khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình quản lí công văn tại công ty

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài: Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình
Quản lí Công văn tại Công ty
Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng
1
HÀ NỘI, 6-2010
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài: Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình
Quản lí Công văn tại Công ty
Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng
ĐƠN VỊ THỰC TẬP : CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 SÔNG HỒNG
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : THẦY LÊ HUY HOÀNG
SINH VIÊN THỰC TẬP : LÊ DUY ANH
LỚP : CTU07.02
TRƯỜNG : TRƯỜNG CĐ KINH TẾ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
HÀ NỘI, 6-2010
2
LỜI CẢM ƠN
Trong ba năm học Cao đẳng tại Trường Cao đăng Kinh tể Công nghiệp Hà
Nội, em đã tiếp thu được những kiến thức vô cùng quý báo mà thầy cô trong Khoa
Công Nghệ Thông Tin đã dày công dạy dỗ. Đề tài thực tập cuối khóa là kết quả của
những năm tháng mà chúng em đã học được ở trường. Em thành thật cảm ơn sự
quan tâm Ban chủ nhiệm Khoa Công Nghệ Thông Tin. Cảm ơn chân thành đến thầy
Lê Huy Hoàng – Người trực tiếp hướng dẫn em thực hiện đề tài thực tập cuối khóa.
Trong khoảng thời gian gần ba tháng thực tập tại Công ty Cổ phần Xây

Dựng Số 1 Sông Hồng, em đã học được những kiến thức đầu tiên khi chúng em sắp
bước chân vào đời để thực hiện những ước mơ và hoài bão của bao năm tháng học
tại trường. Em chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo Công Ty đã cho chúng em cơ hội
thực tập và cũng cơ hội được học hỏi cách thức làm việc tại cơ quan. Đặc biệt nhóm
chúng em nói lời chân thành cảm ơn đến Lưu Đức Minh là cán bộ trực tiếp giúp đỡ
em thực hiện đề tài này.
Tuy khoảng thời gian ba tháng thực tập tại cơ quan là quá ngắn đối với em
nhưng những gì em tiếp thu được trong khoảng thời gian này là vô cùng quý báu.
Hà Nội, ngày 10 tháng 06 năm 2010
Sinh viên thực tập
LÊ DUY ANH
3
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN 3
MỤC LỤC 4
DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU 6
LỜI NÓI ĐẦU 8
NỘI DUNG 9
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 9
1.Tổng quan về đơn vị thực tập 9
1.1. Một số thông tin chung 9
1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp : 10
2.Thực trạng tin học hóa tại công ty và mục tiêu xây dựng chương trình quản lí công văn 13
2.1. Thực trạng hiện tại 13
2.2.Mục tiêu của chương trình 13
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÍ CÔNG VĂN 14
1.Phương hướng và giải pháp hoàn thiện những vấn đề còn tồn tại trong công tác quản lí 14
1.1. Quy trình quản lí hiện tại của công ty: 14
1.1.1.Giải quyết công văn đến: 14
1.1.2.Giải quyết công văn đi 16

1.1.3.Công văn nội bộ 17
1.2.Đánh giá ưu, nhược điểm quy trình quản lí, đề xuất khắc phục 17
2.Phân tích hệ thống quản lí công văn 18
2.1.Các thành phần của hệ thống 18
2.2.Xây dựng mô hình hệ thống 20
2.2.1. Biểu đồ chức năng nghệp vụ (Bussines Flowchart Diagram - BFD) 20
2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flowchart Diagram - DFD) 22
2.2.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 – Sơ đồ ngữ cảnh 22
4
2.2.2.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 23
2.2.2.3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÍ CÔNG VĂN 31
1.Giới thiệu về Visual Basic 6.0 và Microsoft Office Access 2000 31
2.Thiết kế cơ sở dữ liệu 33
2.1.Mô hình thực thể liên kết 33
2.2.Mô hình dữ liệu quan hệ 34
2.3.Mô hình tổ chức dữ liệu 35
2.4.Mô hình vật lí dữ liệu 35
3.Xây dựng các chức năng 38
3.1.Lưu đồ giải thuật các chức năng 38
3.2.Các form của chương trình 43
KẾT LUẬN 57
TÀI LIỆU THAM KHẢO 58
PHỤ LỤC 59
5
DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU
o HÌNH VẼ
Hình 1- Sơ đồ tổ chức công ty 12
Hình 2- Xử lí công văn đến 14
Hình 3- Xử lí công văn đi 16

