giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty tnhh tuệ lâm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH




KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP



ĐỀ TÀI
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC
THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
TẠI CÔNG TY TNHH TUỆ LÂM


Ngành: Quản Trị Kinh Doanh
Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh


Giảng viên hướng dẫn: ThS. TRẦN THỊ TRANG
Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỤY THÙY LINH
MSSV: 1194011063
Lớp: 11HQT06

TP. Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2013
-i-



 

 
xin 






-ii-


              


:
 

 
 















Em 

-iii-





























-iv-



 1
1.  1
2.  2
3.  2
4.  2
5.  2
 3
1.1.  3
1.1.1.  3
1.1.2.  3
1.1.3.  3
1.2.   4
1.2.1.  5
1.2.1.1. u th c 5
1.2.1.2. u th ng quc t. 6

 6
  6
1.2.3.1.  6
1.2.3.2.  9
1.2.3.3.  10
1.2.4.   11
1.2.4.1. Xin  11
1.2. 12
1.2.4. 13
-v-

 14
1.2.4.5.  16
1.2.4.6.  17
1.2 17
 18
 19
  C TR   T CHC THC HIN HP
NG NHP KHU T  20
2.1.  20
 20
2.1.2.  21
2.1.3.  22
2.1.4.  22
2.1.5.   24
2.1.6. -2012 27
2.2.   
 29
2.2.1.  30
2.2.2.  33

2.2.3.   35
2.2.4.  38
2.2.5.  39
2.2.6.  42
2.2.7.  43
2.2.8.  43
2.2.9.  45
-vi-

n
 46
 2 48

 
 49
3.1.  49
3.2.              
 51
3.2.1.   H      t h ng ngoi
 51
3.2.2. H  52
3.2.3. H 53
3.2.4. H t 54
3.2.5. Gicao nghip v  55
3.2.6. Gi 6: Nu qu s dng vn c 56
3.3.              
 57
3.3.1. Kin ngh i vc v  57
3.3.2. Kin ngh i vc v  57
3.3.3.  58

 59
 60
-vii-




B/L
Bill of Lading
C/O
Certificate of Origin
C/I
Commercial Invoice
D/O
Delivery order
FCL
Full Container Load
HS CODE
Hamonized System code
KN

L/C
Letter of Credit
P/L
Packing List
3PL
Third Party Logistics
T/T
Telegraphic Transfer
TNHH


UIP
United International Pharma
XNK

-viii-


STT

TRANG
2.1


27
2.2
tin vn ti hng nhp kh-
2012
36
2.3
u king nhp kh-
2012
36
2.4
ng nhp kh
2011-2012
43
3.1

50

-ix-


 
STT

TRANG
2.1
-2012
28
2.2
n vn ti hng nhp kh-
2012
37
2.3
u king nhp kh-
2012
37
2.4
ng nhp kh
2011-2012
44

 
STT

TRANG
1.1

5

1.2
ch
7
2.1

24
2.2

30


Khóa luận tốt nghiệp -1- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, toàn cầu hóa kinh tế và hội nhập kinh tế quốc tế là đặc trưng và xu
hướng phát triển phổ biến của nền kinh tế thế giới, bất luận đó là nền kinh tế có quy
mô và trình độ phát triển ra sao và thuộc chế độ chính trị - xã hội thế nào. Và nền
kinh tế Việt Nam cũng đang nỗ lực hết mình để hội nhập với nền kinh tế khu vực và
thế giới. Chính vì vậy, hoạt động thương mại quốc tế trong thời điểm hiện nay đóng
vai trò hết sức to lớn trong sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước và sự lớn mạnh
của các doanh nghiệp hoạt động ngoại thương. Xuất khẩu cùng với nhập khẩu chính
là hai mặt cấu thành của hoạt động thương mại quốc tế này.
Hoạt động XNK từ lâu đã khẳng định vị trí và vai trò trong nền kinh tế thế
giới, và với xu thế hiện nay càng khẳng định hơn nữa sức mạnh của mình. Muốn
kinh doanh hàng hóa XNK, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm vững kỹ thuật kinh
doanh XNK, bên cạnh đó cần có phải có năng lực quản lý và điều hành hoạt động
XNK có hiệu quả, am hiểu các quy trình nghiệp vụ XNK… để đảm bảo yêu cầu và
quyền lợi của các bên. Đồng thời, để đảm bảo các doanh nghiệp có thể đứng vững

trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải
không ngừng học hỏi và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Là một công ty
chuyên kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu, việc tổ chức thực hiện nhập khẩu là
một hoạt động diễn ra hàng ngày tại công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Tuệ Lâm
và cũng là hoạt động chiếm tỷ trọng lớn cả về nhân lực lẫn tài chính của công ty.
Thế nên, việc thiết lập quy trình nhập khẩu và hoàn thiện quy trình này có thể góp
phần giảm chi phí cho doanh nghiệp, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên
XNK để đáp ứng yêu cầu hội nhập và mang lại lợi thế cạnh tranh hơn cho công ty
trong thời điểm hiện nay. Hơn thế nữa, việc nhập khẩu được thực hiện trình tự theo
quy trình có thể đảm bảo hàng hóa được cung ứng kịp thời và đầy đủ phục vụ nhu
cầu kinh doanh của công ty trong mọi thời điểm.
Thế nên, trong suốt quá trình thực tập cũng như làm việc tại bộ phận XNK
của công ty, bằng những kiến thức được trang bị trong những ngày nơi giảng đường
cùng với những trải nghiệm thực tế ở công ty, em đã quyết định chọn đề tài “GIẢI

Khóa luận tốt nghiệp -2- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TUỆ LÂM” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của
mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
 Phân tích khái quát về quy trình nhập khẩu được áp dụng cho các doanh
nghiệp kinh doanh XNK hiện nay.
 Phân tích thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của
công ty TNHH Tuệ Lâm. Từ đó, đề ra những giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn
thiện quy trình tổ chức thực hiện mang lại hiệu quả cao hơn cho công ty.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: tập trung nghiên cứu về quy trình nhập khẩu hàng hóa
tại các doanh nghiệp nói chung và thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng

nhập khẩu tại công ty TNHH Tuệ Lâm nói riêng.
Phạm vi nghiên cứu: Phòng XNK công ty TNHH Tuệ Lâm.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng hai phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phương pháp tìm kiếm
thu thập thông tin, số liệu sơ cấp và thứ cấp cùng với phương pháp phân tích tổng
hợp trong quá trình phân tích và đánh giá.
5. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục các bảng, biểu đồ, tài liệu tham
khảo, phụ lục, đề tài được trình bày theo 3 chương:
 Chương 1: Cơ sở lý luận.
 Chương 2: Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
tại công ty tại công ty TNHH Tuệ Lâm
 Chương 3: Giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện quy trình tổ chức thực
hiện hợp hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Tuệ Lâm.



Khóa luận tốt nghiệp -3- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1. Khái niệm, chức năng, và vai trò của nhập khẩu
1.1.1. Khái niệm về nhập khẩu
Trong xu thế ngày nay đã thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế diễn ra
mạnh mẽ. Nếu nói rằng thương mại quốc tế là sự trao đổi mua bán hàng hoá, cung
ứng dịch vụ nhằm mục tiêu lợi nhuận giữa các thương nhân có trụ sở kinh doanh tại
các quốc gia khác nhau và xuất khẩu là một hình thức tất yếu của các công ty khi
bước vào thị trường quốc tế thì nhập khẩu cũng đóng vai trò không kém phần quan
trọng bởi vì xuất khẩu của nước này sẽ là nhập khẩu của nước kia và ngược lại, nó
là một mặt không thể tách rời của nghiệp vụ ngoại thương.

Có nhiều định nghĩa về nhập khẩu, nhưng định nghĩa đơn giản và dễ hiểu nhất
chính là nhập khẩu được hiểu như việc quốc gia này mua hàng hóa và dịch vụ từ
quốc gia khác. Nói cách khác, đây chính là việc nhà sản xuất nước ngoài cung cấp
hàng hóa và dịch vụ cho những công ty kinh doanh và sản xuất trong nước.
1.1.2. Chức năng của nhập khẩu
 Góp phần nâng cao hiệu quả nền kinh tế thông qua việc trao đổi hàng
hoá và dịch vụ giữa các quốc gia trên thế giới.
 Khai thác năng lực và thế mạnh về hàng hoá, công nghệ, vốn, lao
động… của các nước trong khu vực và trên thế giới nhằm thúc đẩy quá trình sản
xuất, tiêu dùng trong nước phát triển.
 Thúc đẩy quá trình phát triển kinh tế, mở rộng thị trường; góp phần
vào sự ổn định nền kinh tế và chính trị trong nước.
 Tác động giúp cho các hoạt động kinh tế đối ngoại khác như: thông tin
liên lạc quốc tế, tài chính, tín dụng quốc tế, du lịch… được mở rộng, các chính sách
hợp tác và đầu tư quốc tế theo đó cũng phát triển.
1.1.3. Vai trò của nhập khẩu
 Đối với nền kinh tế thế giới:
+ Thông qua hoạt động nhập khẩu, việc sản xuất và tiêu dùng quốc nội sẽ được kích
thích phát triển hơn. Đồng thời làm cho khối lượng hàng hoá và nhu cầu trong nền
kinh tế thế giới tăng lên, từ đó mức sống của người dân được nâng cao.

