Báo cáo thực tập : Thực trạng và những giải pháp phát triển nguồn nhân lực cho ngành thư ký, tránh tình trạng nhiều mà không chất lượng part 6 doc

Các bạn sinh viên hầu như chưa sử dụng thành thạo về các trang thiết bị văn phòng
khi mới vào làm chẳng hạn như máy photocopy,máy fax, máy in, máy chiếu….Đó
là những máy trang thiết bị cần thiết và thông thường chưa kể đến những trang
thiết bị, máy móc khác hiện đại hơn tại các văn phòng hiện đại, các công ty lớn.
Khá lớn số lượng sinh viên khi vào làm các doanh nghiệp phải hướng dẫn lại từ
những công việc nhỏ nhặt, đó là chưa kể đến còn có một số bạn không biết sử dụng
nhưng sợ không dám nói, dám hỏi hết quả làm hư hỏng máy móc của công ty, làm
chậm tiến trình công việc của công ty.
6) Phẩm chất cần có
Tính cẩn thận là rất cần thiết ở người thư ký vì thư ký văn phòng đảm nhiệm rất
nhiều công việc trong đó công việc cần cẩn thận hơn cả là quản lý hồ sơ. Các
nhiệm vụ quan trọng nhất của thư ký văn phòng là xử lý thư tín, giao dịch điện
thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các bài báo cáo. Ngoài ra thư ký còn phải
lên lịch cho lãnh đạo, nhắc nhở những công việc lãnh đạo, thủ trưởng cần phải giải
quyết, những cuộc họp cần phải dự …trong ngày.Thế nhưng có một số tình trạng ở
một vài công ty là người thư ký lơ đãng, hay quên, cẩu thả nên những công việc
quan trọng như công văn, giấy tờ, hồ sơ để đâu quên đó lúc cần đến thì không nhớ
là để đâu, đặc biệt là những thông tin quan trọng của khách hàng cũng như những
hợp đồng có giá trị diều này làm cho lãnh đạo không hài lòng, hoặc dẫn đến tình
trạng làm phiền long khách hàng, mất khách hàng của công ty làm thiệt gây tổn
thất cho công ty.
Chương II:
NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN THỰC TRẠNG NGUỒN NHÂN LỰC NGÀNH
THƯ KÝ VĂN PHONG NHIỀU MÀ KHÔNG CHẤT LƯỢNG.
Thực trạng trên xảy ra là do:
I.Nhà nước:
1) Thiếu vốn đầu tư:
Nhà nước đầu tư cho giáo dục chưa nhiều, chưa kiểm tra chặt chẽ về chất lượng
dạy và học ở các trường.Chính vì vậy mà các trường không thể tạo điều kiện cho
giảng viên nghiên cứu các đề tài khoa học. Do lương của giảng viên còn thấp, thời
buổi giá cả ngày càng leo thang nên không thể tránh khỏi các giảng viên đua nhau

đi chạy xô ở các trường dân lập, tư thục để tăng thu nhập phần nào để lo cho cuộc
sống không có thời gian dành cho việc nghiên cứu giảng dạy, chính vì vậy mà mà
các bài giảng của giảng viên không gần thực tế, nhu cầu của doanh nghiệp, không
lôi cuốn được sinh viên học. Và nếu nhà nước có rót kinh phí xuống cho ngành
giáo dục thì cũng chưa quản lý dược kinh phí đó đi đâu về đâu.
2) Tiến trình thực hiện giải pháp.
Bộ giáo dục đã mở ra nhiều cuộc thảo luận nhằm nâng cao chết lượng nguồn nhân
lực nhưng những giải pháp tìm ra đưa vào thực tiễn quá chậm
3) Kiểm tra giám sát.
Việc kiểm tra giám sát chất lượng về cơ sở vật chất cũng như chất lượng dạy và
học còn chưa chặt chẽ.
II.Nhà trường.
1) Cơ sở vật chất của nhà trường chưa tốt.
