Các quy tắc trong hội nghị bàn tròn pdf

Các quy tắc trong hội nghị bàn tròn
Việc hiểu sâu sắc các nghi thức trên bàn đàm phán không chỉ quan trọng đối
với các nhà ngoại giao mà còn quan trọng đối với cả các doanh nhân.
Một cử chỉ hoặc lời nói không thích hợp có thể phá hỏng ấn tượng mà bạn
muốn tạo ra với các đối thủ trên thương trường. Vậy, bạn cần phải chuẩn bị
những gì trước một cuộc gặp mặt quan trọng để không xảy ra bất cứ một sơ xuất
nào?
Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán
Trước bất cứ một cuộc gặp mặt quan trọng nào cũng đều phải chuẩn bị trước.
Cần phải xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong
đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền quyết
định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất trong cuộc gặp mặt.
Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên
quan nhiều nhất đến nội dung của cuộc đàm phán. Chỉ sau khi xác định được tất
cả những thông tin trên, bạn mới chỉ định những thành viên trong phái đoàn của
mình. Nếu bạn chọn chính xác các thành viên, có nghĩa bạn đã nắm trong tay
80% của sự thành công.
Để làm tốt việc này, bạn phải lưu ý một số điểm sau: số lượng thành viên của
hai phái đoàn đàm phán phải giống nhau; chức danh của các thành viên phải
tương đương nhau, thậm chí, nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo bộ phận
đi cùng với trợ lý thì trong phái đoàn còn lại cũng phải theo đúng như vậy, cách
thức này còn được gọi là “mặt đối mặt”; những thành viên trong phái đoàn phải
thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ
tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.
Trong trường hợp ngược lại nếu công ty bạn là phía có sáng kiến tổ chức buổi
đàm phán, thì bạn phải lựa chọn những thành viên của mình như thế nào? Việc
này phụ thuộc hoàn toàn vào mục đích của bạn. Nếu bạn định giới thiệu với đối
tác về một dự án mới của mình, thì số lượng thành viên không hạn chế. Còn nếu
bạn định thảo luận về một vấn đề hoặc một quyết định cụ thể nào đấy thì số
thành viên chỉ cần vừa đủ.
Một đoàn đàm phán đông người có thể gây ra hiệu ứng áp đảo về tâm lý, nhưng

với một cuộc đàm phán “mặt đối mặt” sẽ dễ đạt được thỏa thuận hơn.
Quy tắc chung về thời gian
Thông thường, bên muốn tổ chức đàm phán phải thông báo ý định của mình
trước hai tuần. Địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng phải
được sự đồng ý của phía khách mời.
Trước khi diễn ra đàm phán, hai bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ đem
ra bàn luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán.
Không có những thông lệ về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là
nên tổ chức vào buổi sáng. Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào
sáng sớm hay tối muộn.
Hiển nhiên là không thể đến muộn, nhưng cũng không nên đến sớm vì như thế
có thể làm khó xử cho bên tổ chức.
Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng hai tiếng. Nếu cuộc đàm
phán dự tính sẽ diễn ra dài hơn, thì sau hai tiếng phải nghỉ giải lao ít nhất 30
phút. Trong khoảng thời gian này có thể mời khách uống chè hoặc cà phê. Nhân
viên phục vụ phải mang nước ra mời khách trước, bắt đầu từ chủ tịch phái đoàn
đàm phán của đối tác.
Chỉ được quyền hút thuốc lá trong thời gian đàm phán nếu đã thỏa thuận trước.
Tuy nhiên, nói chung không nên hút thuốc và không uống gì khác ngoài nước
khoáng trong thời gian tiến hành đàm phán.
Không gian diễn ra đàm phán
Cuộc đàm phán diễn ra ở đâu là tốt nhất – trong trụ sở của công ty mình hay
trên một địa phận trung lập? Câu trả lời một lần nữa lại phụ thuộc vào nội dung
của cuộc gặp mặt. Nếu bạn muốn có một sự lợi thế nào đó về tâm lý, thì tốt nhất
hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn.
Lý tưởng nhất là tổ chức đàm phán trong những gian phòng được thiết kế riêng
cho việc này. Các cánh cửa tủ trong phòng phải được đóng kín, giấy tờ không
được để trên bàn để tránh tạo cảm giác bất tiện cho phía được mời.
Điểm chính của căn phòng đàm phán chính là cái bàn. Tốt nhất là bàn hình tròn
hoặc oval, với những cái bàn có góc, ngay từ đầu đã tạo cho các thành viên

