quan tri hanh chanh van phong

GIÁO TRÌNH
QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
TÀI LI U THAM KH OỆ Ả
1. Nguyễn Văn Thâm,Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí
nhà nước (TB lần 3), NXB. Chính trị Quốc gia, H., 2003
2. Lê Văn In, Mẫu soạn thảo văn bản (dùng cho các cơ quan
chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ
chức kinh tế), NXB. Chính trị Quốc gia, H., 2003
3. Đồng Thị Thanh Phương – Nguyễn Thị Ngọc An, Soạn
thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ, NXB. Lao động
xã hội, 2006
4. Đồng Thị Thanh Phương – Nguyễn Thị Ngọc An, Quản
trị hành chánh văn phòng, NXB. Thống kê, 2005
NỘI DUNG

ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG

HOẠCH ĐỊNH - TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG – NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CÔNG TÁC VĂN THƯ - LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
CHƯƠNG 1
ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1. MỘT VÀI KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1. 1 VĂN PHÒNG

1.1 VĂN PHÒNG
1.1.1 KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh
nghiệp; là nơi thu thập thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản
lí; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các
điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.
1.1.2 CHỨC NĂNG
Văn phòng có 2 chức năng :
- Chức năng tham mưu (văn bản), tổng hợp (thông tin)
- Chức năng hậu cần
1.1.3 NHIỆM VỤ
Văn phòng có các nhiệm vụ sau :
-
Hoạch định chương trình và tổ chức thực hiện chương
trình
-
Thu thập, xử lí, quản lí và sử dụng thông tin
-
Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng
-
Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
-
Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại
-
Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của văn phòng
-
Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lí vật
tư tài sản của cơ quan.
1.1.4 HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Hiện đại hóa công tác văn phòng theo hướng :

* Văn phòng điện tử
* Văn phòng không giấy
* Văn phòng tự động hóa
* Văn phòng của thế kỉ 21
Phương pháp hiện đại hóa :
- Tổ chức bộ máy văn phòng tinh gọn, đúng chức năng
- Tin học hóa công tác văn phòng, sử dụng các mạng
nội bộ, mạng LAN (local area network), mạng Internet,
mạng WAN (wide area network)
- Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp (máy tính,
máy fax, điện thoại, máy photocoppy, Internet…)
- Không ngừng phát triển kĩ thuật và nghiệp vụ hành
chính…
1.2 QUẢN TRỊ
1.2.1 KHÁI NIỆM
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông
qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm
tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Tài nguyên bao gồm :
- Tài nguyên hữu hình : vốn, nhân lực, thông tin…
- Tài nguyên vô hình : trình độ quản lí, …
1.2.2 CHỨC NĂNG
- HOẠCH ĐỊNH (PLANNING)
Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp
thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.
-
TỔ CHỨC (ORGANIZING)
Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp
để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ
về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.

-
LÃNH ĐẠO (LEADING)
Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt
được mục tiêu của tổ chức.
-
KIỂM SOÁT (CONTROLLING)
Thường xuyên kiểm tra, kịp thời uốn nắn các sai lệch so với mục tiêu.
1.3 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1.3.1 KHÁI NIỆM
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ
chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động
xử lí thông tin.
1.3.2 CHỨC NĂNG
- Hoạch định công việc hành chính
- Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
- Kiểm soát công việc hành chính văn phòng
- Dịch vụ công việc hành chính văn phòng
Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp ví như một chiếc xe
ô tô, các chức năng dịch vụ hành chính văn phòng là 4
bánh xe.
1.3.3 PHẠM VI CỦA QUẢN TRỊ
CÁC CẤP QUẢN TRỊ PHỔ BIẾN TRONG CÁC CÔNG
TI LỚN VÀ VỪA (THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ)
* Cấp QTCC (Top) :
Chủ tịch HĐQT
Tổng Giám đốc/ Phó Tổng giám
đốc
* Cấp QTTG :
Giám đốc Quản trị nhân sự, GĐ

Marketting, GĐ điều hành…
* Cấp QTCS :
Trưởng phòng, Quản đốc phân
xưởng…
CẤP
QT
CAO CẤP
CẤP QUẢN TRỊ
TRUNG GIAN
CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ
(TUYẾN THỨ NHẤT)
1.3.4 PHÂN BIỆT CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG VÀ CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ

CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ
Công việc quản trị do nhà quản trị
thực hiện, họ làm công việc hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm
tra. Họ làm việc với con người và
với các ý tưởng.
Mối tương quan của công việc
hành chính văn phòng và công
việc quản trị tùy thuộc vào các cấp
quản trị khác nhau. Cấp QT càng
cao thì hầu hết công việc thuộc về
lãnh vực QT và ngược lại công
việc của cấp QT càng thấp là hoạt
động chuyên môn, thực tiễn.

CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG
Công việc hành chính có mặt
ở khắp mọi nơi trong doanh
nghiệp. Tất cả các nhân viên
hành chính, các cấp quản trị,
tất cả mọi người ở mức độ
khác nhau đầu làm công việc
hành chính. Cụ thể :
- Điện thoại
- Soạn thảo văn bản
- Xử lí công văn đến/ đi…
CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ VÀ CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG


CÔNG VIỆC
QUẢN TRỊ
CÔNG VIỆC
HCVP
1.3.5 NHÀ QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Khái niệm nhà quản trị
Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp
họ nỗ lực đạt được mục tiêu. Nhà quản trị là người điều khiển ,
giám sát công việc của những người khác. Đó là người ra quyết
định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức
năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp.

Nhà quản trị HCVP

Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị. Là nhà quản
trị, họ phải hoàn thành 4 chức năng, nhiệm vụ chính : hoạch định,
tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình.
1.3.6 TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau :
- Là 1 nhà trí thức được đào tạo trình độ tổng quát và được
đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
- Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
- Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn
phòng và toàn thể CBNV trong công ti
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và
phương pháp làm việc mới
- Gần gũi, biết hòa đồng, đồng cảm với những ý tưởng và
những vấn đề của nhân viên
- Có óc khôi hài , giúp làm việc và dịu đi những tình
huống khó khăn
- Phong cách lịch sự
- Kiểm soát cảm xúc
- Có nhiều ý tưởng, sáng kiến
- Tự tin
- Có óc phán đoán
- Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và
cấp dưới.
1.3.7 CÁC CHỨC VỤ CỦA CẤP QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH

Trợ lí hành chính

Trưởng phòng hành chính/ Trưởng phòng xử lí

văn bản / Trưởng phòng hồ sơ

Giám đốc hành chính

Phó Tổng Giám đốc hành chính
2. HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
2.1 HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG
2.1.1 KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH
Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm
các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và
sự lựa chọn các giải pháp thích hợp, các phương tiện
thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.
Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch (1 tài
liệu được viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động
mà công ti/ tổ chức phải thực hiện).
2.1.2 KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập các
thông tin, xử lí thông tin, sử dụng chúng và
triển khai cho các bước hành động.
2.1.3 PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định chiến lược (Strategic planning) / dài hạn
Là đề ra kế hoạch tổng quát cho toàn công ti, có tính chất dài hạn,
do các cấp quản trị cao cấp (Chủ tịch HĐQT, TGĐ…) thực hiện.
Thời gian thực hiện trên 5 năm.

Hoạch định chiến thuật (Tactical planning)/ trung hạn

Là đề ra kế hoạch cho các bộ phận chuyên môn (bộ phận sản xuất,
kinh doanh, tài chính, nhân sự…), có tính chất trung hạn, do các
cấp quản trị trung gian/ trung cấp (các giám đốc) thực hiện. Thời
gian thực hiện trên 1 năm dưới 5 năm.

Hoạch định tác vụ/ tác nghiệp (Operational planning)/ngắn hạn
Là đề ra kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh,
trong đó có hoạch định HCVP, do các cấp quản trị tuyến cơ sở (các
trưởng phòng…) thực hiện. Thời gian dưới 1 năm.
2.1.4 CÁC CĂN CỨ ĐỂ HOẠCH ĐỊNH

Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước,
các quyết định của cấp trên trực tiếp.

Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn
của cơ quan, doanh nghiệp.

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp.

Tình hình thực tế của từng giai đoạn và xu thế phát triển
của thời đại
–
Theo mùa (khô/ mưa…)
–
Theo lễ (Tết/ các ngày lễ lớn…).
2.1.5 CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH

Công cụ hoạch định HCVP bao gồm các dự án lớn, dự án
nhỏ khác nhau. Một số công cụ ai cũng phải dùng để lên
kế hoạch và lịch công tác hàng ngày :

- Lịch thời gian biểu công tác:
+ Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay
+Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần
+ Thời gian biểu công tác cho GĐ và thư kí…
- Sổ tay / sổ nhật kí
- Bìa hồ sơ/ thẻ hồ sơ nhật kí
- Lịch để bàn / lịch treo tường
2.2 KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
(Công việc của các cấp quản trị)
2.2.1 VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA
Kiểm tra giúp nhà quản trị tránh được nhiều vấn đề tồn
tại, hỗ trợ họ đối phó với 5 thách đố :
- Đối phó với bất trắc
- Khám phá ra những bất thường
- Xác định các cơ hội
- Xử lí những tình huống phức tạp
- Phân quyền có hiệu quả hơn.
2.2.2 KHÁI NIỆM KIỂM TRA

Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt
động tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong
thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu
kì vọng của tổ chức.

Kiểm tra để :
–
Khuyến khích các hành vi phù hợp
–
Ngăn cản các hành vi không phù hợp.