Đừng để thời gian trở thành chi phí doc

Đừng để thời gian trở thành chi phí
Chúng ta đều biết, thời gian là vàng bạc. Thời gian là một thứ tài sản đặc biệt
cần phải quan tâm và quản lý. Nhưng khi bị cuốn vào công việc, chúng ta
thường quên mất giá trị của nó. Điều hay gặp phải trong các doanh nghiệp nhỏ
và vừa là cách thức và tần suất họp.Họp thế nào để có kết quả? Họp thế nào để
ít mất thời gian nhưng mang lại hiệu quả cao nhất có lẽ là những câu hỏi
"nhức đầu” cho các giám đốc. Nếu họp thường xuyên, sẽ cảm thấy một quá
nhiều thời gian, không còn giờ để làm việc, mà nếu không họp lại cảm thấy
không nắm được tình hình diễn biến, không giải quyết được những mâu thuẫn
và điều không kém phần quan trọng là không truyền đạt được ý tưởng, quan
điểm, đường lối của lãnh đạo đến nhân viên. Nếu chúng ta thử tính, sẽ thấy chi
phí cho họp chiếm một ngân sách đáng kể trong ngân sách quản lý toàn công ty.
Sử dụng ngân sách này thế nào cho hiệu quả là tài năng của các cấp lãnh đạo.
Theo tính chất, các cuộc họp có thể được chia thành hai loại. Loại thứ nhất là
họp mang tính chia sẻ thông tin, thí dụ như các cuộc họp thông báo quy định
mới, tổng kết hoạt động, truyền đạt quan điểm, định hướng phát triển Loại thứ
hai là các cuộc họp cần có các quyết định cụ thể, thí dụ như xử lý khiếu nại
khách hàng, đề xuất cải tiến, chính sách phân phối Và điều thường làm chúng
ta phí phạm hay có cảm giác “mất" thời gian nhiều nhất chính là nhầm lẫn giữa
hai tính chất trên. Các cuộc họp thay vì cần phải có quyết định, cần phải hành
động, thì lại hay sa đà vào việc chia sẻ thông tin, có khi chỉ là nhân viên chia sẻ
thông tin bộ phận mình cho giám đốc và các bộ phận khác rồi chờ giám đốc
quyết định. Một giám đốc tâm sự, ông có cảm giác như nhân viên chi cần nói ra
việc xảy ra tại bộ phận mình là họ đã cảm thấy hoàn thành xong nhiệm vụ chứ ít
khi họ đi đến tận cùng của vấn đề - đó là tìm và thực thi giải pháp chứ không
phải "kể lể nỗi khổ".
Đây không phải là trường hợp hiếm, tuy vậy các giám đốc cũng cần xem thử
vấn đề hay nguyên nhân chính nằm ở đâu, nếu chúng nằm ở cơ chế hay ở các
cấp khác, cần phải giải tỏa ngay để cấp dưới có thể chủ động thực thi các giải
pháp.
Một điểm cần lưu ý thêm là các cuộc họp chia sẻ. Chia sẻ chính là một trong

những cách thức động viên và đào tạo đội ngũ của mình. Đừng chỉ gói gọn họp
chia sẻ chỉ là thông báo các quyết định trong một không gian đóng, theo kiểu
lãnh đạo nói xong tất cả đứng lên đi về.
Bản chất con người dễ chán những cái cũ và luôn hứng khởi với những gì mới
mẻ, vì vậy cần vận dụng các hình thức khác nhau để có thề mang lại hiệu quả
cao nhất. Ngoài ra, việc sắpxếp thời gian bắt đầu và kết thúc các cuộc họp cũng
lả một điểm có thể mang lại hiệu quả công việc tiết kiệm được thời gian. Nên
tránh bố trí các cuộc họp vào khoảng giữa buổi, theo kiểu từ 9-11giờ. Thay vì
vậy chúng ta nên bắt đầu vào ngay đầu buổi (8-10 giờ) hoặc cuối buổi sáng
( 10- 12 giờ) để tạo một khoảng thời gian liên tục cho công việc thường nhật,
khi đó hiệu quả ngày làm việc sẽ tốt hơn.
Việc mất nhiều thời gian mà kết quả công việc không cao, chính là do công tác
lập kế hoạch chưa được xem xét đúng mức. Ví dụ nếu mỗi ngày chúng ta chỉ
cần mất mười phút đầu giờ và cuối giờ cho việc hoạch định các công việc sẽ
diễn ra trong ngày và ngày hôm sau thì chúng ta sẽ tiết kiệm được ít nhất là gấp
đôi số thời gian bỏ ra cho việc lập kế hoạch công việc. Lập kế hoạch và quản lý
thời gian thực tế luôn gắn bó mật thiết với nhau. Nếu chúng ta lập kế hoạch chu
đáo, cẩn thận sẽ giảm đi rất nhiều thời gian cho việc xử lý các sự cố phát sinh
hoặc đã có sẵn các phương án dự phòng, nghĩa là chúng ta ở trong thế chủ động
đối phó. Thà mất thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch còn hơn là mất
thời gian gấp ba, bốn lần cho việc thực hiện công việc và xử lý các sự cố, mà
đâu phải lần nào cũng có thể may mắn khắc phục.
Tất nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng dự đoán được hết các trường hợp
có khả năng xảy ra. Nhưng nếu không dự đoán sẽ chẳng bao giờ chứng ta có thể
ở trong thế chủ động và cái giá phải trả cho sự bị động sẽ lớn hơn rất nhiều.
Thời gian là một tài sản ai cũng có như nhau hãy tìm cách hoạch định và sử
dụng tốt nhất, đừng để phải xót xa nhìn thứ tài sản quý giá này biến thành chi
phí.