Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý vật tư

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời mở đầu
Quản lí kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ
phận quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không
chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa
điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lí thống nhất mô hình này
trong kho không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phơng pháp kho truyền
thống.
Phần mềm quản lí vật t là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ thống
quản lí đầy đủ các thông tin về kho, vật t hàng hoá cũng nh các nhiệm vụ nhập
kho, xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật t và điều chỉnh vật t sau khi kiểm kê.
Để xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì
ngành công nghệ thông tin đã phát triển tơng đối phổ biến trên thế giới nói
chung và Việt Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp
cần thiết đó. Đã qua đi thời tính toán, lu trữ dữ liệu bằng các phơng pháp thủ
công truyền thốn mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin
đã đi vào các nghành với một phơng thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng
tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bớc đột phá mới cho
công tác quản lí kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc thông tin về hàng hoá,vật
t, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, ngời quản
lí doanh nghiệp có thể đa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi
phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh.
Lí do chọn đề tài

1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng nh của con ngời ngày
càng cao, do đó để đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng thì phải luôn đổi mới
và hoàn thiện hơn. Hiện nay do xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là

sự lớn mạnh của các doanh nghiệp, của các tổ chức, chính vì vậy mà việc quản
lí sao cho chặt chẽ là nhu cầu cấp thiết các doanh nghiệp. Lĩnh
vực quản lí vật t trong các doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu rất lớn vì số
lợng hàng hoá đợc nhập và xuất trong một thời điểm là rất lớn và đòi hỏi chính
xác, đồng thời thời gian cũng là yếu tố quan trọng.
Thực tế hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp lớn quản lí hàng hoá bằng phơng
pháp thủ công và bán thủ công. Nh vậy em nhận thấy nếu có một phần mềm
quản lí vật t đáp ứng đợc các yêu cầu của nghiệp vụ cũng nh đòi hỏi của của
công việc thì đây sẽ là một thị trờng lớn cho phần mềm quản lí vật t.
Mục đích nghiên cứu
Khi nghiên cứu đề án này nhằm mục đích là tổ chức lại một số bộ phận của
doanh nghiệp cũng nh của tổ chức. Đồng thời nâng cao hiệu quả của công việc
cũng nh làm cho bộ máy hoạt động tốt hơn.Việc quản lí cũng trở nên tốt hơn
không mất nhiều thời gian và việc quản lí theo một thể thống nhất.
Chơng I

2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin
quản lí vật t
I. Nội dung bài toán quản lí kho
1. Quản lí nhập
Sau mỗi lần hàng bộ phận quản lí kho sẽ ghi lại chi tiết hàng xuất vào
sổ chi tiết hàng hoá, để tiện theo dõi hàng hoá trong kho. Khi mặt hàng nào đó
trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lí kho sẽ tiến hành báo cho ban
quản lí. Ban quản lí sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và
tiến hành mua hàng. Khi hàng đợc mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận phiếu
giao hàng và kiểm tra số lợng và chất lọng của hàng về có đúng với yêu cầu
mua hàng không. Sau khi kiểm tra xong số lợng và chất lợng của hàng đã đảm
bảo thì bộ phận quản lí kho lập phiếu nhập kho. Những hàng hoá không đáp

ứng đợc yêu cầu chất lợng và số lợng sẽ đợc bộ phận quản lí kho giao cho bộ
phận mua hàng trả lại nhà cung cấp cùng với biên bản kiểm nghiệm hàng hoá.
Một số hàng hoá khi xuất bán cho khách hàng vì một lí do nào đó không đáp
ứng đợc yêu cầu của khách hàng cũng đợc đa về nhập kho chờ xử lí. Việc theo
dõi hàng nhập kho đợc diễn ra liên tục và thông tin về hàng trong kho đợc bộ
phận kho theo dõi theo ngày, tháng, quý thậm chí cả tuần.
2. Quản lí xuất
Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng. Khách ở
đay có thể là mua lẻ hoặc mua buôn. Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu
cầu và gửi đến bộ phận kho. Bộ phận kho sẽ kiểm tra lợng hàng trong kho, sau
đó sẽ gửi thông báo về số lợng hàng cho bộ phậnbán hàng. Nếu đủ đáp ứng
yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và giao

3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
cho khách hàng bản sao hoá đơn bán hàng. Khách hàng sẽ nhận và gửi lại cho
bộ phận quản lí. Bộ phận uản lí kho sẽ tiến hành kiểm tra kiểm tra và lập phiếu
xuất kho. Phiếu xuất kho sẽ đợc gửi cho khách hàng và một phiếu đợc giữ lại
lu vào kho phiếu xuất. Khi xuất hàng thông tin về hàng xuất cũng đợc lu vào
trong sổ chi tiết hàng hoá để tiện đối chiếu kiểm tra.
3.Quản lí tồn
Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá trình nhập và xuất hàng.
Hàng hoá đợc thực hiện qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất hàng.
II. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lí vật t
1.Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành
tựu của công nghệ, tin học vào tổ chức. Xây dựng thành công một hệ thống
thông tin không thể một thực đơn có sẵn. Trớc hết cần phải biết vận dụng các
hiểu biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thômh
tin, về quá trình hình thành và phát triển các hệ thống thông tin để dự kiến một

hệ thống thông tin thích hợp cho nó.
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về hệ thống thông tin tuy nhiên theo
cách hiểu của nhà tin học thì hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi những con
ngời, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào
(Input) của HTTT đợc lấy ra từ các nguồn (Sources) và đợc xử lí bởi hệ thống
sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớcKết quả xử lí (Output) đ-
ợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lu trữ dữ liệu
(Storage).

