TÌM HIỂU về kỹ NĂNG QUẢN lý THỜI GIAN

TRNG I HC AN GIANG
D ÁN PHE
Biên son: Nguyn V! Thùy Chi
$ng Anh Tài
An Giang, tháng 01/2007
M'C L'C
PH)N M*T THI GIAN & QU.N LÝ THI GIAN 1
1. Giá tr5 c7a th9i gian 1
2. Bn ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? 1
3. Hãy phân tích cách bn ;ang s< d>ng th9i gian 3
4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì? 6
5. QuQn lý th9i gian 7
PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC 8
1.
Xác ;5nh m>c tiêu 8
1.1 Mc tiêu chính 9
1.2 Mc tiêu h tr 9
1.3 Mc tiêu nên có 9
2. Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu 10
2.1. Rõ ràng 10
2.2. Phân chia thi gian thc hin c th 10
2.3. Phù hp kh$ n%ng c&a ng'i t( ch)c ho+c cá nhân -'c giao thc hin mc tiêu 10
2.4. Quan tr1ng 10
2.5. Phù hp v4i -i m chung c&a t5p th 10
2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi 10
3.
Phân loi m>c tiêu 11
4. S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g) 13
5. Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh
mmc ;n @u tiên 14
6. TiAn hành công viLc ;] ;t ;@kc m>c tiêu 18

TÓM TpT 19
PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ THI GIAN 20
1. r th5 quQn lý th9i gian 20
2. L5ch công viLc 23
PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG THI GIAN HIYU QU. ? 30
1.
Làm viLc có ty chmc 30
2. Lzp kA hoch tr@|c 30
3. BiAt rõ khi nào làm viLc hiLu quQ nhat 30
4. Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân 31
5. Ghi l i nh\ng th•c m•c trong khi th`c hiLn và dành th9i gian trao ;yi 31
6. S< d>ng nguyên t•c SMART 31
7. ViLc hôm nay không ;] ngày mai 33
8. Ki]m soát ;@kc nh\ng s` lãng phí c7a bn: tránh “nh\ng k‚ ;ánh c•p th9i gian” 33
8.1. Thay -(i th) t 'u tiên công vic do ph$i gi$i quy=t r&i ro 33
8.2. >in tho?i 33
8.3. Thi=u mc tiêu và th) t 'u tiên 33
8.4. CA gBng quá nhiCu? 34
8.5. Khách -=n th%m quá nhiCu 34
8.6. Phân quyCn không hiu qu$ 34
8.7. Bàn làm vic lIn xIn 34
8.8. S chLn chM - gián -o?n 35
8.9. Không có kh$ n%ng “nói không” 35
8.10. G+p gR - s lãng phí thi gian 35
9. Có th] l`c t?t 35
TÓM TpT 36
K nng qun lý th i gian
1
PH)N M*T
THI GIAN & QU.N LÝ THI GIAN

1. Giá tr5 c7a th9i gian

“N=u b?n muAn bi=t giá trW thi gian c&a mIt n%m,
hãy hYi nhZng sinh viên n%m cuAi còn n môn h1c ph$i
d k\ thi tAt nghip n%m sau.”
Câu tr$ li s] là …? “Giá mà h_i -ó mình dành
thi gian nhiCu han cho vic h1c”, “b4c gì lúc -ó có thi
gian dài han”, “Giá mà có thi gian nhiCu han “, …
Thi gian là mIt khái nim trMu t'ng, vô hình và không th nBm bBt -'c nh'ng nó l?i
có tác -Ing chi phAi và $nh h'dng -=n m1i khía c?nh trong cuIc sAng c&a mi chúng ta.
Thi gian là th) tài s$n, là ngu_n vAn quý báu và -Ic -áo mà mi ng'i -Cu -'c h'dng
nh' nhau Theo quy lu5t t nhiên thi gian s] t -=n và -i mIt cách nhg nhàng nh'ng s] không
bao gi quay trd l?i.
Thi gian là ngu_n lc có gi4i h?n, không th làm m4i l?i -'c và chng không th mua
hay thuê m'4n -'c c&a ng'i khác.
MIt ki s' -ã tính -'c rjng v4i mIt thanh sBt n+ng 5kg, n=u làm -inh s] bán -'c 10
USD, n=u làm kim may s] bán -'c 300 USD còn n=u dùng làm nhZng cái lò xo -_ng h_ s] -em
l?i 25.000 USD. Nh' v5y, cùng mIt l'ng nguyên liu -Lu vào nh'ng v4i nhZng -Lu ra khác
nhau s] cho nhZng giá trW không giAng nhau.
Mi chúng ta -Cu có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/n%m nh' nhau, tuy nhiên vic sn dng
“nguyên liu” thi gian -ó nh' th= nào, dùng chúng - làm gì là tùy thuIc vào quy=t -Wnh c&a cá
nhân mi ng'i. N=u b?n bi=t sn dng thi gian tAt thì chBc chBn b?n s] -?t -'c nhiCu han
nhZng gì mà b?n có th .
2. Bn ;ang s< d> ng th9i gian t?t nh@ thA nào?
B?n hãy hoàn thành tAt 10 câu hYi trBc nghim d'4i -ây bjng cách khoanh tròn vào ô tr$
li -úng nhot v4i vic sn dng thi gian c&a b?n, sau -ó hãy cIng các k=t qu$ l?i - có -'c mIt
-áp án vC vic sn dng thi gian c&a cá nhân b?n.

K nng qun lý th i gian

2
BN S DNG THI GIAN CA MÌNH CÓ T!T KHÔNG?

TR. LI
CÂU H…I
Th'ng
xuyên
Thpnh
tho$ng
Ch'a
bao gi
KuT
QU.
1. Mi ngày b?n -Cu bY ra mIt kho$ng thi gian
nhot -Wnh - lên k= ho?ch làm vic cho ngày mai
3 2 1
2. B?n s] gi$i quy=t nhZng von -C l4n tr'4c tiên

3 2 1
3. B?n có th hoàn thành m1i vic trong k= ho?ch
hàng ngày
3 2 1
4. B?n có th ung dung hoàn thành công vic -úng
thi h?n
3 2 1
5. Góc h1c t5p c&a b?n luôn ng%n nBp, g1n gàng

3 2 1
6. B?n có th tìm thoy nhZng tài liu -ã -'c cot
giZ lâu mIt cách nhanh chóng.

3
2 1
7. B?n có th'ng g+p khó kh%n trong vic quy=t
-Wnh xem s] làm vic gì k= ti=p
3 2 1
8. B?n -ã bao gi không kWp nIp bài t5p theo -úng
yêu cLu c&a giáo viên do có nhiCu gián -o?n
3 2 1
9. B?n có vMa %n vMa -1c sách, báo, …

3 2 1
10. B?n có th'ng xuyên chpnh l?i -_ng h_ -eo tay
và -_ng h_ treo t'ng - thi gian -'c chính xác
3 2 1
Tyng s? ;i]m c7a bn
K nng qun lý th i gian
3
ÁP ÁN CHO VIYC Sx D'NG THI GIAN CWA BN
• im ca bn t 27 n 30 im.
B?n rot giYi trong vic sBp x=p và sn dng thi gian , hiu qu$ h1c t5p và công vic c&a
b?n s] cao n=u b?n ti=p tc duy trì tAt thói quen sBp x=p và sn dng thi gian, thành công
chBc chBn s] njm trong tLm tay b?n.
• im ca bn t 24 n 26 im.
N%ng lc sBp x=p và sn dng thi gian c&a b?n là khá tAt, n=u nh' b?n dành thêm thi
gian quan tâm -Lu t' vào vic sBp x=p và sn dng thi gian c&a b?n hp lý han thì hiu
qu$ h1c t5p và công vic c&a b?n s] cao han.
• im ca bn t 10 n 23 im.
Kh$ n%ng sBp x=p và sn dng thi gian c&a b?n hai kém. Hãy phân tích tp mp các nguyên
nhân - có th sBp x=p và sn dng thi gian hp lý han.

