Đánh giá tình hình hoạt động và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND UBND

Mục lục

Lời nói đầu
Chơng I. khái quát về ubnd thị xà phú thọ và văn
phòng hđnd ubnd thị xà phó thä
I.Tỉng quan vỊ thÞ x· Phó Thä .........................................................4
1. VỊ ®iỊu kiƯn tù nhiªn........................................................................4
2. VỊ kinh tÕ - x· héi.............................................................................4
II. Cơ cấu tổ chức, hoạt động và các mối quan hệ của UBND thị xÃ
Phú Thọ.................................................................................................5
1. Cơ cấu tổ chức của UBND thị xà Phú Thọ.......................................5
2. Hoạt động của UBND thị xà Phú Thọ..............................................6
3. Mối quan hệ công tác của UBND thị xà Phú Thọ với các tổ chức có
liên quan.................................................................................................8
3.1. Đối với UBND tỉnh và các Sở, ngành liên quan............................8
3.2. Đối với Thị uỷ và các Ban của Thị uỷ...........................................8
3.3. Đối với HĐND, Thờng trực HĐND, các Ban của HĐND thị xà và
Đoàn đại biểu HĐND tỉnh tại thị xà Phú Thọ......................................10
3.4. Đối với các phòng, ban, ngành trực thuộc UBND thị xà và UBND
các xÃ, phờng.........................................................................................11
3.5. Đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan
ngành dọc của tỉnh.................................................................................11
3.6. Đối với Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể nhân dân........................11
Chơng ii. Tình hình hoạt động của văn phòng
hđnd ubnd thị xà phú thọ
I. Cơ sở lý luận......................................................................................10
1. Khái niệm Văn phòng........................................................................10
1


2. Chức năng của Văn phòng................................................................10

3. Nhiệm vụ của Văn phòng..................................................................12
II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND thị xà Phú
Thọ.........................................................................................................13
1. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND UBND thị xà ........................13
2. Cơ cấu tổ chức....................................................................................15
3. Chế độ công tác, chức trách của từng cá nhân.................................15
4. Mối quan hệ công tác........................................................................23
4.1. Đối với lÃnh đạo HĐND và UBND thị xÃ.....................................23
4.2. Đối với Văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ.......................................23
4.3. Đối với các phòng, ban, ngành, xÃ, phờng của thị xÃ...................24
4.4. Đối với Văn phòng Thị uỷ.............................................................25
5. Một số hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xà ................26
5.1. Công tác tham mu tổng hợp...........................................................24
5.2. Công tác hành chính tổ chức..........................................................26
5.3. Công tác hậu cần.............................................................................29
chơng III. Đánh giá tình hình hoạt động và kiến
nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng HĐND v UBND
1. Đánh giá tình hình hoạt động...........................................................31
2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ...................................................32
Kết luËn

2


Lời nói đầu
Là đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có nhiệm vụ đào tạo và bồi dỡng
cán bộ, công chức Nhà nớc, hàng năm Học viện Hành chính Quốc gia
tổ chức cho sinh viên chính quy chuyên ngành quản lý Nhà nớc đi thực

tập nhằm tìm hiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nớc và thể chế
hành chính nhà nớc; nắm vững chức năng, nhiệm vụ của cơ quan;
nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức nơi
thực tập; trên cơ sở đó hiểu đợc nền hành chính nhà nớc nói chung.
Bên cạnh đó vận dụng những kiến thức đà học vào thực tế để rèn luyện
các kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính; bổ sung và nâng cao kiến
thức đà đợc tiếp thu trong quá trình học lý thuyết ở Học viện.
Thực hiện kế hoạch đào tạo của Học viện Hành chính Quốc gia,
thực hiện công văn số 999/HVHC-ĐT ngày 09 tháng 12 năm 2005, từ
ngày 4/4/2006 đến 4/6/2006 tôi đà đến thực tập tại UBND thị xà Phú
Thọ tỉnh Phú Thọ và đợc phân về Văn phòng HĐND-UBND thị xÃ.
Chúng ta đà biết hoạt động quản lý nói chung, là một hoạt động
đòi hỏi nhiều năng lực và t duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ
phận trợ giúp tuỳ theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ máy hay một
cá nhân. Quản lý hành chính nhà nớc là một hoạt động đặc biệt trong
đời sống xà hội. Nó đợc đặc trng bởi hoạt động chấp hành và điều
hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dới, giữa cá nhân lÃnh đạo
với những nhân viên trong nội bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý hành
chính Nhà nớc thực hiện chức năng của mình trong khuôn khổ nhiệm
vụ quyền hạn thông qua những quyết định quản lý đợc thể hiện thành
những văn bản quản lý. Mặt khác mỗi cơ quan có vị trí nhất định trong
hệ thống hành chính và những mối quan hệ công tác với bên ngoài. Do
đó bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lý hành chính Nhà nớc là yếu tố
đợc quan tâm nh một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của cả cơ quan.
3


Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên
trong khuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến hoạt

động của Văn phòng HĐND-UBND thị xà chủ yếu từ phơng diện
nhiệm vụ của từng bộ phận trong Văn phòng, đặc biệt là công tác văn
th - một khâu quan trọng trong hành chính tổ chức của cơ quan, cũng
là nơi tôi có ®iỊu kiƯn tiÕp xóc c«ng viƯc nhiỊu nhÊt; nh»m ®a lại một
cái nhìn tổng thể, khái quát về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa
hoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng nh chức năng của Văn
phòng nói chung trong hoạt động quản lý ở các cơ quan hành chính
Nhà nớc.
Nội dung chính của Báo cáo bao gồm:
Chơng I. Khái quát về UBND thị xà phú thọ và Văn phòng
HĐND-UBND thị xà Phú Thọ.
Chơng II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND
thị xà Phú Thọ.
Chơng III. Đánh giá tình hình hoạt động và kiến nghị nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Đào tạo, các Thầy cô giáo hớng
dẫn Khoa Quản lý Nhà nớc về Kinh tế; UBND, Văn phòng HĐNDUBND thị xà Phú Thọ đà tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành báo
cáo này.

