Bài giảng- Đăng ký và thống kê đất đai- chương 3 docx

Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
57
Chương 3
ĐĂNG KÝ BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI, HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

3.1 - CÁC HÌNH THỨC BIẾN ĐỘNG PHẢI LÀM THỦ TỤC ĐĂNG KÝ BIẾN
ĐỘNG
Trong quá trình sử dụng đất, do nhu cầu đời sống nhân dân và yêu cầu
phát triển kinh tế xã hội phát sinh rất nhiều hình thức thay đổi liên qua đến
quyền sử dụng đất phải làm thủ tục đăng ký biến động. Căn cứ tính chất,
mức độ thay đổi có thể phân làm các loại sau:
- Chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho
quyền sử dụng đất, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất.
- Chuyển mục đích sử dụng đất, thay đổi thời hạn sử dụng đất.
- Thay đổi hình thể thửa đất.
- Mất đất do thiên tai gây nên
- Chia tách quyền sử dụng đất của hộ gia đình, thay đổi tên chủ hộ
- Có thay đổi về những hạn chế về quyền của người sử dụng đất
- Chuyển đổi từ hình thức thuê đất sang hình thức Nhà nước giao đất có
thu tiền sử dụng đất
3.2 - ĐIỀU KIỆN, TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHUYỂN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT
3.2.1 Chuyển đổi quyền sử dụng đất (Điều 147 - NĐ 181)
a. Trường hợp chuyển đổi theo chủ trương chung về “dồn điền đổi thửa” thì
thực hiện theo quy định sau:
- Các hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất nông nghiệp tự thoả thuận với nhau
bằng văn bản về việc chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; nộp văn bản
thoả thuận kèm theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại
giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật

Đất đai (nếu có);
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn lập phương án chuyển đổi quyền
sử dụng đất nông nghiệp chung cho toàn xã, phường, thị trấn (bao gồm cả tiến
độ thời gian thực hiện chuyển đổi) và gửi phương án đến Phòng Tài nguyên và
Môi trường;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thẩm tra phương án và
chỉ đạo Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc để chuẩn bị hồ sơ
địa chính;
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
58
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm làm trích lục
bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính khu đất đối với nơi chưa có bản đồ
địa chính, trích sao hồ sơ địa chính và gửi đến Phòng Tài nguyên và Môi
trường;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ và
trình Ủy ban nhân dân cùng cấp quyết định;
- Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có trách
nhiệm xem xét, ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với các thửa đất
chuyển đổi và gửi cho Phòng Tài nguyên và Môi trường.
b. Việc chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp giữa hai hộ gia đình, cá
nhân được thực hiện như sau:
- Hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu chuyển đổi quyền sử dụng đất nông
nghiệp nộp một (01) bộ hồ sơ gồm hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng
đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất
đai (nếu có).
- Trong thời hạn không quá hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ

hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm gửi hồ
sơ cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và
Môi trường;
- Trong thời hạn không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm làm
trích sao hồ sơ địa chính và chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với
trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận.
3.2.2 Chuyển nhượng quyền sử dụng đất (Điều 148 - NĐ 181)
Bên nhận chuyển nhượng nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).
Việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất được thực hiện như sau:
- Trong thời hạn không quá bốn (04) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thẩm
tra hồ sơ, trích sao hồ sơ địa chính; gửi số liệu địa chính đến cơ quan thuế
để xác định nghĩa vụ tài chính; chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
59
đã cấp hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối
với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận;
- Trong thời hạn không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận
được thông báo nghĩa vụ tài chính, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
hoặc Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có trách nhiệm thông báo cho bên
chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng thực hiện nghĩa vụ tài chính;

- Trong thời hạn không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày bên
chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng thực hiện xong nghĩa vụ tài
chính, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hoặc Ủy ban nhân dân xã, thị
trấn nơi có đất có trách nhiệm trao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho
người nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất.
3.2.3 Thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất (Điều 151 - NĐ 181)
Người nhận thừa kế nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Di chúc; biên bản phân chia thừa kế; bản án, quyết định giải quyết
tranh chấp về thừa kế quyền sử dụng đất của Toà án nhân dân đã có hiệu
lực pháp luật; đơn đề nghị của người nhận thừa kế đối với trường hợp
người nhận thừa kế là người duy nhất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).
Việc đăng ký thừa kế được thực hiện như sau:
- Trong thời hạn không quá bốn (04) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ
sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thẩm tra hồ
sơ, làm trích sao hồ sơ địa chính; gửi số liệu địa chính cho cơ quan thuế để
xác định nghĩa vụ tài chính (nếu có); chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất đã cấp hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
đối với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận;
- Trong thời hạn không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận
được thông báo nghĩa vụ tài chính, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
hoặc Ủy ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất có trách nhiệm thông báo cho
bên nhận thừa kế quyền sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy
định của pháp luật;
- Trong thời hạn không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày bên nhận
thừa kế quyền sử dụng đất thực hiện xong nghĩa vụ tài chính, Văn phòng
đăng ký quyền sử dụng đất hoặc Ủy ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất có
trách nhiệm trao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
60
3.2.4 Thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất (Điều 153, 154 - NĐ
181)
a. Đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất
Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày ký kết
hợp đồng tín dụng, các bên tham gia thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử
dụng đất phải nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Hợp đồng thế chấp, hợp đồng bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).
Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thực hiện đăng ký thế
chấp, đăng ký bảo lãnh vào hồ sơ địa chính và chỉnh lý giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất đã cấp hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất đối với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận.
b. Đăng ký xoá đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất
Sau khi hoàn thành xong nghĩa vụ trả nợ, bên đã thế chấp, bên đã bảo
lãnh bằng quyền sử dụng đất nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Xác nhận của Bên nhận thế chấp, bảo lãnh về việc đã hoàn thành nghĩa
vụ trả nợ trong Hợp đồng thế chấp, hợp đồng bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất
hoặc Bản xác nhận của Bên nhận thế chấp, bảo lãnh về việc đã hoàn thành
nghĩa vụ trả nợ;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất kiểm tra việc hoàn

thành nghĩa vụ trả nợ của người xin xoá đăng ký thế chấp, xoá đăng ký bảo
lãnh; thực hiện việc xoá đăng ký thế chấp, xoá đăng ký bảo lãnh trong hồ
sơ địa chính và chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
3.2.5 Cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất (Điều 149,150 - NĐ 181)
a. Đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất
Bên cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất nộp một (01) bộ hồ sơ gồm
có:
- Hợp đồng thuê, thuê lại quyền sử dụng đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
61
Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thực
hiện thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất vào hồ sơ địa
chính và chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp hoặc thực hiện
thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với trường hợp phải cấp
mới giấy chứng nhận;
Trình tự, thủ tục cho thuê, cho thuê lại đất quy định trong phần này
không áp dụng đối với trường hợp cho thuê, cho thuê lại đất trong khu công
nghiệp.
b. Trình tự, thủ tục xoá đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất
Sau khi hợp đồng thuê, thuê lại quyền sử dụng đất hết hiệu lực, người
đã cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Xác nhận thanh lý hợp đồng thuê đất trong Hợp đồng thuê đất đã ký
kết hoặc Bản thanh lý hợp đồng thuê đất;

