sáng kiến kinh nghiệm một số nhận định về hồ sơ trường

ĐỀ TÀI: MỘT SỐ NHẬN ĐỊNH VỀ HỒ SƠ TRƯỜNG
I ĐẶT VẤN ĐỀ:
Công tác thống kê giáo dục và đào tạo là một bộ phận quan trọng trong hệ
thống thống kê Nhà nước, nhằm giúp cho việc đánh giá hiện trạng giáo dục trên
phạm vi toàn quốc, từng vùng lãnh thổ cũng như từng địa phương. Công tác thống
kê giáo dục và đào tạo ngày càng được cấp quản lý giáo dục quan tâm, coi đó là
một trong những công cụ đắc lực để phân tích, đánh giá, quản lý và chỉ đạo phát
triển sự nghiệp giáo dục và đào tạo trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của
đất nước.
Bên cạnh đó vẫn còn một số mặt hạn chế là hiệu quả hoạt động có đôi lúc
chưa cao; chức năng và nhiệm vụ của cán bộ phụ trách công tác thống kê còn chưa
được xác định rõ ràng, đa số chưa có cán bộ thống kê chuyên trách, thường xuyên
thay đổi cán bộ làm ảnh hưởng đến số liệu thống kê.
Qua đó, việc nâng cao chất lượng thống kệ trong quản lý giáo dục là vấn đề
cấp bách đang đặt ra, để giải quyết được vấn đề trên đòi hỏi người làm công tác
thống kê phải nắm vững mục đích, yêu cầu, thời điểm báo cáo, cần thông suốt các
Chỉ thị 17/CT của Bộ Giáo dục ban hành năm 1977 và Luật Thống kê số
13/2003/L/CTN cũng đã ra đời ngày 26 tháng 06 năm 2003… Từ những khó khăn
trờn ỏp ng c cụng tỏc lónh o, ch o mt cỏch sõu sỏt s liu thng kờ
giỏo dc l mt trong nhng cụng vic quan trng, cn thit khụng th thiu ca
ngi qun lý giỏo dc, ũi hi ngi ch o phi cú k hach, phng phỏp.
Xut phỏt t nhng lý do trờn, tụi chn ti Nõng cao cht lng thng kờ trong
qun lý giỏo dc lm tiu hc tt nghip.
* Mc ớch ca ti:
Mc ớch nghiờn cu ti l nhm nõng cao cht lng thng kờ núi
chung, hot ng nõng cao cht lng Thng kờ trong qun lý giỏo dc núi riờng
thc hin ỳng chc nng, nhim v c giao.
II Nội dụng đề tài sáng kiến kinh nghiệm:
Hồ sơ trờng là tập Hệ thống các thông tin quản lý giáo dục. Nó đợc thiết kế
trên môi trờng Excel nhằm giúp các đơn vị thuận lợi trong việc nhập thông tin và
kiểm tra tính logic, mặc khác bằng chơng trình có thể chuyển trực tiếp thông tin từ

Hồ sơ trờng vào chơng trình quản lý EMIS mà không cần phải nhập dữ liệu trực
tiếp từ chơng trình.
Hồ sơ trờng đợc chia thành các cấp học: Nhà trẻ, mẫu giáo, mầm non, tiểu
học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, nhiều cấp,. Mỗi cấp học tiếp tục chia
thành các kỳ báo cáo: Kỳ đầu năm học (tháng 9), kỳ giữa năm học (tháng 12) và
kỳ cuối năm học (tháng 5).
Tơng ứng mỗi kỳ báo cáo của một cấp học đợc thiết kế trên 01 file Excel,
trong mỗi file Excel thông tin đợc chia thành các lớp tơng ứng với từng sheet, cụ
thể:
Trờng: Các thông tin cơ bản về trờng/trung tâm
LớpHọc: Các thông tin về lớp.
Học sinh : Các thông tin về học sinh.
Nhân sự: Các thông tin về nhân sự
CơSởVC: Các thông tin về cơ sở vật chất.
Điểm trờng: Các thông tin cơ bản về điểm trờng phụ.
Quá trình thực hiện.
