Vai trò của kiểm soát trong quản trị thương mại điên tử logistics

Môn: Quản trị hậu cần trong thương mại điện tử.
Đề tài:
Kiểm soát đóng vai trò gì trong quản trị logistics? Cho biết một số chỉ
tiêu căn bản sử dụng trong kiểm soát logistics? Đây là những chỉ tiêu có thể sử
dụng thuận lợi nhất ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay? Hệ thống thông
tin logistics có hỗ trợ như thế nào trong hoạt động kiểm soát logistics tại
doanh nghiệp thương mại điện tử?
1
Mục lục
1. Lời mở đầu.
2. Nội dung.
I. Kiểm soát hoạt động logistics.
II. Các chỉ tiêu đo lường kết quả hoạt động Logistics.
III. Thực tế áp dụng các chỉ tiêu đo lường kết quả kiểm soát logistics
tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
IV. Vai trò của logistics đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử:
2
Lời mở đầu
Các nguồn tài nguyên trên trái đất là hữu hạn, nhưng ước muốn của con
người lại vô cùng. Chính vì vậy, Logistics đã ra đời để giúp con người sử dụng các
nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) một cách tối ưu, để có thể đáp ứng nhu cầu
ngày càng cao của bản thân và xã hội một cách tốt nhất. Thời kỳ trước đây, do bị
ngăn trở bởi khoảng cách địa lý và điều kiện truyền thông chưa cho phép, nên
người ta chỉ có thể áp dụng logistics trong phạm vi hẹp: công ty, ngành, địa
phương, quốc gia. Còn giờ đây, nhân loại đang bước vào nền kinh tế tri thức,
không bao lâu nữa, mạng điện tử sẽ cho phép con người vượt qua các trở ngại về
thời gian và không gian, tạo điều kiện cho logistics toàn cầu ra đời và phát triển.

3
Nội dung
I.Kiểm soát hoạt động logistics

Kiểm soát là quá trình so sánh kết quả hiện hữu với kế hoạch và thiết lập hành
động điều chỉnh để cho chúng phù hợp chặt chẽ hơn.
Yêu cầu kiểm soát tập trung vào những điều không chắc chắn làm biến đổi
những dự tính kế hoạch. Sẽ xẩy ra những sai khác so với các tiêu chuẩn thiết kế bởi
có nhiều điều kiện không thể nào dự đoán một cách ổn định. Ngoài ra, còn có thể
có những thay đổi cơ bản diễn ra trong môi trường logistics làm biến đổi kế hoạch.
Chẳng hạn, những thay đổi về điều kiện kinh tế, công nghệ và những biến đổi thái
độ khách hàng không thể thấy trước được lúc hoạch định, nhương có thể làm ảnh
hưởng đến kế hoạch.
Quá trình kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm tra những điều kiện thay đổi
và tiến hành điều chỉnh. Quá trình hoạch định và thực thi hoàn hảo thì không cần
phải kiểm soát. Do điều này rất hiếm gặp, nên các nhà quản trị logistics phải triển
khai bộ máy kiểm soát để đảm bảo thực hiện các mục tiêu mong muốn.
Mô hình kiểm soát Logistics
Quá trình kiểm soát logistics diễn ra gần như hàng ngày. Trong hệ thống
logistics, các nhà quản trị kiểm soát các hoạt động logistics kế hoạch (vận chuyển,
kho, dự trữ, . . . ) theo hướng dịch vụ kế hoạch và chi phí hoạt động. Bộ máy kiểm
4
soát gồm hạch toán và báo cáo kết quả về hệ thống, các mục tiêu hoạt động, một số
thông số để thiết lập hành động điều chỉnh.
• Đầu vào, quá trình, và đầu ra.
Tập trung của hệ thống kiểm soát là các quá trình được điều tiết. Quá trình
này có thể là họat động đơn lẻ như thực hiện đơn đặt hàng và tái cung ứng dự trữ,
hoặc có thể là sự kết hợp của toàn bộ các hoạt động trong chức năng logistics. Có
những đầu vào quá trình ở dạng kế hoạch. Các kế hoạch chỉ ra cách thức thiết kế
quá trình.
Ảnh hưởng của môi trường là loại đầu vào thứ hai của quá trình. Môi trường
bao gồm mọi nhân tố có thể ảnh hưởng đến các quá trình và không được dự tính
trong kế hoạch. Điều này giải thích sự không ổn định làm biến đổi đầu ra quá trình
so với kế hoạch.