Hình 4 - Biểu đồ chức năng nghiệp vụ - BFD 21
Hình 5 - Biểu đồ ngữ cảnh – DFD mức 0 23
Hình 6 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh – DFD mức 1 24
Hình 7 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Cơ quan ban hành 26
Hình 8 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Lĩnh vực 26
Hình 9 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Loại công văn 27
Hình 10 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 2 - Quản lí Công văn đến 28
Hình 11 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 3 - Quản lí Công văn đi 29
Hình 12 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 4 - Thống kê Công văn đến 30
Hình 13 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 4 -Thống kê Công văn đi 30
Hình 14 - Mô hình thực thể liên kết 33
Hình 15 - Mô hình quan hệ dữ liệu 35
Hình 16 - Lưu đồ Chức năng Đăng nhập 38
Hình 17 - Lưu đồ Chức năng Thêm mới 39
Hình 18- Lưu đồ Chức năng Sửa 40
Hình 19- Lưu đồ Chức năng Tìm kiếm 41
Hình 20- Lưu đồ Chức năng Tạo báo cáo 42
Hình 21- Lưu đồ Chức năng Báo lỗi 42
Hình 22 - Form Đăng nhập 43
Hình 23 - Form Chính 44
Hình 24 - Form Quản lí Công văn đến 45
6
Hình 25 - Form Quản lí Công văn đi 46
Hình 26 - Form Quản lí Công văn nội bộ 47
Hình 27 - Form Quản lí đơn vị ngoài 48
Hình 28 - Form Quản lí đơn vị nội bộ 49
Hình 29 - Form Xem Công văn đến 50
Hình 30 - Form Xem Công văn đi 51
Hình 31 - Form Xem Công văn nội bộ 52
Hình 32 - Form Tìm kiếm Công văn đến 53

Hình 33 - Form Tìm kiếm Công văn đi 54
Hình 34 - Form Tìm kiếm Công văn nội bộ 55
Hình 35 - Form Thống kê Công văn đến 56
Hình 36 - Form Giới thiệu chương trình 56
BẢNG BIỂU
Bảng 1 – CVDEN: Công văn đến 36
Bảng 2 - DCVDEN: Dòng Công văn đến 36
Bảng 3 – CVDI: Công văn đi 36
Bảng 4 – DCVNB: Dòng Công văn nội bộ 36
Bảng 5 - CVNB: Công văn nội bộ 36
Bảng 6 - DCVDI: Dòng Công văn đi 36
Bảng 7- LOAICV: Loại Công văn 37
Bảng 8- DVIQHE: Đơn vị Quan hệ 37
Bảng 9 - DVCHU: Đơn vị chủ 37
7
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đang được phát triển mạnh
mẽ, nhanh chóng và ăn sâu vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như
trong cuộc sống. Nó trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong nhiều ngành lĩnh
vực như giải trí, xây dựng, giao thông … và đặc biệt trong các công tác quản lí
nói chung. Trong đó, công tác quản lí công văn nói riêng là một khâu rất quan
trọng trong việc truyền tải kịp thời các chỉ đạo, yêu cầu của cấp trên nhằm đạt
được năng suất cao nhất trông công việc. Trước đây, khi máy tính chưa được
phổ biến rộng rãi thì việc quản lí công văn đều được làm thủ công nên rất mất
thời gian và tốn kém nhân lực cũng như tài chính. Ngày nay, cùng với sự phát
triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, máy tính đã giúp cho công tác quản lí
trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Việc sử dụng máy tính vào công tác Quản lí
công văn là một nhu cầu cấp thiết nhằm giảm những phương pháp thủ công lạc
hậu gây tốn kém về nhiều mặt, giúp đẩy mạnh tốc độ truyền đạt thông tin, qua
đó nâng cao năng suất lao động, sẳn xuất.

