Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần I) ppt

Thiết kế Power
Point thuyết trình
hiệu quả (Phần I)

Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần I)
Đôi khi bạn phải trình bày trước đám đông, hay hội thảo về một vấn
đề gì đó, khi ấy, trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay – bắt
buộc bạn phải có một vài slide Power Point để làm cho phần trình
bày của mình thêm phong phú và hình tượng. Tuy nhiên, nếu bạn
không rành việc sử dụng và thiết kế Power Point thì chắc chắn các
slide trình bày của bạn sẽ rất tệ, không gây được chú ý hoặc gây
phản cảm cho người xem. Vì thế, loạt bài viết này sẽ hướng dẫn cho
bạn cách để tạo ra một slide trình bày thật ấn tượng.
Phần I: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng media và thiết kế giao diện
chuẩn.
1- Chuẩn bị:
Công cụ bạn cần đầu tiên chắc chắn phải là chương trình MS Power
Point, ngoài ra còn một số công cụ thay thế khác nhưng các tính năng
không phong phú và mạnh mẽ như MS Power Point của Microsoft được.
Trong mẫu bài viết này, chúng ta dùng MS Power Point 2003 vì nó được
nhiều người dùng hơn. Tiếp theo, bạn cần thêm các hình ảnh hoặc file
video minh họa cho các nội dung trình bày của mình.
2- Định hình bố cục slide nội dung:
Có nhiều dạng slide khác nhau với các bố cục kích thước những khung
nội dung khác nhau để bạn có thể trình bày theo ý thích của mình. Trước
tiên, bạn hãy mở Power Point lên, nhấn giữ cùng lúc 2 phím Ctrl và F1
ngay lập tức một khung chữ nhật sẽ hiện ra phía bên tay phải. Trong
khung này, phía trên cùng, bạn nhấn chuột lên nút rồi chọn mục Slide
Layout. Khi đó, một loạt các kiểu slide khác nhau hiện ra để bạn có thể
tùy chọn cho mình một cái theo từng mục đích sử dụng. Các slide có
biểu tượng đồ thị chuyên dùng để chứa đồ thị, slide có biểu tượng media

dùng để chứa các đoạn video, âm thanh, slide có biểu tượng bảng
biểu thì để chứa các bảng số liệu,…Tuy nhiên, người ta thường chọn loại
slide “Title and Text” vì nó có không gian lớn nhất cho việc hiển thị nội
dung. Bạn hãy đưa chuột lên phần slide giống như hình bên dưới rồi
nhấn chọn nó.
Khi slide hiện ra, phía khung nhỏ ở trên – bạn điền tựa đề của slide, phần
khung to bên dưới – bạn điền nội dung mà mình muốn trình bày vào.
Nếu các bạn có dịp xem qua các slide thuyết trình mẫu của những diễn
giả hàng đầu trên thế giới, thì bạn thấy họ cùng chung một đặc điểm là
các slide đó RẤT ÍT CHỮ, và nó CHỦ YẾU CHỨA HÌNH, VIDEO
MINH HỌA mà thôi. Đơn giản là vì, các slide chỉ có mục đích hỗ trợ
cho bạn trình bày tư tưởng cho mọi người nghe, vì thế, khi bạn làm các
slide mà đưa vào đó nhiều chữ, thì thính giả bên dưới sẽ chăm chú lo đọc
những gì bạn viết trên slide và không nghe bạn nói gì nữa.

Do tất cả những gì bạn nói – đều nằm trên slide, và khi bạn trình bày, sẽ
không còn gì mới để họ nghe nữa. Trong một vài trường hợp tệ hơn,
nhiều khi bạn đang trình bày, thì thính giả sẽ yêu cầu bạn cho xin file
của slide bạn đang trình bày, lúc ấy, nếu thật sự slide của bạn chỉ toàn
chữ với chữ thì bạn nên hiểu ngay, họ muốn nhắc khéo là, những gì bạn
nói – đều có trong slide cả và bạn…không cần trình bày thêm làm gì
nữa, chỉ cần cho họ các slide ấy để họ về đọc là xong. Vì vậy, bạn hãy
nhớ lấy nguyên tắc đầu tiên, ấy là HẠN CHẾ VIẾT CHỮ TRONG
SLIDE.
3- Chỉnh kích thước slide:
Đôi khi, bạn gặp phải trường hợp, các slide của bạn có kích thước quá to
hoặc quá nhỏ khiến cho việc thao tác trên slide đó trở nên khó khăn hơn.
Nếu kích thước slide quá nhỏ thì bạn phải căng mắt ra để nhìn các chữ,
còn slide quá lớn thì lại không thể nhìn thấy toàn bộ bố cục trong slide.
Cho nên, vào những lúc ấy, bạn hãy bấm chọn slide rồi nhấn cùng lúc

