATA).
1999 Thành lập Chi nhánh Công ty Kho Vận Miền Nam tại Hà Nội.
2000 Thành lập Chi nhánh Công ty Kho Vận Miền Nam tại Cần Thơ.
2001 Đạt chứng nhận ISO 9001: 2000 trong lĩnh vực dịch vụ logistics do
tổ chức DNV cấp.

Thành lập nhà máy sản xuất dầu
nhớt SOLUBE.
2002 Thành lập Văn phòng đại diện Công ty Kho Vận Miền Nam tại Bình
Dương.
2003 SOTRANS nhận Huân Chương Lao Động Hạng ba.
2005 SOTRANS nhận Huân Chương Lao Động Hạng nhì.
SOTRANS là thành viên Hiệp Hội Vận Tải Hàng Không Quốc Tế (IATA).
2007 SOTRANS được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần với tên mới
là CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM.
2009 SOTRANS đoạt giải thưởng Sao Vàng đất Việt 2009.
2010 Thành lập xí nghiệp giao nhận vận tải quốc tê tiêu điểm ( Sotrans
focus )
Thành lập cảng kho vận ( Sotrans ICD)
Thành lập xí nghiệp Vật tư xăng dầu ( Sotrans Petrol)
Sotrans nhận huân chương lao động hạng nhất
11
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 12
- 12 - - 12 -
Sơ đồ tổ chức của công ty
Bảng 1.1
Văn phòng trụ sở chính Công ty
Công ty cổ phần Kho vận Miền Nam
1B Hoàng Diệu,P.13 , Q. 4 , Tp. HCM
Các đơn vị trực thuộc
STT Đơn vị Địa chỉ
1 Xí nghiệp Đại lý Giao nhận vận
tải quốc tế
Số 1B Hoàng Diệu, Q4, Tp. HCM
2 Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao

nhận
Số 1B Hoàng Diệu, Q4, Tp. HCM
3 Xí nghiệp dịch vụ Kho bãi Cảng Km 9 Xa Lộ Hà Nội Q.TĐ, Tp.
HCM
4 Xí nghiệp Hóa dầu Solube 18 Hoàng Diệu, P.12, Q.4, TP.HCM
12
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 13
- 13 - - 13 -
Các chi nhánh trực thuộc
STT Đơn vị Địa chỉ
1. Chi nhánh SOTRA
NS tại Hà
Nội
Số 30 Đoàn Thị Điểm, Hà Nội.
2. Chi nhánh SOTRA
NS tại Cần
Thơ
Số 08 Đường 3/2, Ninh Kiều, C
ần
Thơ.
Bảng 1.2
Các văn phòng trực thuộc
STT Đơn vị Địa chỉ
1. Văn phòng Bình Dương 196 Bình Dương, Thị Xã Thủ Dầ
u 1,
Bình Dương
2. Văn phòng Đồng Nai 1/3A KCN Biên Hòa 2, Đồng Nai
3 Văn phòng Đà Nẵng 245 Trưng Nữ Vương, Q.Hải Châu,
Đà

Nẵng
4 Văn phòng Hải Phòng 11 Võ Thị Sáu, Ngô Quyền, Hải Phòng
Bảng 1.3
Sơ đồ tổ chức của công ty
13
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 14
- 14 - - 14 -
Các hoạt động kinh doanh và dịch vụ của công ty
Hiện nay, Công ty có một số hoạt động kinh doanh chính như sau:
o Dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế
o Dịch vụ kho đa chức năng
o Sản xuất, kinh doanh xăng, dầu, nhớt
o Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khấu
Giới thiệu về Xí nghiệp Đại Lý Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế ( Sotrans
Logistics )
1.1 Giới thiệu:
Tên tổ chức: Xí nghiệp đại lý giao nhận vận tải quốc tế
Tên giao dịch : Sotrans International Freight Forwarder
Tên viết tắt: Sotrans Logistics
Giám đốc: Đặng Vũ Thành
Các dịch vụ :
•
Vận tải đa phương thức
14
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 15
- 15 - - 15 -
•
Vận tải hàng không, hàng hải, giao nhận nội địa

