đánh giá công tác quản trị cung ứng vật tư tại công ty cổ phần xây dựng số 17 vinaconex

i

MỤC LỤC
Trang

LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG
DANH MỤC HÌNH
LỜI MỞ ĐẦU .........................................................................................................1
CHƯƠNG I .............................................................................................................3
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ.....................3
1.1. VAI TRÒ CỦA VẬT TƯ VÀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ...................3
1.1.1. Vai trò của vật tư........................................................................................3
1.1.1.1. Khái niệm vật tư ..................................................................................3
1.1.1.2. Vai trò của vật tư .................................................................................3
1.1.2. Vai trò của quản trị cung ứng vật tư ...........................................................4
1.1.2.1. Khái niệm quản trị cung ứng vật tư......................................................4
1.1.2.2. Vai trò, ý nghĩa của quản trị cung ứng vật tư.......................................4
1.2. Nội dung cơ bản của công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng.............5
1.2.1. Nội dung cơ bản của công tác quản trị cung ứng vật tư ..............................5
1.2.1.1. Xác định nhu cầu vật tư .......................................................................6
1.2.1.2. Lựa chọn nhà cung cấp........................................................................9
1.2.1.3. Lập đơn hàng, ký kết hợp đồng cung ứng........................................... 11
1.2.1.4. Tổ chức thực hiện đơn đặt hàng / hợp đồng ....................................... 11
1.2.1.5. Nhập kho vật tư –Bảo quản – Cung cấp cho bộ phận có nhu cầu....... 13
1.2.2. Nội dung của công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng ...... 13
1.2.2.1. Nội dung công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng...... 13
1.2.2.2. Hình thức tổ chức trong quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng.... 14
1.2.2.3. Xác định nhu cầu vật tư xây dựng ...................................................... 15

ii

1.2.2.4. Xác định vật tư dự trữ........................................................................ 16
1.2.2.5. Mua sắm vật tư .................................................................................. 18
1.2.2.6. Tổ chức kho bãi bảo quản vật tư ........................................................ 18
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị cung ứng vật tư ......................... 19
1.3.1. Các yếu tố bên ngồi ................................................................................ 19
1.3.1.1. Mơi trường kinh tế ............................................................................. 19
1.3.1.2. Mơi trường chính trị – pháp luật........................................................ 19
1.3.1.3. Môi trường tự nhiên........................................................................... 20
1.3.1.4. Nhà cung cấp..................................................................................... 20
1.3.2. Các yếu tố bên trong ................................................................................ 21
1.3.2.1. Đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ........................................................ 21
1.3.2.2. Đặc điểm của nguồn nhân lực............................................................ 21
1.3.2.3. Đặc điểm kỹ thuật – công nghệ mà Công ty đang sử dụng ................. 22
CHƯƠNG II.......................................................................................................... 23
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG
ỨNG VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 17 VINACONEX .. 23
2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần xây dựng số 17 Vinaconex ............................. 23
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty......................................... 23
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty ......................................................... 29
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động ................................................ 34
2.1.3.1. Chức năng ......................................................................................... 34
2.1.3.2. Nhiệm vụ............................................................................................ 35
2.1.3.3. Lĩnh vực hoạt động của cơng ty ......................................................... 35
2.1.4. Tình hình kinh doanh của Công ty trong 3 năm gần đây (2009 – 2010 – 2011)36
2.2. Những yếu tố ảnh hưởng tới công tác quản trị cung ứng vật tư tại công ty cổ
phần xây dựng số 17 Vinaconex ............................................................................ 37

2.2.1. Các yếu tố bên ngồi ................................................................................ 37
2.2.1.1. Mơi trường kinh tế ............................................................................. 37
2.2.1.2. Mơi trường chính trị – pháp luật........................................................ 38


iii

2.2.1.3. Môi trường tự nhiên........................................................................... 38
2.2.1.4. Nhà cung cấp..................................................................................... 38
2.2.2. Các yếu tố bên trong ................................................................................ 39
2.2.2.1. Đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ....................................................... 39
2.2.2.2. Đặc điểm của nguồn nhân lực............................................................ 40
2.2.2.3. Đặc điểm kỹ thuật – công nghệ mà Cơng ty đang sử dụng ................. 44
2.3. Phân tích tình hình quản trị cung ứng vật tư tại Cơng ty cổ phần xây dựng số 17
Vinaconex ............................................................................................................. 47
2.3.1. Lập kế hoạch mua sắm vật tư ................................................................... 47
2.3.1.1. Xác định nhu cầu vật tư ..................................................................... 47
2.3.1.2. Nghiên cứu thị trường........................................................................ 54
2.3.1.3. Kế hoạch mua sắm vật tư................................................................... 57
2.3.2. Tổ chức thực hiện mua sắm vật tư............................................................ 59
2.3.2.1. Danh sách các mặt hàng và nhà cung cấp chính................................ 59
2.3.2.2. Thương lượng và đặt hàng................................................................. 60
2.3.2.3. Khâu vận chuyển vật tư :.................................................................... 63
2.3.3. Tổ chức dự trữ vật tư................................................................................ 65
2.3.4. Tổ chức cấp phát vật tư cho các bộ phận .................................................. 66
2.4. Đánh giá chung về tình hình quản trị cung ứng vật tư tại Công ty cổ phần xây
dựng số 17 Vinaconex ........................................................................................... 67
2.4.1. Ưu điểm ................................................................................................... 67
2.4.2. Nhược điểm ............................................................................................. 68
CHƯƠNG III ........................................................................................................ 70

GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 17 VINACONEX................................... 70
3.1. Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty trong giai đoạn tới ............ 70
3.1.1. Định hướng phát triển của Công ty........................................................... 70
3.1.2. Mục tiêu phát triển của Công ty năm 2012 ............................................... 73


iv

3.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty cổ phần xây
dựng số 17 Vinaconex ........................................................................................... 74
3.2.1. Giải pháp 1: Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, tăng số lượng nhân
viên phòng quản lý thiết bị và vật tư .................................................................. 74
3.2.1.1. Cơ sở của giải pháp........................................................................... 74
3.2.1.2. Nội dung của giải pháp...................................................................... 75
3.2.1.3. Hiệu quả mang lại ............................................................................. 75
3.2.2. Giải pháp 2: Nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động tổ chức cung ứng bê
tông thương phẩm và các dịch vụ đi kèm. .......................................................... 75
3.2.2.1. Cơ sở của giải pháp........................................................................... 76
3.2.2.2. Nội dung của giải pháp...................................................................... 76
3.2.2.3. Hiệu quả mang lại ............................................................................. 77
3.2.3. Giải pháp 3: Củng cố chất lượng ở khâu cung ứng nguyên vật liệu đầu vào
và đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm bê tông thương phẩm..................... 77
3.2.3.1. Cơ sở của giải pháp........................................................................... 77
3.2.3.2. Nội dung của giải pháp...................................................................... 77
3.2.3.3. Hiệu quả mang lại ............................................................................. 78
3.2.4. Giải pháp 4: Hoàn thiện khâu ký kết hợp đồng với các nhà cung ứng……78
3.2.4.1. Cơ sở của giải pháp........................................................................... 79
3.2.4.2. Nội dung của giải pháp...................................................................... 79
3.2.4.3. Hiệu quả mang lại ............................................................................. 79

KẾT LUẬN........................................................................................................... 80
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................... 81


v

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BXD : Bộ xây dựng.
CBNV : Cán bộ nhân viên.
CPTM : Cổ phần thương mại.
DNTN : Doanh nghiệp tư nhân.
ĐM: Định mức
GS.TS : Giáo sư Tiến sĩ.
GĐ : Giám đốc.
PTNL : Phát triển nhân lực.
QĐ : Quyết định.
SX : Sản xuất.
SXCN : Sản xuất công nghiệp.
SXKD : Sản xuất kinh doanh.
TSCĐ : Tài sản cố định.
Th.S : Thạc sĩ.
TP: Thành phố.
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn.
TM&DV : Thương mại và dịch vụ.
VLXD : Vật liệu xây dựng.
XHCN : Xã hội chủ nghĩa.


vi

DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Đánh giá kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần xây dựng số 17 Vinaconex......... 36
Bảng 2.2: Bảng phân tích số lượng lao động tại Công ty cổ phần xây dựng số
17 Vinaconex theo các chỉ tiêu qua 2 năm 2010 – 2011 ................................. 41
Bảng 2.3: Bảng phân bổ số lượng CBNV trong các phòng ban của công ty cổ
phần xây dựng số 17 Vinaconex .................................................................... 43
Bảng 2.4: Năng lực thiết bị của nhà máy sản xuất bê tông Công ty cổ phần xây
dựng số 17 Vinaconex. .................................................................................. 45
Bảng 2.5 : Hệ thống máy móc thiết bị của Công ty cổ phần xây dựng số 17
Vinaconex..................................................................................................... 46
Bảng 2.6: Xe máy thi công cơ giới của nhà máy sản xuất bê tông thương phẩm
của Công ty cổ phần xây dựng số 17 Vinaconex ............................................ 47
Bảng 2.7: Bảng giá nguyên vật liệu phục vụ sản xuất bê tông thương phẩm. .. 56
Bảng 2.8: Bảng danh mục vật tư và nhà cung ứng của công ty cổ phần xây dựng
số 17 Vinaconex ........................................................................................... 59
Bảng 2.9. Bảng giá thành bê tông thương phẩm của Công ty Cổ phần xây dựng
số 17 Vinaconex. .......................................................................................... 62
Bảng 3.1. Bảng định hướng phát triển năm 2012 của Công ty cổ phần xây dựng
số 17 Vinaconex ........................................................................................... 71


vii

DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1: Biểu đồ tăng trưởng giá trị, tổng sản lượng và doanh thu từ 2004 –
2010 ...................................................................................................... 28
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần xây dựng số 17
Vinaconex ............................................................................................................. 30
Hình 2.2. Ngun vật liệu chính cho sản xuất bê tông thương phẩm (xi măng PC40,
cát vàng và đá 1x2)................................................................................................ 52

Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ sản xuất và vận chuyển bê tông thương phẩm công ty cổ phần xây
dựng số 17 Vinaconex. .......................................................................................... 64


1

LỜI MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Trong q trình tồn tại và phát triển của mọi tổ chức, cung ứng luôn là hoạt
động không thể thiếu. Xã hội ngày càng phát triển, cung ứng cũng như hoạt động
quản trị cung ứng càng khẳng định rõ hơn vai trò quan trọng của mình. Giờ đây,
trong điều kiện hội nhập và tồn cầu hóa nền kinh tế thế giới, cạnh tranh ngày một
khốc liệt hơn, cung ứng đã thực sự trở thành vũ khí chiến lược sắc bén, giúp tăng
sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường quốc nội và quốc tế.
Cũng như bao doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác, các doanh nghiệp ngành
xây dựng với đặc thù riêng của mình đang ngày càng chú trọng hơn tới cơng tác
quản trị cung ứng mà đặc biệt là quản trị cung ứng vật tư. Tại công ty Cổ phần xây
dựng số 17 Vinaconex cũng vậy, Ban lãnh đạo công ty cũng như tồn thể cơng nhân
viên ln nỗ lực hồn thành tốt mọi chi phí cơng việc, rút ngắn chi phí nhờ phương
thức quản trị tốt các khâu mà đặc biệt là khâu cung ứng vật tư đầu vào.
Nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn của cung ứng và quản trị cung
ứng vật tư, với mong muốn được đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp nhằm hồn
thiện cơng tác quản trị cung ứng vật tư tại công ty Cổ phần xây dựng số 17
Vinaconex tôi quyết định chọn đề tài : “ Đánh giá công tác quản trị cung ứng vật
tư tại công ty Cổ phần xây dựng số 17 Vinaconex” để làm đề tài luận văn tốt
nghiệp của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở hệ thống hóa và vận dụng những lý thuyết cơ bản về cung ứng, quản
trị chuỗi cung ứng và quản trị cung ứng vật tư, đồ án sẽ tiến hành phân tích, đánh
giá những nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị cung ứng vật tư tại công ty Cổ

phần xây dựng số 17 Vinaconex. Trên cơ sở đó tìm ra những thế mạnh và điểm yếu
của cơng tác này để từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hoạt động
cung ứng vật tư ở công ty.


2

3. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng cho đề tài này bao gồm:
- Phương pháp thu thập dữ liệu và thống kê mô tả.
- Phương pháp phân tích tổng hợp.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đồ án tập trung nghiên cứu công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty cổ
phần xây dựng số 17 Vinaconex .
5. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Mở Đầu và Kết Luận thì đề tài này gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về quản trị cung ứng vật tư .
Chương 2: Thực trạng tổ chức và thực hiện công tác quản trị cung ứng vật tư tại
Công ty cổ phần xây dựng số 17 Vinaconex .
Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty cổ
phần xây dựng số 17 Vinaconex .


3

CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ
1.1. Vai trò của vật tư và quản trị cung ứng vật tư
1.1.1. Vai trò của vật tư
1.1.1.1. Khái niệm vật tư

- Theo quan điểm thuộc ngành địa chất thì vật tư bao gồm các loại vật dụng
dạng thành phẩm, dụng cụ, hoá chất, nguyên vật liệu, nhiên liệu, vật rẻ tiền mau
hỏng phục vụ công tác quản lý và sản xuất tiêu hao trong quá trình sử dụng hoặc có
thời hạn sử dụng ngắn. [5]
- Theo tác giả Nguyễn Văn Dũng trong đề tài “Tiết kiệm vật tư của doanh
nghiệp trong hoạt động kinh doanh” chuyên ngành kinh tế thương mại thì vật tư
được định nghĩa : là bộ phận cơ bản trong toàn bộ tư liệu sản xuất của xã hội bao
gồm nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, năng lượng và thiết bị máy móc. [1]
- Theo nhóm tác giả cuốn “Quản trị cung ứng” GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, TS.
Nguyễn Xuân Minh, Th.S. Kim Ngọc Đạt , Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ
Chí Minh thì vật tư bao gồm : nguyên, nhiên, vật liệu (vật liệu thơ), máy móc, thiết
bị, bán thành phẩm…[3]
Trong các yếu tố đầu vào thì vật tư có vai trò đặc biệt quan trọng, là phần chiếm
tỷ trọng cao nhất và được nhắc đến nhiều nhất trong các yếu tố đầu vào.
1.1.1.2. Vai trò của vật tư
Trong hầu hết tất cả các ngành công nghiệp sản xuất và kinh doanh có thể thấy
vật tư đóng vai trị rất quan trọng bởi vì:
Vật tư là thành phần chính quan trọng nhất trong các yếu tố đầu vào phục vụ cho
quá trình sản xuất kinh doanh hay có thể nói đó là thành tố chính tạo nên sản phẩm
cuối cùng trong doanh nghiệp. Giá trị của vật tư có thể chuyển trực tiếp (như vật
liệu chính, vật liệu phụ…) hoặc chuyển dần vào giá trị của sản phẩm (như thiết bị


4

máy móc, nguyên liệu…) bằng nhiều cách. Và dù bằng cách nào thì giá trị của vật
tư vẫn sẽ được tính vào giá trị cuối cùng của sản phẩm.
Chính vì vậy ở các doanh nghiệp mà đặc biệt là doanh nghiệp ở lĩnh vực sản
xuất kinh doanh thì vật tư là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến sự ổn định, tính liên tục
của q trình hoạt động trong doanh nghiệp và nó quyết định đến sự thành bại của

cả tổ chức.
1.1.2. Vai trò của quản trị cung ứng vật tư1
1.1.2.1. Khái niệm quản trị cung ứng vật tư
Quản trị cung ứng vật tư có vai trị quyết định trong tồn bộ q trình quản trị
cung ứng của một doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm một chuỗi hoạt động phức
tạp, trong đó các nhà quản trị tổ chức cung ứng vật tư nhằm đảm bảo cho quá trình
hoạt động của tổ chức diễn ra liên tục, nhịp nhàng và hiệu quả. Mục tiêu của quá
trình này gắn với mục tiêu của doanh nghiệp là nhằm đạt mức lợi nhuận có thể chấp
nhận được và duy trì năng lực cạnh tranh trên thị trường.
 Nói chung quản trị cung ứng vật tư là tổng hợp các hoạt động hoạch định, tổ

chức, thực hiện và kiểm tra – kiểm sốt tồn bộ hoạt động cung ứng vật tư của đơn
vị nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách có hiệu quả nhất.
1.1.2.2. Vai trò, ý nghĩa của quản trị cung ứng vật tư
Trước tiên, quản trị cung ứng là nhân tố ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động cung ứng vật tư đảm bảo các yếu tố
đầu vào như nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu…Nếu hoạt động cung ứng tốt tức là
cung cấp đầy đủ, kịp thời thiết bị, nguyên liệu, vật liệu với máy móc đạt chất lượng
tốt, cơng nghệ tiên tiến, nguyên vật liệu giá rẻ thì hoạt động sản xuất, kinh doanh
của doanh nghiệp mới có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng, đạt năng suất cao, tiết
kiệm chi phí và làm ra sản phẩm đạt chất lượng tốt, giá thành hạ, đáp ứng yêu cầu
của khách hàng và đối tác. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, chi phí nguyên vật
liệu chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong giá thành sản phẩm thì cung ứng vật tư càng
1

Nội dung phần này tham khảo từ [3]


5

có vai trị quan trọng và có sự ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Quản trị cung ứng vật tư đóng vai trị quản lý hoạt động sản xuất từ bên ngoài.
Để đáp ứng nhu cầu về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị máy móc cho sản xuất kinh
doanh thường có 2 nguồn : hoặc là doanh nghiệp tự sản xuất hoặc thu mua, đặt hàng
từ bên ngồi. Cùng với sự phát triển của phân cơng lao động xã hội thì nguồn thứ
hai – đặt hàng mua bên ngồi càng trở nên quan trọng hơn. Vì vậy nếu quản trị cung
ứng làm tốt chức năng của mình: cung cấp nguyên vật liệu đúng tên gọi và chất
lượng, đủ số lượng, kịp thời gian và với chi phí thấp thì sản xuất sẽ tiến hành liên
tục, nhịp nhàng và hiệu quả cao. Cịn ngược lại thì hiệu quả thấp và quá trình sản
xuất kinh doanh bị gián đoạn. Cơng tác này khơng chỉ điều phối hoạt động của
chính doanh nghiệp mình mà cịn có khả năng can thiệp, chi phối hoạt động sản
xuất kinh doanh của các nhà cung cấp. Do vậy, cung ứng chính là nhân tố điều phối
sản xuất từ bên ngồi.
Từ vai trị của quản trị cung ứng vật tư có thể thấy cơng tác quản trị cung ứng
vật tư mang ý nghĩa lớn đối với doanh nghiệp :
 Đảm bảo cho sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng.
 Tạo điều kiện nâng cao trình độ kỹ thuật của sản xuất, kích thích các hoạt động
sáng tạo, áp dụng các kỹ thuật mới, tạo ra các năng lực sản xuất mới.
 Tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm.
 Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
1.2. Nội dung cơ bản của công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng
1.2.1. Nội dung cơ bản của công tác quản trị cung ứng vật tư2
Nhằm hướng đến các mục tiêu chủ yếu là tối ưu hóa các chi phí cơ bản, chi phí
nguyên vật liệu và các chi phí quản lý khác, nâng cao chất lượng sản xuất và kinh
doanh, quản trị cung ứng vật tư bao gồm rất nhiều hoạt động như : mua và thu mua

2

Nội dung phần này tham khảo từ [6]

6

vật tư, kiểm sốt q trình sản xuất, vận chuyển vật tư lưu kho, kiểm sốt hệ thống
thơng tin quản lý, hoạch định kiểm soát hàng tồn kho, thu gom và tái chế phế liệu.
Để thực hiện tốt công tác quản trị cung ứng vật tư điều quan trọng là phải hồn
thành tốt các cơng việc trong quy trình cung ứng vật tư bao gồm:
 Xác định nhu cầu vật tư.
 Lựa chọn nhà cung cấp.
 Soạn thảo đơn đặt hàng – ký kết hợp đồng.
 Tổ chức đơn hàng / hợp đồng.
 Nhập kho vật tư – Bảo quản – Cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu.
1.2.1.1. Xác định nhu cầu vật tư
Đây là bước đầu tiên của kế hoạch cung ứng vật tư. Việc đảm bảo vật tư cho sản
xuất có được kịp thời, đầy đủ, đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại hay
khơng phần lớn do việc tính tốn nhu cầu vật tư quyết định. Để hồn thành nhiệm
vụ sản xuất chính, cần tính tốn đến nhu cầu cho sản xuất sản phẩm, nhu cầu vật tư
cho xây dựng cơ bản, nhu cầu vật tư cho hoạt động nghiên cứu và phát triển, nhu
cầu vật tư cho dự trữ.
Trong mỗi tổ chức, tại bộ phận cung ứng việc xác định nhu cầu nguyên liệu,
nhiên liệu, vật liệu, thiết bị máy móc… bao gồm các bước :
 Xác định nhu cầu vật tư của từng bộ phận.
 Tổng hợp nhu cầu vật tư của cả tổ chức.
 Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm.
Nhiệm vụ của nhân viên phòng cung ứng đó là đảm bảo :
- Kiểm tra kỹ lưỡng độ hồn chỉnh, tính chính xác của phiếu u cầu vật tư và
bảng dự toán nhu cầu vật tư.
- Các loại vật tư phải được mô tả rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
- Tổng hợp theo từng nhóm, phân nhóm, chủng loại cụ thể.
Bước 1 : Xác định nhu cầu vật tư của từng bộ phận:

7

Nhu cầu vật tư thường xuất phát từ các bộ phận sản xuất hay bộ phận quản lý
hàng tồn kho. Phòng cung ứng xác định được nhu cầu vật tư trên cơ sở :
 Phiếu yêu cầu vật tư.
 Bảng dự toán nhu cầu vật tư.
 Trong trường hợp nhu cầu đó chỉ phát sinh một lần thì có thể sử dụng “ Bảng
kê vật tư kỹ thuật ”.
Trong đó :
- Phiếu yêu cầu vật tư : Là một chứng từ nội bộ và mỗi tổ chức thường có một
mẫu phiếu yêu cầu riêng. Trong phiếu yêu cầu thường có những nội dung sau :
 Bộ phận yêu cầu vật tư.
 Chủng loại, quy cách vật tư yêu cầu.
 Số lượng vật tư yêu cầu.
 Thời gian cung cấp.
 Giá dự tính (nếu có).
 Tài khoản hoạch tốn (nếu có).
 Ngày lập phiếu.
 Chữ ký của người có thẩm quyền.
Nhu cầu vật tư ở các bộ phận sử dụng được xác định bằng công thức :
Trường hợp 1 : Chỉ sản xuất 1 loại sản phẩm :

Nj = p*qj
Trong đó :
Nj : Nhu cầu vật tư j để sản xuất sản phẩm.
p : Số sản phẩm cần sản xuất.
qj : Mức sử dụng vật tư j để sản xuất sản phẩm .
Trường hợp 2 : Sản xuất nhiều loại sản phẩm :

Nj =  pi *qj
Trong đó :


8

Nj : Nhu cầu vật tư j để sản xuất các loại sản phẩm.
pi : Số sản phẩm i cần sản xuất.
qj : Mức sử dụng vật tư j để sản xuất sản phẩm i.
Hầu hết các công ty đều sử dụng những mẫu phiếu in sẵn và đánh số cho các
nhu cầu từ những phòng, ban, tổ sản xuất. Người yêu cầu vật tư cần lập ít nhất 2
bản : một bản gửi đến phòng cung ứng, bản còn lại lưu trong hồ sơ của bộ phận có
nhu cầu.
- Bảng dự toán nhu cầu vật tư : Thường được sử dụng để xác định nhu cầu vật
tư cho sản xuất sản phẩm mới. Khi bộ phận thiết kế hoàn tất việc thiết kế một bộ
phận hoặc sản phẩm mới, họ sẽ lập một danh sách các chủng loại và số lượng vật tư
cần dùng để chế tạo ra nó. Trong những công ty quản lý vật tư bằng máy tính và sử
dụng hệ thống kiểm sốt hàng tồn kho tự động thì chỉ cần nạp nhu cầu từng loại vật
tư cụ thể vào máy, máy sẽ tính tốn và tái sắp xếp thành một danh mục nhu cầu vật
tư cấu trúc nhiều tầng. Danh mục này có thể dùng để xác định số lượng cần thiết
của từng loại vật tư cần mua phù hợp với tiến độ sản xuất đã định. Từ đó tính tốn
ra lịch trình cung ứng vật tư thích hợp cho từng giai đoạn sản xuất và bảng danh
mục này được gửi đi để mua vật tư cần dùng. Hình thức này phù hợp cho hoạt động
sản xuất đa sản phẩm.
- Danh mục vật tư kỹ thuật : Nếu công ty sản xuất kinh doanh theo đơn đặt
hàng hay vì nhiều lý do khác nhau liên quan đến những dự án không thường xuyên
người ta sử dụng phương pháp đơn giản này. Trước khi thực hiện đơn hàng hay dự
án, người ta lập danh mục vật tư kỹ thuật yêu cầu cùng với lịch sản xuất gửi đến
phòng cung ứng. Trên cơ sở các danh mục vật tư kỹ thuật, nhân viên phòng cung

ứng dễ dàng xác định được tổng lượng vật tư cần mua trong từng giai đoạn sản
xuất. Nhờ đó, việc thơng tin liên lạc giữa các bộ phận sản xuất và cung ứng được
đơn giản hóa và các phiếu yêu cầu vật tư là không cần thiết.
Bước 2: Tổng hợp nhu cầu vật tư của tồn thể cơng ty
Khi nhận được các tài liệu trên, nhân viên phòng cung ứng phải kiểm tra kỹ
lưỡng độ hồn chỉnh và tính chính xác của chúng. Trên cơ sở đó tổng hợp nhu cầu


9

từng loại vật tư. Điều này đặc biệt quan trọng là các loại vật tư phải được mô tả thật
rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
Bước 3 : Xác định nhu cầu vật tư cần mua
Nhu cầu vật tư = Tổng nhu cầu vật tư của tất cả các bộ phận trong tổ chức
– Tồn kho – Lượng vật tư mà tổ chức (doanh nghiệp) có thể tự sản xuất.
Để xác định vật tư cần mua thì sau khi tổng hợp được nhu cầu vật tư của tất cả
các bộ phận trong tổ chức theo từng nhóm, phân nhóm, chủng loại cụ thể, tiếp theo
bộ phận cung ứng phải tiến hành kiểm tra hàng tồn kho. Nếu loại vật tư nào trong
kho cịn đủ để đáp ứng nhu cầu thì sẽ khơng cần mua thêm.
Tiếp đó, một vấn đề hết sức quan trọng cần phải giải quyết đó là tự sản xuất hay
đi mua? Để đưa ra quyết định doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ các yếu tố như : năng
lực sản xuất của doanh nghiệp, yếu tố liên quan đến hiệu quả kinh tế (chi phí tăng
thêm, phân bổ chi phí quản lý, độ tin cậy của nhà cung cấp, các mối quan hệ thương
mại, điều kiện sử dụng các nguồn lực khác…)
1.2.1.2. Lựa chọn nhà cung cấp
Ngay sau khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên cung ứng tiến
hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp. Nguồn cung cấp luôn là một yếu tố hết
sức quan trọng bởi nó đóng vai trị rất lớn :
- Một nhà cung cấp tốt là một tài nguyên vô giá. Họ góp phần trực tiếp vào sự
thành cơng của tổ chức.

- Giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng mong muốn theo tiến
độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường.
Với các loại vật tư khác nhau thì cách nghiên cứu lựa chọn nhà cung cấp vật tư
là khác nhau nhưng nhìn chung một nhà cung cấp tiềm năng sẽ được đánh giá dựa
trên 4 yếu tố chủ chốt là công nghệ, chất lượng, giá và dịch vụ. Cụ thể :


10

- Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên : sẽ tiến hành điều tra thêm để
chọn được nguồn cung cấp tốt nhất. Đối với các loại vật tư mới hay lơ hàng có giá
trị lớn : phải tiến hành nghiên cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung cấp tiềm năng.
Tuy nhiên bên cạnh những nét khác biệt thì quy trình lựa chọn các nhà cung cấp
sẽ diễn ra theo 4 bước cơ bản sau :
GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT

GIAI ĐOẠN LỰA CHỌN

GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

GIAI ĐOẠN THỬ NGHIỆM

Giai đoạn khảo sát
Thu thập thông tin về các nhà cung ứng :
 Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp (nếu có).
 Các thơng tin trên mạng Internet, báo, tạp chí, các trung tâm thơng tin.
 Các thơng tin có được qua các cuộc điều tra.
 Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư.
 Xin ý kiến các chuyên gia.
Giai đoạn lựa chọn

Trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành :
 Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp.
 So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp
đạt yêu cầu.
 Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được.
 Chọn nhà cung cấp chính thức.
Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng


11

Trong giai đoạn này phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với
nhau. Cụ thể bao gồm các bước sau :
 Giai đoạn chuẩn bị.
 Giai đoạn tiếp xúc.
 Giai đoạn đàm phán.
 Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng.
 Giai đoạn rút kinh nghiệm.
Giai đoạn thử nghiệm
Sau khi hợp đồng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng. Trong
q trình này ln theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn.
 Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu.
 Nếu thực sự khơng đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác.
1.2.1.3. Lập đơn hàng, ký kết hợp đồng cung ứng
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp cần tiến hành lập đơn hàng / hợp đồng cung ứng.
Quy trình thực hiện thường là 1 trong 2 cách sau :
Cách 1 : Người mua lập đơn đặt hàng
email…

Quá trình giao dịch bằng thư, fax,

Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng / ký hợp đồng.

Cách 2 : Người mua lập đơn đặt hàng

Quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp

Ký kết hợp đồng cung ứng.
1.2.1.4. Tổ chức thực hiện đơn đặt hàng / hợp đồng
Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận / hợp đồng được ký kết thì nhân viên
phịng cung ứng sẽ thường xuyên nhắc nhở nhà cung cấp (nhắc bằng điện thoại, fax,
email..) để họ giao hàng theo đúng yêu cầu. Và tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực
hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng / hợp đồng.
Trường hợp 1: Nguồn cung cấp nội địa
 Nhận hàng tại cơ sở của người bán / nhà cung cấp :
- Đến cơ sở người bán nhận hàng.


12

- Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa cả về mặt số lượng và chất lượng.
- Kiểm tra hóa đơn và các chứng từ khác.
- Đối chiếu hàng hóa với chứng từ.
- Nhận hàng – Thanh toán.
- Vận chuyển hàng về.
 Người bán / nhà cung cấp giao hàng tại cơ sở người mua / người đặt hàng:
- Giám sát việc dỡ hàng từ phương tiện vận tải sao cho : Hàng hóa khơng bị hư
hỏng và nhận được đủ số kiện như đã ghi trên chứng từ.
- Kiểm tra xem hàng hóa được giao có khớp với : Đơn đặt hàng / hợp đồng, các
chỉ tiêu và hàng mẫu, các ghi chú của nhà cung cấp.

- Bằng các phương pháp thích hợp tiến hành kiểm tra : Số lượng hàng hóa được
giao có đúng đơn hàng và hóa đơn khơng?
- Ký vào các chứng từ cần thiết, cụ thể : Nếu mọi thứ đều đúng thì ký vào chứng
từ giao hàng, nếu chưa đủ thời gian để kiểm tra toàn diện thì ký vào chứng từ và ghi
thêm “chưa kiểm tra”, nếu hàng bị hư hỏng thì ghi rõ số hàng bị thiếu hụt, hư hỏng
và ký. Đồng thời lập biên bản, yêu cầu người giao hàng ký xác nhận.
- Ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho, hiệu chỉnh lại sổ sách cho hợp lý.
- Kiểm tra ký hóa đơn và tiến hành thanh tốn.
- Đánh giá lại tồn bộ q trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm.
- Hoàn tất đơn đặt hàng, lưu trữ hồ sơ.
Trường hợp 2 : Nguồn cung cấp ở nước ngoài / nhập khẩu :
- Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán.
- Xin giấy phép / làm thủ tục nhập khẩu.
- Thuê phương tiện vận tải (nếu nhập khẩu theo các điều kiện : EXW, FCA, FAS,
FOB).
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu nhập khẩu theo các điều kiện : EXW, FCA,
FAS, FOB, CFR, CPT )
- Kiểm tra chứng từ – Nhận bộ chứng từ.
- Làm thủ tục hải quan.


13

- Nhận hàng.
- Kiểm tra hàng nhập kho.
- Khiếu nại / giải quyết khiếu nại.
- Hoàn tất thủ tục thanh toán.
- Thanh lý hợp đồng.
1.2.1.5. Nhập kho vật tư – Bảo quản – Cung cấp cho bộ phận có nhu cầu
Sau khi tiếp nhận vật tư, bộ phận cung ứng / bộ phận kho – quản lý vật tư cần

làm tốt các công việc :
- Nhập kho.
- Bảo quản.
- Cấp vật tư cho bộ phận có nhu cầu.
1.2.2. Nội dung của công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng3
1.2.2.1. Nội dung công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng
 Nhiệm vụ của công tác quản trị cung ứng vật tư ở công ty xây dựng :
Công tác quản trị cung ứng vật tư trong sản xuất kinh doanh xây dựng đóng vai
trị vơ cùng quan trọng vì :
- Chi phí vật tư chiếm 60 – 70 % giá thành xây lắp.
- Khối lượng vật tư trong xây dựng cũng chiếm hơn rất nhiều so với ngành khác.
- Thời gian xây dựng kéo dài là do việc cung ứng vật tư không đồng bộ và
không đảm bảo chất lượng.
Vậy nhiệm vụ cơ bản của công tác quản trị cung ứng vật tư trong xây dựng là
đảm bảo cung ứng vật tư đầy đủ về số lượng, đồng bộ về chủng loại, kịp về thời
gian, đảm bảo chi phí hợp lý.
 Nội dung công tác quản trị cung ứng vật tư tại công ty xây dựng cũng bao gồm
các bước :
- Xác định nhu cầu vật tư.
3

Nội dung phần này tham khảo từ [6]


14

- Tổ chức mua sắm vật tư.
- Kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư.
- Tổ chức bảo quản vật tư.
- Tổ chức vận chuyển vật tư đến chân cơng trình.

- Lập kế hoạch chi phí và hạ giá thành vận chuyển.
- Góp phần xây dựng các tiêu chuẩn và định mức sử dụng vật tư.
Trong trường hợp nhất định các tổ chức xây dựng có thể tự khai thác và sản xuất
vật liệu .
 Những vấn đề cần lưu ý giải quyết tốt trong công tác quản trị cung ứng vật tư :
- Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng và tính đồng bộ của vật tư cần cung cấp.
- Tổ chức vận chuyển và bảo quản vật tư hợp lý.
- Có biện pháp hạ chi phí cung ứng.
Các tổ chức xây dựng phải thường xuyên nắm vững nguồn cung cấp, chi phí vận
chuyển và tính giá cả vật tư xây dựng trên thị trường để nhanh chóng lập kế hoạch
tranh thầu với mức độ cần thiết.
1.2.2.2. Hình thức tổ chức trong quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng
 Tổ chức cung ứng vật tư có kho trung gian
Kho trung gian có loại phục vụ chung cho tồn doanh nghiệp, có loại phục vụ
chung cho tồn cơng trình xây dựng. Hình thức tổ chức loại kho này thường dùng
cho các loại vật tư sử dụng cho toàn doanh nghiệp, khi địa chỉ và tiến độ sử dụng
vật tư khó xác định trước, giá trị vật tư bé, công tác xây dựng xa các địa điểm cung
ứng của thị trường tự do.
 Tổ chức cung ứng vật tư đến thẳng chân cơng trình
Hình thức này thường áp dụng cho các loại vật tư có địa chỉ và tiến độ sử dụng
xác định, các loại kết cấu có kích thước lớn, các loại vật liệu có nhu cầu lớn và có
thể để ngồi trời.
Nhiều trường hợp vật tư cung ứng đến thẳng chân cơng trình có thể thực hiện
theo tiến độ giờ dựa trên tiến độ thi công và các hợp đồng cung ứng vật tư đã ký kết


15

với các nhà cung cấp vật tư ngoài thị trường. Hình thức này được áp dụng trong nền
kinh tế thị trường mà ở đó các nhà thầu xây dựng cần giảm mạnh tới mức tối đa chi

phí bảo quản, dự trữ vật tư và khi các tổ chức bán vật liệu xây dựng phát triển mạnh
trên thị trường.
 Tổ chức cung ứng vật tư theo hợp đồng xây dựng
Hình thức này được sử dụng phổ biến trong xây dựng vì phần lớn các cơng trình
xây dựng đều được thực hiện theo hợp đồng đơn chiếc và không phải sản xuất hàng
loạt như ngành khác. Khi tổ chức xây dựng không ký kết hợp đồng xây dựng thì
khơng có kế hoạch để cung ứng vật tư. Trong từng hợp đồng xây dựng việc cung
ứng vật tư có thể đến thẳng cơng trình hoặc qua kho trung gian chung cho tồn cơng
trình.
 Tổ chức cung ứng vật tư đồng bộ
Theo hình thức này doanh nghiệp phải có một khâu tổ chức chuyên sắp xếp các
loại vật tư một cách đồng bộ theo đúng chủng loại để đảm bảo hiệu quả cung cấp
cho thi công. Nếu vật tư được cung cấp với số lượng lớn nhưng khơng đồng bộ thì
sẽ khơng đem lại lợi ích cho thi cơng.
1.2.2.3. Xác định nhu cầu vật tư xây dựng
 Căn cứ để xác định nhu cầu vật tư :
- Các bản hợp đồng xây dựng, kèm theo hồ sơ thiết kế cơng trình và bản dự trù
vật tư (nếu có).
- Chương trình sản xuất xây dựng theo đơn vị thời gian (năm) .
- Các định mức để tính dự tốn, định mức thi cơng để sử dụng vật tư, định mức
hao hụt vật tư. Trong đó, định mức sử dụng vật tư được hiểu là một q trình hoạch
định thống nhất được tổ chức có khoa học và có kế hoạch để xây dựng mức sử dụng
vật tư và áp dụng mức ấy vào sản xuất.
- u cầu độ chính xác để tính tốn.
- Các số liệu thống kê kinh nghiệm.
 Xác định nhu cầu vật tư về số lượng :


16

- Phương pháp dựa vào tài liệu thiết kế và chương trình sản xuất xây dựng: Theo
phương pháp này nhu cầu vật tư được xác định xuất phát từ các tài liệu thiết kế của
cơng trình. Sau đó dựa vào chương trình sản xuất hàng năm bao gồm những cơng
trình nào để tiến hành lập nhu cầu về vật tư cho năm. Nhu cầu vật liệu xây dựng bao
gồm vật liệu nằm vào thực tế cơng trình và vật liệu hao hụt cho các khâu.
- Phương pháp dựa vào thống kê kinh nghiệm: Phương pháp này áp dụng cho
vật tư phụ, vật liệu rẻ, dễ hư hỏng vì loại vật tư này khó xác định về định mức.
 Xác định nhu cầu vật tư về chủng loại:
Thường được xác định bằng cách căn cứ vào hồ sơ thiết kế kỹ thuật cơng trình
xây dựng theo hợp đồng, theo chương trình sản xuất hàng năm và theo số liệu thống
kê kinh nghiệm.
Trong vấn đề xác định chủng loại vật tư cần chú ý đảm bảo tính đồng bộ theo
gốc độ tồn cơng trình và sau đó là theo gốc độ đồng bộ cho từng giai đoạn thời
gian. Nếu yêu cầu cuối cùng này khơng được đảm bảo thì tính đồng bộ vẫn chưa
được đảm bảo tốt.
1.2.2.4. Xác định vật tư dự trữ
 Nhiệm vụ công tác bảo đảm vật tư dự trữ :
Công tác đảm bảo dự trữ vật tư xây dựng gồm :
- Lập hồ sơ cập nhật cho các bộ phận vật tư dự trữ theo số lượng và chất lượng.
- Theo dõi sự biến đổi của các bộ phận dự trữ.
- Tiến hành kiểm kê tài sản để thực hiện các quy định về quản lý cũng như về
thương mại và thuế.
- Tham gia lập và thực hiện các đơn đặt hàng cũng như cung ứng vật tư.
- Theo dõi phân phối vật tư cho sản xuất.
- Kiểm tra sự thừa thiếu của dự trữ.
- Đảm bảo an tồn cho sản xuất liên tục nhưng khơng để chi phí quá lớn do dự
trữ gây ra.
 Các loại dự trữ vật tư cho sản xuất:

17

- Dự trữ thường xuyên : Để đảm bảo sản xuất được liên tục giữa 2 lần cấp phát
liên tục, lượng dự trữ này được xác định theo công thức sau :
DTtx = Cngbq x N
Trong đó :
DTtx : Lượng dự trữ thường xuyên.
Cngbq : Lượng tiêu dùng vật tư bình quân cho 1 ngày.
N : Số ngày giữa 2 lần cung ứng liên tục.
- Dự trữ cho thời gian chuẩn bị cấp phát : Lượng dự trữ này được xác định
bằng tích số giữa lượng tiêu dùng vật tư bình quân cho 1 ngày với số ngày cần thiết
để sản xuất vật tư đồng bộ, kiểm tra chất lượng, nhập kho, cấp phát, vận chuyển vật
tư đến chân công trình theo kinh nghiệm.
DTcp = Cngbq x Ncp
Trong đó :
DTcp : lượng dự trữ cho thời gian chuẩn bị cấp phát.
Cngbq : Lượng tiêu dùng vật tư bình quân cho 1 ngày.
Ncp : Số ngày cần thiết để sản xuất (lấy theo kinh nghiệm hoặc định mức).
- Dự trữ thời vụ : Sử dụng đối với các loại vật tư chỉ được sản xuất theo thời vụ
nhất định trong năm hoặc phụ thuộc thời tiết.
DTcp = Ctvbq x Ntv
Trong đó :
Ctvbq : Lượng tiêu dùng vật tư bình quân thời vụ.
Ntv : Số ngày gián đoạn không khai thác được vật tư, lấy theo kinh nghiệm.
- Dự trữ bảo hiểm : Đề phòng cung cấp vật tư bị gián đoạn hay tính điều hịa
của q trình cung ứng vật tư bị phá hủy.
Lượng dự trữ này bằng tích số giữa lượng vật tư tiêu dùng bình qn tính cho 1
ngày với số ngày cung cấp bị chậm trễ theo kinh nghiệm.
- Dự trữ do hồ sơ thanh toán mua vật tư đến sớm hơn vật tư :(nếu có)

18

Dự trữ này được áp dụng đối với những loại vật tư rẻ tiền, mau hỏng và được
xác định theo kinh nghiệm hay định mức.
 Mức sẵn sàng cung cấp tối ưu :
Mức sẵn sàng cung cấp tối ưu được xác định bằng tỷ số giữa số lần cung cấp
được thỏa mãn hoàn toàn nhu cầu với tổng số lần cung cấp (kể cả thỏa mãn hồn
tồn hay khơng thỏa mãn hoàn toàn).
Trong xây dựng, mức cung cấp tối ưu thường được tính tốn dựa vào tiến độ thi
cơng đã được lập sẵn.
1.2.2.5. Mua sắm vật tư
 Các hình thức tổ chức mua sắm vật tư
- Mua vật tư trực tiếp từ nơi sản xuất : Hình thức này làm giảm chi phí cho khâu
trung gian. Việc mua sắm có thể theo hình thức đưa vật tư về kho trung gian hay
đưa vật tư đến thẳng chân cơng trình qua khâu sắp xếp đồng bộ về mặt chủng loại.
- Mua vật tư được thực hiện theo hình thức hợp đồng mua sắm : Trong đó đã nói
rõ yêu cầu về số lượng, chất lượng, vật tư, thời gian cung cấp, giá cả, điều kiện
thanh tốn, quy mơ thưởng phạt.
- Trong trường hợp đặc biệt có thể mua sắm theo hình thức đấu thầu .
1.2.2.6. Tổ chức kho bãi bảo quản vật tư
 Nhiệm vụ của công tác bảo quản vật tư
- Tổ chức thu nhận vật tư theo đúng số lượng, chất lượng một cách chính xác
nhờ các phương tiện cân đo thí nghiệm phù hợp.
- Tổ chức lưu kho hợp lý để bảo quản chất lượng vật tư, đảm bảo dễ dàng cấp
phát, an toàn.
- Tổ chức cấp phát vật tư theo đúng tiến độ, số lượng, chất lượng yêu cầu.
- Thường xuyên kiểm tra tình hình kho bãi để kịp thời phát hiện những sai sót,
khắc phục và để sẵn sàng cung cấp khơng gian về tình hình vật tư trong kho phục
vụ cho công tác quản lý.

- Cùng bộ phận cung ứng tiến hành lập và thực hiện các hợp đồng mua sắm vật tư.