19 Báo cáo tổng hợp về tổ chức sản xuất kinh doanh & thực trạng tổ chức kế toán của Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu hồng hà

Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
Phần I : Đặc điểm chung của Công ty
I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
1. Lịch sử hình thành:
Từ khi nền kinh tế Việt Nam vẫn còn trong cơ chế tập trung, quan liêu
bao cấp, năm 1970 Công ty sản xuất và cung ứng vật liệu xây dựng Hà Nội
đã ra đời dới sự quản lý của Sở xây dựng Hà Nội. Khi mới thành lập, công ty
đợc nhà nớc cấp 100% vốn hoạt động và hoạt động hoàn toàn theo định mức,
chỉ tiêu mà nhà nớc đa ra, rất máy móc .
Nhng đến năm 1986, khi cải cách, chuyển đổi nền kinh tế sang nền
kinh tế thị trờng theo định hớng XHCN, Công ty cũng có sự thay đổi đáng kể
theo sự thay đổi chung của xã hội. Công ty không chỉ sản xuất và cung ứng
vật t theo chỉ tiêu của nhà nớc mà còn tự giao dịch và sản xuất theo các hợp
đồng giao dịch để thu lợi nhuận, lúc này công ty chỉ đợc nhà nớc cấp 70%
vốn để hoạt động và vẫn trực thuộc sở xây dựng HN. Đến năm 1992, công ty
chính thức đăng ký hoạt động kinh doanh và đổi tên là công ty sản xuất và
kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội, trụ sở chính là ở 75 Tô Hiến Thành,
quận Hai Bà Trng, Hà Nội theo quyết định số 3360 QĐ/UB ngày 22/12/1992
với số vốn đăng ký là 4.526.000.000, trong đó vốn cố định là 1.840.000.000,
vốn lu động là 2.686.000.000. Tuy thời kỳ đầu thay đổi có sự ngỡ ngàng và
cha nắm bắt đợc cơ chế mới, công ty còn hoạt động cầm chừng và chậm chạp
nhng với yêu cầu cấp bách của thị trờng về vật liệu xây dựng và với năng lực
tiềm ẩn của 1 doanh nghiệp nhà nớc, Công ty đã nhanh chóng khẳng định vị
thế của mình, tiếp tục thích nghi và không ngừng trởng thành lớn mạnh.
Để thực hiện nhiệm vụ đổi mới đất nớc, chỉ thị số 500/TTg ngày
25/8/1995 và nghị định số 50/CP ngày 28/8/1996 đợc ban hành với nội dung
đôỉ mới, sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nớc. Khi công cuộc đổi mới đợc đa ra,
không ít công ty không thể trụ vững, không ít công ty lung lay vì không thể
thích nghi hay quá nhỏ để thích nghi, các công ty nhỏ có thể sáp nhập với
1
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C

nhau, cùng hoạt động, cùng giải quyết khó khăn. Công ty xuất nhập khẩu
Hồng Hà đựơc thành lập theo quyết định số 3159/QĐ-UB ngày 21/11/1994 là
một minh hoạ cụ thể cho vấn đề này. Ra đời trong hoàn cảnh khó khăn, Công
ty xuất nhập khẩu Hồng Hà lại đi vào ngành đòi hỏi có nguồn vốn cao nên
không có đủ điều kiện để tự phát triển, đã đề nghị đợc sáp nhập với công ty
sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội trong công văn số 179/BC
ngày 09/07/1999. Và theo quyết định số 35/2000/QĐ-UB ngày 18/04/2000,
Công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng HN chính thức sáp nhập
với công ty xuật nhập khẩu Hồng Hà, lấy tên là Công ty vật liệu xây dựng và
xuất nhập khẩu Hồng Hà.
Cuối năm 2001, công ty đã đợc nhận chứng chỉ ISO9002 sau khi thực
hiện thành công chuyển giao công nghệ và ký hợp đồng t vấn với hãng
APAVE của Pháp, và cho đến giờ công ty vẫn không ngừng mở rộng và phát
triển.
Nh vậy công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà là doanh
nghiệp nhà nớc, đợc chính thức thành lập năm 2000, theo quyết định số
35/2000/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố HN, trụ sở chính đặt tại số
75 Tô Hiến Thành, quận Hai Bà Trng, thành phố HN với số vốn đăng ký kinh
doanh là 4.256.000.000 VNĐ, trong đó vốn cố định là 1.840.000.000VNĐ,
vốn lu động là 2.686.000.000VNĐ. Hiện nay thì số vốn kinh doanh của Công
ty đã lên tới
2. Chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động:
Từ khi mới ra đời, Công ty đã là cơ sở cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu
nh cát, gạch, vật t thiết bị khác cho các cơ quan nhà nớc theo chỉ tiêu. Khi
nền kinh tế chuyển đổi sang cơ chế thị trờng Công ty có thể tự giao dịch và
sản xuất thêm. Năm 1992, công ty chính thức đăng ký kinh doanh với 6
ngành nghề chính bao gồm:
- Kinh doanh vật t thiết bị VLXD mã số 070401.
- Sản xuất gạch men mã số 011202.
- Sản xuất gạch lát đá ốp lát mã số 010903.

