Để thời gian không “trốn chạy” khi bạn làm sếp

Để thời gian không “trốn chạy” khi bạn làm sếp

Ở vị trí quản lý, bạn luôn thấy mình không có thời gian để làm việc và nghỉ ngơi.
“Ôi, tôi không có thời gian để làm hết việc!” bạn thường đau khổ phàn nàn như
vậy?

Thế nhưng, bạn vẫn thấy nhiều người cực kỳ thành công, họ bận rộn biết bao,
nhưng vẫn có thời gian để chơi tennis, chơi golf với bè bạn… Làm thế nào để các
CEO, các chính trị gia cực kỳ bận rộn vẫn có thời gian cho riêng mình? Câu trả lời
là họ nắm vững bí quyết quản lý thời gian để luôn thành công trong công việc.
Steven Covey, tác giả quyển sách nổi tiếng “7 thói quen người thành đạt” cho rằng
“Thách thức của chúng ta không phải là quản lý thời gian, mà là làm sao quản lý
được chính mình.” Vì vậy, để luôn thành công trong công tác quản lý, bạn cần biết
cách quản lý công việc thật hiệu quả trong 24 giờ quý báu của một ngày.
Quy luật 80:20
Theo nguyên tắc Pareto 80:20, 80% những nỗ lực không tập trung của chúng ta
chỉ mang đến 20% kết quả. Khi làm sếp, bạn sẽ có những công việc “quan trọng”
mang tính chiến lược và những việc hàng ngày “kém quan trọng hơn”. Thói
thường, bạn thích làm những việc “kém quan trọng” trước (như trả lời email, gọi
điện thoại, những việc hàng ngày khác…) vì chúng không bắt bạn phải “động não”
nhiều, nhưng chúng chiếm đến… 80% thời gian vàng của bạn. Bạn chỉ còn lại
20% thời gian quý báu trong ngày để giải quyết những việc quan trọng mà thôi.
Để khắc phục, bạn cần lên “danh sách việc phải làm”. Hãy kiên quyết tập trung
cho những việc quan trọng nhất. Hãy đánh số ưu tiên cho các công việc quan trọng
trong ngày: 1 dành cho công việc quan trọng nhất, 2 cho công việc quan trọng tiếp
theo và cứ thế…

Thử thách mình với lịch làm việc thật “dày”
Bạn dự định làm bao nhiêu việc mỗi ngày? Bạn có thấy rằng nếu đặt mục tiêu
hoàn thành 1 việc mỗi ngày, bạn sẽ dành gần hết thời gian ngày đó để hoàn thành
việc này? Nhưng nếu bạn đề ra mục tiêu hoàn thành 2 việc trong cùng ngày, bạn

sẽ hoàn thành tốt cả hai. Vậy nếu bạn đặt ra mục tiêu hoàn thành 10 việc trong một
ngày, bạn có làm hết không? Dĩ nhiên bạn sẽ không thể hoàn thành tất cả vì bị quá
tải. Nhưng bạn có khả năng hoàn tất 7 đến 8 việc trong số đó. Nếu bạn thích chinh
phục thử thách, việc đặt ra mục tiêu cao sẽ tạo nên áp lực thật thú vị, kích thích
khả năng quản lý công việc của bạn hết sức hiệu quả.
Tập trung cao để giải quyết dứt điểm công việc
Khả năng làm nhiều việc một ngày có thể rất thú vị đối với bạn. Tuy nhiên đừng
để rơi vào chiếc bẫy ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc khiến cho công việc của bạn
kém hiệu quả. Hãy áp dụng nguyên tắc “giải quyết dứt điểm từng việc một”. Biến
thể của lời khuyên truyền thống “Đừng để đến buổi chiều việc bạn có thể làm ngay
sáng hôm nay” có thể rất hữu ích với bạn trong trường hợp này. Đồng thời, bạn
đừng để những việc linh tinh cắt ngang công việc bạn đang làm dở dang. Nhân
viên cần xin ý kiến gấp, email và chat nội bộ là một trong những nguyên nhân
khiến bạn mất tập trung và thế là ý tưởng của bạn đột nhiên bay biến hết! Để tăng
độ tập trung cho công việc, trong ngày bạn hãy đặt ra lịch gặp cụ thể với nhân
viên, dành ra những khoảng thời gian cố định để kiểm tra e-mail và chat nội bộ.

Phát triển kỹ năng đọc nhanh
Những nhà quản lý thành công nhất là những người có khả năng đọc nhanh “siêu
phàm”. Hãy tưởng tượng mỗi ngày bạn nhận hàng trăm email của nhân viên, của
sếp trên, của đồng nghiệp và khách hàng, hàng chục tài liệu dài như “sớ táo quân”,
bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian để đọc chúng? Một người trung bình đọc được
khoảng 200-250 từ/phút, nhưng những người đọc nhanh có thể đọc đến 800-1.000
từ/phút. Họ có bí quyết gì? Thay vì đọc từng từ một, họ đọc lướt cả văn bản để
nắm những ý chính. Nếu bạn dành 15 phút mỗi ngày để luyện tập, chỉ sau một thời
gian ngắn, tốc độ đọc của bạn sẽ tăng gấp đôi.

Dành 1 tiếng mỗi ngày cho riêng bạn
Tiến sĩ Donald E. Wetmore với 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý thời
gian chia sẻ bí quyết của mình “Bạn đừng ‘hào phóng’ ban tặng thế giới hết 24 giờ

quý báu của mình. Hãy giữ lại một tiếng cho riêng mình. Đó là thời gian để bạn
làm những việc mà bạn nói là không có thời gian để làm: đọc một quyển sách, học
bơi, nấu ăn, nghiên cứu cho kế hoạch kinh doanh của bạn trong tương lai. Nếu mỗi
ngày bạn dành 1 tiếng, cả năm bạn sẽ có 365 giờ dành cho những hoạt động mà
bạn từng than phiền là không có thời gian để làm trước đây.” Hẳn bạn còn nhớ nếu
bạn dành 1 giờ mỗi ngày nghiên cứu lĩnh vực mình yêu thích, bạn sẽ trở thành
chuyên gia trong lĩnh vực đó trong vòng 5 năm? Hãy thử áp dụng bí quyết này,
mỗi ngày bạn sẽ “tạo” được cho mình 1 giờ quý báu đó.
Bạn thấy không, quản lý thời gian đâu quá khó khăn. Bạn sẽ thành công trong việc
quản lý nếu bạn biết sắp sếp công việc thật hiệu quả.