Hồ sơ trờng nói riêng, công tác thống kê giáo dục và đào tạo nói chung nó
đều là một bộ phận quan trọng trong hệ thống thống kê Nhà nớc, nhằm giúp cho
việc đánh giá hiện trạng giáo dục trên phạm vi cả nớc, từng vùng lãnh thổ cũng nh
từng địa phơng.
Để nâng cao hiệu quả công tác thống kê, đảm bảo thông tin thống kế trung
thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời. Để đạt đợc điều đó, ngời thực hiện,
chỉ đạo các đơn vị cơ sở về công tác thống kê phải luôn năng động, sáng tạo trong
việc hớng dẫn những tiêu chí cần thiết thuận lợi cho việc tổng hợp. Từ nhận định
trên mà hồ sơ trờng đã và đang đợc thực hiện nhằm góp phần làm cho công tác
thống kê giáo dục và đào tạo ngày một tốt hơn.
1 Biện pháp thực hiện:
* Thuận lợi:
- Đuợc sự đầu t mạnh của Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục - Bộ
Giáo dục và Đào tạo.

- Đợc sự quan tâm của lãnh đạo Sở.
- Bản thân có quá trình phụ trách công việc liên tục nhiều năm.
- Nhờ sự hợp tác của các đơn vị huyện, thị xã, thành phố.
- Nhờ có địa chỉ email phủ kín ở các đơn vị.
* Khó khăn:
- Còn một số đơn vị hay thay đổi cán bộ thống kê.
- ở cấp Tiểu học có quá nhiều điểm trờng, địa bàn đi lại khó khăn nên ảnh
hởng đến công việc tổng hợp.
- Chơng trình cha đợc hoàn thiện ổn định.
Vì vậy đòi hỏi ngời làm công tác này phải có trách nhiệm, phải nắm vững
mục đích, yêu cầu, thời điểm báo cáo. Từ những khó khăn trên để đáp ứng đợc
công tác lãnh đạo, chỉ đạo một cách sâu sát thì số liệu thống kê giáo dục cũng nh
hồ sơ trờng là một trong những công việc quan trọng, cần thiết không thể thiếu của
ngời quản lý giáo dục.
- Muốn làm tốt đợc điều này khâu quan trọng là nhập dữ liệu là một trong
những khâu quan trọng trong quá trình thu thập và xử lý thông tin của Hệ thống
EMIS, quá trình này chiếm nhiều thời gian và góp phần kiểm tra độ chính xác về
logic của thông tin. Việc nhập dữ liệu đợc triển khai trên phạm vi rộng (đến tận
từng trờng), vì vậy cần phải chọn một công cụ nhập liệu đơn giản, phổ thông và đạt
hiệu quả. Trớc yêu cầu đặt ra, việc chọn Excel làm công cụ để thiết kế các biểu
mẫu dùng để nhập dữ liệu cho Hồ sơ trờng đã ứng. Qúa trình thu thập và nhập dữ
liệu hồ sơ trờng vào hệ thống Emis về cơ bản là nh sau:
+ Sở Giáo dục và Đào tạo triển khai hồ sơ trờng trên Excel đợc thiết kế sẵn
theo mẫu hồ sơ trờng đến các đơn vị trực thuộc (trờng và trung tâm) và Phòng Giáo
dục & Đào tạo. Phòng Giáo dục và Đào tạo tiếp tục triển khai hồ sơ trờng đến các
đơn vị trực thuộc phòng. Các đơn vị tiến hành thu thập thông tin và nhập dữ liệu
vào hồ sơ trờng trên Excel.
+ Sau khi nhập dữ liệu và kiểm tra chính xác, các đơn vị gửi báo cáo và dữ
liệu trên đơn vị chủ quản.
+ Đơn vị chủ quản trực tiếp sẽ nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu (bằng cách đọc

dữ liệu) của chơng trình Emis cài tại đơn vị chủ quản đó.
+ Dữ liệu Emis đã nhập sẽ đợc kết xuất và truyền lên đơn vị chủ quản cấp
trên.
+ Nếu có một số trờng hợp đặc biệt nh đơn vị không có máy vi tính thì số
liệu của đơn vị sẽ đợc điền trên giấy và đơn vị chủ quản sẽ phải nhập số liệu vào
file Excel rồi đọc dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Emis.
