151 Tình hình tổ chức kế toán vốn bằng tiền ở Công ty Xe máy, Xe đạp Thống Nhất

LờI nói ĐầU
Trong thời gian gần đây, nền kinh tế của nớc ta đã có những chuyển biến tích
cực, từ nền kinh tế vận chuyển sang nền kinh tế hàng hoá, từ cơ chế tập trung bao cấp
chuyển sang hạch toán kinh doanh XHCN. Nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô
của nhà nớc đã bắt đầu hình thành . Sự hiểu biếy về các kiến thức kế toán là yêu cầu
cần thiết không chỉ đối với sinh viên theo học chuyên nghành kế toán mà còn cần
thiết cho mọi đối tợng, nhằm đáp ứng cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá
đất nớc dần ần cổ phần hoá các doanh nghiệp. Là học sinh thực tập của chuyên
nghành kế toán với đề tài vốn bằng tiền tại Công ty Xe máy,Xe đạp Thống Nhất
em nhận thấy :Đây là một đề tài khá phong phú thâu tóm gần nh toàn bộ quá trình
hạch toán của cả bộ máy kế toán nh vấn đề nhập xuất Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng
thể hiện nhiều phát sinh đa dạng của thanh toán tiền hàng, trả thuê ngoài vì vốn
bằng tiền thuộc vốn lu động có tính trao đổi nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Trong thời gian thực tập gần 2 tháng tại Công ty Xe máy, Xe đạp Thống
nhất, cùng với sự giúp đỡ hớng dẫn tận tình của cô giáo Phùng Thị Lan Hơng em đã
hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành kế toán với đề tài kế toán Vốn
bằng tiền.
Vì thời gian thực tập có hạn nên mong có sự bổ xung và góp ý của các thầy cô
giáo trong chuyên nghành cho bài báo cáo của em đợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.
1
PHầN THứ NHấT
Lý do nghiên cứu đề tài vốn bằng tiền và các nghiệp vụ
thanh toán tại Công ty Xe máy - Xe đạp thống nhất
I. Vai trò của vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán
trong sản xuất kinh doanh:
Để thấy đợc tầm quan trọng và công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp
vụ thanh toán trong hoạt sản xuất kinh doanh. Trớc hết ta phải tìm hiểu một số vấn đề
cơ bản về vốn bằng tiền, và một số quan hệ thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh
doanh.
1. Nguồn gốc phát sinh vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong

hoạt động SXKD của doanh nghiệp:
1.1. Khái niệm:
1.1.1. Vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dới hình thái giá trị
bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền đang chuyển và tiền gửi ngân hàng. Trong quá trình
sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa đợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh
toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật t, hàng hóa để sản xuất kinh
doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Vì vậy, quy mô
vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán ngay của doanh nghiệp và là một bộ
phận của vốn lu động.
Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức
chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất
mát. Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ
quản lí tiền tệ thống nhất của nhà nớc. Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp
dùng để chi hàng ngày không vợt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng
đã thoả thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì
doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng.
1.1.2. Các nghiệp vụ thanh toán:
Quan hệ thanh toán đợc hiểu là một loại quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh
nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay
nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay
nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực
trong thời hạn vay nợ.
2
1.2. Nguồn gốc phát sinh vốn bằmg tiền và khoản phải thu phải trả trong
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
Muốn tiến hành đợc hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều phải
tiến hành mua vật t, hàng hoá đầu vào. Đến khâu cuối cùng của mỗi chu kì sản xuất
kinh doanh, các doanh nghiệp tiến hành bán sản phẩm hàng hoá để hởng phần chênh
lệch, nhằm thực hiện mục tiêu kinh doanh của mình là tìm kiếm lợi nhuận. Rõ ràng,

