Giáo trình quan chế cấu trúc chuyên môn trong hệ thống xử lý thông tin với cấp độ xử lý giao dịch p2 potx

Sinh Viên : Trần Trung Thuận
+ Chi phí tìm kiếm tài liệu : 1 triệu
3.Môi trường hệ thông thông tin
Một hệ thống thông tin không thể phát triển trong một môi
trường trong suốt mà nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên
ngoài và ngược lại nó cũng ảnh hưởng đến các nhân tố đó, tập hợp
những nhân tố đó được gọi là dàng buộc hệ thống.
Môi trường bên ngoài
Như ta đã biết hoạt động của công ty dịch vụ bưu điện thành
phố hà nội chủ yếu là cung cấp các thiết bị, dịch vụ trong nghành
bưu điện, công ty là một công ty con của công ty mẹ đó là tổng công
ty bưu chính viễn thông việt nam(Viet Nam Data
Communication),và cùng với những khó khăn của công ty mẹ,
cùng với sự mở cửa thịo trường thì công ty dịch vụ bưu điện thành
phố hà nội đang đứng trước những cơ hội mới và những thách thức
mới.
Cơ hội:
Trước sự tăng trưởng kinh tế của nước ta ngày càng có nhiều
khách hàng đăng ký thuê bao điện thoại, dần dần điện thoại đã trở
thành thiết bị cần thiết trong mỗi gia đình vậy nên công ty ngày
càng có nhiều thuê bao hơn, thêm vào đó với sự mở cửa thị trường
công ty có nhiều cơ hội hợp tác với các công ty nước ngoài một
cách dễ dàng hơn, các đối tác kinh tế đến với công ty ngày một tăng
tuy nhiên công ty cũng phải đứng trước những thách thức mới do cơ
chế thị trường gây ra.
Thách Thức:
Cùng với những thuận lợi do cơ chế thị trường đem lại thì đi
cùng với nó cũng là các khó thách thức, thách thức đó là khi thị
trường mở cửa sẽ có nhiều công ty cũng ra nhập ngành làm cho
công ty phải chia sẻ thị trường với các đối thủ khác, mặt khác chính
Sinh Viên : Trần Trung Thuận

vì có những đối thủ khác ra nhập thị trường cho nên đòi hỏi công ty
phải có những biện pháp để thu hút khách hàng về phía mình nên
công ty phải thay đổi trang thiết bị, máy móc, hệ thống truyền phát
để phục vụ khách hàng tốt hơn, mà trang thiết bị này trong nước
chưa sản suất được công việc này thật khó.
Môi trường tổ chức
Công ty bưu điện thành phố hà nội có tất cả 100 nhân viên ,và
vốn của công ty đã lên đến hàng tỷ đồng, công ty có tất cả là 6
phòng ban với các chức năng khácnhau
Mô tả chức năng các phòng :
Phòng kế toán
phòng kế toán là phòng có chức năng chính đó là lên các bảng cân
đối về kế toán, tính lương cho các nhân viên, lên các báo cáo cuối
kỳ, lên các báo cáo tổng hợp để trình giám đốc,ngoài ra phòng này
còn có chức năng thu tiền của những khách hàng mới đăng ký sử
dụng số điện thoại, trưởng phòng kế toán còn phải ký các phiếu chi
để chi tiền mua sắm các thiết bị.
Mô hình chức năng phòng kế toán

Phòng k
ế
toán

ngo
ạ
i t
ệ

Nhận

Ti
ề
n m
ặ
t

Các ph
ươ
ng th
ứ
c thanh toán
Ngân hàng

Th
ẻ
tín d
ụ
ng

Khách hàng

Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Sơ đồ luồng thông tin của phòng kế toán(DFD)

Trả tiền các khoản

Phải
Thu đã

Kiểm tra

Phải

thu

Trước


thuế



D3 kho hoá đơn







Báo
Cáo

Gửi đến

Gửi
đến
Khách
hàng
1.0 Kiểm tra số

tiền phải thu
2.0 Tính các
khoản phải thu
3.0 Tính
VAT

B
ộ
tài chính
5.0 Lập báo
cáo

Ban giám
đ
ố
c
4.0

L
ậ
p phi
ế
u thu

Yêu c
ầ
u chi ti
ề
n

6.0 Viết phiếu phê
duyệt chi

Viết phiếu chi

Sinh Viên : Trần Trung Thuận







Gửiđến
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
c.chức năng phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật là phòng có chức năng chính đó là phòng sẽ
phải sửa chữa các thiết bị máy móc trong công ty,và còn phải khắc
phục sự cố các thiết bị trong công ty cũng như ở bên ngoài, ngoài ra
phòng kỹ thuật còn phải chịu trách nhiệm đó là khi công ty mua các
thiết bị mới thì phòng kỹ thuật phải đi kiểm định chất lượng các
thiết bị mà bên bạn đã giao cho.
Sơ đồ chức năng phòng kỹ thuật(DFD):