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thực
hiện xoá đăng ký cho thuê, cho thuê lại trong hồ sơ địa chính và chỉnh lý
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
3.2.6 Góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất (Điều 155,156 – NĐ 181)
a. Trình tự, thủ tục đăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng đất
Bên góp vốn bằng quyền sử dụng đất nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).
Trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thẩm
tra hồ sơ, thực hiện đăng ký góp vốn vào hồ sơ địa chính, chỉnh lý giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất đối với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận.
b. Trình tự, thủ tục xoá đăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng đất
Bên đã góp vốn hoặc bên nhận góp vốn bằng quyền sử dụng đất hoặc
cả hai bên nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Hợp đồng chấm dứt góp vốn;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
62
Trường hợp xoá đăng ký góp vốn mà trước đây khi góp vốn chỉ chỉnh lý
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (do không thay đổi thửa đất) thì trong thời
hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Văn

phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, thực hiện
xoá đăng ký góp vốn trong hồ sơ địa chính và chỉnh lý giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất.
Trường hợp xoá đăng ký góp vốn mà trước đây khi góp vốn đã cấp
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho pháp nhân mới (do có thay đổi
thửa đất) thì thực hiện như sau:
- Trong thời hạn không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm làm
trích sao hồ sơ địa chính và gửi kèm theo hồ sơ đến Sở Tài nguyên và Môi
trường;
- Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận
được hồ sơ, Sở Tài nguyên và Môi trường thực hiện chỉnh lý giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất (đối với trường hợp không thay đổi thửa đất) hoặc
thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp cho pháp nhân mới (đối
với trường hợp có thay đổi thửa đất); trường hợp bên góp vốn là tổ chức
kinh tế, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá
nhân nước ngoài mà thời hạn sử dụng đất chưa kết thúc sau khi chấm dứt
góp vốn thì ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để cấp cho bên đã góp
vốn và gửi cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc; trường
hợp bên góp vốn là hộ gia đình, cá nhân mà thời hạn sử dụng đất chưa kết
thúc sau khi chấm dứt góp vốn thì gửi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
đã thu hồi của pháp nhân mới cho Phòng Tài nguyên và Môi trường nơi có
đất;
Trong thời hạn không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được
hồ sơ, Phòng Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ và
trình Ủy ban nhân dân cùng cấp quyết định cấp giấy nhận quyền sử dụng
đất cho hộ gia đình, cá nhân đã góp vốn mà thời hạn sử dụng đất chưa kết
thúc sau khi chấm dứt góp vốn;
Trong thời hạn không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được
tờ trình, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có trách

nhiệm xem xét, ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Trường hợp thời hạn sử dụng đất kết thúc cùng lúc với chấm dứt góp
vốn nếu bên góp vốn có nhu cầu tiếp tục sử dụng đất thì lập thủ tục xin gia
hạn sử dụng đất theo quy định tại Điều 141 và Điều 142 của NĐ 181; nếu
bên góp vốn không xin gia hạn hoặc không được gia hạn sử dụng đất thì cơ
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
63
quan tài nguyên và môi trường thực hiện thủ tục thu hồi đất theo quy định
tại khoản 3 Điều 132 của NĐ 181.
3.3 – CÁC DẠNG BIẾN ĐỘNG KHÁC
3.3.1 Chuyển mục đích sử dụng đất (Điều 133,134 - NĐ 181)
a. Đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất đối với trường hợp không phải xin
phép
Người sử dụng đất có nhu cầu chuyển mục đích sử dụng đất nộp một
(01) bộ hồ sơ gồm có:
- Tờ khai đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất theo mẫu do Bộ Tài
nguyên và Môi trường quy định;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).
Người sử dụng đất được chuyển mục đích sử dụng đất sau hai mươi
(20) ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp Văn phòng đăng ký quyền
sử dụng đất có thông báo không được chuyển mục đích sử dụng đất do
không phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều 36 của Luật Đất đai.
Việc đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất được quy định như sau:
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ;
trường hợp đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất không phù hợp với quy

định tại khoản 2 Điều 36 của Luật Đất đai thì trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý
do; trường hợp đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất phù hợp với quy định
tại khoản 2 Điều 36 của Luật Đất đai thì xác nhận vào tờ khai đăng ký và
chuyển hồ sơ đến cơ quan tài nguyên và môi trường cùng cấp để chỉnh lý giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất;
- Cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm chỉnh lý giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất.
Thời gian thực hiện các công việc quy định tại khoản 3 Điều 133 - NĐ
181 không quá mười tám (18) ngày làm việc kể từ ngày Văn phòng đăng ký
quyền sử dụng đất nhận đủ hồ sơ hợp lệ cho tới ngày người sử dụng đất
nhận được giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã chỉnh lý.
b. Chuyển mục đích sử dụng đất đối với trường hợp phải xin phép
Người xin chuyển mục đích sử dụng đất nộp một (01) bộ hồ sơ tại Sở
Tài nguyên và Môi trường nơi có đất đối với tổ chức, người Việt Nam định
cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài; tại Phòng Tài
nguyên và Môi trường nơi có đất đối với hộ gia đình, cá nhân; hồ sơ gồm
có:
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
64
- Đơn xin chuyển mục đích sử dụng đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có);
- Dự án đầu tư theo quy định của pháp luật về đầu tư đối với trường
hợp người xin chuyển mục đích sử dụng đất là tổ chức, người Việt Nam
định cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài.
Cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, xác