Đầu ra của quá trình là cái mà chúng ta thường gọi là kết quả. Kết quả là tình
trạng của quá trình ở bất kỳ một thời điểm nào. Kết quả có thể được đo lường theo
chi phí trực tiếp như cước phí vận chuyển. . . , chi phí gián tiếp như hao hụt và tổn
thất do tai hoạ, hoặc kết quả cung ứng.
Các quá trình với các kế hoạch đầu vào và kết quả thực hiện là đối tượng của
quá trình kiểm soát. Các nhân tố này là kết quả của quá trình kế hoạch hoá và thực
thi.
• Các tiêu chuẩn và mục đích.
Chức năng kiểm soát yêu cầu cần phải có các tiêu chuẩn để so sánh với kết
quả hoạt động. Các nhà quản trị cố gắng làm cho kết quả hoạt động phù hợp với
tiêu chuẩn. Có rất nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau như: ngân sách chi tiêu, trình độ
dịch vụ khách hàng, đóng góp lợi nhuận.
• Kiểm tra.
Kiểm tra là trung tâm đầu não của hệ thống kiểm soát. Nó nhận thông tin về
kết quả của quá trình, so sánh với các mục tiêu, tiêu chuẩn, và thiết lập các hoạt
động điều chỉnh. Đa số những thông tin nhận được từ các báo cáo định kỳ và các
tài liệu hạch toán như: báo cáo tình trạng dự trữ, tình trạng sử dụng nguồn lực, chi
phí hoạt động, trình độ dịch vụ khách hàng v.v. Những người kiểm tra là các nhà
quản trị, cố vấn hoặc máy điện toán.
5
1. Các hệ thống kiểm soát
• Hệ thống mở.
Đặc điểm quan trọng của hệ thống này là sự can thiệp của con người giữa
hoạt động so sánh kết quả hiện hữu và mong muốn với hành động giảm sai sót của
quá trình. Nhà quản trị phải can thiệp tích cực trước bất kỳ hành động điều chỉnh
nào có thể diễn ra và do đó gọi là hệ thống mở.
Lợi ích của hệ thống kiểm soát khung mở là tính linh hoạt và chi phí ban đầu
thấp. Các nhà quản trị theo ý mình, yêu cầu loại thông tin cần để kiểm soát, chấp
nhận sai lầm ở thời điểm nhất định và thiết lập hành động điều chỉnh. Tính linh
hoạt là lợi ích chủ yếu ở thời điểm nhất định và thiết lập hành động điều chỉnh.

Tính linh hoạt là lợi ích chủ yếu của hệ thống này khi mà mục tiêu, kế hoạch và
ảnh hưởng của môi trường là những đối tượng thay đổi thường xuyên, và khi mà
các quá trình kiểm soát tự động bị hạn chế và tốn kém.
• Hệ thống đóng.
Khi kiểm soát các hoạt động Logistics, các qui tắc quyết định được coi như là
đại diện quản trị trong hệ thống đóng. Các qui tắc quyết định hành động được coi
như nhà quản trị nếu họ chỉ quan sát các kết quả. Do nhà quản trị tách xa quá trình
kiểm soát nên hệ thống này gọi là hệ thống đóng.
Ví dụ về hệ thống đóng trong quản trị Logistics là hệ thống kiểm soát dự trữ.
Ngược lại với hệ thống kiểm soát mở, hệ thống kiểm soát đóng có khả năng to
lớn để kiểm soát khối lượng các hoạt động Logistics với tốc độ và độ chính xác
cao. Tuy nhiên, hệ thống đóng có xu hướng cứng nhắc trong việc đáp ứng với
nhưng điều kiện thay đổi nằm ngoài các thông số thiết kế. Nó cũng chỉ có thể kiểm
soát một phần của toàn bộ quá trình và do đó, có thể thiếu một số lĩnh vực của hệ
thống mở. Do vậy, tự động hoá có thể làm giảm tính linh hoạt, lĩnh vực kiểm soát
bị hạn chế nhiều hơn, và chi phí ban đầu cao hơn, nhưng nó đem lại cho kiểm soát
tốc độ và độ chính xác cao hơn.
• Hệ thống kiểm soát hỗn hợp.
6
Đây là hệ thống kiểm soát đóng- mở kết hợp được sử dụng nhiều nhất để
kiểm soát các hoạt động Logistics .Nhà quản trị trong hệ thống này không chỉ làm
tăng tính linh hoạt và phạm vi hệ thống mà còn hành động như chiếc van an toàn
khi hệ thống tư động bị rối loạn. Hệ thống kiểm soát biến dạng đảm bảo kiểm soát
các hoạt động phức tạp mà không yêu cầu nhà quản trị phải rời bỏ quyền quản trị
hệ thống. Đây có lẽ là lý do chủ yếu sử dụng hệ thống kiểm soát biến dạng phổ
biến.
 Vai trò của kiểm soát trong quản trị logistics
Kiểm soát logistics giúp đảm bảo rằng những mục tiêu đã lập theo kế hoạch
sẽ được thực hiện. Trong thực tế những biến động và bất định của môi trường sẽ
tác động tạo ra những sai lệch giữa kế họach và thực hiện. Hệ thống kiểm soát sẽ

