LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI PROJECT 2002 BÀI 2: “CÀI ĐẶT, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MENU & LÀM VIÊC VỚI DỰ ÁN MỚI” doc

7
BÀI 2:
“CÀI ĐẶT, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG
MENU & LÀM VIÊC VỚI DỰ ÁN MỚI”
LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
VỚI PROJECT 2002
Microsoft Project 2002
Cài đặt phần mềm MS Project2002
Microsoft Project 2002
Giới thiệu hệ thống MENU Project2002
8
Microsoft Project 2002
Các định nghĩa cơ bản:
z Thời gian (D): Thời gian dự kiến để thực hiện
z Khởi sớm (ES): Thời điểm sớm nhất mà công tác có thể
khởi công.
z Kết sớm (EF): Thời điểm sớm nhất mà công tác có thể
hoàn thành. (EF = ES + D)
z Kết muộn (LF): Thời điểm muộn nhất mà công tác có
thể hoàn thành.
z Khởi muộn (LS): Thời điểm muộn nhất mà CT có thể
khởi công mà không ảnh hưởng đến TTĐ (LS =LF-D)
z Dự trữ toàn phần (TF): TF = LF – EF = LS - ES
z Dự trữ riêng phần (FF): FFi = ESj - EFi
Microsoft Project 2002
Xây dựng nhà xưởng tường gạch
D, E5H
Lắp vì kèo, lợp mái
D, E, F3G
Đặt cống, đúc sàn kè
B, C5F

Đúc hố ga
B, C6E
Đúc móng, cột
A2D
Chởống cống, vì kèo thép
A3C
Chở gạch, cát đá, ximăng
-5B
San nền, đào móng
-1A
Làm đường nội bộ
Công tác trước
nó
Thời gian thực
hiện (ngày)
Ký hiệuCÔNG TÁC
Microsoft Project 2002
9
Microsoft Project 2002
Xây dựng công trình thoát nước
H,G6K
Lắp đặt tháp và bể chứa
B,E,C2I
Lắp đặt máy bơm
D4H
Gia công bể chứa
C4G
Thi công nền móng bể chứa
C7F
Lắp đặt ống cấp nước

A3E
Xây dựng trạm bơm
-2D
V/c Cấu kiện bể chứa
-5C
Đào đất
-3B
Hệ thống điện
-4A
Khoan giếng
Công tác
trước nó
Thời gian thực
hiện (ngày)
Ký
hiệu
CÔNG TÁC
Microsoft Project 2002
Microsoft Project 2002
Nhập tên công tác và tạo sự phân cấp
z Công tác chỉ xuất hiện 1 lần
z Công tác xuất hiện có tính chu kỳ
10
Microsoft Project 2002
z Indent (Hạ bậc công tác)
z Outdent (Nâng bậc công tác)
z Hide subtask (ẩn các công tác
ở bậc thấp hơn)
z Show subtask (hiện các công
tác ở bậc thấp hơn)

Tạo sự phân cấp
Microsoft Project 2002
z Nhập thời gian thực hiện (Duration) bằng 0
(Ngoài ra có thể có thời gian # 0)
z Ghi chú cho công tác:
Tạo các công tác đánh dấu sự kiện
Microsoft Project 2002
Cơ cấu phân chia công việc WBS
z WBS (Work breakdown structure codes) giúp người sử
dụng quan sát mã thứ tự cơ cấu phân chia công việc.
z Quan sát cơ cấu phân chia công việc
z Tạo cách đánh mã thứ tự theo ý riêng
z Quan sát WBS trong cột Task Name
11
Microsoft Project 2002
Tạo mã phân cấp công tác (Outline Codes)
z Xét trường hợp: Nhà thầu B sẽ được giao thực hiện một số
công tác cho công trình, những công tác này nằm rải rác ở
trong các quá trình khác nhau. Cần nhóm các công tác của
nhà thầu B để: Tổng tiền thanh toán, kế hoạch làm việc,
z Tạo cơ cấu tổ chức công tác theo ý người sử dụng (Outline
codes): hiển thị Task Sheet.
(Menu\ Tools\ Customize\ Fields)
z Thể hiện cột chi phí trên khung nhìn
z Gán mã cơ cấu tổ chức công tác cho các công tác
z Nhóm các công tác hay tài nguyên theo yêu cầu
(Menu\ Project\ Group by\ Customize Group by)
Microsoft Project 2002
Thời gian hoàn thành (Task Duration)
z Durations: Thời gian để hoàn thành công

