Điều tra công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty cổ phần khánh hòa

LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường luôn chịu sự tác
động bởi các quy luật vốn có của nó. Sự sống còn của mỗi doanh nghiệp luôn tồn
tại và phát triển thì không chỉ riêng một doanh nghiệp nào mà hầu như tất cả các
chủ thể sản xuất kinh doanh đều rất quan tâm đến hoạt động sản xuất kinh doanh
của mình. Trong đó, tổ chức hạch toán kế toán là một trong những nội dung quan
trọng trong công tác tổ chức quản lý của mỗi doanh nghiệp.
Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính
trong doanh nghiệp, nên công tác tổ chức hạch toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở mỗi doanh nghiệp. Hơn thế nữa nó còn
ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có
quyền hạn trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp
Trong điều kiện hiện nay, khi mà nguồn lực thông tin đặt lên hàng đầu thì
chất lượng thông tin kế toán được coi như là một tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo
sự an toàn và khả năng mang lại thắng lợi cho các quy định.
Tổ chức hạch toán kế toán phụ thuộc vào quy mô hoạt động lĩnh vực ngành
nghề, đặc điểm tổ chức quản lý và… cũng như các chế đô chính sách của cơ quan Nhà
nước, vì vậy đòi hỏi công tác tổ chức hạch toán kế toán cho phù hợp với đặc điểm và
tình hình của mỗi doanh nghiệp là công việc cần và nên làm hiện nay. Trên thực tế
chưa có một đề tài hay một cuôc khảo sát điều tra nào đã tiến hành thống kê về công
tác tổ chức hạch toán trong các công ty cổ phần địa bàn Nha Trang Khánh Hoà.
Xuất phát từ những vấn đề trên cùng với qua thực tế tìm hiểu tại các công ty
cổ phần Khánh Hòa, em đã quyết định chọn đề tài này cho luận văn tốt nghiệp
“Điều tra công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các công ty Cổ Phần Khánh
Hòa” cùng với sự đồng ý cuả khoa kinh tế và ban lãnh đạo các công ty .
2. Mục tiêu nghiên cứu :
- Tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hạch toán kế toán ở các công ty Cổ Phần.
- Đánh giá thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán ở các công ty Cổ Phần.
- Đề tài này vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế và học hỏi, trang bị
thêm kiến thức cho bản thân về công tác tổ chức hạch toán kế toán ở các công ty.

Đồng thời nêu nên một số đề xuất ý kiến nhằm nâng cao hơn về hiệu quả trong công
tác hạch toán kế toán tại các công ty Cổ Phần Nha Trang - Khánh Hòa.
3. Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài chỉ nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán kế toán trên một số lĩnh vực
gồm: Tổ chức về nhân sự trong phòng kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản, chứng từ,
sổ sách trong công ty và tổ chức hạch toán các yếu tố cơ bản cho sản xuất:
NVL&CCDC, TSCĐ và Lao động tiền lương.
- Thời gian nghiên cứu : Đề tài nghiên cứu trong khoảng thời gian từ tháng
08 đến tháng 11 năm 2005.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện đồ án em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:
- Phương pháp thông kê, phân tích, điều tra, phỏng vấn.
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn
- Sử dụng phần mềm SPSS for window 10.0 để thống kê các loại bảng.
5.Nội dung nghiên cứu của đề tài.
Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hạch toán kế toán và cách thiết
kế bảng câu hỏi.
Chương 2: Kết quả điều tra thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán
tại các công ty Cổ Phần Khánh Hòa.
Chương 3: Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch
toán kế toán tại các công ty Cổ Phần Khánh Hòa.
6. Những đóng góp khoa học của đề tài:
- Đề tài đã hệ thống được những vấn đề lí luận về tổ chức hạch toán kế toán.
- Đề tài đã thống kê được thực trạng công tác hạch toán kế toán ở một số
công ty cổ phần trên địa bàn Khánh Hoà.
- Đề tài đã đưa ra nhận xét kết quả thống kê về tổ chức hạch toán kế toán ở
các công ty Cổ Phần.
- Đề tài đã mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công
tác hạch toán kế toán ở các công ty Cổ Phần.

Với thời gian thực tập có hạn, không có điều kiện đi sâu vào nghiên cứu hết
hoạt động kinh doanh của các công ty Cổ Phần của Khánh Hòa. Do khả năng kiến
thức có hạn, nên đề tài của em không sao tránh khỏi thiếu sót. Rất mong có đóng
góp ý kiến, chỉ bảo của thầy cô và các cô chú anh chị ở các công ty Cổ Phần Khánh
Hòa để giúp em hoàn thiện đề tài này.
Em xin chân thành cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho em cơ hội để tìm
hiểu thực tế, cảm ơn Cô Phan Thị Dung, Thầy Hồ Huy Tựu đã tận tình hướng dẫn
và tạo điều kiện cho em trong quá trình thực hiện đồ án này.

Nha trang ngày 05 tháng 12 năm 2005
Sinh viên thực hiện


VŨ THỊ LÊ








I.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
I.1.1 Khái niệm:
Tổ chức hạch toán kế toán là một trong ngững nội dung quan trọng trong tổ
chức công tác quản lý ở Việt Nam. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn
đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các
yêu cầu quản lý khác nhau.
I.1.2 Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán:

Hạch toán kế toán là hoạt động quản lý đặc biệt sản xuất ra các thông tin hữu
ích về vốn phục vụ cho quản lý của đơn vị hạch toán. Do đó tổ chức kế toán cần
phải tuân theo các nguyên tắc sau:
I.1.2.1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý
Kế toán là một phân hệ trong hệ thông quản lý với chức năng thông tin kiểm
tra và hoạt động tài chính của doang nghiệp hạch toán. Vì vậy nguyên tắc tổ chức
hạch toán kế toán cần phải đảm bảo tính thống nhất chung trong cả hệ thống quản
lý được thực hiện:
- Bảo đảm tính thống nhấtgiữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý.
- Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý.
- Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ
chức sản xuất.
- Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở do tăng dần
quy mô thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý.
- Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn liền với kế toán và không được tách
rời các hoạt động kế toán, doanh nghiệp không được hoạt động nếu không có bộ
phận kế toán.
I.1.2.2 Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán.
- Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy tròn kế toán . Lúc
đó phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hóa với từng
thành phần cụ thể .
- Tùy tính phức tạp của đối tượng để thực hiện các bước của quy trình kế
toán và chọn hình thức kế toán thích hợp.
- Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình
thức kế toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ kế toán nâng cao có thể
tăng thêm mức tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán.
Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang thiết bị kỹ thuật
phải hướng đến các chuẩn mực quốc tế.
- Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế : đơn vị hạch
toán, giá hạch toán, tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục.