4


Chơng i. khái quát về ubnd thị xà phú thọ và văn
phòng hđnd - ubnd thị xà phú thọ
I. Tổng quan về thị xà Phú Thọ
1. Về điều kiện tự nhiên.
Đợc thành lập năm 1903, thị xà Phú Thọ là đơn vị hành chính
lâu đời và là địa bàn kinh tế trọng điểm ở phía Tây Bắc của tỉnh Phú
Thọ. Với số dân xấp xỉ 63.000 ngời, thị xà Phú Thọ đợc xếp vào đô thị
loại 4 và đang tiến tới đạt tiêu chuẩn đô thị loại 3. Thị xà có 6 xà vùng

ngoại thị: Văn Lung, Hà Thạch, Hà Léc, Thanh Vinh, Thanh Minh,
Phó Hé vµ 4 phêng vïng nội thị: Hùng Vơng, Trờng Thịnh, Âu Cơ,
Phong Châu.
Về điều kiện tự nhiên: Thị xà có vị trí giao thông khá thuận lợi
cho phát triển kinh tế, giao thơng với bên ngoài; đây là điều kiện để
phát triển công nghiệp và dịch vụ. Địa hình tơng đối bằng phẳng, đất
đai thuận lợi cho canh tác, có điều kiện phát triển cả chăn nuôi lẫn
trồng trọt.
2. Về kinh tế - xà hội.
Về đặc điểm kinh tế - xà hội: Hoạt động kinh tế chủ yếu là công
nghiệp và dịch vụ. Năm 2005 tỷ trọng công nghiệp chiếm 43,5%, dịch
vụ chiếm 40% và nông lâm nghiệp chiếm 16,5% trong tổng sản phẩm
GDP của thị xÃ.
Bên cạnh những thành tựu trong kinh tế mà nổi bật là khu vực
công nghiệp, dịch vụ, lĩnh vực văn hoá - giáo dục, y tế của thị xà cũng
hết sức phát triển. Số trờng học đạt chuẩn quốc gia không ngừng tăng
lên, số học sinh và giáo viên tăng hàng năm, đảm bảo ngày càng nâng
cao chất lợng dạy và học. Năm 2005 trờng Cao đẳng Hùng Vơng đợc
chuyển thành Đại học Hùng Vơng.

5


Các hoạt động văn hoá thông tin, tuyên truyền, phổ biến chơng
trình, chính sách của Đảng và Nhà nớc và các hoạt động văn hoá đợc
coi trọng và đạt hiệu quả tốt. Trong thời gian qua thị xà đà đa các hoạt
động văn hoá về cơ sở và tiếp tục đẩy mạnh cuộc vận động Toàn dân
đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá ở khu dân c, tiến tới triển khai đề
án XÃ hội hoá các hoạt động văn hoá, giáo dục.
Về y tế, 10/10 xà phờng có cơ sở y tế cơ sở, trên địa bàn thị xÃ

còn có nhiều bệnh viện phục vụ cho việc chăm sóc, khám chữa bệnh
cho nhân dân thị xà và từ các huyện khác chuyển xuống.
Trải qua một thời gian dài tồn tại và phát triển, chính quyền địa
phơng không ngừng đợc kiện toàn và ngày càng phát huy cao độ chức
năng quản lý nhằm đẩy mạnh sự phát triển trong mọi lÜnh vùc kinh tÕx· héi, gi÷ v÷ng trËt tù an ninh trên địa bàn.
II. Cơ cấu tổ chức, hoạt động và các mối quan hệ của UBND
thị xà Phú Thọ
1. Cơ cấu tổ chức.
Uỷ ban nhân dân (HĐND-UBND) thị xà đợc tổ chức, cơ cấu căn
cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Cơ cấu tổ chức
bộ máy của UBND thÞ hiƯn nay nh sau:
Bé phËn thêng trùc gåm:
Chđ tịch UBND thị xÃ: Chịu trách nhiệm lÃnh đạo, quản lý, điều
hành chung và toàn diện các mặt các công tác, các hoạt động đối nội
và đối ngoại của UBND thị xÃ; Quyết định triệu tập và chủ toạ các kỳ
họp của Uỷ ban; bảo đảm việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, các
Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết, các quy định, hớng dẫn
của Trung ơng, tỉnh và thị xÃ; thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo
Điều 127 của Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003.
Phó chủ tịch thờng trực: Phụ trách về kinh tế bao gồm công
nghiệp, nông nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất. Phó chđ tÞch phơ
6


trách các lĩnh vực văn hoá xà hội. Các Phó chủ tịch giúp Chủ tịch chỉ
đạo từng lĩnh vực công tác đợc Chủ tịch phân công; chịu trách nhiệm
trớc Chủ tịch, trớc UBND thị xÃ, thay mặt Chủ tịch để giải quyết các
công việc đợc giao, thay mặt Chủ tịch để giải quyết các công việc đợc
giao, tham gia lÃnh đạo điều hành các mặt hoạt động chung của Uỷ
ban. Trực tiếp chỉ đạo kiểm tra, hớng dẫn, đôn đốc các phòng, ban,

ngành thuộc UBND thị xÃ, UBND các xÃ, phờng trong việc tổ chức
thực hiện các Nghị quyết của HĐND thị xÃ, các Quyết định, Chỉ thị
của UBND thị, các chủ trơng chính sách, pháp luật thuộc lĩnh vực
mình phụ trách; Trong trờng hợp cần thiết cần có sự thảo luận quyết
định giữa các Phó chủ tịch hoặc xin ý kiến Chủ tịch.
Các thành viên khác của UBND thị xà theo sự quy định của
Chính phủ bao gồm:
Thành viên phụ trách công tác quốc phòng
Thành viên phụ trách công tác an ninh
Thành viên phụ trách công tác đất đai
Thành viên phụ trách công tác tổ chức
Thành viên phụ trách công tác phụ trách công tác văn phòng
Các Uỷ viên chịu trách nhiệm cá nhân trớc UBND thị xà và Chủ
tịch UBND thị xà về hoạt động của lĩnh vực đợc phân công phụ trách;
có trách nhiệm tiếp dân, xét và giải quyết đơn th khiếu nại tố cáo theo
thẩm quyền.
Các cơ quan chuyên môn giúp việc cho lÃnh đạo UBND đợc quy
định tại Điều 1 Quyết định 4003/2004/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân
tỉnh Phú Thọ về việc thành lập các phòng ban chuyên môn thuộc
UBND thị xà Phú Thọ căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26/11/2003; Nghị định số 172/12/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, quận, thị xÃ, thành phố thuộc tỉnh; Nghị quyết của Hội đồng
7


nhân dân tỉnh khoá XI, kỳ họp thứ ba và xét đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ:
Thành lập các phòng chuyên môn trực thuộc UBND thị xà Phú
Thọ gồm:

1. Phòng Nội vụ - Lao động - Thơng binh và xà hội
2. Phòng Tài chính - Kế hoạch
3. Phòng giáo dục
4. Phòng Văn hoá - Thông tin - Thể thao
5. Phòng Y tế
6. Phòng Tài nguyên và Môi trờng
7. Phòng T pháp
8. Phòng Kinh tế
9. Phòng Quản lý đô thị
10. Thanh tra
11. Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em
12. Văn phòng HĐND và UBND
Các cơ quan này thực hiện chức năng Quản lý Nhà nớc ở địa phơng, chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND thị xÃ. Giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền theo quy
định của Bộ, ngành, phân cấp của UBND tỉnh, thị xÃ, quy chế tổ chức
và hoạt động của cơ quan và các văn bản Pháp luật có liên quan.
Trong đó Văn phòng HĐND-UBND thị xà là cơ quan giúp việc
mang tính tổng hợp và trùc tiÕp, phơc vơ sù qu¶n lý tËp trung thèng
nhÊt và sự chỉ đạo điều hành mọi mặt công tác của UBND thị xÃ.
2. Hoạt động của UBND thị xà Phú Thọ
UBND thị xà làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập
thể lÃnh đạo, cá nhân phụ trách trong từng lĩnh vực công tác đợc phân
công. UBND thị xà họp ít nhất 1 lần/tháng, thảo luận và quyết nghÞ

8


từng vấn đề, dự án. Thảo luận tập thể và quyết định theo đa số vấn đề
sau:
Chơng trình làm việc của UBND

Kế hoạch phát triển kinh tế xà hội, dự toán ngân sách, quyết
toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phơng trình HĐND
quyết định.
Kế hoạch đầu t xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phơng
trình HĐND quyết định.
Kế hoạch huy động nhân lực tài chính để giải quyết các vấn đề
cấp bách của địa phơng trình HĐND.
Các biện pháp thực hiện Nghị quyết HĐND về kinh tế xà hội
thông qua báo cáo UBND trớc khi trình HĐND.
Đề án thành lập mới, sát nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới
hành chính ở địa phơng.
Hàng tuần, vào ngày thứ 2, Chủ tịch UBND thị xà giao ban với
các Phó chủ tịch để chuẩn bị nội dung hội nghị UBND, xử lý những
vấn đề còn vớng mắc, những việc mới phát sinh, các Phó chủ tịch báo
cáo nhanh kết quả công tác đà giải quyết trong tuần và những vớng
mắc thuọc lĩnh vực phụ trách, bàn công tác chỉ đạo điều hành tuần kế
tiếp.
Công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị, Quyết định
của UBND thị xÃ, chế độ đi cơ sở và tiếp dân, chế độ thông tin báo
cáo, sơ kết, tổng kết tuân theo quy định pháp luật hiện hành.
3. Các mối quan hệ công tác giữa UBND thị xà Phú Thọ với các
tổ chức có liên quan.
3.1. Đối với UBND tỉnh và các Sở, ngành liên quan.

9


Uỷ ban nhân dân thị xà chịu sự lÃnh đạo trực tiếp và toàn diện
của UBND tỉnh, thực hiện đúng chế độ thỉnh thị, báo cáo kịp thời,

chính xác, toàn bộ hoạt động của UBND thị xà đối với tỉnh.
UBND thị xà thực hiện sự chỉ đạo, hớng dẫn, kiểm tra và chấp
hành các quy định của các Sở, ngành của tỉnh, phối hợp giữa ngành và
cấp trong việc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của phòng, ban, đơn vị do
tỉnh quản lý trực tiếp đóng trên địa bàn, tích cực tranh thủ sự giúp đỡ
của các Sở, ngành tăng cờng mối quan hệ và hợp tác giữa các đơn vị
của tỉnh với địa phơng.
3.2. Đối với Thị uỷ và các Ban của Thị uỷ.
Uỷ ban nhân dân thị xà chịu sự chỉ đạo toàn diện của Thị uỷ.
Căn cứ vào các Nghị quyết của Trung ơng, của tỉnh, của thị, UBND thị
xà chuẩn bị các đề án kinh tế - xà hội, an ninh quốc phòng đợc Thị uỷ
phân công; thể thế hoá các Nghị quyết của Thị uỷ thành văn bản pháp
quy ở địa phơng để chỉ đạo thực hiện. Trong quá trình chỉ đạo các mặt
công tác của chính quyền, UBND thị xà phải liên hệ và xin ý kiến lÃnh
đạo của Thờng trực, Ban Thờng vụ Thị uỷ theo quy chế làm việc của
Thị uỷ theo quy chế làm việc của Thị uỷ và quy chế làm việc của các
Ban của Đảng để đảm bảo sự lÃnh đạo của Đảng trong công tác chỉ
đạo điều hành chung của thị xÃ.
3.3. Đối với HĐND, Thờng trực HĐND, các Ban của HĐND thị
xà và Đoàn đại biểu HĐN tỉnh tại thị xà Phú Thọ.
UBND thị xà cùng với Thờng trực HĐND chuẩn bị nội dung các
kỳ họp của HĐNS thị xÃ, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trớc
HĐND thị xÃ. Các cuộc họp của UBND thị xà mời đại diện Thờng trực
HĐND thị xà tham dự, những nội dung kỳ họp có liên quan đến các
Ban của HĐND thị xà mời Trởng ban tham dự.
Đối với Đoàn đại biểu HĐND tỉnh tại thị xà Phú Thọ, UBND thị
xà cung cấp những thông tin cần thiết của thị xà cho đại biểu HĐND
10