việc (6m, 5h, 4d, 2w, 1mo)
z Elapsed durations: thời gian để hoàn thành
công việc nhưng không sử dụng lịch làm việc
(6em, 5eh, 4ed, 2ew, 1emo)
z Ngắt quãng công tác (Interrupt work on a task):
Microsoft Project 2002
Lịch làm việc của dự án
z Tạo lịch làm việc cho dự án hay công tác
(Menu/ Tools/ Options/ Calendar)
(Menu/ Tools/ Change working time)
z Gán lịch làm việc cho dự án hay công tác
– Gán lịch làm việc cho dự án
(Menu/ Project/ Project Information…)
– Gán lịch làm việc cho công tác
(Menu/ Project/ Task Information…)
12
Microsoft Project 2002
Quan hệ phụ thuộc và các ràng buộc
z Quan hệ giữa các công tác có nhiều dạng khác
nhau, chia ra làm 2 loại:
– Quan hệ về công nghệ: dựa theo qui trình thi công
thực hiện (người lập kế hoạch phải nắm vững qui
trình kỹ thuật thi công công trình)
– Quan hệ về tổ chức: các công tác không có mối
quan hệ về công nghệ nhưng có quan hệ về trình tự
thực hiện
Microsoft Project 2002
4 Kiểu quan hệ công việc trong SĐM
z Kết thúc – Bắt đầu (Finish to Start)
Công tác B không thể bắt đầu cho đến

khi công tác A đã kết thúc.
z Bắt đầu – Bắt đầu (Start to Start)
Công tác B không thể bắt đầu cho đến
khi công tác A đã bắt đầu.
z Kết thúc – Kết thúc (Finish to Finish)
Công tác B không thể kết thúc cho đến
khi công tác A đã kết thúc.
z Bắt đầu – Kết thúc (Start to Finish)
Công tác B không thể kết thúc cho đến
khi công tác A đã bắt đầu.
A
B
FS
A
B
SS
A
B
FF
A
B
SF
Microsoft Project 2002
Thay đổi quan hệ phụ thuộc giữa CT
z Chọn kiểu quan hệ và thêm yếu tố thời gian
double Click
Thời gian trễ
# Một lưu ý về Elapsed time (1FS+1 eday)
13
Microsoft Project 2002

Các ràng buộc của công tác
z As Soon As Possible: Với kiểu ràng buộc này, Project
lập kế hoạch cho công tác khởi công sớm nhất mà nó có
thể. Không có giới hạn về thời điểm áp đặt lên công tác.
Đây là kiểu ràng buộc mặc định với yêu cầu thời gian
khởi công cho trước.
z As Late As Possible: Với kiểu ràng buộc này, Project lập
kế hoạch cho công tác khởi công trễ nhất mà nó có thể.
Không có giới hạn về thời điểm áp đặt lên công tác. Đây
là kiểu ràng buộc mặc định với yêu cầu thời gian hoàn
thành cho trước.
Microsoft Project 2002
Các ràng buộc của công tác
z Finish No Later Than: Kiểu ràng buộc này đưa ra thời
điểm trễ nhất có thể mà ta muốn công tác hoàn thành và
công tác này phải hoàn thành đúng hoặc trước ngày này.
Khi lập tiến độ với yêu cầu thời gian hoàn thành cho
trước thì kiểu ràng buộc này sẽ tự áp đặt cho công tác
nào mà ta nhập thời điểm hoàn thành cho nó.
z Start No Later Than: Kiểu ràng buộc này đưa ra thời
điểm trễ nhất có thể mà muốn công tác bắt đầu, và công
tác này phải bắt đầu thực hiện đúng hoặc trước ngày
này. Khi lập tiến độ với yêu cầu thời gian hoàn thành cho
trước thì kiểu ràng buộc này sẽ tự áp đặt cho công tác
nào mà ta nhập thời điểm bắt đầu cho nó.
Microsoft Project 2002
Các ràng buộc của công tác
z Finish No Earlier Than: Kiểu ràng buộc này đưa ra thời
điểm sớm nhất có thể mà ta muốn công tác hoàn thành và
công tác không thể hoàn thành bất cứ lúc nào trước thời