- Triển khai dữ liệu Excel hồ sơ trờng
+ Khi gửi file hồ sơ trờng cho các đơn vị thì cần xem rõ loại hình trờng để
gửi file hồ sơ trờng cho hợp lý (ví dụ: Trờng Tiểu học có lớp 6 hoặc THCS có lớp 5
thì dùng mẫu Phổ thông cơ sở; một trờng hợp khác Trờng trung học cơ sở có lớp
10 hoặc Trung học phổ thông có lớp 9 thì dùng biểu Phổ thông trung học; thêm
một trờng hợp là trờng trung học cơ sở có cả lớp 5 và lớp 10 (còn gọi là trờng
nhiều cấp) thì dùng mẫu phổ thông 1+2+3.
+ Còn đối với các trờng Tiểu học có cơ sở mầm non, hoặc các trờng mầm
non có lớp tiểu học: Do đây là 2 ngành học khác biệt nên cần tách tiêng. Nh vậy, ta
phải khai báo trên 2 hồ sơ trờng, cơ sở nào không phải là cơ sở chính thì phải khai
báo thêm thông tin Mã trực thuộc:, tại đây ta ghi vào mã đơn vị của cơ sở chính.
- Tùy theo trờng tơng ứng Sở Giáo dục sẽ gửi dữ liệu cho các đơn vị trực
thuộc.
- Sở Giáo dục phải gửi danh sách mã đơn vị cho các đơn vị trực thuộc. Cách
đánh mã đơn vị do Sở Giáo dục và Đào tạo quyết định. Tham khảo thêm về cách
đánh mã trờng trong tài liệu hớng dẫn sử dụng Emis.
- Khi nhận dữ liệu đã thu thập từ các trờng trực thuộc, nhiệm vụ của
Phòng/Sở Giáo dục nên tổ chức lu trữ các tệp *.xls một cách hợp lý, khoa học để
tiện cho việc đa dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hay tra cứu khi cần thiết. Có thể tham
khảo các cách tổ chức th mục lu trữ. Tùy theo cách lu trữ, có thể dùng tên trờng
làm tên tệp để dễ tìm:
ví dụ: D:\Muoi\Hosotruong\Nam2010-2011\KyT12\THPT\THPT_DantocNoitruTinh_T12.xls.
- Cách lu trữ hồ sơ đối với cấp trờng: Sau khi nhập dữ liệu cho một kỳ, ngời
nhập dữ liệu cần tổ chức lu trữ các tệp *.xls một cách hợp lý, khoa học để tiện cho

việc sửa đổi hay tra cứu khi cần thiết. Đối với cấp trờng có thể dùng tên trờng làm
file để không lẫn khi gửi về Phòng/Sở Giáo dục (ví dụ: D:\Hosotruong\Nam 2011-
2012\THPT_NguyenTrungTruc_T5xls.
- Cách nhập dữ liệu:
Những nét cơ bản trớc khi nhập dữ liệu:
- Khi Sở/Phòng chuyển giao các tệp Excel hồ sơ trờng dới dạng *.xlt, đây là
file mẫu (templates), sau khi nhập dữ liệu vào file mẫu xong, khi lu (save) thì mặc
định Excel sẽ yêu cầu ngời dùng ghi lại dới dạng *.xls (có tên là Microsoft Excel
Work Book).
- Các dữ liệu đợc nhập trong các trang (sheet), mỗi trang đợc dùng cho một
lớp thông tin tơng ứng. Thông tin tại các trang là thông tin chung toàn trờng kể cả
điểm trờng phụ.
- Riêng đối với những trờng có nhiều điểm trờng phụ thì phải chép Sheet
DiemTruong thành nhiều Sheet với số lợng tơng ứng, dữ liệu đợc thu thập là dữ
liệu của chính điểm trờng đó.
- Các nhóm dữ liệu đợc chia thành các trang với các tên tơng ứng. Để nhập
dữ liệu cho nhóm nào, nhắp chuột lên trang muốn chọn.