2
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
- Khai thác cát xây dựng mã số 010901.
- Kinh doanh vận tải đờn sông mã số 0502.
- Kinh doanh vận tải đờng bộ mã số 0503.
Với những ngành nghề kinh doanh trên Công ty đã đạt đợc nhiều thành
công, nhng nếu chỉ dừng lại ở đó thì vẫn cha tận dụng hết những tiềm năng
của Công ty.
Ngay sau khi sáp nhập. Công ty tiếp nhận đồng thời các ngành nghề
kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu Hồng Hà cùng những trách nhiệm
đối với Công ty đó về vốn, tài sản, máy móc thiết bị, cán bộ công nhân viên,
hồ sơ tài liệu, hợp đồng kinh tế
Cùng với quyết định sáp nhập công ty, lĩnh vực hoạt động của công ty
cũng đợc xác định bao gồm các ngành nghề chính:
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, làm đại lý mua bán, ký gửi
vật t, thiết bị xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất.
- Khai thác, kinh doanh cát xây dựng và cung ứng dịch vụ vận tảI đ-
ờng bộ, đờng thuỷ, dịch vụ bốc xếp.
- Xây dựng các công trình vừa và nhỏ về dân dụng, công nghiệp, giao
thông, thuỷ lợi và công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, công trình san
lấp mặt bằng.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật t, máy móc thiết bị chuyên ngành
xây dựng.
- Kinh doanh và dịch vụ về nhà ở, thể thao, vui chơI giải trí, kho tàng
bến bãi..
- Tổ chức điểm thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu, trông giữ ô tô
trong phạm vi đất của công ty quản lý.
- Trồng rừng, sản xuất kinh doanh các sản phẩm chế biến từ gỗ, mây
tre, len sợi, đồ da, may mạc, tóc giả, mi mắt nhân tạo và hàng thủ
công mỹ nghệ khác; công ty đợc phép liên kết, liên doanh vớicác tổ

chức, cá nhân trong và ngoài nớc để mở rộng và phát triển sản xuất
kinh doanh.
3
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
Nh vậy nhiệm vụ chức năng của Công ty cũng nh lĩnh vực hoạt động
của Công ty đợc mở rộng ra rất nhiều. Đìêu này mở ra những cơ hội mới cho
công ty nhng cũng đặt ra không ít khó khăn, thách thức, đòi hỏi công ty phải
có một bộ máy tổ chức, một phơng thức quản lý, hoạt động nhanh nhậy có
hiệu quả. Về bộ máy tổ chức của công ty nh thế nào và hoạt động ra sao xin
đợc giới thiệu ở phần sau, nhng rõ ràng công ty đã hoạt động có hiệu quả, vì
không ngừng phát triển mở rộng lĩnh vực kinh doanh.
Nếu trớc kia Công ty phải đi mua nguyên vật liệu để chế biến thì nay
công ty đã có thể tự khai thác chế biến và kinh doanh khoáng sản hoá chất để
làm vật liệu xây dựng. Để thu hồi vốn, tận dụng vốn, Công ty đã tham gia
chuyển giao công nghệ sản xuất vật liệu xây dựng, bán thanh lý những dây
chuyền công nghệ lạc hậu, dồn bổ sung vốn để du nhập dây chuyền công
nghệ hiện đại hơn t các nớc phát triển hơn. Với hoạt động này Công ty đã rất
thành công trong việc tạo ra những sản phẩm mới phù hợp nhu cầu thị trờng,
điển hình là tấm lợp AUSTNAM mà hiện nay mặt hàng này vẫn rất đợc hoan
nghênh trên thị trờng. Tấm lợp AUSTNAM là sản phẩm của sự liên kết giữa
công ty và Australia vào năm 1998, từ khi cha sáp nhập. Công ty còn tham
gia vào lĩnh vực sản xuất kinh doanh nớc giảI khát nớc tinh khiết và nớc
khoáng, kinh doanh vật t thiết bị chuyên ngành nông lâm nghiệp, các mặt
hàng điiện tử, điện lạnh, tin học. Ngoài ra còn tham gia đào tạo nghề sản xuất
tóc giả, mi mắt nhân tạo, may mặc Những ngành nghề này đ ợc bổ sung
trong đăng ký kinh doanh năm 2001.
Cho đến nay Công ty đã mở rộng phạm vi lĩnh vực hoạt động của mình
và chắc chắn rằng khi có cơ hội công ty cũng sẽ tiếp tục mở rộng nữa, không
ngừng phát triển, công ty đã sớm trở thành doanh nghiệp nhà nớc cấp 2. Hy
vọng sẽ có nhiều cơ hội hơn nữa cho công ty, có thể hoạt động tốt, cạnh tranh