điểm đưa ra. Khi lập tiến độ với yêu cầu thời gian khởi
công cho trước thì kiểu ràng buộc này sẽ tự áp đặt cho
công tác nào mà ta nhập thời điểm hoàn thành cho nó
z Start No Earlier Than: Kiểu ràng buộc này đưa ra thời
điểm sớm nhất có thể mà muốn công tác bắt đầu, và công
tác không thể bắt đầu bất cứ lúc nào trước thời điểm đưa
ra. Khi lập tiến độ với yêu cầu thời gian khởi công cho
trước thì kiểu ràng buộc này sẽ tự áp đặt cho công tác
nào mà ta nhập thời điểm bắt đầu cho nó
14
Microsoft Project 2002
Các ràng buộc của công tác
z Must Start On (MSO): Kiểu ràng buộc này đưa ra thời
điểm chính xác mà công tác phải bắt đầu. Các yếu tố
như quan hệ công tác, lag time, cân đối tài nguyên…
của công tác sẽ là thứ yếu với yêu cầu ràng buộc này.
z Must Finish On (MFO): Kiểu ràng buộc này đưa ra thời
điểm chính xác mà công tác phải hoàn thành. Các yếu
tố như quan hệ công tác, lag time, cân đối tài nguyên…
của công tác sẽ là thứ yếu với yêu cầu ràng buộc này.
Microsoft Project 2002
Các ràng buộc của công tác (độ ưu tiên)
z MS Project sẽ lập kế hoạch dựa trên cơ sở
c
c
á
á
c
c
r

r
à
à
ng bu
ng bu
ộ
ộ
c
c, sau đómới đến các yếu tố khác như:
quan hệ các công tác, thời gian trễ sớm ( Lag,
Lead time), cân đối tài nguyên…
Ví dụ: Công tác lắp đặt cốt thép và công tác bê tông
có quan hệ FS, ta gán công tác bê tông phải khởi
công không chậm hơn ngày 12 (Start No Later Than)
trong khi công tác lắp đặt cốt thép theo kế hoạch lập
thì ngày 15 mới kết thúc. MS Project sẽ ưu tiên…
(Thay đổi mặc định: Menu/ Tools/ Options/ Schedule)
Microsoft Project 2002
Thời điểm giới hạn (Deadline date)
1. Ngoài cách sử dụng ràng buộc cho công tác, ta
có thể sử dụng thời điểm giới hạn thay vì gán các
ràng buộc cố định cho các công tác.
15
Microsoft Project 2002
Quan hệ phụ thuộc và các
ràng buộc với các công tác
trong các dự án khác
z Thiết lập quan hệ giữa các công tác trong các dự án khác
nhau (Ghost Task)
Microsoft Project 2002

Quan hệ phụ thuộc và các
ràng buộc với các công tác
trong các dự án khác
Microsoft Project 2002
Tài nguyên của dự án
z Việc đưa tài nguyên vào trong kế hoạch sẽ giúp ta:
1. Theo dõi khối lượng công việc thực hiện bởi máy móc, khối
lượng vật tư sử dụng trong việc thực hiện công tác.
2. Xác định chính xác trong kế hoạch công tác sẽ thực hiện
trong bao lâu và khi nào thì công tác hoàn thành
3. Tính toán thời gian sử dụng tài nguyên cũng như giá trị
thanh toán cho tài nguyên sử dụng trong chương trình.
z MS Project phân ra hai loại tài nguyên:
1. Work resources (Tài nguyên lao động)
2. Material resources (Tài nguyên vật tư)
16
Microsoft Project 2002
Nhập thông tin về tài nguyên
z Cập nhật tất cả các tài nguyên sử dụng cho dự án
(Chọn View/ Resources Sheet)
Tên tài nguyên
Loại TN
Đơn vị TN
Tên viết tắt
Số lượng TN Max
Chi phí sử dụng TN
Thời điểm thanh toán
Thay đổi % và thập phân
(
Menu/ Tools/ Options/ Schedule

