đồ án phần mềm quản lý vật tư, thiết bị

Quản lý vật tư, thiết bị
nhóm sinh viên: nguyễn văn nam
phạm văn mạnh
nguyễn tú uyên
đề tài :quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng
cho trung tâm phát triển cntt-đhqg tphcm
đồ án tốt nghiệp kỹ thuật viên
chuyên ngành: công nghệ phần mềm
Giáo viên hướng dẫn: tiến sĩ Lê Huy thập

Niên khóa: 2003 - 2005
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
1
Quản lý vật tư, thiết bị
L i nói đ uờ ầ
Ngày nay với sự phát triển không ngừng và mạnh mẽ của công nghệ
thông tin (CNTT) trong tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của
xã hội như: kinh tế, an ninh quốc phòng, thương mại điện tử ….CNTT
đang là nhu cầu cần thiết đối với các công ty, doanh nghiệp, các tổ chức
kinh tế, xã hội và với tất cả chúng ta. Rất nhiều các chương trình phần
mềm ứng dụng trong quản lý đã ra đời như chương trình quản lý nhân sự,
quản lý hàng hoá, quản lý vật tư… và thực sự chiếm được lòng tin của
khách hàng. Tuy nhiên để cho ra đời một sản phẩm phần mềm quản lý có
chất lượng thì người thiết kế phải hiểu được thực tế về công ty, doanh
nghiệp…mà mình thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu để quản lý. Các chương
trình ướng dụng phải có độ chính xác cao, việc lưu trữ dữ liệu phải thuận
tiện cho việc tra cứu và kiểm tra. Phần mềm phải hoạt động tốt đáp ứng
được các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệu quả kinh tế cao đồng thời phải
phù hợp với khả năng kinh tế của công ty, doanh nghiệp .
Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tế
theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá ngành CNTT đã trở thành cầu

nối xuyên quốc gia trong mọi hoạt động và tổ chức kinh tế, thương mại.
Với việc áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin
học chúng ta đã dần thay thế các phương pháp thủ công bằng các chương
trình phần mềm quản lý trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực,
tăng độ chính xác và bảo mật cao. Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ
không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Với những ưu
điểm và tính năng vượt trội đó chúng em đã chọn đề tài : “quản lý vật tư,
thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển CNTT- đhqg tphcm” làm đồ án tốt
nghiệp.
V i t i n y chúng em mong mu n các công ty, doanh nghi p, cácớ đề à à ố ệ
trung tâm, các t ch c kinh t , xã h i v các nh qu n lý s nhìn th y t mổ ứ ế ộ à à ả ẽ ấ ầ
quan tr ng c a CNTT c bi t l các ph n m m ng d ng trong công tácọ ủ đặ ệ à ầ ề ứ ụ
qu n lý c a mình.ả ủ
Trong su t quá trình l m t i, chúng em xin trân th nh c m n th yố à đề à à ả ơ ầ
giáo - ti n s ế ĩ LÊ HUY TH pậ ã t n tình ch b o v nh tr ng ã t o i uđ ậ ỉ ả à à ườ đ ạ đề
ki n giúp chúng em ho n th nh án n y. Nh ng do th i gian ng n vệ đỡ à à đồ à ư ờ ắ à
trình có ph n h n ch nên quá trình phân tích v thi t k t i khôngđộ ầ ạ ế à ế ếđề à
tránh kh i nh ng thi u xót, chúng em r t mong nh n c nh ng ý ki nỏ ữ ế ấ ậ đượ ữ ế
óng góp v ch b o c a các th y, cô t i l n sau chúng em s l m t tđ à ỉ ả ủ ầ đểđề à ầ ẽ à ố
h n.ơ
Chúng em xin trân th nh c m n!à ả ơ
H n i tháng 5-2005à ộ
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
2
Quản lý vật tư, thiết bị
Chương 1.
khảo sát nghiệp vụ đề tàI
1.1.Kh o sát hi n tr ng v xác l p d án.ả ệ ạ à ậ ự
1.1.1.Mục đích:
L quá trình kh o sát t s b n chi ti t, hi n t i ta c n ph i có yà ả ừ ơ ộđế ế ệ ạ ầ ả đầ

v các thông tin, t ó l m th n o xây d ng c d án mang tínhđủ ề để ừ đ à ế à ự đượ ự
kh thi nh t.ả ấ
1.1.2.Các bước tiến hành khảo sát:
-Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ.
-Xác định phạm vi của hệ thống mới.
-Đề xuất các giải pháp và cân nhắc tính khả thi.
-Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát.
1.1.3.Khảo sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.
a.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.
-Việc quan sát, tìm hiểu cũng như đánh giá hệ thống phải theo cách
nhìn của nhà tin học.
-Có các bước quan sát:
+Mức thao tác thừa hành.
+Mức điêù phối quản lý.
+Mức quyết định lãnh đạo.
+Mức chuyên gia cố vấn.
-Các hình thức tiến hành:
+áp dụng hình thức quan sát.
+áp dụng hình thức phỏng vấn.
+Phương pháp thăm dò.
+Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
b.Tập hợp và phân loại thông tin.
Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau:
-Hiện tại và tương lai.
-Phân lo i theo thông tin t nh, ng, thông tin bi n i.ạ ĩ độ ế đổ
-Phân loại dựa vào nội bộ môi trường.
-Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã được phân loại.
c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong tương lai.
-Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt như: Sự
thiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản

lý, ùn tắc thông tin, phức tạp và tổn phí cao
-Phương pháp phát hiện: Trên cơ sở đã xác định rõ nguyên nhân của
yếu kém để đề ra các biện pháp khắc phục những yếu kém đó.
1.2.Phác ho gi i pháp v cân nh c tính kh thi.ạ ả à ắ ả
-Xác định phạm vi: Phạm vi của bài toán đặt ra cho dự án trong kế
hoạch tổng thể và lâu dài của tổ chức.Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào
phạm vi của tổ chức:
+Tổ chức cỡ lớn, quốc gia, quốc tế: Tập đoàn, Tổng công ty…
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
3
Quản lý vật tư, thiết bị
+Tổ chức cỡ trung bình: Đơn vị nhiều chi nhánh, công ty liên
doanh
+Tổ chức cỡ vừa và nhỏ: Các cơ quan, xí nghiệp
-Xác định mục tiêu dự án:
+Mang lại lợi ích nghiệp vụ: Tăng khẳ năng xử lý, đáp ứng yêu cầu
nghiệp vụ, tin cậy, chính xác, bí mật
+Mang lại lợi ích kinh tế: Tăng thu nhập, giảm chi phí hoạt động,
hoàn vốn nhanh
+Mang lại lợi ích sử dụng: Nhanh chóng, thuận tiện
+Khắc phục yếu kém của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược lâu dài,
đáp ứng các ưu tiên, hạn chế áp đặt
-Phác hoạ các giải pháp:
+Chỉ cho người dùng thấy triển vọng cụ thể của dự án.
+Có một định hướng trong triển khai dự án.
+Chỉ ra được:
*Các chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các giải pháp
thực hiện.
*Kiến trúc tổng thể của hệ thống(phần cứng, phần mềm ).
-Cân nhắc tính khả thi:

+Khả thi về nghiệp vụ.
+Khả thi về kĩ thuật.
+Khả thi về kinh tế.
1.3. Lập dự trù và kế hoạch phát triển dự án.
1.3.1.Lập hồ sơ về dự trù và lựa chọn giải pháp.
a.Dự trù thiết bị và kinh phí.
Khối lượng dữ liệu lưu trữ.
-Số lượng thông tin cần thu thập, tài liệu cần kết xuất.
-Thiết bị ngoại vi, đường truyền.
-Khối lượng công việc, số người tham gia, thời gian của dự án.
-Yêu cầu về chất lượng, thời hạn bảo hành.
b.Dự trù về nhân lực.
-Nhóm làm việc: Phân tích, thiết kế, lập trình.
-Nhóm điều hành dự án: Quản trị dự án.
c.Dự trù về thiết kế.
13.2.Lập kế hoạch triển khai dự án.
-Chọn tiến trình cho dự án( Thác nước, Xoắn ốc…)
-Dự kiến lịch biểu thực hiện dự án.
1.4.Một số vấn đề về hệ thống thông tin quản lý vật tư.
1.4.1. Đặc điểm của hệ thống quản lý vật tư.
a .Phân cấp quản lý.
-Hệ thống quản lý vật tư là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp
tất cả những thông tin về vật tư, thiết bị…để từ đó có thể quản lý một cách
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
4
Quản lý vật tư, thiết bị
dễ dàng. Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp, thực hiện công tác quản lý
vật tư được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì chúng ta cần áp
dụng tin học vào công tác quản lý có như vậy hiệu quả quản lý và kinh
doanh mới được tăng lên.

b.Luồng thông tin.
-Thông tin u v o: Trong h th ng qu n lý v t t có nh ng thông tinđầ à ệ ố ả ậ ư ữ
u v o v u ra khác nhau, thông tin u v o g m các thông tin v nhđầ à à đầ đầ à ồ ề à
cung c p, thông tin v t t , các hoá n, phi u nh p, phi u xu t, các yêuấ ậ ư đơ ế ậ ế ấ
c u nh ng thông tin n y có tính ch t thay i th ng xuyên nh v t t .ầ ữ à ấ đổ ườ ư ậ ư
-Thông tin đầu ra:Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào
thông tin đầu ra ở đây chủ yếu là các bảng biểu, báo cáo, thông tin về
khách hàng, tình hình nhập xuất
-Các b ng bi u báo cáo l nh ng thông tin u ra quan tr ng cả ể à ữ đầ ọ đượ
t ng h p ph c v công tác qu n lý v t t , nó ph n ánh tr c ti p m cổ ợ để ụ ụ ả ậ ư ả ự ế ụ
ích qu n lý c a h th ng. Vì v y các b ng bi u báo cáo òi h i ph iđ ả ủ ệ ố ậ ả ể đ ỏ ả
chính xác v k p th i . à ị ờ
1.4.2.Mô hình một số thông tin quản lý hiện hành.
a .Mô hình luân chuyển dữ liệu.
-Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý vật tư có thể mô
tả các modul sau:
+Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu.
+Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
+L p b ng bi u báo cáo. ậ ả ể
b.Cập nhật thông tin động.
-Modul này có chức năng xử lý thông tin luân chuyển chi tiết và tổng
hợp nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý
thường nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần
quan tâm đến các yêu cầu sau:
+Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động.
+Giao diện màn hình và số lượng phải hợp lý, giảm tối đa các thao
tác cho người cập nhật dữ liệu.
+Tự động nạp các thông tin đã biết và các giá trị lặp.
+Ki m tra v phát hi n sai sót trong quá trình.ể à ệ
+Biết loại bỏ những thông tin đã có và không cần thiết.