3. Hãy phân tích cách bn ;ang s< d>ng th9i gian
N=u b?n là ng'i -ang sn dng thi gian c&a mình ch'a tAt thì vic -Lu tiên mà b?n nên
làm là hãy cA gBng mô t$ l?i mIt cách chi ti=t và chính xác “bmc tranh” vC cách sn dng thi
gian c&a b?n.
Hin t?i, b?n -ang dành bao nhiêu thi gian trong ngày cho vic h1c t5p? Nghe -in
tho?i? G+p gR b?n bè? Truy c5p Internet? >i mua sBm? >1c sách, báo, t?p chí? v.v…
Vic phân tích cách b?n phân phAi và sn dng thi gian là gi$i pháp duy nhot giúp b?n
bi=t mình -ang lãng phí thi gian vào nhZng vic gì - có th phân b( l?i mIt cách hiu qu$ han.
NHvT KÝ THxI GIAN

Nh5t ký thi gian là mIt công c mà b?n
sn dng - ghi l?i cách b?n sn dng thi
gian cho nhZng công vic c th .
Nh5t ký thi gian s] giúp b?n có -'c cái nhìn t(ng quan vC hin tr?ng vic sn dng thi
gian c&a b?n và thông qua -ó b?n có th hi u -'c b?n -ang sn dng thi gian nh' th= nào.
MIt vài sinh viên sau khi thc hin ghi nh5t ký thi gian -ã nói:”Bây gi thì tôi có th
hi u phLn nào lý do t?i sao ch'a bao gi tôi có thi gian cho nhZng công vic quan tr1ng, th5t
-an gi$n vì tôi -ã phung phí thi gian quá nhiCu.”
K nng qun lý th i gian
4
V!y làm th nào  l!p &'c nh!t ký thi gian?
B?n s] l5p nh5t ký thi gian bjng cách chia ngày h1c t5p, làm vic c&a b?n thành nhiCu
phLn nhY kho$ng 30 phút. Có l] nên bBt -Lu tM thi -i m b?n bBt tay vào công vic -Lu tiên và
cho -=n khi b?n k=t thúc công vic làm cuAi cùng trong ngày - nghp nghai.
M{u nh5t ký thi gian d'4i -ây b?n có th tham kh$o cho lLn sn dng -Lu tiên và có th
chpnh sna cho phù hp v4i lWch trình làm vic c&a b?n.

B'4c quan tr1ng ti=p theo là b?n cLn ph$i ghi nh5n chính xác b?n -ã sn dng thi gian
nh' th= nào, tuLn t theo thi gian tot c$ m1i ho?t -Ing trong ngày h1c t5p, làm vic c&a b?n.
Không chp nhZng vic l4n, chi=m nhiCu thi gian hay -ã -'c lên lWch sBp -+t tr'4c nh' lên l4p,

h1p nhóm, -i h1c thêm hay -i làm thêm … mà c$ nhZng vic nhY nh'ng chng chi=m mIt khAi
l'ng thi gian trong ngày làm vic c&a chúng ta nh' -i ch, nou cam, -i mua -_ cùng b?n hay
ng_i tán g{u v4i b?n bè …
Bn c+n phi ghi nh!t ký thi gian bao lâu?
> có th phân tích vic sn dng thi gian b?n ph$i ghi nh5t ký thi gian ít nhot là 3 ngày,
k=t qu$ phân tích s] tAt han n=u b?n có th ghi nh5t ký thi gian trong vòng 1 tuLn.

Thm ……, ngày … tháng … n‡m …
Th9i ;i]m Hot ;nng
Th9i gian
s< d>ng
KAt quQ
;t ;@kc
6.00 ……………………………………………… …………. ………………….
6.30 ……………………………………………… …………. …………………
7.00 ……………………………………………… …………. …………………
7.30 ……………………………………………… …………. …………………
8.00 ……………………………………………… …………. …………………
8.30 ……………………………………………… …………. …………………
…… ……………………………………………… …………. …………………
11.30 ……………………………………………… …………. …………………
12.00 ……………………………………………… …………. …………………
13.00 ……………………………………………… …………. …………………
13.30 ……………………………………………… …………. …………………
…… ……………………………………………… …………. …………………
19.30 ……………………………………………… …………. …………………
20.00 ……………………………………………… …………. …………………
20.30 ……………………………………………… …………. …………………
21.00 ……………………………………………… …………. …………………
21.30 ……………………………………………… …………. …………………

22.00 ……………………………………………… …………. …………………
K nng qun lý th i gian
5
PHÂN TÍCH NHvT KÝ THxI GIAN
Công vic phân tích thi gian bao g_m 2 b'4c:
• Phân lo?i các công vic thành các nhóm công vic
• Nh5n -Wnh cách phân b( thi gian
Vic phân lo?i công vic thành các nhóm công vic da theo b$n chot c&a công vic.
Thông th'ng b?n nên phân thành 3 nhóm công vic nh' sau:
• Nhóm 1: Bao g_m nhZng công vic phc v nhu cLu cá nhân nh' v sinh cá
nhân, %n uAng, gi+t quLn áo, &i -_ v.v ….
• Nhóm 2: Bao g_m nhZng công vic liên quan, phc v cho vic h1c t5p, công tác
• Nhóm 3: Bao g_m nhZng công vic b?n dành cho xã hIi, nhZng công vic liên
quan -=n gia -ình và sd thích c&a b?n.
Sau khi hoàn thành vic phân lo?i công vic vào các nhóm 1 – 2 – 3, b?n s] tính t• l
phLn tr%m thi gian c&a mi nhóm công vic.
S] là lý t'dng n=u b?n dành kho$ng 25% thi gian cho nhóm công vic sA 1, 50% cho
nhóm công vic sA 2 và 25% thi gian còn l?i cho nhóm công vic sA 3.
Còn b?n, sau khi phân nhóm công vic thì t• l phLn tr%m thi gian c&a mi nhóm công
vic c&a cá nhân b?n là bao nhiêu ?
Nhóm 1 – NhZng công vic phc v nhu cLu cá nhân ………… ……………….%
Nhóm 2 – NhZng công vic liên quan phc v cho vic h1c t5p, công tác ……….%
Nhóm 3 – NhZng công vic xã hIi, gia -ình và sd thích c&a b?n …………………%
Hãy dành 1 phút - v] bi u -_ phân bA thi gian c&a b?n và so sánh nó v4i bi u -_ thi
gian lý t'dng và ghi l?i nh5n xét c&a b?n
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Bi]u ;r phân b? th9i gian lý t@ˆng
Nhóm công
vic s  2

50%
Nhóm công
vic s  1
25%
Nhóm công
vic s  3
25%
Bi]u ;r phân b? th9i gian c7 a bn
Nhóm công
vic s  2
… … %
Nhóm công
vi c s 1
… … %
Nhóm công
vic s  3
… … %
K nng qun lý th i gian
6
Vic nh5n -Wnh -'c cách b?n -ã phân b( thi gian c&a mình có th -'c thc hin thông
qua vic tr$ li mIt sA câu hYi nh':
• B?n -ang dành thi gian nhiCu nhot cho nhóm công vic nào?
• Bao nhiêu thi gian -'c b?n dành cho vic h1c t5p?
• B?n có -ang nh5n quá nhiCu công vic so v4i kh$ n%ng c&a b?n?
• Bao nhiêu % thi gian c&a b?n -ã bW “-ánh cBp” vào nhZng vic không ph$i là c&a
b?n ho+c không thc s cLn -=n s có m+t c&a b?n?
• Vic sn dng thi gian -ã phù hp v4i mc tiêu c&a b?n trong giai -o?n hin t?i?
>=n -ây thì b?n -ã có th -'a ra -'c k=t lu5n cho vic phân tích cách sn dng thi gian
c&a chính mình. Hãy dành 5 phút - suy ngh• và ghi l?i nhZng k=t lu5n c&a b?n.

4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì?
Theo b?n, có nhZng nguyên nhân nào khi=n b?n -ang sn dng thi gian ch'a tAt. Hãy suy
ngh• và ghi l?i kho$ng 3 – 5 nguyên nhân chính.





Có th có rot nhiCu nguyên nhân khi=n b?n sn dng thi gian ch'a tAt, nh'ng ch& y=u
có th k -=n nhZng nguyên nhân chính nh'
• Thiu các &u tiên / m1c tiêu: >ây có l] là nguyên nhân gây lãng phí thi gian quan
tr1ng nhot. Nó $nh h'dng -=n tot c$ chúng ta c$ vC ph'ang din nghC nghip l{n
cá nhân. NhZng ng'i hoàn thành hLu h=t nhZng công vic trong mIt ngày bi=t
chính xác h1 muAn hoàn thành cái gì. Không may là quá nhiCu ng'i trong chúng
ta ngh• rjng mc -ích và mc tiêu là von -C c&a n%m ch) không ph$i mAi quan
tâm hàng ngày. Chúng ta dành quá nhiCu thi gian cho nhZng vic nhY mà không
t5p trung vào nhZng vic quan tr1ng cho công vic và cuIc sAng c&a mình.
• Khách không mi: Ba tM ch=t chóc nhot có th c'4p -i thi gian c&a b?n là “Có
r$nh không”. Th& ph?m d -ây là ai? b?n h1c, b?n ký túc xá, b?n ch, …
• i4n thoi – Internet: >ây là ph'ang tin thông tin tuyt vi nhot nh'ng chng có
th là k‚ thù l4n nhot -Ai v4i s hiu qu$ n=u b?n không bi=t cách ki m soát vic
sn dng nó.
K nng qun lý th i gian
7
• Không có kh nng nói “không”: N=u ng'i ta có th d_n công vic ho+c von -C
lên vai b?n thì h1 s] làm -oy. MIt sA ng'i hay bW c%ng thƒng vì thi=u ki n%ng
“nói không” do s làm ng'i khác ph5t ý.
• Góc h=c t!p ba b>n: Hãy nhìn l?i bàn h1c c&a mình. N=u b?n nhìn thoy ít han

80% din tích c&a nó thì có th b?n -ang v'4ng vào mAi “c%ng thƒng bàn gioy”.
Góc h1c t5p c&a nhZng sinh viên thành công luôn ng%n nBp, g1n gàng và s?ch s].
• Trì hoãn: >ây là k‚ cBp thi gian l4n nhot, không ph$i là ra quy=t -Wnh mà là tránh
né ra quy=t -Wnh. B?n có th t%ng -áng k qui thi gian hiu qu$ bjng cách gi$m
b4t chLn chM.
•
… … …
5. QuQn lý th9i gian
NhZng ng'i thành công nhot th= gi4i có -i m gì chung? H1 -Cu là nhZng chuyên gia vC
qu$n lý thi gian! B?n không th thc s thành công cho -=n khi b?n bi=t cách qu$n lý thi gian
thích hp.
B?n hi u “Qu$n lý thi gian” ngh•a là gì? Hãy dành mIt vài phút - suy ngh• và ghi l?i
cách b?n hi u vC qu$n lý thi gian.




Có nhiCu cách hi u vC khái nim “Qu$n lý thi gian” nh':
• T5p trung dành nhiCu thi gian vào nhZng vic quan tr1ng
• Quy=t -Wnh sn dng thi gian mIt cách tAt nhot
• Làm -'c nhiCu vic han trong mIt kho$ng thi gian nhot -Wnh
• Không lãng phí thi gian vào nhZng vic không liên quan
• Ki m soát thi gian -'c tAt han.
• Tránh -'c vic vIi vã hoàn thành công vic vào phút cuAi.
Tot c$ nhZng cách hi u trên vC qu$n lý thi gian -Cu -úng và chúng ta có th -'a ra mIt
cách hi u chung cho khái nim Qu$n lý thi gian nh' sau:
QuQn lý th9i gian có ngh‰a ki]m soát t?t hŠn cách bn s< d>ng th9i gian và ;@a ra
nh\ng quyAt ;5nh sáng su?t vg cách bn s< d>ng nó.
K nng qun lý th i gian
8

PH)N HAI
XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC
Mc tiêu là -ích -=n c&a mIt công vic hay mIt von -C cLn
thc hin. Vic xác -Wnh mc tiêu trong công vic s] giúp
chúng ta xem xét và thc hin công vic c&a mình mIt cách
logic, và -?t hiu qu$ cao. Vì v5y, chúng ta s] ti=t kim thi
gian trong quá trình thc hin công vic -ó.
B?n không th quy=t -Wnh ph$i làm gì hôm nay n=u không
bi=t mình muAn -?t -'c -iCu gì vào ngày mai. M1i k= ho?ch
hoàn thin vic sn dng thi gian -Cu ph thuIc vào vic b?n
hi u rõ các mc tiêu c&a chính mình.
1
1. Xác ;5nh m>c tiêu
Xác -Wnh mc tiêu trong công vic là vic xác -Wnh k=t qu$
cLn -?t -'c khi ti=n hành thc hin mIt công vic v4i mIt giá
trW hay m)c ý ngh•a nào -ó. Xác -Wnh mc tiêu nhjm: T5p
trung cho công vic quan tr1ng nhot, xác -Wnh -'c ph'ang h'4ng làm vic, ít tAn thi gian cho
nhZng vic không quan tr1ng, h?n ch= vic lãng phí thi gian. Do v5y, b'4c -Lu tiên khi ti=n
hành công vic là chúng ta cLn ph$i xác -Wnh mc tiêu c th cLn -?t -'c khi hoàn tot công vic
-ó. Qua -ó s] giúp chúng ta:
- T5p trung vào vic gi$i quy=t von -C chính
- Xác -Wnh -'c các b'4c thc hin hay nhZng gi$i pháp c th khi ti=n hành thc thi công
vic
- T5p trung gi$i quy=t nhZng công vic quan tr1ng, h?n ch= bW phân tán vào nhZng công vic
không quan tr1ng
- T?o -Ing lc phon -ou
- Ti=t kim thi gian
- Gi$i quy=t -'c von -C, -?t -'c hiu qu$ cao, -?t -'c s hài lòng giZa các thành viên
trong nhóm hay trong t( ch)c.
Mi công vic khác nhau s] có các mc tiêu t'ang )ng khác nhau, nên giá trW mong -i -?t

-'c chng s] khác nhau. Vic thc hin tMng mc tiêu c th -òi hYi cLn có kho$ng thi gian c
th - -?t -'c. Vì v5y, mc tiêu có th -?t -'c trong kho$ng thi gian ngBn hay trong thi gian
dài tùy thuIc vào tính chot và tLm quan tr1ng c&a công vic cLn gi$i quy=t. Và trong quá trình
thc hin mIt công vic, ng'i ta th'ng chia mc tiêu thành m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr'
(mc tiêu ph) và m1c tiêu nên có.
1
Biên dWch Lê Tuyên. Qun lý th i gian. 2004. TP. H_ Chí Minh: NXB Tr‚
Ch?y -ua v4i thi gian?
K nng qun lý th i gian
9
1.1 Mc tiêu chính
Mc tiêu chính là mc tiêu có tính quy=t -Wnh -Ai v4i s thành công c&a công vic mà
chúng ta thc hin. N=u mc tiêu này bW trì hoãn hay bW lch h'4ng trong quá trình thc hin thì
công vic c&a b?n không th -?t -'c giá trW mong muAn ho+c không -?t -'c hiu qu$ cao nh'
-ã -C ra. Nên mc tiêu chính là mc tiêu ph$i -?t -'c trong quá trình thc thi công vic c&a b?n.
Ví d:
- >Ai v4i sinh viên nói chung, mc tiêu chính là ph$i -?t -'c v%n bjng tAt nghip -?i h1c
sau 4 n%m h1c.
- >Ai v4i các doanh nghip nói chung, mc tiêu chính là tAi -a hóa li nhu5n
- Mc tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot.
- …
1.2 Mc tiêu h tr
Mc tiêu h tr là các mc tiêu góp phLn h tr vic thc hin m tiêu chính. NhZng mc
tiêu này chng quan tr1ng nh'ng th'ng -'c thc hin trong dài h?n. Các mc tiêu h tr là
cLu nAi - -?t -'c mc tiêu chính.
Ví d:
- >Ai v4i sinh viên nói chung, mc tiêu chính là ph$i -?t -'c v%n bjng tAt nghip -?i h1c
sau 4 n%m h1c. Các mc tiêu ph là ph$i hoàn thành tAt các k\ thi h1c k\, n( lc han nZa
trong h1c t5p,…
- >Ai v4i các doanh nghip nói chung, mc tiêu chính là tAi -a hóa li nhu5n, các mc tiêu

ph có th là n( lc ti=t kim chi phí, n( lc các h1at -Ing xúc ti=n bán hàng,…
- Mc tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot, mc tiêu h
tr có th là vic tuy n -'c các Tr'dng phòng giYi, huon luyn nghip v cho các nhân
viên - góp phLn -?t -'c mc tiêu chính.
- ………
1.3 Mc tiêu nên có
M1c tiêu nên có là mc tiêu nhjm h tr cho vin thc hin mc tiêu chính tAt han. Do
v5y, n=u có các m1c tiêu nên có thì nó s] h tr tAt han cho các mc tiêu chính m+c dù s] phát
sinh thêm thêm chi phí. Tuy nhiên, n=u không có nhZng mc tiêu này thì chúng ta v{n thc hin
-'c mc tiêu chính.
Ví d:
- Trong các doanh nghip thì m1c tiêu nên có th'ng là các trang thi=t bW hay v%n phòng làm
vic, vì n=u có -Ly -& các trang thi=t bW làm vic hin -?i s] giúp cho các nhân viên làm
vic v4i hiu suot cao han, và n=u v%n phòng làm vic thông thoáng và tho$i mái s] t?o bLu
không khí tAt cho nhân viên làm vic
- M1c tiêu nên có -Ai v4i sinh viên có th là h thAng th' vin -Ly -& các lo?i sách và sA
l'ng nhiCu, sinh viên có -iCu kin ti=p c5n thc ti‰n và )ng dng lý thuy=t vào thc ti‰n
th'ng xuyên han
- ………
K nng qun lý th i gian
10
2. Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu
Thông th'ng mc tiêu có nhZng -+c -i m sau -ây:
2.1. Rõ ràng
N=u mc tiêu không rõ ràng s] làm b?n mot nhiCu thi gian. Vì v5y mc tiêu rõ ràng s]
giúp b?n thc hin tAt công vic -'c giao. >+c bit, khi b?n muAn ng'i khác giúp mình thc
hin mIt công vic nào -ó, b?n ph$i cho h1 bi=t rõ mc tiêu chng nh' thi gian - hoàn thành
công vic -ó.
2.2. Phân chia thi gian thc hin c th
Khi nào s] hoàn thành -'c mc tiêu này? Vic xác -Wnh -'c thi gian thc hin mIt

công vic s] giúp b?n tránh -'c vic mot thi gian -Lu t' cho công vic khác nh'ng không góp
phLn hoàn thành mc tiêu c&a mình.
2.3. Phù hp kh$ n%ng c&a ng'i t( ch)c ho+c cá nhân -'c giao thc hin mc tiêu
>iCu này s] khuy=n khích b?n n( lc thc hin mc tiêu hay nhim v -'c giao. N=u
mc tiêu v't ngoài kh$ n%ng c&a b?n s] khi=n cho b?n n$n chí trong vic thc hin mc tiêu -ã
giao, t?o tâm lý không tAt trong khi thc hin công vic và gây nên s)c \.
2.4. Quan tr1ng
Vic xác -Wnh mc tiêu -?t -'c cLn ph$i gBn liCn v4i mIt m)c ý ngh•a hay tLm quan
tr1ng nào -ó. >iCu này s] giúp b?n thoy hãnh din han khi hoàn thành mc tiêu này và nó s] t?o
-Ing lc, kích thích b?n n( lc làm vic tAt han trong thi gian t4i.
Ng'c l?i, n=u mc tiêu b?n nêu ra không có ý ngh•a hay tLm quan tr1ng gì s] làm cho
b?n chán n$n khi thc hin và th'ng s] xuot hin câu hYi: “Thc hin vic này - làm gì?” hay
“T?i sao ph$i thc hin vic này, trong khi vic làm này không có ý ngh•a gì c$?”,… nh' v5y k=t
qu$ -?t -'c s] không cao ho+c b?n s] không bao gi -?t -'c mc tiêu -ã -C ra.
2.5. Phù hp v4i -i m chung c&a t5p th
Trong cuIc sAng b?n không th tách khYi cIng -_ng, t5p th hay mIt nhóm -ang sAng
xung quanh b?n. Do v5y mc tiêu mà b?n xác -Wnh hay -C ra ph$i phù hp v4i nhZng -+c -i m
chung c&a t5p th - có s &ng hI c( vh c&a t5p th , t?o -Ing lc cho b?n hoàn thành mc tiêu
mIt cách tAt nhot.
N=u mc tiêu c&a b?n tách ri ho+c -i ng'c l?i v4i li ích c&a t5p th thì b?n s] bW cô l5p
ho+c b?n s] -Ai m+t v4i làn sóng ph$n -Ai b?n mIt cách m?nh m] nên b?n khó có th -?t -'c
mc tiêu -ã -C ra.
2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi
Khi b?n -+t ra mc tiêu nào -ó thì nó luôn -òi hYi b?n ph$i n( lc nhiCu han - -?t -'c
mc tiêu -ã -C ra. Tuy nhiên, nó ph$i phù hp thc ti‰n và kh$ n%ng c&a b?n (b?n có th thc
hin -'c). N=u mc tiêu quá xa ri thc ti‰n, v't quá kh$ n%ng c&a b?n thì cho dù b?n có n(
lc -=n -âu chng không th -?t -'c mc tiêu -ó.
Nh' v5y, v4i nhZng -+c -i m trên s] giúp b?n -+t mc tiêu phù hp v4i b$n thân và có
tính thách th)c, t?o -Ing lc - b?n phon -ou vut qua khó kh%n - -=n -ích cuAi cùng.

K nng qun lý th i gian
11
3. Phân loi m>c tiêu
Khi b?n cLn -?t -'c mIt -iCu mong muAn trong t'ang lai,
b?n ph$i -+t cho mình nhZng mc tiêu nhot -Wnh, xác -Wnh -âu là
m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' và m1c tiêu nên có.
Sau khi xác -Wnh -'c các mc tiêu, b?n cLn '4c l'ng thi
gian thc hin c&a tMng mc tiêu c th - xác -Wnh -'c thi gian
hoàn thành tMng mc tiêu -ó. Bên c?nh -ó, b?n cLn xem xét l?i
nhZng ho?t -Ing trong nhZng ngày tr'4c -ây - xác -Wnh -'c
nhZng y=u tA nào chi phAi thi gian c&a b?n nhiCu nhot, tM -ó b?n
s] có s -iCu chpnh phù hp - t5p trung gi$i quy=t nhZng von -C
chính, quan tr1ng góp phLn hoàn thành mc tiêu.
Ví d 1:
XÁC UNH M‹C U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA BN
2
M>c tiêu Mmc @u tiên Din giQi
>?t -'c 500,000USD 'u tiên tài
tr bên ngoài cho nhZng kho$n mc
có th chop nh5n -'c
Chính CLn thi=t - md rIng sang -Wa -i m th)
hai. Cna hàng không th phát tri n mà
không có -?i lý th) hai
Doanh thu hàng n%m tM các ca sd
ho?t -Ing là 6 triu USD và li
nhu5n sau thu= là 700,000USD
Chính Trong bAn n%m
>ào t?o David - anh ta có th -$m
trách các ho?t -Ing d cna hàng th)
nhot

H tr Trong n%m t4i. Tôi không th md cna
hàng th) hai cho -=n khi David sŠn
sàng -$m trách vic qu$n lý cna hàng
th) nhot
Phát tri n dây chuyCn cung )ng có
chi phí thop và -úng hgn
H tr Có kh$ n%ng cBt gi$m chi phí hàng hóa
và chi phí hàng t_n 600,000USD hàng
n%m
C$i thin ch'ang trình li ích s)c
khYe mà không thêm nhiCu chi phí
Nên có NhZng li ích cho s)c khYe c&a chúng
ta còn ít c?nh tranh so v4i nhZng nhà
bán l‚ khu vc khác
Nâng cop h thAng k= toán Nên có MIt h thAng tAt han s] ti=t kim thi
gian và cho nhiCu thông tin kWp thi -
ra quy=t -Wnh và ki m soát
Phát tri n website th'ang m?i -in
tn
H tr Ph'ang án tAt nhot - t%ng doanh thu
mà không cLn ph$i thêm din tích sàn
2
Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):
Qun lý thi gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng Hp
Phân lo?i mc tiêu ra sao?
K nng qun lý th i gian
12
Ví d 2:
XÁC UNH M‹C U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA BN: “Ph$i -?t -'c lo?i khá trong
h1c k\ này”

M>c tiêu Mmc @u tiên Din giQi
Xác -Wnh ph'ang pháp h1c t5p
-úng -Bn (tham gia h1c nhóm,
th'ng xuyên -+t câu hYi -Ai v4i
thLy cô và b?n bè n=u tôi ch'a hi u
rõ von -C,…)
Chính Nh4 lâu, có ki=n th)c chuyên môn sâu
(có nhZng bài t5p hay tình huAng khó,
tôi cLn có s giúp -R ho+c trao -(i v4i
b?n bè - hi u von -C rõ han, không t?o
các l h(ng tri th)c,…)
CLn cù, siêng n%ng Chính Dành nhiCu thi gian - h1c t5p, nghiên
c)u chuyên môn và các l•nh vc khác
Có trang thi=t bW, ph'ang tin phc
v vic h1c t5p (th' vin, dng c
thí nghim, sách, báo, internet, TV,
máy tính,…
H tr Nâng cao tri th)c, ti=p c5n thc ti‰n và
thu th5p -'c nhiCu dZ liu ho+c s
ki=n - d{n ch)ng, ch)ng minh cho
nhZng phát bi u ho+c bài vi=t c&a tôi
Tham gia các ho?t -Ing th thao Nên có Mi ngày dành 60 phút vào bu(i chiCu,
tM 16h30 -=n 17h30 ho+c 17h00 -=n
18h00
Tham gia các hình th)c gi$i trí khác Nên có Thpnh tho$ng tham gia các ho?t -Ing
ngoài tri: picnic, dã ngo?i, hay xem
bi u di‰n v%n ngh,…
Qua -ó cho thoy, vic phân lo?i -úng các lo?i mc tiêu s] giúp b?n -?t -'c -iCu mong muAn
v4i k=t qu$ tAt và ti=t kim -'c thi gian. Tuy nhiên, mc tiêu th'ng là nhZng công vic hay
von -C mà b?n s] -?t -'c trong t'ang lai (ngBn h?n ho+c dài h?n), và trong t'ang lai có th s]

có nhZng thay -(i nhot -Wnh d chính b$n thân b?n ho+c nhZng thay -(i do các y=u tA bên ngoài
gây ra. Nên b?n cLn ph$i th'ng xuyên xem xét (c5p nh5t) l?i các mc tiêu c&a mình sao cho phù
hp v4i xu th= phát tri n c&a thi -?i chng nh' phù hp v4i b$n thân b?n trong tMng thi k\ nhot
-Wnh.
5nh kŒ xem xét các m>c tiêu c7a bn b•ng cách ;$t câu h•i:
3
Các mc tiêu này có còn thc t= không?
Các mc tiêu này có còn phù hp không?
Các mc tiêu này có còn liên quan không?
N=u bY mc tiêu này thì có $nh h'dng -=n ng'i khác không (tr'ng hp trong t5p th )?

3
Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):
Qun lý thi gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng Hp
K nng qun lý th i gian
13
Thay -(i - thích )ng v4i nhZng bi=n -(i c&a môi tr'ng là rot quan tr1ng, nh'ng không vì
th= mà b?n th'ng xuyên thay -(i mc tiêu c&a mình chp vì nhZng khó kh%n nhot thi. Khi thay
-(i mc tiêu, b?n ph$i chú ý -=n nhZng -i m sau:
NhZng thay -(i -ó s]:
• Không nên $nh h'dng l4n -=n t5p th hay thi u sA nào -ó có liên quan -=n mc tiêu
c&a b?n tM tr'4c -ó
• Không nên lch h'4ng so v4i mc tiêu ban -Lu
• Không nên chuy n b?n sang mIt mc tiêu m4i hoàn toàn
• Không trái v4i -?o -)c, truyCn thAng v%n hóa xã hIi -'c sA -ông công chúng chop
nh5n
4. S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g)
Trong cuIc sAng hàng ngày b?n dành nhiCu thi gian - gi$i quy=t nhiCu công vic hay von
-C khác nhau, trong -ó có mIt von -C mà các b?n th'ng hay -Ai m+t, -ó là tính cop bách c&a
công vic.

Công vic cop bách là công vic -òi hYi cLn -'c gi$i quy=t ngay. Tuy nhiên, m1i công vic
cop bách ch'a hƒn phc v hay h tr cho vic thc hin mc tiêu hay s thành công c&a b?n
trong t'ang lai. Thông th'ng mc tiêu chính -'c hoàn thành trong t'ang lai, vì v5y tính cop
thi=t c&a các mc tiêu chính không mang tính t)c thi.
Ví d:
Mc tiêu chính c&a b?n là -?t -'c tom bjng tAt nghip -?i h1c lo?i giYi sau khi tAt nghip.
Mc tiêu chính c&a b?n là h1c k\ này ph$i thi qua h=t các môn (không thi l?i môn nào)
Mc tiêu chính c&a b?n là s] làm vic cho công ty liên doanh sau khi tAt nghip
Mc tiêu chính c&a b?n là sau 03 n%m công tác, b?n s] làm Tr'dng phòng nhân s c&a mIt
công ty, 02 n%m ti=p theo s] là Phó Giám -Ac,…
Mc tiêu chính c&a b?n là trd thành gi$ng viên sau khi tAt nghip, sau 02 n%m h1c xong
Master và trd thành gi$ng viên giYi, 03 n%m ti=p theo -i h1c nghiên c)u sinh ti=n si,…
Tot c$ mc tiêu trên ph$i -'c thc hin trong t'ang lai, không ph$i thc hin ngay l5p t)c.
Tuy nhiên, trong thc t= b?n l?i luôn bW mot thi gian và công s)c cho nhZng công vic cop bách
nh'ng không ph$i là các mc tiêu chính c&a b?n. Th'ng các mc tiêu dài h?n hay g+p ph$i von
-C này, vì b?n ngh• rjng còn nhiCu thi gian - thc hin mc tiêu c&a mình nên không cLn ti=n
hành thc hin mc tiêu ngay l5p t)c.
Ví d:
Hàng tháng b?n -'c gia -ình cho b?n 400.000-_ng, b?n d ki=n s] ti=t kim - dành
100.000-_ng/tháng, qua h1c k\ này b?n s] mua 2 bI quLn áo tM sA tiCn tích lhy -ó. Tuy nhiên,
sau 3 tháng xe -?p c&a b?n bW h' hYng n+ng và ph$i thay th= s'n xe m4i và mIt sA bI ph5n
khác, -iCu này làm b?n mot 250.000-_ng. Và b?n s] cA gBng ti=p tc - dành trong thi gian t4i
- mua quLn áo.
B?n vMa nh5n -'c h1c b(ng trW giá 5 triu -_ng, b?n d ki=n tuLn t4i s] mua mIt máy vi tính
giá kho$ng 4,5 triu -_ng và 0,5 triu còn l?i s] chi tiêu vào vic khác. Tuy nhiên, 4 ngày sau khi
b?n nh5n -'c h1c b(ng, b?n bW mot -in tho?i di -Ing, vì v5y b?n -ã l5p t)c chi 2 triu - mua
K nng qun lý th i gian
14
-in tho?i m4i. B?n ngh• rjng, b?n s] n( lc h1c t5p - có ca hIi nh5n -'c mIt lo?i h1c b(ng
t'ang t - r_i sau -ó s] mua ngay máy vi tính.

