Tin học văn phòng - Excel - Phần 5.8

CHƯƠNG V
CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)
I) Khái niệm về vùng dữ liệu:

Trong một Cơ sở dữ liệu dạng bảng Excel ta có
thể:

Trích lọc (Filter)

Xóa (Delete)

Rút trích (Extract)
Những dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó

1- Vùng dữ liệu: (Database)
Là vùng CSDL ít nhất 2 dòng. Dòng đầu tiên chứa
các tiêu đề cột. Dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẫu
tin (Recoerd)
2- Vùng tiêu chuẩn (Criteria)
Là vùng chứa điều kiện để: Tìm kiếm, Xóa, rút trích
hay trích lọc. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng. Dòng
đầu chứa tiêu đề, dòng còn lại chứa điều kiện
3- Vùng rút trích (Extract)
Là vùng trích dữ liệu chứa mẫu tin của vùng dữ liệu
thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng rút trích
cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn rút
trích

II ) Phương pháp trích lọc: Có 2 phương pháp
1- Phương pháp lọc tự động (Auto Filter)


Đưa ô nhập vào vùng cần trích lọc

Vào menu Data/ Filter/ AutoFilter

Khi đó các nút mũi tên  sẽ xuất hiện ở các cột
trong vùng cơ sở dữ liệu

Click vào mũi tên để chọn các giá trị của cột cần xác
định điều kiện trích lọc. Khi đó các mẫu tin thỏa
điều kiện thì được hiển thị

Muốn hiển thị các mẫu tin. Chọn menu Data /Filter/
Show All

Muốn bỏ trích lọc trên menu chọn Data/ Filter/
AutoFilter lần nữa

Ví dụ ta có CDDL như sau:
Họ Tên Văn Sử Địa Ưu tiên
Thanh 3 7 4 A
Kỷ 7 8 6 A
Hòang 5 5 3 B
Vi 8 1 8 B
Vũ 6 7 4 A
Đại 6 3 2 B

2- Phương pháp lọc chi tiết (Advance Filter)
Trong phương pháp này ta cần xác định vùng dữ
liệu (database) và tạo trước vùng tiêu chuẩn

Di chuyển con trỏ vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu
Data/ Filter / Advanced Filter. Xuất hiện hộp thọai

Chọn Filter the list-inplace

Nhập vùng dữ liệu trong List range

Nhập vùng đkiện trong Criteria range

Nếu chọn Unique record only, dữ liệu
lọc ra những dòng trùng nhau chỉ trình bày một
dòng
–
Click OK để thực hiện

3- Phương pháp rút trích
–
Xác định vùng dữ liệu (database)
–
Tạo trước vùng tiêu chuẩn
–
Chọn vùng để rút trích

Đưa con trỏ vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu. Chọn
Data/ Filter / Advanced Filter. Xuất hiện hộp thọai

Chọn Copy to another location
–
Nhập vùng dữ liệu trong List range
–

Nhập vùng đkiện trong Criteria range
–
Nhập địa chỉ của ô đầu của vùng rút trích trong khung
copy to

Nếu chọn Unique record only, dữ liệu lọc ra những
dòng trùng nhau chỉ trình bày một dòng
–
Click OK để thực hiện

4- Các dạng tiêu chuẩn
a. Tiêu chuẩn số: Ô điều kiện chứa kiểu số
b. Tiêu chuẩn chuỗi:Ô điều kiện chứa kiểu chuỗi
c. Tiêu chuẩn so sánh: Ô điều kiện chứa toán tử so
sánh (> ; < ; > = ; < = ; < >)
d. Tiêu chuẩn công thức: Ô điều kiện có kiểu công
thức. Lưu ý 2 trường hợp

Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải khác với tất
cả tiêu đề của vùng dữ liệu

Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong
mẫu tin đầu tiên

Ví dụ: Trích lọc sinh viên có tổng điểm >=5

5- Liên kết tiêu chuẩn
Có thể lọc, xóa hay rút trích các mẫu tin trong vùng
dữ liệu bằng phép giao (AND) hay hội (OR)
–

Phép AND: Nếu các ô điều kiện khác cột
–
Phép OR: Nếu các ô điều kiện khác dòng
Ví dụ: Trích lọc những sinh viên có điểm Văn >5 và
điểm Địa >5. Ta lập vùng điều kiện như sau
Ví dụ: Trích lọc những sinh viên có điểm Văn lớn
hơn hoặc = 6. Ta lập vùng điều kiện như sau
Văn
>6
6
Văn Địa
>5 >5

III) Các Hàm DATABASE
Các Hàm Database đều có cú pháp chung
Tên Hàm(<Database>,<Field>,<Criteria>)
–
Database : Là vùng dữ liệu
–
Field: Tên tiêu đề cột hay địa chỉ ô chứa tiêu đề
cột hoặc thứ tự cột
–
Criteria : Vùng tiêu chuẩn
1- Hàm DSUM: Hàm tính tổng trên cột của vùng dữ
liệu tại những mẫu tin thỏa điều kiện của vùng tiêu
chuẩn
Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu sau:

Ví dụ: Cho biết tổng Lương nhân viên thuộc
phòng “TC”

=DSUM(A2:D9,"Lương",B11:B12)
=DSUM(A2:D9,D2,B11:B12)
=DSUM(A2:D9,4,B11:B12)
Họ tên Tuổi Phòng Lương
Thanh 26 TC 120
Kỷ 25 NS 150
Hòang 27 TC 230
Vi 24 TV 160
Vũ 24 KT 170
Đại 25 NS 210
Châu 26 KT 250

2- Hàm DMAX: Hàm tính giá trị lớn nhất trên cột của
vùng dữ liệu tại những mẫu tin thỏa điều kiện của
vùng tiêu chuẩn
Ví dụ: Cho biết nhân viên lớn tuổi nhất của phòng
“TC”
=DMAX(A2:D9,B2,B11:B12)
=DMAX(A2:D9,"Tuổi",B11:B12)
3- Hàm DMIN: Hàm tính giá trị nhỏ nhất trên cột của
vùng dữ liệu tại những mẫu tin thỏa điều kiện của
vùng tiêu chuẩn
Ví dụ: Cho biết nhân viên nhỏ tuổi nhất của phòng
“TC”
=DMIN(A2:D9,B2,B11:B12)
=DMIN(A2:D9,"Tuổi",B11:B12)

4- Hàm DCOUNT:Đếm số phần tử kiểu số trên cột
của vùng dữ liệu tại những mẫu tin thỏa điều kiện
của vùng tiêu chuẩn

Ví dụ:Đếm số nhân viên phòng “TC” có độ tuổi 26
=DCOUNT(A2:D9,B2,B11:B12)
5- Hàm DCOUNTA:Đếm số phần tử khác trống trên
cột của vùng dữ liệu tại những mẫu tin thỏa điều
kiện của vùng tiêu chuẩn
6-DAVEREGE: Tính trung bình cộng trên cột của
vùng dữ liệu tại những mẫu tin thỏa điều kiện của
vùng tiêu chuẩn
Ví dụ: Tính lương bình quân NV thuộc phòng TC
=DAVERAGE(A2:D9,D2,B11:B12)