- Các ô màu xanh nhạt là các ô nhập dữ liệu; các ô màu xanh đậm là phần tự
động tính toán và đợc khóa đối với việc nhập dữ liệu.
- Sau khi nhập xong số liệu cho mỗi bảng, cần theo dõi phần thông báo lỗi
trên các ô lới bên phải các bảng dữ liệu. Nếu dữ liệu nhập sai, các ô lới báo lỗi t-
ơng ứng với ô nhập liệu (theo thứ tự hàng ngang và hàng dọc) sẽ có ký tự L màu
đỏ. Do đó cần kiểm tra lại các ô dữ liệu tơng ứng với ô báo lỗi để nhập lại cho
đúng.
- Các đơn vị Phòng Giáo dục thờng thì cơ bản đã có cán bộ thống kê phụ
trách riêng nên rất dễ trong việc nhập hồ sơ trờng; nhng ở các trờng Mầm non,
Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông và cấp 2+3 đa số là không có ngời
phụ trách công tác thống kê, thờng là giao cho Phó hiệu trởng hoặc công đoàn, nh
thế rất khó trong quá trình thu thập số liệu dễ bị nhầm vì một ngời đi tiếp thu trực
tiếp còn ngời khác thực hiện. Chính từ những thuận lợi và khó khăn nêu trên mà tôi

thờng gặp phải, từ đó tôi có kế hoạch thực hiện nh sau:
2 Những giải pháp khắc phục khó khăn:
- Do tình hình phục vụ kinh tế - xã hội nên cần có sự quan tâm chung của
Lãnh đạo Sở và sự kết hợp của các đơn vị huyện, thị, thành để có thể hoàn thành cơ
sở dữ liệu một cách hoàn chỉnh.
- Thực tế cho thấy cán bộ làm công tác thống kê hiện nay đã rất nhiều việc
nhng phải kiêm nhiệm thêm phần khai thông tin nhà trờng vào hồ sơ trờng nữa thì
rất cực nhng phần hồ sơ trờng cũng là một phần của thống kê số liệu nên cán bộ
làm công tác này phải phân tích cho chính xác chỉ tiêu của từng biểu mẫu, nắm
vững nội dung và định kỳ báo cáo.
- Từ những khó khăn trên tôi nhận thấy cần phải có một hớng dẫn sơ bộ về
cách thức nhập liệu để các đơn vị hiểu đúng hơn không bị nhầm khi khai thông tin
vào hồ sơ trờng nh sau:
Nhập tên trờng:
Thông thờng tên đầy đủ của một trờng bao gồm cả tên cấp học đặt ở trớc, ví
dụ: Trờng Tiểu học Hồng Bàng. Trong hồ sơ trờng Emis, các thuộc tính về cấp
học của trờng đã đợc xác định rõ ràng và riêng biệt, vì vậy để tiết kiệm thời gian
nhập liệu và cũng dễ dàng sắp xếp/tìm kiếm theo tên trờng thì khi nhập nên quy ớc
chỉ cần nhập phần tên của trờng, ví dụ: Hồng Bàng.
Mã đơn vị:
Mỗi đơn vị huyện, thị xã, thành phố đợc Sở gắn cho một mã số dài 8 ký tự.
Mã số này có cấu trúc HHHTTT. Trong đó:
- HHH là mã huyện, cũng là mã địa giới hành chính của tỉnh do Tổng cục
thống kê quy định.
- TTT là số thứ tự trờng do cơ quan quản lý quy định.
- Còn 2 mã số đầu là mã tỉnh.
Lu ý thêm: Trong một huyện có thể các trờng trực thuộc phòng Giáo dục và
Đào tạo thì Phòng Giáo dục và Đào tạo cấp mã, các trờng trực thuộc Sở Giáo dục
và Đào tạo thì Sở Giáo dục và Đào tạo cấp mã do đó có thể cấp mã trùng, vì vậy
mỗi Sở cần qui định vùng cấp mã. Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý các trờng THPT

và Cấp 2+3, có thể qui định tài nguyên của Sở từ số thứ tự 000 đến 200; Phòng
Giáo dục và Đào tạo đóng trên địa bàn đợc qui định vùng tài nguyên từ 200 đến
999.