hai phím Ctrl + A sau đó vào View > Zoom, rồi chọn mục Fit. Nhấn OK
để xác nhận, và bây giờ, slide sẽ được đưa về kích thước giúp bạn dễ
thao tác hơn.
4- Bổ sung hình minh họa:
Khi bạn làm Power Point thì chắc chắn bạn phải đưa hình vào trong đó,
trước nhất là để minh họa các ý tưởng, thứ nữa là làm cho các slide trông
bắt mắt hơn. Muốn đưa hình vào các slide, bạn chỉ đơn giản tìm đến tấm
hình đó, nhấn chuột vào nó rồi nhấn Ctr + C, sau đó, quay lại slide mà
bạn muốn đặt hình trong đó và bấm Ctrl + V. Ngay lập tức tấm hình sẽ
được đưa vào. Để điều chỉnh kích thước hình, bạn chỉ việc đưa chuột lên
các chấm trắng tròn quanh hình, nhấn chuột lên nó rồi kéo đi để làm
thay đổi kích thước hình sao cho phù hợp. Nếu muốn phục hồi lại kích
thước của tấm hình, bạn chỉ việc nhấn chuột kép lên tấm hình, trong cửa
sổ mở ra, thẻ Size, bạn nhấn chọn nút Reset > OK là được.
5- Bổ sung “cây liên hệ”:
Khi cần trình bày về các hệ thống cơ quan trong một công ty, các thành
viên trong một gia đình, hay đơn giản là các thủ tục khi giải quyết một
vấn đề, hoặc các yêu cầu cho một mục tiêu,…thay vì bạn làm công việc
liệt kê thì bạn nên sử dụng “cây liên hệ” để cho việc trình bày được
trong sáng và rõ ràng. Muốn thế, bạn hãy tạo ra một slide mới, sau đó
vào Insert > Diagram. Trong này hiện ra một nhóm các loại “cây liên
hệ” để bạn chọn lựa. Bạn hãy chọn cho mình một kiểu thích hợp rồi
nhấn OK. Sau đó, trong các ô “click to add text” – bạn chỉ việc nhấn
chuột lên đọ rồi điền các ghi chú vào.
Để tạo dựng các “cây liên hệ” theo dạng cành nhánh, bạn hãy vào Insert
> Picture > Organization Chart. Bây giờ, bạn có một “cây liên hệ” với 1
“gốc cha” và 3 “nhánh con”. Muốn thêm các nhánh khác, bạn bấm chọn
lên nhánh muốn thêm nhánh liên quan, rồi trong thanh công cụ
Organization Chart ở bên cạnh, bạn vào Insert Shape, sau đó đánh chọn
mục Subordinate để thêm nhánh “cháu”, Coworker để thêm nhánh

“con”, và Assistant để thêm nhánh “mẹ”…Tùy theo bố cục trình bày,
bạn có thể chọn bao nhiêu nhánh cũng được.
Để thay đổi cách hiển thị các nhánh, bạn bấm chọn nhánh “cha” rồi vào
Layout và chọn Both Hanging để hiển thị theo dạng canh đều, Left
Hanging để hiển thị theo hướng từ phải qua, Right Hanging hiển thị theo
hướng từ trái qua, Standard để quay về cách hiển thị mặc định ban đầu,
còn AutoLayout để chuyển cách hiển thị đang dùng thành cách hiển thị
mặc định cho các “cây liên hệ” khác.
6- Sử dụng âm thanh, video hiệu quả:
Việc đưa âm thanh hay video vào trong Power Point nói chung cũng
tương đối đơn giản nếu các định dạng file được Power Point hỗ trợ. Còn
ngược lại, bạn phải mất công cài đặt thêm các công cụ hỗ trợ khác cho
Power Point như hỗ trợ chạy flash, chạy flv,…và bây giờ - Power Point
của bạn sẽ cồng kềnh thêm và trong trường hợp hội thảo khoa học, bạn
phải dùng máy của người khác để chiếu Power Point của mình mà máy
đó không cài đặt các chương trình hỗ trợ kia thì bạn chỉ có nước mếu vì
những file âm thanh, video mà bạn kì công chuẩn bị nay không thể mở
được.

