Quản trị hành chánh văn phòng

1
QUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH

2
QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH
1. Hành chánh văn phòng là gì?
2. Thế nào là quản trò hành chánh văn
phòng?
3. Nhiệm vụ của hành chánh văn phòng
4. Ai là người quản trò hành chánh văn
phòng?

3
Nội dung
Phần 1- Công tác văn thư
Phần 2- Quản lý và lưu trữ hồ sơ
Phần 3- Hoạch đònh, sắp xếp chuyến đi công tác
Phần 4- Kỹ năng sử dụng điện thoại

4
Phaàn 1- Coâng taùc vaên thö

5
Công tác văn thư
I. Tổ chức quản lý công tác văn thư
II. Quản lý văn bản đến
III. Quản lý văn bản đi

6
Tổ chức quản lý công tác văn thư

1. Khái niệm công tác văn thư
2. Nội dung công tác văn thư
3. Yêu cầu của công tác văn thư
4. Phân công trách nhiệm đối với việc
thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư

7
Khái niệm công tác văn thư
Hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn
bản, gồm:

Xây dựng văn bản
cho tổ chức

Tổ chức quản lý, giải
quyết văn bản hình
thành trong hoạt động
của tổ chức

8
Nội dung công tác văn thư
a. Xây dựng văn bản
b. Tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản

9
Yêu cầu của công tác văn thư

Nhanh chóng


Chính xác

Bí mật

Hiện đại

10
Phân công trách nhiệm đối với việc thực
hiện công tác văn thư
a. Trách nhiệm đối với
Giám Đốc, Trưởng
Phòng:
o
Giải quyết kòp thời và
chính xác các văn bản
đến bộ phận, phòng/ ban
mình
o
Soạn thảo văn bản trong
phạm vi trách nhiệm của
mình
o
Ký văn bản theo qui đònh
của công ty

11
Phân công trách nhiệm đối với việc thực
hiện công tác văn thư (tt)
b. Trách nhiệm của

Phòng Hành
Chánh:
o
Nhận, xem xét, phân
phối công văn đến
o
Kiểm tra, đăng ký
công văn đi
o
Tham gia xây dựng
văn bản theo yêu
cầu của Ban giám
đốc

12
Phân công trách nhiệm đối với việc thực
hiện công tác văn thư (tt)
c. Trách nhiệm của Nhân viên
nói chung:
o
Nhận công văn do Phòng Hành
Chánh phân phối
o
Thảo các văn bản trong phạm vi
trách nhiệm của mình
o
Lưu trữ công văn
o
Bảo đảm bí mật, an toàn văn bản
o

Thực hiện nghiêm túc mọi qui
đònh cụ thể chế độ văn thư của
công ty

13
Quản lý văn bản đến
1. Nguyên tắc chung
2. Nhận văn bản đến
3. Đóng dấu đến
4. Đăng ký văn bản đến
5. Chuyển giao văn bản đến
6. Theo dõi việc giải quyết
văn bản
7. Trách nhiệm của thư ký

14
Nguyên tắc chung
a. Bộ phận văn thư tiếp
nhận
b. Văn thư phải được giải
quyết nhanh chóng, chính
xác và đảm bảo bí mật
c. Người nhận phải ký nhận
vào sổ chuyển văn bản

15
Nhận văn bản đến
a. Xem nhanh văn bản
b. Phân loại các văn bản
vừa nhận

1) Thư riêng, tạp chí
2) Văn bản gửi đến tổ
chức:
a) Loại phải bóc bì
b) Loại không phải
bóc bì

16
Đóng dấu đến
a. Để xác nhận văn
bản đã qua bộ phận
văn thư
b. Biết được văn bản
đến ngày nào, là
văn bản thứ bao
nhiêu