Báo cáo thực tập : Thực trạng và những giải pháp phát triển nguồn nhân lực cho ngành thư ký, tránh tình trạng nhiều mà không chất lượng part 7 pdf

2) Phải tìm cách nâng cao chất luợng nguồn nhân lực cho ngành thư ký.
Nhà trường cần phải thay đổi chương trình đào tạo sao cho phù hợp với yêu cầu
của doanh nghiệp, chủ động tổ chức các buổi thảo luận với doanh nghiệp và với
sinh viên. Cho sinh viên được quyền phát biểu, nêu lên cảm nghĩ của mình.
3) Cần phải cố gắng tạo điều kiện về cơ sở vật chất.
Nhà trường cần phải đầu tư đầy đủ về cơ sở vật chất như máy vi tính, photocopy,
máy fax, máy in…để sinh viên có điều kiện thực hành thành thạo, tạo điều kiện về
cơ sở vật chất đầy đủ cho giảng viên như máy chiếu, mic, radio…để giảng viên
giảng dạy. Ngoài ra nhà trường cần phải xây dựng them ký thúc xá cho sinh viên,
cũng như trật tự, an ninh cho sinh viên yên tâm học tập.
4) Thường xuyên tổ chức các chương trình vui chơi lành mạnh cho sinh viên.
Ngày nay sinh viên không cần phải nhào đầu vào học, mà thay vào đó là những
buổi “vui để học” ở đây các bạn vừa được học, vừa được vui chơi nên các bạn cảm
thấy rất thoải mái và tiếp thu bài vở cũng dễ ma nhớ cũng lâu.Nhà trường nên tổ
chức các chương trình khác nhau để các bạn có khả năng thể hiện mình, cũng như
khám phá ra được năng lực của bản than. Nhân viên thư ký văn phong cần rất
nhiều khả năng như nói tiếng Anh lưu loát cho nên nhà trường cần phải thường
xuyên tổ chức các buổi giao lưu nói chuyện giữa sinh viên với các giảng viên tiêng
Anh làm tăng khả năng nghe cũng như nói tiếng Anh của các bạn, các cuộc thi
(sinh viên thanh lịch ) để sinh viên tự tin trước đám đông. Và qua những chương
trình này sinh viên còn được học cách xử lý tình huống.
5) Cần phải lắng nghe tiếng nói của sinh viên cũng như quan tâm đến sinh viên nhiều
hơn.
Nhà trường cần phải tổ chức các cuộc họp mặt sinh viên nhiều hơn nữa để sinh
viên có thể giải tỏa những thắc mắc, thẳng thắn nói lên những mong muốn, nhựng
suy nghĩ của mình như muốn thay đổi cách giảng dạy hay giảng viên….hoặc nhà
trường nên có những thùng thư góp ý để cho các bạn không đủ tự tin khi nói trước
mọi người có thể góp ý vào đó.Nhà trường nào cũng có những qui tắc, qui định
riêng nhưng thể cứng nhắc, không thể bắt học sinh tuân theo một cách rập khuôn
mà không cho sinh viên nói cũng như không lắng nghe ý kiến của sinh viên.Trên
thực tế có nhiều bạn sinh viên rất bức xúc về những qui định, hay về cơ sở vật chất

của trường nhưng đành “ngậm bồ hòn làm ngơ” vì sợ nếu nói ra sẽ bị trà trường đì.
6) Chương trình đào tạo cần phải thay đổi phủ hợp với yêu cầu thực tế.
Nhà trường cần phải thay đổi cập nhật hóa cho phù hợp với yêu cầu thực tế của
doanh nghiệp như cần bớt những tiết dạy của môn cơ bản tăng cường thêm các
môn chuyên ngành ( môn tiếng Anh, soạn thảo văn bản….). Cần tạo điều kiện cho
sinh viên có thời gian thực hành
7) Giảng viên cần phải dành nhiều thời gian để nghiên cứu bài giảng chuyên sâu hơn
nữa.
Giảng viên cần phải dành thời gian nghiên cứu thực tế để cung cấp cho sinh viên
thực tế hơn, dành thời gian thực hành cho sinh viên nhiều hơn đặc biệt là những
môn chuyên ngành như vi tính, soan thảo văn bản, trang thiết bị văn phong….Điển
hình là môn soan thảo văn bản giảng viên vừa phải dạy, vừa phải cho sinh viên
thực hành trên máy tính để cho sinh viên quen với các thao tác cũng như tránh bỡ
ngỡ sau này. Môn soạn thảo có rất nhiều dạng văn bản( hợp đồng, đơn xin việc,…)
cho nên giảng viên cần phải đưa ra nhiều loại văn bản giao cho sinh viên về nhà
làm tiết sau sửa để sinh viên nhớ.
Giảng viên cần phải thay đổi cách giảng dạy sao cho phù hợp, lôi cuốn sinh viên
tiếp thu cũng như dễ nắm bắt, dễ hiểu.Thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận
nhóm, các đề tài thuyết trình tập cho sinh viên cách tìm tòi thong tin, tính năng
động, sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau cũng như khả năng giao tiếp giũa đám đông.
Đồng thời qua đó giúp sinh viên nhớ bài lâu hơn nhanh hơn thay vì học một cách
máy móc như ngày xưa (học thuộc long).
III.Doanh nghiệp.
1) Doanh nghiệp phải kết hợp với nhà trường trong việc đào tạo nguồn nhân lực.
a) Cần phải tạo điều kiện cho sinh viên thực tập, tiếp cận thực tế.
Thường xuyên tạo kết hợp với nhà trường cho sinh viên đến áp dụng thực tế. Các
doanh nghiệp cần tạo nhiều điều kiện cũng như giúp đỡ, quan tâm nhiều hơn đối
với sinh viên đi thực tập.
Đối với những doanh nghiệp có những việc làm bán thời gian thì nên tạo điều kiện,
ưu tiên cho sinh viên.