- Tại một số trường còn tình trạng không có đủ lớp để cho sinh viên học, sinh
viên phải ngồi học chung với các lớp khác trong một hội trường đông người. Các
trang thiết bị, máy móc còn chưa được trang bị đầy đủ ( quạt, đèn, mic, may
chiếu…).Điều đó dẫn đến tình trạng sinh viên không có điều kiện tốt để tiếp thu,
nghiên cứu và học tập.Hơn nữa hầu như tại các trường hiện nay máy móc thiết bị
phục vụ cho việc học, nghiên cứu chưa đầy đủ. Điển hình là khi sinh viên học môn
tin học chỉ được học trên lý thuyết là nhiều, thực hành thì rất ít, có nhiều trường
hợp hai hoặc ba bạn ngồi chung một máy tính khó tránh khỏi sau này các bạn đi
thực tập hoặc đi làm gặp nhiều khó khăn và bỡ ngỡ khó hoàn thành tốt công việc
được giao. Đặc biệt là ngành thư ký văn phong sau này phải sử dụng rất nhiều máy
móc như photocopy, fax,scan…nhưng khi học môn trang thiết bị văn phong thì các
bạn chỉ được đi thực hành đúng một lần, có nhiều bạn còn cho biết “em chỉ được
nhìn cô làm rồi nhớ được bao nhiêu thì hay bấy nhiêu chứ cũng chẳng được thực
hành vì thầy cô sợ bọn em làm hư máy móc”.Máy chiếu, radio phục vụ cho việc
giảng dạy vẫn còn thiếu.
- Ký thúc xá chưa đầy đủ
Trong khi số lượng sinh viên ngày càng tăng lên thì chỗ ở ký túc xá của các trường

Đại học, Cao đẳng ngày càng thiếu. Sinh viên phải ra ngoài mướn nhà trọ giá lại
cao hơn ký túc xá, không sạch, không an toàn. Sinh viên phải thay đổi chỗ lien tục.
Có nhiều sinh viên một tháng phải chuyển phong mấy lần với nhiều lý do khác
nhau (ồn ào, trộm cắp, giá phong tăng ) những việc này cũng đủ làm mất thời gian
học tập của các bạn.
Nhưng lại có nhiều bạn tâm sự “ở trong ký túc xá tuy rẻ hơn bên ngoài rất nhiều
nhưng tình trang mất cắp cũng không ít,quần áo mới mua giặt không dám phơi ra
ngoài, có nhiều bạn không dám sắm quần áo mới vì sợ mất. Điều này cho thấy tình
hình an ninh ở một số trường cũng chưa được chú ý, làm giảm long tin ở sinh viên.
2) Chương trình đào tạo.
Chương trình đào tạo ở đa phần các trường chưa phù hợp với yêu cầu thực tế vì
nhà trường thiếu sự hỗ trợ của các nhà tuyển dụng trong quá trình đào tạo nguồn
nhân lực. Chẳng hạn khi xây dựng chương trình đào tạo nhà trường ít tổ chức các
buổi tham khảo ý kiến của các nhà tuyển dụng.Chính vì vậy mà chương trình đào
tạo của nhà trường không kịp thay đổi cho phu hợp với yêu cầu cũng như sự phát
triển của doanh nghiệp.Trong khi đó tình hình kinh tế thị trường ngày càng phát
triển mạnh mẽ, chương trình dạy và học ở các trường Đại học, Cao đẳng thì vẫn
giữ nguyên tại chỗ nên nguồn nhân lực ngành thư ký văn phong ở nước ta hiện nay
vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế. Chương trình đào tạo thì lại “thừa các môn
cơ bản nhưng lại thiếu chuyên sâu” , thời gian học các môn chính trị nhiều nên ít
có thời gian dành cho chuyên môn.Ví dụ như ngành thư ký thời gian học dành cho
môn tiếng Anh là rất ít nên sinh viên không đạt trình độ chuyên môn khi đi làm
hoặc một số bạn phải dành thời gian đi làm them để đi học them tiếng Anh ở các
trung tâm.