giúp hạn chế và triệt tiêu các sai lêch này với một quy trình kiểm soát thống nhất.
Doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống kiểm soát đóng, mở hoặc phối hợp cả
hai, tất cả đều được áp dụng.
Quá trình kiểm soát logistics bao gồm các hoạt động kiểm soát về việc thực hiện
các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra và kiểm soát các chỉ tiêu của logistics.
II. Các chỉ tiêu đo lường kết quả hoạt động Logistics
Để kiểm soát logistics, cần phải đo lường các kết quả logistics. Các chỉ tiêu
đo lường Logistics bao gồm 4 nhóm: Đo lường quản lý chi phí, đo lường chất
lượng dịch vụ khách hàng, đo lường năng suất lao động và thiết bị, đo lường quản
lý tài sản.
Đo lường kết quả tập trung vào các hoạt động và quá trình so sánh đối với
các hoạt động và mục đích đặt ra trước đây.
7
Hình 1: Ví dụ về hệ thống kiểm soát hỗn hợp trong quản trị dự trữ
• Đo lường quản lý chi phí:
8
T.chuẩn dự trữ: Q,
D
đ
, dịch vụ & chi
phí
Báo cáo
máy tính về D
k
Qui tắc ra q.định:
Khi D
k

≤
D

b,
, đặt Q*
H.động điều chỉnh:
Đặt hàng
Quá trình:
Nghiệp vụ kho
Nhu cầu
Đầu vào:
Tái cung ứng, Q
*
Đầu ra:
Tình trạng và chi
phí dự trữ
Nhà quản trị
logistics
Báo cáo về CF, dvụ,
kế hoạch sx
Chi phí để thực hiện các mục tiêu hoạt động xác định là chỉ tiêu phản ánh
trực tiếp nhất kết quả Logistics. Kết quả chi phí Logistics chủ yếu được đo bằng
tổng số tiền, tỷ lệ phần trăm trên doanh số, hoặc chi phí trên một đơn vị qui mô.
− Tổng chi phí và các chi phí thành phần: dự trữ, vậ chuẩn, kho,
xử lý đơn đặt hàng
− Tỷ lệ chi phí hậu cần trên tổng chi phí của doanh nghiệp/tổng
doanh số
− Chi phí bình quân để thực hiện một đơn hàng/một đơn vụ sản
phẩm
− Chi phí xử lý các đơn hàng bị trả lại
− Chi phí xử lý hàng hóa đã hư hỏng
− Chi phí lao động, v.v.v
• Đo lượng chất lượng dịch vụ khách hàng:

Các tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ hậu cần cần được cụ thể hóa bằng các
thước đo chi tiết thì mới có thể đánh giá và so sánh được.
− Tổng thời gian đáp ứng một đơn hàng: tình huống thông
thường, lúc cao điểm…
− Tỷ lệ các đơn hàng hoàn hảo (đúng về số lượng, cơ cấu, thời
gian, địa điểm)
− Tỷ lệ các đơn hàng đúng về hàng hóa (số lượng/cơ cấu)
− Tỷ lệ các đơn hàng đúng về dịch vụ (thời gian, địa điểm)
− Số lần khách hàng trả lại hàng
− Số lần khiếu nại/than phiền từ phía khách hàng và lực lượng
bán hàng
− Số lần làm sai về chứng từ, hóa đơn, vận đơn
− Tổng giá trị hàng hóa bị hư hỏng do dịch vụ hậu cần
− Mức độ tự thỏa mãn của khách hàng
− Số lượng khách hàng trung thành
− Số lượng khách hàng mới, v.v.v
9
• Đo lường năng suất lao động và thiết bị:
− Khối lượng hàng nhập, hàng xuất trên một nhân viên hậu cần
(có thể phân loại cho từng bộ phận: lao động kho/lái xe/.v.v)
− Khối lượng hàng nhập khẩu, hàng xuất khẩu trên tổng tiền
lương của bộ phận hậu cần
− Năng suất của thiết bị trong ngày/theo tháng/theo quý.v.v
Về mặt lý luận, có 3 loại chỉ tiêu đo lường năng suất cơ bản: thống kê, động
thái, và đại diện.
Nếu mọi đầu vào và đầu ra của hệ thống bao gồm trong biểu thức năng suất,
thì nó sẽ là tổng tỷ số năng suất thống kê nhân tố. Tỷ số là thống kê do nó chỉ dựa
vào một số đo.
Mặt khác, chỉ tiêu động thái được tổng hợp theo thời gian. Nếu các đầu vào và
đầu ra trong hệ thống so sánh các tỷ lệ năng suất thống kê của một thời kỳ naỳ với