Khóa luận tốt nghiệp -4- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
+ Từ hoạt động nhập khẩu sẽ giúp cho các nước kém và đang phát triển có cơ hội
học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong quản lý, tiếp thu được các thành tựu khoa
học kỹ thuật phục vụ cho công cuộc hiện đại hoá, công nghiệp hoá đất nước.
+ Hoạt động nhập khẩu sẽ giúp cho quá trình liên kết kinh tế giữa các quốc gia, các
khu vực được đẩy mạnh hơn. Các hoạt động đối ngoại khác như bảo hiểm, du lịch,
dịch vụ, thương mại cũng phát triển nhanh chóng.

 Đối với nền kinh tế Việt Nam:
+ Nhập khẩu các thiết bị xây dựng sẽ giúp cho quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ
thuật được rút ngắn thời gian và công sức. Tạo điều kiện phát triển nền kinh tế với
các dây chuyền trang thiết bị hiện đại, và cũng giúp cho đội ngũ lao động và quản lý
của nước ta có điều kiện nâng cao tay nghề; trau dồi kiến thức, công tác quản lý.
+ Nhập khẩu hàng hoá sẽ làm đa dạng các mặt hàng và chủng loại hàng hoá, người
tiêu dùng sẽ lựa chọn được những hàng hoá phù hợp với thu nhập của mình. Qua đó
sẽ góp phần cải thiện và nâng cao đời sống người dân. Thông qua hoạt động nhập
khẩu cũng sẽ bổ sung kịp thời những hàng hoá thiếu hụt trong nước do sản xuất
trong nước không đáp ứng đủ hoặc chưa sản xuất được.
+ Nhờ nhập khẩu mà ngành sản xuất trong nước sẽ đào thải được các đơn vị có
năng lực sản xuất yếu kém không có sức cạnh tranh. Thông qua đó sẽ giúp cho các
doanh nghiệp trong nước phải đổi mới cả công nghệ và cách quản lý để nâng cao
sức cạnh tranh của hàng hoá sản xuất ra, tạo điều kiện cho việc chiếm lĩnh thị
trường trong nước và dần dần tiến tới xuất khẩu.
1.2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại các doanh nghiệp
Nhập khẩu là việc mua hàng hoá của nước ngoài nhằm phục vụ sản xuất hoặc
tiêu thụ trong nước. Tuy nhiên, việc mua bán ở đây lại rất phức tạp khác hẳn với
thương mại trong nước thế nên khi thực hiện một hợp đồng nhập khẩu đòi hỏi phải
có một quy trình nhất định, rõ ràng. Chính điều này giúp cho các doanh nghiệp
tránh được các rủi ro không đáng có.
Sau đây là quy trình nhập khẩu thường được các doanh nghiệp kinh doanh
XNK sử dụng để tiến hành hoạt động nhập khẩu:


Khóa luận tốt nghiệp -5- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa
1.2.1. Nghiên cứu thị trường
1.2.1.1. Nghiên cứu thị trường trong nước
Nghiên cứu thị trường trong nước là bước đầu tiên mà doanh nghiệp tức nhà
nhập khẩu cần phải làm trước tiến hành hoạt động nhập khẩu hàng hóa. Việc nghiên
cứu thị trường trong nước giúp cho doanh nghiệp xác định nhu cầu thị trường, giá
cả, mức độ cạnh tranh trong việc cung ứng hàng hoá mà doanh nghiệp muốn nhập
khẩu.
Khi nghiên cứu thị trường trong nước, doanh nghiệp cần căn cứ vào: tình hình
tiêu thụ, giá cả, và sản xuất mặt hàng đó ở trong nước; khả năng của doanh nghiệp
trong việc đáp ứng nhu cầu.
Giao dịch, đàm phán, và ký kết
hợp đồng ngoại thương

Nghiên cứu thị trường
Tổ chức thực hiện hợp đồng

ngoại thương

Xin
giấy
phép
nhập
khẩu
và mở
L/C
Mua
bảo
hiểm
hàng
hóa

Làm
thủ
tục
Hải
quan
Nhận
hàng
từ
cảng
nhập
khẩu
Kiểm
tra
hàng
hóa

nhập
khẩu

Làm
thủ
tục
thanh
toán
Khiếu
nại và
giải
quyết
khiếu
nại
Thuê
phương
tiện
vận tải