có hiệu quả với các loại hình doanh nghiệp khác .
3. Thị truờng tiêu thụ sản phẩm:
Với việc không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh, Công ty cũng không
ngừng chiếm lĩnh thị trờng tiêu thụ sản phẩm dới nhiều hình thức mà chủ yếu
4
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
là hình thức quảng cáo, tiếp thị. Tất nhiên khi mới ra đời thì phạm vi hoạt
động của Công ty chỉ ở trong nớc, và trong một vài thành phố, tỉnh thành
quanh khu vực Hà Nội. Khi đổi mới cải cách, Công ty hoạt động tự do, thị
truờng đợc mở rộng ra các tỉnh thành xa hơn, cung cấp cho nhiều khách hàng
với nhiều hình thức. Khi hai Công ty sáp nhập, Công ty xuất nhập khẩu Hồng
Hà đã có cơ sở là Công ty xuất nhập khẩu, do đó Công ty vật liệu xây dựng
và xuất nhập khẩu Hồng Hà có thuận lợi để mở rộng địa bàn hoạt động ra n-
ớc ngoài, nh các sản phẩm dệt may đã tiếp cận thị truờng các nớc EU và các
nớc quanh khu vực. Công ty còn có văn phòng đại diện, chi nhánh ở các nớc
Lào, Campuchia, Singapo.. Riêng đối với thị trờng trong nớc thì Công ty có
rất nhiều chi nhánh ở các tỉnh mọi miền đất nuớc cùng rất nhiều cửa hàng
giới thiệu sản phẩm, riêng trong thành phố Hà Nội, và riêng mặt hàng may
mặc, công ty đã có 11 cửa hàng giới thiệu sản phẩm trên các tuyến phố chính
nh Thái Hà, Trờng Chinh, Cầu Giấy Các mặt hàng khác nh tấm lợp
AUSTNAM cũng có 7 cửa hàng giới thiệu sản phẩm .
Nhìn chung, công ty có một phơng thức chiếm lĩnh thị truờng phù hợp,
biết nắm bắt thị hiếu ngời tiêu dùng và chắc chắn lý do chính là vì sản phẩm
của công ty có chất lợng cao, mẫu mã cũng thích hợp, công ty mới có thể
nhanh chóng phát huy khả năng kinh doanh và khẳng định vị trí của mình
nhanh nh vậy.
4. Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh:
Kết quả hoạt động của một công ty đợc đánh giá theo nhiều chỉ tiêu, nh-
ng trong giới hạn chỉ cho phép tìm hiểu về 1 số chỉ tiêu đại diện nh nguồn
vốn, doanh thu, thuế nộp nhà nớc, giá trị thu nhập đợc từ hoạt động xuất nhập

khẩu, lợi nhuận trong 3 năm trở lại đây, sau đây là những số liệu thu thập đ-
ợc:
Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm
và dự kiến năm 2003
Đơn vị 1000VNĐ
5
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
Qua những số liệu thu thập đợc, có thể thấy công ty đã không ngừng
phát triển, và phát triển với một mức độ rất ổn định. Tuy nhiên, nguồn vốn
của Công ty vẫn bị hạn chế nhiều, vì thực tế Công ty còn rất nhiều cơ hội và
tiềm năng để phát triển hơn nữa nhng không có đủ vốn để hoạt động, Công ty
rất cần sự hỗ trợ từ phía Ngân hàng. Mặc dù hiện nay Công ty đã tận dụng
phần lớn lợi nhuận thu đợc để quay vòng kinh doanh ( thờng chiếm khoảng
60% lợi nhuận ròng thu đợc,), nhận vốn góp liên doanh từ trong và ngoài nớc
nhng nguồn vốn vẫn cha đáp ứng đợc nhu cầu kinh doanh của Công ty. Đặc
biệt Công ty vẫn cha phân bổ nguồn vốn đều cho các xí nghiệp và các lĩnh
vực kinh doanh. Dự kiến đặt ra cho năm 2003 tuy có lớn nhng công ty vẫn
cố gắng hoàn thành và nếu vẫn hoạt động nh hiện nay, việc đạt đợc chỉ tiêu
này hoàn toàn không nằm ngoài khả năng của Công ty.
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản
xuất kinh doanh:
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý:
Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà là doanh nghiệp
nhà nớc có bộ máy quản lý đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng
theo sơ đồ dới đây:

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

6
STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 DK 2003
1 Doanh thu 39.786.000 40.981.000 45.267.000 57.000.000
2 Nộp NSNN 10.784.000 12.632.000 15.821.000 -
3 Lợi nhuận 11.523.000 15.256.000 20.973.000
Giám đốc
Phó giám
đốc thư
ờng trực
Phó giám
đốc phụ
trách tài
chính
Phó giám
đốc kinh
doanh
Các xí
nghiệp
trực thuộc
Phòng
hành
chính
Phòng tổ
chức
Phòng lao
động và
tiền lương
Phòng kế
hoạch
Phòng tài

chính kế
toán
Phòng kỹ
thuật
Phòng
kinh
doanh
XNK
Ban quản
lý dự án
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C


Nh vậy, đứng đầu trong Công ty là Giám đốc Công ty, Công ty hiện
nay chỉ có 1 Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung cả Công ty. Giám đốc
là ngời đại diện hợp pháp cho Công ty trớc nhà nuớc và các cơ quan chủ quản
cũng nh trớc đoàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty. Giám đốc Công ty
có quyền hạn cao nhất trong Công ty, có quyền quyết định các vấn đề của
Công ty và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài sản nguồn vốn của Công ty.
Dới quyền Giám đốc và giúp việc Giám đốc, có thể thay mặt Giám đốc
trong những tình huống bắt buộc là Phó giám đốc thờng trực. Phó giám đốc
thờng trực là ngời hoat động trực tiếp dới quyền Giám đốc, có quyền hạn hơn
các Phó giám đốc khác và có thể quyết định thay Giám đốc những vấn đề nảy
sinh trong khi Giám đốc không thể trực tiếp điều hành đợc.
Hai Phó giám đốc còn lại chịu trách nhiệm chung trong việc tổ chức
chuyên sâu sản xuất kinh doanh và tiêu thụ thành phẩm cùng 1 số các chuyên
7
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
gia khác. Mỗi Phó giám đốc phụ trách một khu vực riêng. Một Phó giám đốc
phụ trách tài chính, một Phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh

Dới sự giám sát chặt chẽ của Giám đốc và các Phó giám đốc là các phòng
ban trong Công ty và các xí nghiệp trực thuộc Công ty. Hiện nay công ty có 8
phòng ban và 7 xí nghiệp trực thuộc. Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm
vụ riêng. Các xí nghiệp tổ chức độc lập song vẫn dới sự quản lý chung của
công ty, các xí nghiệp hoặc định kỳ, hoặc đột xuất theo yêu cầu từ phía Công
ty phải gửi báo cáo về tình hình hoạt động của xí nghiệp lên cho Công ty
kiểm tra. Mặc dù vẫn kiểm tra định kỳ hàng tháng, hàng năm, nhng công ty
vẫn thờng xuyên kiểm tra bất ngờ để nắm bắt tình hình các xí nghiệp thực tế
hơn.
Các phòng ban của công ty thờng có tổ chức chung là 1 trởng phòng, 1
phó phòng, và các nhân viên chuyên môn. Cụ thể:
Phòng hành chính: có 1 trởng phòng, 1 phó phòng và 5 nhân viên đều
có trình độ đại học. Phòng hành chính có nhiệm vụ tổ chức quản lý các công
trình công cộng, quản lý sắp xếp các công tác cán bộ, chế độ sinh hoạt phí, tổ
chức khối cơ quan, các vấn đề về BHXH, khen thuởng kỷ luật, việc thực hiện
các chính sách của nhà nớc, phụ trách quản lý xây dựng cơ bản
Phòng tổ chức: có 1 trởng phòng, 1 phó phòng, 3 nhân viên cũng đợc
phân nhiệm theo chức năng chuyên môn của từng ngời. Trách nhiệm của
phòng bố trí cán bộ kỹ thuật, phối hợp với phòng lao động bố trí công nhân
sản xuất, ký hợp đồng tiếp nhận nhân viên, thuyên chuyển, thực hiện biên
chế của nhà nớc, theo dõi việc thôi việc, kết thúc hợp đồng của công nhân
viên
Phòng lao động tiền lơng, lên kế hoạch quĩ lơng, thởng, các khoản phụ
khác cho công nhân viên của công ty từ trên xuống dới theo qui định của nhà
nớc và theo hợp đồng lao động với công nhân viên, xây dựng và hoàn thiện
đơn giá, định mức tiền lơng . Theo dõi, kiểm tra lơng hàng tháng đảm bảo có
chế độ lơng công bằng, hợp pháp, hợp lý với sức lao động mà ngời lao động
bỏ ra trong công ty nói chung và trong từng xí nghiệp nói chung. Phòng lao
8
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C

