Chuyên đề 2: Tổ chức dữ liệu hệ thống kế toán Nguyễn Bích Liên

LOGO
Chuyên đề 2 Tổ chức dữ
liệu hệ thống kế toán
Nguyễn Bích Liên
1Ch2. Tổ chức dữ liệu Nguyễn Bích Liên
Mục tiêu
You can briefly add outline of this slide page in this text box.
1. Hiểu các cách tổ chức dữ liệu kế toán
2. Hiểu nguyên tắc tổ chức dữ liệu & tích
hợp dữ liệu (theo cấu trúc quan hệ)
3. Hiểu các phương pháp mã hóa dữ liệu
4. Ảnh hưởng của tổ chức dữ liệu tới kế toán
2
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Nguyễn Bích Liên
Nội dung
Tổ chức dữ liệu kế toán
I
Qui trình Xử lý dữ liệu
II
Mã hóa dữ liệu
III
Thảo luận ảnh hưởng của tổ chức dữ
liệu tới hệ thống thông tin kế toán
IV
3
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Nguyễn Bích Liên
V
Tích hợp mô hình tổ chức dữ liệu - sơ đồ
REA

I. Tổ chức dữ liệu kế toán
Khái niệm tổ chức dữ liệu
1
Các mô hình tổ chức dữ liệu kế toán
2
3
4
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Nguyễn Bích Liên
Tổ chức dữ liệu mô hình E-R- REA
Khái niệm tổ chức dữ liệu
Tổ chức dữ liệu là việc sắp xếp các dữ liệu
của hệ thống theo những nguyên tắc nhất
định tại các nơi lưu trữ dữ liệu.
• Dữ liệu:
5
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Nguyễn Bích Liên
• Cơ sở dữ liệu: là tất cả các dữ liệu của một tổ
chức (hay một phạm vi nào đó) được sử dụng
trong hệ thống xử lý thông tin của tổ chức hay
phạm vi đó
Trong môi trường KT bằng tay, dữ liệu được
lưu trữ ở đâu? Trong môi trường bằng máy,
dữ liệu được lưu ở đâu? Theo nguyên tắc
nào?
Tổ chức dữ liệu
 Về mặt logic các dữ liệu trong CSDL được sắp
xếp:
Ký tự -> vùng dữ liệu -> mẩu tin- tập tin dữ liệu ->

CSDL
Nguyễn Bích Liên
6
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Kế toán
bằng tay
Kế toán
bằng máy
Ví dụ
Ký tự
Vùng dữ liệu
Tập tin dữ
liệu
Cơ sở dữ liệu
 Các tập tin trong CSDL có quan hệ với nhau
theo những nguyên tắc nhất định. Ví dụ ?
Sự phát triển của kỹ thuật CSDL
Nguyễn Bích Liên
7Ch2. Tổ chức dữ liệu
Mốc Sự kiện Kỹ thuật CSDL (trích GeorgeH.Bodnar,
William S.Hopwood-AIS)
1960s Máy tính lớn
(mainframe)
Hệ thống tập tin Máy tính như một nơi chứa
các tập tin.
1960s Hệ quản trị CSDL
(DBMS)
Quản trị CSDL
(
database management)

Chuẩn hóa lưu trữ, xử lý và
truy cập dữ liệu
1960s Dịch vụ thông tin trực
tuyến
Quản trị văn bản
(text managemant)
CSDL gồm các văn bản, (từ
tạp chí, báo), hình ảnh,
giọng nóiv.v. Người sử dụng
truy cập qua HT dịch vụ
mạng trực tuyến
1970s Hệ chuyên gia (expert
systems)
Suy luận, suy đoán CSDL về các qui luật ra
quyết định, logic ra quyết
định
1970s Lập trình hướng đối
tượng
1980s Hypetext systems Tìm kiếm thông qua các kết
nối trong CSDL
1990s Intelligent database
systems
Kết hợp tất cả các
kỹ
thuật
trên
Các kỹ thuật CSDL trong kế toán
Nguyễn Bích Liên
8
Ch2. Tổ chức dữ liệu

 Tổ chức dữ liệu kế toán thủ công thế nào? Tập
trung loại dữ liệu gì?
Kế toán đã sử dụng các mô hình tổ chức dữ liệu nào? Trong điều kiện
ứng dụng CNTT ra sao?
Mô hình sổ kế toán
Tập tin thông thường
Hệ quản trị CSDL
Sử dụng kế
toán thủ công
Phần mềm ứng dụng
& dữ liệu gắn chặt
với nhau; trùng lặp,
không chuẩn hóa
.
Phần mềm ứng dụng
& dữ liệu độc lập
Hệ thống máy
tinh lớn
(mainframe)
Sổ theo thời
gian- đối tượng
Hệ quản trị
CSDL:
Tổ chức tập tin thông thường theo từng
ứng dụng
Nguyễn Bích Liên
9Ch2. Tổ chức dữ liệu
Sự kiện A
(VD đặt
hàng)

Chương
trình ứng
dụng 1- (ví
dụ bán hàng)
Đối tượng B
(VD hàng
tồn kho)
Đối tượng C
(VD
kh.hàng)
Chương
trình ứng
dụng 2- (ví
dụ hàng tồn
kho)
Sự kiện E
(vd xuất kho)
Đối tượng B
(VD HTK)
Sự kiện D
(VD nhập
kho)
Người
sử dụng
 Được sử dụng
trong môi trường
Dữ liệu lưu trữ
riêng biệt theo
từng ứng dụng.
Nhược điểm?

Tổ chức theo hệ quản trị CSDL
Nguyễn Bích Liên
10Ch2. Tổ chức dữ liệu
Cơ sở dữ liệu
Sự kiện A, đối tượng B,
C. Sự kiện D, E, F …
Module bán
hàng
Module gửi
hàng
Module…
….
Đặc điểm của mô
hình tổ chức dữ
liệu này
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Truy vấn dữ
liệu (DQL-
Data Query
Language)
• Tạo thông
tin, báo cáo
theo yêu
cầu người
sử dụng
DBMS là phần mềm quản lý
dữ liệu. Chức năng
Thế nào là hệ quản trị CSDL? Nó thực hiện những công việc gì? Tại sao cần hệ quản trị
CSDL?
Xử lý dữ liệu

(DML- data
manipulation
language)
• Cập nhật dữ
liệu
• Sửa dữ liệu
• Nhập dữ liệu
• Trích dữ liệu
Tổ chức dữ liệu
(DDL- Data
Description
Language)
Định nghĩa cấu
trúc CSDL:
• Tên của DL
• Kiểu dữ liệu
• Độ dài DL
11
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Nguyễn Bích Liên
Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL)- DBMS
Nguyễn Bích Liên
12
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Người sử
dụng 1
Người sử
dụng 2
Người sử
dụng 3

DBMS kế
toán
DBMS kế
toán
DBMS kế
toán
Schema or
(database model)
Database
Kiến trúc của Cơ sở dữ liệu
Nguyễn Bích Liên
13
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Có 3 mức độ kiến trúc của Cơ sở dữ liệu
Khái niệm CSDL
Sử dụng CSDL
Báo cáo mong muốn
Thông tin cần hiển thị
Mô hình cấu trúc dữ liệu:
• Hình cây hay gọi là phân
cấp
• Mạng
• Quan hệ
• Hướng đối tượng
DL lưu trữ thực sự theo cách để có
Phương pháp truy cập :
• Trình tự
• Trình tự có chỉ mục (indexed
sequencial)
• Trực tiếp

Sử dụng công cụ hỗ
trợ mô tả (tùy mô
hình cấu trúc dữ
liệu) E-R; OMT
(object orientation
modeling
technique)…
Mô hình dữ liệu khái niệm: mối liên kết thực thể
- entities relationship
Nguyễn Bích Liên
14
Ch2. Tổ chức dữ liệu
 Mô hình mối liên kết thực thể là công cụ mô tả mối quan
hệ giữa các thực thể (các đối tượng cần thu thập và lưu trữ
thông tin) trong CSDL.
Mô hình dữ
liệu
Thực thể gì?
Đối tượng cần thu
thập và lưu trữ
thông tin
Thuộc tính của thực
thể (tính chất của thực
thể)
• Thuộc tính mô tả
• Thuộc tính tên gọi-
khóa chính: duy nhất
Để phân biệt:
• Thuộc tính liên kết-
khóa ngoại: Dùng liên

kết giữa các tập thực
thể.
Mối quan
hệ/liên kết
giữa các
thực thể
1:1
1- nhiều
nhiều - nhiều
Mô hình dữ liệu cấp khái niệm: mối liên kết thực thể
entities relationship
Nguyễn Bích Liên
15
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Thực thể 1
Thuộc
tính 2
Thuộc
tính
1
Thuộc
tính …
Thực thể 2
Thuộc
tính 2
Thuộc
tính
1
Thuộc
tính …

 Ký hiệu
Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán
 Trong kinh tế và kế toán, các thực thể (entities)
được phân thành các nhóm theo mô hình REAL
Nguyễn Bích Liên
16
Ch2. Tổ chức dữ liệu
• Nguồn lực (Resources): TS DN sở hữu
• Vị trí (Locations): xẩy ra sự kiện, nơi lưu nguồn
lực, nơi/vị trí tác nhân
• Sự kiện (Events):
• Tác nhân/đối tượng tham gia (Agents)
Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán
Nguyễn Bích Liên
17
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Sự kiện
Nguồn lực
Vị trí
(nếu cần)
Tác nhân bên
trong
Tác nhân bên
ngoài (nếu
cần)
Sự kiện
Nguồn lực
Tác nhân bên
trong
Tác nhân bên

ngoài (nếu
cần)
Cấu trúc dữ liệu: cấp logic –
cấu trúc quan hệ - relational structures
 Các dữ liệu trong CSDL được lưu trữ dưới dạng
bảng dữ liệu 2 chiều: cột, dòng
Nguyễn Bích Liên
18
Ch2. Tổ chức dữ liệu
MÃ KH TÊN KH ĐỊA CHỈ SỐ DƯ
01 Nguyễn Văn A xxxx 300
02 cty TNHH Hoa Huyền xxxx 500
SỐ HĐ MÃ KH
NGÀY BÁN HÀNG
ĐK THANH TOÁN
101 01 15/09 1
102 02 20/9 2
103 01 25/10 1
SỐ HĐ MÃ HÀNG SỐ LƯNG
101 216 100
101 218 200
101 217 150
102 218 420
103 216 300
103 217 200
MÃ HÀNGÕ
TÊN HÀNG HÓA ĐƠN GÍA
216 Vải lụa 100,000
217 Vaải coton 40,000
218 Vải bố 20,000

KHÁCH HÀNG Costomer Relation
BÁN HÀNG Sale Relation
CHI TIẾT BÁN HÀNG (Detail Sale Relation)
HÀNG HÓA -GIÁ VỐN(goods Relation)
Mô hình E-R ứng dụng trong kinh tế/kế toán
Nguyễn Bích Liên
19
Ch2. Tổ chức dữ liệu
 Mối liên kết giữa các thực thể mô tả vấn đề gì?
Tập trung vào các khía cạnh hoạt động kinh tế
hay tập trung vào ảnh hưởng tới TK kế toán?
 Dựa vào đâu xác định các thực thể? Dựa vào đâu xác
định các thuộc tính thực thể? Dựa vào đâu xác định
mối liên kết giữa các thực thể?
 Cách tiếp cận để phân tích HĐ kinh tế nhằm xây
dựng mô hình REA?
Cấu trúc dữ liệu: cấp vật lý
 Ở cấp độ vật lý, các bảng dữ liệu được lưu trữ trong
hình thức các files dữ liệu phù hợp với các kiểu truy
cập dữ liệu:
 Trình tự
 Trình tự có chỉ mục
 Truy cập trực tiếp
Nguyễn Bích Liên
20
Ch2. Tổ chức dữ liệu
 Các files dữ liệu sự kiện gọi các tập tin nghiệp vụ
(transaction files), các files đối tượng, nguồn lực, vị
trí được gọi là tập tin chính (master file).
Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán

Nguyễn Bích Liên
21
Ch2. Tổ chức dữ liệu
 Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan
kế toán
 Tập tin nghiệp vụ (transaction files):
Ghi nhận sự
kiện kinh tế, là căn cứ cập nhật tập tin chính. VD?
 Tập tin chính (Master files):
o Các tập tin đối tượng tác nhân, nguồn lực, vị trí.
o Các tập tin chứa dữ liệu kế toán: tập tin kiểm soát sổ cái
(General Ledger Control Accounts)
Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán
Nguyễn Bích Liên
22
Ch2. Tổ chức dữ liệu
 Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan
kế toán
 Tập tin tham chiếu (Reference files): tập tin lưu trữ
dữ liệu tiêu chuẩn (Chính sách) cho việc xử lý nghiệp vụ. Vì
dụ: biểu thuế; Giá bán; Danh sách các nhiệm vụ/ công việc
của nhân viên; Giới hạn bán chịu v.v
 Tập tin lưu trữ (Archive file): lưu trữ các mẩu tin về
các nghiệp vụ kinh tế đã xẩy ra nhằm phục vụ cho các tham
chiếu hay truy vấn tiếp tục ở tương lai. Vd các nghiệp vụ
được cập nhật sổ cái, các nhân viên đã nghỉ việc, các mẩu
tin nghiệp vụ đã hủy, số dư sổ cái kỳ trước.
II. Qui trình xử lý dữ liệu
Thu thập dữ liệu đầu vào
1

Hoạt động Xử lý dữ liệu trên tập tin chính
2
3
23
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Nguyễn Bích Liên
Phương pháp xử lý dữ liệu
4
Kết quả xử lý
Thu thập dữ liệu
Nguyễn Bích Liên
24
Ch2. Tổ chức dữ liệu
 Thu thập dữ liệu là hoạt động thu thập các DL hoạt động
kinh doanh và chuyển dữ liệu thu thập vào hệ thống để
thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu
Thu thập dữ
liệu
Nội dung dữ liệu
thu thập
Phương pháp thu thập DL
Yêu cầu
kiểm soát
DLthu
thập
Thông tin phục vụ
nhu cầu của người
sử dụng
• Thông tin cơ
bản về hoạt

động/sự kiện
kinh tế
• Thông tin nhu
cầu đặc biệt
• Miệng, điện thoại, quan
sát
• Giấy tờ: chứng từ
• Tự động: thiết bị thu thập
DL tự động (POS; bar
code reader), Magnetic Ink
Character Recognition;
Thẻ từ v.v Tập tin dữ liệu.
Xử lý dữ liệu trên tập tin chính
Nguyễn Bích Liên
25
Ch2. Tổ chức dữ liệu
Hoạt động xử
lý dữ liệu
Thêm dữ
liệu
adding
Cập nhật dữ liệu
updating
Thay đổi
dữ liệu
changing
Thêm mẩu
tin mới vào
tập tin chính
Chuyển dữ liệu

tập tin nghiệp vụ
vào tập tin chính
(thay đổi giá trị
thuộc tính giá trị)
Thay đổi giá
trị thuộc tính
mô tả (VD
tên, …)
Hủy dữ
liệu
Deleting
Bỏ một mẩu
tin (VD
khách hàng)
nếu không
còn cần
trong CSDL
(nếu không
còn giao
dịch với DN)
 Kiểm soát các hoạt động xử lý này:
mục tiêu KS, hoạt động KS?