Quy tắc trong hội nghị bàn tròn

Quy tắc trong hội nghị bàn tròn

Việc hiểu sâu sắc các nghi thức trên bàn đàm phán không chỉ quan
trọng đối với các nhà ngoại giao mà còn quan trọng đối với cả các
doanh nhân. Một cử chỉ hoặc lời nói không thích hợp có thể phá hỏng
ấn tượng mà bạn muốn tạo ra với các đối thủ trên thương trường.
Vậy, bạn cần phải chuẩn bị những gì trước một cuộc gặp mặt quan trọng để
không xảy ra bất cứ một sơ suất nào?
Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán
Trước bất cứ một cuộc gặp mặt quan trọng nào cũng đều phải chuẩn bị
trước. Cần phải xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên
trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền
quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất trong cuộc
gặp mặt. Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ
phận có liên quan nhiều nhất đến nội dung của cuộc đàm phán. Chỉ sau khi
xác định được tất cả những thông tin trên, bạn mới chỉ định những thành
viên trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn chính xác các thành viên, có
nghĩa bạn đã nắm trong tay 80% của sự thành công.
Để làm tốt việc này, bạn phải lưu ý một số điểm sau: số lượng thành viên
của hai phái đoàn đàm phán phải giống nhau; chức danh của các thành viên
phải tương đương nhau, thậm chí, nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo
bộ phận đi cùng với trợ l ý thì trong phái đoàn còn lại cũng phải theo đúng
như vậy, cách thức này còn được gọi là “mặt đối mặt”; những thành viên
trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu
quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.
Trong trường hợp ngược lại, nếu công ty bạn là phía có sáng kiến tổ chức
buổi đàm phán thì bạn phải lựa chọn những thành viên phụ thuộc hoàn toàn
vào mục đích của bạn. Nếu bạn định giới thiệu với đối tác về một dự án mới
của mình thì số lượng thành viên không hạn chế. Còn nếu bạn định thảo luận
về một vấn đề hoặc một quyết định cụ thể nào đấy thì số thành viên chỉ cần
vừa đủ.

Một đoàn đàm phán đông người có thể gây ra hiệu ứng áp đảo về tâm l ý,
nhưng với một cuộc đàm phán “mặt đối mặt” sẽ dễ đạt được thỏa thuận hơn.
Quy tắc chung về thời gian
Thông thường, bên muốn tổ chức đàm phán phải thông báo ý định của mình
trước hai tuần. Địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng
phải được sự đồng ý của phía khách mời. Trước khi diễn ra đàm phán, hai
bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ đem ra bàn luận và xác định mục
tiêu của cuộc đàm phán.
Không có những thông lệ về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất
là nên tổ chức vào buổi sáng. Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán
vào sáng sớm hay tối muộn.
Hiển nhiên là không thể đến muộn, nhưng cũng không nên đến sớm vì như
thế có thể làm khó xử cho bên tổ chức.
Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng hai tiếng. Nếu cuộc đàm
phán dự tính sẽ diễn ra dài hơn, thì sau hai tiếng phải nghỉ giải lao ít nhất 30
phút. Trong khoảng thời gian này có thể mời khách uống chè hoặc cà phê.
Nhân viên phục vụ phải mang nước ra mời khách trước, bắt đầu từ chủ tịch
phái đoàn đàm phán của đối tác.
Chỉ được quyền hút thuốc lá trong thời gian đàm phán nếu đã thỏa thuận
trước. Tuy nhiên, nói chung không nên hút thuốc và không uống gì khác
ngoài nước khoáng trong thời gian tiến hành đàm phán.
Không gian diễn ra đàm phán
Cuộc đàm phán diễn ra ở đâu là tốt nhất, trong trụ sở của công ty mình hay
trên một địa phận trung lập? Câu trả lời một lần nữa lại phụ thuộc vào nội
dung của cuộc gặp mặt. Nếu bạn muốn có một sự lợi thế nào đó về tâm l ý,
thì tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn.
Lý tưởng nhất là tổ chức đàm phán trong những gian phòng được thiết kế
riêng cho việc này. Các cánh cửa tủ trong phòng phải được đóng kín, giấy tờ
không được để trên bàn để tránh tạo cảm giác bất tiện cho phía được mời.
Điểm chính của căn phòng đàm phán chính là cái bàn. Tốt nhất là bàn hình

tròn hoặc oval, với những cái bàn có góc, ngay từ đầu đã tạo cho các thành
viên tham gia đàm phán cảm giác của sự đối đầu. Trong trường hợp nếu
trong phòng đàm phán của chủ nhân chỉ có một cái bàn hình chữ nhật, thì
tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh ngắn hơn, các thành viên hai
phái đoàn ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.
Sẽ không lịch sự nếu xếp chỗ cho khách ngồi quay lưng vế phía cửa ra vào
hoặc đối diện với cửa sổ. Đại điện của tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra
vào để tiện cho những trường hợp cần thiết, ví dụ kín đáo ra lệnh cho thư k ý
mang thêm nước hoặc thay gạt tàn thuốc lá.
Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, thì nên
đặt trước mặt mỗi người một khung bìa có ghi đủ tên họ để tiện cho việc
giao tiếp.
Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là từ 1,5-3 m. Đây được gọi là “cự ly
xã hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị
“loại ra” khỏi cuộc đàm phán.
Không nên có thái độ suồng sã quá trong cuộc gặp mặt, không nên vươn
người sang phía không gian của người ngồi cạnh để lấy những đồ vật hoặc
tài liệu của họ mà chưa được phép, hoặc tự sắp đặt lại chỗ ngồi cho thoải
mái cũng là điều không được phép.
Một quy tắc quan trọng nữa là giữ bí mật. Vì vậy, nếu bạn muốn ghi âm
hoặc thu hình lại cuộc đàm phán, thì phải được sự đồng ý của phía bên kia.
Cách ăn mặc
Cách ăn mặc của các thành viên phải thật hoàn hảo, bởi điều này thể hiện
tính nghiêm túc và chuyên nghiệp của bạn. Vì vậy, trong các buổi gặp mặt
quan trọng nên ăn mặc theo lối truyền thống. Nam giới nên mặc comlê màu
đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay với những
đường kẻ nhỏ, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ
cũng có thể mặc comlê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm
nhạt, tóc gọn gàng, đặc biệt bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức
càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng.

Kinh doanh là một xã hội không giới tính, vì vậy ở đây không có thói quen
nhường phụ nữ. Tất nhiên sẽ là lịch sự nếu nhường chỗ cho phụ nữ trong
bàn đàm phán, nhưng các nữ doanh nhân không nên đòi hỏi việc này.
Nếu bắt tay và giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen thì trao
đổi danh thiếp lại là hành động không chính thức. Nhưng sẽ rất bất lịch sự
nếu sau khi nhận danh thiếp đút ngay vào túi hoặc ví, cần phải xem kỹ trước
khi cất đi.
Sức mạnh của ngôn từ
Ngôn từ và cách diễn đạt của các thành viên trong buổi thảo luận phải lịch
sự nhưng vẫn đạt được mục đích của buổi đàm phán.
Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện, nên
bắt đầu bằng vài câu nói về thời tiết, về các hoạt động văn hóa hoặc tình
hình kinh tế.
Một trong những tính cách được đánh giá cao nhất trong các cuộc đàm phán
là: kiên trì; giữ đúng nhịp độ; khéo léo; sáng suốt và bình tĩnh. Không nên
biểu lộ cảm xúc trên mặt nhưng cũng không nên giữ bộ mặt lạnh băng.
Không nên nói to quá, nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức khó nghe