I.1.3.Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán.
I.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán.
Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: Xác định số lượng nhân viên cần
phải có, yêu cầu về trình độ nghề nghiệp, bố trí và phân công các nhân viên thực
hiện các công việc cụ thể, xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau
cũng như giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan.
I.1.3.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
I.1.3.1.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
Là mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà ở đó toàn bộ công việc xử lý thông
tin kế toán trong toàn doanh nghiệp đựơc thực hiện tập trung ở phòng kế toán , còn
các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thöïc hiện thu thập và chuyển chứng từ cùng
các báo cáo nghiệp vụ theo yêu cầu của nhà quản lý về phòng kế toán đã xử lý và
cung cấp thông tin nhanh nhạ. Tuy nhiên nó chỉ áp dụng trong điều kiện doanh
nghiệp có tổ chức sản xuất và quản lý mang tính tập trung, cơ sở vật chất kỹ thuật
được trang thiết bị đầy đủ, đồng bộ.
Ưu điểm của mô hình kế toán tập trung là công việc tổ chức bộ máy kế toán
gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạy . Tuy nhiên nó áp
dụng trong điều kiện doanh nghiệp có tổ chức sản xuất và quản lý và mang tính tập
trung, cơ sở vật chất kỹ thuật được trang thiêt bị đầy đủ , đồng bộ .

SƠ ĐỒ 01 : MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẬP TRUNG.
I.1.3.1.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán phân tán.
Là mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà ở đó công việc kế toán được phân
công cho các bộ phận phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình . Tức là những chứng từ
PHÒNG KẾ TOÁN.
Chứng từ kế
toán ở các phân
xưởng, tổ đội.
Chứng từ kế
toán ở các quầy

hàng đại lý.
Chứng từ kế
toán ở các
kho hàng.
Chứng từ kế
toán ở các bợ
phận khác.
kế toán phát sinh tại cơ sở nào thì cơ sở đó tự hạch toán chứ không phải gửi, chứng
từ về phòng kế toán doanh nghiệp. Phòng kế toán của doanh nghiệp chỉ thực hiện
những công việc kế toán đối với những nội dung phát sinh liên quan đến toàn bộ
doanh nghiệp.
Dạng tổ chức này thường được tổ chức ở các doanh nghiệp coù quy mô sản
xuất lớn có nhiều cơ sở kinh doan, địa bàn hoạt động của các đợn vị phân tán ở
nhiều địa phương . Hoạt động kinh doanh mang tính chất đa ngành, đa lĩnh vực .
Ưu điểm là đáp ứng được yêu cầu thông tin phục vụ cho quản lý nội bộ ở các
bộ phận đơn vị trực thuộc. Nhưng nếu không khéo tổ chức thì bộ máy kế toán sẽ trở
nên cồng kềnh , tốn kém và chồng chéo trong công việc chuyên môn.

SƠ ĐỒ 02 : MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN PHÂN TÁN.
I.1.3.1.1.3.Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán .
Đây là hình thức kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên, tổ chức kế toán thì tổ
chức tập trung tại phòng kế toán của đơn vị .Các đơn vị cơ sở trong nội bộ xí nghiệp thì
ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần khác, ví dụ hạch toán tiền
lương, chi phí quản lý doanh phát sinh tại đơn vị. Mức độ phân tán này phụ thuộc mức
độ phân cấp quản lý, trình độ hạch toán kinh tế của doanh nghiệp .
I.1.3.1.2. Cơ cấu bộ máy kế toán .
• Bộ phận kế toán lao động tiền lương:
- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về số lương lao động , thời gian lao
động và kết quả lao động: tính lương, BHXH, và các khoản phụ cấp, trợ cấp, phân
bổ tiền lương và BHXH vào các đối tượng sử dụng lao động .

- Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng, các phòng ban
lập đầy đủ chứng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương , mở sổ sách cần
thiết và hạch toán doanh nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ phương pháp .
- Lập báo cáo lao động tiền lương
- Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương,
năng suất lao động .
PHÒNG KẾ TOÁN.
Chứng từ kế toán ở các đơn vị
không tổ chức kế toán riêng.
Báo cáo kế toán ở các đơn vị
trực thuộc có TCHTKT độc lập.
• Bộ phận kế toán vật tư , công cụ dụng cụ ,TSCĐ
- Bộ phận kế toán này đảm nhiệm công tác ghi chép phản ánh tổng hợp số
liệu về tình hình thu mua vận chuyển nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ,
tính giá thành thực tế của vật liệu, CCDC và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch
về cung ứng vật liệu, CCDC về sớ lượng chất lượng mặt hàng .
- Hướng dẫn kiểm tra các phân xưởng, các kho và các phòng ban thực hiện
chứng từ, ghi chép ban đầu về vật liệu, CCDC. Mở sổ sách cần thiết và hạch toán
vật liệu, CCDC theo chế độ, phương pháp áp dụng.
- Tính toán và phân bổ khấu hao tài sản cố định hàng tháng vào chi phí hoạt động.
• Bộ phận kế toán sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành
sản xuất sản phẩm, vận dung các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá
thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của xí nghiệp.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn
sản xuất, từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm
và công việc.
- Tham gia việc xây dựng chi tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ tiêu đó
cho phân xưởng và các bộ phận có liên quan.
- Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sản

phẩm, công việc hoàn thành, tổng hợp kết quả hạch toán kinh tế của các phân xưởng, tổ
sản xuất, kiểm tra việc dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm.
- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng
tiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm.
• Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản:
- Tổ chức ghi chép và phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát.
Sử dụng, thanh, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng.
- Tính toán chi phí xây dựng mua sắm tài sản cố đinh.
- Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiến
độ và chất lượng công trình.
- Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản.
• Bộ phận kế toán tổng hợp:
- Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập xuất tiêu thụ thành
phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của xí nghiệp, xác định kết quả lãi, lỗ, các
khoản thanh toán với nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ xí nghiệp.
- Ghi chép sổ cái và lập bản cân đối kế toán và các báo cáo thuộc các phần
việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các
nhiệm vụ kể trên.
- Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của xí nghiệp.
- Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán thống kê thông tin kinh tế
và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả cho bên ngoài.
• Nhân viên hạch toán phân xưởng:
- Tham gia kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang và các cuộc điều tra liên quan.
- Cung cấp các tài liệu thuộc về phần việc mình phụ trách cho quản đốc phân
xưởng, tổ trưởng sản xuất, phòng kế toán và các phòng ban có liên quan.
- Tham gia xây dựng các hợp đồng kinh tế với khách hàng, đặc biệt là việc
quy định các điều kiện tài chính hợp đồng.
• Kế toán trưởng:
Kế toán trưởng có các vị trí, quyền hạn, trách nhiệm như sau:
- Kế toán trưởng là người giúp đỡ thủ trưởng đơn vị tổ chức, chỉ đạo toàn bộ

công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý
mới đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế - tài chính của nhà nước tại đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh
nghiệp một cách hợp lý khoa học .
- Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ
toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tính toán và trích nộp đúng, đủ kịp thời các khoản phải nộp ngân sách nhà
nước, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn
các khoản tiền vay, các khoản nợ phải trả .
- Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán tại đơn vị đang làm
ở bất kỳ bộ phận nào .
- Có nhiệm vụ yêu cầu tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp chuyển đầy
đủ kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra cuûa kế toán
trưởng, mọi người, mọi bộ phận trong doanh nghiệp và các đơn vị cấp dưới phải
tuân thủ những điều hướng dẫn và chịu sự kiểm tra của kế toán trưởng. Những
người có nhiệm vụ lập , ký duyệt và gửi các tài liệu, chứng từ có liên quan đến công
tác kế toán, phải chịu trách nhiệm về những sai sót không xác thực, không rõ ràng,
không hợp lệ, không đúng thời hạn quy định làm ảnh hưởng đến công việc kế toán
và công việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng.
I.1.3.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán.
I.1.3.2.1. Những vấn đề chung về chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về nhiệm vụ kinh tế đã
phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong
hoạt động sản xuât kinh doanh của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ theo đúng
quy định trong chế độ chứng từ kế toán và ghi chép đầy đủ kip thời .
Chế độ chứng từ gồm hai hệ thống :
• Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc.
Là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc
có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ
này nhà nước chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chi tiêu phản ánh , phương pháp và

áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế.
• Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
Chủ yếu là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà
nước những chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó
vận dụng vào từng trường hợp cụ thể, thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể
thêm bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi biểu mẫu cho thích hợp với yêu cầu
và nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ và
phải có sự thỏa luận bằng văn bản của Bộ Tài Chính .
Dù là chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc hay chứng từ kế toán hướng dẫn
thì chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ các yếu tố sau đây:
- Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
- Ngày tháng năm lập chứng từ.
- Số hiệu của chứng từ.
- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hay cá nhân lập chứng từ
- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hay cá nhân nhận chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ.
- Các chỉ tiêu về lượng và giá trị.
- Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác
của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa phaùp nhân thì phải
có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn
vị), đóng dấu đơn vị.

I.1.3.3.2. Nội dung của tổ chức chứng từ:
I.1.3.3.2.1.Tổ chức lập chứng từ
Nội dung của tổ chức chứng từ được thể hiện như sau:
-Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh .
-Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ: Từ việc lập chứng từ một cách kịp
thời đúng đắn, nói chung cần giảm bớt tối đa số người tham gia lập chứng từ để rút
ngắn thời gian lập chứng từ.
-Xác định thời gian lập chứng từ của từng nghiệp vụ kinh tế .

I.1.3.3.2.2.Tổ chức luân chuyển và ghi sổ chứng từ.
Quá trình luân chuyển và ghi sổ chứng từ được thực hiện theo quá trình sau:
- Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập chứng từ, kiểm
tra ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán như: Phòng vật tư, kế toán, kế hoạch…
- Xác định rõ trách nhiệm vật chất của những người tham gia thực hiện và
xác minh nghiệp vụ kinh tế .
- Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán khi xuất phát (lập chứng từ)
đến khi kết thúc (lưu trữ chứng từ kế toán), do vậy giúp người tổ chức kế toán rút ngắn
thời gian vận động của chứng từ, thúc đẩy tốt hoạt động kinh doanh của đơn vị .
- Trước khi tiến hành ghi vào sổ nhân viên kế toán phải tiến hành kiểm tra
chứng từ, cho dù chứng từ đó do đơn vị lập ra hay bên ngoài chuyển vào.
I.1.3.2.2.3. Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ:
- Chứng từ kế toán là tài liệu của kế toán, do đó chứng từ sau khi đã được ghi
vào sổ kế toán thì cần phải được đảm bảo tại nơi người giữ sổ, vì nó có thể dùng lại
để tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phân
tích sự sai sót và tìm nguyên nhân dẫn đến sự nhầm lẫn. Do vậy người nào ghi sổ
phải có trách nhiệm bảo quản chứng từ. Khi kết thúc năm, báo cáo quyết toán được
duyệt thì lúc đó toàn bộ chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ theo chế độ.
- Chứng từ do người sử dụng ghi sổ phải đánh số thứ tự theo thời gian. Nhân
viên kế toán đó phải có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó, khi thay đổi nhân
viên kế toán thì phải làm biên bản bàn giao.
- Khi báo cáo kết toán đuợc duyệt thì toàn bộ chứng từ đưa vào lưu giữ phải
sắp thứ tự theo nội dung kinh tế để tiện cho việc khi cần đem ra kiểm tra đối chiếu.