tỉnh, mời đại diện Đoàn đại biểu tỉnh tại thị xà dự các cuộc họp có liên
quan, trả lời chất vấn của cử tri khi có yêu cầu.
3.4. Đối với các phòng, ban, ngành trực thuộc UBND thị xà và
UBND các xÃ, phờng.
UBND thị xà là cơ quan quản lý Nhà nớc cấp trên trực tiếp của
các phòng, ban và UBND các xÃ, phờng. Thực hiện sự lÃnh đạo quản
lý Nhà nớc đối với toàn bộ hoạt động của các phòng, ban, ngành, các
xÃ, phờng theo đúng quyền hạn, trách nhiệm và chế độ làm việc của
UBND thị xÃ.
Các thành viên UBND thị xà đợc phân công theo dõi toàn hoạt
động của một xÃ, phờng có trách nhiệm tham dự các kỳ họp của
UBND xÃ, phờng để nắm tình hình và kiểm tra việc thực hiện các Chỉ
thị, Nghị quyết, Quyết định của UBND thị xÃ.
3.5. Đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ
quan ngành dọc của tỉnh.
Đối với các cơ quan trên, Chủ tịch UBND thị xà phối hợp chặt
chẽ trong công tác phòng chống tội phạm, công tác đấu tranh chống
tham nhũng, buôn lậu, lÃng phí ở địa phơng, tham gia ý kiến trong quá
trình xem xét giải quyết những vụ việc phức tạp. Phối hợp với các cơ
quan ngành dọc của tỉnh thực hiện các nội dung công tác chuyên môn
của ngành phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xà hội của thị xÃ.
3.6. Đối với Uỷ ban Mặt trân tổ quốc và các đoàn thể nhân dân.
UBND thị xà xây dựng quy chế phối hợp hoạt động và phân
công một đồng chí Phó chủ tịch chịu trách nhiệm quan hệ, tổ chức sự
phối hợp hoạt động giữa các cơ quan quản lý Nhà nớc với Uỷ ban
MTTQ, các đoàn thể nhân dân, các tổ chức xà hội khác trong thị xÃ.
UBND thị xà tạo điều kiện thuận lợi để Uỷ ban MTTQ của thị
xà và các đoàn thể nhân dân khác tổ chức và động viên nhân dân tham
gia quản lý Nhà nớc, quản lý xà hội.
11

Chơng ii. Tình hình hoạt động của văn phòng
hđnd ubnd thị xà phú thọ
I. Cơ sở lý luận
1. Khái niệm về Văn phòng: Văn phòng là bộ máy của cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ
cho sự điều hành của lÃnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động chungcủa toàn cơ quan, tổ chức đó.
2. Chức năng của Văn phòng: Văn phòng có hai chức năng nổi
bật là chức năng tham mu, tổng hợp và chức năng hậu cần.
Tham mu là hoạt động tham vấn của văn phòng cho lÃnh đạo
cơ quan. Tham vấn là phát hiện ra vấn đề; đa ra các giảI pháp để lÃnh
đạo lựa chọn. Tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt
động quản lý. Tổng hợp là để tham vấn dựa trên những thông tin đà đợc xử lý.
Nh vậy tham mu, tổng hợp là hai hoạt động song song đồng
thời, tham mu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mu. Đây là
chức năng đầu tiên và đặc trng của văn phòng với t cách là một bộ
phận trợ giúp đắc lực cho sự điều hành của lÃnh đạo.
Chức năng thứ hai gắn liền với hoạt động của văn phòng chính
là chức năng hậu cần. Chức năng này chính là sự đảm bảo các điều
kiện vật chất và kỹ thuật cho cơ quan hoạt động có hiệu quả nhất. Các
điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị, tài chính đợc
sắp xếp, quản lý, phân phối và không ngừng đợc bổ sung để cung cấp
kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan tổ chức đó.
áp dụng sao cho chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả cao nhất. Trong đó
văn phòng sẽ dựa trên khả năng tài chính để lập danh sách hàng hoá
cũng nh nhu cầu trong tơng lai; sau đó phân phối sẵp xếp một cách

12

hợp lý khoa học nhất các điều kiện vật chất kỹ thuật trên cơ sở quy chế
quản lý tài sản của cơ quan.
3. Nhiệm vụ của Văn phòng
Nhiệm vụ cụ thể của văn phòng để thực hiện tốt hai chức năng
trên bao gồm 3 mảng chính:
Thứ nhất là công tác tham mu tổng hợp:
Xây dựng chơng trình công tác, bố trí sắp xếp chơng trình làm
việc cho lÃnh đạo cũng nh cơ quan theo tháng, quý, năm.
Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó
tổng hợp, báo cáo. Thực hiện nhiệm vụ t vấn văn bản cho thủ trởng, về
nội dung và thể thức. Ghi chép, quản lý hồ sơ tài liệu của các phiên
họp của cơ quan.
Thứ hai là công tác hành chính - tổ chức:
Thực hiện công tác văn th, lu trữ; giải quyết các văn bản, tờ
trình. Quản lý, tổ chức công tác nhân sự nội bộ cơ quan.
Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức
trong công tác th từ, tiếp dân, giữ vai trò là cầu nối giữa cơ quan sở tại
với cơ quan, tổ chức khác. Thờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng
đội ngũ công chức văn phòng. Tổ chức công tác thi đua khen thởng.
Thứ ba chính là công tác hậu cần:
Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa quản lý cơ sở
vật chất, kỹ thuật, phơng tiện làm việc, nhà khách.
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ; bảo vệ trật
tự, an toàn cơ quan.
Từ đây có thể thấy hoạt động của văn phòng đà giải phóng cho
lÃnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, bảo đảm sự hoạt động
đồng bộ, thống nhất; đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật, giữ vững
kỷ luật, kỷ cơng; giữ đợc vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác với