Lập phương án kinh doanh

Khóa luận tốt nghiệp -6- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
1.2.1.2. Nghiên cứu thị trường quốc tế
Nghiên cứu thị trường quốc tế phải bắt đầu từ việc nghiên cứu các chính sách
của chính phủ nước xuất khẩu để từ đó đưa ra những thuận lợi cũng như khó khăn
đối với doanh nghiệp khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa.
Mặt khác, giá cả trên thị trường quốc tế là không ngừng biến đổi. Vì thế,
doanh nghiệp nhập khẩu phải hiểu biết và kinh nghiệm để dự báo được xu thế biến

động của quy luật thị trường. Doanh nghiệp đánh giá trên nhiều thị trường khác
nhau với các nhà cung cấp khác nhau. Từ đó tiến hành so sánh và chọn ra nhà cung
cấp đem lại thuận lợi tối ưu nhất cho mình.
Sau khi nghiên cứu kỹ thị trường và đưa ra được những thông tin chính xác,
doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn đối tác quốc tế trên cơ sở thị trường đã nghiên
cứu nhưng vẫn phải đảm bảo được các tiêu chuẩn: giá cả cạnh tranh nhất, chất
lượng và chi phí phù hợp, đảm bảo đúng với mục tiêu của doanh nghiệp và phù hợp
với hệ thống pháp lý hiện hành của hai nước.
1.2.2. Lập phương án kinh doanh hàng nhập khẩu
Phương án kinh doanh thực chất là một chương trình hành động hướng tới
việc thực hiện những mục đích cụ thể của doanh nghiệp trong kinh doanh. Trong sự
biến đổi nhanh chóng của thị trường thì khâu lập phương án kinh doanh gặp nhiều
khó khăn trở ngại, nhiều doanh nghiệp đã bỏ qua bước này hoặc thực hiện một cách
sơ sài đã mang lại hiệu quả hoạt động kinh doanh không như mong muốn.
Để lập được phương án kinh doanh tốt, doanh nghiệp cần tiến hành:
 Phân tích để lựa chọn thị trường và mặt hàng kinh doanh,
 Xác định mục tiêu của doanh nghiệp,
 Phác thảo các phương án kinh doanh,
 Lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu nhất,
 Đề ra các biện pháp thực hiện.
1.2.3. Giao dịch, đàm phán, và ký kết hợp đồng ngoại thương
1.2.3.1. Giao dịch
Giao dịch là hoạt động được tiến hành khi bên bán tiếp cận với bên mua. Quá
trình giao dịch là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa các

Khóa luận tốt nghiệp -7- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
(1)
(2)

(3)
(4)
(5)
bên tham gia.
Quá trình giao dịch được thực hiện gồm các bước sau:

Sơ đồ 1.2: Quy trình giao dịch
 Hỏi giá (Inquiry):
Đây là bước khởi đầu giao dịch. Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán
cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng. Hỏi giá
không ràng buộc về trách nhiệm pháp lý, cho nên người hỏi giá có thể hỏi nhiều nơi
nhằm nhận được nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh lựa chọn bản chào
hàng thích hợp nhất là nguồn cung cấp cho mình.
Nội dung cơ bản của một thư hỏi giá là yêu cầu người nhận cho biết các thông
tin chi tiết về hàng hóa, chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói, điều kiện giao
hàng, thời gian giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều kiện thương mại
khác.
 Chào hàng (Offer):
Đây là một đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá được chuyển cho một hay
nhiều người xác định.
Hỏi giá
(Inquiry)
Chào hàng
(Offer)
Đặt hàng
(Order)
Hoàn giá
(Counter-Offer)
Chấp nhận
(Acceptance)

Xác nhận
(Confirmation)