động phải thờng xuyên phối hợp với phòng hành chính và phòng tổ chức để
nắm bắt sự thay đổi về số lợng, sắp xếp công nhân viên. Phòng lao động cũng
thơng xuyên phải lên những kế hoạch về đời sống vật chất tinh thần của cán
bộ công nhân viên nh các dịp nghỉ đi tham quan, du lịch, nghỉ mát Đồng
thời phảI luôn quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên để có các hình
thức trợ cấp, giúp đỡ khi cần thiết Phòng này có 1 tr ởng phòng, 1 phó
phòng và 4 nhân viên trình độ từ cao đẳng trở lên.
Phòng kế hoạch : thờng xuyên tiếp cận thị trờng, tìm hiểu thị hiếu của
ngời tiêu dùng, lên kế hoạch về sản phẩm cho phù hợp, phối hợp các chuyên
gia phòng khoa học kỹ thuật để có kế hoạch hoàn chỉnh, dự trù kinh phí phảI
cấp cho từng xí nghiệp để tiến hành sản xuất. Đồng thời phải lên các kế
hoạch và thực hiện nhiệm vụ thu hút thị trờng, giới thiệu, quảng cáo, tiếp thị
sản phẩm dới các hình thức. Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, nắm chắc quá
trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, thống kê định kỳ thành phẩm, bán thành
phẩm, những vấn đề liên quan đên tiệu thụ sản phẩm khác Phòng có 1 tr -
ởng phòng, 1 phó phòng, 8 nhân viên trình độ đại học.
Phòng khoa học kỹ thuật: từ kết quả thống kê thực tế của phòng kế
hoạch về thị hiếu tiêu dùng, về các yêu cầu đối với sản phẩm mà Công ty đã,
đang và sẽ sản xuất kinh doanh , kết hợp dây truyền công nghệ hiện có và có
thể chuyển giao, mua mới để lên kế hoạch sản xuất sản phẩm hiệu quả nhất,
tung ra thị trờng những sản phẩm có tính cạnh tranh cao nhất. Khi có các
vấn đề trục trặc, sai sót trong công nghệ sản xuất kịp thời sử lý. Phải không
ngừng tham khảo tìm kiếm, nắm bắt những dây chuyền công nghệ mới để
ứng dụng trong doanh nghiệp. Định kỳ kiểm tra chất lợng, tình tình hỏng
hóc, công suất hoạt động của các máy móc tài sản của công ty. Kiểm định
chất lợng sản phẩm từ các xí nghiệp trớc khi đa vào tiêu thụ phòng có 1 tr -
ởng phòng, 1 phó phòng, 6 nhân viên tốt nghiệp các trờng đại học ngành
chuyên môn và trờng đào tạo nghề có năng lực.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: tiếp cận, tìm hiểu thị trờng trong và
ngoài nớc, lập kế hoạch xuất nhập khẩu và thực hiện các thao tác xuất nhập