b) Tạo điều kiện kinh tế cho sinh viên.
Doanh nghiệp nên tài trợ, cũng như kết hợp với nhà trường tổ chức các buổi vui
chơi bổ ích. Gíup sinh viên vui và học để sinh viên học tập tốt hơn.
Các doanh nghiệp cần tài trợ cho các sinh viên nghèo vượt khó, giúp các em có
điều kiện đến trường cũng như phát huy được tài na7ng, khả năng học hỏi…
c) Dành thời gian dự các cuộc hội thảo của nhà trường.
Dù bận nhưng các doanh nghiệp nên dành thời gian đi dư các cuộc thảo luận do
nhà trường tổ chức. Qua đó có thể trao đổi chia sẻ những thong tin cần thiết với
sinh viên.
2) Doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho nhân viên ngành thư ký nâng cao trình độ.
a) Tài trợ cho nhân viên học thêm.
Doanh nghiệp phải coi việc đào tạo,nâng cao trình độ trình độ cho nhân viên là một
khoản đầu tư có lợi nhuận như học them tiếng Anh…
b) Tăng mức lương, thưởng cho nhân viên.
Hằng năm cần phải tăng lương, thưởng cho nhân viên để khích lệ nhân viên làm
việc tốt hơn, hiệu quả hơn.
c) Tạo điều kiện cho nhân viên làm việc trong một văn phong có đầy đủ trang thiết
bị nhằm nâng cao khả năng sử dụng trang thiết bị của nhân viên.
IV. Sinh viên.
1) Phải tự tìm hiểu về ngành học.
Phải tự tìm hiểu về ngành mình học, học cái gì?, làm gì?, và cần phẩm chất gì?
Xem có phù hợp với mình không?
Cần phải tự mình tìm những thong tin về trường cũng như về ngành qua báo đài,
qua trang wed… để có những quyết định đúng đắn, tránh tình trạng ỷ lại vào gia
đình, hay adu bắt chước bạn.
Khi đã chọn ngành học thì phải quyết tâm, cố gắng học. Như ngành thư ký các bạn
cần tìm hiểu ngành này cần phải làm gì, qua đó xem coi mình cần học them những
cái gì?, hay rèn những đức tính gì.
2) Cần nâng cao ý thức tự giác, tự học.
Sinh viên cần nâng cao ý thức tự gíac cũng như tự học không được ỷ lại vào nhà

trường, thầy cô, bạn bè.
Sinh viên phải nhận thức được rằng học là để cho mình, cho gia đình, cho xã
hội.Có gì không hiểu nên mạnh dạn hỏi thầy cô, bạn bè đừng nên dấu dốt. Và phải
luôn nhớ rằng kiến thức mà nhà trường trang bị chúng ta chỉ là cơ bản. Các bạn
nên tìm tài liệu để học hỏi them.
Nhân viên thư ký văn phong cần phải siêng năng, nhanh nhẹn, cẩn thận chu đáo và
các bạn nên rèn những đức tính khi còn ngồi trên ghế nhà trường.
Thư ký văn phong cần phải giao tiếp nhiều nên các bạn phải thường xuyên tham
gia vào các hoạt động của đoàn trường, của lớp trao dồi các kỹ năng khi giao tiếp,
tự tin khi đứng trước đám đông. Các bạn nên thay tiếng địa phương bằng tiếng phổ
thong.
Cần nâng cao hiểu biết rộng hơn như về pháp luật, kinh tế, kế toán, tài chính để
giúp ích cho công việc sau này.
Mạnh dạn đóng góp ý kiến với thầy cô, nhà trường để góp phần cải thiện, phát
triển nguồn nhân lực thư ký nước ta.
3) Tìm việc làm them.
Các bạn nên đi làm them để trang trải cuộc sống giúp cha mẹ phần nào cũng như
học hỏi them kinh nghiệm và kiến thức.
Nên tìm công việc nào có thể giúp rèn cho mình những kỹ năng cần thiết như làm
lễ tân, nhân viên bán hang,…. để nâng cao trình độ giao tiếp.Nhưng dù đi làm
nhưng các bạn cần nhớ việc học vẫn là quan trọng và cần đặt lên hang đầu. Và điều
không thể thiếu là mọi người cần nâng cao vọng nghề nghiệp, không ngừng nâng
cao trình độ chung như cập nhật hóa về chuyên môn phấn đấu nâng lên các nấc
thang nghề nghiệp, bằng long yêu nghề ý chí cầu tiến của các bạn sẽ làm được
những người thư ký thành đạt tương lai và phát triển hơn nữa trên con đường sự
nghiệp của mình.
V.Gia đình.
1) Cho con được tự chọn ngành mình học.
Gia đình không nên ép buộc con học ngành mà con không thích, hãy để con tự
chọn ngành ma mình có khả năng học.