•
Xe tải thường, siêu trường và siêu trọng.
•
Cho thuê nhà kho
SOTRANS LOGISTICS là một trong bảy công ty trực thuộc tổng công ty Cổ phần
kho vận Miền Nam (SOTRANS), là đơn vị được đánh giá mang lại hiệu quả kinh
tế cao nhất cho tổng công ty.
Công ty cung cấp chuỗi dịch vụ logistics từ khâu nhận hàng , tổ chức đóng gói
,lưu kho, thuê phương tiện vận tải , thủ tục hải quan và giao nhận đến điểm cuối
theo chỉ định của chủ hàng , được khách hàng lựa chọn
Tổng Giám đốc công ty kho vận Miền Nam ra quyết định thành lập xí nghiệp Đại
lý giao nhận vận tải quốc tế trực thuộc công ty Cổ phần Kho vận Miền Nam theo
quyết định số 171/KV- QĐ ngày 12/09/1994 và được hạch toán độc lập.
Chức năng:
Tổ chức kinh doanh đại lý giao nhận vận tải quốc tế bằng các loại phương
tiện vận tải đường biển , đường hàng không, đường bộ, đường sắt, hoặc vận tải đa
phương thức theo yêu cầu của chủ hàng hoặc các công ty giao nhận vận tải khác
được ủy thác.
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến dịch vụ hải quan , quản lý các trạm
tiếp nhận và phát hành hàng lẻ CFS theo đúng quy định của cơ quan chức năng để
tiến hành việc gom phát hàng lẻ, các hàng hóa mậu dịch và phi mậu dịch.
Nhiệm vụ
Tổng hợp các yêu câu của khách hàng và đoán kahr năng phát triễn của các
nhu cầu và đối tượng phục vụ trong năm kế hoạch. Đồng thời , cùng với công ty
xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, tỏ chức thực hiện kế hoạch
kinh doanh sau khi đã được giám đốc công ty phê duyệt.
Chấp hành nghiệm túc các chế độ , chính sách , phát luật nhà nước và các
tập quán quốc tế về các lĩnh vực liên quan đến công tác giao nhận vận tải, các quy
15
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược

Page 16
- 16 - - 16 -
định về tài chính , tài sản lưu động, được công ty giao và tài sản tự có của xí
nghiệp , tất cả phải được bảo vệ và sử dụng đúng mục đích.
1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng từng phòng ban
Cơ cấu tổ chức:
Bảng 1.4
Phòng kế toán:
Nhiệm vụ: hoạch định đầy đủ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, báo cáo
số liệu chính xác, đầy đủ. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ nắm vững công nợ của
khách hàng nhằm thúc giục việc thu hồi công nợ.
Phòng giao nhận:
Nhiệm vụ: Chuyên đảm nhận các công việc liên quan đến các dịch vụ giao
nhận hàng hóa từ khâu làm chứng từ cho tới khâu chuyên chở, giao nhận hàng hóa
theo nhu cầu của khách hàng. Phối hợp với các phòng ban khác để tạo ra giá trị
lớn nhất về dịch vụ cho khách hàng
Là phòng lớn nhất cả Sotrans Logistics với hơn 40 nhân viên dày dặn kinh
nghiệm chuyển đảm nhận các công việc liên quan đế các dịch vụ giao nhận hàng
hóa
Phòng đại lý đường biển :
Nhiệm vụ: Chuyên thực hiện các dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu bằng đường biển.
Phòng đại lý hàng không:
Ban giám đốc
Phòng giao
nhận
Phòng ĐL
đường biển
Phòng ĐL
Hàng

Không
Phòng
Bịnh
Dương
Phòng
Sotode
Phòng
Hành
chính
Phòng
Kế toán
16
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 17
- 17 - - 17 -
Nhiệm vụ: Chuyên thực hiện các dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu bằng đường hàng không.
Phòng Sotode:
Nhiệm vụ: Phòng chuyên kinh doanh cước phí vận tải, đổi tượng khách
hàng chủ yếu là những doanh nghiệp xuất nhập khẩu với khối lượng hàng nhỏ và
trung bình
Phòng đại lý ở Bình Dương:
Nhiệm vụ: Thực hiện cái nghiệp vụ giao nhận hàng hóa cho khách hàng tại
Bình Dương.
1.3 Tình hình nhân sự của Sotrans Logistics
Phân loại Số nhân viên Tỉ lệ Độ tuổi trung bình
Phòng giao nhận 55 45.4% 32
Phòng đại lý đường biển 35 28.9% 26
Phòng đại lý hàng không 15 12.4% 28
Phòng hành chính nhân sự 6 5% 30