Trong quá thực tập và nghiên cứu công tác quản lí tại đây, em xin được
lựa chọn đề tài “Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình Quản lí Công
văn tại công ty Cổ phần xây dựng số 1 Sông Hồng”, với mong muốn xây dựng
một ứng dựng nhỏ nhằm hỗ trợ cho việc quản lý công được thuận tiện hơn và
giảm các sai sót thủ công không đáng có. Báo cáo này bao gồm những nội dung
chính như sau :
- Chương 1: Tổng quan chung về đơn vị thực tập.
- Chương 2: Các phân tích về quy trình, hệ thống quản lí văn bản.
- Chương 3: Xây dựng chương trình quản lí công văn.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo sơ quan, các
thầy cô giáo khoa Công nghê thông tin, đặc biệt là thầy giáo Lê Huy Hoàng đã
nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Tuy nhiên, do
điều kiện và thời gian có hạn nên báo cáo và chương trình không thể tránh khỏi
các sai sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô giáo và
các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn.
Hà Nội, Tháng 6 – 2010
Sinh viên thực hiện
Lê Duy Anh
8
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1:
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1. Tổng quan về đơn vị thực tập
1.1. Một số thông tin chung
Tên đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 SÔNG HỒNG
Tên viết tắt : SONG HONG NO.1, JSC
Đơn vị chủ quản : TỔNG CÔNG TY SÔNG HỒNG
Địa chỉ trụ sở chính : Số 72 An Dương - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội.
Điện thoại : (84-4) 38294852 – (84-4) 37172254
Fax : (84-4) 38238515

Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng được thành lập năm 1974
và được cổ phần hóa năm 2006 – là công ty trực thuộc Tổng Công ty Sông
Hồng – Bộ Xây dựng.
Trải qua gần 40 năm xây dựng và phát triển, doanh nghiệp đã vượt qua
nhiều khó khăn thử thách, trưỏng thành cùng những năm tháng xây dựng và
kiến thiết đất nước. Ngày nay, Công ty trở thành cánh chim đầu đàn của Tổng
Công ty Sông Hồng và đạt được nhiều thành tựu trong các lĩnh vực Xây lắp –
Khai thác, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí ốp lát –
Tư vấn thiết kế - Đầu tư và quản lí dự án.
Công ty Cổ Phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng đã hội tụ được đội ngũ cán
bộ công nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm. Trong đó lực lượng cán
bộ quản lý và các chuyên viên có trình độ đại học, trên trình độ đại học và cao
đẳng đủ mọi ngành nghề, đáp ứng được nhu cầu và đòi hỏi về trình độ kỹ thuật
cao trong kỉ nguyên mới. Ngoài ra SÔNG HỒNG 1 còn tập hợp được lực lượng
công nhân kỹ thật có tay nghề bậc cao và tâm huyết với nghề.
9
1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp :
1.2.1. Quyết định thành lập doanh nghiệp và đăng kí kinh doanh:
• Năm thành lập
: Thành lập năm 1974
(tiền thân là Công ty Cát Đá Sỏi – Bộ Xây dựng)
• Quyết định thành lập
số
: 2333/QĐ-BXD ngày 19/12/2005 của Bộ trưởng
Bộ Xây dựng (chuyển đổi cổ phần hóa từ DNNN)
• Đăng kí kinh doanh số
: 0103011164 (đăng kí lần đầu ngày 08/03/2006
và thay đổi lần thứ sáu ngày 13/11/2008)
1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển:
• Năm thành lập: Thành lập năm 1974 (tiền thân là Công ty Cát Đá Sỏi – Bộ