I.1.3.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản.
I.1.3.3.1.Khái quát chung về chứng từ kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng thống nhất trong doanh nghiệp là một
mô hình phân loại đối tượng kế toán được Nhà nước quy định để thực hiện việc xử
lý thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và

kiểm tra kiểm soát.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thực chất là xây dựng mô hình thông tin
nhằm cung cấp thông tin tổng quát về quá trình sản xuất diễn ra ở mỗi đơn vị kinh tế.
Các nội dung cơ bản được quy định trong hệ thống tài khoản bao gồm: loại
tài khoản, tên tài khoản, số lượng tài khoản, số hiệu tài khoản, công cụ và nội dung
phản ánh vào từng tài khoản, một số quan hệ đối ứng giữa các tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán được quy định chung cho nhiều loại hình doanh
nghiệp khác nhau nên doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu
cầu và khả năng quản lý để lựa chon các tài khoản phù hợp và sử dụng đúng theo
quy định ghi chép trong từng tài khoản.
Tùy theo yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp có thể mở thêm các tài
khoản cần thiết.
I.1.3.3.2. Phân loại hệ thống chứng từ kế toán.
I.1.3.3.2.1. Hệ thống tài khoản do nhà nước ban hành:
Hệ thống tài khoản do nhà nước ban hành được áp dụng cho các doanh
nghiệp bao gồm 10 loại tài khoản, trong đó các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 thực
hiện theo phương pháp ghi kép, còn tại khoản loại 0 được thực hiện theo phương
pháp ghi đơn.
I.1.3.3.2.2. Tài khoản kế toán do doanh nghiệp tự mở.
Đây là những tài khoản kế toán do doanh nghiệp tự mở ra để theo dõi các đối
tượng hạch toán kế toán nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Do vậy
nó thừong là những tài khoản chi tiết hay là tài khoản cấp con của các tài khoản
trong hệ thống tài khoản do nhà nước ban hành.
I.1.3.3.3. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán:
Để lập ghi chép các số liệu phản ánh hoạt đọng sản xuất kinh doanh và trên
cơ sở đó hình thành các thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp, thì các doanh
nghiệp phải xây dựng 1 hệ thống tài khoản kế toán thích hợp với đặc điểm sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời tuân thủ các yêu cầu, quy định của hệ
thống tài khoản thống nhất của nhà nước để đáp ứng yêu cầu đó thì hệ thống tài
khoản phải đuợc xây dựng có căn cứ khoa học dựa trên các nguyên tắc sau:

- Bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, trên các phương diện số lượng phân
bổ, trên cơ sở đó đánh giá việc sử dụng vốn.
- Xây dựng hệ thống tài khoản phải gắn với cơ chế quản lý.
- Đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn của các quá trình kinh doanh chủ
yếu cũng như từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh thì các nghiệp
vụ ghi chép trên tài khoản được thực hiện theo trình tự sau:
+ Mở tài khoản: bằng cách chuyển số liệu trên bảng cân đối kế toán vào các
tài khoản có liên quan.
+ Ghi chép trong năm số liệu của các chứng từ được ghi chép vào các bên
của các tài khoản đối ứng trên cơ sở các định khoản, như sự phản ánh chính xác
biến động tăng giảm của các tài khoản và các nguồn vốn kinh doanh cho phép theo
dõi một cách liên tục và hệ thống sự vận động của chúng.
+ Kết thúc tài khoản: cuối niên độ kế toán cần phải tiến hành khóa sổ tài
khoản đó là công việc tính phát sinh, số dư cuối kỳ của từng tài khoản.
Thứ tự khóa sổ như sau: Các tài khoản doanh thu, Các khoản chi phí, Các tài
khoản xác định kết quả kinh doanh, Các tài khoản tài sản, tài khoản nguồn vốn,
Xây dựng các hệ thống cho từng tài khoản.
I.1.3.4. Tổ chức vận dụng các loại sổ tài khoản.
I.1.3.4.1.Khái quát về sổ kế toán.
Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Tất cả các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc và không
có hệ thống chỉ được tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế có thể biểu hiện toàn bộ quá
trình sản xuất kinh doanh khi được ghi chép một cách liên tục vào những sổ theo
nhiều phương thức khác nhau đối với những đối tượng của kế toán hay từng loại hoạt
động cụ thể. Những tờ sổ dùng để ghi chép liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
bởi một phương thức nhất định nào đó được gọi chung là sổ kế toán .
Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại khác nhau trong đó có những loại sổ
được mở theo quy định chung của nhà nước và có những loại sổ được mở theo yêu
cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Để tổ chức hệ thông sổ kế toán phù hợp
cần phải căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, đặc điểm về tổ chức sản xuất và

quản lý, tính chất của quy trình sản xuất và đặc điểm về đối tượng kế toán của
doanh nghiệp.
Sổ kế toán có tác dụng rất quan trọng vì nó không những là công cụ đúc kết
và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo
cáo kế toán .
I.1.3.4.1.1.Các loại sổ kế toán:
Để thuận tiện trong việc sử dụng caùc loại sổ kế toán người ta thường phân
loại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như: nội dung kinh tế, hình
thức cấu trúc, hình thức bên ngoài, công dụng của sổ, trình độ khái quát của nội
dung phản ánh.
• Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ , có thể chia sổ kế toán thành các
nhóm sau đây:
- Sổ tài khoản chi tiết , sổ vật tư, sổ chi phí sản phẩm sản xuất, sổ bán hàng,
sổ thanh toán, sổ tiền mặt.
• Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán thành các loại :Sổ
hai bên , sổ một bên, sổ nhiều cột và sổ bàn cờ.
• Căn cứ vào hình thức bên ngo ài : Sổ được chia thành hai loại
-Sổ đóng thành tập: Gồm một số tờ với số trang xác định được đánh thứ tự
liên tục đóng lại thành tập .
-Sổ tờ rời: Là những tờ sổ để riêng lẽ kẹp trong các bìa cứng thao trình tự
nhất định để tiện ghi chép, bảo quản và sử dụng.
• Căn cứ vào công dụng, sổ kế toán được chia thành hai loại: Sổ nhật ký và
sổ phân loại.
- Sổ nhật ký : Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời
gian như sổ nhật lý chung hay sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ phân loại: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ theo các đối tượng của kế
toán hay các quá trình kinh doanh. Loại sổ này đuợc sử dụng phổ biến trong kế toán
chi tiết và tổng hợp các đối tượng tài sản, nợ phải trả…và quá trình kinh doanh như:
Sổ kho, sổ quỹ, sổ tài sản cố định, sổ chi phí sản xuất…
Trong thực tế người ta còn sử dụng hình thức sổ kết hợp việc ghi chép theo