Phòng kế toán 10 8.3% 27
Tổng 121 100% 29
Bảng 1.5
(Nguồn : Phòng hành chính nhân sự)
Trong nhiều năm qua Sotrans Logistics luôn phát triễn không ngừng nguồn
nhân lực của mình để nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả hoạt động. Trình độ
học vấn của nhân viên tương đối cao với 74,45% nhân viên có trình độ đại học và
trên đại học. Toàn bộ nhân viên làm tại công ty đều được đào tạo khá bài bản về
chuyên môn và được bố trí làm việc ở những vị trí tương xứng. Hiện nay, nhân
viên của Sotrans logistics có mức lương hàng tháng trung bình 8 triệu đồng/người
một mức lương khá cao.
1.4 Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Sotrans Logistics từ
năm 2007 đến 2010 hiện nay
17
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 18
- 18 - - 18 -
Cơ cấu mặt hàng xuất nhập khẩu:
- Giao nhận: Thực phẩm, thức ăn gia súc, bao bì, nguyên vật liệu, máy
móc, hóa chất, được phẩm, dược liệu
- Xuất: hàng may mặc, da giày, đồ gỗ và thủ công mỹ nghệ, thực phẩm,
nông thổ sản, linh kiện điện tử, cao su và plastic…
- Nhập: thiết bị máy móc, thiết bị y tế, thức ăn gia súc, nguyên phụ liệu
sản xuất, trang trí nội thất…
 Thị trường:
- Thị trường chính của văn phòng: Hàng xuất đi EU, Mỹ, Hàn Quốc, Nga,
Pháp, Nhật Bản, Châu Phi, Trung Đông… Nhập từ EU, Mỹ, và các
nước châu Á, đặc biệt là Trung Quốc và Đông Nam á
Bảng: Doanh thu hoạt động kinh doanh của Sotrans Logistics 2007-2010 (Đơn
vị: Triệu VNĐ

Năm Doanh thu So sánh
Tuyệt đối Tương đối
2007 297.796 584.042 50.6%
2008
355.614 +59.908 120,3% 631.327
56,3%
2009 310.500 -45.114 87,3% 468.445
66,3%
2010 478.500 +168 154,1% 647.700
73,88%
Bảng 1.6
Nguồn Phòng kế toán - tài chính
18
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 19
- 19 - - 19 -
Sotrans logisitics luôn là đơn vị đầu đàn của Tổng công ty Kho vận Miền Nam
hàng năm đóng góp lượng doanh thu khá lớn cho tổng công ty trên 50% năm. Mặc
dù năm 2007 là thời điểm mà công ty thực hiện cổ phần hóa nhưng công ty vẫn
duy trì mức tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận ở mức tăng đều và Sotrans
logistics có vai trò rất lớn trong việc duy trì mức doanh thu đó
Qua bảng số liệu Doanh thu, mặc dù năm 2008 khủng hoảng kinh tế bùng nổ
nhưng doanh thu của tổng công ty vẫn giữ vững mức tăng trưởng 8,3% so với năm
2007. Trong đó Sotrans Logistics đóng góp mức tăng trưởng 6.3%. Tuy nhiên
sang tới 2009 thì Công ty mới thật sự chịu ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế
toàn cầu. Doanh thu của Sotrans Logistics đã giảm chỉ còn 87.3% so với 2008
tương đương 45 tỉ đồng. Tuy nhiên, Sotrans logistics vẫn đóng góp lượng khá lớn
vào doanh thu của tổng công ty ở mức 66.3%. Năm 2010, tình hình kinh tế của
toàn thế giới có sự khởi sắc trong kinh doanh của Sotrans Logistics. Lượng hàng
xuất và nhập khẩu tăng nhanh kéo theo doanh thu cua Sotrans Logistics tăng