Xây dựng).
• Năm 1996: Đổi tên thành Công ty Vật liệu Xây dựng theo quyết định số
124/BXD-TCLĐ ngày 26/01/1996.
• Năm 1997: Đổi tên thành Công ty Xây lắp Vật liệu Xây dựng theo quyết
định số 22/BXD-TCLĐ ngày 20/01/1997.
• Năm 2002: Chuyển Công ty Xây lắp Vật liệu Xây dựng thành doanh nghiệp
là thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xây dựng Sông Hồng theo
quyết định số 628/QDD-BXD ngày 20/05/2002.
• Năm 2005: Chuyển thành Công ty Cổ phần Xây lắp Vật liệu Xây dựng
thuộc Tổng Công ty Xây dựng Sông Hồng theo quyết định thành lập số:
2333/QĐ-BXD ngày 19/12/2005 của Bộ Xây dựng.
• Năm 2006: Đổi tên thành Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng
(SONGHONG 1) Thuộc Tổng Công ty Sông Hồng theo quyết định số
412/2006/QĐ-CBM ngày 18/12/2006.
10
1.2.3. Các ngành nghề kinh doanh chính:
a) Tư vấn kỹ thuật công nghệ cao cho các dự án phát triển
vật liệu xây dựng;
: Từ năm 1974
b) Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, nhiên liệu,
máy móc, thiết bị khai thác vật liệu xây dựng;
: Từ năm 1974
c) Đầu tư, kinh doanh phát triển nhà, bất động sản; ; Từ năm 1997
d) Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao
thông, thủy lợi, bưu điện, hạ tầng kỹ thuật, đường dây
và trạm biến thế điện;
: Từ năm 1997
e) Lắp đặt máy móc, thiết bị; Trang trí nội ngoại thất; : Từ năm 1997
f) Kinh doanh xuất nhập khảu vật tư, vật liệu xây dựng; : Từ năm 1997
g) Tư vấn thiết kế quy hoạch đô thị, nội ngoại thất công

trình;
: Từ năm 1997
h) Tư vấn, giám sát xây dựng và hoàn thiện công trình dân
dụng và công nghiệp;
: Từ năm 1997
i) Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng, dịch vụ ăn
uống, giải khát;
: Từ năm 2008
j) Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ
khách du lịch;
: Từ năm 2008
k) Kinh doanh dịch vụ du lịch sinh thái, nghỉ dưỡng; : Từ năm 2008
l) Đại lí kinh doanh và dịch vụ bưu chính viễn thông; : Từ năm 2008
m) Dịch vụ vận tải hàng hóa và vận chuyển hành khách; : Từ năm 2008
11
1.2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông
Hồng.
12
Ban Kiểm Soát
Ban Kiểm Soát
Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị
Ban Tổng giám đốc
Ban Tổng giám đốc
Phòng
Tổ chức –
Hành chính
Phòng

Tổ chức –
Hành chính
Phòng
Kế toán tài
chính
Phòng
Kế toán tài
chính
Phòng
Kế hoạch
Kỹ thuật –
Đấu thầu
Phòng
Kế hoạch
Kỹ thuật –
Đấu thầu
Phòng
Kinh doanh
Phòng
Kinh doanh
TT
TVTK &
TVTKXD
TT
TVTK &
TVTKXD
Chi nhánh
Hồ Chí
Minh
Chi nhánh

Hồ Chí
Minh
Chi nhánh
Bắc Giang
Chi nhánh
Bắc Giang
Chi nhánh
Hải Phòng
Chi nhánh
Hải Phòng
Chi nhánh
Đà Nẵng
Chi nhánh
Đà Nẵng
Xí nghiệp
Xây dựng
1.01
Xí nghiệp
Xây dựng
1.01
Xí nghiệp
Xây dựng
1.02
Xí nghiệp
Xây dựng
1.02
Xí nghiệp
Xây dựng
1.03
Xí nghiệp