minh thực địa; xem xét tính phù hợp với quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất
chi tiết hoặc quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đối với trường hợp chưa có
quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất chi tiết; chỉ đạo Văn phòng đăng ký quyền
sử dụng đất trực thuộc làm trích sao hồ sơ địa chính.
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm làm trích sao hồ
sơ địa chính gửi cơ quan tài nguyên và môi trường cùng cấp và gửi số liệu
địa chính cho cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính.
Cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm trình Ủy ban nhân
dân cùng cấp quyết định cho chuyển mục đích sử dụng đất; chỉnh lý giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất; ký lại hợp đồng thuê đất đối với trường
hợp thuê đất.
Thời gian thực hiện các công việc theo các quy định trên không quá ba
mươi (30) ngày làm việc (không kể thời gian người sử dụng đất thực hiện
nghĩa vụ tài chính) kể từ ngày cơ quan tài nguyên và môi trường nhận đủ
hồ sơ hợp lệ cho tới ngày người sử dụng đất nhận được giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất đã chỉnh lý.
3.3.2 Đăng ký biến động về sử dụng đất do đổi tên, giảm diện tích thửa
đất do sạt lở tự nhiên, thay đổi về quyền, thay đổi về nghĩa vụ tài chính
(Điều 143 - NĐ 181)
Người sử dụng đất có nhu cầu đăng ký biến động về sử dụng đất nộp
một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Đơn xin đăng ký biến động về sử dụng đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có);
- Các giấy tờ pháp lý khác có liên quan đến việc đăng ký biến động về
sử dụng đất.
Việc đăng ký biến động sử dụng đất được quy định như sau:
- Trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận
đủ hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm

thẩm tra hồ sơ, xác nhận vào đơn xin đăng ký biến động; làm trích đo địa
chính thửa đất đối với trường hợp có thay đổi về diện tích thửa đất do sạt lở
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
65
tự nhiên thì phải thực hiện trích đo địa chính thửa đất), trích sao hồ sơ địa
chính và gửi kèm theo hồ sơ xin đăng ký biến động đến cơ quan tài nguyên
và môi trường cùng cấp;
- Trong thời hạn không quá bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận
được hồ sơ, cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm chỉnh lý giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất.
3.3.3 Cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Điều 144 -
NĐ 181)
Người sử dụng đất có nhu cầu cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Đơn đề nghị cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong trường hợp cấp đổi.
Việc cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được quy
định như sau:
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thẩm tra hồ
sơ; làm trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với
nơi chưa có bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính; xác nhận vào đơn
xin cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; gửi trích lục bản đồ
địa chính, trích sao hồ sơ địa chính kèm theo hồ sơ xin cấp lại, cấp đổi giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất đến cơ quan tài nguyên và môi trường cùng
cấp;
- Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm ký giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất theo uỷ quyền; Phòng Tài nguyên và Môi trường có

trách nhiệm trình ủy ban nhân dân cùng cấp ký giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất;
- Thời gian thực hiện các công việc quy định tại điểm a và điểm b
khoản này không quá hai mươi tám (28) ngày làm việc kể từ ngày Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất nhận đủ hồ sơ hợp lệ cho đến ngày
người sử dụng đất nhận được giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Trường hợp xin cấp lại do mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được thêm thời gian không quá bốn
mươi (40) ngày làm việc, trong đó mười (10) ngày để thẩm tra nội dung của
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã bị mất và ba mươi (30) ngày để
niêm yết thông báo về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã mất tại Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất và tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị
trấn nơi có đất.

Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
66
3.3.4 Tách thửa hoặc hợp thửa (Điều 145 - NĐ 181)
Hồ sơ tách thửa hoặc hợp thửa gồm có:
- Đơn xin tách thửa hoặc hợp thửa của người sử dụng đất đối với
trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu khi thực hiện quyền đối với một
phần thửa đất hoặc quyết định thu hồi đất của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền khi thu hồi một phần thửa đất hoặc một trong các loại văn bản quy
định tại điểm a khoản 1 Điều 140 của NĐ 181 khi thực hiện đối với một
phần thửa đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).

Việc tách thửa, hợp thửa theo nhu cầu của người sử dụng đất được
thực hiện như sau:
- Người có nhu cầu xin tách thửa hoặc hợp thửa lập một (01) bộ hồ sơ
nộp tại Sở Tài nguyên và Môi trường đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người
Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài;
nộp tại Phòng Tài nguyên và Môi trường đối với hộ gia đình, cá nhân;
- Trong thời hạn không quá bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm gửi hồ sơ
cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc để chuẩn bị hồ sơ địa
chính;
- Trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận
được hồ sơ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm làm
trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính đối với nơi chưa có bản đồ
địa chính, trích sao hồ sơ địa chính và gửi đến cơ quan tài nguyên và môi
trường cùng cấp;
- Trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận
được trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính, Phòng Tài
nguyên và Môi trường có trách nhiệm thu hồi giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất đã cấp hoặc một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy
định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai, trình Ủy ban nhân
dân cùng cấp xem xét và ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho thửa
đất mới; Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thu hồi giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất đã cấp hoặc một trong các loại giấy tờ về quyền
sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai và ký
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho thửa đất mới trong trường hợp
được uỷ quyền hoặc trình Ủy ban nhân dân cùng cấp xem xét và ký giấy
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang

67
chứng nhận quyền sử dụng đất cho thửa đất mới trong trường hợp không
được uỷ quyền;
- Trong thời hạn không quá bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận
được tờ trình, Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền xem xét, ký và gửi cho
cơ quan tài nguyên và môi trường trực thuộc giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất đối với thửa đất mới, trừ trường hợp Sở Tài nguyên và Môi trường
được uỷ quyền;
- Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày giấy
chứng nhận được ký, cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm trao
bản chính giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với thửa đất mới cho
người sử dụng đất; gửi bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã
được ký, bản chính giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã thu hồi hoặc
một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2
và 5 Điều 50 của Luật Đất đai đã thu hồi cho Văn phòng đăng ký quyền sử
dụng đất trực thuộc; gửi thông báo biến động về sử dụng đất cho Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường để
chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc.
Việc tách thửa, hợp thửa trong trường hợp Nhà nước thu hồi một phần
thửa đất hoặc trong các trường hợp quy định tại điểm đ khoản 5 Điều 41
của NĐ 181 được thực hiện như sau:
- Căn cứ quyết định thu hồi đất hoặc một trong các loại văn bản quy định
tại điểm a khoản 1 Điều 140 của NĐ 181, cơ quan tài nguyên và môi trường
có trách nhiệm lập hồ sơ tách thửa, hợp thửa quy định tại khoản 1 Điều 145;
- Thực hiện việc tách thửa, hợp thửa theo quy định tại các điểm b, c,
d, đ và e khoản 2 Điều 145.
3.4 - HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
3.4.1 Quy định chung
a. Khái niệm hồ sơ địa chính
Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách,…chứa đựng

những thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý của
đất đai được thiết lập trong quá trình đo đạc lập bản đồ địa chính, đăng ký
ban đầu, đăng ký biến động đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất
b. Các tài liệu của hồ sơ địa chính theo quy định tại Điều 47 của Luật Đất đai
gồm có:
- Sổ địa chính (Mẫu 01/ĐK);
- Sổ mục kê đất đai (Mẫu 02/ĐK);
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
68
- Sổ theo dõi biến động đất đai (Mẫu 03/ĐK);
- Bản đồ địa chính hoặc các loại bản đồ khác, sơ đồ, trích đo địa chính
thửa đất được sử dụng để cấp giấy chướng nhận quyền sử dụng đất.
c. Nguyên tắc lập hồ sơ địa chính
- Lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.
- Lập, chỉnh lý theo đúng trình tự thủ tục, hình thức, quy cách đối với mỗi
loại tài liệu.
- Hồ sơ địa chính phải bảo đảm tính thống nhất:
+ Giữa bản đồ, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ theo dõi biến động;
+ Giữa bản gốc và các bản sao của hồ sơ địa chính;
+ Giữa hồ sơ địa chính với GCN và hiện trạng sử dụng đất.
3.4.2 Lập hồ sơ địa chính
a. Bản đồ địa chính (Điều 7/NĐ; Mục I.2,3,4 và Mục III.1/TT)
- Khái niệm: Là bản đồ thể hiện các yêu tố tự nhiên của thửa đất và các yếu
tố địa lý có liên quan đến sử dụng đất, được lập theo đơn vị hành chính xã,
phường, thị trấn.
- Đặc điểm:

+ Là loại bản đồ chuyên ngành phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nước về
đất đai
+ Lập theo chuẩn kỹ thuật thống nhất do Bộ TNMT quy định, trên hệ tọa độ
nhà nước;
- Nội dung bản đồ địa chính:
+ Thông tin về thửa đất: vị trí, kích thước, hình thể, số thứ tự, diện tích, mục
đích SDĐ, Tài sản gắn liền với đất;
+ Thông tin về hệ thống thuỷ văn: sông, ngòi, kênh, rạch, suối; hệ
thống thủy lợi gồm công trình dẫn nước, đê, đập, cống;
+ Thông tin về đường giao thông: đường bộ, đường sắt, cầu;
+ Đất chưa sử dụng không có ranh giới khép kín trên bản đồ;
+ Mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, mốc giới và chỉ giới
QH, mốc giới hành lang an toàn công trình, điểm toạ độ ĐC, địa danh và
các ghi chú thuyết minh;
- Thửa đất (Mục I.3/TT và Điều 7/NĐ) được thể hiện trên bản đồ và hồ
sơ ĐC theo quy định sau:
+ Là phần diện tích đất được giới hạn bởi đường ranh giới được xác
định trên thực địa theo các yếu tố sau:
 Ranh giới giữa những người sử dụng đất khác nhau: thể hiện
bằng ranh giới tự nhiên, nhân tạo, hoặc đường nối giữa các mốc giới
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
69
SDĐ liền kề (cọc mốc hoặc dấu mốc, địa vật cố định được chọn làm
mốc)
 Ranh giới giữa các mục đích sử dụng đất hoặc loại, phân nhóm
đất thuộc lợp phân loại đất cuối cùng của hệ thống chỉ tiêu thống kê
đất đai;

 Đường ranh giới tự nhiên ổn định trên thực địa như: bờ thửa,
đường phân chia địa hình, khe suối .v.v;
+ Ranh giới sử dụng đất được xác định theo nguyên tắc sau:
 Thửa chưa cấp GCN thì xác định theo hiện trạng và được chỉnh lý sau
khi cấp GCN
 Trường hợp có giấy tờ QSDĐ (theo khoản 1, 2, 5 Điều 50/LĐĐ)
mà phù hợp với hiện trạng thì ranh giới thửa xác định theo hiện
trạng phù hợp với giấy tờ đó;
Cơ quan TNMT xác định, trích sao hồ sơ gửi cho chủ kế cận biết;
sau 10 ngày gửi trích sao mà không có đơn tranh chấp thì ranh
giới xác định theo giấy tờ đó.
 Trường hợp không có giấy tờ hoặc có giấy tờ QSDĐ nhưng không
xác định rõ ranh giới hoặc giấy tờ không phù hợp với hiện trạng thì
ranh giới thửa đất xác định theo hiện trạng và được chỉnh lý sau
khi cấp GCN;
(Đơn vị đo đạc dựa vào tình hình thực tế sử dụng đất và ý kiến
của những người sử dụng đất liền kề để xác định ranh giới thửa đất, lập
bản mô tả ranh giới của thửa đất với các thửa liền kề và gửi cho những
người sử dụng đất có chung đường ranh giới đó. Sau 10 ngày kể từ ngày
nhận được bản mô tả ranh giới mà không có đơn tranh chấp ranh giới thửa
đất thì ranh giới thửa đất sẽ được xác định và cấp GCN như đã thể hiện
trên Bản mô tả ranh giới đó)
 Thửa đã cấp GCN thì xác định ranh giới sử dụng theo GCN đã
cấp.
 Ranh giới sử dụng đất trùng với ranh giới tự nhiên (bờ thửa, tường
rào) phải xác định rõ: vị trí ranh giới sử dụng trên đường ranh tự
nhiên đó; ghi chú độ rộng đường ranh tự nhiên.
+ Đánh số thứ tự thửa đất:
 Từ số 1 đến hết trong mỗi tờ;
 Thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới;

 Khi tách, hợp, tạo thửa mới thì thửa mới được ghi tiếp theo số thứ tự
thửa cuối cùng.
- Các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất (Mục I.4/TT) thể hiện
ranh giới trên bản đồ địa chính theo quy định sau:
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
70
+ Công trình giao thông, thủy lợi: xác định theo chân mái đắp hoặc theo đỉnh
mái đào.
Trường hợp không đắp, không đào thì xác định theo chỉ giới xây
dựng công trình.
+ Đối tượng thủy văn: xác định theo đường mép nước trung bình và
đường mép bờ cao nhất.
+ Đối tượng không đủ để thể hiện hai nét trên bản đồ thì thể hiện một
nét liền và ghi độ rộng của đối tượng đó.
+ Ghi ký hiệu loại đối tượng và số thứ tự công trình trên bản đồ:
* Đường giao thông (ghi D1, D2, );
* Hệ thống thủy lợi (ghi T1, T2, );
* Thủy văn: (ghi S1, S2, );
* Đất chưa sử dụng (ghi C1, C2, ).
- Bản đồ địa chính được lập trước khi tổ chức đăng ký và hoàn thành sau
khi được Sở TNMT kiểm tra nghiệm thu và xác nhận.
+ Thông tin về thửa đất chưa cấp GCN là thông tin hiện trạng
+ Thông tin về thửa đất đã cấp GCN là thông tin có giá trị pháp lý về
QSDĐ.
- Sơ đồ thửa đất kèm theo bản đồ lập trong trường hợp cần thiết gồm
các nội dung:
 Hình thể đường ranh giới thửa đất;