c.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.
-Thông tin loại này không cần cập nhật thường xuyên, nhưng yêu cầu
chủ yếu là phải đầy đủ và phải tổ chức hợp lý để có thể tra cứu nhanh khi
cần thiết.
d.Lập báo cáo, in ấn.
-Để thiết kế phần này đòi hỏi người quản lý nắm thật vững nhu cầu
quản lý, tìm hiểu thật kỹ các mẫu biểu báo cáo. Vì thông tin sử dụng trong
công việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý từ trước nên việc kiểm tra sự
sai lệch của số liệu trong ngày ở phân này được giảm bớt.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
5
Quản lý vật tư, thiết bị
1.4.3 - Các nguyên t c m b o.ắ đả ả
xây d ng m t h th ng thông tin qu n lý v t t ho n ch nh, l m tĐể ự ộ ệ ố ả ậ ư à ỉ à ộ
công vi c không ph i l n gi n, m t nhi u th i gian công s c, c ng nhệ ả àđơ ả ấ ề ờ ứ ũ ư
trí óc ng i thi t k . Nói chung vi c xây d ng m t h th ng qu n lý v t tườ ế ế ệ ự ộ ệ ố ả ậ ư
th ng ph i d a trên m t s nguyên t c c b n sau:ườ ả ự ộ ố ắ ơ ả
a.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
Là thông tin được tích luỹ thường xuyên và cập nhật để phục vụ cho
bài toán quản lý. Chính vì thế mà thông tin trùng lặp phải được loại bỏ.
Một điều cần thiết loại trừ nữa là, để đảm bảo thông tin không nhất quán.
Do vậy ta cần tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các
trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin đã được loại bỏ. Chính
mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành đối tượng thông tin của đối tượng
điều khiển.
b. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Nguyên t c n y, ngo i các m ng thông tin c b n thì c n ph i cóắ à à ả ơ ả ầ ả
nh ng công c c bi t, t o ra các m ng l m vi c c nh ho c t mữ ụ đặ ệ để ạ ả à ệ ố đị ặ ạ
th i, d a trên c s các m ng thông tin c b n ã có v ch trích t m ngờ ự ơ ở ả ơ ả đ à ỉ ừ ả
c b n.ơ ả

Vi c tuân theo hai nguyên t c th ng nh t v linh ho t v i h th ngệ ắ ố ấ à ạ ớ ệ ố
thông tin s l m ho n thi n v phát tri n h th ng rõ r ng v n gi n h n.ẽ à à ệ à ể ệ ố à àđơ ả ơ
c. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
ây l nguyên t c có ý ngh a r t l n i v i vi c l m t ng hi u xu t sĐ à ắ ĩ ấ ớ đố ớ ệ à ă ệ ấ ử
d ng máy tính. Vì chính u v o v u ra c a máy tính lá khâu h pụ đầ à à đầ ủ ẹ
nh t c a h th ng. l m c vi c n y c n ph i có ph ng pháp thay thấ ủ ệ ố Để à đượ ệ à ầ ả ươ ế
gi a vi c truy n t i t i li u th công b ng vi c truy n t i t i li u trên thi tữ ệ ề ả à ệ ủ ằ ệ ề ả à ệ ế
b nh b ng t , a t , m b o vi c truy n xu t thông tin c nhanhị ư ă ừ đĩ ừ đểđả ả ệ ề ấ đượ
chóng. Vi c n y s gi m b t i c th i gian lãng phí v t ng hi u quệ à ẽ ả ớ đ đượ ờ à ă ệ ả
c a máy tính. Nguyên t c n y v n d ng c a thông tin m i v o hủ ắ à ậ ụ ả đư ớ à ệ
th ng. Vi c n y không nh ng rút ng n th i gian v công s c cho vi c v oố ệ à ữ ắ ờ à ứ ệ à
d li u, m còn m b o tin c y c a thông tin.ữ ệ à đả ả độ ậ ủ
+
Chương 2:
Cơ sở lý thuyết phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
6
Quản lý vật tư, thiết bị
2.1.Đại cương về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, phương tiện
và các phương pháp xử lý thông tin trong một tổ chức.
H thông thông tin bao g m hai th nh ph n c b n: các d li u ghiệ ồ à ầ ơ ả ữ ệ
nh n th c tr ng c a doanh nghi p v các x lý cho phép bi n i các dậ ự ạ ủ ệ à ử ế đổ ữ
li u.ệ
Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh
thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ liệu
này thành hai phần:
-Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan, như dữ
liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị v.v Cấu trúc cơ quan không phải là cố
định, mà có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một

nhân viên thuyên chuyển, một thiết bị mới được bổ sung ). Sự kiện
thường xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con người. Việc điều chỉnh lại
các dữ liệu cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật.
-Các d li u ph n ánh các ho t ng kinh doanh/ d ch v c a c quan,ữ ệ ả ạ độ ị ụ ủ ơ
nh d li u v s n xu t, mua bán, giao d ch v.v Ho t ng kinh doanh/ư ữ ệ ề ả ấ ị ạ độ
d ch v bi n i lu ng v o/ra c a doanh nghi p có th coi l chu i các sị ụ ế đổ ồ à ủ ệ ể à ỗ ự
vi c s ng, g i l m t tác nghi p (operation - ch ng h n nh n m t lôệ ơ đẳ ọ à ộ ệ ẳ ạ ậ ộ
h ng, ho n th nh m t m s n ph m, m t n h ng t i, thanh toán m t hóaà à à ộ ẻ ả ẩ ộ đơ à ớ ộ
n v.v ). Khi có m t tác nghi p x y ra, s ki n n y c n c ghi nh n, vđơ ộ ệ ả ự ệ à ầ đượ ậ à
nh v y l m thay i các d li u ph n ánh các ho t ng kinh doanh/d chư ậ à đổ ữ ệ ả ạ độ ị
v c a doanh nghi p.ụ ủ ệ
Các x lýử : ó l nh ng quá trình bi n i thông tin, nh m v o haiĐ à ữ ế đổ ằ à
m c ích chính:ụ đ
- S n sinh các thông tin theo th th c quy nh, ch ng h n l p cácả ể ứ đị ẳ ạ ậ
ch ng t giao d ch ( n mua h ng, hóa n ), l p các báo cáo, l p cácứ ừ ị đơ à đơ ậ ậ
b n th ng kê .v.v ả ố
- Tr giúp ra các quy t nh, thông th ng l cung c p nh ng thôngợ ế đị ườ à ấ ữ
tin c n thi t cho vi c th c hi n l a ch n m t quy t nh c a lãnh o,ầ ế ệ ự ệ ự ọ ộ ế đị ủ đạ
nh ng c ng có th l l a ch n quy t nh( m t cách t ng), n u ó lư ũ ể à ự ọ ế đị ộ ự độ ế đ à
lo i quy t nh d a trên gi i thu t( khác v i lo i quy t nh d a trên tr cạ ế đị ự ả ậ ớ ạ ế đị ự ự
giác).
M i x lý th ng áp d ng m t s quy t c qu n lý nh s n v di n raỗ ử ườ ụ ộ ố ắ ả đị ẵ à ễ
theo m t tr t t nh s n (g i l th t c). Các quy t c qu n lý v các th t cộ ậ ựđị ẵ ọ à ủ ụ ắ ả à ủ ụ
có th c n nh b i h th ng lãnh o c a doanh nghi p, v nh v y cóểđượ ấ đị ở ệ ố đạ ủ ệ à ư ậ
th i u ch nh theo ý mu n( ch ng h n các quy t c tiêu th s n ph m,ể đề ỉ ố ẳ ạ ắ ụ ả ẩ
ph ng pháp phân ph i các tr c p, các quy nh v khuy n mãi ), c ngươ ố ợ ấ đị ề ế ũ
có th c n nh t bên ngo i doanh nghi p, c bi t l b i Nhể đượ ấ đị ừ à ệ đặ ệ à ở à
n c( ví d quy t c tính thu VAT, cách tính l ng v b o hi m xã h iướ ụ ắ ế ươ à ả ể ộ
v.v ) v nh v y doanh nghi p không c tùy ti n thay i. à ư ậ ệ đượ ệ đổ
u v o c a m t x lý có th l các thông tin ph n ánh c u trúc doanhĐầ à ủ ộ ử ể à ả ấ