Xây dựng
1.03
XN gạch
Tuynel Cam
Thượng
XN gạch
Tuynel Cam
Thượng
XN KD và
SX vật liệu
xây dựng
XN KD và
SX vật liệu
xây dựng
Đội thi công
Xây lắp điện
nước
Đội thi công
Xây lắp điện
nước
Đội thi công
Xây lắp số 1
Đội thi công
Xây lắp số 1
Đội thi công
Xây lắp số 2
Đội thi công
Xây lắp số 2
Đội thi công
Xây lắp số 3

Đội thi công
Xây lắp số 3
Đội thi công
Xây lắp số 4
Đội thi công
Xây lắp số 4
Quản lí chỉ huy trực tuyến Phối hợp nghiệp vụGhi chú :
Hình 1- Sơ đồ tổ chức công ty
2. Thực trạng tin học hóa tại công ty và mục tiêu xây dựng
chương trình quản lí công văn.
2.1. Thực trạng hiện tại.
Công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của bất
cứ tổ chức nào, vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng công văn được cập nhật, lưu trữ
và chuyển tới người xử lí một cách kịp thời và chính xác.
Công ty cổ phần xây dựng số 1 Sông Hồng trực thuộc Tổng Công ty Sông
Hồng, ngoài ra còn có rất nhiều các chi nhánh và công ty con trực thuộc, vì vậy lưu
lượng công văn đến và công văn đi là rất lớn, không tránh khỏi những khó khăn
phát sinh trong việc quản lí, lưu trữ và tìm kiếm các công văn đó. Hiện tại công ty
có 5 phòng ban chính, mỗi phòng đều được trang bị máy tính để tham gia vào việc
xử lí nghiệp vụ chuyên môn cũng như trao đổi thông tin, dữ liệu trong mạng nội bộ
công ty – cũng chính xuất phát từ nhu cầu trao đổi và quản lí một lượng lớn công
văn như vậy mà cần phải có một chương trình nhằm hỗ trợ các phòng ban trong
việc quản lí công văn, giảm công sức lưu trữ, tìm kiếm và xử lí, đảm bảo cho việc
xử lí công văn nhanh, gọn đáp ứng đúng quy trình quản lí chung của công ty.
2.2.Mục tiêu của chương trình.
Yêu cầu của đề tài “Quản lí công văn” là phân tích và thiết kế hệ thống quản
lí công văn tại đơn vị thực tập:
- Phân tích : Qua nghiên cứu và khảo sát công tác quản lí công văn, cho
thấy.Công văn được chia làm hai loại:
+ Công văn đến: Văn thư phải phân chia về Ban lãnh đạo hoặc các bộ

phận chức năng để giải quyết.
+ Công văn đi: Ban lãnh đạo hoặc bộ phận chức năng soạn thảo, qua
văn thư lấy số và gửi đi.
Cả hai loại đều cần giải quyết một số yêu cầu sau:
1) Công văn được đánh số đầy đủ.
13
2) Theo dõi được thời gian các công văn đến, đi cũng như tính trạng hiện
tại của công văn.
3) Danh sách công văn mà từng bộ phận chức năng lưu giữ.
4) Một sô yêu cầu thống kê công văn:
o Trong khoảng thời gian.
o Theo bộ phận chực năng;
o Theo loại việc mà công văn có lien quan: Khen thưởng, Quyết
định,
- Thiết kế :
+ Cơ sở dữ liệu phản ánh thông tin, đáp ứng nhu cầu quản lí trên.
+ Các modul chương trình thực hiện được các chức năng cần thiết:
Thêm, Sửa, Xóa bản ghi, lập các Báo cáo thống kê, …
CHƯƠNG 2:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÍ CÔNG VĂN.
1. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện những vấn đề còn tồn
tại trong công tác quản lí.
1.1. Quy trình quản lí hiện tại của công ty:
1.1.1. Giải quyết công văn đến:
o Lưu đồ quá trình xử lý công văn đến:
Hình 2- Xử lí công văn đến
14
o Mô tả:
- Công văn đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ
quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những công văn đến không được đăng ký