các nghiệp vụ mua bán tồn tại song song với chặng đờng hình thành và phát triển của
mỗi doanh nghiệp. Hay nói một cách cụ thể hơn, các hoạt động mua bán diễn ra
trong mọi quá trình tái sản xuất, từ khâu mua các yếu tố đầu vào, qua khâu sản xuất
đến khâu tiêu thụ bán thành phẩm, hàng hoá của mỗi doanh nghiệp.
Trong mối quan hệ về các nghiệp vụ thanh toán thì ngời mua mong muốn mua
đợc hàng hoá còn ngời bán mong muốn thu đợc tiền ngay sau khi bán hàng. Trong
trờng hợp hai bên đều đạt đợc mục đích của mình thì đó là phơng thức mua bán trả
tiền ngay. Trong mối quan hệ đó lại nảy sinh việc thanh toán bằng các loại tiền nh:
tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển... Tiền là một yếu tố rất cần thiết cho quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh, nó thể hiện đợc khả năng tài chính của doanh nghiệp
có khả quan hay không. Trong thời gian mới bắt đầu thanh lập doanh nghiệp tiền là
một lợng vốn tối thiểu để quyết định sự hình thành của doanh nghiệp.
Nhng trong hoạt động sản xuất kinh doanh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rất đa
dạng và phức tạp, không phải lúc nào các quan hệ thanh toán cũng đợc thực hiện
ngay sau khi phát sinh. Mục đích của các doanh nghiệp đều mong muốn tiêu thụ đợc
nhiều hàng hoá, có mối quan hệ rộng và lâu dài với khách hàng. Bên cạnh đó, tính
chất liên tục kế tiếp của các chu kỳ kinh doanh buộc các doanh nghiệp khác phải
mua vật t, hàng hoá, thuê nhân công mặc dù cung về vốn không đáp ứng đủ cầu về
vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, các doanh nghiệp này vẫn mua đ-
ợc hàng hoá thông qua phơng thức mua chịu.
Từ những nguyên nhân nêu ở trên làm nảy sinh các quan hệ thanh toán. Khi
thanh toán ngay, tiền sẽ là vật ngang giá chung trong quá trình mua bán hàng hoá.
Nếu nh doanh nghiệp không lâm vào tình trạng suy thoái hay phá sản, loại trừ đợc
các khoản nợ nần không hợp pháp, không lành mạnh, thì có thể nhìn vào tính chất
rộng lớn, đa phơng và phức tạp của quan hệ thanh toán để đánh giá đợc mức độ tăng
trởng của một doanh nghiệp trên thơng trờng.
Tóm lại, trong hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu mua và bán sản
phẩm, vật t, hàng hoá các doanh nghiệp đều có mối quan hệ thanh toán ngay bằng
tiền hoặc có quan hệ thanh toán về các khoản phải thu và phải trả. Từ đó, tạo nên
trong xã hội một mạng lới hệ thống các doanh nghiệp với mỗi mắt xích là một quan

hệ thanh toán khác nhau.
3
Vốn bằng tiền và các quan hệ thanh toán bao giờ cũng vẫn phải theo đợc dõi
quản lý trên các góc độ khác nhau của các khoản tiền thanh toán và khoản tiền còn
nợ.
Trong doanh nghiệp, có rất nhiều mối quan hệ thanh toán khác nhau nảy sinh
trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, dới góc độ thông tin cho quản lí, kế toán th-
ờng phân các quan hệ thanh toán vào các nhóm sau:
- Thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, các khách hàng trong quan
hệ mua bán vật t, hàng hoá, tài sản, dịch vụ Thanh toán với ng ời nhận thầu; thanh
toán với ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời lao động trong doanh nghiệp
về tiền công, tiền thởng, trợ cấp và các khoản thu nhập cá nhân phân phối khác cho
họ.
- Thanh toán giữa doanh nghiệp với bên đối tác liên doanh trong quan hệ liên
kết nh việc góp vốn, nhận vốn, thu hồi vốn, trả vốn phân chia kết quả
- Thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng và chủ kinh doanh tín dụng
khác về một khoản tiền vay.
- Thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách về các khoản phải nộp tài chính
theo nghĩa vụ.
- Thanh toán giữa doanh nghiệp với bên trong nội bộ tổ chức của một pháp
nhân kinh tế do phát sinh nghiệp vụ điều hoà, cấp phát, hoàn trả vốn kinh doanh nội
bộ, nghiệp vụ thu, chi hỗ trợ lẫn nhau; nghiệp vụ mua vào, bán hộ trong nội bộ các tổ
chức thành viên trực thuộc.
- Thanh toán với các tổ chức, cá nhân cơ quan bên trong và bên ngoài doanh
nghiệp do các nghiệp vụ vay nợ, vãng lai.
2. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền và khoản phải thu phải trả trong doanh
nghiệp.
Câu hỏi đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là tại sao phải quản lý vốn bằng tiền và
các nghiệp vụ thanh toán ? Câu trả lời sẽ đợc mở ra khoi chúng ta tiếp tục đi sâu vào

