giáo trình word 2010 từ cơ bản đến nâng cao phần 6 potx

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
94

Word 2010 




Tro 
 


 

- 

- 
 

- 
- 
and endnotes.

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
95

- 
-                  




trong hai cách sau:
- 
- 

5. In tài liu Word
nh dng trang in
Mi khi to file mi, trong ca s n mt trang giy tr bu
song là giy letter hoc giy A4). Ch khi nào cn chi tit chính
 chúng ta mi chn li kh giy khác
Tab Page Layout, nhóm Page Setup, ch  i góc ph m hp thoi
Page Setup

 Chn loi giy  Tab Paper

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
96

- 

 t l cho trang in  Tab Margins

- Top : L nh ca trang in
- Bottom : L a trang in
- Left : L trái ca trang in
- Right : L phi ca trang in
Nu có dùng l làm sách (to i xng gia các trang) thì
lnh left và right s tr thành Inside và Outside
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
97

- Gutter : Kho 
- From edge: Khong cách t mép ca t gin header hoc footer
- Orientation : chng in
o Portrait : Giy dc
o Landscape : Giy ngang
- Mirror margins : t l i xng nhau. Nu lnh này có dùng, giy s c
phân bit là có trang l và trang chng áp d in
sách.
In tài liu
-Tab File, chn Print
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
98


- Copies: chn s bn in
- Printer : chng t trong Windows. Nu máy in
 dc khai báo) thì
phi thc hic sau:
o Nhp Start, chn Settings và nhp Printers.
o Nhng Add Printer.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
99

o Thc hin các t máy in ca ch
- Pages : in s trang chn la bng cách gõ các s trang vào, dùng d
phân cách các trang ri rt, du gch n- in các trang liên tip
6. Trn tài liu (Mail Merge)






 


Mt file cha d liu ngui dng bng bi
table, sheet (ca Excel, Access) b s ct, hàng và ni dung trong các ô.

Mn mc trình bày hoàn chnh
a. Form letter

Công Ty TNHH XYZ
 999 Pasteur, Q.1, TP.HCM
 8223344 Ngày 30 tháng 10 năm 2009
I

Kính gởi:
m:
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
100

a ch:
Mi sp xp thn d cuc phng vn tuyn nhân s cho Công ty.
Thi gian: gi, ngày
m:
Giám Đốc
Trần Văn A







OBC
HOTEN
PHAI
NS
DIACHI
THPHO
BANG
Ông

Nam
1965

TP.HCM

Bà


1966
22 Thùy Vân


Ông

Nam
1975
33 Lê Lai
TP.HCM

Ông
Phan thành Tâm
Nam
1970
  

TP.HCM

Bà
 


1968
55 Lê Thánh Tôn
TP.HCM

Ông

Nam
1969

Biên Hòa

Bà


1973
  


 


Ông

Nam
1967

TP.HCM

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
101

Bà


1968



Bà
  


1969
96 Pasteur
TP.HCM


Chn Start Mail Merge trên tab Mailings n Step by Step Mail Merge

Wizard.

Trình Wizard s m ra mt ca s bên phi tài liu. Ca s này có th di chuyn bng
chun mt v trí mi trên màn hình và b i kích c ca nó.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
102


 thc hin merge mail cn phc, b ng dn bng cách
chn nhng tùy chn phù hp ri nhn Next  i cùng ca hp thoi, nu mun
quay li thì nhn vào Previous.
Trong mc Select document type n sn Letters. Chc 2

Trong mc Select sartting document n sn Use the current document. Chn
Next c 3
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
103


Trong mc Select recipients nhn nút Browse. Chn va m 


Chn Sheet1, OK
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
104


 hp thoi Mail Merge Recipents, ta có th loi b hoc trích lc nhng hàng không
mun ti.
Nhn OK.

Nhc 4.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
105


Trong mc Write your letter, nhn chn 

t con tr text  v n mi cn chèn d liu vào, lt
chèn các field vào trong main document 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
106


Nhc 5,  c này nh i tip
theo

Nhc th 6.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
107


Chn Print u mu    i trc tip ra máy in, chn Edit indidual
letters nu mun.