Cho nên, theo kinh nghiệm của nhiều người, bạn hãy chuyển các file âm
thanh, video về chuẩn hỗ trợ có thể chạy trong Power Point là tốt nhất.
Công cụ giúp bạn chuyển đổi về dạng chuẩn có thể sử dụng là chương
trình FLV to AVI MPEG WMV 3GP MP4 iPod Converter, tải tại
Sau khi tải về và cài đặt, bạn hãy mở chương
trình lên, mục Output Folder bạn nhấn nút Change rồi chọn thư mục
Desktop > OK. Tiếp theo, bạn kéo thả file âm thanh – video vào trong
cửa sổ làm việc của chương trình, rồi trong mục Profiles, bạn tìm đến
định dạng WMV - Window Media Video (*.wmv) cho các file video,
còn chọn MP3 - MPEG Layer-3 Audio (*.mp3) cho các file âm thanh.
Sau đó, bạn nhấn nút Convert để chuyển đổi định dạng cho các file.

Với file video, bạn nên dùng thủ thuật cao cấp sau, ấy là đưa nguyên
chương trình Windows Media Player vào trong Power Point để có thể
tùy chỉnh chiếu chọn lọc, chiếu nhanh, chiếu chậm, tạm dừng hoặc chọn
đúng đoạn cần chiếu một cách nhanh chóng (nếu chiếu bằng flash hay
flv,…thì bạn chỉ có thể mở video lên rồi chờ cho chiếu hết chứ không
can thiệp giữa chừng được). Muốn thế, bạn vào Insert > Object, trong
cửa sổ hiện ra, khung Object type - bạn tìm mục Windows Media Player
rồi nhấn chuột lên nó và bấm OK. Ngay lập tức, bạn sẽ đưa được
chương trình chiếu phim vào ngay trong Power Point. Bạn nhấn chuột
phải lên cửa sổ chương trình Media này rồi chọn Properties, bấm chọn
mục Custom rồi nhấn nút > Browse và tìm đến file video kia, bấm
Open > OK > để đưa nó vào trong Power Point của bạn.
Với file âm thanh, bạn cũng làm tương tự như trên. Một trục trặc mà hầu
hết mọi người đều gặp khi phải chuyển file Power Point có lồng âm
thanh, video sang sử dụng ở máy khác là nó…không chạy được các nội
dung âm thanh, video này mặc dù định dạng của chúng đã đúng chuẩn
Power Point. Nguyên nhân, là do do khi đem file Power Point sang máy
khác, bạn quên đem theo các file âm thanh – video. Do đó, để tránh các
trục trặc này, mỗi khi bạn thiết kế một file Power Point và phải đem sang
máy khác, trước tiên, bạn nhấn chuột phải lên desktop rồi chọn New >
Folder để tạo một thư mục. Bây giờ, bạn đưa các file âm thanh, video
vào trong thư mục này và lập lại các bước như trên, trong đó đến phần
“…nhấn nút > Browse và tìm đến file video…” thì bạn sẽ tìm địa đến
file video, âm thanh mà bạn đã đặt sẵn trong thư mục trên Desktop. Sau
đó, bạn chỉ việc copy toàn bộ thư mục đó cùng với file Power Point là sẽ
không bị các rắc rối như trên nữa.
Để làm âm thanh nền cho Power Point, trong slide đầu tiên, bạn hãy vào
Insert > Movies and Sounds > Sound from File rồi tìm đến file âm
thanh muốn dùng làm hình nền. Trong Pop-up hiện ra, bạn nhấn chọn
Automatically để tự động mở âm thanh nền khi trình chiếu slide. Tiếp

theo, bạn nhấn chuột phải lên biểu tượng cái loa rồi chọn Custom
Animations. Trong khung bên phải, bạn nhấn chuột lên nút bên cạnh
file nhạc rồi chọn Effect Options, mở thẻ Effect, mục After, bạn hãy
điền số slide mà file Power Point của bạn có (nó nằm ở góc dưới, bên
trái của chương trình Power Point) rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa.
Bây giờ, bạn đã có một âm thanh nền thật hay cho Power Point của mình
rồi đó.
Nguyễn Tử Vương
Thủ thuật PowerPoint: Tạo bài đối thoại có tiếng nói Cập nhật ngày: 26/03/2009,
20:15 GMT+7.
Thủ thuật nêu trong bài viết sẽ giúp các giáo viên ngoại ngữ tạo một
file trình chiếu minh họa cho bài giảng của mình, trong đó các lời
thoại bằng chữ hiện trên màn hình sẽ đi kèm với tiếng nói.
Tạo bài đối thoại có tiếng nói trong các slide trình chiếu PowerPoint dạy tiếng Anh
có thể làm cho bài của bạn thêm sinh động, hấp dẫn và thu hút được chú ý. Cách làm
như sau:
1. Tạo lời thoại
- Vào Autoshapes > Callouts > Rectangular Callout, vẽ ra một khung chứa lời thoại
rồi nhập lời thoại vào. Dùng công cụ Fill Color để thay đổi màu nền của khung thoại, hai
nhân vật khác nhau nên có màu nền khác nhau và màu nền phải thống nhất từ đầu đến
cuối.
- Tiếp đó vào Insert
> Picture > From File để
chèn vài khuôn mô tả
chủ thể của lời nói. Quét
chọn hai đối tượng
khung thoại và hình nhân
vật lại, bấm phải chuột chọn Grouping > Group. Tương tự bạn làm thêm nhiều lời thoại
khác.
- Bây giờ bạn tạo tạo hiệu ứng xuất hiện cho từng lời thoại (nhớ là phải làm theo