nghi p v / ho c các thông tin ph n ánh ho t ng c a doanh nghi p. ệ à ặ ả ạ độ ủ ệ
u ra có th l :Đầ ể à
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
7
Quản lý vật tư, thiết bị
- Các k t qu chuy n tr c ti p cho các cá nhân hay t ch c ngo iế ả ể ự ế ổ ứ à
doanh nghi p( ch ng h n n t h ng, hóa n, th ng kê Qu n lý Sinhệ ẳ ạ đơ đặ à đơ ố ả
Viên, báo cáo t i chính v.v ) c g i l các k t qu ngo i.à đượ ọ à ế ả à
- Các k t qu c l u tr , sau n y dùng l m u v o cho các xế ả đượ ư ữ để à à đầ à ử
lý khác( th ng l các thông tin v tình tr ng, v l ch s hay thông tin l uườ à ề ạ ề ị ử ư
tr ) c g i l các k t qu trong.ữ đượ ọ à ế ả
Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thường được dùng để chỉ
môi trường điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào
đó, hay nói cách khác, là để chỉ cái đích đạt được sau quá trình xây dựng
nhằm tin học hoá trợ giúp cho công tác quản lý của một hệ thống kinh tế -
xã hội…
2.2. Quy trình phát triển hệ thống thông tin
Quy trình phát tri n h th ng thông tin c chia th nh nhi u giaiể ệ ố đượ à ề
o n. Tu thu c v o ph ng pháp lu n v quy nh v ph ng th c l mđ ạ ỳ ộ à ươ ậ à đị ề ươ ứ à
vi c c a n v , qui trình n y có th c chia th nh s l ng b c nhi uệ ủ đơ ị à ểđượ à ố ượ ướ ề
ít khác nhau. Tuy nhiên có th t ng h p chung th nh các b c: Kh o sát,ể ổ ợ à ướ ả
Phân tích, Thi t k , Xây d ng, C i t v B o trì h th ng.ế ế ự à đặ à ả ệ ố
M t i m c n nh n m nh l dù l m vi c có ph ng pháp hay khôngộ để ầ ấ ạ à à ệ ươ
thì công vi c v n ph i tr i qua y các b c k trên. Hay nói cách khácệ ẫ ả ả đầ đủ ướ ể
l dù có l m nh th n o i ch ng n a thì ng i ta v n ph i xác nh yêuà à ư ế à đ ă ữ ườ ẫ ả đị
c u(Kh o sát), t ng t ng ra hình h i c a h th ng( Phân tích), xác nhầ ả ưở ượ à ủ ệ ố đị
cách th hi n d li u v thông tin( Thi t k ), l p trình( Xây d ng), c i tể ệ ữ ệ à ế ế ậ ự à đặ
v b o trì.à ả
2.2.1. Chi n l c v kh o sát.ế ượ à ả
L giai o n tìm hi u quy trình ho t ng c a h th ng th c, các nhuà đ ạ ể ạ độ ủ ệ ố ự

c u thông tin chính l m c s xác nh các yêu c u, ph m vi c a h th ngầ à ơ ở đị ầ ạ ủ ệ ố
thông tin. K t qu l h s kh o sát chi m kho ng 10-15% công s c.ế ả à ồ ơ ả ế ả ứ
Vi c kh o sát th ng c ti n h nh qua các giai o n:ệ ả ườ đượ ế à đ ạ
- Kh o sát s b : Nh m xác nh tính kh thi c a án.ả ơ ộ ằ đị ả ủ đề
- Kh o sát chi ti t: Nh m xác nh chính xác nh ng gì s th c hi nả ế ằ đị ữ ẽ ự ệ
v kh ng nh nh ng k t qu thu c.à ẳ đị ữ ế ả đượ
- Báo cáo: L p h s kh o sát.ậ ồ ơ ả
giai o n kh o sát c n xác nh rõ nh ng nhu c u, v n quan tâm,ở đ ạ ả ầ đị ữ ầ ấ đề
có gi i h n chính xác c a công vi c( ph m vi d án: nh ng gì ph i l mđể ớ ạ ủ ệ ạ ự ữ ả à
c, ch a l m c v nh ng gì ã v t ra ngo i ph m vi c a v n ).đượ ư à đượ à ữ đ ượ à ạ ủ ấ đề
C ng giai o n n y, c n tìm hi u v xác nh c th i t ng s d ngũ ở đ ạ à ầ ể à đị ụ ể đố ượ ử ụ
dù h có th s b bi n ng c v s l ng v lo i công vi c. ọ ể ẽ ị ế độ ả ề ố ượ à ạ ệ
2.2.2. Phân tích h th ngệ ố
L giai o n xác nh rõ các m c tiêu qu n lý chính c n t c c aà đ ạ đị ụ ả ầ đạ đượ ủ
h th ng, nêu c các y u t quan tr ng v m b o t c các m cệ ố đượ ế ố ọ à đả ả đạ đượ ụ
tiêu c a h th ng. D a trên các m c tiêu ó, xác nh c các mô hìnhủ ệ ố ự ụ đ đị đượ
ch c n ng v mô hình d li u. K t qu l h s phân tích chi m 15-25%ứ ă à ữ ệ ế ả à ồ ơ ế
công s c. ứ
M c tiêu chính c a giai o n n y l bi n i ph n u v o th nh cácụ ủ đ ạ à à ế đổ ầ đầ à à
c t có c u trúc. ây l quá trình mô hình hoá h th ng v i các s đặ ả ấ Đ à ệ ố ớ ơ đồ
lu ng d li u, th c th liên k t, s phân rã ch c n ng, s ng c nh ồ ữ ệ ự ể ế ơđồ ứ ă ơđồ ữ ả
Các công c th hi n (ch y u l d ng ho ) c s d ng trong cácụ ể ệ ủ ế à ạ đồ ạ đượ ử ụ
b c khác nhau c a quá trình xây d ng v có th ph c v các m cướ ủ ự à ể để ụ ụ ụ
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
8
Quản lý vật tư, thiết bị
ích, i t ng khác nhau. Vi c s d ng các công c l không b tđ đố ượ ệ ử ụ ụ à ắ
bu c( c bi t l các công c lu ng d li u) v tu thu c v o s tr ng c aộ đặ ệ à ụ ồ ữ ệ à ỳ ộ à ở ườ ủ
i ng phân tích h th ng. Trong th c t , ph n phân tích d li u l ph cđộ ũ ệ ố ự ế ầ ữ ệ à ứ
t p v quan tr ng nh t. Các ph n phân tích ch c n ng v phân tích dạ à ọ ấ ầ ứ ă à ữ

li u không c b qua.ệ đượ ỏ
a. Phân tích ch c n ngứ ă
Cung c p m t cách nhìn t ng th t i m i công vi c. Xác nh rõ cácấ ộ ổ ể ớ ọ ệ đị
công vi c c n ph i gi i quy t t m c tiêu qu n lý c a h th ng. Vi cệ ầ ả ả ế để đạ ụ ả ủ ệ ố ệ
phân rã l m t cách bi u di n c u trúc ch c n ng giúp cho vi c ki m traà ộ ể ễ ấ ứ ă ệ ể
các ch c n ng còn thi u v có th d d ng phân tách, t h p các ch c n ngứ ă ế à ể ễ à ổ ợ ứ ă
công vi c. C u trúc phân rã n y không ph n ánh quan tr ng hay th tệ ấ à ả độ ọ ứ ự
gi i quy t các ch c n ng. Trong giai o n phân tích ch nên a v o cácả ế ứ ă đ ạ ỉ đư à
ch c n ng ph n ánh nghi p v v thu c ph m vi c a m c tiêu qu n lý tứ ă ả ệ ụ à ộ ạ ủ ụ ả đặ
ra.
M t ch c n ng c xem l y g m nh ng th nh ph n sau:ộ ứ ă đượ àđầ đủ ồ ữ à ầ
- Tên ch c n ng.ứ ă
- Mô t có tính t ng thu t.ả ườ ậ
- u v o c a ch c n ng (d li u).Đầ à ủ ứ ă ữ ệ
- u ra c a ch c n ng (d li u).Đầ ủ ứ ă ữ ệ
- Các s ki n gây ra s thay i, vi c xác nh v hi u qu c aự ệ ự đổ ệ đị à ệ ả ủ
chúng.
Phân tích ch c n ng a ra nh ng chi ti t quan tr ng s c dùng l iứ ă đư ữ ế ọ ẽđượ ạ
nhi u l n trong các giai o n sau c a quá trình phân tích. S ch cề ầ đ ạ ủ ơ đồ ứ
n ng sau khi c l p s cho chúng ta m t cách nhìn to n di n h n vă đượ ậ ẽ ộ à ệ ơ ề
nh ng nhu c u h th ng. ữ ầ ệ ố
b. Phân tích dữ liệu
Th c th l i t ng ch a thông tin c b n ph c v cho các ch cự ể à đố ượ ứ ơ ả ụ ụ ứ
n ng m h c n gi i quy t. M i th c th ( Entity) l m t nhóm các d li uă à ệ ầ ả ế ỗ ự ể à ộ ữ ệ
có cùng thu c tính, luôn cùng xu t hi n. Các th c th trung gian s sinh raộ ấ ệ ự ể ẽ
trong ph n thi t k . Các th c th l y d li u t các th c th c b n nh ngầ ế ế ự ể ấ ữ ệ ừ ự ể ơ ả ư
s b s a i theo yêu c u c a ch c n ng c ng c n a v o giai o n phânẽ ị ử đổ ầ ủ ứ ă ũ ầ đư à đ ạ
tích.
c. Phân tích ng c nhữ ả
Mô t m i liên h th c t c a h th ng v i các y u t , tác nhân liênả ố ệ ự ế ủ ệ ố ớ ế ố