tham gia đàm phán cảm giác của sự đối đầu. Trong trường hợp, nếu trong phòng
đàm phán của chủ nhân chỉ có một cái bàn hình chữ nhật, thì tuyệt đối không
được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh ngắn hơn, các thành viên hai phái đoàn ngồi đối
diện, mặt đối mặt theo chức danh.
Sẽ không lịch sự nếu xếp chỗ cho khách ngồi quay lưng vế phía cửa ra vào hoặc
đối diện với cửa sổ. Đại điện của tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để
tiện cho những trường hợp cần thiết, ví dụ kín đáo ra lệnh cho thư ký mang
thêm nước hoặc thay gạt tàn thuốc lá.
Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, thì nên đặt
trước mặt mỗi người một khung bìa có ghi đủ tên họ để tiện cho việc giao tiếp.
Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là từ 1,5-3 m. Đây được gọi là “cự ly xã
hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại
ra” khỏi cuộc đàm phán.
Không nên có thái độ suồng sã quá trong cuộc gặp mặt, không nên vươn người
sang phía không gian của người ngồi cạnh để lấy những đồ vật hoặc tài liệu của
họ mà chưa được phép, hoặc tự sắp đặt lại chỗ ngồi cho thoải mái cũng là điều
không được phép.
Một quy tắc quan trọng nữa là giữ bí mật. Vì vậy, nếu bạn muốn ghi âm hoặc
thu hình lại cuộc đàm phán, thì phải được sự đồng ý của phía bên kia.
Cách ăn mặc
Cách ăn mặc của các thành viên phải thật hoàn hảo. Bởi vì, điều này thể hiện
tính nghiêm túc và chuyên nghiệp của bạn. Vì vậy, trong các buổi gặp mặt quan
trọng nên ăn mặc theo lối truyền thống. Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám
hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay với những đường kẻ nhỏ,
cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc com-
lê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhạt, tóc gọn gàng, đặc biệt
bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm
giác lố lăng.
Kinh doanh là một xã hội không giới tính, vì vậy, ở đây không có thói quen
nhường phụ nữ. Tất nhiên, sẽ là lịch sự nếu nhường chỗ cho phụ nữ trong bàn

đàm phán, nhưng các business-lady không nên đòi hỏi việc này.
Nếu bắt tay và giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen thì trao
đổi các vi-dít lại là hành động không chính thức. Nhưng sẽ rất bất lịch sự nếu
sau khi nhận các vi-dít đút ngay vào túi hoặc ví, cần phải xem kỹ trước khi cất
đi.
Sức mạnh của ngôn từ
Ngôn từ và cách diễn đạt của các thành viên trong buổi thảo luận phải lịch sự
nhưng vẫn đạt được mục đích của buổi đàm phán.
Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện, nên bắt
đầu bằng vài câu nói về thời tiết, về các hoạt động văn hóa hoặc tình hình kinh
tế.
Một trong những tính cách được đánh giá cao nhất trong các cuộc đàm phán là:
kiên trì; giữ đúng nhịp độ; khéo léo; sáng suốt và bình tĩnh. Không nên biểu lộ
cảm xúc trên mặt nhưng cũng không nên giữ bộ mặt lạnh băng. Không nên nói
to quá, nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức khó nghe như thì thầm. Tránh
gây ra những tiếng động bất ngờ hoặc các cử động đột ngột.
Lời ăn tiếng nói lịch sự và có khoảng cách. Không nên sử dụng những lời khen.
Chỉ có thể sử dụng chúng trong những vấn đề có liên quan đến những nội dung
đang được thảo luận. Đôi khi có thể khen bộ com-lê của người đối thoại là đẹp
nhưng tuyệt đối tránh những nhận xét về tính cách của họ.
Nên giữ bầu không khí trang trọng trong cuộc nói chuyện, không nên suồng sã.
Những cảm xúc tích cực có thể thể hiện thông qua những câu nói ví dụ như:
“Rất vui vì được gặp anh/chị”, hoặc “Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho
cuộc gặp mặt này”.
Không nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính
khẳng định 100%. Không đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời người khác.
Ngược lại, nếu bạn thấy mình đang bị gây áp lực và chui vào vỏ bọc của sự cố
thủ, thì đây cũng là một hành động không thích hợp. Điều này chỉ làm cho cuộc
đàm phán đi vào ngõ cụt. Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó
chịu thì giữ thái độ im lặng.

Một quy tắc vàng trong ngoại giao là sử dụng chính xác những từ: “Không”;
“Không bao giờ”; “Điều này không thể được”.
Không nên bắt đầu câu nói bằng những sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự
đối lập và mâu thuẫn. Trước khi nói “không” bắt buộc phải nêu ra những lý do
mà đề nghị của đối tác không thể chấp nhận được.
Khi nói chuyện tránh dùng những từ nước ngoài, hay nói cộc lốc “hiểu rồi”;
“cái gì?”; “như thế nào?”
Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được
ghi thành văn bản và có chữ ký của trưởng đoàn của cả hai phía, trong đó còn
bao gồm cả những ý định không nhất thiết phải thực hiện.
Và nguyên tắc quan trọng nhất trong các cuộc đàm phán là không bao giờ hứa
hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện được, vì điều này sẽ làm mất uy tín của
bạn. Tốt nhất là làm nhiều hơn sự mong đợi của đối tác chứ đừng để cho họ
phải thất vọng