Khi trờng mới thành lập thì phòng hoặc sở là đơn vị cấp phát mã, trờng
không thể tự động làm việc này. Nếu phòng là đơn vị cấp mã thì khi chuyển dữ liệu
lên cấp sở đồng thời chuyển danh mục mã các trờng mới thành lập đi kèm.
Năm báo cáo:
Ô nhập liệu Năm báo cáo là một check box, vì vậy ngời sử dụng không
nhập dữ liệu trực tiếp mà chỉ việc kích chuột vào nút chọn, một hộp danh sách thả
xuống và chọn năm lập biểu từ danh sách có sẵn.
Số điểm trờng:
Bộ hồ sơ trờng Excel ban đầu gồm 1 trang điểm trờng. Trang này chỉ cho
phép nhập thông tin cho 1 điểm trờng. Trong trờng hợp ngời dùng đã nhập số điểm
trờng lớn hơn 1 thì cần phải thực hiện thao tác sao chép trang này theo số lợng
điểm trờng đã nhập ở trang định dạng hồ sơ trờng.
Các bớc sao chép trang thông tin điểm trờng nh sau:
- Đa trỏ chuột đến vị trí tên sheet ĐiemTruong và nhắp chuột phải. Tíếp
theo, nhắp chọn thực đơn Move or Copy
- Nhắp chọn vị trí (thứ tự) đặt sheet mới trên danh sách Before sheet; bắt
buộc phải nhắp chọn Create a copy sau đó nhắp OK là đợc.
- Làm tơng tự nh trên cho đến khi có số trang điểm trờng bằng số điểm tr-
ờng.
Chú ý: có thể thực hiện sao lặp trang điểm trờng một thuận tiện hơn bằng
cách:
- Chọn trang điểm trờng ban đầu.
- Giữ phím CTRL trên bàn phím đồng thời kéo chuột sang vị trí bên cạnh và
thả ra.
- Lặp lại hai bớc trên cho tới khi có đủ số trang cho các điểm trờng.
Nhập dữ liệu cho điểm trờng:
Về nguyên tắc, dữ liệu nhập cho điểm trờng là bản tóm tắt của các mục

CSVC, lớp, giáo viên, học sinh đã đợc mô tả về cách nhập và ràng buộc dữ liệu.
Một vấn đề cần chú ý là thông tin thuộc các mục trên nhập ở mức trờng là đã bao
gồm cho toàn bộ các điểm trờng. Vì vậy thông tin nhập cho mỗi điểm trờng cần có
điều kiện ràng buộc là phảI nhỏ hơn tổng số của mục tơng ứng đã nhập ở mức tr-
ờng.
Kỳ báo cáo tập trung vào thông tin chi tiết về lớp, học sinh, nhân sự là
những đối tợng biến động nhất trong năm học. Các thông tin về nhân sự thì thu
thập cho đầy đủ phần thông tin về trình độ đào tạo và độ tuổi Ngoài ra, trang
thông tin đánh giá chất lợng chung và đánh giá chất lợng từng môn học cũng rất
cần thiết cho năm học.
2.1 Trang định dạng trờng:
Trang thông tin định dạng trờng là phần cơ bản cần phải có của một đơn vị
trờng.
Dữ liệu quan trọng nhất ở trang định dạng trờng là mã trờng. Đây là trờng
dữ liệu cho phép móc nối dữ liệu của một trờng trong các kỳ thu với nhau. Vì vậy
cần phải kiểm tra giá trị mã trờng đúng với giá trị cấp bởi Sở. Xin tham khảo
thêm phần hớng dẫn nhập trang định dạng trờng trong lần nhập đầu năm là một
điển hình cơ bản có điểm giống và khác nhau giữa hai trang thông tin.
2.2 Trang thông tin lớp học:
Cách tổ chức các trang thông tin về lớp học trong hồ sơ Excel vào giữa năm
giống nh hồ sơ Excel đầu năm, tuy số lợng thông tin có ít hơn. Tham khảo phần h-
ớng dẫn về kỳ thu đầu năm để có thông tin chi tiết.