)
Khi cập nhật TN lao động, ta thấy số lượng này là không cố định:
Menu/ View/ Resource Sheet
Æ double click lên tài nguyên
Microsoft Project 2002
Nhập thông tin về tài nguyên
z Cập nhật tài nguyên (giá vật tư, mức lương lao động, lương
ngoài giờ, chi phí sử dụng, số lượng) thay đổi theo thời gian
(Chọn View/ Resources Sheet)
1. Cập nhật mức lương và
giá vật tư Std. Rate
2. Cập nhật giá Ovt. Rate
3. Chi phí cho việc sử dụng
tài nguyên
Cost per Use
Microsoft Project 2002
Lịch dự án, lịch công tác, lịch tài nguyên
1. Việc lập kế hoạch cho dự án sẽ dựa trên cơ
sở lịch làm việc nào?
Ví dụ: Công trình có lịch làm việc: sáng: 8h-12h,
chiều: 13h-17h. Công tác đổ bêtông sàn thực hiện
trong 2 ngày có lịch làm việc từ 13h-21h hàng ngày,
sử dụng máy trộn bêtông có lịch làm việc 17h-23h
hàng ngày.
17
Microsoft Project 2002
Sử dụng tài nguyên của dự án khác
1. Sử dụng một tài nguyên dùng chung cho
việc lập nhiều dự án:
Ưu tiên cập nhật theo TN của tập tin có TN được chia sẻ trước

Ưu tiên cập nhật theo TN của tập tin dùng TN của tập tin khác
Microsoft Project 2002
Sử dụng chung tài nguyên cho các dự án
1. Tạo tập tin chứa tài nguyên chung sử dụng
cho các dự án khác nhau (Resource Pool):
tạo file TNC.mpp
2. Hoặc lấy tài nguyên của các dự án đã có sẵn
vào tập tin TNC.mpp
3. Ngừng việc chia sẻ tài nguyên
Microsoft Project 2002
Gán tài nguyên cho công tác
1. Khi nhập khối lượng tài
nguyên gán cho công tác,
ta chú ý một số điểm sau:
z Với tài nguyên lao động: khi nhập
vào số lượng thì đây là số lượng
lao động làm việc hàng ngày,
hàng giờ, hàng phút
z Với tài nguyên vật tư: khi nhập số
lượng vật tư thì đây là lượng vật
tư dùng để hoàn thành công tác
mà không phụ thuộc thời gian
thực hiện công tác đó.
Khi nhập hơn 2 tài nguyên
lao động thì chương trình tự
động rút ngắn thời gian.
18
Microsoft Project 2002
Kiểm tra và điều chỉnh tài nguyên
z Quan sát sự phân bố tài nguyên:

1. Chọn khung nhìn View/ Resource Usage
2. Chọn khung nhìn View/ Resource Graph (nếu vượt
hiện màu đỏ (Overallocated)
3. Chọn menu/ View/ More view… chọn Resource
Allocation
Æ
Apply
4. Menu/ Project/ Group by/ Customize Group By
z Điều chỉnh sự phân bố tài nguyên:
Microsoft Project 2002
Work Contour
255075100100100100755025
Turtle
1020408010010080402010
Bell
2550100100755050251510
Late Peak
1015255050751001005025
Early Peak
2550100502525501005025
Double Peak
10152550507575100100100
Front Loaded
10010010075755050251510
Back Loaded
100100100100100100100100100100
Flat (mặc định)
10987654321
Đoạn
Kiểu phân bố