3) Cung cấp thong tin về ngành thư ký văn phong cho sinh viên chưa đầy đủ.
Các trường chưa cung cấp đầy đủ thong tin về các ngành tuyển sinh cho sinh viên.
Cũng như trước khi tuyển sinh các trường không cử người đến các trường phổ
thong giới thiệu sơ về các ngành cũng như giới thiệu về ngành thư ký văn phong
cần học cái gì, làm những công việc gì, phẩm chất như thế nào để cho nhiều bạn có
thể định hướng và chọn được ngành nghề thích hợp. Tránh tình trạng nhiều bạn

không hiểu gì về ngành thư ký, hoặc chỉ chọn đại một ngành nào đó để học nên khi
học các bạn mới nhận ra mình không phù hợp với ngành nghề này nhưng vì đã lỡ
thi ngành này nên rang học. Vì không phù hợp nên khi các bạn học chỉ với tinh
thần đối phó là chính, không có niềm đam mê với nghề nên các bạn dù có làm
cũng chỉ qua loa cho xong chuyện, không tìm tòi học hỏi kinh nghiệm để bổ sung
kiến thức sau này.
4) Thiếu giảng viên chuyên môn.
Thực tế cho thấy luôn tồn tại tình trạng sinh viên ngày càng nhiều, các trường Đại
học, Cao đẳng dân lập, tư thục thành lập ngày càng đông mà các giảng viên thì
ngày càng thiếu nhất là các giảng viên chuyên sâu. Một số các trường Đại học, Cao
đẳng không đủ các giảng viên cơ hữu buộc phải mướn từ các trường khác về
5) Thiếu tài liệu tham khảo cho sinh viên.
Một số thư viện của trường còn chưa trang bị đầy đủ tài liệu tham khảo cho sinh
viên nghiên cứu.Có rất nhiều bạn sinh viên bức xúc cho biết “đầu năm khi nhập
học chúng em đã đóng đầy đủ các khoản do nhà trường đề ra kể cả tiền thư viện.
Nhưng đến khi cần gì lien quan đến tài liệu chúng em toàn phải ra nhà sách tìm và
đọc”.
6) Thiếu thực hành.
Đa phần cac giảng viên ít cho sinh viên thực hành nhiều chủ yếu là học trên lý
thuyết với nhiều nguyên do khác nhau:
 Không có nhiều thời gian để cho sinh viên thực hành
 Không đủ các trang thiết bị cũng như máy móc
Ví dụ như đối với môn soạn thảo văn bản đáng lẽ ra nhà trường phải tạo điều kiện
để cho sinh viên vừa học vừa thực hành trên máy tính. Nhưng đa phần các trường
đều cho sinh viên học lý thuyết và nếu có thực hành thì cũng thực hành trên giấy.
Điều đó khiến cho sinh viên khi soạn thảo trên máy tính gặp rất nhiều khó
khăn.Còn môn trang thiết bị văn phong cũng vậy, một số trường còn chưa có
phong thiết bị văn phong cho sinh viên. Các giảng viên phải tự lien hệ với các
doanh nghiệp để xin cho sinh viên đi thực hành. Một số trường trang thiết bị được
trang bị đầy đủ nhưng các bạn cho biết “chúng em không có nhiều thời gian để

thực hành nhuần nhuyễn, một bạn cũng chỉ thực hành một lần vì không có đủ thời
gian”.
III. Doanh nghiệp.
1) Doanh nghiệp và nhà trường chưa có sự kết hợp.
Các doanh nghiệp cho biết “để tìm nhân viên thì rất dễ nhưng tìm được một nhân
viên giỏi, có nghiệp vụ thì không hề đơn giản chút nào”. Và họ cũng nhận định
rằng một phần cũng là do lỗi của họ chẳng hạn như khi xây dựng một chương trình
đào tạo nhà trường nên mở các buổi thảo luận tham khảo ý kiến của doanh nghiệp,
và các doanh nghiệp đơn giản nghĩ rằng chương trình đào tạo như thế là đủ đáp
ứng được yêu cầu thực tế. Tuy nhiên sinh viên ra trường đi xin việc vẫn bị chê.