Đối với Phổ thông thì số lợng lớp đợc chia theo các môn đặc biệt nh tin học,
ngoại ngữ. Đối với bậc Mầm non, thông tin chia theo loại lớp nh lớp có nấu ăn, bán
trú
2.3 Trang thông tin về học sinh:
Cách tổ chức các trang thông tin về lớp học trong hồ sơ Excel vào giữa năm
giống nh hồ sơ Excel đầu năm, nhng có bổ sung thêm phần học các môn ngoại
ngữ, độ tuổi, chia theo vùng. Tham khảo phần hớng dẫn về kỳ thu đầu năm để có
thông tin chi tiết.

Bảng số lợng học sinh theo các diện, loại lớp và độ tuổi
Bảng gồm các nhóm thông tin:
- Nhóm thông tin học sinh các diện: một số thông tin đã thu ở đầu năm, nay
thu lại để nắm đợc số lợng học sinh biến động, thông tin học sinh chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học.
- Một số thông tin bổ sung mới nh Đội viên/Đoàn viên.
Giải thích một số các tiêu chí:
- Học sinh chuyển đi: Là số học sinh nhà trờng chính thức đồng ý chuyển đi
khỏi trởng từ đầu năm đến thời điểm báo cáo giữa năm.
- Học sinh chuyển đến: Là số học sinh nhà trờng chính thức đồng ý tiếp
nhận vào trờng tính từ đầu năm đến thời điểm báo cáo giữa năm.
- Học sinh bỏ học: Là số học sinh bỏ học quá 45 buổi tính từ đầu năm đến
thời điểm báo cáo giữa năm.
Bảng số lợng học sinh theo loại lớp và độ tuổi
- Nhóm thông tin học sinh học một số lớp đặc biệt nh tin học, ngoại ngữ
- Nhóm thông tin về độ tuổi của học sinh. Những học sinh đi học đúng độ
tuổi nằm trong các ô đờng chéo màu trắng, phía nửa trên là số đi học sớm còn nửa
dới là số đi học muộn theo lứa tuổi.
Bảng số lợng học sinh theo vùng
Vùng đợc tính: Theo vùng phân bổ dự toán chi thờng xuyên ngân sách nhà
nớc tại Quyết định số 151/2006/QĐ-TTg, xác định theo hộ khẩu thờng trú của học
sinh.
Bảng thông tin đánh giá học sinh:
Đối với bậc Mầm non phần đánh giá đợc thay bỏi mục đánh giá sức khỏe và
đánh giá sự phát triển trí tuệ.
Phần đánh giá phổ thông và GDTX gồm có 2 trang thông tin
- Trang thông tin đánh giá chung về hạnh kiểm và học lực.
- Trang thông tin đánh giá từng môn học
(riêng đối với tiểu học thì đợc thiết kế chung một trang).
Thông tin đánh giá hạnh kiểm:

- Đối với tiểu học chỉ có 2 cấp độ: Thực hiện đầy đủ và cha thực hiện đầy
đủ.
- Đối với THCS, THPT: Chia làm 4 cấp độ: Giỏi, khá, trung bình, yếu.
Thông tin đánh giá học lực:
- Thông tin đánh giá học lực học sinh chia thành 5 cấp độ: Giỏi, khá, trung
bình, yếu và kém.
- Giống nhau cho tất cả các cấp học phổ thông (trừ tiểu học), kể cả giáo dục
thờng xuyên.
Thông tin đánh giá học lực theo môn học:
- Một số môn tiểu học đánh giá bằng nhận xét (Đạo đức, tự nhiên - xã hội,
âm nhạc, mỹ thuật, thủ công kỹ thuật, thể dục). Hoàn thành tốt, hoàn thành và cha
hoàn thành.
- Các môn của các cấp học khác và những môn còn lại của tiểu học đợc
đánh giá theo 5 cấp độ: Giỏi, khá, trung bình, yếu và kém.
- Vùng có dấu (x) là vùng cấm, không nhập dữ liệu.
- Không thu thập thông tin chi tiết đến các đối tợng: nữ, dân tộc, nữ dân tộc.
