Tìm hiểu và xây dựng chương trình quản lí khách sạn

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-----oooooo-----
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Nội dung đề tài : Tìm Hiểu Và Xây Dựng Chương Trình
THÁI BÌNH 30/06/2011.
Ngành Du Lịch là một ngành kinh doanh có từ rất lâu đời trên thế
giới.Tại các nước phát triển, ngành Du Lịch phát triển rất mạnh mẽ và có lợi
nhuận cao với sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tintrong tổ chức và
hoạt động.Tại nước ta nghành Du Lịch có thể xem là nghành kinh doanh lâu
đời. Nhưng trong những năm gần đây, ngành Du Lịch mới thực sự phát triển
về quy mô cũng như ảnh hưởng của nó trong các lĩnh vực kinh tế xã hội
ngày càng được mở rộng. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin cho
nghành Du Lịch nước ta còn hạn chế. Trong bối cảnh đó, việc xây dựng
chương trình quản lý khách sạn cho ngành Du Lịch là vô cùng cần thiết
nhằm nâng cao hiêu quả kinh doanh cũng như chất lượng phục vụ khách
hàng.
Bài toán quản lý khách sạn đặt ra yêu cầu xây dựng một giải pháp công
nghệ thông tin khả thi, phù hợp về quy mô phát triển và khả năng đầu tư của
khách sạn vừa và nhỏ ở nước ta.
Vì những lý do đã nêu ở trên, nhóm chúng tôi quyết định thực hiện đề
tài: “Tìm hiểu và xây dựng chương trình quản lý khách sạn”. Việc
nghiên cứu tìm hiểu xây dựng đề tài này sẽ cung cấp những kiến thức
nghiệp vụ quản lý khách sạn hữu dụng nhằm giúp các bạn hiểu được ý nghĩa
của công tác quản lý khách sạn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Văn Hùng đã tận tình hướng
dẫn và giúp đỡ chúng em trong quá trình thực hiện đề tài, cùng toàn thể quý
thầy cô khoa Công nghệ thông tin trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố
Hồ Chí Minh Cơ Sơ Thái Bình đã tận tình chỉ bảo, truyền đạt những kiến
thức quý báu để chúng em làm hành trang vào đời.

Chúng em xin chân thành cảm ơn tất cả bạn bè đã động viên và giúp đỡ
vượt qua những khó khăn để hoàn thành bài tiểu luận này.
Đặt biệt, chúng con xin cảm ơn các bậc cha mẹ và những người thân đã
hết lòng nuôi nấng dạy dỗ để chúng con có được ngày hôm nay. Do còn hạn
chế về nhiều mặt nên luận văn còn nhiều thiếu sót, chúng em kính mong
quý thầy cô cùng bạn bè đóng góp ý kiến để chúng em có thể khắc phục,
hoàn thiện hơn.
Thái Bình, ngày 19 tháng 06 năm 2011
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………

……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN..............................................................4
I.MÔ TẢ BÀI TOÁN........................................................................................................5
II.KHẢO SÁT....................................................................................................................6
1.Đặc Tả Hoạt Động Hệ Thống Hiện Tại..................................................................6
2.Các loại hóa đơn chứng từ:.................................................................................10
3.Nhận Xét: ............................................................................................................11
Qui trình thủ công dựa trên sức người là chính đã bộc lộ những nhược điểm sau:
11
4.Các yêu cầu chức năng của hệ thống:................................................................11
III.PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN..........................12
1.Mô Hình Nghiệp Vụ Của Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn...................................12
a)Mô Hình Phân Rã Chức Năng.........................................................................12
2.Mô Hình Xử Lý....................................................................................................15
Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Ngữ Cảnh............................................................15
a.Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức 0.........................................................................16
b.Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức 1.......................................................................17

3.Mô hình thực thể kết hợp:....................................................................................21
4.Mô hình quan hệ...................................................................................................21
Phụ Lục: Công Cụ Microsoft Word 2007, Microsoft Visio 2003,
Microsoft Visual Studio 2010.
I. MÔ TẢ BÀI TOÁN.
Hệ thống quản lý khách sạn
Để nâng cao hiệu suất kinh doanh phục vụ khách sạn, gần đây ban giám
đốc khách sạn quyết định đầu tư xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách
sạn bằng máy tính. Sự hoạt động của khách sạn được mô tả như sau:
+ Khách sạn cung cấp các dịch vụ: Cho thuê phòng, đăng ký đặt phòng,
các dịch vụ ăn uống, các phương tiện đi lại vv... Bộ phận lễ tân sẽ giới thiệu,
sắp xếp phòng cho khách theo yêu cầu và khả năng của khách sạn.
+ Khách thực hiện thủ tục thuê phòng bao gồm:
- Giấy CMND hoặc hộ chiếu
- Mã số phòng thuê
- Thời gian dự định ở.
+ Trong thời gian lưu lại ở khách sạn khách có thể được phục vụ các dịch
vụ. Các dịch vụ này được thanh toán cùng với tiền thuê phòng khi khách rời
khách sạn.
+ Thủ tục thanh toán được thực hiện khi khách rời khách sạn. Hệ thống
đưa phiếu thanh toán tiền phòng và các dịch vụ cho khách.
+ Hàng tháng ban quản lý thống kê tình hình kinh doanh của khách sạn.
+ Ngoài ra hệ thống có thể tra cứu thông tin về phòng và khách tại bất cứ
thời điểm nào.
II. KHẢO SÁT.
1. Đặc Tả Hoạt Động Hệ Thống Hiện Tại
Khách sạn S07 là khách sạn hoạt động lâu năm. Tuy nhiên, các khâu
trong công tác quản lý và kinh doanh còn mang nặng tính chất thủ công. Mô
hình hoạt động của hệ thông được mô tả qua các sơ đồ sau:
Ban Giám Đốc