2) Doanh nghiệp chưa tạo điều kiện cho sinh viên.
Sau 3 năm học tập trước khi ra trường các bạn sinh viên được cử đến các công ty
thực tập nhưng đa phần các bạn không được làm đúng công việc của một người thư
ký văn phong nên làm. Các nhà doanh nghiệp chưa nhiệt tình giúp đỡ cũng như chỉ
bảo các bạn trong công việc, các bạn chỉ được làm những công việc vụn vặt như
quét phong, pha trà….Vì các nhà doanh nghiệp luôn thành kiến rằng các bạn sinh
viên đi thực tập chưa biết gì về công việc nên sợ không giám giao việc cho các bạn
làm vì sợ sẽ gây hư hại làm thiệt hại cho công ty.
3) Doanh nghiệp chưa đầu tư nhiều cho việc nâng cao chất lương cho nguồn nhân lực
thư ký.
Ở các doanh nghiệp nước ngoài họ luôn tạo điều kiện cho những nhân viên giỏi đi
học thêm kỹ thuật, tiếng Anh…nhằm nâng cao kiến thức cũng như trình độ để
phục vụ cho công ty ngày càng tốt hơn, cũng như họ đưa ra những phần thưởng ở
cuối tháng, cuối quý hay cuối năm để các nhân viên trong công ty phấn đấu thi đua
với nhau trong công việc làm tăng chất lượng hoàn thành công việc.Hiện nay các
công ty của Nhật, Hàn Quốc…đầu tư vào Viêt Nam cũng đã đưa ra những chính
sách đầu tư cho nhân viên đi học tập bồi dưỡng them kiến thức nhưng vẫn còn hạn
chế.
4) Chế độ lương, thưởng chưa cao.
Doanh nghiệp trả lương cho nhân viên thì thấp, thưởng thì ít nhưng lại đòi hỏi

nhân viên phải cố gắng hết mình trong công việc. Một số nhân viên quan điểm
rằng họ chỉ làm đúng với mức lương mà doanh nghiệp trả, trong khi đó công việc
của người thư ký rất nhiều và trách nhiêm rất cao nhưng số tiền lương mà họ nhận
được quá ít so với những gì họ đã làm và bỏ ra. Tiền lương thì thấp, thưởng thì ít,
giá cả thì ngày càng leo thang thì sẽ không có đông lực nào thúc đẩy họ làm
việc.Họ không cố gắng hết mình cũng như nâng cao trình độ của mình trong công
việc cũng là lẽ đương nhiên.
5) Cơ sở vật chất chưa tốt.
Cụ thể là văn phong của thư ký quá nhỏ, công việc việc giấy tờ, tài liệu cũng như
máy móc thì nhiều. Điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình cất giữ cũng như tìm
kiếm thong tin giấy tờ khi cần thiết. Hay các thiết bị máy móc quá cũ, thường
xuyên hư hỏng làm chậm tiến trình công việc .
IV.Sinh viên.
1) Chưa tìm hiểu kỹ ngành học.
Chẳng hạn như trước đăng ký hồ sơ chọn ngành các bạn không chủ động tìm hiểu
thong tin về từng ngành xem mình phù hợp với ngành nghề nào.Tránh tình trạng
chọn đại một ngành để học. Có bạn khi ngay cả khi vào học hai, ba tháng rồi mà
chỉ biết mình học ngành đó không hế biết mình học những gì, công việc sau này
mình phải làm ra sao?, hay trường mình học như thế nào?. Đến khi các bạn nhận ra
mình không phù hợp với ngành này thì đã quá muộn, “đâm lao thì phải theo lao”
đó là tình trạnh không thể tránh, các bạn học chỉ để đối phó, không có sự cố gắng
cũng như tinh thần học hỏi. Và điều hiển nhiên khi các bạn không có long yêu
nghề thì khó có thể thành công.
2) Chưa rèn luyện cho mình thói quen tự giác.