Khóa luận tốt nghiệp -8- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
Chào hàng có thể do người bán hoặc người mua đưa ra, khi người bán đưa ra thì
gọi là chào bán hàng, khi người mua đưa ra thì gọi là chào mua hàng. Có hai loại
chào hàng là chào hàng cố định (firm offer) và chào hàng tự do (free offer).
Nội dung cơ bản của một chào hàng bao gồm: Tên hàng, số lượng, quy cách,
phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao hàng
 Đặt hàng (Order):
Đặt hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng ngoại thương xuất phát từ phía người
mua. Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể về hàng hoá yêu cầu và tất cả những nội
dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.
Trong thực tế người mua chỉ đặt hàng với các nhà cung cấp có quan hệ thường
xuyên, hoặc hai bên đã ký những hợp đồng dài hạn và thoả thuận giao hàng theo
nhiều lần thì nội dung đặt hàng chỉ nêu những điều kiện riêng biệt đối với lần đặt
hàng đó. Còn những điều kiện khác, hai bên áp dụng theo những hợp đồng đã ký
kết trong lần giao dịch trước.
 Hoàn giá (Counter-Offer):
Theo Khoản 1 Điều 19 Công Ước Viên 1980 của Liên Hợp Quốc về hợp đồng
mua bán hàng hóa quốc tế quy định “Một sự phúc đáp có khuynh hướng chấp nhận
chào hàng nhưng có chứa đựng những điểm bổ sung, bớt đi, hay sửa đổi khác thì
được coi là từ chối chào hàng và cấu thành một hoàn giá”.
Nếu xét theo phương diện thương mại thì hoàn giá là sự mặc cả về giá cả và các
điều kiện thương mại khác. Khi có hoàn giá, bản chào hàng lúc đầu xem như mất
hiệu lực.
 Chấp nhận (Acceptance):
Theo Khoản 2 Điều 19 Công Ước Viên 1980 của Liên Hợp Quốc về hợp đồng

mua bán hàng hóa quốc tế quy định “ một sự phúc đáp có khuynh hướng chấp
nhận chào hàng nhưng có chứa đựng các điều khoản bổ sung hay những điều
khoản khác mà không làm biến đổi một cách cơ bản nội dung của chào hàng thì
được coi là chấp nhận chào hàng ”.
Như vậy, chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của hoàn giá,
chào hàng, đặt hàng để kết thúc quá trình hoàn giá.

Khóa luận tốt nghiệp -9- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
Một chấp nhận có hiệu lực về mặt pháp lý khi có ba điều kiện sau:
 Chấp nhận phải do chính người nhận giá chấp nhận một cách vô điều kiện;
 Chấp nhận phải trong thời gian hiệu lực của bản chào giá, đặt hàng hoặc
hoàn giá;
 Chấp nhận phải được chuyển tới người chào hàng hoặc đặt hàng.
 Xác nhận (Confirmation):
Xác nhận là văn bản thống nhất những điều kiện đã thỏa thuận mua bán có xác
nhận của các bên tham gia.
Xác nhận thường được lập thành hai bản, bên lập xác nhận ký trước rồi gửi cho
bên còn lại. Bên còn lại ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản.
1.2.3.2. Đàm phán
Đàm phán thương mại là quá trình trong đó các bên tiến hành thương lượng
thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi đến
một thỏa thuận thống nhất mà đôi bên cùng có lợi.
Thông thường người ta sử dụng ba hình thức sau để đàm phán:
+ Đàm phán qua thư tín: Đây là hình thức đàm phán chủ yếu để giao dịch
giữa các nhà kinh doanh XNK trong điều kiện hiện nay. So với việc gặp gỡ trực tiếp
thì giao dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí. Tuy nhiên, việc giao dịch qua
thư tín đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trôi qua.
+ Đàm phán qua điện thoại: Hình thức này giúp cho việc đàm phán diễn ra

nhanh chóng ngay khi có vấn đề nảy sinh. Tuy nhiên thời gian dành cho đàm phán
không nhiều do phí tổn điện thoại quốc tế khá cao. Ngoài ra, đàm phán bằng điện
thoại thực chất chỉ thỏa thuận bằng miệng, không có gì ghi nhận lại để làm bằng
chứng cho những thỏa thuận quyết định trao đổi. Bởi vậy, điện thoại chỉ nên được
dùng những trường hợp rất cần thiết, khẩn trương
+ Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Đây là hình thức đàm phán khó
khăn nhất trong ba hình thức đàm phán, để đạt được kết quả tốt trong đàm phán thì
đòi hỏi người đàm phán phải nắm chắc nghiệp vụ và ngoại ngữ, có khả năng ứng xử
nhạy bén, linh hoạt trong mọi tình huống để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm

Khóa luận tốt nghiệp -10- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
được ý đồ, sách lược của đối phương, nhanh chóng có biện pháp đối phó kịp thời.
Hơn thế nữa, chi phí cho đàm phán bằng hình thức này là hết sức tốn kém.
1.2.3.3. Ký kết hợp đồng ngoại thương
Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (hay còn gọi là hợp đồng ngoại thương)
là sự thỏa thuận giữa các bên, bên bán có nhiệm vụ giao hàng và chuyển quyền sở
hữu cho bên mua và bên mua có nghĩa vụ phải thanh toán toàn bộ số tiền theo hợp
đồng đã được ký kết trước đó.
Hợp đồng ngoại thương trong giao dịch quốc tế có vai trò rất quan trọng vì đó
chính là bằng chứng để đảm bảo quyền lợi cho các bên tham gia ký kết hợp đồng
một khi có phát sinh xảy ra.
Trong giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, các bên có thể áp dụng những
phương thức ký kết hợp đồng sau:
+ Hai bên cùng ký vào bản hợp đồng.
+ Người mua xác nhận bằng văn bản là người mua đã đồng ý với các điều
kiện và điều khoản của một thư chào hàng.
+ Người bán xác nhận bằng văn bản đơn đặt hàng của người mua trong thời
hạn hiệu lực của đơn đặt hàng.

+ Trao đổi bằng thư xác nhận đạt được những thoả thuận trong đơn đặt
hàng trước đây của hai bên (Nếu như có điều kiện được thoả thuận).
Hợp đồng chỉ có thể coi là ký kết chỉ trong trường hợp có chữ ký người đại
diện pháp luật của cả hai bên.
Nội dung của hợp đồng nhập khẩu thường bao gồm các điều khoản: Tên
hàng; Số lượng và cách xác định; Quy cách phẩm chất; Đóng gói, bao bì ký mã
hiệu; Thời hạn, phương tiện và địa điểm giao hàng; Giá cả, giá trị, điều kiện giao
hàng; Phương thức thanh toán và chứng từ thanh toán; Bảo hiểm; Phạt và bồi
thường thiệt hại; Tranh chấp và giải quyết tranh chấp; Kiểm tra và giám định hàng
hoá nhập khẩu; Trường hợp bất khả kháng
Ngoài các điều khoản trên, tuỳ trường hợp cụ thể mà cần có các điều khoản
khác cho phù hợp nhằm đảm bảo tính chất và tính rõ ràng của hợp đồng.

Khóa luận tốt nghiệp -11- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
1.2.4. Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương
Sau khi hợp đồng nhập khẩu được kí kết, doanh nghiệp kinh doanh XNK –
với tư cách một bên ký kết – phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Trong quá trình
thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp kinh doanh
XNK phải cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng cao doanh lợi và hiệu quả toàn bộ hoạt
động giao dịch.
Để thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp kinh doanh phải tiến hành
theo trình tự các công việc sau:
1.2.4.1. Xin giấy phép nhập khẩu và mở L/C
 Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là vấn đề quan trọng hàng đầu về mặt pháp lý để tiến
hành các khâu kế tiếp trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Theo nghị định số
57/1998/NĐ-CP ngày 31/07/1998 quy định quyền nhập khẩu hàng hóa theo ngành
nghề đã đăng ký của các doanh nghiệp được thành lập hợp pháp khi có giấy chứng

nhận đăng ký kinh doanh.
Đồng thời, cũng theo nghị định 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006, đối với
những mặt hàng nhập khẩu phải xin giấy phép thì đơn vị nhập khẩu phải xin giấy
phép của Bộ Thương Mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành. Còn các hàng hoá
khác ngoài các hàng hoá cấm nhập, tạm ngừng nhập và các hàng hoá không thuộc
quy định tại các khoản mục riêng thì chỉ phải làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu.
Đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý theo hạn ngạch, Bộ Thương mại sẽ
công bố lượng hạn ngạch và dưới sự chỉ đạo của Bộ Tài chính, phối hợp với các bộ
và cơ quan quản lý sản xuất xác định mức thuế nhập khẩu trong hạn ngạch và ngoài
hạn ngạch.
 Mở L/C
Nếu là phương thức thanh toán tín dụng chứng từ thì bên nhà nhập khẩu tức
bên mua phải làm thủ tục mở thư tín dụng (Letter of Credit – L/C). Thông thường
L/C thường được mở ngay sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết và trước 20
đến 25 ngày so với thời hạn giao hàng.
Việc đầu tiên của người nhập khẩu cần phải thực hiện nếu như thanh toán với