thời kỳ khác thì kết quả là chỉ số năng suất động thái.
• Đo lường quản lý tài sản:
Chỉ tiêu đo lường tài sản tập trung vào việc sử dụng đầu tư vốn vào cơ sở
vật chất và thiết bị, cũng như sử dụng vốn vào dự trữ để đạt được các mục đích
của Logistics. Cơ sở vật chất, thiết bị Logistics, và dự trữ có thể coi như là bộ
phận tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Đối với các nhà bán buôn, tổng số
tài sản này chiếm hơn 90%. Các chỉ tiêu đo lường quản trị tài sản tập trung vào
chỗ tài sản quay vòng có nhanh không, như tốc độ chu chuyển dự trữ và mức
thu hồi vốn từ đầu tư. Có thể sử dụng một số các hệ số về hoàn trả vốn đầu tư,
khấu hao thiết bị kho…
− Hệ số hoàn trả vốn đầu tư (ROI)
− Hệ số khấu hao thiết bị kho, phương tiện vận tải
− Dự trữ bình quân
10
− Tốc độ chu chuyển dự trữ
− Lượng dự trữ dư thừa và không bán được
Ví dụ :
Hệ số thu nhập trên đầu tư (ROI)
Được sử dụng để xác định mức độ ảnh hưởng của biên lợi nhuận so với
doanh thu và tổng tài sản.
ROI= (Thu nhập ròng/Doanh số bán) + (Doanh số bán/Tổng tài sản).
Mục đích của việc sử dụng hệ số ROI là để so sánh cách thức tạo lợi nhuận
của một công ty và cách thức công ty sử dụng tài sản để tạo doanh thu.
Nếu tài sản được sử dụng có hiệu quả, thì thu nhập và thu nhập trên đầu tư
sẽ cao.
III. Thực tế áp dụng các chỉ tiêu đo lường kết quả kiểm soát logistics tại các
doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
• Sử dụng đo lường dịch vụ khách hàng:
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet, TMĐT đang dần làm thay đổi
thói quen mua sắm của người tiêu dùng và mở ra cho doanh nghiệp (DN) phương

thức kinh doanh mới đem lại hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên, vấn đề E-logistics (hậu
cần) lại đang là bài toán khó cho các DN có ứng dụng TMĐT tại Việt Nam.
Theo thống kế mới nhất của Google Ad planner, chỉ riêng tháng 7/2010 số
lượng người dùng internet tại Việt Nam đã tăng thêm 3 triệu, nâng tổng số người
dùng internet ở nước ta lên con số 31 triệu. Điều này cho thấy sức hấp dẫn của một
thị trường giàu tiềm năng phát triển như Việt Nam.
Hơn nữa, người tiêu dùng có thể dễ dàng tìm kiếm được sản phẩm mong
muốn chỉ với một chiếc máy tính hoặc điện thoại có kết nối mạng internet. Tuy
nhiên, điều đáng lưu ý ở đây là hầu hết các website cung cấp dịch vụ mua bán trực
11
tuyến hiện nay như Enbac.com, 5giay.vn… mới chỉ đóng vai trò cầu nối để người
tiêu dùng lên mạng tìm thông tin rồi thực hiện giao dịch thỏa thuận miệng giữa
người mua và người bán. Những giao dịch kiểu này không đủ ràng buộc về mặt
pháp lý và có nhiều kẽ hở dễ tạo điều kiện cho nạn gian lận tung hoành.
Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng người bán thường xuyên
bán sản phẩm không đúng như mô tả, sản phẩm báo còn hàng trong khi thực tế đã
hết hàng, hay đăng giá rẻ nhưng lại bán với giá cao hơn… đang diễn ra rất phổ
biến. Do vậy, khách hàng cần phải tìm hiểu kỹ thông tin của các DN đăng bán sản
phẩm trước khi đưa ra quyết định mua hàng.

Cần ý thức từ phía người bán:
Giải thích về tình trạng trên, một số doanh nghiệp cho rằng, họ làm như vậy
chủ yếu để thu hút khách hàng quan tâm và biết đến doanh nghiệp. Trong khi, trên
thực tế các doanh nghiệp không lường hết được hậu quả là khách hàng sẽ coi đây
là một hình thức lừa đảo và sẽ tẩy chay doanh nghiệp bán đó.
Ngoài ra, do đa số các doanh nghiệp hiện nay cùng một lúc phát triển cả 2
kênh là truyền thống và thương mại điện tử, nên họ chưa có kinh nghiệm hoặc
chưa thực sự đầu tư vào việc kinh doanh trên mạng. Vì vậy, có những sản phẩm đã
bán rồi nhưng trên website sản phẩm đó vẫn báo là còn hàng, gây khó chịu cho
khách hàng.