4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2. Phân loại hệ thống thông tn trong tổ chức.
Có hai cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay đợc dùng. Một cách
lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại còn một cách lấy
nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại.
2.1.Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
HTTT xử lí giao dịch TPS(Transaction Processing System): là một
HTTT nghiệp vụ, nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành.
Nó thực hiện việc ghi nhận các gaio dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động
nghiệp vụ của tổ chức.
HTTT quản lí MIS (Management Information System). HTTT quản lí
trợ giúp cho các hoạt động quản lí của tố chức nh lập kế hoạch, kiểm tra thực
hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lí trên cơ sở các qui
trinh thủ tục cho trớc.
HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System). Hệ thống
là một hệ máy tính đợc sử dụng ở mức quản lí của tổ chức. Nó có nhiệm vụ
tổng hợp các dữ liệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra
quyết định cho các nhà quản lí.
Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Hệ thống chuyên gia là một hệ
thống trợ giúp ra quyết định ở mức độ chuyên sâu. Ngoài những kiến thức,

kinh nghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị
những thiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau.Hệ
thống có thể xử lí và dựa vào các quy luật suy diễn để đa ra các quyết định rất
hữu ích và thiết thực.
HTTT tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (Infofmation System for
Competitive Advantage). HTTT loại này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến l-
ợc. HTTT tăng cờng khả năng cạnh tranh đợc thiết lập cho ngời sử dụng là
những ngời ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một ngời cung cấp và
cũng có thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp(trong khi ở

5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
bốn loại hệ thống trên ngời sử dụng chủ yếu là các bộ phận trong tổ chức). Hệ
thống là công cụ đắc lực thực hiện các ý đồ chiến lợc (vì vậy có thể gọi là
HTTT chiến lợc).
2.2. Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp.
Các thông tin trong quản lí đợc phân chia theo cấp quản lí và trong mỗi
cấp quản lí chúng lại đợc phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo
cách phân chia này có 3 loại HTTT đó là: HTTT chiến lợc, HTTT chiến thuật
và HTTT tác nghiệp.
HTTT quản trị quan hệ khách hàng là hệ thống kinh doanh và sản xuất. Hệ
thống này cung cấp các thông tin đầu ra có tính tin học hoá cao. Đó là các báo
cáo về khách hàng và dự án đang thực hiện.
3. Mô hình biểu diễn HTTT
Cùng một HTTT có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của
ngời mô tả. Có ba mô hình đã đợc đề cập tới để mô tả cùng một HTTT đó là:
mô hình logic, mô hình vật lí ngoài và mô hình vật lí trong.
Mô hình lôgic: Mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lí phải thực
hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lí và thông tin mà
hệ thống sản sinh ra.

Mô hình vật lí ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh là các vật mang tin và mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào
và đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống
Mô hình vật lí trong: Liên quan tới những khía cạnh vật lí của hệ thống,
tuy nhiên không phải là cái nhìn cảu ngồi sử dụng mà là của nhân viên kĩ
thuật.H

6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
III. Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT
quản lí
1. Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có đ-
ợc một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng mà nó đợc hoà hợp vào
trong các hạot động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới
hạn về tài chính và thời gain định trớc. Một hệ thống thông tin là một đối tợng
phức tạp, vận động trong môi trờng cũng phức tạp. Có ba nguyên tắc cơ sở
chung để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
1.1.Nguyên tắc sử dụng các mô hình
Một hệ thống thông tin bao gồm ba mô hình: mô hình lôgic, mô hình vật lí
ngoài và mô hình vật lí trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tợng chúng ta
đã thấy ba mô hình này quan tâm từ những mức độ khác nhau.
1.2.Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản
hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phải hiểu các mặt chung trớc khi
xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.
1.3. Nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lí sang mô hình logic khi phân tích và
từ mô hình logic sang mô hình vật lí khi thiết kế.
Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn dữ
liê chính là những ngời sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này

cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lí ngoài của hệ thống.
2. Các giai đoạn phát triển một HTTT

7
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải tuân
thủ theo những giai đoạn nhất định
2.1.Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Mục đích của gai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc
những ngời có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ,
tính khả thi và hiệu quả của một dự án.
2.2.Giai đoạn phân tích chi tiết
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó,
xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định
những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu
của HTTT mới phải đạt đợc .
2.3.Giai đoạn thiết kế lôgic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ
thống thông tin cho phép loại bỏ đựơc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt
đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc đó. Mô hình logic của hệ
thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra(nội dung của
output), nội dung của cơ sở dữ liệu(các tệp các quan hệ giữa các tệp), các xử lí
và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện(các xử lí) và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào
(các Input). Mô hình logic sẽ phải đợc ngời sử dụng xem xét và chuẩn y.
2.4.Giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi
mô hình này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng thì phân tích viên phải
xây dựng các phơng án và các giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hình

logic. Mỗi một phơng án khác nhau là một phác hoạ của mô hình vật lí ngoài
của hệ thống nhng cha phải là mô tả chi tiết.

8