9
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
khẩu. Phòng có 1 trởng phòng, 1 phó phòng và 8 nhân viên trình độ đại học
trở lên.
Phòng kế toán tài chính: tổng hợp những đề nghị, kế hoạch, dự toán sản
xuất từ đó lên kế hoạch thu chi hợp lý, làm cơ sở cho Ban giám đốc có quyết
định đúng đắn trong việc quản lý nguồn vốn, tài sản cố định, tiền mặt của
Công ty. Định kỳ hoặc thờng xuyên kiểm tra, tổng hợp số liệu từ các xí
nghiệp trực thuộc báo cáo để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Tất cả các phòng ban đều phải thông qua phòng kế toán duyệt các đề nghị chi
thu, tạm ứng phòng hiện có 1 tr ởng phòng, 1 phó phòng, 7 nhân viên trình
độ đại học và trung cấp.
Ban quản lý dự án: quản lý mọi dự án của Công ty và xí nghiệp trực
thuộc. Ban quản lý dự án có 4 nhân viên trình độ cao đẳng và đại học.
Giám đốc các xí nghiệp trực thuộc Công ty vừă có trách nhiệm quản lý
các hoạt động sản xuất, tiêu thụ, kinh doanh của xí nghiệp, vừa có trách
nhiệm báo cáo lên công ty theo định kỳ và khi có yêu cầu kiểm tra đột xuất.
Nh vậy tổ chức hoạt động của công ty khá chặt chẽ, hoàn chỉnh, ngay từ
khi mới ra đời cho đến nay, công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản
lý của mình cho hoàn chỉnh hơn, hoạt động có hiệu quả hơn.
2. Tổ chức sản xuất kinh doanh:
Để có đợc sự đa dạng trong kinh doanh, có đợc hiệu quả trong nhiều
ngành nghề lĩnh vực kinh doanh, công ty phải có một bộ máy tổ chức tốt và
có một quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh hợp lý. Trớc khi sáp nhập, công
ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội có 5 xí nghiệp trực thuộc,
sau khi sáp nhập thì công ty có thêm 2 xí nghiệp nữa. Hiện nay công ty có 7
xí nghiệp trực thuộc. Mỗi xí nghiệp chuyên sản xuất một số những mặt hàng
phục vụ mục đích tiêu thụ trong nớc và nớc ngoài.
Xí nghiệp vận tải và vật liệu Phúc Xá, với lợi thế về địa bàn hoạt động,
xí nghiệp chuyên sản xuất gạch lát, gạch men, gạch ốp lát, khai thác cát xây

10
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
dựng. Kinh doanh dịch vụ vận tảI chuyên chở vật liệu xây dựng. Xí nghiệp
hiện có120 công nhân chính thức trong biên chế và khoảng hơn 100 công
nhân thuê ngoài và ký hợp đồng ngắn hạn.
Xí nghiệp vận tải thuỷ Bạch Đằng, kinh doanh dịch vụ vận chuyển vật
liệu xây dựng mà chủ yếu là cát sỏi từ nơi khai thác về bến bằng các ph -
ơng tiện đờng thuỷ, đờng bộ. NgoàI ra còn có dịch vụ bốc xếp, dỡ hàng hoá,
thu gom bao bì Địa bàn hoạt động chủ yếu ở khu vực sông Hồng. Xí
nghiệp hiện có 100 công nhân viên trong biên chế và gần 200 công nhân
theo hợp đồng ngắn hạn, ngoài ra xí nghiệp thờng xuyên thuê lao động ngoài
đặc biệt khi xí nghiệp có nhiều hợp đồng cùng một thời điểm.
Xí nghiệp xây dựng công trình, chuyên nhận xây dựng các công trình
vừa và nhỏ về dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi, hạ tầng đô thị và san lấp công
trình Ngoài ra Công ty có nhận thầu một công trình lớn, vừa, nhỏ giao cho
xí nghiệp xây dựng, khi hoàn thành, xí nghiệp bàn giao cho công ty và nhận
thù lao khoán thầu. Hiện nay xí nghiệp có 150 công nhân trong biên chế th-
ờng chia làm 4 đội xây dựng, tuỳ từng thời điểm mà xí nghiệp ký hợp đồng
ngắn hạn với công nhân thuê ngoài. Hiện nay xí nghiệp thờng xuyên phải
thuê ngoài vì đang có rất nhiều hợp đồng xây dựng mà công ty nhận thầu bàn
giao về cho xí nghiệp.
Xí nghiệp vật liệu và dịch vụ Phơng Liệt, kinh doanh các dịch vụ cho
thuê công cụ, dụng cụ trong xây dựng, sản xuất vật liệu, làm đại lý nhận ký
gửi vật liệu, vật t xây dựng, trang thiết bị nội thất .xí nghiệp hoạt động ở qui
mô nhỏ, số lợng công nhân viên trong biên chế hiện chỉ có 80 ngời.
Xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu, chuyên sản xuất các mặt hàng từ
gỗ, mây, tre , sản xuất tóc giả, mi mắt nhân tạo, và các hàng thủ công mỹ
nghệ khác phục vụ xuất khẩu. Xí nghiệp mới đây còn có thêm dịch vụ dạy
làm tóc giả, mi mắt nhân tạo, hoạt động này mới bắt đầu nhng đã tỏ ra khá
hiệu quả. Hiện nay xí nghiệp chính thức có 180 công nhân viên, và số lợng