thứ tự câu nào nói trước hiện trước) bằng cách bấm phải vào mỗi lời thoại chọn
Custom Animation > Add Effect > Entrance rồi chọn hiệu ứng thích hợp.
2. Lồng tiếng cho nhân
vật
- Tiếp theo bạn lần lượt
chuyển từng lời thoại sang dạng
âm thanh bằng cách dùng các
chương trình chuyển text sang
âm thanh. Tốt nhất bạn nên sử
dụng chương trình TextAloud
(đã từng được giới thiệu trên
LBVMVT 121) vì chương trình có
khả năng đọc với giọng người
thật, hơn nữa bạn có thể lựa
chọn giọng đọc, chỉnh cao độ và
tốc độ đọc.
- Quay lại PowerPoint, vào
Insert > Movies and Sounds > Sound from File rồi lần lượt chèn từng file âm thanh đó
vào. Mỗi khi chèn một file âm thanh, một cửa sổ sẽ hiện ra, bạn chọn Automatically.
Bây giờ chuyển sang cửa sổ Custom Animation bên phải, bạn chọn tất cả các hiệu ứng
(trừ hiệu ứng đầu tiên) chọn After Previous tại mục Start. Làm như vậy để các nhân vật
tự động “nói” với nhau, bạn không cần phải điều khiển gì cả.
- Cuối cùng sắp xếp các hiệu ứng sao cho sau khi xuất hiện mỗi lời thoại là tiếng
nói tương ứng cũng được đọc luôn.
3.
Trình chiếu
Bạn
cần lưu ý là
PowerPoint
chỉ cho phép

nhúng các
file âm thanh
có dung
lượng tối đa
là 50000 KB
vào, do đó
trước khi
mang đi máy
khác chiếu
bạn vào File
> Package
for CD. Cửa
sổ Package
for CD hiện ra, bấm Options, đánh chọn Linked file > OK > Copy to Folder, chọn nơi lưu
rồi bấm OK. Một folder sẽ được tạo ra chứa bài chiếu và các file âm thanh của bạn.
Bạn hãy mang folder này đi để chiếu.
Bạn có thể tải bài mẫu gồm hai nhân vật nam và nữ với 6 lời thoại tại:
/>NGÔ NHẬT ANH
cuasocongnghe.com (Theo Khoa học phổ thông)
Chuyển tệp tin PowePoint sang định dạng Word Cập nhật ngày: 09/07/2008, 20:33
GMT+7.
Trong công việc hàng ngày - nhất là trong công việc văn phòng phải
tiếp xúc và làm việc nhiều với tệp tin PowePoint - nhiều khi người sử
dụng có mong muốn chuyển đổi định dạng tệp tin PowePoint sang
một định dạng khác, ví dụ như định dạng tệp tin văn bản Word sẽ
có thể thuận tiện hơn cho việc viết một báo cáo chẳng hạn.
Sau đây là một số phần mềm có thể giúp người sử dụng nhanh chóng
thực hiện công việc này.

1. Convert PowerPoint của hãng Softinterface

()
Convert PowerPoint (Convert PPT) là một phần mềm tương đối dễ sử
dụng xét trên khía cạnh giao diện người dùng lẫn cách sử dụng. Phần
mềm có thể chuyến đổi rất nhiều tệp tin PowerPoint cùng một lúc. Hơn
thế chương trình còn cho phép người sử dụng có thể lập lịch chuyển đổi
các tệp tin theo thời gian nhất định.

Convert PPT có thể chạy như một chương trình bình thường hoặc chạy
theo lệnh của người sử dụng hoặc có thể gọi trực tiếp từ một ứng dụng
khác.

Tính năng nổi bật của Convert PPT bao gồm

- Có thể chuyển đổi định dạng tệp tin PowerPoint sang định dạng DOC,
RTF, TXT, HTM, JPG, GIF, BMP, TIF, PNG, EMF, and WMF
- Có thể chạy chương trình theo cách bình thường với giao diện đồ hoạ
đơn giản hoặc chạy theo kiểu dùng lệnh gọi chương trình.
- Cho phép người sử dụng lập lịch chuyển đổi các tệp tin
- Dễ sử dụng
- Có thể lưu trữ và khôi phục cấu hình chuyển đổi tệp tin phức tạp
- Hỗ trợ tệp tin batch tự động. Khi chạy tệp tin batch vẫn có thể dừng
giữa chừng
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau

Convert PowerPoint là một phần mềm hoàn toàn miễn phí. Có thể tải
phần mềm tại đây với điều kiện cung cấp cho Softinterface địa chỉ email
của bạn.