quan n h th ng. Trong s , ph n bên trong s th hi n các ch c n ngđế ệ ố ơđồ ầ ẽ ể ệ ứ ă
chính m c t ng quát nh t v i dòng d li u chính trong h . Ph n bênở ứ ổ ấ ớ ữ ệ ệ ầ
ngo i có th l các tác nhân nh con ng i, m t t ch c hay b ph nà ể à ư ườ ộ ổ ứ ộ ậ
nghi p v c a h th ng khác v dòng d li u liên quan n h th ng.ệ ụ ủ ệ ố à ữ ệ đế ệ ố
d. Phân tích luồng dữ liệu
S dòng d li u (DFD) l m t công c tr giúp b n ho t ngơ đồ ữ ệ à ộ ụ để ợ ố ạ độ
chính:
(1) Phân tích: Dùng xác nh các quy trình qu n lý, th hi n yêuđể đị ả ể ệ
c u c a ng i s d ng.ầ ủ ườ ử ụ
(2) Thi t k : Dùng minh ho các ph ng án cho phân tích viên,ế ế để ạ ươ
l p trình viên v ng i dùng xem xét khi thi t k m t h th ng m i. Thậ à ườ ế ế ộ ệ ố ớ ể
hi n quy trình x lý thông tin trong h th ng.ệ ử ệ ố
(3) Liên l c: DFD l m t công c tr c quan, n gi n, d hi u tr giúpạ à ộ ụ ự đơ ả ễ ể ợ
cho vi c hi u bi t l n nhau gi a phân tích viên v ng i s d ng.ệ ể ế ẫ ữ à ườ ử ụ
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
9
Quản lý vật tư, thiết bị
(4) T i li u: Vi c dùng DFD trong c t yêu c u ng i dùng v cà ệ ệ đặ ả ầ ườ à đặ
t thi t k h th ng l m n gi n công vi c mô hình hoá v ch p nh nả ế ế ệ ố à đơ ả ệ à ấ ậ
nh ng t i li u nh v y.ữ à ệ ư ậ
2.2.3. Thi t k h th ngế ế ệ ố
L giai o n phát tri n các b c phân tích giai o n tr c th nh cácà đ ạ ể ướ ở đ ạ ướ à
mô hình logic v v t lý, thi t k giao di n v i ng i s d ng. Giai o nà ậ ế ế ệ ớ ườ ử ụ đ ạ
n y ph thu c nhi u v o c u hình c a ph n c ng v ph n m m c l aà ụ ộ ề à ấ ủ ầ ứ à ầ ề đượ ự
ch n. K t qu l h s thi t k chi m kho ng 15-25% công s c.ọ ế ả à ồ ơ ế ế ế ả ứ
u chính c a quá trình thi t k l các c t yêu c u ã c xâyĐầ ủ ế ế à đặ ả ầ đ đượ
d ng trong quá trình phân tích. Trong giai o n n y t khái ni m bi uự đ ạ à ừ ệ ể
di n b i mô hình quan h th c th có th sinh ra c các mô hình d li uễ ở ệ ự ể ể đượ ữ ệ
logic. Giai o n n y l quá trình chuy n t các mô hình d li u v ch cđ ạ à à ể ừ ữ ệ à ứ
n ng th nh các thi t k c s d li u v thi t k module. Trong giai o nă à ế ế ơ ở ữ ệ à ế ế đ ạ

thi t k , có r t nhi u công c cho phép c t h th ng song không ph i t tế ế ấ ề ụ đặ ả ệ ố ả ấ
c các công c u c n ph i s d ng. N u s d ng quá ít các công c phátả ụđề ầ ả ử ụ ế ử ụ ụ
tri n h th ng s l m cho h th ng kém ch t l ng, ng c l i vi c s d ngể ệ ố ẽ à ệ ố ấ ượ ượ ạ ệ ử ụ
quá nhi u các công c s gây lãng phí th i gian ng b các mô hình,ề ụ ẽ ờ để đồ ộ
m t m t có th kéo d i th i gian xây d ng, m t khác l i có th l m gi mộ ặ ể à ờ ự ặ ạ ể à ả
ch t l ng h th ng. Ng i phân tích ph i t ch u trách nhi m ánh giá ấ ượ ệ ố ườ ả ự ị ệ đ để
có quy t nh úng xem nên dùng công c n o cho phù h p v i h th ng cế đị đ ụ à ợ ớ ệ ố ụ
th .ể
Thi t k h th ng bao g m các công vi c:ế ế ệ ố ồ ệ
- Xác nh h th ng máy tính.đị ệ ố
- Phân tích vi c s d ng d li u.ệ ử ụ ữ ệ
- Hình th c hoá h th ng th nh ph n: áp d ng các cách ki m soátứ ệ ố à ầ ụ ể
c n thi t, g p nhóm các th nh ph n ch c n ng.ầ ế ộ à ầ ứ ă
- Thi t k c s d li u v t lý.ế ế ơ ở ữ ệ ậ
- Thi t k ch ng trình.ế ế ươ
2.2.4. Xây d ng ch ng trìnhự ươ
L giai o n l p trình trên c s các phân tích, thi t k các giaià đ ạ ậ ơ ở ế ế ở
o n tr c. K t qu l ch ng trình. Giai o n n y chi m kho ng 35-60%đ ạ ướ ế ả à ươ đ ạ à ế ả
công s c.ứ
Giai o n n y g m các b c :đ ạ à ồ ướ
a. Thi công:
- Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các module
chương trình.
- Vi t các câu l nh s n sinh CSDL.ế ệ ả
- Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn.
b. T o các CSDL ki m tra.ạ ể
c. Kiểm thử chương trình.
2.2.5. Cài đặt hệ thống
a. Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng.
b. Chuyển đổi dữ liệu cũ.

Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ
thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ
và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Cơ chế chuyển đổi phải được
thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
10
Quản lý vật tư, thiết bị
c. Kiểm nghiệm, cài đặt.
2.2.6. Bảo trì hệ thống
Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử
dụng.
Công việc bảo trì bao gồm :
a. Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi.
b. Sửa đổi, nâng cấp phiên bản.
c. Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu.
Thông thường việc bảo trì được tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới
12 tháng. Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ được tiếp tục hàng năm với trị giá
khoảng 10% tổng giá trị hệ thống. Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc
thông qua một Trung Tâm hỗ trợ từ xa.
2.3. Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Cùng v i s phát tri n c a công ngh thông tin, vi c xây d ng hớ ự ể ủ ệ ệ ự ệ
th ng ã d n c chu n hóa chuy n th nh các ho t ng chuyên nghi p,ố đ ầ đượ ẩ ể à ạ độ ệ
công nghi p hóa h n. Các ph ng pháp lu n phân tích thi t k h th ngệ ơ ươ ậ ế ế ệ ố
d n c hình th nh v ho n thi n. M t cu c cách m ng, nh cao c a sầ đượ à à à ệ ộ ộ ạ đỉ ủ ự
ho n thi n l s ra i c a ph ng pháp lu n phân tích thi t k có c u trúcà ệ à ự đờ ủ ươ ậ ế ế ấ
k t h p c k t qu c a các cách ti p c n h ng ch c n ng v h ng dế ợ đượ ế ả ủ ế ậ ướ ứ ă à ướ ữ
li u v ph ng pháp lu n phân tích thi t k h ng i t ng.ệ à ươ ậ ế ế ướ đố ượ
M t ph ng pháp lu n thông th ng c c tr ng b i các y u tộ ươ ậ ườ đượ đặ ư ở ế ố
sau:
- Quy trình v phân o n các b c ti n h nh.à đ ạ ướ ế à

- Các công c v cách th c mô hình hóa.ụ à ứ
- Cách ti p c n (h ng ch c n ng, h ng i t ng, trên xu ng, d iế ậ ướ ứ ă ướ đố ượ ố ướ
lên ).
2.3.1. Ph ng pháp phân tích thi t k có c u trúc.ươ ế ế ấ
Ph ng pháp phân tích thi t k có c u trúc t p trung v o các ch cươ ế ế ấ ậ à ứ
n ng c a h th ng, bao g m các ho t ng: Kh o sát, Phân tích, Thi t k ,ă ủ ệ ố ồ ạ độ ả ế ế
Xây d ng v c i t ch ng trình. c tr ng m i c a ph ng pháp n y lự à à đặ ươ Đặ ư ớ ủ ươ à à
các ho t ng có th th c hi n m t cách song song. M i ho t ng có thạ độ ể ự ệ ộ ỗ ạ độ ể
cung c p nh ng s a i phù h p cho m t ho c nhi u h th ng tr c ó.ấ ữ ử đổ ợ ộ ặ ề ệ ố ướ đ
Trong phân tích có c u trúc cách ti p c n c p ti n cho phép các ho t ngấ ế ậ ấ ế ạ độ
kh o sát, phân tích, thi t k , xây d ng v c i t ch ng trình c ti nả ế ế ự à à đặ ươ đượ ế
h nh m t cách song song. Chính u i m n y ã l m cho ph ng phápà ộ ư để à đ à ươ
phân tích có c u trúc ng y c ng c phát tri n. ấ à à đượ ể
Ph ng pháp phân tích thi t k có c u trúc c s d ng r ng rãiươ ế ế ấ đượ ử ụ ộ
trong vi c phân tích v thi t k các h th ng thông tin qu n lý vì tính onệ à ế ế ệ ố ả đ
gi n v hi u qu c a ph ng pháp. M t khác, nhi u khái ni m c s ,ả à ệ ả ủ ươ ặ ề ệ ơ ở
không th thi u c i v i ng i phân tích v thi t k c ng c baoể ế đượ đố ớ ườ à ế ế ũ đượ
h m trong ph ng pháp n y. Thông qua ph ng pháp phân tích thi t kà ươ à ươ ế ế
n y, ng i dùng có th d d ng n m b t c ph n c t lõi - quy trình xâyà ườ ể ễ à ắ ắ đượ ầ ố
d ng: Các b c trong quy trình xây d ng h th ng v yêu c u i v i m iự ướ ự ệ ố à ầ đố ớ ỗ
b c, t c trình c n thi t cho công vi c th m nh giám sát.ướ đểđạ đượ độ ầ ế ệ ẩ đị
Có nhi u công c c s d ng trong quá trình phân tích v thi t k .ề ụđượ ử ụ à ế ế
Tuy nhiên v i h th ng ít ph c t p s không òi h i ph i s d ng t t cớ ệ ố ứ ạ ẽ đ ỏ ả ử ụ ấ ả
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
11
Quản lý vật tư, thiết bị
các công c n y. Ba công c quan tr ng mô hình hoá h th ng theoụ à ụ ọ để ệ ố
ph ng pháp phân tích thi t k có c u trúc l :ươ ế ế ấ à
- Mô hình ch c n ng.ứ ă
- Mô hình d li u.ữ ệ