Khóa luận tốt nghiệp -12- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
phương thức này là điền vào đơn xin mở L/C và nộp tại ngân hàng một số giấy tờ
cần thiết để tiến hành mở L/C.
Tuỳ từng trường hợp mà ngân hàng yêu cầu mức ký quỹ để mở L/C khác
nhau (5% hoặc 10%)
Sau khi ngân hàng phát hành L/C, doanh nghiệp sẽ nhận được một bản sao
L/C đó. Doanh nghiệp là nhà nhập khẩu nên xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C
với đơn yêu cầu để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và với yêu
cầu của mình, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch nếu có. Nếu
người nhập khẩu có nhu cầu sửa đổi L/C, doanh nghiệp cần xuất trình thư yêu cầu
sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu

có).
1.2.4.2. Thuê phương tiện vận tải
Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ quá trình nhập khẩu hàng hoá trước
tiên phụ thuộc vào tính chất hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, và sự tính toán chi
phí của bên có nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải mà doanh nghiệp lựa chọn phương
tiện cho phù hợp. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng thỏa thuận trong hợp đồng là điều
kiện nhóm E, F thì người mua phải tiến hành thuê phương tiện vận tải, và ngược lại
nếu hợp đồng được ký kết vận chuyển theo điều kiện nhóm C, D thì trách nhiệm
thuê phương tiện vận tải thuộc về người bán.
Hiện nay, phương thức vận tải phổ biến và thường được các doanh nghiệp lựa
chọn nhiều nhất là vận tải đường biển do chi phí khi sử dụng phương thức này ít tốn
kém hơn các phương thức vận tải còn lại.
Đối với vận tải đường biển có 2 loại thuê tàu là thuê tàu chợ và thuê tàu
chuyến. Tùy thuộc vào hàng hóa của mình mà doanh nghiệp lựa chọn thuê tàu cho
phù hợp.
+ Thuê tàu chợ hay còn gọi là lưu cước tàu chợ (Liner Booking Space) là phương
thức thuê tàu trong đó người chủ hàng trực tiếp hay thông qua người môi giới liên
hệ với chủ tàu hoặc đại lý của chủ tàu để thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ
cảng này đến một hay nhiều cảng khác và trả cước phí theo một biểu cước định sẵn.
+ Thuê tàu chuyến là người chủ tàu cho người chủ hàng thuê toàn bộ chiếc tàu để

Khóa luận tốt nghiệp -13- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
chuyên chở một khối lượng hàng hóa nhất định giữa hai hay nhiều cảng và được
hưởng tiền cước thuê tàu do hai bên thỏa thuận.
Thông thường, để quá trình nhập hàng hiệu quả nhất, người thuê phương tiện
vận tải thường uỷ thác cho một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận.
Các doanh nghiệp này chuyên môn trong lĩnh vực giao nhận có kỹ năng nghiệp vụ
hơn và ít tốn kém về chi phí hơn và doanh nghiệp nhập khẩu sẽ giảm bớt được các

bước trong quá trình nhận hàng như lưu kho, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng
hoá…
1.2.4.3. Mua bảo hiểm hàng hóa
Bảo hiểm là một sự cam kết bồi thường về mặt kinh tế, trong đó người được
bảo hiểm có trách nhiệm phải đóng một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm cho đối
tượng được bảo hiểm theo các điều kiện bảo hiểm đã được quy định. Ngược lại,
người bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường tổn thất của đối tượng bảo hiểm do các
rủi ro đã bảo hiểm gây nên.
Hiện nay, hầu hết các nước trên thế giới đã vận dụng tinh thần các điều kiện
bảo hiểm hàng hóa (Institue Cargo Clause – ICC) ICC 2009 của Hiệp hội Bảo hiềm
London. ICC 2009 bao gồm các điều kiện bảo hiểm chủ yếu sau:
 Điều kiện bảo hiểm A (ICC-A)
 Điều kiện bảo hiểm B (ICC-B)
 Điều kiện bảo hiểm C (ICC-C)
Người mua bảo hiểm phải dựa vào điều khoản hợp đồng, tính chất hàng hoá,
tính chất bao bì và phương tiện vận tải, loại tàu chuyên chở để lựa chọn điều kiện
bảo hiểm cho phù hợp. Trong điều kiện giao hàng chỉ có hai điều kiện là người bán
phải có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá là CIF đối với hàng hoá vận chuyển
bằng đường biển, và CIP đối với hàng hoá vận chuyển đa phương thức và đường
hàng không. Thường nếu trong hợp đồng không thoả thuận về điều kiện bảo hiểm,
người bán sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện C (điều kiện tối thiểu để tiết kiệm chi
phí). Nhưng khi hàng hoá vận chuyển gặp phải rất nhiều rủi ro không lường trước
được, nhất là hàng hoá chuyên chở bằng đường biển như gặp bão lũ, chiến tranh,
cướp biển thế nên đôi khi người nhập khẩu vẫn mua mặc dù không có trách nhiệm
phải mua bảo hiểm cho hàng hoá chuyên chở, để phòng tránh rủi ro cho mình. Ví