 Kích thước (chiều dài) từng cạnh thửa;
 Toạ độ từng đỉnh thửa;
 Ranh giới diện tích chiếm đất của tài sản gắn liền với đất
 Mốc giới, chỉ giới quy hoạch;
 Mốc giới, chỉ giới hành lang bảo vệ an toàn công trình;
 Tỷ lệ của sơ đồ;
- Quy định tiêu chuẩn kỹ thuật, hình thức thể hiện nội dung trên bản đồ
theo quy phạm và ký hiệu bản đồ do Bộ TNMT.
- Những nơi chưa có bản đồ địa chính thì sử dụng các giải pháp:
+ Sử dụng các loại bản đồ, sơ đồ hiện có và kiểm tra, chỉnh lý để sử
dụng:
 Bản đồ giải thửa cũ (đo theo Chỉ thị 299/TTg);
 Bản đồ QH chi tiết;
 Bản đồ, sơ đồ đã dùng để giao đất;
+ Nơi không có loại bản đồ, sơ đồ thì trích đo địa chính thửa đất cần
cấp GCN
+ Sở TNMT xem xét, quyết định việc sử dụng các loại bản đồ, sơ đồ
trong đăng ký.
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
71
+ Văn phòng ĐK chịu trách nhiệm chỉnh lý bản đồ, sơ đồ hoặc trích đo
và chịu trách nhiệm về chất lượng sử dụng.
b. Lập sổ mục kê đất đai (Mục I.2 và III.2/TT)
- Khái niệm: là sổ ghi các thửa đất và các đối tượng chiếm đất nhưng
không có ranh giới khép kín trên bản đồ
- Mục đích lập sổ: để quản lý thửa đất, tra cứu thông tin thửa đất, thống
kê và kiểm kê đất đai.

- Hình thức: kích thước là (297 x 420)mm, có 200 trang; các trang đầu để
hướng dẫn
- Nội dung sổ:
+ Thửa đất thể hiện các thông tin gồm:
 Mã số,
 Diện tích,
 Tên người sử dụng đất, quản lý và loại đối tượng sử dụng, quản lý,
 Mục đích sử dụng theo GCN, theo QH, theo Kiểm kê và mục đích cụ
thể khác
+ Đường giao thông, hệ thống thuỷ lợi, thủy văn: ghi ký hiệu, số thứ tự
và tên đối tượng có trên mỗi tờ bản đồ.
- Sổ lập trong quá trình đo vẽ bản đồ địa chính và được chỉnh lý trong các
trường hợp sau:
+ Sau khi cấp GCN: bổ sung mục đích theo GCN, chỉnh lý nội dung khác có
thay đổi;
+ Trong đăng ký biến động: chỉnh lý các nội dung có thay đổi (trừ mục
đích QH);
+ Trong kiểm kê đất: chỉnh lý mục đích sử dụng theo kiểm kê
- Nguyên tắc lập sổ:
+ Lập chung cho các tờ bản đồ địa chính thuộc từng xã,
+ Thứ tự vào sổ theo thứ tự số hiệu của tờ bản đồ đã đo vẽ;
+ Mỗi tờ bản đồ vào theo thứ tự số hiệu thửa đất; ghi hết các thửa đất
thì để cách số trang =1/3 số trang đã ghi cho tờ đó, tiếp theo ghi các đối
tượng theo tuyến; sau đó mới vào sổ cho tờ bản đồ địa chính tiếp theo;
- Cách ghi cụ thể và ký hiệu loại đất được hướng dẫn sau trang bìa của
mỗi quyển sổ.
- Lập sổ mục kê đất đai đối với trường hợp sử dụng sơ đồ, bản đồ khác,
trích đo ĐC:
+ Lập sổ riêng cho từng loại tài liệu sử dụng: sơ đồ, bản đồ, trích đo
địa chính;

Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
72
+ Thứ tự, nội dung ghi vào sổ như quy định đối với bản đồ địa chính.
Trường hợp trích đo thì dòng “Số thứ tự tờ bản đồ” ghi "00", cột "Số
thứ tự thửa đất" số hiệu tờ trích đo.
- Đối với sổ mục kê đất đai đã lập theo mẫu cũ được xử lý như sau:
+ Nơi lập sổ mục kê đã và cấp GCN theo bản đồ địa chính thì tiếp tục sử
dụng sổ đã lập;
+ Nơi lập sổ mục kê đất đai theo bản đồ địa chính nhưng chưa cấp
GCN thì lập lại sổ mục kê mới;
+ Nơi đã lập sổ mục kê và cấp GCN theo sơ đồ hoặc bản đồ khác thì
tiếp tục sử dụng sổ cho đến khi đo vẽ bản đồ địa chính thay thế;
+ Nơi đã lập sổ mục kê và cấp GCN theo sơ đồ hoặc bản đồ khác mà
nay đã đo vẽ bản đồ địa chính thì sẽ lập sổ mục kê đất đai mới khi tổ chức
cấp đổi GCN.
c. Lập sổ địa chính (Mục I.2 và III.3/TT)
- Khái niệm: là sổ ghi về người sử dụng đất và thông tin về thửa đất đã
được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của người đó;
- Mục đích lập sổ: để cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước
về đất đai.
- Hình thức: sổ có 200 trang, kích thước (297 X 420)mm; gồm các trang
HD, trang nội dung, trang mục lục
- Nội dung của sổ gồm có:
+ Tên và địa chỉ người sử dụng đất;
+ Thửa đất gồm:
 Số hiệu thửa đất;
 Diện tích sử dụng riêng hoặc sử dụng chung;