Phòng Bảo VệPhòng Lễ TânPhòng Phục Vụ
 Ban Giám đốc Khách sạn: Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn,
mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua ban giám đốc và ban giám
đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn.
 Phòng tiếp tân: Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng
cho khách và nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách,
nhận những yêu cầu của khách, giới thiệu và giải đáp những thắc mắc của
khách.
 Phòng bảo vệ: Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn an
ninh trật tự trong khách sạn. Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu
trách nhiệm về hệ thống ánh sáng.
 Phòng phục vụ: Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng. Phục vụ ăn, uống, giặt ủi
đưa đón khách bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu.
Hình 1: Quy trình bộ phận lễ tân nhận đặt phòng.
Sửa Hủy bỏ
Từ chối
Tổng hợp tình hình đặt
phòng
Nhận thông tin từ khách
hàng
Lập thông tin đặt phòng
Trả lời khách hàng
Xác định khả năng đáp
ứng của khách sạn
Nhận yêu cầu đặt phòng
Hình 2: Quy trình bộ phận lễ tân nhận thuê phòng
Tổng hợp thông tin thuê
phòng
Nhận thông tin khách hàng
Lập thông tin thuê phòng

Trả lời khách hàng
Xác nhận khả năng đáp ứng
Nhận yêu cầu thuê phòng
Từ chối
Sửa Hủy
Hình 3: Quy trình cung cấp dich vụ.
Hình 4: Quy trình trả phòng
Tổng hợp thông tin sử dung dich vụ
Lưu thông tin sử dụng dich vụ
Cung cấp dịch vụ
Nhận yêu cầu trả phòng
Tổng hợp tình hình trả phòng
Nhận tiền thanh toán
Lập hóa đơn
Lưu thông tin trả phòng
Xác nhận thông tin trả phòng
2. Các loại hóa đơn chứng từ:

PHIẾU THANH TOÁN TIỀN
Họ tên khách:....................................................
Số CMND(Hộ Chiếu):………………………….
Số Phòng:................ Loại Phòng: ……….Giá Phòng :…………….
Ngày đến
.
: Tháng

: Năm 201_.

Ngày đi : Tháng : Năm 201_.
NGÀY DỊCH VỤ TIỀN

TỔNG CỘNG
Tổng số tiền bằng chữ:
...................................................................................................................
Ngày
................
tháng
................
năm
.................

KHÁCH GIÁM ĐỐC LỄ TÂN
(Ký) (Ký) (Ký)
3. Nhận Xét:
Qui trình thủ công dựa trên sức người là chính đã bộc lộ những nhược điểm sau:
 Việc lưu trữ hồ sơ khách hàng cũng như các thông tin cần thiết trong công
tác thanh toán đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và chứng từ với
một số lượng lớn và lưu trữ trong nhiều năm, chính vì vậy gây ra nhiều khó
khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho người điều
hành với những biện pháp bảo quản và hình thức kiểm tra, kiểm kế phức
tạp.
 Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp truyền thống, nếu có sai sót thì việc
sửa chữa gặp nhiều khó khăn.
 Tốn nhân lực.
 Việc Đăng ký thuê phòng với số lượng lớn sẽ gây mất thời gian.
Chính vì những nhược điểm nói trên và mục tiêu nâng cao chất lượng phục
vụ khách hàng và quản lý hiệu quả việc kinh doanh của khách sạn. Hệ
thông quản lý khách sạn được xây dựng dựa trên nhu cầu tin học hóa công
việc kinh doanh khách sạn S07.
4. Các yêu cầu chức năng của hệ thống:
 Tự động hóa các chức năng: Tính toán, đặt phòng…nhằm tăng hiệu xuất

trong phục vụ khách hàng.
 Cung cấp đầy đủ thông tin về khách sạn : Số phòng, loại phòng , các loại
dịch vụ, khách hàng…
 Hệ thống tạo ra các báo cáo, phân tích hoạt động kinh doanh của khách
sạn.
 Hệ thống quản lý hoạt động của khách hàng ngày vào, ngày ra, sử dụng
loại dịch vụ, thanh toán.