- Mô hình lu ng d li u.ồ ữ ệ
Trong ó m i mô hình th hi n m t cách nhìn góc khác nhauđ ỗ ể ệ ộ ở độ
v o h th ngà ệ ố .
a. Mô hình ch c n ng.ứ ă
Mô hình n y mô t các ch c n ng chính c a h th ng thông tin,à ả ứ ă ủ ệ ố
thông th ng c bi u di n b ng s ch c n ng nghi p v , th hi n hườ đượ ể ễ ằ ơđồ ứ ă ệ ụ ể ệ ệ
th ng t khía c nh ch c n ng, tr l i cho câu h i:ố ừ ạ ứ ă ả ờ ỏ
H th ng th c hi n nh ng công vi c gìệ ố ự ệ ữ ệ ?
Mô hình c s d ng cho m c ích n y l s phân rã ch c n ngđượ ử ụ ụ đ à à ơđồ ứ ă
(Business Functional Diagram vi t t t l BFD). N i dung chính c a BFD lế ắ à ộ ủ à
s phân c p ch c n ng c a h th ng.ơđồ ấ ứ ă ủ ệ ố
T t ng trên xu ng (Top-Down) c th hi n rõ nét trên s n y.ư ưở ố đượ ể ệ ơ đồ à
Tr c tiên các ch c n ng c n thi t c li t kê v phân lo i th nh cácướ ứ ă ầ ế đượ ệ à ạ à
nhóm ch c n ng. Vi c phân lo i có th theo lo i hình tính ch t công vi c,ứ ă ệ ạ ể ạ ấ ệ
có th theo n v s d ng, có th theo d li u s d ng v có th l k t h pể đơ ị ử ụ ể ữ ệ ử ụ à ể à ế ợ
c a các ki u phân lo i khác nhau. Các nhóm ch c n ng l i ti p t c củ ể ạ ứ ă ạ ế ụ đượ
phân nh th nh các c m ch c n ng ho c các ch c n ng c th . S BFDỏ à ụ ứ ă ặ ứ ă ụ ể ơ đồ
c bi u di n d i d ng hình cây, t i m i nút l m t hình ch nh t thđượ ể ễ ướ ạ ạ ỗ à ộ ữ ậ ể
hi n ch c n ng ho c nhóm ch c n ng c th .ệ ứ ă ặ ứ ă ụ ể
S ch c n ng l công c khá h u hi u cho ng i c m t b c tranhơđồ ứ ă à ụ ữ ệ ườ đọ ộ ứ
t ng th v các ch c n ng m h th ng có th th c hi n c.ổ ể ề ứ ă à ệ ố ể ự ệ đượ
b. Mô hình d li uữ ệ
Mô t các d li u chính s có trong h th ng v m i quan h r ngả ữ ệ ẽ ệ ố à ố ệ à
bu c gi a chúng, thông th ng c mô t b ng s quan h th c th ,ộ ữ ườ đượ ả ằ ơ đồ ệ ự ể
các b ng thu c tính các r ng bu c d li u th hi n h th ng t khíaả ộ à ộ ữ ệ ể ệ ệ ố ừ
c nh d li u hay tr l i cho câu h i:ạ ữ ệ ả ờ ỏ
H th ng s d ng d li u gì ph c v cho ho t ng c a mìnhệ ố ử ụ ữ ệ để ụ ụ ạ độ ủ ?
Tuy BFD l m t công c th c s h u hi u cho vi c mô hình hóa cácà ộ ụ ự ự ữ ệ ệ
h th ng nh ng công c n y c ng ch mô t c m t khía c nh l n c a hệ ố ư ụ à ũ ỉ ảđượ ộ ạ ớ ủ ệ
th ng l ch c n ng, m không cho c m t phân tích y v to n bố à ứ ă à đượ ộ đầ đủ ề à ộ

h th ng. Mô hình d li u (Entity Relationship Diagram vi t t t l ERD) lệ ố ữ ệ ế ắ à à
m t trong các công c ph n ánh h th ng t m t khía c nh khác, b sungộ ụ ả ệ ố ừ ộ ạ ổ
cho BFD t o nên m t t h p tr n v n c a quá trình phân tích.để ạ ộ ổ ợ ọ ẹ ủ
ERD bao g m 2 th nh ph n chính:ồ à ầ
- Th c th (Entity)ự ể : c ký hi u b i hình ch nh t. M t th cĐượ ệ ở ữ ậ ộ ự
th t ng tr ng cho m t t p h p hay m t i t ng trong th gi i th c.ể ượ ư ộ ậ ợ ộ đố ượ ế ớ ự
- Quan h (Relationship)ệ : M t quan h t ng tr ng cho s liênộ ệ ượ ư ự
k t gi a các th c th . M i liên k t ó c bi u di n trên mô hìnhế ữ ự ể ố ế đ đượ ể ễ
th c th b ng ng k có tách ba chân m t ho c c hai u (th ngự ể ằ đườ ẻ ở ộ ặ ả đầ ườ
g i l chân g )ọ à à
Có ba ki u quan h chính c a mô hình th c th :ể ệ ủ ự ể
- Quan h m t – m t.ệ ộ ộ
- Quan h m t – nhi u.ệ ộ ề
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
12
Quản lý vật tư, thiết bị
- Quan h nhi u - nhi u.ệ ề ề
c. Mô hình lu ng d li uồ ữ ệ
Mô t lu ng luân chuy n d li u trong h th ng. Có th bi u di nả ồ ể ữ ệ ệ ố ể ể ễ
b ng nhi u s : S ng c nh, S quá trình x lý, S lu ng dằ ề ơ đồ ơ đồ ữ ả ơ đồ ử ơ đồ ồ ữ
li u ho c b ng các ma tr n ch c n ng/ th c th .ệ ặ ằ ậ ứ ă ự ể
N u nh các mô hình ch c n ng v mô hình d li u th hi n hế ư ứ ă à ữ ệ ể ệ ệ
th ng d i d ng t nh thì ng c l i, mô hình lu ng d li u th hi n hố ướ ạ ĩ ượ ạ ồ ữ ệ ể ệ ệ
th ng d i cách nhìn ng. Mô hình n y l t t lu ng luân chuy n d li uố ướ độ à ộ ả ồ ể ữ ệ
trong c quá trình ho t ng c a h th ng. H th ng c mô t nh m tả ạ độ ủ ệ ố ệ ố đượ ả ư ộ
quá trình v n ng.ậ độ
M t trong các mô hình kinh i n c s d ng cho m c ích mô tộ để đượ ử ụ ụ đ ả
lu ng d li u l s dòng d li u (Data Flow Diagram vi t t t l DFD).ồ ữ ệ à ơ đồ ữ ệ ế ắ à
DFD th hi n m t mô hình h th ng v i quan i m bình ng cho c dể ệ ộ ệ ố ớ để đẳ ả ữ
li u v ch c n ng (quá trình), l m t trong nh ng công c quan tr ng nh tệ à ứ ă à ộ ữ ụ ọ ấ

c a phân tích h th ng có c u trúc. S ch cách thông tin chuy n v n tủ ệ ố ấ ơđồ ỉ ể ậ ừ
m t quá trình ho c t ch c n ng n y sang m t quá trình ho c m t ch cộ ặ ừ ứ ă à ộ ặ ộ ứ
n ng khác. M t i u khá quan tr ng l s ch ra c nh ng thông tină ộ đề ọ à ơ đồ ỉ đượ ữ
n o c n ph i có tr c khi th c hi n m t ch c n ng hay m t quá trình. Nóià ầ ả ướ ự ệ ộ ứ ă ộ
cách khác, DFD a ra m t ph ng pháp thi t l p m i quan h gi a ch cđư ộ ươ ế ậ ố ệ ữ ứ
n ng ho c quá trình c a h th ng v i thông tin m chúng s d ng. ă ặ ủ ệ ố ớ à ử ụ
DFD bao g m nh ng th nh ph n sau:ồ ữ à ầ
- Quá trình (Processes): c ký hi u b i vòng tròn, t ng tr ngĐượ ệ ở ượ ư
cho các ch c n ng khác nhau m h th ng ph i th c hi n. Ch c n ng thayứ ă à ệ ố ả ự ệ ứ ă
i thông tin u v o theo m t cách n o ó, nh t ch c l i thông tin, bđổ đầ à ộ à đ ư ổ ứ ạ ổ
sung ho c t o ra thông tin m i.ặ ạ ớ
- Dòng d li u (Flow)ữ ệ : c ký hi u b i ng k có m i tên. M iĐượ ệ ở đườ ẻ ũ ũ
tên ch h ng ra c a dòng thông tin. Dòng d li u liên k t các Processesỉ ướ ủ ữ ệ ế
v i nhau, t ng tr ng cho thông tin m processes yêu c u cho u v o ho cớ ượ ư à ầ đầ à ặ
thông tin m chúng bi n i th nh u ra.à ế đổ à đầ
- Kho d li u (Data store)ữ ệ : c ký hi u b i 2 ng k song song,Đượ ệ ở đườ ẻ
ho c b i hình ch nh t tròn góc, bi u di n cho thông tin m h th ng c nặ ở ữ ậ ể ễ à ệ ố ầ
ph i l u gi trong m t kho ng th i gian m t hay nhi u quá trình ho cả ư ữ ộ ả ờ để ộ ề ặ
tác nhân truy nh p v o. M t khi công vi c xây d ng h th ng k t thúc thìậ à ộ ệ ự ệ ố ế
nh ng thông tin n y c t n t i d i d ng file hay c s d li u.ữ à đượ ồ ạ ướ ạ ơ ở ữ ệ
- Tác nhân ngo ià : L m t ng i, m t nhóm ho c m t t ch c bênà ộ ườ ộ ặ ộ ổ ứ
ngo i l nh v c nghiên c u c a h th ng, nh ng có m t s hình th c ti pà ĩ ự ứ ủ ệ ố ư ộ ố ứ ế
xúc v i h th ng. Nhân t bên ngo i l ngu n cung c p thông tin v lớ ệ ố ố à à ồ ấ à à
ph n s ng còn c a m i h th ng.ầ ố ủ ọ ệ ố
- Tác nhân bên trong: L m t ch c n ng ho c m t quá trình bênà ộ ứ ă ặ ộ
trong h th ng.ệ ố
DFD cung c p m t b c tranh t ng th , d hi u v các ch c n ng vấ ộ ứ ổ ể ễ ể ề ứ ă à
các d li u chính c a h th ng. Tuy nhiên n u xét v khía c nh chi ti tữ ệ ủ ệ ố ế ề ạ ế
thì DFD l i ch a c y c t góc ch c n ng v d li u. Hai côngạ ư đượ đầ đủ ả ừ độ ứ ă à ữ ệ
c c s d ng b khuy t cho DFD l : ụđượ ử ụ để ổ ế à