Yêu cầu
gửi đi

thực hiện









Phân
Công
Trả
lại

thông
2.0Kiểm tra
yêu cầu
1.0Tiếp nhận
yêu c
ầ
u

4.0

Thực hiện sửa chữa
Khách hàng

3.0

Phân công s
ử
a ch
ữ
a,n
ắ
p
đ
ặ
t

5.0

Thu tiền sửa chữa
6.0Viết hoá
đơ
n

Phòng kế toán
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
báo


yêu
cầu

gửi đến

D1 Kho hoá đơn


Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Sơ đồ hệ thông trả lương phòng kế toán(DFD):




Ngày công


Ngày công
đã kiểm tra





phiếu lương

phiếu lương



Tổng hợp Tổng hợp

Thu Nhập trước thuế





D1:HS thu nhập

Thu
Nhân viên

Giám đốc
Nhân viên

1.0

Tra ngày công
Tính các khoản
khấu trừ
Tính thuế
Bộ tài chính
Nhân viên

Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Nhập
sau
thuế


Phiếu

thuế




Phiếu thuế

D1 Nhân viên
sơ đồ chức năng phòng giải đáp thắc mắc khách hàng(DFD):

Mô tả qua chức năng và nhiệm vụ của phòng này: phòng
giải đáp thắc mắc khách hàng bao gồm có tất cả 10 nhân viên công
việc chính của phòng giải đáp thắc mắc khách hàng trả lời những
thông tin khi mà khách hàng gửi yêu cầu đến (khi khách hàng muốn
hỏi một thông tin gì đó về các vấn đề kinh tế xã hội, văn hoá, thể
thao thì chỉ việc bấm số máy 1080 số máy này chính là số máy
của phòng trả lời khách hàng sau đó nhân viên trong phòng sẽ nhấc
máy và trả lời những thắc mắc mà khách hàng đưa ra ).
ngoài ra phòng trả lời thắc mắc khách hàng còn có một số các
dịch vụ khác như là dịch vụ về kể chuyện cổ tích cho các em thiếu
niên,nhi đồng(khi một bé trai, hoặc bé gái muốn nghe truyện cổ tích
thì em bé đó chỉ cần bấm số máy 1080 thì lập tức nhân viên của
phòng trả lời thắc mắc khách hàng sẽ nhấc máy và sẽ đọc chuyện cổ
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
tích mà em bé đó yêu cầu ), dịch vụ chuyển phát nhanh (dịch vụ
nhận điện hoa, đó là khi một bạn nào đó muốn tặng hoa cho bạn của
mình nhân một ngày nào đấy, chẳng hạn ngày 8-3 mà bạn đó ở xa
hoặc ngại không giám đến nhà, hay muốn dành cho bạn mình một
điều bất ngờ thì có thể gọi điện thoại đền phòng trả lời yêu cầu
khách hàng theo số 1080 hoặc yêu cầu đạt một lẵng hoa, hay một

bó hoa theo ý mình đến địa chỉ mà anh ta yêu cầu và anh ta phải
cho biết số điện thoại của anh ta, địa chỉ của anh ta sau khi nhận
được yêu cầu trên nhân viên trong phòng giải đáp thắc mắc khách
hàng sẽ có nhiệm vụ gọi điện, liên hệ với tổ phục vụ của công ty để
đặt hoa cho khách hàng và nhân viên tổ phục vụ có nhiệm vụ là phải
trở hoa đến địa chỉ mà khách hàng yêu cầu, trong trường hợp khách
hàng ở xa địa điểm của công ty ví dụ như khách hàng ở Đà Nẵng
thì núc này công ty sẽ phải liên hệ với bưu điện Đà Nẵng để bưu
điện Đà Nẵng sẽ chuyển hộ theo địa chỉ của công ty) chi phí cho
những lần đặt hoa sẽ được nhân viên của phòng giải đáp thắc mắc
khách hàng thông báo trước khi khách hàng đặt điện hoa, thanh toán
chi phí sẽ được nhân viên điện thoại khi thu tiền điện thoại sẽ thu
(trong trường hợp thuê bao điện thoại cố định).
Còn những trường hợp khác thì người đặt hoa phải có thẻ tín
dụng, hoặc đặt trước một khoản tiền cho đại lý bưu điện ở gần nơi
mình ở

Sơ đồ biểu diễn chức năng phòng trả lời hỏi đáp



Sinh Viên : Trần Trung Thuận





đáp ứng đáp ứng

D1 kho d
ữ liệu lấy dữ liệu
đáp ứng



đáp ứng đáp
ứng
đáp ứng









Hình 3.4
Hình này mô tả qua chức năng mà phòng trả lời yêu cầu khách
hàng phải thực hiện






Yêu c
ầ
u khác

Phòng trả lời những thắc
mắc
Khách hàng yêu cầu
thông tin kinh tế xã hội


Yêu c
ầ
u
đ
i
ệ
n hoa
Những thắc mắc
về dịch vụ bưu
đ
i
ệ
n

kể chuyện cho thiếu
nhi
Yêu cầu tìm
địa chỉ
Sinh Viên : Trần Trung Thuận



Sơ đồ DFD của phòng trả lời yêu cầu khách hàng

Yêu cầu




Thực hiện

Thực hiện






Truy cập


D1:Khodữliệu




Gửiđến
2.0 Xem xét và
tìm kiếm
Phòng trả lời yêu
cầu

3.0 Lưu trữ dữ
liệu tìm thấy
1.0Xem xét đáp
ứng dịch vụ đặt
hàng

Khách
Hàng