Có thể tìm hiểu kĩ hơn về cách sử dụng phần mềm này tại đây

Không tin tưởng vào phần mềm miễn phí và yêu cầu khả năng chuyên
nghiệp hơn, người sử dụng có thể thử dùng

2. Amber PowerPoint Converter của Ozgrid ()
ABC Amber PowerPoint Converter có thể chuyển đổi định dang tệp tin
PowerPoint sang rất nhiều định dang tệp tin khác nhau (PDF, HTML,
RTF, DOC, ). Chương trình cugnx hỗ trợ tới hơn 50 ngôn ngữ khác
nhau, hỗ trợ chạy tệp tin tự động batch.

Đặc điểm nổi bật của ABC Amber PowerPoint Converter bao gồm

- Có thể đọc và chuyển đổi định dạng các tệp tin PowerPoint sang định
dạng PDF (không cần phải cài đặt chương trình Adobe Acrobat), định
dạng web HTML, định dang tệp tin văn bản RTF (Không cần phải cài
đặt MS Word), HLP, DOC (hỗ trợ MS Word 6.0/95/97-2002), WRI
(Windows Write 3.0/3.1), WPD (WordPerfect 5.0/5.1 dành cho
DOS/5.x, Win/5.1-5.2 secondary, 5.0 secondary, WordPerfect 4.1/4.2),
MCW (Word cho Macintosh 4.0-5.1), WPS (Works 4.0 cho Windows,
Works 2000, Works cho Windows 3.0), DOC (Word 2.x cho Windows,
Word 3.x-5.x cho MS-DOS, Word 6.0 cho MS-DOS), SAM (Ami Pro
3.0), WSD (WordStar 4.0/7.0), RFT (IBM's RFT-DCA), Clipboard
- Có thể lấy thông tin chung về các tệp tin PowerPoint (tiêu đề, chủ đề,
tác giả, từ khoá chính, các lời bình luận thêm vào)
- Hỗ trợ tệp tin tự động batch
- Dễ sử dụng, dễ cài đặt
- Hỗ trợ chạy chương trình bằng lệnh DOS truyền thống
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Trái với Convert PPT, ABC Amber PowerPoint Converter không phải là
một phần mềm miễn phí. Đây là một phần mềm có bản quyền và có tính

phí sử dụng. Giá hiện nay của phần mềm là 19,95 USD. Có thểt tải phần
mềm về tại đây

Người sử dụng có thể xem thêm thông tin về phần mềm này tại đây
Tạo Photo Album trong PowerPoint với Add In Album Cập nhật ngày:
09/07/2008, 20:29 GMT+7.
Với add in Album này, bạn có thể tạo nhanh chóng các Photo
Album từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn từ các thiết bị kỹ thuật
số như scanner, digital camera, hay từ các file trên đĩa… Giao diện
đơn giản, các bước thực dễ dàng và nhanh chóng là các đặc điểm
của add in Album này.
Sau khi cài đặt, bạn có thể truy cập add in này bằng cách bấm chọn vào
menu File > New > General > PhotoAlbum. Tiếp theo, bạn bấm nút OK
để sử dụng.
Chương trình chấp nhận cho bạn thêm các file hình ảnh từ ổ cứng
(HDD), máy scanner hay camera bằng cách bấm chọn vào các nút tương
ứng: “File/Disk…”, “Scanner/Camera…”.
Ngoài ra, sau khi add ảnh vào danh sách bạn có thể xoay chuyển ảnh nếu
cần bằng các icon ngay bên cạnh tấm ảnh.
Bạn cũng có thể thêm chú thích vào giữa các tấm ảnh khi cần, bạn bấm
vào nút “New Text Box” để thực hiện việc ghi chú thích này.
Trong mục “Album layout”, bạn có thể chọn số lượng ảnh cho mỗi slide
với ở ô “Picture layout”. Hay thiết kế thêm vào với hai tác vụ “Frame
style” (chọn kiểu trình diễn album) và “Design template” (bạn có thể lấy
từ template trong PowerPoint). Add in này cũng cho bạn các template
hữu ích và đẹp như dạng wedding, album baby, hay dạng Heart…
Bạn cũng có thể chọn tiêu đề (caption) cho từng tấm ảnh. Theo mặc định
thì tên của tập tin cũng chính là tiêu đề của mỗi tấm ảnh.
Sau khi hoàn tất các lựa chọn trên, bạn bấm chọn nút “Create” để tạo
album. Sau đây là một vài Tip hay cho bạn khi sử dụng chương trình :

- Bạn có thể sử dụng Text Box như là công cụ chuyển tiếp các slide.
Chẳng hạn, như bạn muốn trình diễn mỗi slide chỉ 3 ảnh. Bấy giờ bạn
chèn thêm Text Box chú thích, dùng phím lên xuống để di chuyển tới
đoạn muốn chèn. Và như thế mỗi slide sẽ chỉ trình diễn 3 ảnh & một chú
thích.
- Sau khi bấm nút “Create” thì bạn không thể chỉnh sửa lại những Slide
trình diễn photo này. Để chỉnh sửa, bạn bấm chọn vào “Fit to Slide”
trong phần “Frame Style”. Như thế sẽ giống như một slide bình thường
và bạn có thể chỉnh sửa được.
- Nếu bạn sử dụng hình ảnh từ các thiết bị gắn ngoài, bạn có thể dùng
Office Assistant để được giúp đỡ. Bạn bấm F1, sau đó gõ vào “Scanners
and cameras” để tìm kiếm .
Add In Album thích mọi Windows & phiên bản Power Point 2000 trở
nên.
Dung lượng 0.99 MB. Bạn có thể download tại web site sau đây:
/>FamilyID=55D24B47-C828-4141-A8DE-
9A459C63DB1A&displaylang=en
Để tạo một bản trình diễn (slide) hấp dẫn, ngoài việc phải trình bày
sao cho đẹp mắt, bạn cần phải kết hợp thêm các yếu tố khác không
thể thiếu như âm thanh (audio) và video. Hướng tích hợp video số
vào Slide Power Point (PP) sẽ giúp bạn tạo ra một bài trình diễn
trực quan và sinh động hơn.
Khi video số lần đầu tiên xuất hiện, độ phân giải trung bình của màn
hình máy tính mới chỉ ở mức 640x480 pixel. Khi đó mức phân giải của
video số là 320x240 là có thể chấp nhận đối với hầu hết người dùng. Tuy
nhiên, các loại màn hình máy tính hiện nay có độ phân giải rất cao
(thường là 1280x1024 hoặc có thể cao hơn) thì kích cỡ 320x240 đã
không còn thích hợp nữa. Nếu bạn đang tạo ra các video để gắn vào PP,
thì nên chọn độ phân giải ở mức cao nhất – có nghĩa phải vào khoảng
720x480.

Liên quan tới video, thiết nghĩ chúng ta cũng nên tìm hiểu qua về công
nghệ nén. Trong nhiều năm qua, chuẩn MPEG-2 vẫn được coi là công
nghệ được sử dụng nhiều nhất cho các loại video “màn hình rộng”. Tuy
nhiên, nếu sử dụng phần mềm Windows Media Video (MWV) của
Microsoft hoặc RealVideo của RealNetworks sẽ cho chất lượng cao hơn
mặc dù được phát ở cùng một tỉ lệ bit tương tự. Đối với máy tính để bàn,
đã đến lúc tạm quên đi MPEG-2, nhưng nếu vậy thì sẽ sử dụng định
dạng nào?
Xét về chất lượng, WMP và RealVideo giống nhau, nhưng Windows đòi
hỏi ít bộ nhớ hơn. Điều này có nghĩa là WMP sẽ chiếm nhiều lợi thế hơn
khi phát lại video trên các PC có tốc độ xử lý không cao. Thêm vào đó,
WMV cung cấp các lựa chọn phong phú hơn khi tích hợp video vào PP.
Sau khi lựa chọn sau định dạng phát, bạn cần phải tối ưu hoá chất lượng
của video trong PP. Độ phân giải được lựa chọn thường là 720x480; tuy
nhiên, nếu bạn sử dụng kích cỡ này, máy tính có thể sẽ không hiển thị
hết hình ảnh theo chiều dọc (không giống TV). Chính vì vậy, để kích cỡ
màn hình của video ở mức 640x480 là thích hợp nhất.
Tiếp đến, bạn cần phải chuyển đổi video từ định dạng “Interlaced” (trộn)
sang định dạng “Progressive” (rời). TV sử dụng định dạng Interlaced để
hiển thị hai chiều cho mỗi khung ảnh. Trong khi đó, máy tính lại sử dụng
định dạng Progressive để hiện thị mỗi khung ảnh trong cùng một tổng
thể từ cuối màn hình lên trên đỉnh màn hình. Nếu bạn sử dụng video
Interlaced trên màn hình Progressive, bạn sẽ thấy các vệt cắt, đặt biệt đối
với các màn hình đặt ở độ phân giải cao. Khi đó, bạn cần chỉnh lại theo
định dạng Progressive để tránh lỗi này.
Rất nhiều trình chỉnh sửa không tự động tách video khi tiến hành chuyển
đổi từ định dạng Interlaced sang Progressive. Do vậy, bạn cũng cần phải
tách video để tăng chất lượng của chúng. Đây cũng là điểm làm nên sự
khác biệt giữa các công cụ chỉnh sửa cao cấp. Khi mã hoá (encode) các
tệp WMV để tích hợp vào PP, tốc độ thích hợp sẽ vào khoảng 1,5Mbit/s.