không nhỏ thợ học việc.
11
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
Xí nghiệp dệt may và dịch vụ tổng hợp, chuyên sản xuất các mắt hàng
may mặc, đặc biệt hàng len xuất khẩu. Ngoài ra với địa bàn hoạt động tốt, xí
nghiệp còn có thêm thu nhập từ việc cho thuê kho, bãi . Xí nghiệp mới đây
cũng có thêm hoạt động dịch vụ đa dạng tạo thêm thu nhập đáng kể cho xí
nghiệp. Xí nghiệp hiện nay có 200 công nhân viên chính thức , ngoài ra trong
các tình huống cấp bách, xí nghiệp còn thuê ngoài sản xuất.
Xí nghiệp chế biến lâm sản Triệu Sơn, chế biến lâm sản, khai thác gỗ,
khoáng sản, hoá chất phục vụ cho sản xuất nguyên vật liệu xây dựng. Sản
xuất các mặt hàng nớc giải khát, nớc tinh khiết, kinh doanh các vật t thiết bị
nông lâm nghiệp xí nghiệp hiện nay có 120 công nhân viên chính thức và
hơn 100 công nhân hợp đồng dàI và ngắn hạn.
12
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
Sơ đồ 2: Sơ đồ về tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
Qua sơ đồ trên, các xí nghiệp trực tiếp dới sự điều hành quản lý của
Công ty nhng sản xuất vẫn độc lập, mỗi xí nghiệp có một qui trình công nghệ
sản xuất khác nhau. Sau khi hoàn thành sản xuất, các xí nghiệp có thể tiêu
thụ thành phẩm của mình hoặc giao cho Công ty để Công ty thực hiện giao
dịch kinh doanh, đặc biệt các hợp đồng xuất khẩu thì thờng phải thông qua
Công ty. Giữa các xí nghiệp cũng luôn có sự giao dịch nội bộ với nhau, nh xí
nghiệp xây dựng công trình thì thờng mua nguyên vật liệu của các xí nghiệp
sản xuất nguyên vật liệu trong Công ty. Hay xí nghiệp sản xuất nguyên vật
liệu xây dựng thì nhập các nhân tố đầu vào từ xí nghiệp chuyên khai thác các
vật liệu để sản xuất vật liệu xây dựng. Chính hoạt động nội bộ thờng xuyên
bổ trợ cho nhau giữ các xí nghiệp làm cho tổ chức Công ty càng bền chặt và
phát triển hơn.

13
Công ty vật liệu xây dựng và
xuất nhập khẩu Hồng Hà
XN vật liệu
xây dựng
và vận tải
Phúc Xá
XN xây
dựng công
trình
XN dịch vụ
và vật liệu
Phương
Liệt
XN sản
xuất hàng
xuất khẩu
XN dệt
may và dịch
vụ tổng hợp
XN vận tải
thuỷ Bạch
Đằng
XN chế
biến lâm
sản Triệu
Sơn
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán

Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán
I. Tổ chức bộ máy kế toán:
Mô hình tổ chức kế toán: do Công ty có qui mô lớn, địa bàn hoạt động
phân tán, do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty không đơn
giản, dới sự quản lý của nó còn có các xí nghiệp hoạt động sản xuất tuơng
đối độc lập nhng vẫn dới sự giám sát, chỉ đạo của Công ty nên mô hình tổ
chức kế toán của công ty là mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Với hình
thức tổ chức này, bộ máy kế toán của Công ty đợc kết cấu theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty




14
Trưởng phòng tài vụ
( Kế toán truởng)
Phó phòng tài vụ
Kế toán tổng hợp
Kế
toán
vốn
bằng
tiền
Kế
toán
tài
sản
cố
đinh
Kế

toán
tiền lư
ơng
Kế
toán
công
nợ&
thanh
toán
Kế
toán
thành
phẩm
và tiêu
thụ
Thủ
quĩ
Kế
toán
thuế
Kế toán trưởng của các
xí nghiệp trực thuộc
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
Nh vậy, bộ máy kế toán của công ty bao gồm Phòng kế toán chung của
Công ty và Phòng kế toán riêng của các xí nghiệp. Phòng kề toán riêng của
các xí nghiệp thì tuỳ vào cơ cấu, hình thức tổ chức kinh doanh và qui mô của
xí nghiệp đó để tổ chức, sắp xếp nhân sự, nhng xí nghiệp nào cũng có một
mô hình tổ chức cơ bản gồm:
Một kế toán trởng có trách nhiệm báo cáo, trình duyệt sổ sách lên Công
ty định kỳ và nếu có yêu cầu kiểm tra đột xuất. Trong xí nghiệp, kế toán tr-