Khác với thời các bạn là học sinh, khi đã bước chân vào trường Đại học, Cao đẳng
các bạn phải đề cao tinh thần tự giác là chính.Vì các trường Đại học, Cao đẳng đào
tạo theo phương pháp tự học là chính nên các bạn sinh viên vẫn chưa quen với
phương pháp này. Sinh viên chưa có ý thức tự học, chưa bỏ được cách học của phổ
thong “thầy đọc trò chép”, không tự tìm tòi học hỏi từ thầy cô, bạn bè. Tình trạng
còn ỷ lại vào giảng viên cũng như nhà trường còn nhiều. Số sinh viên tự giác học

tập còn rất hạn chế, đa phần không biết tìm tòi tài liệu học them, chỉ học những gì
giảng viên dạy và tài liệu mà giảng viên đưa.Sinh viên còn dè dặt trong quá trình
học không dám đưa tay phát biểu ý kiến, nhiều thầy cô tâm sự “ nhiều hôm trời
nóng oi bức toát cả mồ hôi nhưng mình vẫn cố gắng giảng bài bằng cả tấm long
yêu nghề chỉ mong sinh viên hiểu nắm được bài, thế nhưng đôi lúc mình tức không
chịu nổi khi nhìn xuống lớp đứa thì ngủ, đứa thì ăn, đứa thì nói khi hỏi hiểu không
thì gật đầu hiểu nhưng khi hỏi lại thi ngơ ngác không biết gì”.
3) Sinh viên không có đủ điều kiện kinh tế đầu tư cho việc học.
Có tình trạng khi sinh viên ra trường không có trình độ, kinh nghiệm không phải vì
không có long yêu nghề mà vì họ có nhiều hoàn cảnh khác nhau nhưng họ đều có
một nguyên nhân là hoàn cảnh gia đình khó khăn. Nhiều bạn cho hay để có tiền
đóng học thôi ma cha mẹ bạn phải chạy ngược chạy xuôi lo còn không xong thì
làm sao mà co tiền để mua trang thiết bị (máy tính) để học them, có bạn dành dụm
không dám ăn sáng chỉ để mua một cuôn sách tham khảo. Chưa kể đến học them
tiếng Anh nhưng phần lớn các bạn sinh viên vừa học vừa làm mới có đủ khả năng
lo cho việc học cũng như giúp đỡ cha me phần nào trong cuộc sống.
4) Sinh viên chưa năng động.
Sinh nước ta hiện nay còn rất thụ động. Những kiến thức mà nhà trường trang bị
cho sinh viên chỉ là nền tảng cơ bản, nếu các bạn không học hỏi them kinh nghiêm
từ bên ngoài qua những việc làm them thì sau này khi ra trường làm việc các bạn
không biết vận dụng vào thực tế thì các bạn sẽ gặp nhiều khó khăn.
Nhưng nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề này vẫn là do các bạn sinh viên chưa có
tinh thần tự giác, tự học.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến nguồn nhân lực ngành thư ký văn phong
thiếu chất lượng đó là gia đình.
 Gia đình tự quyết định ngành học cho con.
Hiện nay ở nước ta vẫn còn tồn tại tình trạng lạc hậu “cha mẹ đặt đâu con ngồi
đấy” cũng như việc chọn ngành học vậy. Có nhiều bạn không được theo đuổi
ngành mà mình yêu thích.Có nhiều bậc cha mẹ chỉ biết ngành này trên ti vi nói
lương cao và còn có cơ hội phát triển hơn nữa thế là bắt con thi rồi học ngành đó,

không cần biết con mình có thích hay có khả năng hay không.
 Thiếu sự quan tâm.
Có nhiều phụ huynh chỉ biết có đóng tiền và đóng tiền, không quan tâm con mình
học ra sao?, học thế nào?, cũng như thiếu sự đông viên, ủng hộ từ gia đình nên tình
trạng học đối phó, học để cho có, cho xong vẫn còn tồn tại.
 Gia đình không có đủ điều kiện kinh tế cho con học.
“Mỗi cây mỗi hoa, mỗi nhà mỗi cảnh”, “kẻ ăn không hết, người lần không ra” đó
là một thực tế đau long vẫn đang tiếp diễn.Nhiều bạn sinh viên vừa ham học lai
học giỏi nhưng gì hoàn cảnh gia đình khó khăn các bạn đành “đứt gánh giữa
đường” để phụ giúp gia đình. Tuy nhà nước ta đã có những chương trình tài trợ
cho những sinh viên nghèo vượt khó nhưng vẫn còn trong phạm vi nhỏ. Tại sao
nước ta lại thiếu những nhân tài là do vậy.
Có thể những nguyên nhân trên còn chưa đủ, nhưng theo em đó là những nguyên
nhân chính dẫn đến tình trạng nguồn nhân lực thư ký thiếu chất lượng như hiện
nay.
Chương III:
GIẢI PHÁP THIẾT THỰC CHO NGUỒN NHÂN LỰC NGÀNH THƯ KÝ VĂN
PHÒNG, TRÁNH TÌNH TRẠNG NHIỀU MÀ KHÔNG CHẤT LƯỢNG.
Để tránh tình trạng này cần phải có sự kết hợp của:
I.Nhà nước.
1) Chính sách đầu tư.
Cần phải hiểu rằng ngành thư ký không chỉ dừng lại ở mức độ đào tạo Nghiệp vụ,
Trung cấp hay Cao đẳng mà ngành thư ký sẽ được chú tâm đào tạo để ngày càng
hoàn thiện hơn ở mức độ Đại học. Cho nên để nguồn nhân lực nước ta có hiệu quả
thì nhà nước cần phải quan tâm, đầu tư cho giáo dục nhiều hơn nhưng đồng thời
cũng phải kiểm tra chặt chẽ nguồn ngân sách sao cho sử dụng đúng mục đích, hợp
lý. Nhà nước cần tạo điều kiện kinh tế cho sinh viên nghèo hiếu học, các giảng
viên giỏi đi du học ở nước ngoài như cho sinh viên vay vốn, tặng học bổng cho
sinh viên nghèo vượt khó,…cũng như tiếp kinh phí cho Bộ giáo dục và Bộ lao
động tồ chức các buổi thảo luận giữa các doanh nghiệp và nhà trường để sinh viên

ngành thư ký văn phong và nhân viên thư ký tại doanh nghiệp có thể trao đổi kinh
nghiệm thực tế, chia sẻ những vướng mắc, những khó khăn cùng nhau tìm ra giải
pháp. Sinh viên cũng có quyền tham gia vào buổi thảo luận vì họ chính là người
học, họ sẽ đưa ra những ý kiến, những mong muốn của họ. Qua đó nhà trường
cũng như các doanh nghiệp có thể hiểu cũng như biết mình cần phải làm gì?.
2) Thường xuyên kiểm tra chất lượng giáo dục.
Bộ giáo dục cần phải kiểm tra chặt chẽ chất lương dạy và học ở các trường, tác
phong giảng dạy của giáo viên như thế nào, giáo trình và giáo án ra sao?, thi cử cử
có nghiêm túc không?, có đầy đủ các trang thiết bị không?
II.Nhà trường.
1) Cung cấp thông tin về ngành thư ký cho sinh viên
Trước khi tuyển sinh nhà trường cần cử người đến các trường phổ thong giới thiệu
về các ngành nói chung hay ngành thư ký nói riêng để cho học sinh hiểu và đưa ra
lựa chọn phù hợp với bản thân mình.Hoặc nhà trường có thể đưa lên mạng để các
bạn học sinh có thể truy cập, hay phát tờ rơi giới thiệu về trường cũng như các
ngành nghề ở các trường phổ thong. Nếu khi sinh viên thi vào ngành thư ký nhưng
lại không thấy phù hợp với bản than và muốn đổi ngành thì nhà trường nên đưa ra
các ngành có điểm chuẩn tương đương với nhau cho các sinh viên chọn.