- T i n d li uừđể ữ ệ : Data dictionary.
- c t ch c n ngĐặ ả ứ ă : Process specification.
Ba th nh ph n, ba lo i hình công c phân tích c b n k t h p, bà ầ ạ ụ ơ ả ế ợ ổ
sung cho nhau cho phép th hi n h th ng m t cách ho n ch nh. ể ệ ệ ố ộ à ỉ
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
13
Quản lý vật tư, thiết bị
Mô hình lu ng d li u cho phép th hi n h th ng m t cách t ng thồ ữ ệ ể ệ ệ ố ộ ổ ể
trong ti n trình ho t ng l công c c bi t h u hi u trong giai o nế ạ độ à ụ đặ ệ ữ ệ đ ạ
kh o sát, m t m t giúp cho ng i s d ng v phân tích viên xích l i g nả ộ ặ ườ ử ụ à ạ ầ
nhau, m t khác giúp cho ng i l p trình có c cái nhìn t ng th trênặ ườ ậ đượ ổ ể
to n b h th ng. Có th nói ây l công c phân tích - ngôn ng chungà ộ ệ ố ể đ à ụ ữ
ch y u gi a phân tích viên v ng i s d ng.ủ ế ữ à ườ ử ụ
Khác v i mô hình lu ng d li u, các mô hình ch c n ng v d li uớ ồ ữ ệ ứ ă à ữ ệ
cho cách nhìn c th m t m t n o y g n g i v i ng i l p trình. Trongụ ể ộ ặ à đấ ầ ũ ớ ườ ậ
quá trình phát tri n( thi t k , mã hoá, c i t) ch y u hai mô hình n yể ế ế à đặ ủ ế à
c ti p t c phát tri n, chi ti t hoá. Nói cách khác ây l công c th hi nđượ ế ụ ể ế đ à ụ ể ệ
ngôn ng chung gi a phân tích viên v l p trình viên.ữ ữ à ậ
d. M i quan h v th t xây d ng các mô hình.ố ệ à ứ ự ự
Các mô hình k trên cùng có chung m t i t ng mô t l mô hìnhể ộ đố ượ ả à
h th ng vì v y chúng có quan h m t thi t v i nhau, t m t mô hình cóệ ố ậ ệ ậ ế ớ ừ ộ
th suy ra c m t ph n các mô hình còn l i. Trong ph ng pháp lu nể đượ ộ ầ ạ ươ ậ
phân tích thi t k , c u trúc các mô hình n y c xây d ng chi ti t hoáế ế ấ à đượ ự ế
d n theo cách ti p c n t trên xu ng. Các mô hình th ng c xây d ngầ ế ậ ừ ố ườ đượ ự
ng th i, tuy nhiên v n có th theo m t th t tr c sau m t chút. đồ ờ ẫ ể ộ ứ ự ướ ộ
(1) Có th xây d ng theo th t : BFD, ERD, DFD. Th t xây d ngể ự ứ ự ứ ự ự
n y th ng c l a ch n khi phân tích nh h ng l p trình. Trongà ườ đượ ự ọ đị ướ ậ
tr ng h p n y DFD (mô hình lu ng d li u) c s d ng nh m t côngườ ợ à ồ ữ ệ đượ ử ụ ư ộ
c minh ho l m rõ quan h gi a các ph n t c a BFD( mô hình ch cụ ạ à ệ ữ ầ ử ủ ứ
n ng) v ERD ( mô hình d li u).ă à ữ ệ

(2) V i nh h ng trao i, l m rõ các yêu c u c a ng i dùng, DFDớ đị ướ đổ à ầ ủ ườ
l i c xây d ng tr c, th hi n các quy trình nghi p v c a h th ngạ đượ ự ướ ể ệ ệ ụ ủ ệ ố
th c. Sau khi c ng i dùng xác nh n tính úng n, t DFD trích l cự đượ ườ ậ đ đắ ừ ọ
các ch c n ng xây d ng BFD v d li u xây d ng ERD.ứ ă để ự à ữ ệ để ự
2.3.2. Ph ng pháp phân tích thi t k h ng i t ngươ ế ế ướ đố ượ
Cách tiếp cận mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống là phương
pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng. Hệ thống được xây dựng bao
gồm các thành phần liên kết với nhau gọi là đối tượng. Mỗi đối tượng bao
gói cả dữ liệu và xử lý làm cho các phần tử hệ thống độc lập với nhau và có
thể tái sử dụng, điều đó đã cải thiện cơ bản chất lượng của hệ thống và làm
tăng năng suất hoạt động phân tích và thiết kế.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
14
Quản lý vật tư, thiết bị
Chương 3.
Cơ sở lý thuyết phân tích-thiết kế cơ sở dữ liệu. 3.1 Tổng quan về cơ
sở dữ liệu.
3.1.1 C s d li u l gì?ơ ở ữ ệ à
Cơ sở dữ liệu là tập dữ liệu về một đơn vị tổ chức được lưu trên máy
và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức
đó.
H qu n tr c s d li u l h th ng các ph n m m cho phép mô t ,ệ ả ị ơ ở ữ ệ à ệ ố ầ ề ả
l u tr thao tác các d li u trên c s d li u nó b o m bí m t, an to nư ữ ữ ệ ơ ở ữ ệ ả đả ậ à
v i nhi u ng i s d ng.ớ ề ườ ử ụ
3.1.2 M t s khái ni m c b n.ộ ố ệ ơ ả
a.Thực thể.
Là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại thực sự và khá ổn định
trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin.
Ví dụ: giáo viên, hàng hoá: Là đối tượng cụ thể.
Dự án: Là đối tượng trừu tượng.

b.Thuộc tính.
L tính ch t mô t m t khía c nh n o ó c a th c th nh v y thu cà ấ ả ộ ạ à đ ủ ự ể ư ậ ộ
tính l thông tin c n qu n lý d li u.à ầ ả ữ ệ
c.Khoá.
Là một thuộc tính duy nhất cho phép nhận diện sự thể hiện của thực
thể.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
15
Quản lý vật tư, thiết bị
3.1.3 Quan h .ệ
L s gom nhóm hai hay nhi u th c th v i nhau trong ó m i th c thà ự ề ự ể ớ đ ỗ ự ể
có m t vai trò nh t nh.ộ ấ đị
a.Quan hệ 1-1.
Một phần tử của A kết hợp với không quá một phần tử của B:
b.Quan hệ 1-nhiều.
Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại
một phần tử của B chỉ kết hợp duy nhất với một phần tử của A.
c.Quan hệ nhiều-nhiều.
Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại
mỗi phần tử của B có thể kết hợp với N phần tử của A.
Trong đó: A, B là tập thuộc tính.
R là tập hữu hạn các phần tử, R≠∅
3.1.4 Các dạng chuẩn.
a.Phụ thuộc hàm.
A xác định B hay B phụ thuộc hàm vào A{(A B): Khi đó mỗi phần
tử của A chỉ xác định được duy nhất một phần tử của B}.
b.Dạng chuẩn 1NF-First Normal Form:
Dạng khởi đầu của chuẩn hoá cơ sở dữ liệu. Yêu cầu của dạng chuẩn
này là cơ sở dữ liệu phải đảm bảo không có nhóm lặp và chỉ có thể tồn tại
các phụ thuộc hàm không phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính-phụ thuộc một

phần vào khoá.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
16
Quản lý vật tư, thiết bị
c . Dạng chuẩn 2NF-Seccond Normal Form:
Bảng được coi là ở dạng chuẩn 2NF nếu nó ở dạng chuẩn 1NF, đồng
thời không tồn tại các phụ thuộc hàm phụ thuộc không đầy đủ vào khoá, có
thể tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp.
d.Dạng chuẩn 3NF-Third Normal Form:
Bảng được coi là ở dạng chuẩn 3NF nếu nó ở dạng chuẩn 2NF, đồng
thời không tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp, có thể tồn tại các phụ thuộc
hàm có nguồn là một thuộc tính không khoá, có đích là một thuộc tính
khoá.
e . Dạng chuẩn Boyce-Codd-BCNF:
Là chuẩn 3NF với yêu cầu là các cột xác định phải chỉ ra duy nhất một
bản ghi.
h . Dạng chuẩn 4NF:
Được thiết kế dựa trên chuẩn BCNF nhưng nếu có sự phụ thuộc đa trị
không hiển nhiên giữa 2 cột A và B thì tất cả các cột khác phải phụ thuộc
hàm vào cột A.
3.2. Các bước xây dựng-thiết kế cơ sở dữ liệu logic
Quá trình thiết kế dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữ liệu
quan niệm, đầu ra là một tập các quan hệ được chuẩn hoá:

Quá trình thiết kế logic
3.2.1 Biểu diễn các thực thể.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
17
Mô hình dữ liệu quan niệm(sơ đồ E-R)
Biểu diễn các thực thể