nghiên cứu các mối quan hệ này, thông qua việc tìm hiểu các hoạt động kinh tế liên
quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
2.1. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền:
Để có thể quản lí tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trớc hết phải
tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền ra khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này. Ngoài
ra nên phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của
ngời này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng nh sự móc ngoặc giữa các nhân
viên trong tham ô tiền mặt. Để thực hiện tốt việc quản lí nội bộ vốn bằng tiền ta tiến
hành các bớc sau:
4
- Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ sổ sách kế toán-Những nhân
viên giữ tiền mặt không đợc tiếp cận với các sổ sách kế toán và nhân viên kế toán
không đợc giữ tiền mặt.
- Lập bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền
mặt.
- Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng cho các khoản chi tiêu lặt vặt.
Không bao giờ đợc chi trả vợt sổ, không bao giờ chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả
séc.
- Trớc khi phát hành một số séc để thanh toán, phải kiểm tra số lợng và giá trị
các khoản chi.
- Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng kí séc
2.2. Yêu cầu quản lý các quan hệ thanh toán:
Theo nh khái niệm ở trên, quan hệ thanh toán là sự hình thành trong sự cam kết
của hai bên trong giao dịch thơng mại, trọng giá trình sản xuất Bởi vậy, nó đi liền
với các khoản phải thu, phải trả là những nghĩa vụ ràng buộc con nợ và chủ nợ. Việc
thực hiện tốt các nghiệp vụ phải thu, phải trả có ảnh hởng rất lớn đến sự tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp. Vì việc thanh toán đúng các khoản nợ phải trả sẽ tạo
niềm tin, cơ sở và các mối quan hệ làm ăn lâu dài cho doanh nghiệp không gây hiện
tợng chủ nợ chiếm một tỷ trọng vốn lớn dẫn đến tình trạng sản xuất trì trệ và doanh
nghiệp dẫn đến phá sản.