 Mục đích sử dụng;
 Thời hạn sử dụng;
 Nguồn gốc sử dụng;
 Số phát hành và số vào sổ cấp GCN;
+ Những thay đổi trong quá trình sử dụng đất và ghi chú gồm:
 Giá đất , Tài sản gắn liền với đất,
 Những hạn chế về quyền sử dụng đất;
 Nghĩa vụ tài chính về đất đai chưa thực hiện;
 Những thay đổi trong quá trình sử dụng đất;
- Nguyên tắc lập sổ:
+ Sổ được lập, chỉnh lý theo thủ tục đăng ký đất
+ Thứ tự ghi vào sổ địa chính theo thứ tự cấp GCN.
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
73
+ Sổ được lập thành các quyển riêng cho các loại đối tượng:
 Tổ chức, CS tôn giáo, người VN ở nước ngoài đầu tư SDĐ, tổ
chức, cá nhân nước ngoài: quyển A-1, 2 ;
 Hộ, cá nhân (hộ khẩu xã khác), người VN ở nước ngoài mua nhà ở:
quyển B-1, 2, ;
 Người mua căn hộ chung cư: quyển C-1, 2, ;
 Hộ, cá nhân (hộ khẩu tại xã), cộng đồng dân cư: quyển D-1, Đ-1,
(mỗi điểm dân cư một quyển).
+ Mỗi người sử dụng đất ghi 01 trang gồm tất cả các thửa, không hết
thì mở trang mới và ghi thông tin liên kết các trang của người đó;
+ Đối với thửa đất sử dụng chung ghi vào trang của từng người (toàn
bộ diện tích SD chung).
+ Nội dung thông tin ghi theo nội dung thông tin đã ghi trên GCN.

Trong đó ghi bằng ký hiệu đối với: Mục đích SD, nguồn gốc SD
- Cách ghi cụ thể và ký hiệu được hướng dẫn sau trang bìa của mỗi
quyển sổ (có phụ lục kèm theo).
- Đối với nơi đã lập sổ địa chính theo Thông tư 1990 được xử lý như sau:
+ Sổ địa chỉnh đã lập được tiếp tục sử dụng trong quản lý đất đai;
+ Thửa đất đã cấp GCN có biến động không tạo thửa mới thì chỉnh lý
vào sổ cũ;
+ Thửa đất đăng ký lần đầu, hoặc đăng ký biến động mà tạo thửa mới
thì ghi vào sổ địa chính mới.
d. Sổ theo dõi biến động đất đai (Mục I.2 và III.4/TT)
- Khái niệm: là sổ ghi những trường hợp đăng ký biến động đất đai đã
được chỉnh lý trên sổ địa chính;
- Mục đích lập: để theo dõi tình hình ĐK biến động về sử dụng đất, làm
cơ sở để thực hiện thống kê diện tích đất đai hàng năm.
- Hình thức sổ: gồm 200 trang, kích thước (297 x 420)mm
- Nội dung sổ theo dõi biến động đất đai gồm các thông tin:
+ Tên và địa chỉ của người đăng ký biến động;
+ Thời điểm đăng ký biến động;
+ Số hiệu thửa đất có biến động;
+ Nội dung đăng ký biến động ;.
- Nguyên tắc lập sổ
+ Sổ ghi đối với tất cả các trường hợp đã được chỉnh lý trên sổ địa
chính.
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
74
+ Thứ tự ghi vào sổ theo thứ tự thời gian thực hiện việc đăng ký biến
động.

+ Nội dung thông tin vào sổ được ghi theo nội dung đã chỉnh lý trên sổ
địa chính.
- Sổ theo dõi biến động đất đai đã được lập trước đây được tiếp tục lưu
giữ đẻ tra cứu thông tin.
e. Trách nhiệm lập hồ sơ địa chính
- Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo lập và
nghiệm thu xác nhận hồ sơ địa chính ở địa phương.
- VPĐK cấp tỉnh chịu trách nhiệm :
+ Lập bản đồ, sổ địa chính, sổ mục kê gốc và sao 2 bản cho VPĐK cấp
huyện và UBND xã.
+ Lập sổ theo dõi biến động đất đai;
- VPĐK được phép thuê tổ chức tư vấn thực hiện lập bản đồ địa chính, sổ mục
kê đất đai;
- Trường hợp trích đo thì VPĐK chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng
trước khi sử dụng;
3.4.3 Chỉnh lý hồ sơ địa chính
a. Những trường hợp chỉnh lý hồ sơ địa chính
- Bản đồ địa chính được chỉnh lý trong các trường hợp sau:
+ Có thay đổi số hiệu thửa đất;
+ Tạo thửa đất mới hoặc do sạt lở tự nhiên làm thay đổi ranh giới thửa
đất;
+ Thay đổi mục đích sử dụng đất (theo chỉ tiêu kiểm kê);
+ Đường giao thông; hệ thống thuỷ thủy văn tạo mới hoặc thay đổi
ranh giới;
+ Thay đổi mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, địa danh và
các ghi chú thuyết minh trên bản đồ;
+ Thay đổi về mốc giới hành lang an toàn công trình;
- Sổ mục kê đất đai được chỉnh lý trong các trường hợp sau:
+ Có Chỉnh lý bản đồ địa chính;
+ Người sử dụng đất chuyển quyền, hoặc đổi tên;

+ Thay đổi mục đích sử dụng đất (theo cấp GCN, theo QH và theo hiện
trạng);
- Sổ địa chính được chỉnh lý trong các trường hợp sau:
+ Người sử dụng đất chuyển quyền, hoặc đổi tên;
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
75
+ Người sử dụng đất cho thuê, cho thuê lại, thế chấp, bảo lãnh, góp
vốn QSDĐ;
+ Có thay đổi số hiệu, địa chỉ, diện tích thửa đất, tên đơn vị hành chính
nơi có đất;
+ Có thay đổi mục đích SD, thời hạn SD đất;
+ Chuyển từ hình thức từ thuê đất sang giao đất có thu tiền;
+ Có thay đổi những hạn chế về quyền của người sử dụng đất,
+ Thay đổi về giá đất theo quy định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh;
+ Có thay đổi về nghĩa vụ tài chính phải thực hiện;
+ Cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Việc cập nhật vào sổ theo dõi biến động đất đai được thực hiện đối với
tất cả các trường hợp chỉnh lý sổ địa chính và GCN .
b. Nguyên tắc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính
- Chỉnh lý theo đúng thủ tục quy định: sau khi cấp hoặc chỉnh lý, thu hồi
GCN
Trừ trường hợp: Chỉnh lý sổ Mục kê về mục đích SD theo hiện trạng
trong kiểm kê đất;
Chỉnh lý Sổ Địa chính về giá đất
- Chỉnh lý thống nhất theo trình tự từ hồ sơ địa chính gốc tại VPĐK cấp
tỉnh đến bản sao ở cấp huyện và xã;
- VPĐK thuộc Sở chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc ; VPĐK thuộc Phòng và