trưởng khá tốt với mức tăng 168 tỉ đồng so với 2009. Và Sotrans Logistics luôn
khẳng định mình là lá cờ đầu đưa tổng công ty đi lên với mức đóng góp doanh thu
vào năm 2010 khoản 73,88% một con số khá ấn tượng. Điều đó khẳng định được
năng lực lãnh đạo của ban giám đốc và năng lực của nhân viên khá tốt. Đã tận
dụng được cơ hội thay đổi của thị trường để giúp công ty vượt qua được thì kì khó
khăn của khủng hoảng.
19
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 20
- 20 - - 20 -
Chương 2: Phân tích quy trình nhập khẩu hàng hóa tại xí nghiệp giao nhận
quốc tế Sotrans Logistics
2.1. Quy trình tổng quan
2.1.1 Nhận chứng từ liên quan đến nhập khẩu hàng hóa
Trong quá trình thực hiện giao nhận một lô hàng nhập khẩu có rất nhiều
chứng từ mà người giao nhận phải nắm rõ để có thể tiến hành nhanh chỏng và
chính xác không bị hải quan trả hồ sơ về.
Nhận chứng từ lên quan đến nhập khẩu hàng
Lấy lệnh giao hàng từ hàng tàu
Chuẩn bị phương tiện vận chuyển từ cảng về
Làm các thủ tục hải quan
Nhận hàng hóa
Hoàn tất thủ tục Hải Quan
Vận chuyển hàng từ Cảng về kho
Hoàn tất việc giao hàng
20
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 21
- 21 - - 21 -
Thử nhất: Hợp đồng giao nhận đã ký với khách hàng để biết trách nhiệm và nghĩa

vụ
Thứ hai: Hóa đơn thương mại (Commercial invoice), vận đem đường biển (B/L),
bảng kê chi tiết (Packinglist) đối với mặt hàng không đồng nhất, hợp đồng thương mại (Sale
Contract) xem xét tên hàng, cách đóng gói có đồng nhất hay không? Điều kiện thanh toán,
giá
Thứ ba: giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) là chứng minh nguồn gốc
xuất xứ của lô hàng mình nhập về, là căn cứ xét hưởng chính sách ưu đãi thuế nhập khẩu
Thử tư: giấy thông báo hàng đến (Arival note) đây là giấy thông báo hàng đã tới
cảng quy định, yêu cầu khách hàng phải làm thủ tục hải quan để nhận hàng.
Thứ năm: giấy chứng nhận phân tích (Certificate of analysis) khi doanh nghiệp
nhập các chất nguyên liệu thì các chất này phải được phân tích chất lượng tại Việt Nam, giấy
chứng nhận phân tích chứng minh là loại hàng mình nhập về cỏ đủ yêu cầu, phù họp với yêu
cầu chất lượng của Bộ Nông Nghiệp, đặc biệt phải là giấy chứng nhận của hãng sản xuất ra
mặt hàng đó và đã kiểm dịch và cho phép nhập vào Việt Nam.
Thứ sáu: Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu (hay còn gọi là tờ GATT) đây là chứng từ
bắt buộc phải có trong bộ chứng từ hàng nhập khẩu, khai báo trung thực trên tờ khai GATT
và dựa trên đơn giá nguyên tệ không dựa vào trị giá nguyên tệ.
Trị giá tính thuế = đơn giá nguyên tệ * tỷ giá hối đoái
Thứ bảy: Thẻ ưu tiên của doanh nghiệp: thường hàng nhập khẩu chịu thuế nhập khẩu,
doanh nghiệp muốn được ân hạn thuế thì phải có thẻ ưu tiên và thẻ này do Tổng Cục Hải
Quan cấp. Khi doanh nghiệp có thẻ này được ân hạn sau 30 ngày kể từ ngày làm thủ tục hải
quan. Nếu doanh nghiệp không có thẻ ưu tiên thì phải nộp thuế ngay thời điểm mở tờ khai
2.1.2 Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan
a. Lên tờ khai hải quan
21
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 22
- 22 - - 22 -
Căn cứ vào bộ chứng từ nhân viên giao nhận điền đầy đủ các thông tin vào
các ô của bộ tờ khai hải quan theo đúng mẫu quy định của Tổng Cục Hải Quan

(HQ/2002-NK). Tờ khai hải quan gồm 2 bản: 1 bản lưu dành cho hải quan giữ và
1 bản người khai hải quan lưu.
b. Kiểm tra và hoàn chỉnh bộ tờ khai hải quan.
Sau khi đã lên tờ khai với đầy đủ những chi tiết cần thiết, nhân viên giao
nhận sẽ chuyển bộ tờ khai đó cho giám đốc doanh nghiệp nhập khẩu ký tên đóng
dấu. Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ sắp xếp lại bộ hồ sơ khai hải quan theo yêu
cầu hải quan với trình tự như sau:
❖ Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan
❖ Tờ khai hải quan nhập khẩu
❖ Phụ lục tờ khai (nếu có)
❖ Giấy giới thiệu của công ty
❖ Bản kê chi tiết (bản chính + bản sao) nếu có
❖ Hóa đơn (bản chính +1 bản sao)
❖ Giấy chứng nhận xuất xứ (bản gốc)
❖ Hợp đồng thương mại
❖ Vận tải đơn (B/L)
Ngoài ra, trong nhiều trường hợp hồ sơ cần bổ sung thêm một số chứng từ khác:
❖ Giấy chứng nhận kiểm dịch ♦> Công văn xin nợ c/o
❖ Giấy chứng nhận chất lượng
2.1.3 Lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu (D/O)
Sau khi khách hàng cung cấp cho Sotrans bộ chứng từ nhận hàng thì người
giao nhận phải liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu để lấy lệnh giao hàng
do hãng tàu cấp.
Đối với những họp đồng thương mại thanh toán bằng thư tín dụng (L/C),
22
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 23
- 23 - - 23 -
khi đến hãng tàu nhận bộ lệnh giao hàng phải mang B/L gốc có ký hậu của ngân
hàng và giấy giới thiệu của công ty.

Đối với lô hàng được thanh toán bằng phương thức chuyển tiền (T/T),
phương thức nhờ thu chứng từ D/A, D/P thì khi lấy lệnh chỉ cần mang vận đon
gốc hoặc vận đơn giao nộp (Surrender B/L) cùng với giấy giới thiệu của công ty
để nhận bộ lệnh giao hàng.
Thường bộ lệnh giao hàng có 4 bản tùy theo từng hãng tàu cung cấp để
nhận hàng làm giấy cược Container, gia hạn, đối chiếu và in phiếu giao nhận Container.
Khi đi lấy lệnh, người giao nhận phải đóng phí làm D/O, phí vệ sinh
Container và làm thủ tục mượn Container, làm giấy mượn Container và thỏa thuận tiền cược
Container và trả rỗng ở đâu?
2.1.4 Chuẩn bị phương tiện vận chuyển
Theo họp đồng dịch vụ, Sotrans có trách nhiệm thuê phương tiện chuyên chở hàng
hóa từ cảng về kho của khách hàng. Căn cứ vào đặc điểm, tính chất, khối lượng
hàng hóa của lô hàng mà người giao nhận thuê phương tiện chuyên chở phù họp,
đảm bảo hàng hóa về kho khách hàng
2.1.5 Làm thủ tục hải quan
Trình tự thực hiện thủ tục hải quan hàng nhập:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sơ bộ, đăng ký tờ khai, ra lệnh hình thức
Bước này do công chức đăng ký tờ khai hải quan tiếp nhận hồ sơ thực hiện.
Sau khi nhập các thông tin vào máy tính, thông tin này được xử lý và đưa ra mức
độ kiểm tra:
Mức 1: miễn kiểm chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Mức 2:
kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Mức 3a: kiểm tra chi tiết hồ
23
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 24
- 24 - - 24 -
sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa Mức 3b: kiểm tra 10% lô hàng, nếu không phát
hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra
cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
Nếu công chức hải quan mở tờ khai ra hình thức mức 2 thì chuyển hồ sơ