Khi tình trạng thông tin sai lệch tái diễn nhiều lần thì việc đưa ra một chế tài
để xử lý các doanh nghiệp cố tình sai phạm, nhằm đảm bảo thông tin cũng như là
quyền lợi cho người tiêu dùng là một việc cần làm.
Được biết, tại Vatgia.com - website thương mại điện tử (TMĐT) có lượng
người truy cập mua hàng lớn nhất Việt Nam hiên nay, số lượng sản phẩm đăng bán
mỗi ngày là hơn 3 triệu sản phẩm từ 10.000 gian hàng khác nhau. Vì vậy website
này đã phải thành lập một đội chuyên đi kiểm tra tình trạng và giá các sản phẩm tại
các gian hàng nhằm đảm bảo thông tin được chính xác.
12
Với những gian hàng cố tình vi phạm, Vatgia.com sẽ có những hình thức xử
lý từ cảnh cáo đến hạ gian hàng vĩnh viễn. Hiện nay, mỗi ngày Vatgia.com có
khoảng 90 gian hàng đăng ký mới nhưng đồng thời cũng có 30 gian hàng bị gỡ bỏ
do tình trạng đăng sản phẩm không đúng quy định.
Bà Mỹ Phượng - Trưởng phòng Thông tin Vatgia.com cho biết:
“Do số lượng gian hàng ngày càng tăng nhanh và sản phẩm được đăng mới
mỗi ngày là rất lớn. Vì vậy để kiểm soát, chúng tôi đã đưa ra rất nhiều biện pháp
để khắc phục tình trạng sai lệch thông tin. Ngoài việc thường xuyên nhắc nhở
doanh nghiệp và hướng dẫn doanh nghiệp về tầm quan trọng trong việc đăng bán
sản phẩm đúng thông tin, Vatgia.com cũng rất mong nhận được phản hồi từ phía
người dùng khi tham gia mua hàng để có thể đưa ra biện pháp xử lý kịp thời, đảm
bảo quyền lợi cho người tiêu dùng”.
Có thể nói, để đạt được hiệu quả cao và tạo dựng uy tín của mình. Các
doanh nghiệp cần đầu tư nhiều hơn nữa cho lĩnh vực TMĐT của mình. Đặc biệt là
phải cung cấp thông tin về giá cả, tình trạng sản phẩm một cách trung thực nhất. E-
logicstic ảnh hưởng không nhỏ đến tâm lý mua hàng của người tiêu dùng. Muốn
thay đổi thói quen mua sắm của người dân, tạo điều kiện cho TMĐT Việt Nam
thực sự cất cánh, thì ngoài việc hoàn thiện môi trường chính sách từ phía nhà nước,
còn phụ thuộc vào ý thức của mỗi doanh nghiệp khi tham gia vào TMĐT.
• Sử dụng đo lường quản lý chi phí:
Quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh

nhằm không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên
thị trường.
Nếu không có kiến thức cơ bản về quản lý chi phí, thì bạn không thể nào
nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh
cũng như thực trạng hoạt động của công ty.
Việc tìm giải pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong
thời kỳ hậu hội nhập luôn là vấn đề nan giải nhất đối với các DN nhỏ và vừa hiện
nay. Vì vậy, theo các chuyên gia, một trong những “nước cờ” mà DN nào cũng
phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản
13
phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách
hàng.
 Xác định chi phí trong doanh nghiệp
• Tổng chi phí trong doanh nghiệp bao gồm chi phí lao động trực tiếp, chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí chung.
• Chi phí lao động trực tiếp:
Là tiền lương và các khoản liên quan trả cho công nhân lao động trực tiếp
mà chúng có thể được phân bổ toàn bộ theo lượng thời gian đã sử dụng để
tạo ra một đơn vị sản phẩm hoặc để cung cấp một dịch vụ cụ thể.
• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:
− Giá mua nguyên vật liệu.
− Chi phí tồn trữ.
− Chi phí đặt hàng.
− Tổn thất do thiếu nguyên vật liệu tồn trữ.
• Chi phí chung bao gồm:
Chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
 Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra
quyết định. Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và
tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc kiểm soát chi phí của DN không chỉ là

bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà
quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của DN trong thời kỳ hội nhập.
Hiện nay, giải pháp thông thường mà các DN áp dụng là cắt giảm các khoản
chi phí, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhởnhân viên tiết kiệm chi
phí Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như
mong đợi của DN và nhân viên cho là giám đốc “keo kiệt”. Đặc biệt, vấn đề DN,
nhất là những công ty quy mô nhỏ, thường hay gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn
giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và sự lúng túng trong xây dựng ý
thức tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến một hệ quả không hay là, DN thường
phải loay hoay tốn nhiều thời gian giải quyết phát sinh chi phí ngoài ý muốn.
Từđó, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa.
14
Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi DN tuân thủ theo các bước kiểm soát
chi phí sau đây. Trước hết, DN phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho
các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở
phân tích hoạt động của DN.
Như vậy, DN phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh
chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển
của công ty. Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này
không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phảiđược sự tham gia của các
phòng, ban khácđể DN chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí. Các chi phí
phải được phân bổ thành từng loại cụ thể.
Ngoài ra, DN phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ,
dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lậpđể dễ
dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh
vùng những nơi phát sinh chi phí biến động. Sau khi điều tra và biết được nguyên
nhân biến động chi phí, DN sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được của từng bộ
phận nhân viên.
Chủ DN phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng
như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí, đưa ra