tại văn thư , các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Những công văn
chuyển đến cơ quan không đúng cách thức, văn thư trả lại nơi gửi. Công văn đến
phải được kịp thời chuyển đến Ban lãnh đạo trong ngày để xử lý, phân việc. Nếu
Văn bản mật, khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì văn thư phải chuyển ngay
đến Ban lãnh đạo trong thời gian ngắn nhất.
- Văn thư nhận công văn đến đã được xử lý giao việc từ Ban lãnh đạo chuyển
đến bộ phận phô tô để nhân bản với số lượng theo giao việc của Lãnh đạo.
- Sau khi nhận công văn từ bộ phận phô tô, văn thư vào sổ và chuyển cho các
phòng ban, cá nhân có liên quan. Đơn vị, phòng ban, cá nhân chủ trì giải quyết công
việc ký nhận công văn tại sổ của văn thư.
- Trường hợp văn thư chuyển nhầm công văn hoặc không đúng người giải
quyết thì người nhận công văn chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng bộ phận giải
quyết.
- Lãnh đạo có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời công văn đến. Phó
Giám đốc được giao chỉ đạo giải quyết những công văn đến theo sự ủy nhiệm của
Giám đốc và những công văn đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Căn cứ nội dung công văn đến, và chỉ đạo của Lãnh đạo, phòng hoặc cá
nhân có trách nhiệm chủ động giải quyết công văn đến theo đúng thời hạn quy định.
- Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm cập nhật, xem xét toàn bộ công
văn đến và báo cáo về những công văn quan trọng, khẩn cấp; theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết công văn đến.
15
1.1.2. Giải quyết công văn đi.
o Lưu đồ quá trình xử lý công văn đi:
Hình 3- Xử lí công văn đi
o Mô tả:
Tất cả công văn do cơ quan phát hành ra ngoài gọi là “Công văn đi”.
- Phòng, ban, cá nhân soạn thảo công văn phải đảm bảo đúng thể thức công
văn theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành
ngày 06/5/2005 “Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản”, khi trình

ký phải có phiếu trình ký theo mẫu, kèm theo các tài liệu liên quan đến công văn
trình ký (nếu có).
- Trưởng phòng có trách nhiệm đọc soát về nội dung, kiểm tra độ mật / khẩn
(nếu có), kiểm tra câu chữ, số lượng bản, địa chỉ gửi…ký nháy trước khi trình ký.
- Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức công văn
để ký ban hành văn bản.
- Sau khi công văn có chữ ký thẩm quyền, bộ phận soạn thảo làm thủ tục
photo, đăng ký công văn đi tại văn thư cơ quan để đóng dấu, phát hành, chuyển và
lưu trữ công văn theo quy định.
16
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, thẩm quyền trước khi
đóng dấu và phát hành văn bản. Nếu công văn không đúng với quy định của Thông
tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005, Văn thư
không đóng dấu phát hành, chuyển trả lại bộ phận soạn thảo.
- Công văn đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày công văn đó được ký, chậm nhất là ngay trong ngày làm việc tiếp theo.
- Công văn đi được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng
phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời, chuẩn xác và bảo mật.
- Thông thường, công văn chuyển đi theo đưêng Bưu điện. Trường hợp cần
gấp, muốn nhận công văn tại văn thư, phải ghi sổ, ký nhận (ghi rõ họ tên người
nhận).
- Mỗi công văn đi phải lưu ít nhất 2 bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ
quan và một bản lưu trong hồ sơ hoặc bộ phận soạn thảo.
- Bản lưu công văn đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
1.1.3. Công văn nội bộ.
- Công văn nội bộ là một dạng công văn đi, song chỉ đi trong nội bộ cơ quan.
Đó là một loại công văn điều hành gửi đến các phòng ban trong cơ quan.
- Giải quyết công văn nội bộ cũng như giải quyết công văn đi (đã trình bày ở
trên).