thời gian và theo hệ thống như sổ “ Nhật ký _ sổ cái”
• Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh: Sổ kế toán được
chia thành hai loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Sổ kế toán tổng hợp: Phản ánh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn và quá
trình kinh doanh. Trong sổ này, mỗi nghiệp vụ kinh tế được ghi tổng quát và thường
chỉ dùng chỉ tiêu giá trị. Sổ tổng hợp cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân
đối tài khoản và các báo cáo tổng hợp như Sổ cái.
- Sổ kế toán chi tiết: là sổ phân tích các loại tài sản hoặc nguồn vốn theo các
yêu cầu quản lý khác nhau. Loại sổ này được ứng dụng rộng rãi trong kế toán chi
tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa tài sản cố định, chi phí sản xuất (kinh doanh)… như
các sổ chi tiết vật tư, phải trả người bán…Nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh vào
sổ chi tiết vừa được ghi theo chỉ tiêu giá trị vừa được ghi theo chỉ tiêu chi tiết khác
như: số lượng hiện vật, đơn giá, thời gian thanh toán…
I.1.3.4.1.2. Kỹ thuật ghi sổ và chữa sổ kế toán:
Theo quy định việc lập chứng từ ghi chép vào sổ kế toán phải đảm bảo phản
ánh một cách toàn diện, liên tục, chính xác có hệ thống tình hình và kết quả sản xuất
kinh doanh của đơn vị dưới hình thức tiền tệ, hiện vật, thời gian lao động và phải
đảm bảo cung cấp kịp thời, đúng đắn những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo
kế toán và phải tiên cho việc giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính đồng thời
phải rõ ràng dễ hiểu tránh trùng lặp và phức tạp.
Sổ kế toán phải dùng giấy kẻ sẵn và phải đánh số trang. Trước khi dùng phải
được kế toán đơn vị kiểm soát, ký duyệt số trang và xác nhận tên người giữ sổ. Sổ
giao cho cán bộ nào thì cán bộ đó chịu trách nhiệm về những gì ghi trong sổ và về
việc giữ sổ trong thời gian dùng sổ. Sổ kế toán có thể là sổ đóng thành quyển hay sổ
tờ rời. Đối với sổ của phần kế toán tổng hợp, nếu dùng tờ rời làm sổ nhật ký (nhật
ký chứng từ ) thì Sổ cái phải là sổ đóng thành quyển. Ngược lại nếu dùng sổ đóng
thành quyển làm sổ nhật lý thì có thể dùng tờ rời làm Sổ cái nhưng sau đó phải đóng
thành quyển. Sổ quỹ tiền mặt nhất thiết phải là sổ đóng thành quyển.
I.1.3.4.2. Các hình thức kế toán:
Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ánh các đối tượng

của kế toán, kết cấu từng loại sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa
các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán được gọi là
hình thức kế toán .
Theo hướng dẫn của nhà nước thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống sổ
kế toán theo một trong 4 mô hình khác nhau như sau:



I.1.3.4.2.1. Hình thức nhật ký – sổ cái.
• Các loại sổ kế toán .
Hình thức nhật ký – sổ cái bao gồm có các loại sổ kế toán sau đây: Nhật ký
sổ cái , các sổ và thẻ kế toán chi tiết, sổ tài sản cố định, sổ tài sản theo đơn vị sử
dụng, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết thanh
toán người mua, sổ chi tiết các tài khoản, sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết đầu tư
chứng khoán, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại, sổ chi tiết
thuế GTGT được miễn giảm, sổ chi tiết đầu tư cơ bản và cấp phát đầu tư cơ bản, thẻ
tính giá thành sản phẩm & dịch vụ.
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thuộc các khoản khác tùy theo yêu cầu phân
tích, kiểm tra và lập báo biểu trong từng ngành, từng xí nghiệp và tổ chức kinh tế.
• Trình tự ghi sổ.

SƠ ĐỒ 03: HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI.
I.1.3.4.2.2. Hình thức kế toán Nhật Ký Chung .
• Các loại sổ kế toán .
Hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây:
- Sổ nhật ký chung, sổ cái
- Sổ nhật ký đặc biệt như: nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký bán hàng.
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ VÀ THẺ KẾ
TOÁN CHI TI

ẾT
.

BẢNG TỔNG
H
ỢP CHI TIẾT.

NHẬT KÝ SỔ CÁI
SỔ QUĨ.
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Quan hệ đối chiếu.
- Các sổ kế toán chi tiết như:sổ TSCĐ, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết thành
phẩm ,vật tư, sổ chi phi sản xuất kinh doanh…
• Trình tự ghi sổ.

Sơ đồ 04: HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
I.1.3.4.2.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
• Các loại sổ kế toán .
Hình thức chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây:
- Sổ cái, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Bảng cân đối phát sinh.
- Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết như: Sổ TSCĐ, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi
tiết thành phẩm, vật tư, sổ chi phí sản xuất kinh doanh…

CHỨNG TỪ GỐC
NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI
CHÍNH.

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ DƯ
VÀ S
Ố PHÁT SINH.

BẢNG TỔNG HỢP
CHI TIẾT.
SỔ VÀ THẺ KẾ
TOÁN CHI TI
ẾT.

SỔ NHẬT KÝ
Đ
ẶC BIỆT.

Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Quan hệ đối chiếu.
• Trình độ ghi sổ: Được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 05: HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ.
I.1.3.4.2.4. Hình thức kế toán Nhật Ký Chứng Từ.
• Các loại sổ kế toán.
- Nhật ký chứng từ số1- ghi Nợ 111,
- Nhật ký chứng từ số2-ghi Nợ 112

- Nhật ký chứng từ số3- ghi Nợ 113
- Nhật ký chứng từ số4-ghi có 331, 315 , 341, 342….
- Bảng kê số1- ghi Nợ 111
- Bảng kê số 2-ghi Nợ 112…
- Ngoài các bảng kê vốn bằng tiền các bảng kê còn lại ghi Có như: bảng kê
số 4- ghi có các tài khoản 152, 153, 214, 335…
- Sổ cái
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

CHỨNG TỪ GỐC
BẢNG TỔNG HỢP
CH
ỨNG
T
Ừ
G
ỐC

CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ CÁI.
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ DƯ
V
À
S
Ố
PH
ÁT
SINH.