Khóa luận tốt nghiệp -14- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
dụ: nhập khẩu theo FOB hay CFR người mua không có trách nhiệm (đối với người

bán) phải ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ phải chịu rủi ro về
mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu, nên
thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng các rủi ro đã nói ở
trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần tổn thất.
1.2.4.4. Làm thủ tục Hải quan
Thủ tục Hải quan là biện pháp một quốc gia cần tiến hành để kiểm soát hàng
hoá ra vào biên giới nước mình. Trước khi có quyết định số 50/2005/QĐ-BTC ngày
19/07/2005 thì cả nước đang áp dụng hình thức khai báo Hải quan từ xa, nhưng sau
khi quyết định này có hiệu lực thì đến nay hầu hết các cửa khẩu đều áp dụng hình
thức thủ tục Hải quan điện tử.
Thủ tục Hải quan cho hàng nhập khẩu được quy định tại chương 2 điều 16
Luật Hải Quan 2005 sửa đổi, bổ sung năm 2001 bao gồm:
 Khai và gửi hồ sơ thông qua hệ thống khai điện tử của Hải quan.
+ Khai báo, nộp hồ sơ Hải quan được xem như là khâu thủ tục quan trọng nhất
trong 3 khâu thủ tục Hải quan mà chủ hàng tức nhà nhập khẩu phải thực hiện. Vì
vậy trong khâu này người nhập khẩu phải thật cẩn thận để tránh sai sót ảnh hưởng
đến tiến độ hoàn thành thủ tục Hải quan thông quan hàng hóa nhập khẩu.
+ Theo quyết định số 56/2003/QĐ-BTC ngày 16/04/2003 của Bộ Tài Chính quy
định về hồ sơ Hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu, doanh nghiệp cần phải nộp các
chứng từ sau:
 Tờ khai Hải quan điện tử hàng nhập khẩu: 2 bản chính;
 Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) hoặc giấy tờ có giá trị tương đương
hợp đồng: 1 bản sao;
 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I): 1 bản chính;
 Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L): 1 bản sao từ các bản gốc hoặc
bản surrendered hoặc bản chính của các bản vận đơn có ghi chữ copy.
Ngoài ra tùy theo từng trường hợp cụ thể mà các chứng từ phải nộp thêm là:
 Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List – P/L): 1 bản chính và 1 bản sao;
 Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu: 2 bản chính;

Khóa luận tốt nghiệp -15- GVHD: ThS. Trần Thị Trang

SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063
 Giấy phép nhập khẩu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (đối với hàng hoá
thuộc diện cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện): 1 bản chính (nếu
nhập một lần). Đối với trường hợp nhập nhiều lần thì doanh nghiệp nộp bản
sao, và xuất trình bản chính;
 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin - C/O) (đối với
trường hợp quy định phải nộp): 1 bản chính;
 Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa (đối với hàng hóa nhập khẩu
thuộc danh mục phải kiểm tra Nhà nước về chất lượng): 1 bản chính;
 Giấy đăng ký kiểm dịch do cơ quan kiểm dịch cấp (đối với hàng hoá nhập
khẩu thuộc diện phải kiểm dịch): 1 bản chính.
Thêm vào đó, khi khai báo Hải quan thì doanh nghiệp phải xuất trình một số
giấy tờ cần thiết như:
 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 1 bản sao hoặc 1 bản chính;
 Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh XNK: 1 bản sao hoặc 1 bản
chính.
 Đưa hàng hóa đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng
hóa.
+ Hàng hóa kiểm tra phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát.
+ Nhà nhập khẩu phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng.
+ Mục đích của việc xuất trình hàng hóa là để kiểm tra tính trung thực trên tờ khai
Hải quan của chủ hàng.
 Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp
luật.
+ Khi bắt đầu làm thủ tục Hải quan, nhà nhập khẩu cần phải nộp tại Chi cục Hải
quan một khoản phí gọi là lệ phí Hải quan. Lệ phí này hiện nay được quy định là
20,000VND/tờ khai.
+ Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hóa, Hải quan sẽ ra những quyết định như:

cho hàng được thông quan, hoặc như cho hàng hóa sẽ được thông quan nhưng kèm
theo điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại ) nghĩa vụ của doanh nghiệp là
phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định đó.