- Các phòng, ban, cá nhân khi nhận được công văn nội bộ cũng tiến hành giải
quyết, xử lý tương tự như đối với công văn đến khác.
- Công văn nội bộ cũng lưu như mọi công văn khác.
1.2.Đánh giá ưu, nhược điểm quy trình quản lí, đề xuất khắc phục.
o Ưu điểm:
- Quy trình hiện hành được xây dựng trên cơ sở các quy chế mang tính
chất pháp lý về tổ chức và nguyên tắc làm việc của Công ty và Cục
văn thư Lưu trữ Nhà nước.
17
- Hệ thống hiện hành đã và đang phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho
công vịêc quản lý hành chính công ty.
- Mọi thao tác bằng thủ công, đơn giản phù hợp với số lượng công văn
nhỏ.
-
o Nhược điểm:
- Không phù hợp với nhu cầu ngày càng phát triển của công ty. Các
thao tác trở nên cồng kềnh, chậm trễ, không chính xác dễ dẫn đến sai
sót.
- Tìm kiếm, phân loại, thống kê công văn mất thời gian, khó khăn.
- Lưu trữ công văn bằng cách thủ công dễ bị các yếu tố ngoại cảnh tác
động làm hư hại gây mất thông tin.
-
o Đề xuất khắc phục:
Trên cơ sở phân tích sự hoạt động của hệ thống cũ, em thấy rằng việc
xây dựng một chương trình “Quản lí Công văn” là hết sức cần thiết. Việc
tin học hóa quản lí công văn cần phải tiến hành như sau:
- Thực hiện tin học hóa tối đa các bước có thể trong cả quy trình quản lí
nhằm tự động cập nhật, lưu trữ, thống kê, tìm kiếm,
- Lưu trữ bằng nhưng thiết bị ngoại vị như : đĩa cứng, đĩa CD, USB,
để công văn dễ dàng truy xuất và có tuổi thọ cao.

- Nâng cao trình độ quản lý và tin học của nhân viên văn phòng.
- Mở rộng quy mô quản lý và đồng bộ giữa các phòng, ban.
2. Phân tích hệ thống quản lí công văn.
2.1.Các thành phần của hệ thống.
o Các tác nhân:
- Đơn vị ngoài: phát hành công văn đi hoặc nhận công văn đến.
- Đơn vị nội bộ: phát hành công văn nội bộ đi hoặc đến.
18
- Văn thư: quản lí công văn trực tiếp.
- Ban lãnh đạo: kí nhận , xét duyệt công văn.
o Thông tin đầu vào:
• Công văn đến:
- Thông tin công văn đến (Tên, mã số, nội dung, loại Công
văn,…).
- Thông tin về bộ phận nhận công văn đến(Phòng ban, địa
chỉ nhận, ).
- Thông tin bộ phận gửi công văn (tên đơn vị gửi,địa chỉ,…)
- Thời gian nhận công văn.
• Công văn đi:
- Thông tin công văn đi (Tên, mã số, nội dung, loại Công
văn,…).
- Thông tin bộ phận gửi công văn (tên đơn vị gửi,địa chỉ,…)
- Thông tin về bộ đơn vị công văn đến(Phòng ban, địa chỉ
nhận, ).
- Thời gian nhận công văn.
- Thông tin về người kí.
• Công văn nội bộ: Công văn do nội bộ đơn vị ban hành.
- Thông tin công văn nội bộ (Tên, mã số, nội dung, loại Công
văn,…).
- Thông tin bộ phận gửi, người kí công văn (tên đơn vị