BÁO CÁO TÀI CHÍNH.

SỔ, THẺ KẾ
TOÁN CHI
TIẾT.
BẢNG TỔNG
H
ỢP
CHI TI
ẾT
.

SỔ ĐĂNG KÝ
CHỨNG TỪ
GHI SỔ.
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Quan hệ đối chiếu.
SỔ QUĨ.

• Trình tự ghi sổ.

Sơ đồ 06: HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ.
I.1.4. Tổ chức phần hành kế toán.
I.1.4.1Tổ chức hạch toán kế toán lao động tiền lương.
I.1.4.1.1.Chứng từ sử dung:
Kế toán sử dụng các chứng từ sau để làm căn cứ hạch toán: bảng chấm công,
phiếu nghi hưởng BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động, phiếu xác nhận công
việc sản phẩm hình thành, hợp đồng giao khoán, bảng thanh toán tiền lương, tiền
thưởng bảo hiểm xã hội.
I.1.4.1.2.Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, BHXH, BHYT,

KTCĐ kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK334 “Phải trả công nhân viên”
TK338 “Phải trả phải nộp khác”
TK335 “Chi phí phải trả”.


CHỨNG TỪ GỐC & CÁC
BẢNG PHÂN BỔ.
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ.
SỔ CÁI.
BÁO CÁO TÀI CHÍNH.
BẢNG TỔNG
HỢP CHI TIẾT.
SỔ KẾ TOÁN
CHI TIẾT.
BẢNG KÊ.
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Quan h
ệ

đ
ối
chi
ếu
.


I.1.5.1.3.Quy trình tổ chức hạch toán:
Tổ chức theo dõi tình hình tăng giảm di chuyển lao động kế toán căn cứ vào

các hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng sa thải lao động, giấy cho thôi việc,
giấy thuyên chuyển công việc nội bộ để phản ánh vào sổ theo dõi lao động.
Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng lao động: kế toán căn cứ vào bảng chấm
công, giấy nghỉ hưởng BHXH.
Tổ chức theo dõi kết quả lao động kế toán căn cứ vào: phiếu xác nhận công
việc sản phẩm hoàn thành, hợp đồng giao khoán và bảng chấm công.
Các bộ phận sử dụng lao động hàng tháng lập các chứng từ gốc về lao động
và kết quả lao động như: Bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc sản phẩm hoàn
thành, phiếu nghỉ hưởng BHXH… Toàn bộ các chứng từ này được chuyển về
phòng kế toán, nhân viên kế toán phụ trách bộ phận kế toán tiền lương kiểm tra
phân loại trên cơ sở đó lập bảng thanh toán lương.
Để tính lương trả cho cán bộ công nhân viên ngoài việc căn cứ vào các
chứng từ trên kế toán còn phải dựa vào các văn bản quy định chế độ trả lương, phụ
cấp hiện hành của Nhà nước. Lựa chọn hình thức tính lương thích hợp cho từng loại
lao động, tiến hành lựa chọn phương pháp chia lương cho từng người lao động và
cho công việc được thực hiện. Trên cơ sở đó kế toán lao động tiền lương lập chứng
từ bảng thanh toán lương. Chứng từ này phải được kế toán trưởng duyệt mới làm
căn cứ để viết phiếu chi.
Kế toán tiến hành lựa chọn phương án phân bổ lương, BHXH, BHYT,
KPCĐ thích hợp cho từng đối tượng chịu chi phí sản xuất kinh doanh. Lập chứng từ
ghi sổ cho số liệu phân bổ này để làm căn cứ ghi sổ tổng hợp theo nguyên tắc kế
toán, sau đó tiến hành hạch toán vào các tài khoản theo quan hệ đối ứng với nội
dung thanh toán và phân bổ tiền lương ở trên.
I.1.4.2. Tổ chức hạch toán kế toán vật tư, công cụ dụng cụ.
I.1.4.2.1.Chứng từ sử dụng:
Kế toán tình hình nhập xuất kho công cụ dụng cụ liên quan đến nhiều loại
chứng từ kế toán khác nhau. Bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn
những chứng từ có tính chất hướng dẫn. Tuy nhiên kế toán thường dùng các loại
chứng từ sau làm căn cứ hạch toán:
+ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất vật

tư theo hạng mức, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Bảng phân bổ vật liệu sử dụng.
I.1.4.2.2.Tài khoản sử dụng:
Kế toán tổng hợp sử dụng các tài khoản sau để phản ánh tình hình biến động
và giá trị hiện có của các loại vật tư, công cụ dụng cụ.
TK151: “Hàng mua đang đi đường” tài khoản này được dùng để phản ánh
tình hình biến động và giá trị hiện có của các loại vật tư, công cụ dụng cụ.
TK152: “Nguyên liệu, vật liệu” tài khoản này dùng phản ánh tình hình
nguyện liệu, vật liệu nhập xuất kho và tồn kho.
TK153: “Công cụ, dụng cụ” tài khoản này dùng để phản ánh giá trị công cụ,
dụng cụ nhập xuất và tồn kho.
Các tài khoản nói trên phải mở chi tiết để theo dõi riêng cho từng loại vật
liệu, công cụ, dụng cụ.
I.1.4.2.3.Quy trình tổ chức hạch toán:
Tổ chức hạch toán vật tư công cụ dụng cụ phải tiến hành cả hạch toán chi tiết
và hạch toán tổng hợp.
Tổ chức đội ngũ thủ kho để tiến hành việc sắp xếp bảo quản vật tư, công cụ
dụng cụ và ghi sổ kho.
Căn cứ vào các hóa đơn chứng từ: Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho vật tư, kế toán vật tư phải tổ chức hạch toán vật tư cả chi tiết và tổng hợp,
phải lựa chọn phương pháp xác định vật tư xuất kho cho hợp lý.
Khi hạch toán chi tiết các hóa đơn chứng từ sau khi được hạch toán tổng hợp
thì tiến hành vào sổ chi tiết cho từng vật tư, công cụ dụng cụ và cho từng kho. Kế
toán chi tiết vật tư được thực hiện một trong ba phương pháp sau: Phương pháp thẻ
song song, Phương pháp số dư đối chiếu luân chuyển, Phương pháp sổ số dư.
Tổ chức hạch toán ở kho vật tư, vào sổ kho vật tư đã về kiểm nhận theo
thực tế và theo chứng từ… Bộ phận thủ kho chỉ quản lý về số lượng, thẻ kho sẽ
mở theo hình thức thẻ kho cho từng loại vật tư. Ghi thẻ hoặc sổ kho theo số thực
nhập, thực dự trữ và theo số thực tế nhập xuất, chỉ theo dõi về mặt hiện vật không
theo dõi về mặt giá trị.
Đối với vật tư xuất dùng thì kế toán cần phải xác định phạm vi và đối tượng