Lúc 9h00 b?n -ang làm bài t5p - -Lu gi chiCu nIp bài cho thLy d?y môn toán, kho$ng 9h15
b?n c&a b?n -=n mi b?n -i uAng café - trao -(i mIt sA von -C. B?n ngh•: b?n muAn bi=t von -C
-ó là gì nên b?n -ã t?m ng'ng làm bài t5p và -i uAng café.
B?n -ang làm bài t5p trên máy vi tính (d tLng trt) -'c kho$ng 20 phút, mIt ng'i b?n khác
-=n nh b?n lên tLng 1 (phòng -1c sách c&a th' vin) - gi$i thích cho b?n oy mIt von -C mà b?n
oy không hi u khi -ang -1c sách. B?n t?m dMng làm bài t5p c&a mình và lên tLng 1 giúp b?n
mình.
Qua các ví d trên cho thoy, m1i von -C mà b?n gi$i quy=t -Cu không liên quan gì -=n mc
tiêu chính c&a b?n, m+c dù b?n c$m thoy rjng nhZng vic này -'ang nhiên ph$i làm, nh'ng nó
l?i lãng phí thi gian c&a b?n. Chƒng nhZng th=, mà nó còn h'4ng b?n ngày càng xa ri mc tiêu
c&a mình, nh'ng th5t s b?n chƒng có la ch1n khác; -iCu này chng -úng vì b?n giúp b?n bè hay
ng'i khác là l] -'ang nhiên vì -ó là tinh thLn t'ang tr l{n nhau trong cuIc sAng, là truyCn
thAng ?o -)c xã hIi.
> gi$i quy=t nhZng von -C này, b?n cLn l5p k= ho?ch làm vic c th , vi=t lWch làm vic rõ
ràng. Hàng tuLn, b?n s] xem xét l?i nhZng công vic mà b?n -ang -Ai m+t hàng ngày. Qua -ó,
b?n s] thoy -'c nhZng công vic nào liên quan -=n các mc tiêu chính và mc tiêu h tr c&a
b?n, công vic nào mang tính cop bách nh'ng l?i không liên quan -=n các mc tiêu c&a b?n.
Vì v5y n=u trong cuIc sAng, b?n không có nhZng nguyên tBc nhot -Wnh -Ai v4i b$n thân thì rot
khó qu$n lý -'c thi gian c&a b?n và b?n s] luôn c$m thoy công vic (không quan tr1ng) c&a
b?n ngày càng nhiCu, không th gi$i quy=t kWp thi m+c dù b?n -ã n( lc h=t kh$ n%ng và t5p
trung công s)c - gi$i quy=t chúng.
>iCu quan tr1ng là b?n ph$i phân bit -'c -âu là công vic cop bách và quan tr1ng (?), -âu
là công vic chp -an thuLn là cop bách (?). > làm -'c -iCu này, b?n ph$i th'ng xuyên luyn
t5p và thc hin công vic theo mIt k= ho?ch và lWch trình c th . MIt khi b?n phân bit -'c hai
lo?i công vic trên, b?n s] có cách bA trí thi gian mIt cách hp lý nhot chng nh' khi nào nên tM
chAi nhZng công vic cop bách nh'ng không quan tr1ng. Và nh' v5y b?n -ã gi$i quy=t -'c von
-C -Ai nghWch giZa tính cop bách và tLm quan tr1ng c&a công vic.
5. Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc
;n @u tiên
Nh5n bi=t và x=p lo?i mc tiêu là -iCu cLn thi=t n=u b?n có ý -Wnh

nghiêm túc vC vic t5n dng hLu h=t thi gian c&a b?n
4
. Tuy v5y, có
mIt sA mc tiêu chính quá l4n và -òi hYi thi gian dài - hoàn thành
chúng nên b?n không th trc ti=p gi$i quy=t -'c chúng ngay, mà
b?n cLn ph$i chia chúng thành nhZng công vic c th - thu5n tin
trong qu$n lý và thc hin tMng vic mIt theo trình t logic.

4
Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c, Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):
Qun lý thi gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng Hp
L4n-nhY hay quan tr1ng-khŒn cop?
K nng qun lý th i gian
15
Ví d:
Mc tiêu chính c&a b?n Thành là b?n muAn có -'c tom bjng tAt nghip -?i h1c lo?i giYi.
Mc tiêu chính c&a chW Tuy=t là b?n sau 10 n%m làm vic, chW s] xây -'c c%n nhà khang
trang trong nIi ô TP. Long Xuyên.
Mc tiêu chính c&a b?n Nguyên là sau 2 n%m d?y h1c s] trd thành giáo viên giYi.
Mc tiêu chính c&a b?n C'ng là sau 3 n%m làm vic s] trd thành ki s' giYi.
Các mc tiêu trên không th thc hin -'c ngay mà cLn ph$i -'c chia ra thành nhZng
nhim v c th ph$i -?t -'c hàng tuLn, hàng tháng, hàng quý, hàng n%m,…
Nhìn chung, vic dùng mc tiêu - qu$n lý thi gian c&a b?n s] vô cùng quan tr1ng, vì v5y
b?n có th v5n dng các b'4c sau -ây - qu$n lý thi gian hiu qu$ han:
• Chia nhY mc tiêu thành nhiCu công vic (nhim v) c th và kh$ thi
• Xác -Wnh m)c -I 'u tiên: sau khi chia mc tiêu thành nhiCu công vic c th b?n hãy
ti=n hành phân lo?i nhZng công vic -ó theo m)c -I 'u tiên theo th) t I, II và III.
M)c 'u tiên I: nhZng công vic dành cho mc tiêu chính c&a b?n, -ó là nhZng công
vic mang tính cop bách và quan tr1ng
M)c 'u tiên II: nhZng công vic dành cho mc tiêu h tr, -ó là nhZng công vic

mang tính cop bách và tLm quan tr1ng chp d m)c trung bình ho+c chp là cop bách ho+c
tLm quan tr1ng cao (chp mIt y=u tA duy nhot) và ng'c l?i,
M)c 'u tiên III: nhZng công vic cop bách ho+c không cop bách nh'ng không quan
tr1ng lBm.
• SBp x=p vic thc hin công vic th5t logic, phù hp: Vic thc hin các công vic
theo mIt th) t tr'4c sau s] giúp b?n hoàn thành các công vic mIt cách nhWp nhàng,
công vic -'c hoàn thành tr'4c h tr công vic sau.
Ví d:
Nhóm c&a b?n (03 b?n) chuŒn bW báo cáo vC mIt ch& -C c&a mIt môn h1c, quy trình
thc hin có th nh' sau:
Thu th5p dZ liu • L5p dàn ý (outline) • La ch1n các ý chính • SBp x=p các ý cho
m?ch l?c • Báo cáo thn (di‰n t5p) • Hiu chpnh • Báo cáo chính th)c
Nh' v5y mAi quan h giZa các công vic là ph thuIc l{n nhau, công vic sau ph$i
ch s khdi -Lu và k=t thúc c&a công vic tr'4c -ó (nh' ví d trên). Tuy nhiên, không
ph$i tot c$ các công vic -Cu theo tuân th& quy lu5t nh' th=, công vic sau s] -'c
ti=n hành sau công vic tr'4c -ó mIt kho$ng thi gian nhot -Wnh ch) không nhot thi=t
ph$i ch công vic tr'4c -ó k=t thúc m4i bBt -Lu ho+c có th thc hin các công vic
song song v4i nhau.
Ví d:
Vic các b?n thc hin v sinh làm -gp toàn bI khuôn viên tr'ng, do toàn bI khuôn
viên tr'ng quá l4n nên ph$i -'c chia thành nhiCu khu vc khác nhau, mi l4p hay
mi khoa s] thc hin mIt khu vc nhot -Wnh. Nh' v5y, các l4p hay khoa có th thc
hin phLn vic c&a mình song song v4i nhau hay chp tr'4c sau mIt kho$ng thi gian
ngBn. Không nhot thi=t ph$i ch mIt l4p hay khoa nào -ó khdi -Lu và k=t thúc thì l4p
hay khoa khác m4i ti=p tc phLn vic c&a mình.
K nng qun lý th i gian
16
Vì v5y, khi ti=n hành phân chia mc tiêu thành nhiCu công vic khác nhau, b?n cLn
l'u ý -=n mAi quan h giZa các công vic - xác -Wnh thi -i m bBt -Lu c&a mi công
vic cho phù hp nhjm ti=t kim thi gian.

• b4c l'ng thi gian hoàn thành mi nhim v: >ây không ph$i là mIt công vic d‰
dàng cho các b?n, có nhZng công l+p -i l+p d m)c -I th'ng xuyên thì b?n d‰ dàng
'4c l'ng thi gian - thc hin chúng.
Ví d:
B?n s] rot d‰ dàng '4c l'ng kho$ng thi gian cLn có - -i tM nai b?n d -=n tr'ng
h1c, vì nó di‰n ra hàng ngày, th5m chí nhiCu lLn trong mIt ngày.
K nng qun lý th i gian
17

NHIYM V' VÀ THI GIAN
5
M>c tiêu: Gi4i thiu mIt lo?t các chuyên -C -ào t?o nIi bI-ban -Lu là hai lLn mIt
tháng trong thi gian ba tháng (t(ng cIng sáu lLn). N=u -'c quan tâm nhiCu và có
hiu qu$, nhZng lo?t chuyên -C này s] -'c ti=p tc
NhiLm v> Hot ;nng
|c l@kng
th9i gian
(phút) Ghi chú
1 H1p lLn -Lu tiên - phân
tích chi=n l'c
60 G_m Ramon, Harriet,
Julie, và Peter
2 H1p lLn hai: Xác -Wnh -C tài
và ng'i thuy=t trình
75 G_m tot c$ nhZng ng'i
trên cIng thêm Fred
3 Suy tính -Wa -i m t( ch)c
chuyên -C, vic giao ti=p và
thúc -Œy nIi bI
120

4 H1p riêng tMng ng'i thuy=t
trình
240
5 Tri n khai chuyên -C giao
ti=p
180 Liên quan -=n ti=p thW
6 Giám sát thc hin 180
7 >ánh giá h5u chuyên -C 60 NhZng gì -4 làm -'c và
ch'a làm -'c
8 Gdi th' c$m an và món quà
nhY cho tMng ng'i thuy=t
trình
60
Tyng th9i gian 975 S? gi9: 16,25
Tuy nhiên, trong cuIc sAng nhZng von -C m4i luôn phát sinh và rot khó - b?n '4c l'ng
-'c thi gian cLn thi=t - hoàn thành chúng. Trong tr'ng hp này, b?n cLn thi=t tham kh$o ý
ki=n c&a b?n bè, thLy cô hay ng'i thân c&a mình,… - '4c l'ng kho$ng thi gian t'ang -Ai
hp lý cho công vic -ó. Và b?n cLn xác -Wnh thêm kho$ng chênh lch tM ±10% -=n ±20% - d
trù nhZng phát sinh không trông -i có th x$y ra.

5
Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):
Qun lý thi gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng Hp
K nng qun lý th i gian
18
Sau khi b?n chia mc tiêu thành nhiCu công vic và '4c l'ng thi gian hoàn thành chúng,
b?n cLn ph$i xem xét l?i lLn nZa, -iCu chpnh kWp thi th) t 'u tiên c&a tMng công vic cho phù
hp v4i nhZng thay -(i c&a xã hIi. Và n=u có th , hãy -+t niCm tin và giao vic cho ng'i khác
- b?n có nhiCu thi gian gi$i quy=t nhZng công vic chính và quan tr1ng. Bên c?nh -ó, mIt
trong nhZng von -C không kém phLn quan tr1ng - -?t -'c mc tiêu, -ó là b?n cLn ph$i sBp x=p

các công vic trong s( nh5t ký c&a b?n theo m)c -I quan tr1ng ho+c theo th) t 'u tiên - thu5n
tin cho b?n trong quá trình thc hin các công vic (có th -iCu phAi v4i các b?n khác hay -_ng
nghip).
Ví d:
Trd l?i v4i ví d vC nhóm b?n báo cáo chuyên -C môn h1c, b?n có th phân công b?n A giYi
vC sn dng máy tính tìm ki=m dZ liu trên m?ng, b?n B thích -1c sách s] tìm dZ liu trong sách,
báo,… và b?n giYi vC vic l•nh vc vi=t thì b?n s] vi=t dàn ý (outline),…
6. TiAn hành công viLc ;] ;t ;@kc m>c tiêu
Tr'4c khi ti=n hành công vic, b?n hãy xác -Wnh von -C sau theo nguyên tBc 5W-2H nh' sau:
T?i sao ph$i thc hin công vic này (Why)?
NIi dung là gì (What)?
Khi nào s] thc hin (When)?
Thc hin nh' th= nào (How)?
Thc hin trong bao lâu (How long)?
V4i ai (Who)?
• -âu (Where)?
Tr$ li cho các câu hYi trên s] giúp b?n hoàn thành công vic c&a mình mIt cách tAt nhot, bdi
vì -ó là nhZng -Wnh h'4ng chung cho b?n trong vic thc thi hay gi$i quy=t mIt von -C.
K nng qun lý th i gian
19
TÓM TpT
- Xác -Wnh mc tiêu trong công vic là mIt trong
nhZng y=u tA qu$n lý thi gian hiu qu$. N=u
b?n ch'a xác -Wnh -'c mc tiêu trong công
vic thì khó có th qu$n lý tAt thi gian c&a
b?n.
- Thông th'ng, mc tiêu -'c chia làm ba lo?i:
Mc tiêu chính, mc tiêu h tr và mc tiên
nên có.
- NhZng -+c -i m c&a mc tiêu là ph$i rõ ràng,

phân b( -'c thi gian, phù hp kh$ n%ng c&a
b?n, quan tr1ng, phù hp mc tiêu chung c&a
t5p th và có tính thn thách nh'ng khà thi.
- Có th b?n s] mot nhiCu thi gian và công s)c
cho nhZng vic cop bách nh'ng không quan
tr1ng. Hãy cA gBng ki m soát von -C này.
- Các mc tiêu th'ng -?t -'c trong t'ang lai và t'ang -Ai l4n, vì v5y b?n cLn chia mc
tiêu thành nhiCu công vic c th , kh$ thi và xác -Wnh m)c 'u tiên thc hin các công vic
-ó. PhAi hp thc hin công vic cùng v4i các cá nhân ho+c t( ch)c.
- Tr'4c khi ti=n hành thc hin công vic b?n nên áp dng nguyên tBc “5W-2H” - thc
hin công vic -?t -'c hiu qu$ cao.