H p nh t các quan hợ ấ ệ
Bi u di n các m i quan hể ễ ố ệ
Chuẩn hoá các quan hệ
Mô hình dữ liệu logic(các quan hệ chuẩn)
Quản lý vật tư, thiết bị
Tr c tiên, m i th c th c a s E-R c bi u di n th nh m t quanướ ỗ ự ể ủ ơđồ đượ ể ễ à ộ
h . Trong ó các thu c tính c a th c th tr th nh các thu c tính c a quanệ đ ộ ủ ự ể ở à ộ ủ
h v thu c tính nh danh c a th c th tr th nh khoá chính c a quan h ệ à ộ đị ủ ự ể ở à ủ ệ
Một quan hệ có thể biểu diễn dưới dạng bảng hay dạng cấu trúc(một
lược đồ quan hệ).
Vídụ:Mô hình thực thể NHACUNGCAP được biêu diễn ở hai dạng
như sau:
Dạng bảng: NHACUNGCAP.
MãNCC
TênNCC Địachỉ Đthoại
NCC1 Trần Lập 20-Bà Triệu 04-7844746
Dạng cấu trúc:
3.2.2 Biểu diễn các mối quan hệ
Một mối quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi, bên trong hình
thoi là tên của quan hệ và được lối với các kiểu thực thể liên quan. Biểu
diễn mối quan hệ còn phụ thuộc vào bậc cũng như bản số của quan hệ đó:
a.Quan hệ 1-nhiều hai ngôi và không có thuộc tính riêng.
Như vậy quan hệ ĐƠNHàng được biểu diễn bằng cách thêm khoá
chính của quan hệ tương ứng với phía 1(Mãkhách) vào quan hệ tương ứng
với phía nhiều để trở thành khoá ngoại của quan hệ này.
b.Quan h nhi u-nhi u(N:N) ho c có thu c tính riêng, ho c có m i quanệ ề ề ặ ộ ặ ố
h b c 3 tr lên. ệ ậ ở
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
18
Quản lý vật tư, thiết bị

Nh v y quan h m i sinh ra s c bi u di n có d ng l :ư ậ ệ ớ ẽđượ ể ễ ạ à
V nchuy N(ậ ể MãNCC, Mãh ngà , Ng ychuy nà ể , S l ng)ốượ
3.2.3.Chuẩn hoá các quan hệ.
Là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành
các quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản hơn và vững chắc.
Quá trình chu n hoá th ng g m m t s b c t ng ng v i m t d ngẩ ườ ồ ộ ố ướ ươ ứ ớ ộ ạ
chu n:ẩ
(1) Quan hệ chưa chuẩn hoá:
-Quan h ch a chu n hoá l quan h có ch a thu c tính l p.ệ ư ẩ à ệ ứ ộ ặ
Vídụ: Đơnhàng(Sốđơn, Mãkhách, Địachỉ, Ngàyđặt, Mãhàng,
Tênhàng, Đơnvị, Sốlượng)
(2) Quan h d ng chu n 1:ệở ạ ẩ
-L quan h không ch a thu c tính l p.à ệ ứ ộ ặ
-Tách m t quan h ch a chu n hoá th nh quan h d ng chu n 1.ộ ệ ư ẩ à ệở ạ ẩ
+Quan h 1: G m các thu c tính l p v ph n khoá xác nhệ ồ ộ ặ à ầ đị
chúng.
+Quan h 2: G m các thu c tính còn l i v khoá chính.ệ ồ ộ ạ à
(3) Quan h d ng chu n 2: ệở ạ ẩ
-L quan h :à ệ
+ d ng chu n 1.ở ạ ẩ
+Không t n t i các thu c tính không khoá ph thu c v o m tồ ạ ộ ụ ộ à ộ
ph n khoá chính.ầ
-Tách m t quan h d ng chu n 1 th nh quan h d ng chu n 2:ộ ệở ạ ẩ à ệở ạ ẩ
+ Quan h 1: G m các thu c tính ph thu c v o m t ph n khoáệ ồ ộ ụ ộ à ộ ầ
chính v ph n khoá xác nh chúng.à ầ đị
+ Quan h 2: G m các thu c tính còn l i v khoá chính.ệ ồ ộ ạ à
(4) Quan h d ng chu n 3:ệở ạ ẩ
-L quan h :à ệ
+ ở dạng chuẩn 2.
+Không t n ta các thu c tính không khoá ph thu c b c c u v oồ ị ộ ụ ộ ắ ầ à

khoá chính(qua m t thu c tính g i l thu c tính c u).ộ ộ ọ à ộ ầ
-Tách m t quan h d ng chu n 2 th nh quan h d ng chu n 3:ộ ệở ạ ẩ à ệở ạ ẩ
+Quan h 1: G m các thu c tính ph thu c b c c u v thu c tínhệ ồ ộ ụ ộ ắ ầ à ộ
c u.ầ
+Quan h 2: G m các thu c tính còn l i v thu c tính c u.ệ ồ ộ ạ à ộ ầ
( 5) Quan h d ng chu n BCNF:ệở ạ ẩ
-L quan h :à ệ
+ d ng chu n 3.ở ạ ẩ
+ Không t n t i các thu c tính không khoá ph thu c h m v oồ ạ ộ ụ ộ à à
khoá chính
(khoá d tuy n).ự ể
-Tách quan h d ng chu n 3 th nh quan h d ng chu n BCNF:ệở ạ ẩ à ệở ạ ẩ
+ Quan h 1: G m các thu c tính không ch a khoá d tuy n.ệ ồ ộ ứ ự ể
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
19
Quản lý vật tư, thiết bị
+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá dự tuyển.
(6) Quan h d ng chu n 4:ệở ạ ẩ
-Là quan hệ :
+ ở dạng chuẩn BCNF.
+Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc đa trị vào
thuộc tính khoá.
-Tách quan hệ ở dạng chuẩn BCNF thành quan hệ ở dạng chuẩn 4:
+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc đa tri vào khoá chính
và phần khoá xác định chúng.
+ Quan h 2: G m các thu c tính còn l i v thu c tính a tr .ệ ồ ộ ạ à ộ đ ị
Như vậy để chuẩn hoá các quan hệ ta xét lần lượt từng quan hệ và
kiểm tra tính chuẩn của nó.Muốn vậy trước hết ta phải xác định các phụ
thuộc hàm và khoá chính của quan hệ.Sau đó kiểm tra lần lượt các chuẩn
đối với quan hệ.

Ta có thể mô tả bằng sơ đồ sau:
3.2.4 Hợp nhất các quan hệ.
Sau khi chuyển sơ đồ E-R thành mô hình dữ liệu quan hệ, ta cần xác
định các chuẩn của quan hệ và tiến hành chuẩn hóa nếu cần thiết, sau đó
tiến hành tích hợp dữ liệu. Trong quá trình tích hợp dữ liệu thường gặp một
số vấn đề như: Đồng nghĩa, Đồng danh, Phụ thuộc bắc cầu, Quan hệ thực
thể chính và thực thể con.
a.Đồng nghĩa:
Trong một số trường hợp hai hay nhiều thuộc tính khác tên nhưng có
cùng một nghĩa, cùng mô tả một tính chất của một thực thể. Những thuộc
tính như vậy gọi là đồng nghĩa.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
20
Tách
nhóm
l pặ
Lo i ạ
ph ụ
thu c ộ
ađ trị
Phân
rã lo i ạ
dị
th ngườ
Bảng
với
nhóm
lặp
Chuẩn
3

Chuẩn
BCNF
Chuẩn 4 Chuẩn 5
Tách
ph ụ
thu c ộ
b ộ
ph nậ
Tách ph ụ
thu c ộ
h m à
không
ch a ứ
khoá d ự
tuy nể
Chuẩn
1
Chuẩn
2
Tách
phụ
thuộc
bắc
cầu
Quản lý vật tư, thiết bị
Khi hợp nhất quan hệ có chứa các đồng nghĩa ta cần có sự thoả thuận
với người dùng, chuẩn hoá tên thuộc tính đó và hạn chế sự đồng nghĩa
khác.
b.Đồng danh:
Trong nhiều trường hợp khác nhau, một thuộc tính được gọi là đồng

danh nếu nó có thể có nhiều hơn một nghĩa hoặc mô tả nhiều tính chất khác
nhau.
Khi hợp nhất các quan hệ ta chỉ cần tạo ra một tên mới cho những
thuộc tính đó.
c.Phụ thuộc bắc cầu:
Khi hai quan hệ chuẩn 3 được hợp nhất từ hai quan hệ riêng rẽ thì có
thể nảy sinh sự phụ thuộc bắc cầu. Khi đó ta cần tạo ra một chuẩn 3 bằng
cách tách phụ thuộc hàm khỏi quan hệ trên.
Ch ng 4.ươ
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư.
4.1.T ng quát công tác qu n lý t i Trung Tâm phát tri n CNTT.ổ ả ạ ể
4.1.1.Mô hình o t o t i Trung Tâm.đà ạ ạ
Trung Tâm phát tri n CNTT thu c tr ng i h c qu c gia TP H Chíể ộ ườ Đạ ọ ố ồ
Minh tr c thu c B giáo d c v o t o có tr s t t i khu liên c quanự ộ ộ ụ à đà ạ ụ ở đặ ạ ơ
M ình-T Liêm-H N i. ây l m t trong nh ng Trung Tâm có b d yỹ Đ ừ à ộ Đ à ộ ữ ề à
th nh tích v gi ng d y v kinh doanh các s n ph m tin h c. V i i ngà ề ả ạ à ả ẩ ọ ớ độ ũ
giáo viên d y d n kinh nghi m v nhi t tình trong gi ng d y, Trung Tâmà ặ ệ à ệ ả ạ
ã o t o c m t i ng k s , chuyên viên v l p trình viên xu t s cđ đà ạ đượ ộ độ ũ ỹ ư à ậ ấ ắ
hi n ang l m vi c t i các công ty l n trong n c. Hi n nay Trung Tâm cóệ đ à ệ ạ ớ ứơ ệ
kho ng 5000 h c viên ang theo h c v Trung Tâm v n ti p t c tuy n sinhả ọ đ ọ à ẫ ế ụ ể
các khoá m i. Trung Tâm không nh ng chú tr ng n l nh v c o t o mớ ữ ọ đế ĩ ự đà ạ à
còn c bi t quan tâm n ho t ng kinh doanh v v t t , thi t b tin h c.đặ ệ đế ạ độ ề ậ ư ế ị ọ
Trung Tâm có các phòng ban giúp vi c cho Giám c i u h nh ho tệ Đố để đề à ạ
ng kinh doanh c a trung tâm v i m i quan h a d ng:độ ủ ớ ố ệđ ạ
Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh
doanh trong tháng hay trong quý. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính về
hoạt động kinh doanh của Trung Tâm. Các thông tin về việc mua, bán vật
tư sẽ được xử lý và thực hiện tại bộ phận kinh doanh xuất nhập. Phòng kế
toán tổng hợp mọi số liệu liên quan đến hoạt động tài chính của Trung
Tâm, lập ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý. Trên các số liệu báo

cáo đó phòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra các quyết định
về tài chính giúp cho việc quản lý kinh doanh của Trung Tâm đạt hiệu quả
cao. Phòng vật tư là nơi quản lý các vật tư thiết bị của Trung Tâm đồng
thời hàng tháng báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật tư lên cấp trên. Phòng
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
21
Quản lý vật tư, thiết bị
kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra vật tư thiết bị khi nhập, xuất đồng thời có
kế hoạch bảo trì thiết bị cho khách hàng.
-Sơ đồ phân cấp phòng ban tại Trung Tâm:
4.1.2.Tình hình v th c tr ng ng d ng công ngh tin h c trong qu nà ự ạ ứ ụ ệ ọ ả
lý v t t t i Trung Tâm phát tri n CNTT.ậ ư ạ ể
Trong lĩnh vực kinh doanh, Trung Tâm thường phải nhập, xuất hàng
hoá với số lượng lớn, chính vì vậy công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ,
rõ ràng và nhanh chóng. Hiểu được tầm quan trọng của công nghệ thông tin
đối với công tác quản lý Ban giám đốc đã chủ động và tổ chức đưa công
nghệ thông tin vào công tác quản lý tại Trung Tâm .
4.1.3.Những khó khăn trong công tác quản lý theo kiểu thủ công.
Số lượng vật tư thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu như không
quản lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật tư thiết
bị. Mỗi lần xuất hay nhập vật tư thiết bị là lại có một hoá đơn lưu trữ, như
vậy chỉ tính trong một lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật tư thiết bị thì
số lượng hoá đơn sẽ rất nhiều. Nếu kế toán hay người phụ trách về giấy tờ
sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát hoá đơn, từ đó làm
ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh củaTrungTâm. Ngoài ra, khi muốn
tìm kiếm một hoá đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rất nhiều thời gian và khi
muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
4.1.4.Tầm quan trọng trong việc quản ý xuất nhập vật tư thiết bị bằng
máy tính.
Khi ng d ng tin h c v o công tác qu n lý xu t, nh p v t t thi t bứ ụ ọ à ả ấ ậ ậ ư ế ị

d a trên nh ng thu t toán v các nghi p v xu t nh p, trình t ho ch toán,ự ữ ậ à ệ ụ ấ ậ ự ạ
ng i l p trình có th a ra nh ng ch ng trình ph n m m v k thu tườ ậ ể đư ữ ươ ầ ề ề ỹ ậ
nh m thu th p t i li u, x lý thông tin, áp ng nh ng yêu c u c n thi tằ ậ à ệ ử đ ứ ữ ầ ầ ế
c a nh qu n lý.ủ à ả
Quá trình qu n lý xu t nh p v t t thi t b b ng máy vi tính, ng iả ấ ậ ậ ư ế ị ằ ườ
qu n lý ch c n chu n b các i u ki n v máy tính, khi nh p d li u v oả ỉ ầ ẩ ị đề ệ ề ậ ữ ệ à
máy tính, máy tính s t ng t ng h p các thông tin nh : L ng t n kho,ẽ ựđộ ổ ợ ư ượ ồ
tình hình xu t nh p v t t thi t b , ph i thu c a khách, ph i tr cho nhấ ậ ậ ư ế ị ả ủ ả ả à
cung c p , theo yêu c u c a ng i s d ng.ấ … ầ ủ ườ ử ụ
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
22
Ban Giám cĐố
Kho
Phòng k ế
toán
Phòng
kinh
doanh
Phòng v t ậ
tư
Phòng k ỹ
thu tậ
Phòng
o t ođà ạ
Quản lý vật tư, thiết bị
Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật tư thiết bị bằng máy vi tính:
4.2.Phân tích hệ thống quản lý vật tư .
4.2.1.Phát bi u b i toán:ể à
Trung Tâm phát tri n công ngh thông tin kinh doanh nhi u m t h ngể ệ ề ặ à
khác nhau nh : Các thi t b v máy tính, máy in, thi t b i n t Các m tư ế ị ề ế ị đệ ử… ặ

h ng n y c nh p t nhi u nh cung c p khác nhau. M i l n nh p h ngà à đượ ậ ừ ề à ấ ỗ ầ ậ à
b ph n nh p h ng c a Trung Tâm s l p n mua h ng d a trên báo giáộ ậ ậ à ủ ẽ ậ đơ à ự
c a nh cung c p v s l ng h ng còn l i trong kho r i g i n mua h ngủ à ấ à ố ượ à ạ ồ ử đơ à
n nh cung c p. Khi nh n c hoá n giao h ng c a nh cung c p thìđế à ấ ậ đượ đơ à ủ à ấ
vi t phi u nh p kho nh p h ng v o kho ng th i thanh toán v i nhế ế ậ để ậ à à đồ ờ ớ à
cung c p thông qua hoá n.ấ đơ
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
23
D li u u v o:ữ ệ đầ à
Các hoá đơn nhập, xuất
Các thông tin yêu c u.ầ
Khai báo yêu cầu về
thông tin đầu ra.
Máy tính x lý ử
thông tin a s đư ố
li u u ra.ệ đầ
D li u u ra:ữ ệ đầ
Các báo cáo m ng i s à ườ ử
d ng yêu c u.ụ ầ
Quản lý vật tư, thiết bị
B ph n bán h ng khi nh n c n t h ng c a khách s ki m traộ ậ à ậ đượ đơ đặ à ủ ẽ ể
xem trong kho có còn h ng cung c p cho khách hay không. N u h tđủ à ấ ế ế
h ng thì thông báo cho khách, n u thì b ph n bán h ng ti n h nh vi tà ế đủ ộ ậ à ế à ế
phi u xu t kho xu t h ng cho khách ng th i l p hoá n thanh toánế ấ để ấ à đồ ờ ậ đơ
thu ti n c a khách.để ề ủ
H ng tháng b ph n kinh doanh ph i theo dõi tình hình nh p xu tà ộ ậ ả ậ ấ
c a Trung Tâm v l p s theo dõi nh p xu t các m t h ng trong tháng,ủ à ậ ổ ậ ấ ặ à
quý. Cu i m i quý, tháng b ph n báo cáo d a v o s theo dõi nh p xu tố ỗ ộ ậ ự à ổ ậ ấ
l p báo cáo v tình hình nh p, xu t, h ng t n kho v qua ó tínhđể ậ ề ậ ấ à ồ à đ
doanh thu g i ban lãnh o.ử đạ

4.2.2.M c ích qu n lý.ụ đ ả
- Nh m qu n lý t t c nh ng v t t , thi t b hi n có t i Trung Tâm ngằ ả ấ ả ữ ậ ư ế ị ệ ạ đồ
th i qu n lý quá trình nh p, xu t v t t v ho t ng kinh doanh c aờ ả ậ ấ ậ ư à ạ độ ủ
Trung Tâm.
4.2.3.Phân tích v ch c n ng.ề ứ ă
Vì các chức năng thường vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một
cách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục như thế, ta
sẽ có sự phân cấp trong mô tả. ở mức cuối cùng thì các chức năng là khá
đơn giản.
S m t i th hay chi ti t c t c ng nh s logic c s d ng tùyự ộ ảđạ ể ế đặ ả ũ ư ự đượ ử ụ
lúc, tu n i trong phân tích thi t k h th ng. D i ây l m t s mô hìnhỳ ơ ế ế ệ ố ướ đ à ộ ố
v ph ng ti n di n t ch c n ng c v n d ng nh ng m c khácà ươ ệ ễ ả ứ ă đượ ậ ụ ở ữ ứ độ
nhau:
A.Bi u phân c p ch c n ng:ể đồ ấ ứ ă
Ta thấy mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất
giữa các chức năng, diễn tả bởi cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm.
Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc hình cây như mô hình dưới đây:
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
24
Quản lý vật tư, thiết bị
Hình1:Bi u phân c p ch c n ng.ể đồ ấ ứ ă
.Đặc tả chức năng của hệ thống
a.Chức năng nhập hàng
(1). Chức năng lập đơn mua hàng.
- Cho phép người sử dụng lập danh sách các loại vật tư, thiết bị cần
mua sau khi nhận được báo giá của nhà cung cấp và căn cứ vào số lượng
các vật tư, thiết bị còn trong kho của Trung Tâm.
(2). Chức năng viết phiếu nhập kho.
-Người sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trên thông tin hoá đơn giao
hàng của nhà cung cấp.

•Nút “Thêm”: Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ cho
phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu nhập mới, gồm các thông tin như:
Số phiếu, Ngày nhập, Mã nhà cung cấp, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng,
Thành tiền.
•Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì
nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
•Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi
nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía
dưới.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
25