Do vậy, để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp phải trả, phải thu khi phát
sinh phải đợc ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời. Từ đó, giúp cho việc
thanh toán đợc nhanh chóng thuận tiện, tránh đợc những thất thoát không đáng có
xảy ra đối với doanh nghiệp.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp,quan hệ thanh
toán không chỉ liên quan đến một ngời, một bạn hàng mà nó liên quan đến tất cả các
đối tợng khác ở nhiều quốc gia, nhiều doanh nghiệp. Các quan hệ thanh toán ngày
càng trở nên phức tạp hơn, nhất là trong tình hình hiện nay. Trớc đây, giao dịch thơng
mại chỉ diễn ra trên phạm vi một lãnh thổ, một quốc gia thì quan hệ thanh toán đơn
thuần chỉ là trực tiếp bằng tiền mặt. Do có sự mở cửa của nhà nớc, giao dịch thơng
mại đã vợt ra khỏi biên giới và nối liền với nhiều quốc gia khác nên quan hệ thanh
toán đợc mở rộng bằng nhiều hình thức khác nhau nh: séc, hối phiếu, kỳ phiếu
thay thế cho tiền mặt. Các phơng thức thanh toán đợc diễn ra nhanh chóng, thuận tiện
giữa các nớc, các đối tác có quan hệ với doanh nghiệp. Có nhiều phơng thức thanh
toán đợc áp dụng nh: phơng thức nhờ thu, phơng thức ghi sổ, phơng thức chuyển
tiền đặc biệt là ph ơng thức tín dụng chứng từ. Khi áp dụng các phơng thức thanh
toán trên, ngời thanh toán sau khi đã làm xong thủ tục phải báo cho bên đối tác biết
qua điện thoại, Fax, th hay trực tiếp đại diện
5
Tuy nhiên, thời hạn thanh toán còn phải phụ thuộc vào việc làm thủ tục nhanh
hay chậm cho việc giao và nhận hàng, việc chuyển tiền hoặc chuyển séc. Rõ ràng, là
phơng thức thanh toán trả tiền ngay nhng với những thu tục không thể bỏ qua đó, đã
khiến cho thời điểm ngời trả tiền không cùng với thời điểm giao nhận hàng. Hay nói
cách khác, giữa hai bên giao dịch thơng mại, cá nhân với doanh nghiệp vẫn nảy sinh
các khoản công nợ.
Các quan hệ thanh toán rất đa dạng và phong phú cho nên những thông tin
phức tạp về tình hình thanh toán cần đợc tổ chức và quản lí một cách khoa học có hệ
thống, nhằm cung cấp nhanh chóng các dữ liệu cần thiết cho công tác quản lí tài
chính trong doanh nghiệp.
Đối với các quan hệ thanh toán, nhiệm vụ của các nhà quản lí không chỉ dừng

lại ở việc đảm bảo các khoản phải thu, phải trả đợc thanh toán đúng hạn cho từng đối
tợng, theo đúng phơng thức, thời gian đã thoả thuận mà công tác quản lí tài chính
trong doanh nghiệp còn phải đảm bảo cho hoạt động thanh toán đợc thực hiện một
cách linh hoạt và hợp lí nhất. Với một lợng vốn nhất định, dựa trên những thông tin
có đợc về quan hệ thanh toán nợ phải trả, đôn đốc các khoản nợ phải thu nhằm điều
hoà lợng vốn một cách có hiệu quả. Cụ thể là, tận dụng tối đa thời hạn thanh toán các
khoản phải trả và thu hồi nhanh các khoản nợ phải thu thông qua nghiệp vụ chiết
khấu cho khách hàng.
Nh vậy, qua một số đặc điểm của quan hệ thanh toán nảy sinh giữa doanh
nghiệp với các đối tợng có liên quan, ta thấy việc quản lí quan hệ thanh toán rất cần
thiết, giúp cho doanh nghiệp sử dụng vốn có hiệu quả Vấn đề đặt ra là bằng cách
nào để kiểm soát đợc các quan hệ kinh tế tài chính này.
3. Nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền và khoản thu, phải trả
Xuất phát từ những đặc điểm trên và nhằm thoả mãn nhu cầu quản lí về vốn
bằng tiền; các nghiệp vụ thanh toán nảy sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh, công tác hạch toán phần hành này phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
3.1. Đối với hạch toán vốn bằng tiền:
- Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình
chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt. Thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực
tế với sổ sách, phát hiện và xử lí kịp thời các sai sót trong việc quản lí và sử dụng tiền
mặt
- Phản ánh tình hình tăng giảm và số d tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốc
việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm
cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời giải phóng
nhanh tiền đang chuyển.
6
Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, hạch toán vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp
quản lí tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thu chi và sử dụng vốn bằng tiền có
hiệu quả cao