cán bộ địa chính cấp xã chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính.
c. Căn cứ để chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính.
- Chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc tại VPĐK cấp tỉnh căn cứ vào:
+ Hồ sơ đăng ký biến động lưu giữ tại VPĐK cấp tỉnh giải quyết phù hợp
với pháp luật;
+ Thông báo của Phòng hoặc VPĐK cấp huyện đối với biến động đã
giải quyết;
- Chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính lưu tại VPĐK cấp huyện và UBND cấp
xã căn cứ bản Trích sao nội dung hồ sơ địa chính đã chỉnh lý, cập nhật do
VPĐK cấp tỉnh gửi đến.
d. Thời hạn thực hiện chỉnh lý
- Trong vòng 10 ngày (kể từ ngày nhận được hồ sơ ĐK do Sở gửi đến
hoặc Thông báo do Phòng, VP cấp huyện gửi đến) VPĐK thuộc Sở có trách
nhiệm :
+ Chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính gốc;
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
76
+ Gửi Bản trích sao hồ sơ địa chính đã chỉnh lý cho VP cấp huyện và
UBND xã
- Trong vòng 7 ngày (kể từ ngày nhận được Bản trích sao chỉnh lý) VP
cấp huyện và UBND xã có chách nhiệm chỉnh lý bản sao.
e. Biên tập lại bản đồ địa chính thực hiện khi có trên 40% số thửa đất của tờ
bản đồ đã được chỉnh lý.
f. Kiểm tra việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính
- Sở Tài nguyên và Môi trường kiểm tra việc chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc
của VPĐK trực thuộc.
- VPĐK thuộc Sở kiểm tra việc chỉnh lý bản sao của Văn phòng cấp

huyện
- VPĐK thuộc Phòng kiểm tra việc chỉnh lý bản sao của cấp xã.
- Kiểm tra theo định kỳ hàng năm, trường hợp cần thiết thì kiểm tra đột
xuất.
g. Chỉnh lý hồ sơ địa chính do thành lập đơn vị hành chính mới hoặc điều
chỉnh địa giới hành chính các cấp
- Trường hợp thành lập đơn vị hành chính mới thì chỉnh lý hồ sơ địa
chính như sau:
+ Thành lập đơn vị hành chính tỉnh, huyện mà xã không thay đổi thì
chỉnh sửa tên và mã số đơn vị hành chính trong hồ sơ địa chính;
+ Trường hợp thành lập xã mới thì lập lại hồ sơ địa chính mới cho xã
đó.
GCN đã cấp được tiếp tục sử dụng và được chỉnh lý khi đăng ký biến
động;
- Trường hợp điều chỉnh địa giới hành chính các cấp thì chỉnh lý như sau:
+ Trường hợp điều chỉnh địa giới cấp tỉnh, huyện mà địa giới cấp xã
không thay đổi thì chỉnh sửa tên và mã số đơn vị hành chính trong hồ sơ
địa chính;
+ Trường hợp điều chỉnh địa giới hành chính cấp xã thì :
 Hồ sơ địa chính của xã giảm diện tích : gạch bỏ các thửa đất đã
chuyển đi
 Hồ sơ địa chính của xã tăng diện tích : ghi bổ sung các thửa đất đã
chuyển đến.
h. Chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với trường hợp lập mới bản đồ địa chính
- Lập mới sổ mục kê đất đai trong quá trình lập mới bản đồ địa chính;
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
77

- Chỉnh lý sổ địa chính theo số hiệu, diện tích của thửa đất phù hợp với
bản đồ địa chính lập mới;
- GCN đã cấp được tiếp tục sử dụng và được chỉnh lý khi thực hiện đăng
ký biến động.
- Khuyến khích địa phương có điều kiện lập lại sổ địa chính và cấp đổi
GCN.
i. Chỉnh lý hồ sơ địa chính nơi chuyển đổi đất nông nghiệp tránh manh mún
- Về bản đồ :
+ Nơi đã có bản đồ địa chính thì chỉnh lý bản đồ địa chính để cấp lại
GCN;
+ Nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc nội dung thay đổi vượt quá 40%
nội dung của bản đồ địa chính thì lập mới bản đồ địa chính;
- Lập mới sổ mục kê đất đai trong quá trình chỉnh lý hoặc lập mới bản đồ
địa chính;
- Lập mới sổ địa chính;
- Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo thửa đất được hình thành
trong quá trình chuyển đổi quyền sử dụng đất.
3.4.4 Quản lý hồ sơ địa chính
a. Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở
+ Hồ sơ địa chính gốc
+ Tài liệu có liên quan của đối tượng thuộc thẩm quyền cấp GCN của
cấp tỉnh:
 Bản lưu GCN,
 Hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động;
 GCN thu hồi;
 Thông báo và các giấy tờ kèm (Phòng, VP gửi đến để chỉnh lý hồ sơ
ĐC gốc).
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng TNMT
+ Hồ sơ địa chính (bản sao)

+ Tài liệu có liên quan của đối tượng thuộc thẩm quyền cấp GCN của
cấp huyện:
 Bản lưu GCN,
 Hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động;
 GCN thu hồi;
 Bản trích sao hồ sơ ĐC đã chỉnh lý (VP thuộc Sở gửi đến để chỉnh lý
hồ sơ ĐC).
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
78
- Uỷ ban nhân dân cấp xã quản lý các tài liệu gồm:
+ Bản sao hồ sơ địa chính;
+ Bản trích sao hồ sơ ĐC đã chỉnh lý (VP thuộc Sở gửi đến để chỉnh
lý hồ sơ ĐC.
b. Phân loại, sắp xếp hồ sơ địa chính
- Phân loại hồ sơ để quản lý như sau:
+ Bản đồ địa chính;
+ Sổ địa chính;
+ Sổ mục kê đất đai;
+ Sổ theo dõi biến động đất đai;
+ Thông báo chỉnh lý biến động hoặc bản Trích sao hồ sơ ĐC đã chỉnh
lý
+ Hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động;
+ Bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã thu hồi đối với từng thửa
đất;
+ Các tài liệu khác.
- Sắp xếp tài liệu đã phân loại để quản lý:

+ Tất cả các loại tài liệu được sắp xếp theo từng xã, phường, thị trấn
Trong đó:
 Sắp xếp theo thứ tự số hiệu đối với các tài liệu hồ sơ địa chính
 Sắp xếp theo thứ tự thời gian lập đối với: các giấy tờ thông báo để chỉnh
lý hồ sơ ĐC
 Sắp xếp theo số hiệu thửa đất đối với:
* Hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động,
* Bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,
* Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã thu hồi đối với từng
thửa đất.
c. Bảo quản hồ sơ địa chính
- Sở TNMT, Phòng TNMT, UBND cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm các
ĐK bảo quản.
(Nơi bảo quản, phương tiện bảo quản, thiết bị bảo vệ, chống cháy nổ,
thiên tai, độ ẩm, ánh sáng)
- Việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu có liên quan được thực
hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia (Điều
14/NĐ111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004)
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
79
- VPĐK và cán bộ địa chính cấp xã chịu trách nhiệm thực hiện việc bảo
quản hồ sơ theo đúng quy định của phát luật.
d. Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính
- Bảo quản vĩnh viễn đối với: Hồ sơ địa chính, bản lưu GCN, hồ sơ ĐK
của người SDĐ
- Bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với: Giấy tờ thông báo công khai
trong thủ tục ĐK; giấy tờ thông báo để chỉnh lý hồ sơ địa chính.