các chế độ thưởng phạt hợp lý.
 Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí
Làm cách nào để đội ngũ nhân viên ý thức về chi phí và trở nên quan tâm
đến việc giảm chi phí? Các cách thức như khuyến khích nhân viên tham gia quản
lý chi phí hay tham gia và trao đổi với nhân viên nhằm nâng cao ý thức của nhân
viên về tầm quan trọng của chi phí và kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp.
Khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí
• Sử dụng đo lường tài sản.
 Nhiều cơ hội phát triển
Ngay từ đầu những năm 2000, một số ngân hàng đã thành lập công ty QLTS
(AMC) nhằm xử lý tài sản thế chấp liên quan đến nợ xấu. Từ cuối năm 2006, cùng
với sự phát triển nhanh chóng của thị trường tài chính, một loạt các công ty quản lý
15
quĩ, AMC trong nước và liên doanh với nước ngoài ra đời, hoạt động chủ yếu tại
hai trung tâm lớn Hà Nội và TP.HCM. Một số đại gia như Prudential, Mirae Asset
cũng đã nhảy vào thị trường dịch vụ QLTS ở Việt Nam.
Năm 2008, thị trường chứng khoán Việt Nam liên tục chứng kiến những đợt
"phá đáy", giá cổ phiếu niêm yết đồng loạt sụt giảm, có khi mất tới 50% giá trị.
Tuy nhiên, theo nhận định của nhiều chuyên gia, qua đợt điều chỉnh sâu này, hoạt
động đầu tư tài chính sẽ từng bước chuyên nghiệp hóa. Các nhà đầu tư sẽ cần tới
những tổ chức chuyên nghiệp giúp họ nâng cao lợi nhuận của những khoản đầu tư.
Bên cạnh đó, nhiều AMC thuộc các ngân hàng sau khi hoàn thành nhiệm vụ cơ bản
của mình cũng chuyển đổi chức năng hoạt động. Điều này hứa hẹn sự phát triển sôi
động của hoạt động QLTS trong tương lai không xa.
 Nhân lực:
Ngành tài chính ngân hàng đang thiếu nhân lực trầm trọng. Đối với QLTS, sự
thiếu hụt này càng được thể hiện rõ do đây là một lĩnh vực hết sức mới mẻ tại VN.
Do chưa trường lớp nào tại Việt Nam đào tạo về QLTS nên nhân lực cho lĩnh vực
này hiện chủ yếu là những người đã từng du học tại những nước có ngành tài chính
ngân hàng phát triển. Số này không lớn trong lực lượng nhân sự ngành tài chính

ngân hàng.
Theo anh Nguyễn Lê Giang, chuyên viên QLTS và đầu tư tài chính công ty
cổ phần QLTS & đầu tư Việt Nam (VIAM), một trong những nguyên nhân khiến
ngành này đang khát nhân lực là do mỗi công ty xây dựng cho mình một qui trình
riêng về QLTS căn cứ theo tính chất tài sản mà công ty quản lý. Nhu cầu nhân sự
vì thế rất khác nhau. Mặt khác, thời gian vừa qua, nhiều công ty QLTS mới ra đời
cũng rất cần nhân lực.
Yêu cầu đối với một chuyên viên QLTS khá cao, ngoài kiến thức chuyên
môn vững vàng về tài chính ngân hàng là những hiểu biết tổng hợp về tình hình
kinh tế xã hội, kỹ năng tính toán chuẩn xác. Bên cạnh đó là trình độ ngoại ngữ, khả
16
năng giao tiếp và thuyết phục tốt. Ngoài ra là kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực
kế toán, kiểm toán, bất động sản Những nhân lực như vậy đang là "của hiếm"
không chỉ trong lĩnh vực tài chính ngân hàng.
Để giải quyết bài toán nhân lực, các công ty một mặt liên tục đăng thông tin
tuyển dụng, mặt khác không ngừng tiếp nhận các sinh viên thực tập đến từ các
trường đào tạo về tài chính ngân hàng như Học viện Ngân hàng, Đại học KTQD,
Đại học Ngoại thương. Sinh viên thực tập, các nhân viên mới khi vào công ty sẽ
được đào tạo những nghiệp vụ QLTS cơ bản thông qua các khóa đào tạo ngắn hạn.
Bên cạnh đó, họ được những chuyên viên QLTS đi trước có kinh nghiệm hướng
dẫn, đào tạo thêm trong quá trình làm việc. Kết thúc quá trình thử việc hay thực
tập, những người xuất sắc nhất sẽ được giữ lại làm việc.
• Sử dụng đo lường năng suất lao động và thiết bị
Nguồn gốc của khả năng cạnh tranh nằm trong sự tăng trưởng năng suất, nói
cách khác một tổ chức muốn có lợi thế cạnh tranh thì phải tập trung các nguồn lực
nhằm nâng cao năng suất. Vì thế, tổ chức/doanh nghiệp rất cần một phương pháp
đo lường năng suất hiệu quả để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh
tranh ngày càng khốc liệt. Tuy nhiên, kinh nghiệm cho thấy, không có một phương
pháp nào có thể được áp dụng chung cho mọi tình huống, đáp ứng mọi mục đích.
Thay vào đó, xuất phát từ nhu cầu và hoạt động thực tế, các tổ chức/doanh nghiệp

cần xây dựng cho mình phương pháp thích hợp
Ở Việt Nam, nhiều người vẫn hiểu năng suất đồng nghĩa với năng suất lao
động nhưng thực tế ý nghĩa của năng suất mang tính toàn diện hơn nhiều. Một dự
án nghiên cứu về các khái niệm năng suất do các nước thành viên Tổ chức Năng
suất Châu Á thực hiện năm 1995 đã nêu rõ cách hiểu năng suất theo cách tiếp cận
mới một cách chung nhất và cơ bản nhất như sau:
● Nhấn mạnh vào giảm lãng phí trong mọi hình thức
● Năng suất là làm việc thông minh hơn chứ không phải nhiều hơn
17
● Nguồn nhân lực và khả năng tư duy của con người đóng vai trò quan trọng
nhất trong việc đạt được năng suất cao hơn và hành động là kết quả của quá
trình tư duy.
● Tăng năng suất đồng nghĩa với sự đổi mới và cải tiến liên tục.
● Năng suất được coi là biểu hiện của cả hiệu quả và hiệu lực trong việc sử
dụng các nguồn lực để đạt được mục tiêu.
● Năng suất theo cách tiếp cận mới là năng suất gắn với bảo vệ môi trường, vì
thế xuất hiện khái niệm năng suất xanh, năng suất sạch.
Năng suất có những ý nghĩa quan trọng để đánh giá sự phát triển hay suy
thoái của một tổ chức cũng như của nền kinh tế. Mục tiêu của đo lường năng suất
là để cải tiến, hướng tới việc nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn lực
sẵn có.
Việc đo lường năng suất là cần thiết vì:
● Đo lường năng suất cung cấp một cơ sở dữ liệu cho tổ chức để lập mục tiêu
và giám sát việc thực hiện;
● Giúp cho việc bộc lộ những khu vực có vấn đề;
● Đánh giá hiệu quả việc thực hiện các công việc và các hoạt động kinh tế, có
thể so sánh hiệu quả thực hiện của tổ chức với các đối thủ cạnh tranh và tiêu
chuẩn ngành;
● Cung cấp cơ hội để học hỏi và lôi kéo sự tham gia của mọi người. Giúp cho
việc huy động nguồn nhân lực trong tổ chức thông qua việc chia sẻ các

thành quả về năng suất.
IV. Vai trò của logistics đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử:
Đem lại lượng thông tin lớn cho doanh nghiệp giúp các nhà quản trị đưa ra
các quyết định đúng đắn hơn. Hệ thống thông tin hậu cần thương mại điện tử là
18
một bộ phận của hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp hướng tới các vấn đề đặc
thù của quá trình ra quyết định hậu cần . Thông tin là yếu tố tiềm năng nhất có cơ
hội giúp các hoạt động hậu cẩn trở nên đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng và
giảm chi phí. Thông tin đóng vai trò lớn vì là nền tảng cho các quyết định chiến
lược lẫn giao dịch tác nghiệp . Nếu không có hệ thống thông tin hậu cần thương
mại điện tử không thể kết nối được với các nhà cung ứng hàng hoá hay các nhà
phân phối để đáp ứng nhu cầu khách hàng .
Hệ thống thông tin giúp quản lý doanh nghiệp một cách có hệ thống , có cấu
trúc hỗ trợ kinh doanh . Giúp các hoạt động trong doanh nghiệp thống nhất , giúp
doanh nghiệp nắm vững thông tin về các hoạt động thị trường , đồng thời thỏa mãn
cho yêu cầu khách hàng sao cho hợp lý nhất.Đảm bảo sử dụng linh hoạt các nguồn
lực , cũng như cách thức vận hành chu kỳ .
• Hệ thống thông tin logistics được hình thành từ các hệ thống
thông tin sau:
− Hệ thống thông tin bán hàng
− Hệ thống thông tin mua hàng
− Kiểm soát hệ thống hàng tồn kho
− Hạ tầng hệ thống thông tin
− Hệ thống thông tin bảo trì
− Hệ thống thông tin quản lý chất lượng
− Hệ thống thông tin bán lẻ
− Hệ thống thông tin giao thông vận tải
19
 Hệ thống thông tin Logistic giúp ta thực hiện các chức năng khác nhau
và các chức năng này hỗ trợ rất nhiều cho kiểm soát logistics thương mại