hợp chi phí, phương pháp xác định giá trị vật tư xuất dùng để trên cơ sở đó thiết kế
các chứng từ sổ sách cho vật tư xuất dùng, còn lại chưa dùng, vật tư không cần dùng.
Căn cứ vào chứng từ được lập kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp vào tài
khoản nơi sử dụng và tài khoản vật tư. Toàn bộ các chứng từ này được lưu tại
phòng kế toán. Kế toán vật tư tham gia kiểm tra và điều chỉnh vật tư dự trữ trên sổ
kho và sổ kế toán nếu như có sự chênh lệch.
Đối với vật tư mua về đã có hóa đơn mà vật tư hàng hóa chưa về đến kho
đến cuối tháng thì kế toán căn cứ vào những hóa đơn chứng từ để hạch toán hàng
hóa vật tư đang đi trên đường.
Cuối kỳ nhân viên kế toán phải lập báo cáo hoặc bảng kê về tình hình nhập
xuất tồn vật tư trong kỳ.
I.1.4.3. Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định.
I.1.5.3.1.Chứng từ sử dụng:
Kế toán sử dụng một số chứng từ sau:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận
TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá TSCĐ, Thẻ TSCĐ.
I.1.5.3.2.Tài khoản sử dụng:
Kế toán tổng hợp sử dụng TK211: “TSCĐ hữu hình”; TK212: “TSCĐ thuê
tài chính”; TK213: “TSCĐ vô hình” để theo dõi tình hình tăng giảm nguyên giá
TSCĐ và nguyên giá TSCĐ hiện có.
Kế toán sử dụng các tài khoản cấp hai để theo dõi cho từng loại TSCĐ.
TK214: “hao mòn TSCĐ”. Tài khoản này được dùng để điều chỉnh giảm giá
trị của TSCĐ.
TK2413: “sửa chữa lớn TSCĐ”. Tài khoản này được dùng để tập hợp toàn
bộ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh trong kỳ.
I.1.5.3.3.Quy trình tổ chức hạch toán:
Căn cứ vào các chứng từ gốc và các hóa đơn có liên quan, kế toán thực hiện
ghi sổ cần thiết cho quản lý TSCĐ như sau:
Tiến hành tiếp nhận hoặc bàn giao hồ sơ kinh tế kỹ thuật của TSCĐ tăng
giảm vào sổ chi tiết (nếu tăng) và xóa sổ chi tiết (nếu giảm) theo từng loại nhóm

TSCĐ đó đã được phân loại, sắp xếp theo nguyên giá và giá trị hao mòn. Tiến hành
vào sổ tổng hợp bằng ghi đối ứng cho trường hợp tăng giảm theo nguyên giá và giá
trị hao mòn.
Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ hiện có phải bảo đảm ghi chép được các
thông tin về loại TSCĐ, nơi sản xuất, nơi sử dụng TSCĐ thời gian sử dụng, nguyên
giá giá trị còn lại theo sổ sách. Sử dụng thẻ TSCĐ để phản ánh các thông tin trên.
Thẻ TSCĐ phải mở cho từng loại TSCĐ.
Tổ chức hạch toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ kế toán tổng hợp thực
hiện nguyên tắc ghi chép trên hệ thống sổ nhật ký, sổ cái theo từng hình thức kế
toán. Khi tổ chức hạch toán tổng hợp cần tiến hành theo chỉ tiêu giá trị bao gồm:
nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại. Tổ chức đánh giá lại TSCĐ, khi có biên
bản đánh giá lại TSCĐ thì kế toán phải phản ánh đúng theo giá đánh giá lại.
Cuối kỳ trên cơ sở số liệu hạch toán ở sổ cái TSCĐ kế toán lên bảng báo cáo
tình hình tăng giảm TSCĐ.
+ Tổ chức hạch toán khấu hao TSCĐ:
Hàng tháng kế toán phải dựa vào định mức khấu hao cho từng loại TSCĐ mà
tiến hành trích khấu hao.
Tính toán chính xác giá trị TSCĐ cần phải trích khấu hao trong kỳ. Tính toán
kết quả sản xuất kinh doanh để làm căn cứ tính khấu hao theo công suất thực tế. Sau
khi tính được khấu hao, tiến hành ghi nhận khấu hao là một chi phí cho đối tượng
chịu chi phí. Tổ chức tính khấu hao theo từng nhóm loại TSCĐ và phân bổ cho từng
khu vực, địa điểm, bộ phận.
Kế toán phải theo dõi sự hình thành nguồn vốn khấu hao và tình hình sử
dụng nguồn vốn khấu hao này.
Cuối kỳ phải lập bảng khấu hao TSCĐ trong kỳ.
+ Tổ chức hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ.
Lập thời gian sửa chữa lớn TSCĐ quy định thời gian sửa chữa, nội dung sửa
chữa, phương thức sửa chữa tính cho năm báo cáo.
Lập dự toán cho sửa chữa lớn, tiến hành ghi nhận phí SCL vào đối tượng
đang sử dụng.