cấp trên, cấp dới, với các cơ quan, tổ chức khác.
13


II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xÃ
Phú Thọ
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND thị
xà Phú Thọ
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú
Thọ đợc quy định tại văn bản Quy định chức năng, nhiệm vụ, mối
quan hệ làm việc của Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ ngày
31 tháng 5 năm 2004 và Quyết định số 570/QĐ-UB ngày 08 tháng 6
năm 2004 của UBND thị xà Phú Thọ.
Theo đó Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ là bộ máy
làm việc của HĐND và UBND thị xà có chức năng tham mu, tổng hợp,
hành chính quản trị. Phục vụ sự lÃnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt
công tác của HĐND-UBND thị xà đảm bảo tính thống nhất, liên tục và
hiệu quả.
Những nhiệm vụ mà Văn phòng HĐND-UBND bao gồm:
Xây dựng các chơng trình làm việc của UBND và chủ tịch
UBND thị xÃ; giúp Thờng trực HĐND-UBND thị xá tổ chức thực hiện
chơng trình làm việc đà đề ra của HĐND-UBND thị xÃ.
Chuẩn bị trình các kỳ họp HĐND các báo cáo của UBND thị xÃ;
tổ chức soạn thảo các văn bản do lÃnh đạo UBND thị xà giao.
Giúp HĐND, Thờng trực HĐND-UBND thị xà theo dõi, đôn
đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp, HĐND-UBND
cấp dới trong việc chuẩn bị các văn bản (bao gồm dự thảo văn bản
pháp quy, các chuyên đề kinh tế -xà hội, văn hoá, y tế, giáo dục, quốc
phòng, an ninh và các vấn đề khác) và tham gia ý kiến về nội dung
trong quá trình soạn thảo các văn bản đó để HĐND, Thờng trực

HĐND-UBND thị xà xem xét, quyết định.

14


Kiểm tra thủ tục chuẩn bị các văn bản của các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND cùng cấp và UBND cấp dới trình UBND thị xÃ
quyết định hoặc để UBND trình cấp có thẩm quyền quyết định.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin đợc
thờng xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác chỉ đạo của
HĐND, Thờng trực HĐND-UBND, các Ban của HĐND, thực hiện chế
độ thông tin báo cáo lên các cơ quan Nhà nớc cấp trên theo quy định.
Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức, triển khai thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật các nghị quyết, quyết định của
HĐND-UBND thị xÃ, của cơ quan Nhà nớc cấp trên.
Phục vụ kỳ họp HĐND và các phiên họp, làm việc của UBND;
Thờng trực HĐND, Chủ tịch UBND, các Ban của HĐND thị xà với các
cơ quan chuyên môn, cơ quan đoàn thể nhân dân với Chủ tịch HĐNDUBND xÃ, phờng.
Quản lý hồ sơ, tài liệu hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên
họp của UBND và Chủ tịch UBND thị xÃ.
Hớng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND; Văn
phòng HĐND-UBND cấp xÃ, phờng thực hiện công tác văn th, lu trữ
và nghiệp vụ văn phòng theo quy định.
Bảo đảm các điều kiện, phơng tiện làm việc cho HĐND, Thờng
trực HĐND, các Ban của HĐND-UBND, lÃnh đạo UBND thị xÃ.
Chủ trì hoặc phối hợp với thanh tra thị xà giúp Thờngtrực
HĐND và UBND thị xà trong việc tổ chức tiếp dân và tiếp nhận giải
quyết đơn th khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp
luật.
Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND-UBND thị xÃ

đợc giao theo quy định.

15


Thực hiện các nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác dân tộc, tôn
giáo, ngoại vụ, thờng trực thi đua khen thởng, và các nhiệm vụ khác do
Thờng trực HĐND thị xà giao.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nớc về y tế trên địa bàn thị xÃ
theo Nghị định số 12/2001/NĐ-CP ngày 27 /3/ 2001 của Chính phủ và
Thông t liên tịch số 20/2001/TT-NT-BTCCBCP-BYT ngày 27/4/2001
của Ban Tổ chức Chính phủ và Bộ Y tế.
Thực hiện quản lý bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết
của tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa trên địa bàn thị xà theo
Quyết định số 4135/QĐ-UB ngày 09/12/2003 của UBND tỉnh Phú Thọ
và Quyết định số 570/QĐ-UB của UBND thị xà Phú Thọ.
2. Cơ cấu tổ chức
Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ bao gồm 01 Chánh
văn phòng, 01 phó văn phòng, 01 Thờng trực Hội đồng thi đua khen
thởng, 01 nhân viên văn th, 01 nhân viên phòng máy, 01 nhân viên kế
toán, 01 nhân viên thủ quỹ, 01 nhân viên tạp vụ, 02 lái xe, 03 bảo vệ.
3. Chế độ công tác, chức trách của từng cá nhân
Chế độ công tác: Văn phòng HĐND-UBND thị xà là một tổ
chức thống nhất làm việc theo chế độ thủ trởng, đề cao trách nhiệm
của từng cá nhân.
Chức trách của từng cá nhân:
3.1. Chánh văn phòng
Chánh văn phòng là ngời lÃnh đạo và điều hành mọi hoạt động
của Văn phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng (đÃ
nêu ở trên) theo đúng luật pháp nhà nớc, đợc lÃnh đạo UBND thị xÃchủ tài khoản thứ nhất cơ quan UBND thị xÃ, uỷ nhiệm làm chủ tài

khoản thứ 2 cơ quan UBND thị xÃ.

16


Giúp Thờng trực HĐND và chủ tịch UBND thị xà xây dựng chơng trình công tác của HĐND, Thờng trực HĐND và UBND thị xÃ.
Tổng hợp xây dựng báo cáo năm của UBND thị xÃ.
Dự, ghi biên bản các cuộc họp của Thờng trực HĐND và UBND
thị xÃ, chịu trách nhiệm về nội dung và kỹ thuật văn bản sau khi đà đợc Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND-UBND thị xà kết luận trong hội nghị
hoặc trong các buổi làm việc.
Khi đợc Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND-UBND thị xà uỷ nhiệm
truyền đạt các chủ trơng của HĐND-UBND thị xà cho các phòng, ban,
ngành, các xÃ, phờng thực hiện và kiểm tra, đôn đốc thực hiện chủ trơng đó.
Quản lý và chịu trách nhiệm về phát hành tất cả các văn bản của
HĐND-UBND thị xÃ, khi cần thiết yêu cầu các phòng, ban, xÃ, phờng
cung cấp tài liệu, báo cáo thông tin cho HĐND-UBND thị xÃ. Trả lại
và hớng dẫn các ngành, các cấp những đề án văn bản cha đúng quy
chế, cha đạt yêu cầu, không hợp lệ hoặc không thuộc thẩm quyền giải
quyết của HĐND-UBND thị xÃ.
Phối hợp với thanh tra thị xà giúp Thờng trực HĐND- UBND thị
xà trong tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn th khiếu nại, tố
cáo của công dân theo đúng quy định của luật pháp.
Thừa lệnh của Thờng trực HĐND- UBND thị xà ký kết luận
thông báo của Chủ tịch (Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch) HĐNDUBND thị xà đối với một số công việc cụ thể, ký giấy giới thiệu, các
công văn hành chính giao dịch, giấy mời họp của HĐND-UBND thị
xÃ, đợc ký vào các văn bản trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch HĐNDUBND thị x· ký.
Trùc tiÕp qu¶n lý bé phËn tiÕp nhËn hå sơ và trả kết quả theo cơ
chế một cửa của UBND thÞ x·.

17

Quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân
viên trong Văn phòng theo chế độ. Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính
sách, chế độ cho công chức, viên chức văn phòng, chăm lo đời sống
vật chất, tinh thần và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên văn
phòng.
3.2. Phó văn phòng
Phụ trách hành chính quản trị, giúp Chánh văn phòng bảo đảm
các điều kiện vật chất phục vụ cho sự hoạt động của Thờng trực
HĐND- UBND, các phòng ban chuyên môn của UBND thị xà tiến
hành bình thờng, liên tục và hiệu quả.
Thay thế điều hành hoạt động cuả Văn phòng HĐND-UBND thị
xà thực hiện nhiệm vụ của Quyền Chánh văn phòng trong thời gian
Chánh văn phòng đi vắng.
Khi có công văn mời họp của Thờng trực HĐND- UBND thị xÃ,
khách đến làm việc với Thờng trực HĐND-UBND thị xÃ, các phòng
ban của HĐND-UBND thị xÃ, chủ động chỉ đạo bộ phận phục vụ bố trí
phòng họp, nơi ăn, nghỉ cho đại biểu theo đúng quy định và sự chỉ đạo
của Thờng trực HĐND, lÃnh đạo UBND thị xÃ.
Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ đúng nguyên tắc, chế độ về
các điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động của cơ quan nh văn
phòng phẩm: giấy mực in, đánh máy, xăng dầu, vật rẻ mau hỏng, quản
lý phòng khách, nhà ăn, hội trờng, phòng họp, điện nớc, mua sắm phơng tiện, trang thiết bị cho cơ quan theo ý kiến chỉ đạo của lÃnh đạo
đảm bảo chất lợng, tiết kiệm.
Giúp Chánh văn phòng đề xuất tham mu từng bớc xây dựng nơi
ở, nơi làm việc trang bị tài sản cho các phòng ban đổi mới khang trang
đảm bảo chất lợng, thẩm mỹ và hiệu quả.
Lập kế hoạch, dự trù kinh phí các hội nghị trình lÃnh đạo phê
duyệt tổ chức quản lý, kiểm tra thanh quyết toán chế đội sinh hoạt

18


trong các hội nghị, tiếp khách sau khi có ý kiến chỉ đạo của lÃnh đạo
HĐND-UBND thị xÃ.
Trực tiếp điều hành xe ô tô và phơng tiện công cộng cho lÃnh
đạo HĐND-UBND thị xà theo kế hoạch và chỉ đạo.
Theo dõi công tác tôn giáo thị xÃ: Phối hợp với các ngành chức
năng, nắm bắt tình hình chơng trình công tác, tham mu đề xuất với
lÃnh UBND trong quản lý nhà nớc về hoạt động tôn giáo trên địa bàn
thị xà theo đúng đờng lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nớc.
Chủ động theo dõi, nắm tình hình hoạt động và kết quả hoạt
động các lĩnh vực kinh tế- văn hoá, xà hội, an ninh, quốc phòng tổng
hợp báo cáo tình hình định kỳ hàng tháng, hàng quý. Đợc nghe truyền
đạt (hoặc cung cấp tài liệu) về các chủ trơng, chính sáchcủa Đảng và
Nhà nớc cần thiết cho công tác. Đợc tham dự các hội nghị do HĐNDUBND thị xà tổ chức.
Đợc Chánh văn phòng giao phụ trách các công việc khác khi
cần thiết, ký thay Chánh văn phòng các công văn để đôn đốc, nhắc nhở
các phòng, ban, ngành, xÃ, phờng chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ
cho HĐND-UBND thị xÃ.
Theo dõi quản lý nhà nớc về y tế trên địa bàn thị xÃ; phối hợp
với thờng trực thi đua khen thởng thị xà để tiếp cận nắm bắt về công
tác thi đua khen thởng thị xÃ.
3.3. Kế toán
Chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán, chế độ
thông tin báo cáo của Nhà nớc ban hành.
Tham mu cho lÃnh đạo HĐND-UBND thị xÃ, lÃnh đạo văn
phòng trong việc kiểm tra giám sát việc chấp hành các chế độ quản lý
tài chính, sử dụng chi tiêu hợp lý, tiết kiệm đạt hiệu quả đáp ứng yêu
cầu công tác.

19


Hàng tháng, quý, năm lập kế hoạch tài chính, thanh quyết toán
đúng thời gian, thực hiện quản lý tài sản cơ quan, kiểm kê theo quy
định của Nhà nớc.
Hớng dẫn thđ q vỊ nhiƯm vơ cËp nhËt chøng tõ, sỉ sách, chế
độ kiểm kê kho quỹ, chế độ báo cáo kho quỹ.
Theo dõi, tập hợp và quản lý chứng từ dứt điểm (kể cả chứng từ
cha quyết toán). Trực tiếp giúp Phó văn phòng phụ trách cơ sở vật chất,
theo dõi quản lý tài sản cơ quan, đối chiếu theo dõi xăng, dầu,
giấy,mực in... theo mức khoán và thực tế sử dụng để thanh toán đúng,
đủ, chặt chẽ. Ngày 05 hàng tháng báo cáo cụ thể với lÃnh đạo cơ quan
và Chánh văn phòng về thực trạng tài khoản (cân đối thu chi, công nợ).
3.4. Thủ quỹ, thủ kho, cấp dìng.
Më sỉ s¸ch theo dâi thu, chi cËp nhËt theo đúng chế độ và
nguyên tắc chỉ chi xuất quỹ khi có chữ ký của kế toán và chủ tài
khoản. Trờng hợp đột xuất phải báo cáo ngay sau đó và hoàn chỉnh kịp
thời thủ tục theo nguyên tắc, quản lý quỹ.
Thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch đà đợc duyệt, và dới sự
chỉ đạo của Phó văn phòng phụ trách quản trị. Chủ động tham mu đề
xuất cho thay thế vật rẻ, mau hỏng, phơng tiện khác để đáp ứng yêu
cầu hoạt động của cơ quan.
Quản lý tài sản, vật t, tiền mặt theo nguyên tắc theo những công
nợ cụ thể đợc phân công, nếu h hao tổn thất phải bồi thờng và bị xử lý
theo quy chế.
Công tác cấp dỡng đựơc thực hiện dới sự phê duyệt tiêu chuẩn
của lÃnh đạo, phục vụ tốt hội nghị HĐND, UBND thị xà triệu tập và
những yêu cầu đột xuất của cơ quan. Đảm bảo đủ tiêu chuẩn, chất lợng, báo cáo thanh quyết toán kịp thời.

20


Quản lý tài sản trang bị cho nhà ăn của HĐND, UBND thị xÃ,
sử dụng đúng mục đích, không tự ý cho thuê, cho mợn khi cha có ý
kiến của lÃnh đạo Văn phòng.
3.5. Nhân viên văn th, lu trữ.
Giúp Chánh văn phòng tổ chức, quản lý việc tiếp nhận công văn
giấy tờ, báo cáo đến và đi đúng thể thức quy định và phân phối nhanh
chóng đến đúng ngời có trách nhiệm giải quyết; Các nhu cầu lu và
khai thác tài liệu lu trữ, thực hiện nghiêm quy chế bảo mật.
Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính đảm bảo thể thức văn bản
của HĐND-UBND thị xà khi phát hành và các văn bản của phòng,
ban, ngành gửi đến TT-HĐND và UBND thị xÃ.
Thờng trực hớng dẫn khách đến làm việc với HĐND-UBND và
các phòng, ban chức năng. Giúp chánh văn phòng thực hiện công tác
ngoại vụ, theo dõi quản lý đoàn khách ra vào cơ quan theo quy định
của pháp luật.
Đảm bảo thông tin liên lạc thờng xuyên, kịp thời, chính xác.
Thực hiện tốt các quy định về giữ gìn bí mật, quản lý tài sản và
con dấu chặt chẽ đúng nguyên tắc và thẩm quyền.
Tổ chức thu thập, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ lu trữ của HĐND
và UBND thị xà theo đúng pháp lệnh.
3.6. Thờng trùc thi ®ua khen thëng:
Thêng trùc thi ®ua khen thëng có nhiệm vụ theo dõi công tác thi
đua căn cứ trên các bản đăng ký thi đua của các phòng ban, đơn vị sự
nghiệp trên địa bàn thị xÃ.
3.7. Nhân viên phòng máy
Đảm bảo việc đánh máy, in sao tài liệu kịp thời, chính xác, đủ

số lợng, trình bày khoa học, đảm bảo kỹ, mỹ thuật và mức độ bí mật
của công văn, tài liệu đi và đến.

21


Có sổ sách theo dõi hàng ngày các tài liệu in sao, đánh máy kể
cả số lợng bản để theo dõi, đối chiếu, tra cứu khi cần thiết. Tự dõi vào
sổ số sao lục văn bản hàng năm.
Quản lý tốt máy vi tính, máy phô tô, vật t (giấy, mực) một cách
tiết kiệm và đúng nguyên tắc, hàng tháng đối chiếu thực tế để làm cơ
sở quyết toán. Nếu có sự cố mày vi tính, máy phô tôphải kịp thời
báo cáo lÃnh đạo Văn phòng cho hớng giải quyết.
3.8. Nhân viên phục vụ
Phục vụ tốt điều kiện làm việc của lÃnh đạo HĐND-UBND thị
xÃ, phục vụ tốt các hội nghị, các cuộc họp, làm việc đón tiếp khách
của lÃnh đạo HĐND-UBND thị xà và Văn phòng.
Quản lý giữ gìn vệ sinh tài sản đợc trang bị cho hội trờng, phòng
họp, phòng khách, nhà khách. Chủ động tham mu đề xuất với lÃnh đạo
văn phòng trang bị, thay thế bổ xung, nâng cấp tài sản để phục vụ tốt
cho yêu cầu công tác của cơ quan.
Sẵn sàng đảm nhận việc đánh máy, trực văn th khi đợc phân
công của lÃnh đạo văn phòng.
Theo dõi đôn đốc bảo vệ cơ quan làm vệ sinh và chăm sóc cây
cảnh trong cơ quan, giúp lÃnh đạo Văn phòng kiểm tra đôn đốc các
phòng ban UBND thực hiện công tác vệ sinh nội vụ.
3.9. Nhân viên lái xe
Thực hiện nghiêm lệnh điều xe của lÃnh đạo Văn phòng. Đảm
bảo an toàn về ngời và tài sản, đảm bảo xe thờng xuyên sạch khi đa
đón lÃnh đạo cơ quan đi công tác.