K nng qun lý th i gian
20
PH)N BA
CÔNG C' QU.N LÝ THI GIAN

1. r th5 quQn lý th9i gian
>_ thW qu$n lý thi gian là mIt công c thông minh giúp b?n quy=t -Wnh tính khŒn cop và
tLm quan tr1ng c&a mIt công vic c th nào -ó.
TÍNH KHJN CLP
MIt vic -'c coi là khŒn cop khi nó -òi hYi s chú ý ngay l5p t)c. Khi mIt vic ph$i
hoàn thành vào mIt thi -i m nhot -Wnh, khi thi h?n cuAi cùng -=n gLn nó s] trd nên khŒn cop
han.
Gi$ sn b?n có ba công vic sau:
1. Lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p sau khi tAt nghip.
2. Tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip
3. Hoàn thành bài t5p cá nhân - nIp cho gi$ng viên vào sáng th) hai tuLn t4i
Xét theo tính khŒn cop thì vic hoàn thành bài t5p khŒn cop han vì thi h?n cuAi cùng gLn
kC han. Chuy=n dã ngo?i s] -'c t( ch)c sau khi các thành viên trong l4p -ã hòan thành -C tài

tAt nghip nên vic tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p thì khŒn cop han.
B?n có th bi u di‰n 2 công vic này trên mIt trc thƒng -)ng nh' sau:
+ KhŒn cop


 - Bài t5p cá nhân



 - Ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip


 - K= ho?ch dã ngo?i cho l4p tháng t4i
— KhŒn cop
Khi thi gian trôi -i, c$ ba công vic s] có xu h'4ng chuy n dLn lên phía trên c&a trc
thƒng -)ng, công vic ngày càng khŒn cop han.
TNM QUAN TRRNG
MIt vic -'c coi là quan tr1ng khi nó có mIt ý ngh•a l4n ho+c s] gây ra mIt k=t qu$/h5u
qu$ -áng k . M)c -I quan tr1ng c&a công vic không bW $nh h'dng bdi thi gian trôi -i.
Trd l?i ví d nêu trên, xét vC tLm quan tr1ng c&a công vic thì vic hoàn thành bài t5p cá
nhân t'ang -Ai không quan tr1ng dù khŒn cop han, vic tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt
K nng qun lý th i gian
21
nghip là rot quan tr1ng m+c dù ch'a khŒn cop, vic lên k= ho?ch cho chuy=n dã ngo?i là ít quan
tr1ng nhot so v4i hai vic còn l?i vào thi -i m hin t?i.
Chúng ta có th sn dng mIt trc ngang - th hin hai -iCu này nh' sau:


 


 


’ Quan trdng + Quan trdng
B?n có nh5n xét gì vC th) t 3 công vic trong ví d trên theo m)c -I khŒn cop và
quan tr1ng? >an gi$n là th) t các công vic theo m)c -I quan tr1ng -ã thay -(i so v4i th) t
theo tính khŒn cop. Thông th'ng, th) t s] khác nhau khi sBp x=p theo m)c -I quan tr1ng và
khŒn cop.
S THT QUUN LÝ THXI GIAN
K=t hp hai trc quan tr1ng và khŒn cop, chúng ta s] có -_ thW qu$n lý thi gian nh' sau:
+ KhŒn cop



- Quan tr1ng + Quan tr1ng






- KhŒn cop
Khi k=t hp m)c -I quan tr1ng và khŒn cop c&a ba công vic trên -_ thW qu$n lý thi gian
ta có th bi=t -'c rjng:
• Vic hoàn thành bài t5p cá nhân thì khŒn cop han là vic tìm ý t'dng cho -C tài
thc t5p tAt nghip, vì th= nó cLn -'c hoàn tot s4m han.
• Vic tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip quan tr1ng han vic lên k= ho?ch
dã ngo?i cho l4p, vì v5y công vic này cLn -'c dành s quan tâm suy ngh•, -Lu
t' thi gian nhiCu han.
• Vic lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p vào tháng t4i xét vC m)c -I quan tr1ng và

khŒn cop so v4i 2 vic tr'4c -Cu thop han nên có th gi$i quy=t sau cùng.
S( d*ng +, th- qu0n lý th3i gian là m6t cách h8u ích +: xem xét nh8ng +òi h?i +@Ac
+Bt ra cho th3i gian cEa bGn, nó giúp b?n -'a ra quy=t -Wnh vC trình t gi$i quy=t các công vic
mIt cách nhanh chóng và -$m b$o -?t -'c nhZng mc tiêu -ã -C ra.
Nhìn l?i công vic ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip, b?n -ã l'ng tr'4c -'c m)c
-I quan tr1ng nh'ng do có quá nhiCu vic cLn ph$i gi$i quy=t gop nên công vic -ó v{n ch'a
thc hin -'c. >=n giZa tuLn v%n phòng Khoa có thông báo danh sách các sinh viên -& tiêu
K nng qun lý th i gian
22
chuŒn làm lu5n v%n tAt nghip trong -ó có b?n -_ng thi chng có thông báo vC vic các gi$ng
viên trong khoa s] t' von cho sinh viên vC vic ch1n -C tài tAt nghip vào ngày th) ba tuLn t4i, -
tham gia bu(i t' von này sinh viên cLn ph$i chuŒn bW sa bI mIt sA thông tin liên quan -=n -C tài
-Wnh ch1n. >=n -ây thì công vic này có s di chuy n trên -_ thW thi gian.
+ KhŒn cop


 


- Quan tr1ng + Quan tr1ng






- KhŒn cop
Khi th3i gian trôi +i thì m6t công viKc khMn cNp sQ trR nên khMn cNp hTn.
M6t công viKc sQ thay +Wi mXc +6 quan trYng nZu nh@ các 0nh h@Rng hoBc kZt qu0 cEa
nó thay +Wi.

BYN Ô PHNN T[ C\A S THT QUUN LÝ THXI GIAN
>_ thW qu$n lý thi gian -'c t?o nên bdi 4 ô vuông hay g1i là các ô phLn t'. Bjng vic
th hin các công vic vào các ô phLn t' t'ang )ng, chúng ta s] phân lo?i công vic. Vic này s]
giúp chúng ta làm rõ nhZng mAi nguy hi m hay r&i ro nhot -Wnh n=u mIt công vic nào -ó không
-'c thc hin
B?n hãy liên t'dng -_ thW trên m+t phƒng c&a -_ng h_, bAn ô phLn t' lúc này có th -'c
g1i tên thành: Ô 0 – 3 gi, Ô 3 – 6 gi, Ô 6 – 9 gi, Ô 9 – 12 gi.
+ KhŒn cop
Ô 9 -12 gi9 Ô 0 – 3 gi9
Ô nhanh và ;Šn giQn Ô @u tiên hàng ;bu
- Quan tr1ng + Quan tr1ng
Ô 6 -9 gi9 Ô 3 – 6 gi9
Ô lãng phí Ô lzp kA hoch

- KhŒn cop
Vic phân lo?i các công vic vào các ô t'ang )ng và hi m h1a có th x$y ra -'c tóm tBt
trong b$ng d'4i -ây.