qua lãnh đạo phân luồng ra mức kiểm tra lần cuối cùng.
Luồng xanh: các loại hàng nhập kinh doanh có thuế suất 0%, hàng miễn
thuế, hàng được bảo quản trong điều kiện đặc biệt cần giải tỏa nhanh Luồng vàng:
các loại hàng nhập có thuế suất dưới 30%
Luồng đỏ: các loại hàng nhập có thuế suất trên 30%, hàng tạm ngưng nhập
theo quy định hiện hành của nhà nước, hàng có vướng mắc về chính sách, hoặc
trường hợp vi phạm nhiều lần trong quá trình kinh doanh.
Khi bộ hồ sơ hợp lệ, hải quan đăng ký sẽ đóng dấu “đã tiếp nhận hồ sơ”,
cho số tờ khai, ghi ngày, giờ tiếp nhận tờ khai và ký tên vào ô của cán bộ đăng ký
trên tờ khai hải quan.
Bước 2: lãnh đạo duyệt, phân, đóng thuế, kiểm
hóa Bước Bước 3: kiểm tra
Bước 4: hoàn tất giai đoạn khai hải quan
Lúc này nhân viên giao nhận đã hoàn tất giai đoạn khai báo hải quan và
chuẩn bị sang giai đoạn nhận hàng.
2.1.6 Tổ chức nhận hàng
Đối với hàng nguyên container :
Hàng lấy trực tiếp tại bãi : nhân viên giao nhận phải mang lệnh D/O để đóng dấu
xác nhận lấy hàng tại bãi và nhận phiếu trả container rỗng. Sau đó phòng thương
vụ cảng trình D/O ( đã đóng dấu các nhận của hàng tàu) và phiếu trả rỗng. Sau khi
nhập mã số thuế , D/O sẽ được trả lại cho nhận viên giao nhận và đông thời nhân
24
Báo cáo kiến tập GVHD: Nguyễn Thị Dược
Page 25
- 25 - - 25 -
viên giao nhận được cấp cho 4 Phiếu EIR ( phiếu vận chuyển container). Nhận
viên giao nhận gọi điện về công ty cho xe đến nhận hàng.
Nhân viên giao nhận xuất trình D/O tờ khai đã hoàn thành thủ tục , 1 phiếu EIR
cho hải quan bãi để thanh lý bãi , rút toàn bộ hàng ra khỏi container và đưa hàng
lên xe chở ra cổng , tiến hành thanh lý cổng, hãi quan cổng lưu số xe vào cổng giữ

lại 1 phiếu EIR rồi cho xe qua cổng. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ theo xe áp tải
hàng về kho trực tiếp giao hàng cho chủ hàng
Mượn container mang về trực tiếp
Nhân viên giao nhận sẽ thay mặt cho chủ hàng làm đơn xin kiểm hàng tại kho cho
họ với chữ kí xác nhận của chủ hàng, nộp cùng bộ hồ sơ đăng kí hải quan.
Tiếp tục thực hiện các bước như cách lấy hàng trực tiếp tại bãi
Đối với hàng lẻ ( LCL): Nhân viên giao hàng mang 2 lệnh giao hàng ( gồm 1 lệnh
giao hàng mở tờ khai và 1 lệnh giao hàng của đại lý giao nhận đã mở container)
đến phòng thương mai vụ cảng để đóng tiền và lấy phiếu xuất khao, thương vụ
cảng sẽ cấp 3 giấy xuất kho cho nhân viên.
Sau đó nhận viên giao nhận sẽ đến kho hàng taị cảng , xuất trình cho hải quan kho
D/O để đối chiếu với Manifest, cùng với tờ khai đã hoàn tất thử tục hải quan và
phiếu xuất ho để lấy hàng ra khỏi kho xếp hàng lên xe. Sau khi đếm đủ số hàng
như trong chứng từ , nhân viên giao nhận sẽ kí nhận vào phiếu xuất kho và hải
quan kho để giữ lại 1 phiếu xuất kho. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ theo xe áp
tải hàng về kho của chủ hàng. Khi xe ra cổng nhân viên giao nhận xuất trình tờ
khai đã hoàn thành thủ tục và phiếu xuất kho, hải quan cổng lưu số xe và sổ và giữ
lại 1 phiếu xuất kho rồi cho xe qua cổng.
2.1.7 Bàn giao hàng hóa và thanh lý hợp đồng giao nhận hàng hóa
Bàn giao hàng hóa và chuyển hồ sơ hàng nhập cho chủ hàng
Nhân viên giao nhận phối hợp với chủ hàng thực hiện việc kiểm tra chỉ tiết hàng
háo thực nhận so với chứng từ nhập khẩu.
Thanh lý hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Sau khi đã hoàn thành cho 1 lô hàng nhập khẩu, nhân viên giao nhận sẽ báo cáo
kết
25