3) Cần quan tâm đến con trong quá trình học ở trường.
Thường xuyên theo dõi kết quả học tập của con, luôn đông viên và nhắc nhở con
trong suốt quá trinh học.
4) Tạo điều kiện về kinh tế.
Cần tạo điều kiện tốt nhất về kinh tế nếu có thể để cho con học tốt hơn như: sách
học thêm, học thêm ngoai ngữ, tin học…
Nói chung việc nâng cao chất lượng ngành thư ký văn phong đòi hỏi sự kết hợp
giữa nhà trường và doanh nghiệp, cũng như sự cố gắng từ gia đình và sự tự gíac
của sinh viên để nâng cao trình độ chuyên môn.
Phần III:
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
I.K ết luận.
Nói chung sau 2 tháng thực tập được tiếp cận thực tế với công việc của thư ký văn
phong đã giúp em hoàn thành khá hoàn chỉnh đề tài thực tập và giúp em có những
kiến thức thực tế của ngành thư ký mà ở trong trường với lượng lý thuyết em được
học không có. Qua đó em nhận thấy rằng việc tuyển chọn một người nhân viên giỏi
có năng lực là một điều hết sức khó khăn. Đặc biệt là ngành thư ký, một ngành mà
không ít người cho rằng sung sướng chỉ ngồi trong phong máy lạnh và làm những
công việc vặt, nhưng thật ra không hề vậy ngành thư ký đòi hỏi cần phải có trách
nhiệm, có chính kiến, cẩn than….Chính vì vậy việc nâng cao chất lượng nguồn
nhân lực cho ngành thư ký là một việc cấp thiết.
Những thuận lợi và khó khăn khi nghiên cứu đề tài.
1) Thuận lợi:
Được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cán bộ hướng dẫn cũng như các anh các chị
trong công ty
Được nâng cao chuyên môn và bổ sung kiến thức trong quá trình thực tập
Được vận dụng những kiến thức vào thực tế, cũng như được tiếp xúc và làm quen
với các máy móc hiên đại mà khi còn học chưa có điều kiện thực hành
Được làm quen với môi trường làm việc nghiêm túc và kỷ luật cao
2) Khó khăn

Vì thời gian thực tập ngắn nên em chưa có đủ thời gian hiểu biết them về công việc
chuyên môn.
Là sinh viên sắp ra trường đang thực tập nên nghiên cứu gặp khá nhiều lung túng
và còn nhiều sai sót. Đặc biệt gặp nhiều bỡ ngỡ khi áp dụng những kiến thức đã
được học vào thực tế.
Đề tài khá rộng nên em không đủ khả năng khai thác hết mà chỉ khai thác một
mảng nhỏ nào đó thôi.
II. Kiến nghị
Nhà nước cần quan tâm, giám sát chặt chẽ đến chất lượng dạy và học ở các trường
nhiều hơn nữa.
Với thực tế khả quan cho ngành thư ký văn phong hiện nay, bên cạnh đó còn có
những mặt trái của nó.Vẫn còn khá nhiều trường đào tạo không chú trọng đến chất
lượng dẫn tới tình trạng đào tạo đông nhưng không mấy người giỏi đúng nghĩa đào
tạo.
Nhà trường và các doanh nghiệp cần tạo điều kiện để cho nguồn nhân lực nước ta
cũng như ngành thư ký văn phong có chất lượng.
Còn đối với công ty cần phải thường xuyên cập nhật các mặt hang mới nhất trên thị
trường để đáp ứng nhu cầu của khách hang. Đầu tư và mở rộng thị trường không
chỉ trong nước mà phấn đấu ra thị trường nước ngoài.Cần phải cố gắng nhiều hơn
trong việc giữ gìn mối quan hệ với khách hang truyền thống. Công ty nên xây dựng
một phong văn thư lưu trữ riêng để lưu trữ, giữ gìn những hồ sơ tài liệu cần thiết.
Đặc biệt chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ nhân viên
để phát triển công ty.
Sinh viên cần cố gắng học tập cũng như rèn luyện bản than để có thể góp một phần
nào đó trong công cuộc xây dựng đất nước