Thông tin về nhân sự:
Bảng tổng số nhân sự, số đảng viên và thông tin về giáo viên:
Bảng này gồm:
- Dòng tổng số cán bộ tất cả các loại trong trờng. Tổng số cán bộ = Tổng số
GV + Tổng số cán bộ quản lý + Tổng số nhân viên còn lại. Nếu trờng đa bậc học
thì Tổng số GV phải đợc cộng giáo viên của tất cả các cấp học.
- Phần tổng số cán bộ là đảng viên trong trờng, chia ra theo số đảng viên là
giáo viên, cán bộ quản lý và các nhân viên còn lại.
- Hồ sơ Excel thu cả thông tin về trình độ đào tạo và trình độ chuẩn của giáo
viên mặc dù Số lợng giáo viên chia theo trình độ đào tạo có thể suy ra số lợng giáo
viên đạt trình độ chuẩn. Lý do là để suy ra điều này cần phảI có thêm thông tin chi
tiết về vùng miền của trờng. Vì vậy có thể coi việc thu thập d thừa ở đây nh một
cách kiểm tra chéo tính nhất quán dữ liệu giữa các mục.
- Phần giáo viên chia ra theo môn dạy đợc hiểu là chỉ tính mỗi giáo viên một

lần theo môn dạy chính đợc phân công. Việc chia theo môn dạy ở đây không đồng
nghĩa với chuyên môn đào tạo gốc của giáo viên.
- Đạt trình độ chuẩn đào tạo:
+ Mầm non: Là những giáo viên có bằng trung cấp s phạm.
+ Tiểu học: Là những nhà giáo có bằng tốt nghiệp trung cấp s phạm.
+ Trung học cơ sở : Là những nhà giáo có bằng tốt nghiệp cao đẳng s phạm
hoặc có bằng tốt nghiệp cao dẳng và có chứng chỉ bồi dỡng nghiệp vụ s phạm đối
với giáo viên trung học cơ sở.
+ Trung học phổ thông: Là những nhà giáo có bằng tốt nghiệp đại học s
phạm hoặc có bằng tốt nghiệp đại học và có chứng chỉ bồi dỡng nghiệp vụ s phạm
đối với giáo viên trung học phổ thông.
Bảng tổng số giáo viên chia theo trình độ đào tạo, nhóm tuổi:
Đối với kỳ giữa năm phần nhân sự thu thập thêm thông tin trình độ đào tạo
và độ tuổi:
- Trình độ đào tạo: Thấp nhất là sơ cấp cho đến cao nhất là Tiến sĩ khoa học:
+ Cấp tốc: Là chơng trình đào tạo dới 6 tháng.
+ Sơ cấp: Là chơng trình đào tạo từ 6 tháng đến 1 năm.
- Chia theo nhóm tuổi: Từ 30 đến trên 60 tuổi, thang tuổi đợc chia theo
khoản cách 5 năm.
Qua mô hình trên và những nhiệm vụ chính ở mỗi cấp trong công tác thống
kê giáo dục và đào tạo cũng nh hồ sơ trờng nói riêng, ta nhận thấy ở mỗi cấp quản
lý, công tác này đều có một vai trò nhất định. Trong thời điểm hiện nay công tác
thống kê đợc các cấp, các ngành rất quan tâm.
Nếu nh ở cấp Tỉnh, Huyện mang tính tổ chức chỉ đạo công tác thu thập và xử
lý, tổng hợp các số liệu và thông tin của cấp dới thì ở cấp trờng là cấp tổ chức thực
hiện nhiều hơn. Tuy nhiên, cấp trờng đóng một vai trò vô cùng quan trọng; là nơi
mọi tiêu thức, chỉ tiêu giáo dục đợc kê khai thu thập ban đầu, những thông tin gốc
này ngay từ đây đã phải đợc từng nhà trờng phải hiểu đúng khái niệm và nắm đợc
cách ghi biểu, phải đạt đợc những yêu cầu chính xác, đầy đủ và kịp thời ngay từ
nhà trờng thì các cấp tổng hợp mới có thể làm đợc các yêu cầu đó.

* Kết quả đạt đợc
- Qua thực tế công tác, khi áp dụng những biện pháp đó vào công việc, bản
thân luôn thấy an tâm, nhất là về mặt đảm bảo thời gian và nội dung, chất lợng của
thống kê báo cáo.