Mỗi lái xe phải có sổ theo dõi lịch trình xe để kiểm tra đối chiếu
cuối tháng làm cơ sở cho việc quyết toán tiền xăng.
Thờng xuyên bảo quản, bảo dỡng, kiểm tra kịp thời phát hiện h
hỏng xe để báo cáo lÃnh đạo giải quyết. Trờng hợp giải quyết trên đ-

22


ờng đi công tác phải báo cáo lại ngay sau khi thùc hiƯn hiƯn xong
nhiƯm vơ.
Kh«ng tù ý sư dơng xe khi cha có lệnh điều động của lÃnh đạo
cơ quan và Văn phòng. Chủ động đề xuất để giải quyết kịp thời, đủ thủ
tục quy định của nhà nớc về lu hành xe. Chấp hành một số công việc
khác do lÃnh đạo Văn phòng phân công.
3.10. Tổ bảo vệ
Chịu trách nhiệm phân công ca, kíp trực đảm bảo ngời trực
24/24 giờ tại cơ quan. Bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản cở quan trong
phạm vi trách nhiệm đợc quan tâm.
Giữ gìn bí mật về kho tàng, cơ sở vật chất của cơ quan.
Đảm bảo thực hiện nội quy cơ quan, kịp thời phát hiện những
biểu hiện xấu, tự ý ra bào cơ quan, vi phạm về môi trờng vệ sinh cơ
quan. Nêu cao ý thức cảnh giác, nhiệt tình trách nhiệm, liên hệ chặt
chẽ cới cơ quan công an để hợp đồng tác chiến khi cần thiết.
Kịp thời báo cáo lÃnh đạo văn phòng xử lý những tình huống
phát sinh trong khi làm nhiệm vụ, không tự ý giải quyết công việc
ngoài nhiệm vụ đợc phân công bảo bệ cơ quan.
Thực hiện đúng thẩm quyền, nhiệm vụ, chức trách của bảo vệ
theo quy định của pháp luật.
Thứ 6 hàng tuần, tổ trởng bảo vệ phản ánh tình hình an ninh trật
tự cơ quan với lÃnh đạo Văn phòng.

Các bộ phận trên có sự phối hợp chặt chẽ đảm bảo sự hoạt động
liên tục, thống nhất nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ chung của
khối Văn phòng trong cơ cấu các phòng ban của UBND thị xÃ.
4. Mối quan hệ công tác
4.1. Đối với lÃnh đạo HĐND và UBND thị xÃ.
Văn phòng HĐND - UBND thị xà tham mu, giúp việc trực tiếp
hàng ngày cho đồng chí chủ tịch và các phó chủ tịch HĐND và UBND
23


thị xà về từng lĩnh vực công tác. Đợc đồng chí Chủ tịch, Phó chủ tịch
giao cho giải quyết xử lý công việc thì cá nhân CBCNV Văn phòng
phải chịu trách nhiệm trớc đồng chí đó về công việc đợc giao.
Thờng xuyên tổng hợp báo cáo và phát hiện đề xuất những vấn
đề cần giải quyết với Chủ tịch HĐND và UBND thị xÃ.
Đợc lÃnh đạo UBND thị xà nhận xét về công tác văn phòng
trong kỳ họp 6 tháng, tổng kết 1 năm.
4.2. Đối với Văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ.
Văn phòng HĐND-UBND tỉnh là cơ quan chuyên môn, bộ máy
giúp việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh; có chức năng giúp Uỷ ban nhân
dân tỉnh điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các Sở, UBND
cấp huyện, là đầu mối quan hệ công tác để trao đổi giúp đỡ về nghiệp
vụ, cung cấp thông tin phục vụ lÃnh đạo và trao đổi kinh nghiệm trong
công tác văn phòng.
Văn phòng HĐND-UBND thị xà có trách nhiệm cung cấp thông
tin, báo cáo định kỳ tình hình hoạt động của HĐND và UBND thị xÃ,
tình hình kinh tế- xà hội của thị xà cho Văn phòng HĐND và Văn
phòng UBND tỉnh.
4.3. Đối với các phòng, ban, ngành, xÃ, phờng của thị xÃ.
Văn phòng HĐND-UBND thị xà là bộ máy làm việc của HĐND

và UBND thị xÃ, phục vụ trực tiếp sự chỉ đạo, điều hành của HĐND và
UBND thị xÃ, hoạt động theo quy chế làm việc của HĐND và UBND
thị xà và nội quy làm việc của Văn phòng UBND thị xÃ. Thừa lệnh
Chủ tịch và các Phó chủ tịch HĐND và UBND thực hiện một số nhiệm
vụ thẩm quyền riêng.
Văn phòng HĐND và UBND thị xà phối hợp với các phòng,
ban, ngành các tổ chức quần chúng ở thị xÃ, đề xuất với HĐND thị,
UBND thị những vấn đề có liên quan, nhằm triển khai thực hiện các

24


nghị quyết của HĐND, quyết định, chỉ thị của UBND thị xà đạt kết
quả.
4.4. Đối với Văn phòng Thị uỷ
Văn phòng HĐND và UBND thị xà có sự phối hợp chặt chẽ với
Văn phòng Thị uỷ để lập chơng trình công tác, nhằm đảm bảo chơng
trình công tác giữa Thờng trực Thị uỷ, Ban thờng trực Thị uỷ với
HĐND và UBND thị xà một cách tập trung, thống nhất.
Giữa 2 văn phòng có sự trao đổi, thông báo cho nhau về những
chủ trơng, chính sách lớn, những vấn đề có liên quan nhằm đáp ứng
yêu cầu lÃnh đạo, chỉ đạo, điều hành của TT Thị uỷ, Ban thờng vụ Thị
uỷ và HĐND-UBND thị xÃ.
Văn phòng HĐND và UBND thị xà phối hợp với Văn phòng Thị
uỷ tổ chức nghe báo cáo của các phòng, ban nhằm phục vụ cho việc
chuẩn bị báo cáo của Thị uỷ, HĐND và UBND và báo cáo tỉnh.
5. Một số hoạt động cụ thể
5.1. Công tác tham mu, tổng hợp
Công tác tham mu, tổng hợp của Văn phòng đối với lÃnh đạo
HĐND-UBND thị xà đợc thực hiện thông qua những nhiệm vụ của

lÃnh đạo Văn phòng mà trực tiếp là Chánh văn phòng và Phó văn
phòng.
Chánh văn phòng trực tiếp xây dựng lịch làm việc theo Hàng
tuần, tháng, quý, năm. Về hoạt động thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức
sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo, thực hiện nhiệm vụ t vấn
văn bản cho thủ trởng, Chánh, Phó văn phòng làm việc theo quy định
pháp lý về chế độ ban hành văn bản nh sau
- Văn bản thuộc thẩm quyền của UBND thị xÃ:
Sau khi các phòng, ban, đơn vị chuẩn bị xong dự thảo văn bản
của UBND (văn bản pháp quy có sự tham gia của phòng T pháp, ý kiến
của Viện kiểm sát nhân dân trớc khi trình UBND thị), Văn phòng
25