Trong hp thoi Merge to New Document có th chn to ra toàn b i có
trong danh sách hoc ch chn ti cho mt s i.
b. Envelopes
To nhng cách Mail Merge. Thc hi ph
chn Envelops thay vì chn From letter  c1.
c. Labels

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
108

To nhãn bng cách Mail Merge. Thc hi phn
Labels thay vì chn From letter  c1.
d. Catologes
Tn kiu danh sách bng cách Mail Merge. Thc hi phn From
n Catologes thay vì chn From letter  c1.
t cách h to mt Mail Merge và quá trình x lý rt ging
vc trong trình Wizard. Bng cách s dng thanh Ribbon, bn s có th truy
cp vào nhing h ng kim tra tìm lc khi bn
hoàn tt vic hòa trn. Ngoài ra còn có nhng yu t nâng cao, chng h dng
 th hin các thao tác hoc tính toán trong tài liu.

Nhng lnh bn dùng trên Tab Mailings trong bn nhóm sau:
- Start Mail Mergem bu t n chn mt loi tài li
chn, to, hoc chnh si nhn.
- Write & Insert Fields:   n có th chèn các Merge Field và s dng
Rules  th hin các thao tác tính toán cho tài liu.
- Preview Results: Bên cnh vic xem li tài lin, bn có th s dng tính
m tra li mt cách t ng.
- Finish: Hoàn thành merge và kt hp các tài liu cá nhân ca bn vào mt tài liu
toàn din, hay in chúng ra hoc gn t.
Chương 6: Các phím tắt trong Word
1. Các loi phím tt:
 s dng phím tt. Gi s  m mt ch bn có th s dng:
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
109

a. Phím truy cp các Tab và lnh trên màn hình.
b. T hp phím không nm trên thanh Ribbon.
Nhii cho rng bt k s kt hp ca mt t hp phím nào dn vic thc
thi mt lu có th gi là phím tt, v 
trong bài này chúng ta s có m phím tnh s
khác bit rt quan trng vì tng lot phím tt khác nhau s c hong
khác nhau. Access Keys (phím truy cp) Access Key cho phép bn truy cp thanh
Ribbon, nó liên h mt thit vi các Tab, lnh và nhng th mà bn nhìn thy trên
màn hình. Bn s dng Acces Key bng cách nhn Alt rn tip mt phím
hoc mt chui tun t các phím.
Mi la nút Microsoft Office và trên Quick
Access Toolbar u có mt phím truy cp riêng, mi phím truy c c gán mt
Key Tip. Key Tip là mt phiên bn mi ca h thng ký t gch chân mà bn quen
thuc  các phiên bc khi mun truy cng cách s dng phím
Alt. Key combinations (t hp phím) Các t h thc hin mt lnh
i nhng gì bn nhìn thy trên màn hình. Các phím
phc nhn cùng m kích hot các l ng hp, dù không
phi tt cu có liên quan ti phím Ctrl (ví d nh copy). T hp phím
i trong phiên bn Office 2007, nó hong ging ht các phiên bn
c.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
110

2. Duyt thanh Ribbon bng Access Key (phím truy cp)
Khi bn mun dùng bàn phím thay vì các thit b tr  u khin
thanh Ribbon và nhng th c tiên bn phi bt chu
khin bng bàn phím. Nói cách khác bn phi chuyn t ch  nhp liu sang ch 
thc thi lnh bng cách nhn phím Altn s có rt nhiu tùy ch duyt
khp thanh Ribbon.
a. Key Tip và các bing hình khiên (Badges)

Ngay khi bn nhn phím Alt, bn s thy các nhãn nh, hoc khiên nh hi
ch ra Key Tip ca tng Tab. Khi bn nh kích hot mt Tab, các khiên
nh s hin th Key Tip cho tng ln ch thy
mi ln mt nhóm Key Tip, và bn phi nhn mt la chc khi thy
nhit tuy s dng phím tt bi bn không cn phi
ghi nh, mi th u hin th trên màn hình.
b. Tìm hiu thêm v Key Tip


Hình bên trái: Trên Tab Insert c gán cho nút lnh SmartArt. Hình
bên phi: Trên Tab Page Layout c gán cho nút lnh Margins. Các
Key Tip có th trùng lp trên các Tab khác nhau, trong ví d trên M là phím tt cho
i là phím tt cho Margins trong Tab Page Layout.
Bn ch có th thy và làm vic vi Key Tip cc kích hot. Nu bn l
chn sai Tab thì ch cn nhn Esc  hin th li Key Tip cho Tab và chn li Tab mà