3.4.5 Lập, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính dạng số
a. Hồ sơ địa chính dạng số
- Khái niệm: là hệ thống thông tin được lập trên máy vi tính chứa toàn bộ
thông tin về nội dung của hồ sơ địa chính (được gọi là hệ thống thông tin
đất đai).
- Hệ thống thông tin đất đai phải bảo đảm các điều kiện tối thiểu sau:
+ Chỉnh lý, cập nhật được nội dung thông tin của bản đồ, sổ mục kê,
sổ địa chính, sổ theo dõi biến động đất đai;
+ Từ hệ thống thông tin đất đai trên máy vi tính in ra được các tài liệu:
 Bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ địa chính, sổ theo dõi biến động;
 Trích lục hoặc trích đo, trích sao hồ sơ ĐC của thửa hoặc nhóm thửa
liền kề;
 GCN theo Luật Đất đai năm 2003;
+ Tra cứu theo mã thửa đất, tên người SDĐ trong vùng dữ liệu sổ và
tìm được thửa đất trong vùng dữ liệu bản đồ địa chính;
Từ mã thửa đất trong vùng dữ liệu bản đồ địa chính tìm được thửa đất
và người SDĐ trong vùng dữ liệu sổ mục kê đất đai, sổ địa chính.
+ Tìm được đầy đủ các thông tin về thửa và người SDĐ;
+ Dữ liệu trong hệ thống thông tin đất đai được lập theo đúng chuẩn
dữ liệu đất đai do Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định.
- Khuyến khích các địa phương chủ động đầu tư để chuyển hồ sơ địa
chính trên giấy sang dạng số.
b. Trách nhiệm lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính dạng số
VPĐK thuộc Sở chịu trách nhiệm:
- Lập, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính dạng số;
- Cung cấp hồ sơ địa chính dạng số thay thế bản sao hồ sơ địa chính trên
giấy cho Phòng TNMT, UBND cấp xã để thực hiện nhiệm vụ quản lý đất đai
của địa phương.
c.Điều kiện lập, cung cấp hồ sơ địa chính dạng số thay thế cho trên giấy:
Phần I - Đăng ký đất đai

Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
80
+ Có đủ máy vi tính (phần cứng và phần mềm), các thiết bị ngoại vi cần
thiết đáp ứng yêu cầu lập, quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai;
+ Có cán bộ chuyên môn đủ năng lực để sử dụng thành thạo máy vi
tính và phần mềm về hệ thống thông tin đất đai.
d. Nội dung việc lập, quản lý và khai thác hệ thống thông tin đất đai
- Lập CSDL từ hệ thống hồ sơ địa chính trên giấy gồm:
+ CSDL bản đồ địa chính; Được kết nối bằng
mã thửa đất + CSDL thuộc tính thửa đất, người sử dụng đất, GCN
- Tổ chức quản lý CSDL bằng phần mềm quản trị CSDL được lựa chọn
phù hợp với chức năng quản lý hệ thống thông tin đất đai;
- Lựa chọn các phần mềm ứng dụng phù hợp để xử lý, tìm kiếm, thống
kê, tổng hợp, phân tích thông tin đất đai phục vụ yêu cầu quản lý và cung
cấp thông tin đất đai;
- Tổ chức kết nối hệ thống thông tin đất đai của địa phương với:
+ Mạng thông tin quản lý hành chính của địa phương,
+ Mạng thông tin đất đai quốc gia,
+ Mạng thông tin chuyên ngành liên quan: về đầu tư, giá đất, bất động
sản, thuế, ngân hàng, v.v.
e. Yêu cầu đối với phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đất đai
- Bảo đảm việc nhập liệu, quản lý, chỉnh lý, cập nhật đầy đủ thông tin đất
đai quy định;
- Bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin trong việc cập nhật, chỉnh lý CSDL
đất đai
(Chỉ được thực hiện tại VPĐK thuộc Sở và do người được phân công
thực hiện)
- Bảo đảm yêu cầu về an toàn dữ liệu (vì bất cứ lý do nào);

- Thể hiện thông tin đất đai theo hiện trạng, lưu giữ được thông tin lịch sử
thửa đất;
- Khai thác các thông tin đất đai thuận tiện, nhanh chóng dưới các hình
thức:
+ Tra cứu trên mạng;
+Trích lục bản đồ địa chính và trích sao sổ sách đối với từng thửa, từng
chủ;
+ Tổng hợp thông tin đất đai;
+ Sao thông tin đất đai vào thiết bị nhớ của máy tính;
- Bảo đảm tính tương thích với các phần mềm quản trị CSDL khác.
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
81
f. Yêu cầu đối với việc nhập dữ liệu đất đai
- Nội dung, trình tự thủ tục lập, chính lý, cập nhật như đối với hồ sơ ĐC
trên giấy;
- Nhập dữ liệu đất đai đưa vào cơ sở dữ liệu từ các nguồn:
+ Số hoá bản đồ ĐC hoặc kết quả đo vẽ bản đồ bằng công nghệ số,
+ Nhập dữ liệu từ sổ địa chính, sổ mục kê đất đai (Trường hợp đã lập
sổ)
+ Nhập dữ liệu từ GCN, hồ sơ đăng ký QSDĐ (đối với trường hợp mới
ĐK).
- Chỉnh lý, cập nhật dữ liệu vào CSDL:
+ Nhập dữ liệu kết quả đo đạc chỉnh lý trên giấy hoặc đo đạc bằng
công nghệ số,
+ Nhập dữ liệu từ GCN đã chỉnh lý, cấp mới hoặc hồ sơ đăng ký biến
động QSDĐ.
g. Trong quá trình XD hệ thống thông tin đất đai vẫn phải duy trì hệ thống

hồ sơ địa chính trên giấy.
(Chú ý: Việc chuyển hệ thống hồ sơ địa chính trên giấy sang dạng số khi
Chính phủ có quyết định tính pháp lý của các văn bản điện tử trong hệ
thống hành chính nhà nước.)