Tỉ lệ mã hoá này được xem là phù hợp với nhiều định dạng khác nhau.
Tuy nhiên, bạn cũng có thể tăng thêm tỉ lệ này nếu cảm thấy vẫn chưa
đáp ứng được nhu cầu của bạn.
Sau khi mã hoá video, nhất là các đoạn video dài, bạn cũng cần để ý tới
một yếu tố tuy nhỏ nhưng không kém phần quan trọng, đó là điểm đánh
dấu (marker). Phần mềm chỉnh sửa Windows Media Encoder File Editor
cho phép bạn có thể chèn thêm các“marker” vào những vị trí quan trọng
trong tệp video. Trong suốt quá trình phát lại, công cụ này có thể giúp
bạn chuyển tới các đoạn cần sửa chữa một cách rất tiện dụng.
PP có ít nhất 3 lựa chọn để chèn video vào bản trình bày. Lựa chọn tối
ưu nhất là lệnh Insert/Movies and Sound. Khi sử dụng các lệnh này, bạn
sẽ được tiếp cận với một cửa sổ video mẫu, cho phép kích hoạt và ngừng
quá trình phát lại video ngay trong môi trường PP. Một lựa chọn khác là
sử dụng lệnh “Object”, phát video trong môi trường WMP. Bạn kích
chuột phải vào màn hình Media Player, chọn Properties để tiếp cận với
các nút điều chỉnh đối tượng. Kích vào Custom để chọn tệp và cá nhân
hoá các thông số phát lại, bao gồm cả khả năng chèn một một đoạn chú
thích. Lựa chọn Insert Object có nhiều tính năng phát video hơn như nút
điều chỉnh âm lượng, thanh trượt… Trong quá trình phát lại video trong
PP, bạn có thể kích chuột phải và Media Player để sử dụng các chức
năng điều khiển màn hình.
Thật không may là hai lựa chọn trên lại không thể tương tác với các tệp
RealVideo và Quick Time. Đối với các định dạng này và một số định
dạng file khác không tương thích với lựa chọn cửa sổ gắn kèm, hoặc có
nhiều đoạn video cần phát trong cùng một màn hình, bạn cần phải chèn
các nút Action Button từ thanh Menu của Slide Show. Khả năng này sẽ
cho phép kích hoạt bất cứ một ứng dụng nào trong PP, gồm cả màn hình
phát QuickTime và RealVideo. Nhấn vào Action Button để kích hoạt
ứng dụng, cụ thể là phát tệp video đã được gắn kèm, giúp người trình
bày có thể tiếp cận với các phím chức năng phát lại của nhiều giao diện

khác nhau.
cuasocongnghe.com
Các tổ hợp phím hữu dụng trong PowerPoint Cập nhật ngày: 09/07/2008, 20:27
GMT+7.
Hầu hết các chương trình, phần mềm hay tiện ích đều hỗ trợ tác vụ
phím tắt để giúp bạn có thể truy cập nhanh hơn ngoài việc dùng
chuột thông thường. Đó là lý do tại sao mà trong các chương trình
hay phần mềm đều cho bạn hệ thống hotkey truy cập nhanh. Chẳng
hạn, trong PowerPoint, bạn có thể truy cập nhanh đến menu Edit >
Find chỉ với tổ hợp phím Ctrl + F.
Cách dùng phím tắt để truy cập thì thật là nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu
bạn ít dùng thì bạn cũng khó mà nhớ hết được, bạn có thể nhớ một số ít
phím tắt thường dùng để quá trình làm việc của mình được nhanh chóng
hơn.