gửi,địa chỉ,…)
- Thông tin về bộ phận nhận công văn đến(Phòng ban, địa
chỉ nhận, ).
o Thông tin đầu ra: Các loại thống kê.
• Công văn đến:
19
- Thống kê công văn đến theo thời gian.
- Thống kê công văn đến theo nơi gửi công văn.
- Thống kê công văn đến theo nơi nhận công văn.
- Thống kê công văn đến theo loại công văn.
• Công văn đi:
- Thống kê công văn đi theo thời gian.
- Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn.
- Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn.
- Thống kê công văn đến theo loại công văn.
• Công văn nội bộ:
- Thống kê công văn đi theo thời gian.
- Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn.
- Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn.
- Thống kê công văn đến theo loại công văn.
2.2.Xây dựng mô hình hệ thống
2.2.1. Biểu đồ chức năng nghệp vụ (Bussines Flowchart Diagram -
BFD)
Dựa trên các thành phần và nghiệp vụ quản lí công văn, ta có thể tin
học hóa quy trình “Quản lí công văn” của công ty như sơ đồ sau:
20
Hình 4 - Biểu đồ chức năng nghiệp vụ - BFD
21
2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flowchart Diagram - DFD).
Trong biểu đồ luồng dữ liệu có sử dụng luồng dữ liệu (thông tin)

chuyển giao giữa các chức năng.
Biểu đồ luồng dữ liệu gồm có các yếu tố chính:
Định nghĩa Tên đi kèm Ký hiệu
Chức năng Nhiệm vụ xử lí thông tin
Động từ
(+ Bổ ngữ)
Luồng dữ
liệu
Thông tin vào/ra một chức nằng xử lí
Danh từ
(+Tính từ)
Kho dữ liệu Nơi lưu trữ thông tin trong một thời gian
Danh từ
(+ Tính từ)
Tác nhân
ngoài
Người hay tổ chức ngoài hệ thống có giao
tiếp với hệ thống
Danh từ
2.2.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 – Sơ đồ ngữ cảnh.
o Cách xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:
- Xem toàn bộ hệ thống là một chức năng và đây là chức
năng duy nhất.
- Xác định tác nhân ngoài.
- Xác định các luồng vào ra của tác nhân ngoài.
- Chưa cần kho dữ liệu.
o Tác nhân ngoài:
- Đơn vị nội bộ.
- Đơn vị ngoài.
- Ban giám đốc.

22
Hình 5 - Biểu đồ ngữ cảnh – DFD mức 0
2.2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
o Cách xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
- Các chức năng được phân rã tương ứng với mức 2 trong
biểu đồ chức năng nghiệp vụ.
- Các luồng vào ra của tác nhân ngoài được bảo toàn, xuất
giện thêm các tác nhân trong.
- Có thể bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ.
- Đã xuất hiện kho dữ liệu.
o Tác nhân:
- Đơn vị ngoài.
- Đơn vị nội bộ.
- Ban lãnh đạo.
- Văn thư.
23
Hình 6 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh – DFD mức 1
24
2.2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
o Cách xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:
- Các chức năng được phân rã tương ứng với mức 3 trong
biểu đồ chức năng nghiệp vụ.
- Các chức năng được phân rã trực tiếp từ mức đỉnh.
- Các luồng vào ra của các tác nhân được bảo toàn,
- Có thể bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ.
- Kho dữ liệu xuất hiện theo nhu cầu từng chức năng.
1) Chức năng “Quản lí danh mục”.
Trong chức năng quản lí danh mục, có 3 chức năng con là :
+ Quản lí Cơ quan ban hành.
+ Quản lí Lĩnh vực.

+ Quản lí Loại công văn.
Mỗi chức năng con đều có 3 thao tác là : Thêm, Sửa, Xóa.
25