ởng có quyền thay mặt Giám đốc phê duyệt các khoản thu chi, cũng có trách
nhiệm giám sát, kiểm tra , thống kê sổ sách, chứng từ kế toán lên kế hoạch
thu chi làm cơ sở hợp lý cho Giám đốc ra quyết định đầu t, sản xuất.
Một kế toán tổng hợp (những xí nghiệp có qui mô nhỏ thì kế toán trởng
sẽ kiêm nhiệm trách nhiệm của kế toán tổng hợp). Kế toán tổng hợp có trách
nhiệm tổng kết, thống kê, đối chiếu sổ sách từ các kế toán chuyên môn, khi
đã kiểm tra thấy hợp lý sẽ đa lên Kế toán trởng.
Một thủ quĩ có nhiệm vụ quản lý quĩ tiền mặt, thu chi theo chứng t hợp
pháp, hợp lý. Thủ quĩ chỉ đợc xuất tiền mặt trong truờng hợp có chữ ký củă
Kế toán trởng, Giám đốc.
Một hoặc nhiều Kế toán tiền lơng tuỳ theo qui mô của xí nghiệp, thông
thờng, cứ một Kế toán tiền lơng sẽ chịu trách nhiệm tính lơng cho 120 công
nhân. Kế toán lơng có trách nhiệm theo dõi khối lợng công việc mỗi công
nhân qua bảng chấm công và các giấy tờ liên quan, qua đó kết hợp đơn giá
tiền lơng mà nhà nớc qui định tính ra lơng, thởng phải trả cho từng công
nhân.
Một hoặc hai Kế toán hàng tồn kho theo dõi nguyên vật liệu, thành
phẩm, công cụ dụng cụ, thiết bị sản xuất hiện có trong kho. Phối hợp với thủ
kho, theo dõi chất lợng, số luợng của hàng tồn kho, thờng xuyên xuống kho
kiểm tra, đôn đốc.
Một hoặc hai Kế toán vốn bằng tiền. Trong trờng hợp xí nghiệp chỉ thu
chi bằng tiền mặt thì chỉ cần một ngời theo dõi tiền mặt phối hợp vớithủ quĩ.
15
Nguyễn Thu Thuỷ - Kiểm toán 42C
Một kế toán chi phí và tiêu thụ thành phẩm chuyên tập hợp chi phí sản
xuất sản phẩm, chi phí hoạt động dịch vụ, từ đó tính giá thành phẩm tiêu thụ.
Một số xí nghiệp khi thành phẩm hoàn thành thì tiêu thụ thẳng luôn, một số
thì chuyển qua công ty, khi đó vẫn coi nh tiêu thụ bình thơng và Công ty là
khách hàng nhng phảI thu, phải trả sẽ theo dõi dới hình thức nội bộ.
Ngoài ra tuỳ theo chuyên môn, ngành nghề sản xuất, dịch vụ cung cấp

cụ thể, các xí nghiệp sẽ có thêm hoạc cắt giảm bớt nhng nhìn chung, đây là
mô hình chung mà hầu hết xí nghiệp thực hiện.
Hàng tháng, hàng quí, hàng năm, Kế toán trởng của xí nghiệp sẽ báo
cáo lên kế toán Công ty, kế toán Công ty sẽ xử lý để tính ra kết quả hoạt
động chung của Công ty.
Phòng kế toán của Công ty bao gồm một Trởng phòng, một Phó phòng,
một kế toán tổng hợp, 8 nhân viên kế toán chuyên môn. Nhiêm vụ chức năng
của từng ngòi nh sau:
Kế toán vốn bằng tiền có trách nhiệm phản ánh tình hình thu chi tiền
mặt, đối chiếu với tồn quĩ thực tế, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong
quản lý và sử dụng quĩ tiền mặt. Theo dõi, phản ánh tình hình tiền gửi và tiền
đang chuyển, tìm ra nguyên nhân gây ách tắc tiền đang chuyển . Nói
chung, chức năng nhiệm vụ giống với kế toán vốn bằng tiền ở xí nghiệp nhng
vì công ty lớn nên có sự khác biệt và phức tạp hơn.
Kế toán tài sản cố định theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định
trong toàn công ty, tính toán, phân bổ đúng theo qui định của nhà nớc về các
loại tài sản cố định, tham gia kiểm định, kiểm kê tài sản cố định, lên dự án,
kế hoạch sửa chữa, xây dựng, mua mới, cho thuê, đi thuê tài sản cố định của
toàn công ty. Hớng dẫn cụ thể cho kế toán các xí nghiệp theo dõi, trích lập
khấu hao đúng, hợp lý. Xử lý kịp thời các tình huống thừa thiếu, hỏng hóc tài
sản cố định.
Kế toán tiền lơng, tính lơng, dự trù quĩ tiền lơng, thuởng, cho nhân viên
trong công ty công bằng hợp lý.
16