Kỳ này, xin giới thiệu với bạn những tổ hợp phím nóng thông dụng và
hữu ích trong PowerPoint. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm từ
Office Assistant của PowerPoint để tìm thêm những tổ hợp phím hữu ích
cho nhu cầu sử dụng của mình.
Chèn một Slide Mới CTRL + M
Di chuyển nhanh vùng soạn thảo
(switch pane)
F6 hay Shift + F6
Tạo mới một file trùng tiêu đề CTRL + D
Trình chiếu Slide show F5
Promote a paragraph
ALT + SHIFT + LEFT
ARROW
Demote a paragraph
ALT + SHIFT + RIGHT

ARROW
Apply subscript formatting CTRL + EQUAL SIGN (=)
Apply superscript formatting CTRL + PLUS SIGN (+)
Mở hộp thoại Font CTRL + T
Lặp lại lần soạn thảo trước đó F4 hoặc CTRL + Y
Mở hộp thoại Find CTRL + F
Truy cập Hướng dẫn (view Guides) CTRL + G
Xóa một từ CTRL + BACKSPACE
Chuyển chữ in hoa SHIFT + F3
Đánh dấu đậm CTRL + B
Đánh dấu in nghiêng CTRL + I
Chèn siêu liên kết CTRL + K
Chọn tất cả CTRL + A
Copy CTRL + C
Paste CTRL + V
Undo CTRL + Z
Save CTRL + S
Print CTRL + P
Open CTRL + O
Nguyễn Cao - Phạm Lê Minh Định
Tạo Slide trình chiếu thủ công Cập nhật ngày: 09/07/2008, 09:21 GMT+7.
Trong bài trước chúng tôi đã hướng dẫn cho các bạn cách tạo trình
chiếu theo một mẫu thiết kế có sẵn với các kiểu chữ, phối màu và bố
cục phù hợp. Trong bài này chúng ta sẽ học định dạng slide trình
chiếu một cách thủ công dựa trên màu sắc và layout mà chương
trình có hỗ trợ.
Chọn Layout cho slide của bản trình chiếu
Slide layout trong PowerPoint là việc sắp xếp vị trí các thành phần trong
một giao diện slide. Mỗi một slide chứa các thành phần khác nhau đi
kèm với nội dung và kiểu chữ khác nhau. Một slide cơ bản được phân

tách thành tiêu đề (title) và nội dung cơ bản.
Hiển thị lại phần Slide Layout (nếu đã bị đóng)
• Từ menu Format, kích vào Slide Layout
Áp dụng layout văn bản cho một slide
• Từ phần Slide Layout, phần Text Layouts, kích vào layout đặc
biệt mà bạn muốn

• Text Layout thông thường chỉ chứa văn bản. Các layout đó bao
gồm: Text Slide (Chỉ có nội dung văn bản), Title Only (Chỉ có
tiêu đề), Title and Text (Tiêu đề và nội dung), Title and 2-
Column Text (Tiêu đề và 2 cột nội dung), Title and Vertical Text
(Tiêu đề và nội dung theo chiều dọc), và Vertical Title and Text
(Tiêu đề dọc và văn bản)
Áp dung layout nội dung cho một slide
• Từ phần Slide Layout, phần Content Layouts, kích vào kiểu
layout mà bạn muốn

• Content layouts bao gồm: Charts, Clip Art, Pictures, Tables,
Diagrams or Organization Charts, hoặc Media Clips
Áp dụng layout nội dung và văn bản cho một slide
• Từ phần Slide Layout, tại Text and Content Layouts kích vào
layout mà bạn muốn

• Text and Content Layouts bao gồm văn bản, ngoài ra có cản bản
đồ, bảng… trong cùng một slide.
Áp dụng các layout khác cho một slide
• Từ phần Slide Layout, tại Other Layouts kích vào kiểu layout mà
bạn muốn

• Other Layouts là các layout khác ngoài văn bản, nội dung, và văn

bản kèm nội dung.
Định dạng nền cho bản trình chiếu
Các nền có thể áp dụng cho bản slide, bản ghi chú, thông báo trong
PowerPoint. Tuỳ chọn nền (Backgroud) có thể thay đổi được màu sắc,
Gradient, Texture, Pattern, hoặc Picture.
Lựa chọn màu nền cho bản trình chiếu
• Từ menu Format, kích vào Background
• Kích vào mũi tên sổ xuống và lựa chọn màu mà bạn thích, sau đó
kích vào Apply.

• Kích vào More Colors để chọn màu thêm
Lựa chọn hiệu ứng nền cho bản trình chiếu
• Từ menu Format, kích vào Background

• Kích vào mũi tên xuống và chọn Fill Effects. Hộp thoại Fill
Effects xuất hiện

• Chọn thẻ Gradient, Texture, Pattern, hoặc Picture để áp dụng
hiệu ứng. Chọn màu mà bạn thích.
• Sau khi đã lựa chọn xong màu phù hợp, kích OK

• Trở lại cửa số Background, có 4 nút sau:

o Apply to All: Áp dụng định dạng cho tất cả bản trình
duyệt
o Apply: Áp dụng định dạng nền cho bản trình duyệt hiện
tại
o Cancel: Bỏ qua định dạng nền