điện tử :
Chức năng tác nghiệp :
Khởi xướng và ghi lại các hoạt động , chức năng riêng biệt của logistic như :
Nhận đơn hàng , xử lý đơn hàng , giải quyết yêu cầu , khiếu nại và phải dựa trên
một loạt các thông tin tác nghiệp . Triển khai hệ thống sẽ đảm bảo cải tiến hiệu
suất hệ thống tác nghiệp cơ sở lợi thế cạnh tranh , giảm chi phí tác nghiệp => giảm
giá . Hiệu suất tác nghiệp tăng nhanh , giảm chi phí hoạt động tương đối cho doanh
nghiệp.
Chức năng kiểm soát :
Giúp phát hiện các vướng mắc về chất lượng và dịch vụ trong mối tương
quan các nguồn lực hiện có để phục vụ khách hàng => có các giải pháp điều chỉnh
phù hợp . Điều chỉnh ngược giúp ích trong việc tiết kiệm các nguồn lực hữu ích .
Chức năng phân tích và ra quyết định :
Các công cụ phần mềm giúp các nhà quản trị nhận ra đánh giá , so sánh các
phương pháp chiến lược , chiến thuật có khả năng thay thế , có khả năng gia tăng
hiệu quả hoạt động . Cùng với các thông tin tổng hợp mang tính dài hạn , dự báo
về thị trường và nguồn cung ứng , hỗ trợ trong việc ra các quyết định quan trọng
như quy hoạch mạng lưới Logistic hay lựa chọn hệ thống quản trị dự trữ hàng hoá .
Chức năng hoạch định chiến lược :
Rà soát cơ hội thách thức của môi trường kinh doanh từ đó doanh nghiệp chuẩn
bị các nguồn lực để khai thác các tiềm năng thị trường vượt qua khó khăn dựa trên
các thế mạnh sẵn có của mình .
 Ngoài ra hệ thống thông tin Logistic còn hỗ trợ đặc biệt cho kiểm soát các
hoạt động thuộc về thông tin nghiệp vụ thương mại điện tử :
Quản lý đơn hàng và thực hiện đơn hàng :
20
Kiểm soát việc chuyển thông tin về nhu cầu giữa các thành viên tham gia
phân phối hàng hoá đảm bảo tiếp nhận chính xác đáp ứng yêu cầu của khách hàng .
Sử dụng các công cụ chuyển tin như điện thoại để thực hiện đơn hang của khách
hàng . Trên cơ sở nhu cầu và dự báo bán quyết định về trình độ dịch vụ khách hàng

=> đưa ra các quyết định dự trữ hay nhập hàng …
Quản lý trong hoạt động phân phối :
Hệ thống thông tin Logistic kiểm soát để đạt được sự thuận lợi và phối hợp ở
các kho để cung ứng hàng hoá thoả mãn đơn hàng . Phải thoả mãn nhu cầu của
khách hàng cả trong trường hợp điều kiện dự trữ kho thấp .
Quản lý trong việc vận chuyển và giao hàng :
Khả năng kiểm soát hành trình lô hàng của doanh nghiệp và khách hàng .
Khả năng tích hợp hệ thống thông tin trong việc vận chuyển và giao hàng trong
thương mại truyền thống là vô cùng khó khăn nhưng đối với thương mại điện tử lại
vô cùng dễ dàng . Chỉ cần vào thao tác đơn giản là doanh nghiệp có thể biết ngay
được thông tin về lô hàng như đang ở đâu , ai mua hay thời gian nhận hàng .
Quản lý trong quá trình mua và nhập hàng :
Hiện nay cùng sự phát triển của công nghệ thông tin máy vi tính càng ngày
càng nhiều tiện ích , Internet lan rộng bao phủ toàn cầu , nhiều phần mềm chuyên
dụng quản lý kiểm soát phát triển mạnh . Nhờ vào việc quản lý thông qua hệ thống
thông tin Logistic , nhu cầu khách hàng , tình hình dự trữ hàng hoá giúp doanh
nghiệp đưa ra quyết định tối ưu trong việc nhập hay mua hàng hoá hiệu quả nhất.
 Tầm quan trọng của kiểm soát logistics đối với một doanh nghiệp thương
mại điện tử:
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng gay gắt thì thông tin chiếm
vai trò quyết định mang tính sống còn với toàn bộ doanh nghiệp thương mại điện
tử. Hệ thống thông tin Logistic cung cấp thông tin để nhà quản trị có thể kiểm soát
21
Logistic hiệu quả đặc biệt là việc phục vụ cho quá trình quản lý . Các hệ thống
thông tin cấu thành nên hệ thống thống tin logistic tuy có cấu trúc khác nhau nhưng
chúng hỗ trợ cho nhau không chỉ cho ta kiểm soát được các giá trị thực tế mà còn
đánh giá được các giá trị hoạch định . Nhờ vào hệ thống kiểm soát doanh nghiệp
đánh giá được một cách đúng đắn về tình hình hoạt động đưa ra dự báo sơm về các
nguy cơ để có thể khắc phục xử lý các hoạt động còn kém hiệu quả .
Hệ thống thông tin Logistics

Là sự kết hợp giữa con người , công nghệ , các quy trình cung cấp thông tin thích
hợp cho các nhà quản trị đặc biệt là về chức năng đánh giá , kiểm tra , kiểm soát
logistic của các doanh nghiệp thương mại điện tử .
22