Tổ chức thanh, quyết toán với đơn vị sửa chữa.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp, chi tiết để hạch toán.
+ Tổ chức hạch toán kế toán về quá trình đầu tư cơ bản.
Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời vốn đầu tư cơ bản đã được hình thành
và tình hình sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản.
Tính toán chính xác kịp thời giá trị công trình đã được hoàn thành bàn giao,
quyết toán vốn đầu tư khi công trình hoàn thành.
Nếu trường hợp thi công theo phương thức tự làm thì kế toán thực hiện
những nhiệm vụ sau:
Tính toán phản ánh chính xác kịp thời các chi phí phát sinh và các hạng mục
công trình đã hoàn thành.
Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thi công và các kế hoạch khác.
I.1.5. Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế koán.
Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn
thông tin quan trọng cho các nhà quản trị của doanh nghiệp cũng như các đối tượng
khác bên ngoài doanh nghiệp trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước.
Báo cáo kế toán gồm hai phân hệ:
I.1.5.1. Hệ thống báo cáo tài chính:
Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: những báo cáo được Nhà nước quy
định thống nhất mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập đúng theo mẫu quy định,
đúng phương pháp và phải gửi cho các nơi theo quy định đúng thời gian. Theo quy
định hiện nay thì hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo
cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng
thuyết minh báo cáo tài chính.
I.1.5.2. Hệ thống báo cáo quản trị:
Hệ thống báo cáo quản trị bao gồm các báo cáo được lập nhằm phục vụ cho
nhu cầu quản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau. Báo cáo quản trị không
bắt buộc phải công khai.
Báo cáo quản trị là những báo cáo chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý và điều

hành sản xuất kinh doanh của lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị nội bộ doanh
nghiệp. Tùy theo yêu cầu và khả năng quản lý trong từng doanh nghiệp mà hệ thống
báo cáo nội bộ có khác nhau. Tuy nhiên hệ thống báo cáo quản trị phải phản ánh
được những thông tin về quản lý và điều hành doanh nghiệp theo các lĩnh vực:
+ Báo cáo phản ánh tình hình TSCĐ và nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Báo cáo phản ánh tình hình chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
+ Báo cáo phản ánh tình hình và kết quả tiêu thụ.
+ Báo cáo phản ánh các loại quỹ trong doanh nghiệp, vốn bằng tiền và tình
hình thanh toán.
Việc lập báo cáo, cách xây dựng dội dung, cơ cấu của báo cáo, phương thức
lập và sử dụng báo cáo quản trị phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu
cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp.
I.1.6. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập và xử
lý thông tin.
Tổ chức trang thiết bị những phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin trong
điều kiện công nghề tin học phát triển sẽ tạo ra được những bước đột phá quan
trọng trong việc bảo đảm tính nhanh nhạy và hữu ích của thông tin kế toán cho
nhiều đối tượng khác nhau.
Hiện nay việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán đang trở thành xu thế
chung của thời đại và kết quả của việc ứng dụng này mang lại là hết sức to lớn. Việc
ứng dụng này có kết quả tốt hầu như ở mọi loại hình doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là
phải có phương án đầu tư, ứng dụng một cách phù hợp với quy mô và điều kiện
quản lý ở doanh nghiệp để khai thác một cách triệt để những ưu điểm vốn có của
công nghệ tin học.
Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ tin học
bao gồm trang bị phần cứng (hệ thống máy tính) và trang bị phần mềm (chương
trình kế toán sử dụng). Tránh lãng phí phô trương và mạnh dạn trong đầu tư để khai
thác thế mạnh của công nghệ tin học cũng là trách nhiệm của kế toán trưởng trong
việc nâng cao chất lượng của thông tin kế toán cũng như vai trò của kế toán đối với
công tác quản lý.

I.2.LÝ THUYẾT VỀ CÁCH THIẾT KẾ BẢNG CÂU HỎI.
I.2.1.Khái niệm bảng câu hỏi.
Bảng câu hỏi la dữ liệu có thể thu thập hoặc bằng cách phỏng vấn, và trong
cả 2 trường hợp, các biểu mẫu rất cần thiết để sử dụng trong thực tế. Cả 3 phương
tiện giao tiếp với người được phỏng vấn – trò chuyện, gọi điện thoại và gởi thư –
đều dựa vào những biểu mẫu thu thập thông tin.
I.2.2.Nhiệm vụ của bảng câu hỏi.
Một bảng câu hỏi chỉ là một tiến trình được chính thức hóa nhằm thu thập và ghi
chép lại những thông tin xác đáng và chỉ định rõ sự chính xác và hoàn hảo tương đối .
Bảng câu hỏi liên hệ đến người được phỏng vấn được thể hiện ở 5 nhiệm vụ sau:
-Giúp người được phỏng vấn hiểu biết rõ ràng các câu hỏi .
-Khiến cho người được phỏng vấn muốn hợp tác và tin rằng những câu trả
lời của họ được giữ kín.
-Khuyến khích những câu trả lời thông qua sự xem xét lại nội tâm kỹ hơn,
lục lại trí nhớ hay liên hệ với những điều đã ghi chép .
-Hướng dẫn rõ ràng những điều mình muốn biết và cách trả lời .
-Xác định những nhu cầu cần biết để phân loại và kiểm tra lại cuộc phỏng vấn.
I.2.3.Thiết kế bảng câu hỏi.
Một bảng câu hỏi không thể “ngẫu hứng ” được, nếu không nó sẽ trở thành
một công việc hỗn loạn không thúc đẩy cũng không truyền đạt được gì cho người
được phỏng vấn. Việc lập bảng câu hỏi theo trình tự 8 bước sau:

Sơ đồ 08: Các bước xây dựng bảng câu hỏi.
bước 1: Xác định các dữ liệu riêng biệt cần rìm.
- Một điều kiện kiên quyết để lập bảng câu hỏi có hiệu quả lã xác định
chính xác cái gì cần phải được đo lường .
- Liệt kê những gì cần đo lường để hoàn thành những mục tiêu đó.
- Tiên liệu xem những biến số đã được đo lường sẽ được sử dụng như thế nào.
Cả ba tài liệu trên đều là những thành phần quan trọng để phát triển một
bảng câu hỏi.

Xác định các dữ liệu riêng biệt cần t
ìm

Xác định quy trình phỏng vấn
Đánh giá nội dung câu hỏi
Quyết định về dạng câu hỏi và câu trả lời

Quyết định những từ ngữ dùng trong

b
ảng câu hỏi

Xác định cấu trúc bảng câu hỏi
Xác định những “lý tính” của dạng câu
h
ỏi

Kiểm tra → Sửa → Viết nháp