Microsoft Project 2002
Cân đối tài nguyên
z Chương trình thực hiện tự động (trì hoãn thời
gian hay chia nhỏ công việc) dựa trên các yếu tố:
1. Thứ tự công việc
2. Thời gian dự trữ có sẵn của công tác
3. Mức độ ưu tiên của công tác (Priority)
4. Mức độ phụ thuộc của công tác
5. Các ràng buộc của công tác
6. Thời gian kế hoạch yêu cầu
19
Microsoft Project 2002
Cân đối tài nguyên
z Chương trình thực hiện tự động qua 3 bước:
1. Xác định mức độ ưu của công tác hay dự án
(Priority)
2. Chọn tài nguyên cân đối (Tools/ Resource Leveling)
+ Thêm cột Can level chọn các tài nguyên cần cân đối.
3. Thực hiện việc cân đối
Microsoft Project 2002
Cân đối tài nguyên
MS Project sẽ không thực hiện việc
cân đối tài nguyên bằng cách
kéo dài thời gian hoàn thành
trên các công tác:
1. Must Start On hoặc Must Finish
On
2. As late As Possible (Start date)
3. As Soon As Possible (Finish
date)

4. Priority = 1000
Xem thay đổi View/ Leveling Gantt
Microsoft Project 2002
Chi phí của dự án
z Chi phí một lần của việc gán tài nguyên
z Chi phí vượt giờ (thêm cột cập nhật thời gian vượt
giờ Overtime Work)
z Chi phí cố định của công tác (Fixed Cost)
z Thay đổi giá tài nguyên được gán (A,B,C,D,…) thêm
cột Cost Rate Table
z Lưu các thông tin về chi phí bằng một dự án cơ sở
(Baseline Plan)
(Menu/ Tools/ Tracking / save Baseline)
z Thay đổi tính toán chi phí thực tế (Actual cost)
(Menu/ Tools/ Option/ Caculation)
20
Microsoft Project 2002
Bài toán PERT
z Để đánh giá khả năng hoàn thành kế hoạch, người
ta dựa vào phương pháp phân bố xác suất, nhưng
MS Project chỉ giải ra kết quả thời hạn hoàn thành
công tác hay dự án mong đợi.
– Thời gian hoàn thành lạc quan nhất T
– Thời gian hoàn thành có xác suất cao nhất Tm
– Thời gian hoàn thành bi quan Tb
z Thời gian hoàn thành trung bình mong muốn
được xác định theo công thức sau:
6
.1.4.1 TbTmTa
Te

+
+
=
Microsoft Project 2002
Theo dõi vấn đề chi phí dự án
z Nhập chi phí thực của công tác: Tắt chế độ tính toán tự động.
(View/ Table/ Tracking)
z Nhập chi phí thực theo từng thời điểm:
+ View/ Table/ Cost
+ Format/ Detail/ Cost & Act. Cost
z Quan sát chênh lệch chi phí của công tác với kế hoạch:
(View/ Gantt Chart Æ Table/ Cost)
z Quan sát tổng chi phí: Project Information Æ Statistic
z Phân tích chi phí với bảng tính Earned Value: (More Tables
Æ Earned Value)
Microsoft Project 2002
Ý nghĩa các cột trong bảng Earned Value:
z BCWS (budgeted cost of work scheduled): Thể hiện chi phí
tích lũy của kế hoạch cơ sở cho tới ngày ta thao tác hoặc
Status date mà ta chọn. Giúp cho thấy được tổng chi phí
phải trả tổng cộng theo kế hoạch cơ sở.
z BCWP (budgeted cost of work performed): Thể hiện chi phí
tích lũy theo % công việc được hoàn thành dựa vào chi phí
kế hoạch cơ sở. Giá trị này được tính toán cho tới ngày ta
thao tác hoặc Status date mà ta chọn.
z SV (earned value schedule variance): chênh lệch chi phí
SV = BCWP – BCWS
21
Microsoft Project 2002
Ý nghĩa các cột trong bảng Earned Value:

z ACWP (actual cost of work performed): Thể hiện chi phí đã
thanh toán cho phần việc đã thực hiện được cho công tác ở
ngày ta thao tác hoặc
Status date mà ta chọn.
z CV (earned value cost variance): Thể hiện chênh lệch về chi
phí CV = BCWP - ACWP
z EAC (Estimate at completion): thể hiện chi phí cuối cùng sau
khi hoàn thành công việc
Cost = Actual Cost + Remaining Cost + Fixed Cost
z BAC (budget at completion): Thể hiện tổng chi phí của
công tác theo kế hoạch cơ sở (Baseline cost)
z VAC (Variance at completion): Thể hiện chênh lệch chi phí
VAC = BAC - EAC
Microsoft Project 2002
In ấn các báo cáo theo mẫu
Các báo cáo về
chi phí của dự án.
Các báo cáo thiết
lập theo ý người sử
dụng.
Các báo cáo
tổng quan về dự
án
Các báo cáo về việc
gán tài nguyên
Các báo cáo
về các hoạt
động hiện thời
Các báo cáo về việc
thực hiện công tác và

sử dụng tài nguyên
Microsoft Project 2002
In ấn các báo cáo theo mẫu
z
z
Overview:
Overview:
– Project Summary: Báo cáo các thông tin về dự án.
– Top-level tasks: Báo cáo các thông tin về công tác tổng
của dự án.
– Critical Tasks: Báo cáo các công tác Gantt của dự án: thời
hạn, thời điểm khởi công-hoàn thành, các công tác trước
đó, các công tác sau đó, tài nguyên sử dụng.
– Milestone: Báo cáo các công
tác dạng Milestone
– Working Days: Báo cáo về lịch
làm việc trên công trường,
ngày giờ làm việc, ngày nghỉ.
22
Microsoft Project 2002
In ấn các báo cáo
z
z
Current Activities:
Current Activities:
– Unstared Tasks: Báo cáo thông tin về các ông tácc chưa bắt đầu
thực hiện.
– Tasks Staring Soon: Báo cáo thông tin về các công tác khởi công
sớm.
– Tasks In Progess: Báo cáo thông tin về các công tác đang trong quá

trình triển khai thực hiện.
– Complete Tasks: Báo cáo thông tin về các công tác đã hoàn thành.
– Should Have Starteded Tasks: Báo cáo thông tin về các công tác
phải bắt đầu thực hiện ngay sau thời điểm ta chọn.
– Slipping Tasks: Báo cáo thông tin về các công tác chậm trễ khởi
công theo kế hoạch
Microsoft Project 2002
In ấn các báo cáo
z
z
Cost:
Cost:
– Cash Flow: Báo cáo về chi phí theo thời gian của dự án.
– Budget: Báo cáo về chi phí cho từng công tác: Fixed cost,
tổng chi phí, chênh lệch, đã thanh toán và còn lại.
– Overbudget tasks: Báo cáo về chi phí của các công tác
có chi phí vượt quá dự trù theo Baseline.
– Overbudget resources: Báo cáo về chi phí của các tài
nguyên có chi phí sử dụng vượt quá dự trù theo Baseline.
– Earned Value: Báo cáo về Earned Value.
Microsoft Project 2002
In ấn các báo cáo theo mẫu
z
z
Assignment:
Assignment:
– Who Does What: Báo cáo liệt kê về từng
tài nguyên lao động dùng thực hiện các công tác gì.
– Who Does What When: Tương tự nhưng thể hiện theo
trục thời gian.

– To-do List: Chọn tài nguyên. MP sẽ xuất báo cáo tài
nguyên này dùng cho các công tác gì.
– Overallocated Resources: Báo cáo về tài nguyên lao
động mà sử dụng nó vượt quá khả năng cho phép.
23
Microsoft Project 2002
In ấn các báo cáo theo mẫu
z
z
Workload:
Workload:
– Task Usage: Báo cáo về việc sử dụng tài nguyên của
từng công tác được phân bố như thế nào ở từng thời điểm
trong kế hoạch.
– Resource Usage: Báo cáo về từng tài nguyên sử dụng
cho các công tác được phân bố như thế nào ở từng thời
điểm trong kế hoạch.
Microsoft Project 2002
In ấn các báo cáo theo mẫu
z
z
Custom:
Custom:
Crosstab: Cash Flow, Crosstab, Resource Usage, Tasks Usage, Who Do What
When
Microsoft Project 2002
CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG