hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty tnhh kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại hải nam

Chuyên đề tốt nghiệp
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
1. Tính cấp thiết nghiên cứu cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH kinh doanh
sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam
Cùng với quá trình phát triển và không ngừng lớn mạnh của công ty
TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam, công tác cơ cấu tổ
chức tại công ty luôn phải theo sát tình hình thực tế nhằm đảm bảo cơ sở vững
chắc ổn định cho sự phát triển bền vững lâu dài càng trở nên cần thiết và phải
điều chỉnh cơ cấu tổ chức nhằm đáp ứng các yêu cầu về quy tắc cơ cấu, tình hình
thực tế, việc thực hiện công việc phân công trách nhiệm, quyền hạn, tính phối
hợp thực hiện những công việc với nhău luôn được thông suốt an khớp và hiệu
quả.
Với mô hình là một công ty TNHH kinh doanh đa mặt hàng đa lĩnh vực
nên cơ cấu tổ chức cũng hết sức phức tạp.Do đó việc cơ cấu tổ chức bộ máy vận
hành của công ty sao cho các phòng ban chức năng hoạt động hiệu quả phát huy
hết năng lực từ đó thúc đẩy hiệu quả của cả một hệ thống là tương đối phức tạp
khó khăn.Công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam là
một doanh nghiệp đặc thù chuyên kinh doanh sản xuất và gia công hàng may
mặc phục vụ thị trường trong nước và xuất khẩu vì vậy chất lượng sản phẩm
luôn được đặt lên hàng đầu. Để đảm bảo chất lượng hàng hóa thì cơ cấu tổ chức
công ty luôn phải hoạt động hiệu quả và ổn định nó như la một bộ não của con
người luôn phải đổi mới tổ chức lại cũng như con người luôn luôn phải học hỏi.
Cơ cấu tổ chức của công ty là một vấn đề không dễ bởi nó xuất phát từ
nhu cầu công việc, chất lượng và hiệu quả của cả một hệ thống, bộ máy làm việc.
Đặc biệt nó cần phải xem xét đến từng chi tiết nhỏ và thông qua một quá trình
quan sát thu thập, phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh để đảm bảo luôn
phù hợp với thực tế. Mọi phòng ban chuyên môn có thể khác nhau về công việc
chức năng, xong phải cùng hướng đến một mục tiêu, cùng nằm trên quỹ đạo hoạt
Trần Văn Cường – K38A7
1
Chuyên đề tốt nghiệp

động hiệu quả của công ty bởi sản phẩm dịch vụ của công ty là kết quả tổng hợp
của cả một bộ máy đó.
Mặt khác tình hình kinh tế xã hội gần đây có nhiều biến động như khủng
hoảng kinh tế thế giới, lạm phát tăng cao đã ảnh hưởng đến nhiều nền kinh tế
trên thế giới. Công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam
là doanh nghiệp có cả thị trường xuất khẩu ở nước ngoài vì vậy thị trường của
công ty bị ảnh hưởng rất nhiều .Nó tác động mạnh đến kế hoạch kinh doanh,các
mục tiêu đề ra trong ngắn hạn và tình hình cơ cấu tổ chức của công ty cũng cần
phải có nhũng thay đổi. Phải hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức để đáp ứng yêu cầu
hoạt động của công ty trong thời gian tới.
2. Xác lập tuyên bố đề tài
Đề tài tập chung giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH kinh
doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam. Làm rõ một số lý thuyết cơ bản về
cơ cấu tổ chức. Là rõ thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH kinh doanh
sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam. Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm
hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ
thương mại Hải Nam.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ
thương mại Hải Nam tôi đã nhận thấy cơ cấu tổ chức tại công ty cũng tương đối
ổn định, có hiệu quả xong qua đó cũng có một số điểm chưa phù hợp víi tình
hình thực tế hiện nay. Tại công ty cơ cấu tổ chức luôn luôn được đánh giá là một
phần rất quan trọng do đó việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức luôn được chú trọng và
được xem xét qua từng giai đoạn phát triển của công ty nhằm đáp ứng những yêu
cầu đặt ra trong hoạt động kinh doanh của công ty minh. Chính vì vậy trong thời
gian thực tập tại công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải
Nam tôi đã nghiên cứu và chọn đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty
TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam” làm đề tài nghiên
cứu cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Trần Văn Cường – K38A7
2

Chuyên đề tốt nghiệp
3. Phạm vi nghiên cứu
- Về mặt không gian
+ Đề tài nghiên cứu tại công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ
thương mại Hải Nam.
+ Nội dung : Đề tài tập chung nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty và
các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức cña c«ng ty
- Về măt thời gian: Đề tài nghiên cứu c¬ cÊu tæ chøc dữ liệu của công ty từ năm
2006 đến năm 2008.
4. Một số khái niệm và phân định nội dung của cơ cấu tổ chức
4.1. Một số khái niệm cơ bản
- Khái niệm tổ chức: Là tông thể cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nó bao
gôm người đứng đầu tổ chức công ty cùng với các phòng ban và các mối quan hệ
đan xen lẫn nhau. Các phòng ban đều có nhưng chức năng riêng nhưng đều có
mối quan hệ qua lại và phải đồng nhất với muc tiêu của công ty Việc hoạch định
đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến biện pháp và phương
thức thiết kế. Trong bất cứ doanh nghiệp nào, biện pháp quan trọng và chủ yếu
nhất là căn cứ vào nhiệm vụ của các đơn vị để hoạch định cơ cấu quản lý kinh
doanh. Nhưng kết quả nghiên cứu cho thấy, ngoài cơ cấu quản lý kinh doanh của
doanh nghiệp ra, còn cần có một số biện pháp tổng hợp khác mới có thể tổ chức
một cách hữu hiệu hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Thí dụ,
thiết lập trong doanh nghiệp một bộ phận tổng hợp chuyên trách hoặc một cơ cấu
tổng hợp liên bộ phận.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức và việc tổ chức là những vấn đề rất quan trọng
với sự sông còn của công ty.nó có mối quan hệ mật thiết hữu cơ với nhau. Cơ
cấu tổ chức tạo nên bộ khung (bộ máy )của công ty tạo sự ổn định cho hoạt động
kinh doanh cua công ty. Cơ cấu tổ chức tốt,phù hợp thì hiệu quả kinh doanh tốt
và ngược lại.
Trần Văn Cường – K38A7
3

Chuyên đề tốt nghiệp
- Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một bộ khung hoàn chỉnh là mô hình cụ thể của công ty.
Cơ cấu tổ chức là việc chia tổ chức ra làm nhiều bộ phận khác nhău, xác định
chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận và thiết lập mối quan hệ phối hợp giữa
chúng để nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Khi nói đến cơ cấu cơ bản của
một doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến những vấn đề chủ yếu như sự phân
công trong nội bộ tổ chức việc sắp xếp nhiệm vụ công tác cho các phòng, ban
khác nhau, làm thế nào để thực hiện sự điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo
đảm thực hiện được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp Trước hết phải phân
biệt một cách chính xác “cơ cấu cơ bản” và "cơ chế vận hành". Khi nói đến cơ
cấu cơ bản của một doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến những vấn đề chủ
yếu như sự phân công trong nội bộ tổ chức việc sắp xếp nhiệm vụ công tác cho
các phòng, ban khác nhau, làm thế nào để thực hiện sự điều hòa, phối hợp cần
thiết nhằm bảo đảm thực hiện được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp
Các doanh nghiệp thường dùng hình thức biểu đồ để thể hiện cơ cấu tổ
chức (như biểu đồ về hệ thống tổ chức). Mặc dù đến nay, rất nhiều giám đốc vẫn
sử dụng một cách rộng rãi các loại biểu đồ, nhưng nếu chỉ có cơ cấu cơ bản thì
không đủ mà cần phải thông qua cơ chế vận hành để tăng cường cơ cấu cơ bản,
đảm bảo thực hiện ý đồ của cơ cấu cơ bản. Cơ chế vận hành là trình tự điều
khiển, hệ thống thông tin, chế độ thưởng phạt cũng như các chế độ đã được quy
phạm hóa Việc xác lập và tăng cường cơ chế vận hành sẽ làm cho công nhân
viên hiểu rõ rằng, cái mà doanh nghiệp yêu cầu và mong muốn ở họ là cái gì?
Một cơ chế vận hành tốt sẽ khích lệ công nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng sức
thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Điều đó cũng có nghĩa là cơ chế vận hành
đem lại nội dung và sức sống cho cơ cấu cơ bản của doanh nghiệp.
4.2. Phân định nội dung về cơ cấu tổ chức
4.2.1. Phân định nội dung,nguyªn t¾c cơ cấu tổ chức
a. Nguyên tắc
Trần Văn Cường – K38A7

4
Chuyờn tt nghip
+ Mt nguyờn tc cn tuõn th khi t chc c cu cụng ty l phi m bo
cho cụng ty c t chc theo mt hỡnh thc cú th lm tng kh nng thc hin
cỏc chc nng ó nh ca cụng ty.
+ C cu t chc phi m bo tớnh hiu qu n nh.
+ C cu t chc phi rừ rng c th.th hin tớnh dõn ch cụng khai minh
bch.
+ Chỳ trng n vic lp k hoch.Xỏc nh mc tiờu v lp k hoch chu
ỏo nhm to ra mt c cu t chc hon thin nht.lp k hoch c cu t chc
s giỳp cho vic xỏc nh nhu cu nhõn s trong tng lai.lp k hoch c cu t
chc cũn cú th vch ra nhng im yu,cụng vic trựng lp,tuyn quyn lc
khụng rừ rng ,cỏc bin phỏp ó li thic th hin rừ khi so sỏnh c cu t
chc thc t vi c cu t chc cn thit.
+ Phõn bit rừ v trớ ca tng b phn tng ngi trong t chc thụng qua
vic s dng s t chc.mụ t c th cụng vic ca tng b phn.
b. yêu cầu của cơ cấu tổ chức
+ Cơ cấu tổ chức gắn liền với sự phân chia các bộ phận trong cơ cấu, phải
đảm bảo yêu cầu phân chia các bộ phận một cách rõ ràng có thể phân chia các bộ
phận theo số lợng, theo thời gian, theo sản phẩm, theo chức năng, theo khu vực,
theo thị trờng
+ Xây dựng cơ cấu tổ chức phải đảm bảo gắn liền với xác định quyền hạn
trong một tổ chức có bộ phận trực tuyến, có bộ phận tham mu và đồng thời có
quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mu quyền hạn theo chức năng.
+ C cu t chc cn lm cho mi liờn h v s iu hũa, phi hp gia
cỏc b phn c quỏn trit n tng phòng ban, từng nhõn viờn c th cú kh
nng m nhn nhim v ú
+ Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo yêu cầu vừa linh hoạt theo kịp thực tế sản
xuất kinh doanh vừa phải tinh giản gọn nhẹ không cồng kềnh gây lãng phí nguồn
lực.

Trn Vn Cng K38A7
5
Chuyên đề tốt nghiệp
b. Nội dung các bước thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Bước 1: Hoạch định đơn vị theo yêu cầu của nhiệm vụ
Căn cứ vào những nguyên tắc của khái niệm dị biệt và tổng hợp, trước hết
người ta ghép những nhiệm vụ cùng loại với nhau. Điều đó vừa có ích, cho việc
triệt tiêu dị biệt, vừa có thể thường xuyên đơn giản hóa nhiệm vụ điều phối và
tổng hợp. Sau đó là đem những đơn vị thường xuyên đòi hỏi điều hòa, phối hợp
ghép lại với nhau. Như thế sẽ dễ cho việc thông qua các tầng nấc quản lý để điều
phối hoạt động sản xuất của doanh nghiệp dưới sự lãnh đạo thống nhất. Do đó
những đơn vị có mức độ dị biệt ít, mức độ tồng hợp cao cần phải ghép lại với
nhau. Nhưng nếu có một số đơn vị mà mức độ dị biệt nhỏ, mức độ nương tựa lẫn
nhau tương đối ít hoặc ngược lại, mức độ dị biệt lớn, mức độ nương tựa lẫn nhau
cũng cao thì việc phân định nhiệm vụ cho những đơn vị đó sẽ đi theo xu hướng
phức tạp hóa. Trong tình hình như vậy người ta phải có sự la chọn, tức là khi
phân định cần nhấn mạnh chuẩn mực của mức độ dị biệt đồng thời nhấn mạnh cả
chuẩn mực của mức độ tổng hợp.
Bước 2: Thiết kế tổng hợp
Việc hoạch định đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến
biện pháp và phương thức thiết kế. Trong bất cứ doanh nghiệp nào, biện pháp
quan trọng và chủ yếu nhất là căn cứ vào nhiệm vụ của các đơn vị để hoạch định
cơ cấu quản lý kinh doanh. Nhưng kết quả nghiên cứu của Lorsch cho thấy,
ngoài cơ cấu quản lý kinh doanh của doanh nghiệp ra, còn cân có một số biện
pháp tổng hợp khác mới có thể tổ chức một cách hữu hiệu hoạt động sản xuất
của doanh nghiệp. Thí dụ, thiết lập trong doanh nghiệp một bộ phận tổng hợp
chuyên trách hoặc một cơ cấu tổng hợp liên bộ phận.
Bước 3: Thiết kế tốt các đơn vị trực thuộc
Trọng điểm của bước này là thiết lập một cơ chế vận hành tốt. Việc giải
quyết tốt mối quan hệ giữa nhiệm vụ của bộ phận và nhu cầu của các thành viên

có ý nghĩa đặc biệt đối với vấn đề khích lệcông nhân viên. Do đó phải thiết kế tốt
Trần Văn Cường – K38A7
6
Chuyên đề tốt nghiệp
tiêu chuẩn công tác chế độ thưởng phạt và những chế độ quy tắc chặt chẽ của
doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn nữa là việc thiết kế cơ cấu lãnh đạo bộ phận
và cơ chế giám sát phải có lợi cho việc điều hòa. phối hợp mối quan hệ giữa các
bộ phận chứ không phải là ngược lại.
Về cơ chế vận hành, chúng ta không những phải xét đến cơ chế vận hành
trong nội bộ các đơn vị, mà còn phải xét đến cơ chế vận hành lớn phục vụ cho
toàn bộ doanh nghiệp, tức là vừa phải thiết kế cơ chế vận hành khuyến khích sự
dị biệt, vừa phải thiết lập cơ chế vận hành tổng thể nhằm xúc tiến việc tổng hợp
và điều hòa, phối hợp. Để xí nghiệp có thể thích ưng được với những thách thức
của hoàn cảnh, cần phải thiết kế một chế độ khen thưởng và tiêu chuẩn công tác
vừa có lợi cho việc khuyến khích dị biệt vừa có lợi cho việc xúc tiến tổng hớp và
điều hòa, phối hợp.
Khi thiết kế cơ cấu cơ bản và cơ chế vận hành của doanh nghiệp, còn cần
phải xem xét vai trò và ảnh hưởng của nó đối với việc giải quyết mâu thuẫn và
xung đột trong nội bộ doanh nghiệp.Cơ cấu cơ bản cần làm cho mối liên hệ và sự
điều hòa, phối hợp giữa các bộ phận được quán triệt đến từng nhân viên cụ thể
có khả năng đảm nhận nhiệm vụ đó. Nếu bổ nhiệm những nhân viên đó tham gia
ý kiến vào quyết sách của doanh nghiệp thì có thể hình thành một cơ chế giải
quyết mâu thuẫn và xung đột trong nội bộ doanh nghiệp một cách hữu hiệu.
Cơ cấu tổ chức công ty phải gồm có 3 cấp độ như sau:
• Cấp độ cơ cấu vĩ mô: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá
nhân trong công ty.
• Cấp độ vi mô: là cách qui định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà
các cá nhân trong công ty nắm giữ.
• Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trình quản
lý sự phát triển của công ty, hệ thống văn hoá công ty và hệ thống quản lý

hoạt động công ty.
Trần Văn Cường – K38A7
7
Chuyên đề tốt nghiệp
c. Các hình thức cơ cấu tổ chức của công ty
+ Cơ cấu tổ chức chức năng
Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm
đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung. Quản lý của từng bộ phận chức năng: sản
xuất, bán hàng, tài chính, marketing sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốc-
người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong công ty và cũng là người
chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty. Dạng biến thể của
cơ cấu chức năng là cơ cấu tiền chức năng thường được thấy trong các doanh
nghiệp có quy mô nhỏ và chưa phân định thành nhiều chức năng riêng rẽ. Trong
cơ cấu tiền chức năng, một người có thể đảm nhiều chức năng khác nhau.
Lợi ích của cơ cấu chức năng:
• Có sự chuyên môn hoá sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào
chuyên môn của họ hơn.
• Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với
từng bộ phận chức năng.
Nhược điểm:
Không có hiệu quả trong các công ty có quy mô lớn. Khi hoạt động của
công ty tăng về qui mô, số lượng sản phẩm tăng thì sự tập trung của người quản
lý đối với lĩnh vực chuyên môn của anh ta sẽ bị dàn mỏng, do đó sẽ làm giảm
mối quan tâm tới các phân đoạn sản phẩm cụ thể và nhóm khách hàng của từng
sản phẩm.
+ Cơ cấu tổ chức trùc tuyÕn- chøc n¨ng
C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn chøc n¨ng là cơ cấu nhóm các sản phẩm hoặc
khách hàng có mối liên hệ với nhau thành các phòng ban. Các phòng ban được
phân chia sẽ tập trung vào các phân đoạn thị trường khách hàng nhất định và
chịu trách nhiệm sản xuất và quảng cáo, xúc tiến kinh doanh đối với nhóm khách

hàng đó. Đồng thời, những công việc chung của các phòng ban như phân bổ tài
Trần Văn Cường – K38A7
8
Chuyên đề tốt nghiệp
chính, vấn đề liên quan đến luật pháp, các công việc hành chính sẽ được thực
hiện ở cấp công ty.
Lợi ích: Tập trung vào từng phân đoạn thị trường và sản phẩm cụ thể.
Nhược điểm: các chức năng bị lặp lại ở các phòng ban khác nhau và đòi hỏi phải
có sự hợp tác giữa các phòng ban. Chính vì thế, công ty phải tuyển dụng những
giám đốc có năng lực thực sự để vừa biết cách lãnh đạo công ty lại vừa biết hoà
mình vào bộ máy lãnh đạo chung của toàn công ty.
+ Cơ cấu tổ chức ma trận
Cơ cấu ma trận là sự phối hợp giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu phòng
ban. Lợi ích: cho phép tập trung vào khách hàng và sản phẩm, đồng thời cho
phép có sự chuyên sâu vào chức năng.
Nhược điểm: đòi hỏi có sự hợp tác cao độ thì cơ cấu mới hoạt động có
hiệu quả.
Bí quyết để điều hành hoạt động của cơ cấu ma trận là thường xuyên tổ
chức các cuộc họp để xem xét lại tình trạng công việc và giải quyết các bất đồng
nảy sinh khi nhân viên phải chịu trách nhiệm về công việc trước nhiều hơn một
người quản lý.
Cơ cấu ma trận tuy có nhiều ưu điểm song việc triển khai trong thực tế lại
đòi hỏi phải có sự hợp tác và trao đổi thông tin rất nhiều. Vì vậy, để áp dụng cơ
cấu ma trận sao cho có hiệu quả, công ty phải đầu tư tiền bạc và thời gian để đào
tạo đội ngũ lãnh đạo và nhân viên phát triển các kỹ năng cần thiết.Mỗi một loại
hình cơ cấu tổ chức đều có nhưng ưu nhược giểm nhất định để đánh giá chung ta
cân đưa ra các tiêu chí như sau:
d. Tiêu chuẩn đánh giá và thiết lập cơ cấu tổ chức công ty
1. Mức độ hỗ trợ của cơ cấu đối với mục tiêu chiến lược của công ty.
2. Mức độ tạo ra giá trị của các chức năng và những chức năng nào cần thiết

để hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu của công ty.
Trần Văn Cường – K38A7
9
Chuyên đề tốt nghiệp
3. Mức độ hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của các vị trí, vai trò nhất
định.
4. Các vị trí công việc có đủ quyền hạn thực thi nhiệmvụ một cách có hiệu
quả hay không?
5. Mối quan hệ giữa người có nghĩa vụ báo cáo và người được báo cáo có
được xác lập rõ ràng?
6. Mức độ của việc kiểm soát và số cấp độ cần có trong công ty để tạo điều
kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu một cách có hiệu quả.
7. Các thành viên trong ban lãnh đạo và tổ kỹ thuật cũng như các nhân viên
có đủ năng lực và kỹ năng để hoàn thành vai trò được giao?
8. Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và các bộ phận chức năng.
Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức thực hiện chức năng đạt hiệu quả
cao.
4.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
Bao gồm hai nhóm nhân tố bên trong và bên ngoài của công ty
- Nhân tố bên ngoài
Các nhân tố có thể nhắc đến môi trường hoạt động của doanh nghiệp
Về môi trường văn hóa mỗi một đất nước đều có một nên văn hoá riêng thể hiện
bản sắc riêng của dân tộc mình. Do vậy việc kinh doanh nói chung và tổ chức
công ty nói riêng cũng chịu những tác động nhất định . Về môi trường pháp
luật,Chính trị …
Mỗi quôc gia đều có những quy định khác nhău cho phép các công ty và
các loại hình công ty được phép hoạt động.các nền văn hóa khác nhau,luật pháp
khác nhau cũng quy định những mặt hàng được phép kinh doanh.Chính vì vậy
nó cũng ảnh hưởng tới các loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức của các
doanh nghiệp.

+ Môi trường kinh doanh của công ty bao gôm cả các đối thủ cạnh tranh
tình hình và xu thế kinh tế thế giới cũng có những ảnh hưởng nhất định tới cơ
Trần Văn Cường – K38A7
10
Chuyên đề tốt nghiệp
cấu tổ chức của công ty. Thời kỳ khủng hoảng kinh tế như hiện nay buộc các
doanh nghiệp phải cơ cấu lại bộ máy tinh giản gọn nhẹ nhằm tối thiểu chi phí.
- Nhân tố bên trong doanh nghiệp
+ Mô hình công ty: Mỗi công ty tổ chức theo một mô hình khác nhau ví
dụ như công ty TNHH,Công ty cổ phần …thì cũng có những cơ cấu tổ chức khác
nhau.
+ Quy mô của công ty
Công ty với nhưng quy mô khác nhau sẽ có cơ cấu tổ chức khac nhau.
Công ty quy mô lón thi cơ cấu tổ chức có thể phức tạp hơn công ty có quy mô
nhỏ ít nhân viên hơn.
+ Tài chính,nhân sự,chiến lược phát triển của công ty
Những nhân tố này cũng có ảnh hương tới cơ cấu tổ chức của công ty.
Công ty nào có những chiến lược phát triển lâu dài muốn mở rộng sản xuất kinh
doanh thì đương nhiên cơ cấu tổ chức cũng phải có sự điều chỉnh hợp lý. Về tài
chính nếu găp khó khăn hay dư thừa đều ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công
ty. Khó khăn về tài chính thi công ty phai tinh giản bộ máy hanh chính cơ cấu lại
+ Văn hoá doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức của công ty là hết sức phức tạp,và có tầm quan trọng rất
lớn với công ty do vậy.Mọi công ty luôn dành một phần quan tâm lớn với vấn đề
cơ cấu tổ chức.công ty phải thường xuyên theo dõi quan sát cơ cấu tổ chức từ đó
tổng kết các ưu nhược điểm để từ đó đề ra những phương hướng hoàn thiện cơ
cấu tổ chức phù hợp hơn với thực tế và có hiệu quả hơn cho doanh nghiệp. Tổ
chức nào cũng tồn tại một cơ cấu tổ chức nhất định.việc thiết lập một cơ cấu tổ
chức hợp lý là một trong những yếu tố làm tăng Sức mạnh của doanh nghiệp cơ
cấu tổ chức hợp lý góp phần phát huy sức mạnh tập thể ngoài ra nó còn ảnh

hưởng đến việc thực hiện các chức năng quản trị như hoạch định,chỉ huy,lãnh
đạo… Cơ cấu tổ chức của công ty là tương đối phức tạp.nhưng vai trò của nó lại
vô cùng to lớn.nó được ví như bộ khung xương của cơ thể con người.Nếu không
Trần Văn Cường – K38A7
11
Chuyên đề tốt nghiệp
có bộ khung thi con người không thể hoạt động được.chính vì vậy cơ cấu tổ chức
giúp công ty vận hành liên tục.cơ cấu tổ chức linh hoạt hiệu quả thì công việc
của doanh nghiệp cũng trở lên hiệu quả hơn. Cơ cấu tổ chức tạo ra hoạt động
chơn chu ăn khớp cho cả một hệ thống nhằm đạt hiệu quả tối đa cho hoạt đông
kinh doanh của công ty.
Trần Văn Cường – K38A7
12
Chuyờn tt nghip
CHNG II: PHNG PHP NGHIấN CU, THC TRNG C CU
T CHC TI CễNG TY TNHH KINH DOANH SN XUT DCH V
THNG MI HI NAM
1. Cỏc phng phỏp nghiờn cu
Ch yu s dng phng phỏp phng vn ban lónh o v nhõn viờn cụng
ty. Cỏc cõu hi cú ni dung hng vo vn c cu t chc. Cỏc vn lý
thuyt ca c cu t chc v thc trng c cu t chc ca cụng ty TNHH kinh
doanh sn xut dch v thng mi Hi Nam.Nhm ỏnh giỏ kt qu t c
ca c cu t chc hin ti v nhng tn ti cn khc phc qua ú a ra nhng
gii phỏp nhm hon thin c cu t chc ca cụng ty gúp phn nõng cao hiu
qu sn xut kinh doanh.
- Cỏc cõu hi c a ra phng vn giỏm c Cụng ty Trn Huy Ton.
+ Xin giỏm c cho bit nhng mt mnh v mt yu trong c cu t chc
ang vn hnh ca cụng ty?
+ Xin giỏm c vui lũng cho bit cú nhng nhõn t no nh hng ti c
cu t chc ca cụng ty? Nhõn t no l quan trng nht?

+ Xin ụng cho bit c cu t chc hin ti ca cụng ty cú tuõn th cỏc
nguyờn tc c bn khụng? Nguyờn tc no cha c thc thi tt?
Thông qua lời chia sẻ từ giám đốc công ty. Tôi nhận thấy một số điểm qua
nhiều nm hot ng công ty gặp không ít khó khăn song vợt lên trên hết những
khó khăn đó Công ty đã thu đợc rất nhiều thành quả tốt đẹp nh: tổng doanh thu
và lợi nhuận tăng qua các năm, thị trờng của Công ty ngày càng phát triển mở
rộng, thu nhập của ngời lao động tăng, đời sống của ngời lao động đợc nâng cao,
uy tín và vị thế của Công ty ngày càng đợc khẳng định trên thị trờng. Trong
những thành quả đó có sự đóng góp không nhỏ bộ máy quản trị của Công ty, thể
hiện qua những thành quả sau:
C cu t chc ca Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng
Trn Vn Cng K38A7
13
Chuyờn tt nghip
phù hợp với quy mô và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty,
bộ máy của công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Đây là kiểu cơ
cấu quản lý đợc áp dụng rộng rãi trong tất cả các doanh nghiệp hiện nay .Với
kiểu cơ cấu tổ chức quản lí này có u điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở
các bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn dữ đợc tính thống nhất
quản trị ở mức độ nhất định đảm bảo thực hiện triệt để chế độ một thủ trởng
trong lãnh đạo quản lý từ đó đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy mọi ngời làm
việc với tinh thần trách nhiệm cao góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác
quản trị. Hơn nữa, tổ chức bộ máy quản trị của Công ty theo mô hình trực tuyến
- chức năng mà thực hiện tốt còn giúp cho công việc đợc diễn ra nhanh hơn. Cách
tổ chức này có u điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở các bộ phận chức
năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ đợc tính thống nhất quản trị ở mức độ
nhất định. Sự phân chia chức năng, nhiệm vụ công tác giữa các phòng ban, xởng
là khá rõ ràng, chặt chẽ tạo điều kiện cho việc phân công công tác trong từng
phòng ban, phân xởng đợc cụ thể và đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của các phòng ban, phân xởng trong Công ty, đảm bảo cho hoạt động kinh

doanh của Công ty đợc diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên vẫn còn có
những tồn tại: Bộ máy còn công kềnh. Chức năng nhiệm vụ của các phòng có khi
còn chông chéo
- Cõu hi a ra phng vn trng phũng nhõn s
+ Theo ụng (b ) th ỡ c cu t chc ca cụng ty ó hp lý cha? Vỡ sao?
Theo chc nng ca phũng mỡnh. Ông (b ) c ú kin ngh gỡ v c cu t chc ca
cụng ty?
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty đã tơng đối hợp lý. Tuy nhiên trong
mô hình cơ cấu tổ chc của công ty con nhiều chỗ cha hợp lý cụ thể nh trong
công việc chức năng của một số phòng ban còn cha có sự phân công hợp lý rõ
ràng các công việc còn chồng chéo.Sự phân quyền phân cấp trong bộ máy còn
cha cụ thể rõ ràng.Công việc của các phòng ban và ban giám đốc nhiều khi cha
Trn Vn Cng K38A7
14
Chuyờn tt nghip
có sự ăn khớp nhất định.Giám đốc công ty nhiều khi kiêm nhiêm quá nhiều công
việc nhiều khi không nhận rõ vai trò của phó giám đốc
Để hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức của công ty thì viêc sắp xếp lại bộ
máy của công ty là điều cần làm. Kiến nghị đa ra là công ty. Sắp xếp và phân
công lại nhiệm vụ của một số phòng ban theo thời gian mọi sự vật đều thay đổi.
Xét riêng một công ty khi chủ trơng, chính sách của Đảng và nhà nớc thay đổi,
tình hình sản xuất kinh doanh thay đổi thì tất yếu bộ máy quản trị hoạt động sản
xuất kinh doanh ấy cũng thay đổi cho phù hợp. Bộ máy hoạt động có hiệu quả
thể hiện trên việc tổ chức các phòng ban, phân bố công việc cho mỗ cá nhân
trong từng phòng ban phải hợp lý, tránh chồng chéo, trùng lặp làm cản trở hoạt
động sản xuất kinh doanh
- Cõu hi a ra phng vn trng phũng kinh doanh
+ Theo ụng (b ) c cu t chc ca cụng ty cú nh hng n kt qu
hot ng kinh doanh ca cụng ty khụng? C cu hin ti cú cn phải iu chnh
hay khụng?

- Cõu hi a ra phng vn nhõn viờn Nguyn khỏnh Dng
+ Anh có nắm rõ đợc cơ cấu tổ chức của công ty mình hay không? Cơ cấu tổ
chức hiện tại của công ty có ảnh hởng tới công việc của anh(chị) hay không? Vì
sao?
Trả lời: Đã nắm đợc cơ cấu tổ chức của công ty. Công ty hiên dang tổ chức
theo mô hình công ty TNHH tuy nhiên cơ cấu tổ chức cụ thể kiểu trực tuyến chức
năng, chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban thì cha hiểu đợc cụ thể.
Về sự ảnh hởng của cơ cấu tổ chức công ty đến công việc của nhân viên đã trả lời
không. Các nhân viên cho biết các phòng ban quản lý trực tiếp mới có những tác
đông đến công việc của mỡnh. Đôi khi nhân viên chịu áp lực từ nhiều phía ví dụ
công nhân sản xuất phải chịu áp lực từ quản đốc, giám đốc, phòng kỹ thuật ảnh
hơng từ cơ cấu tổ chức các nhân viên cha nhận thấy.
Trn Vn Cng K38A7
15
Chuyờn tt nghip
Các câu hỏi đã xoáy vào những vấn đề quan trọng nhất ca c cu t chc
và đòi hỏi ngời tra lời đa ra những thông tin cụ thể chính xác qua đó sẽ tìm hiểu
kỹ hơn về cơ cấu tổ chức của công ty v nh ng vn vng mc cn gii quyt.
2. Đánh giá tông quan tình hình và ảnh hởng của nhân tố môi trờng đến cơ
cấu tổ chức của Công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thơng mi Hải
Nam
2.1. Giới thiệu về công ty
2.1.1. Giơi thiệu chung về công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thơng mại
Hải Nam
Công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thơng mại Hải Nam là một
công ty có quy mô vừa và nhỏ.Thành lập từ sự phát triển đi lên trong quá trình
sản xuất của gia đình,Từ đó có ý tởng góp vốn kinh doanh và thành lập công ty.
Công ty có chức năng kinh doanh sản xuất quần áo may sẵn và gia công hàng dệt
may phục vụ thị trờng trong nớc va xuất khẩu sang thị trờng châu âu. Công ty có
trụ sở chính tại vĩnh trung-Đại áng-Thanh trì-Hà nội.Công ty đơc xây dung và đi

vào hoạt đông đầu năm 2006 từ khi đi vào hoạt động đến nay công ty có một số
điểm chính sau:
Năm 2006 công ty ký kết hợp đồng với khách hàng quen biết tại thị trơng
khu vực miền bắc phố hợp gia công quần áo may sẵn. Trên cơ sở những bớc đi
thăm dò và giới thiệu sản phẩm ra thị trờng hoạt đông sản xuất kinh doanh đã dạt
hết công xuất cùng với hiệu quả kinh doanh tơng đối cao.
Năm 2007 công ty đã mở rộng đoc hoạt đông kinh doanh ra thị trờng cả n-
ơc bớc đầu mở rộng sản xuất và thâm nhạp thị trờng nớc ngoài chủ yếu là thị tr-
ờng EU.Cuối năm 2007 công ty đã ký đơc hợp đông với một đối tắc mới gia công
và xuất khẩu quần áo may săn sang thị trờng Đức.
Năm 2008 công ty tăng thêm công xuât sản xuất,tuyển thêm công
nhân,nhân viên thị trờng,và mở rộng quan hệ với các đối tác.chú trong đến thị tr-
ờng trong nớc do ảnh hởng của khủng hoang kinh tế đến thị trơng của công ty ti
Trn Vn Cng K38A7
16
Chuyờn tt nghip
EU. Tuy nhiên do tình hình cạnh tranh gay gắt và do khủng hoảng kinh tế thế
giới nên giai doạn này hiệu quả kinh doanh của công ty cũng bị ảnh hởng.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Nhìn chung mỗi công ty có cơ cấu tổ chức khác nhău tuỳ theochức năng
nhiệm vụ, chiến lợc kinh doanh và môi trờng kinh doanh mà nhà quản trị lựa
chợnc cấu tổ chức cho phù hợp với công ty. Do công ty TNHH kinh doanh sản
xuất dịch vụ thơng mại Hải Nam là công ty có quy mô vừa và nhỏ lại mới thành
lập nên cơ cấu tổ chức cha đợc ổn định và hoàn chỉnh có thể khái quát cơ cấu tổ
chức của công ty qua sơ đồ sau:
Nguồn phòng nhân sự
Bảng 2.1
Giám đốc công ty là ngời đứng đầu trong bộ máy quản trị của công ty.
Việc tổ chức các bộ phận trong bộ máy quản trị đều do công ty quyết định. Giám
đốc công ty lãnh đạo bộ máy quản trị theo phơng pháp phân quyền có chọn lọc

hầu hết các quyết định sản xuất kinh doanh quan trọng đều phải thông qua giám
đốc công ty. Các bộ phận phòng ban chức năng trong công ty chỉ quyết định
Trn Vn Cng K38A7
17
Giỏm c
Phú giỏm c
kinh doanh
Phú giỏm c
sn xut
Phũng
Nhõn
s
Phũng
Kinh
doanh
Phũng
Ti
chớnh -
K
toỏn
Phũng
Xut
nhp
khu
Phũng
K
thut
Xng
sn
xut

Chuyờn tt nghip
những công việc có tầm quan trọng thấp tuỳ theo từng chức năng, nhiệm vụ của
mỗ bộ phận. Giám đốc công ty lãnh đạo bộ máy quản lý với tác phong dân chủ -
quyết định đợc truyền đạt đến các bộ phận trong bộ máy quản trị đều thông qua
sự thăm dò ,tìm hiểu ,t vấn của các trợ lí giám đốc. Do đó, các quyết định này
đều mang tính hiệu quả và tính khả thi cao. Giám đốc của công ty hiện nay là ng-
ời luôn không ngừng học hỏi ,tìm tòi nghiên cứu tích luỹ kinh nghiệm và từng b-
ớc đa công ty tiến lên luôn hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh và nâng cao
đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Phó giám đốc sản xuất là ngời là ngời phụ trách sản xuất và kỹ thuật của
công ty chịu trách nhiệm trớc giám đốc và công ty về những vấn đề đó trong quá
trình làm việc phối hợp với phó giám đốc kinh doanh, chỉ đạo quản đốc và các tổ
sản xuất hoàn thành nhiệm vụ chung
Phó giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm trớc giám đốc và công ty phối
hợp với phó giám đốc kỹ thuật, phòng kinh doanh. Đông thời phối hợp với các
phòng ban khác thúc đẩy hoạt đông kinh doanh cua công ty.
Phũng nhân sự phụ trách tuyển dụng đào tạo và bố trí sử dụng nhân viên
cho công ty
Phòng tài chính kế toán thông kê ngân sách doanh thu,lợi nhuận,các khoản
thuế.lơng thởng cho nhân viên
Phòng xuất nhập khẩu phụ trách lên ké hoạch các đơn hàng phụ trách quan
hệ khách hàng nớc ngoài của công ty
Phòng kỹ thuật phụ trách kiểm định chất lơng hàng hoá và nnguyên vật
liệu,tiêu chuẩn hàng hoá
Phòng kinh doanh phụ trách việc súc tiến bán ký kết hợp đồng tìm kiếm
khach hàng mở rọng thị trờng cho công ty
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Các công ty khác nhău có chức năng và nhiệm vụ khác nhău nhng nói
chung đêu muốn đợc ngời tiêu dùng chấp nhận, kinh doanh hiệu quả phát triển
bền vững và thực hiện trách nhiệm xã hội. Công ty TNHH kinh doanh sản xuất

Trn Vn Cng K38A7
18
Chuyờn tt nghip
dịch vụ thơng mai Hải Nam có chức năng chính là kinh doanh sản xuất và gia
công xuất khẩu hang dệt may. Ngoài ra công ty còn còn thực hiện các hoạt đông
kinh doanh trang thiết bị máy móc ,nguyên liệu ngành dệt mayphục vụ trong nớc.
Công ty có nhiệm vụ tổ chức sản xuất theo nhu cầu các đơn đặt hàng trong
và ngoài nớc. Khai thác mở rộng thị trờng mới.Đào tạo bồi dỡng nâng cao rình
độ chuyên môn cho nhân viên trong công ty
2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (số liệu 3 năm gần nhất của
công ty từ 2006 đến 2009)
Các chỉ tiêu
Năm
2006
Năm
2007
Năm
2008
So sánh
năm 07/06
So sánh
năm 08/07
Chênh
lệch
Tỷ lệ
(%)
Chênh
lệch
Tỷ lệ
(%)

Tổng số CBCNV 47 67 80 20 42.5 13 19.4
Tổng doanh thu 43.525 78.765 105.628 35.240 81 26.863 34.1
Các khoản giảm trừ
+ Chiết khấu thơng mại
80.25 92.5 125.8 12.25 15.26 33.3 36
1. Tổng chi phí
+ Chi phí cố định
+ Chi phí lu động
+ Quỹ lơng
35.750
5.250
28.920.
8
1.579.2
55.250
7.345
45.010.6
289.4
80.135
15.125
60.882
4.128
19.500
2.095
16.089.8
1.315.2
54.54
39.9
55.63
83.28

24.885
7.780
15.871.4
1.133.6
45.04
105.9
35.26
42.62
2. Mức lơng bình quân 2.8 3.6 4.3 0.8 28.5 0.7 19.4
3. Tỷ suất chi phí/lơng 22.63 19.09 19.4 -3.54 -15.64 0.31 1.52
4. Lợi nhuận trớc thuế 7694.75 34.422.5 25.367.2 15.727.7 204.3 1.944.7 8.3
5. Thuế thu nhập DN (28%) 2.154.5
3
6.558.3 7.102.81 4.403.77 204.3 544.51 8.3
6. Lợi nhuận sau thuế 5.540.22 16.864.
2
18.264.4 11.323.9 204.3 1.400.2 8.3
7. Tỷ suất chi phí/lợi nhuận 6.45 3.27 4.38
Bảng 2.2 Nguồn phòng tài chính kế toán
2.3. Nhân tố môi trờng và những ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức của Công ty
- Nhõn t môi trờng bên ngoi
Cỏc nhõn t cú th nhc n mụi trng hot ng ca doanh nghip
V mụi trng vn húa mi mt t nc u cú mt nờn vn hoỏ riờng th
hin bn sc riờng ca dõn tc mỡnh. Do vy vic kinh doanh núi chung v t
Trn Vn Cng K38A7
19
Chuyên đề tốt nghiệp
chức công ty nói riêng cũng chịu những tác động nhất định . Về môi trường pháp
luật,Chính trị …Mỗi quôc gia đều có những quy định khác nhău cho phép các
công ty và các loại hình công ty được phép hoạt động.các nền văn hóa khác

nhau,luật pháp khác nhau cũng quy định những mặt hàng được phép kinh
doanh.Chính vì vậy nó cũng ảnh hưởng tới các loại hình doanh nghiệp và cơ cấu
tổ chức của các doanh nghiệp.
Môi trường kinh doanh của công ty bao gôm cả các đối thủ cạnh tranh và
tập khách hàng đòi hỏi công ty phải có một cơ cấu tổ chức hợp lý để tăng khả
năng cạnh tranh. Môi trường kinh tế xã hội và tình hình xu thế kinh tế thế giới
cũng có những ảnh hưởng nhất định tới cơ cấu tổ chức của công ty. Thời kỳ
khủng hoảng kinh tế như hiện nay buộc các doanh nghiệp phải cơ cấu lại bộ máy
tinh giản gọn nhẹ nhằm tối thiểu chi phí.
- Nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp
+ Mô hình công ty: Mỗi công ty tổ chức theo một mô hình khác nhau ví
dụ như công ty TNHH, Công ty cổ phần …thì cũng có những cơ cấu tổ chức
khác nhau
+ Quy mô của công ty
Công ty với nhưng quy mô khác nhau sẽ có cơ cấu tổ chức khac nhau.
Công ty quy mô lón thi cơ cấu tổ chức có thể phức tạp hơn công ty có quy mô
nhỏ ít nhân viên hơn.
+ Tài chính, nhân sự, chiến lược phát triển của công ty
Những nhân tố này cũng có ảnh hương tới cơ cấu tổ chức của công ty.
Công ty nào có những chiến lược phát triển lâu dài muốn mở rộng sản xuất kinh
doanh thì đương nhiên cơ cấu tổ chức cũng phải có sự điều chỉnh hợp lý. Về tài
chính nếu găp khó khăn hay dư thừa đều ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công
ty. Khó khăn về tài chính thi công ty phai tinh giản bộ máy hanh chính cơ cấu lại
+ V¨n ho¸ doanh nghiÖp c«ng ty x©y dựng hướng vÒ con ngêi v¨n ho¸
doanh nghiÖp v× môc tiªu phôc vô ngêi tiªu dïng tèt nhÊt cho nên cơ cấu tổ chức
của công ty cũng phải tạo điều kiên cho nhân viên phát huy hết khả năng và phục
Trần Văn Cường – K38A7
20
Chuyờn tt nghip
v khỏch hng tt hn

3. Kết quả phân tích các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp
3.1. Kết quả phân tích các dữ liệu sơ cấp
Phơng pháp nghiên cứu tiến hành chủ yếu là phong vấn ban lãnh đạo và
nhân viên công ty do vậy kết quả phân tích các dữ liệu sơ cấp cũng xoay quanh
việc sử lý các câu hỏi phỏng vấn. Một số câu hỏi đã đợc đa ra cụ thể nh:
Cõu hi: Xin giỏm c cho bit nhng mt mnh v mt yu trong c cu
t chc ang vn hnh ca cụng ty? v Xin giỏm c vui lũng cho bit cú nhng
nhõn t no nh hng ti c cu t chc ca cụng ty?Nhõn t no l quan trng
nht?
Qua nhiều nm hot ng công ty gặp không ít khó khăn song vợt lên trên
hết những khó khăn đó Công ty đã thu đợc rất nhiều thành quả tốt đẹp nh: tổng
doanh thu và lợi nhuận tăng qua các năm, thị trờng của Công ty ngày càng phát
triển mở rộng, thu nhập của ngời lao động tăng, đời sống của ngời lao động đợc
nâng cao, uy tín và vị thế của Công ty ngày càng đợc khẳng định trên thị trờng.
Trong những thành quả đó có sự đóng góp không nhỏ bộ máy quản trị của Công
ty, thể hiện qua những thành quả sau:
- C cu t chc ca Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng
phù hợp với quy mô và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty,
bộ máy của công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Đây là kiểu cơ
cấu quản lý đợc áp dụng rộng rãi trong tất cả các doanh nghiệp hiện nay .Với
kiểu cơ cấu tổ chức quản lí này có u điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở
các bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn dữ đợc tính thống nhất
quản trị ở mức độ nhất định đảm bảo thực hiện triệt để chế độ một thủ trởng
trong lãnh đạo quản lý từ đó đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy mọi ngời làm
việc với tinh thần trách nhiệm cao góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác
quản trị. Hơn nữa, tổ chức bộ máy quản trị của Công ty theo mô hình trực tuyến
- chức năng mà thực hiện tốt còn giúp cho công việc đợc diễn ra nhanh hơn. Cách
tổ chức này có u điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở các bộ phận chức
Trn Vn Cng K38A7
21

Chuyờn tt nghip
năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ đợc tính thống nhất quản trị ở mức độ
nhất định.
- Sự phân chia chức năng, nhiệm vụ công tác giữa các phòng ban, xởng là
khá rõ ràng, chặt chẽ tạo điều kiện cho việc phân công công tác trong từng phòng
ban, phân xởng đợc cụ thể và đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của
các phòng ban, phân xởng trong Công ty, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của
Công ty đợc diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh những thành quả đạt đợc, c cu t chc của Công ty cụng ty
TNHH kinh doanh sn xut dch v thng mi Hi Nam
- Việc phân công nhiệm vụ trong ban Giám đốc của Công ty còn cha thực sự
hợp lý. Giám đốc Công ty vừa là ngời chỉ đạo trực tiếp toàn bộ hoạt động của các
phòng ban, phân xởng sản xuất. Trong khi đó các Phó giám đốc chỉ đóng vai trò
là ngời trợ lý, giúp việc cho Giám đốc điều hành một số công việc dựa trên quyền
quyết định của Giám đốc, sự phân công nhiệm vụ trong ban Giám đốc nh vậy sẽ
dẫn đến tình trạng không hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành sản xuất.
Bởi lẽ, nhiệm vụ của Giám đốc quá nặng nề trong khi đó các Phó giám đốc lại
đảm nhiệm quá ít công việc, điều này có thể dẫn đến tình trạng quan liêu, chuyên
quyền trong quản lý.
- Thời gian xử lý các thông tin thờng chậm, cha phát huy đợc tính năng
động sáng tạo của các phòng ban. Nh vậy, ở đây nên chăng có một mô hình quản
lý mới theo kiểu phân cấp ở đó quyền và trách nhiệm không chỉ tập trung ở ban
lãnh đạo và bộ phận chức năng mà đợc mở rộng đến từng cá nhân, từng bộ phận
nhỏ, làm sao cho mọi ngời đều có quyền, có trách nhiệm sử dụng tốt các nguồn
lực của mình phục vụ cho lợi ích chung của toàn công ty.
- C cu t chc của công ty còn một số phòng ban chức năng có nhiệm
vụ chồng chéo nhau, điều này làm cho tăng số lợng cán bộ chức danh, chia nhỏ
các chức năng quản trị và làm tăng mối quan hệ giữa các phòng chức năng với
nhau.
-V cỏc nhõn t nh hng ti c cu t chc ca cụng ty.Trong iu kiờn

Trn Vn Cng K38A7
22
Chuyên đề tốt nghiệp
kinh tế thị trương phát triển hiện nay.Các doanh nghiệp phải chịu rât nhiều tác
động và áp lực:
+ Các yếu tố môi trường kinh doanh của công ty cũng là nhân tố ảnh
hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty,trong đó có cơ cấu tổ
chức của công ty. Môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Đông thời nền kinh tế trên thế giới và trong nước có nhiều biến động. Đòi hỏi
doanh nghiệp phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình hơn nữa để hoạt đông
được hiệu quả hơn.
+ Quy mô của công ty cũng là nhân tố tác đông trực tiếp đến cơ cấu tổ
chức của công ty. Công ty có quy mô lớn thi cơ cấu tổ chức sẽ phức tạp hơn
công ty có quy mô vừa và nhỏ.
+ Mô hình hoạt động của công ty cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp. Công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty liên doanh…mỗi một
mô hình có một cơ cấu tổ chức phù hơp với mình.
+ Môi trường luật pháp cũng tác động đến cơ cấu tổ chức của công ty.
Trong các yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức của công ty nêu trên thì yếu
tố môi trường pháp luật và yếu tố mô hình hoạt động của công ty là những yếu tố
chi phối nhiều đến việc cơ cấu tổ chức của công ty.
Câu hỏi: Xin ông cho biết cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty có tuân thủ
các nguyên tắc cơ bản không?nguyên tắc nào chưa được thực thi tốt?
Một nguyên tắc cần tuân thủ khi tổ chức cơ cấu công ty là phải đảm bảo
cho công ty được tổ chức theo một hình thức có thể làm tăng khả năng thực hiện
các chức năng đã định của công ty. Đối với công ty chúng tôi việc cơ cấu tổ chức
cũng phải tuân thủ những nguyên tắc nhất định như nguyên tắc tập chung dân
chủ,nguyên tắc công khai minh bạch,nguyên tắc hợp lý hiệu quả…trong đó cũng
có một số nguyên tắc chưa được thực hiện tôt như tính hiệu quả hợp lý…
Trần Văn Cường – K38A7

23
Chuyờn tt nghip
Cõu hi: Theo ụng b thỡ c cu t chc ca cụng ty ó hp lý cha?vỡ sao?
Theo chc nng ca phũng mỡnh.ụng(b) cú kin ngh gỡ v c cu t chc ca
cụng ty?
C cu t chc ca cụng ty hin ti cng tng i hp lý. L mt cụng ty
TNHH sn xut v kinh doanh nhiều mt hng, trờn nhiu th trng c trong v
ngoi nc nờn c cu t chc cng ht sc phc tp. Cụng ty c t chc theo
kiu trc tuyn chc nng. Sự phân chia chức năng, nhiệm vụ công tác giữa các
phòng ban, xởng là khá rõ ràng, chặt chẽ tạo điều kiện cho việc phân công công
tác trong từng phòng ban, phân xởng đợc cụ thể và đầy đủ, góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động của các phòng ban, phân xởng trong Công ty, đảm bảo cho
hoạt động kinh doanh của Công ty đợc diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao.
Tuy nhiên trong mô hình cơ cấu tổ choc của công ty con nhiều chỗ cha hợp
lý cụ thể nh trong công việc chức năng của một số phòng ban còn cha có sự phân
công hợp lý rõ ràng các công việc còn chồng chéo.Sự phân quyền phân cấp trong
bộ máy còn cha cụ thể rõ ràng.Công việc của các phòng ban và ban giám đốc
nhiều khi cha có sự ăn khớp nhất định.Giám đốc công ty nhiều khi kiêm nhiêm
quá nhiều công việc nhiều khi không nhận rõ vai trò của phó giám đốc
Để hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức của công ty thì viêc sắp xếp lại bộ
máy của công ty là điều cần làm. Kiến nghị đa ra là công ty. Sắp xếp và phân
công lại nhiệm vụ của một số phòng ban theo thời gian mọi sự vật đều thay đổi.
Xét riêng một công ty khi chủ trơng, chính sách của Đảng và nhà nớc thay đổi,
tình hình sản xuất kinh doanh thay đổi thì tất yếu bộ máy quản trị hoạt động sản
xuất kinh doanh ấy cũng thay đổi cho phù hợp. Bộ máy hoạt động có hiệu quả
thể hiện trên việc tổ chức các phòng ban, phân bố công việc cho mỗ cá nhân
trong từng phòng ban phải hợp lý, tránh chồng chéo, trùng lặp làm cản trở hoạt
động sản xuất kinh doanh, có căn cứ khoa học để sao cho mỗi phòng ban hoàn
thành tốt nhiệm vụ đồng nghĩa với việc giảm chi phí quản trị.Hoàn thiện chế độ
phân quyền, uỷ quyền và quy định lại chức năng, nhiệm vụ của giám đốc và các

phó giám đốc.
Trn Vn Cng K38A7
24
Chuyờn tt nghip
Giám đốc và các phó giám đốc thuộc đội ngũ các nhà quản trị cấp cao nhất
của công ty, có vai trò quan trọng trong việc xác định phơng hớng, lc, kế hoạch,
sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Do vậy, việc xác định hợp lý đội
ngũ quản trị cấp cao là rất cần thiết đảm bảo đội ngũ này hoạt động có hiệu quả.
Một câu hỏi đợc dành cho nhân viên của công ty nh sau: Anh (chị) có nắm
rõ đợc cơ cấu tổ chức của công ty mình hay không? Cơ cấu tổ chức hiện tại của
công ty có ảnh hởng tới công việc của anh (chị) hay không? Vì sao?
Đa số nhân viên công ty đều trả lời đã nắm đợc cơ cấu tổ chức của công ty. Công
ty hiên dang tổ chức theo mô hình công ty TNHH tuy nhiên cơ cấu tổ chức cụ thể
kiểu trực tuyến chức năng, chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban thì
cha hiểu đợc cụ thể. Về sự ảnh hởng của cơ cấu tổ chức công ty đến công việc
của nhân viên đa số tra lời không. Các nhân viên cho biết các phòng ban quản lý
trực tiếp mới có những tác đông đến công việc của mỡnh. Đôi khi nhân viên chịu
áp lực từ nhiều phía ví dụ công nhân sản xuất phải chịu áp lực từ quản đốc, giám
đốc, phòng kỹ thuật ảnh hơng từ cơ cấu tổ chức các nhân viên cha nhận thấy.
3.2. Kết quả phân tích các dữ liệu thứ cấp
- Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thơng mại
Hải Nam l c cu t chc theo kiu trc tuyn-chc nng
Năm 2006 bao gồm :
+ Giám đốc
+ Phó giám đốc kinh doanh
+ Phó giám đốc kỹ thuật
+ Phòng nhân sự
+ Phòng kinh doanh
+ Phòng tài chính kế toán
Năm 2007 và 2008 bao gồm:

+ Giám đốc
+ Phó giám đốc kinh doanh
+ Phó giám đốc kỹ thuật
Trn Vn Cng K38A7
25