- Các số liệu thống kê sẽ giúp cho việc mô tả tình hình giáo dục và đào tạo
về số lợng cũng nh chất lợng: trờng và quy mô trờng, các loại hình: lớp, học sinh,
nhân sự hiện có trong nhà trờng.
- Các số liệu thống kê hồ sơ trờng sẽ giúp cho việc so sánh khả năng có sẵn
và mức độ thực hiện với kế hoạch đã đợc đề ra, giữa các nhà trờng, giữa các cơ sở
giáo dục ở các xã, huyện, tỉnh, vùng khác nhau.
- Số liệu thống kê hồ sơ trờng cho thấy tình hình giáo dục và đào tạo hiện tại
và những năm đã qua đã giúp cho các nhà quản lý, các nhà công tác kế hoạch thấy
đợc xu thế phát triển, nhờ đó hình thành các chính sách và hoạch định sự phát triển
giáo dục và đào tạo trong tơng lai, dự kiến khả năng có thể đạt đợc ứng với từng
cách lựa chọn với khả năng nhân vật lực có đợc.
- Nh vậy, đối với từng cấp quản lý, đặc biệt ở từng nhà trờng phải có trách
nhiệm thu thập số liệu ban đầu thật đầy đủ và chính xác theo từng tiêu thức, từng
chỉ tiêu, từng biểu mẫu trong hệ thống báo cáo thống kê hồ sơ trờng theo từng thời
điểm và chính nguồn số liệu này sẽ giúp Ban Giám Hiệu nhà trờng trong việc điều
hành và quản lý hoạt động của nhà trờng.
- Các phơng thức xử lý số liệu thống kê hồ sơ trờng đã giúp cho việc đánh
giá mức độ thực hiện nhiệm vụ so với từng mục tiêu đã đợc vạch ra nh việc đánh
giá quá trình triển khai thực hiện, đánh giá hiệu quả của việc đầu t tài chính vào
giáo dục và đào tạo.
- Thêm vào đó các biểu mẫu hồ sơ trờng hiện nay đã dần dần đợc chuẩn hơn
và một vấn đề quan trọng là chơng trình của hồ sơ trờng đã cơ bản hoàn thành.
Trong tơng lai Sở có thể rút số liệu từ hô sơ trờng để báo cáo cho các ban ngành,
cũng nh chế độ thông tin báo cáo luôn kịp thời.
III KT LUN:
C«ng t¸c thèng kª hå s¬ trêng tuy kh«ng ph¶i lµ c«ng t¸c trung t©m cđa viƯc

d¹y vµ häc, nhng nã ph¶n ¸nh ®Çy ®đ c¸c mỈt m¹nh vµ u cđa nhiƯm vơ d¹y vµ
häc, ®ång thêi còng lµ ph¬ng tiƯn ®Ĩ c¸c cÊp Qu¶n lý n¾m b¾t vµ ®¸nh gi¸ vỊ mét
®¬n vÞ trùc thc nµo ®ã trong ph¹m vi qu¶n lý.
Trong thêi ®iĨm hiƯn nay c«ng nghƯ th«ng tin ®· ®¹t ®Õn ®Ønh cao nªn ®· ®-
ỵc c¸c nhµ ®Çu t níc ngoµi hỵp t¸c víi ViƯt Nam ®Ĩ ®a ra nh÷ng ch¬ng tr×nh rÊt bỉ
Ých nh hå s¬ trêng ®Ĩ gióp cho viƯc thu thËp sè liƯu rÊt nhanh vµ tiƯn lỵi.
Nhê ®ã mµ chÝnh b¶n th©n t«i còng häc hái ®ỵc rÊt nhiỊu ®iỊu bỉ Ých vµ rÊt tiƯn lỵi
khi mét sè ®¬n vÞ cÇn cung cÊp nhiỊu sè liƯu cïng mét lóc còng ®ỵc cung cÊp rÊt nhanh.
Rạch Giá, ngày 16 tháng 05 năm 2012
Thủ trưởng đơn vò Người viết thành tích
xác nhận thành tích
Lưu Thò Muỗi.