3.2. Đối với hạch toán các khoản phải thu, phải trả
- Phản ánh, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh
doanh chi tiết theo từng đối tợng, từng khoản nợ, từng thời gian đợc thanh toán.
- Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần
hành các khoản phải thu phải trả.
- Thực hiện giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình
chấp hành kỷ luật thanh toán trong tài chính và tín dụng.
- Tổng hợp và xử lí thông tin nhanh về tình hình công nợ trong hạn,đến hạn,
quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tốt công nợ, tránh dây da
công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về
nguyên tệ và quy đổi theo đồng Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam, cuối kì phải điều
chỉnh số d theo tỷ giá thực tế.
- Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả bằng vàng bạc, đá quý, cần chi tiết
theo cả chỉ tiêu về giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế.
- Tuyệt đối không đợc bù trừ giữa 2 bên nợ, có của một số tài khoản thanh toán
nh tài khoản 131, 331 mà phải căn cứ vào số d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào
các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.
II. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp:
1. Hạch toán vốn bằng tiền:
1.1. Hạch toán tiền tại quỹ doanh nghiệp:
1.1.1. Nội dung hạch toán tiền tại quỹ:
Tiền tại quỹ của doanh nghiệp gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân
phiếu, hiện đang quản lí tại doanh nghiệp.
1.1.2.Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 tiền mặt số tiền mặt ngân phiếu thực tế
nhập xuất quỹ.
- Các khoản tiền, vàng bạc, đá quý do các đơn vị khác và cá nhân khác kí cợc,
kí quỹ tại đơn vị, thì việc hạch toán nh các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. dùng
vàng, bạc, đá quý khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm số

lợng, trọng lợng và giám định chất lợng.
- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ ghi chép theo trình
tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng,
7
bạc, đá quý tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, đá quí nhận kí cợc,
kí quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ. Thủ quĩ là ngời chịu trách nhiệm
quản lý và nhập, xuất quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng , bạc, đá quí tại quỹ.
- Hàng ngày, thủ quĩ phải thờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quĩ thực tế và tiến
hành đối chiếu với số hiệu của sổ quĩ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ
quĩ phải tự kiểm tra để xác định đợc nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh
lệch(báo cáo thừa hoặc thiếu). Sổ quĩ tiền mặt đợc mở làm 2 liên, ghi chép và khoá sổ
hàng ngày.
1.1.3.Mẫu sổ kiêm báo cáo quĩ:
Biểu 1 :
Chứng từ
Diễn giải
TK đối
ứng
Số tiền
Thu Chi Thu Chi
Số d đầu tháng
Số phát sinh
....
Cộng phát sinh
Số d cuối ngày
Kèm theo... chứng từ thu, chi
Ngày tháng năm
Thủ quỹ
(ký)
8

1.1.4. Tài khoản sử dụng và ph ơng pháp hạch toán:
1.1.4.1. Tài khoản sử dụng:
- Hạch toán tiền mặt tại quĩ đợc sử dụng trên tài khoản 111-Tiền mặt
- Tài khoản 111 phản ánh tình hình thu, chi, tồn quĩ, tiền mặt tại quĩ của đơn
vị, bao gồm tiền Việt Nam(kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí).
1.1.4.2. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111 Tiền mặt
Bên nợ:
Ghi giảm các khoản tiền mặt tăng trong kỳ do thu, nhập quĩ tiền mặt, số tiền
mặt thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên có:
Các khoản tiền mặt giảm trong kì do chi, xuất quĩ tiền mặt hoặc số tiền mặt
thiếu phát hiện khi kiểm kê.
D bên nợ:
Các khoản tiền mặt hiện còn tồn quĩ
Tài khoản 111 Tiền mặt gồm có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1111 Tiền Việt Nam: phản ánh thu chi, tồn quĩ tiền Việt Nam và
ngân phiếu tại quĩ.
Tài khoản 1112 Tiền ngoại tệ: phản ánh thu, chi, tồn quĩ ngoại tệ tại quĩ.
Tài khoản 1113 Vàng, bạc, đá quý: phản ánh giá trị vàng, kim khí quí, đá
quí nhập, xuất tồn quĩ theo giá mua thực tế.
1.1.4.3.Trình tự hạch toán tiền mặt ở quĩ.
Kế toán các khoản tăng giảm do thu chi bằng tiền Việt Nam.
BT1: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế VAT theo ph-
ơng pháp khấu trừ thuế:
Nợ TK111 Tiền mặt
Có TK 3331:Thuế GTGT đầu ra phải nộp(TK33311)
Có TK 511 : Doanh thu bán hàng (cha có thuế GTGT)
Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ (giá cha có thuế)
Hoặc:
Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT hoặc

chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là
tổng giá thanh toán( giá đã có thuế) ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
9
Có TK 511: Doanh thu bán hàng( tổng giá thanh toán)
Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ( tổng giá thanh toán)
BT2: Đối với trờng hợp bán hàng theo phơng thức trả góp(hàng hoá thuộc đối
tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế) kế toán xác định doanh thu bán
hàng là giá bán trả một lần cha có thuế GTGT và thuế GTGT, ghi:
Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK3331- Thuế GTGT phải nộp
CóTK511-Doanhthubánhàng
Có TK711-Thu nhập HĐTC (lãi bán hàng trả chậm)
BT3: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế
xuất khẩu kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (bao gồm cả
thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu), ghi:
Nợ TK111-Tiền mặt
Có TK 511- Doanh thu bán hàng
Có TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ
- Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp:
Nợ TK 511,512: Doanh thu bán hàng
Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
Có TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu
BT4: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo
phơng pháp khấu trừ thuế đợc phép sử dụng hoá đơn chứng từ đặc thù ghi giá thanh
toán là giá đã có thuế GTGT, kế toán căn cứ vào hóa đơn hàng hoá dịch vụ đã có
thuế để xác định giá không có thuế và thuế GTGT đầu ra theo công thức:
Giá cha có
thuế GTGT
=

Giá thanh toán (giá có thuế GTGT)
1+ (%) thuế suất của hàng hoá, dịch vụ
Số thuế đầu ra phải nộp đợc xác định nh sau:
Số thuế GTGT
đầu ra
=
Giá thanh toán (giá
có thuế GTGT)
- Giá cha có thuế GTGT
Sau khi xác định giá cha có thuế và thuế GTGT đầu ra, ghi:
10
Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 33311:Thuế GTGT phải nộp
Có TK 511: Doanh thu bán hàng (giá cha có thuế)
BT5: Trờng hợp cơ sở kinh doanh trực tiếp bán lẻ, hàng hoá, cung ứng dịch vụ
cho ngời tiêu dùng hàng hoá dịch vụ không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng,
căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ (Mẫu số 05/GTGT) kế toán phân loại
doanh thu bán hàng theo loại hàng hoá, dịch vụ và nhóm thuế suất thuế GTGT, tính
toán doanh thu và thuế GTGT phải nộp, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
- Rút TGNH về quĩ tiền mặt:
Nợ TK 111 (1111,1112) - Tiền mặt
Có TK112 - Tiền gửi ngân hàng.
- Thanh toán các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt nhập quĩ:
Nợ TK 111-Tiền mặt
Có TK 138 - Phải thu khác
Có TK144 - Thế chấp, kí cợc, kí quĩ ngắn hạn.
- Xuất quĩ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng

Nợ TK112 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK111 - Tiền mặt
- Xuất quĩ TM hoặc vàng, bạc, đá quí mang đi thế chấp, kí cợc kí quĩ:
Nợ TK144 - Ký cợc, ký quĩ ngắn hạn
Nợ TK244 - Ký cợc, ký quỹ dài hạn
Có TK 111 - Tiền mặt (1111,1113)
- Xuất quĩ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn hoặc dài hạn, ghi:
Nợ TK121-Đầu t chứng khóan ngắn hạn
Nợ TK221- Đầu t chứng khoán dài hạn
Có TK 111- Tiền mặt (1111, 1112, 1113)
BT6: Chi tiền mặt mua vật t, hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất
kinh doanh , ghi:
- Theo phơng pháp khấu trừ thuế:
11
Nợ TK 152,153, 156 NVL,CCDC, hàng hoá
Nợ TK 611 Mua hàng
Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình
Nợ TK133 Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111 Tiền mặt
- Theo phơng pháp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế
GTGT
Nợ TK 152, 153, 156 NVL,CCDC, hàng hóa (giá có cả thuế)
Nợ TK611 : Mua hàng (giá mua có thuế GTGT)
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (giá mua có thuế GTGT)
Có TK 111 - Tiền mặt
BT7: Mua hàng hoá, dịch vụ dùng ngay vào hoạt động sản xuất kinh doanh
hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ , ghi:
Nợ TK 621, 642, 627, 641, 241
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111: Tiền mặt

BT8: Khi mua hàng hoá giao bán ngay(thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo
phơng pháp khấu trừ thuế) cho khách hàng (không nhập kho), ghi:
Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán (cha có thuế GTGT đầu vào)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111-Tiền mặt
BT9: Khi nhập khẩu hàng hoá, kế toán phản ánh giá trị vật t hàng hoá bao
gồm cả thuế nhập khẩu, ghi:
Nợ TK152,153,156 NVL,CCDC,hàng hoá
Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình
Có TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu
Có TK111 Tiền mặt
- Xuất quĩ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả
Nợ TK 311- Vay ngắn hạn
Nợ TK 315- Nợ dài hạn đến hạn trả
Nợ TK 331- Phải trả cho ngời bán
Nợ TK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
12
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên
Nợ TK336- Phải trả nội bộ
Nợ TK338 - Phải trả khác
Có TK111- Tiền mặt
- Nhận kí cợc, kí quĩ của các đơn vị khác bằng tiền, vàng, bạc ghi:
Nợ TK 111-Tiền mặt
Có TK 338(3388): Phải trả phải nộp khác
Có TK224 - Nhận kí cợc, kí quĩ dài hạn
13
Sơ đồ 1:
Sơ đồ hạch toán TK111 (VNĐ)
TK112 TK111 TK152,153,211
Rút TGNH về nhập

quĩ.
Chi mua vật t ,tài sản
(giá cha có thuế)
TK511, 512 TK133
D.thu bán hàng hoá
cha có thuế VAT
Thuế GTGT đầu vào
TK711, 721 TK121.221,112
Thu HĐTC và HĐBT
(cha có thuế VAT)
Mua CK dài hạn, ngắn
hạn, nộp tiền vào tài
khoản ở NH
TK3331
TK641,642,811
Thuế GTGT đầu ra
(tính theo giá bán)
CFí BH, QLDN, HĐBT,
HĐTC =TMặt
TK121,131.. TK311,315,341
Các khoản thu khác Chi thanh toán
TK414,415,531
Chi các quĩ, trả tiền ng-
ời mua số hàng bị trả
lại.
Kế toán các khoản tăng, giảm do thu, chi ngoại tệ
Doanh nghiệp chỉ sử dụng ngoại tệ làm phơng tiện thanh toán, giao dịch
thông qua ngân hàng. Tại quỹ của doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền VNĐ và
ngân phiếu để hạch toán.
Kế toán nhập xuất vàng, bạc, kim loại quý, đá quí

Vàng bạc, kim loại quý, đá quí chỉ đợc coi nh tiền mặt ở các đơn vị sử dụng
làm vật ngang giá chung, trong quan hệ mua bán trao đổi, thế chấp, kí cợc, kí quĩ
đợc hạch toán vào TK 1113 - Tiền mặt
Đối với doanh nghiệp Xe đạp, xe máy Thống Nhất không hạch toán nhập
xuất vàng bạc, kim loại quý, đá quý.
1.2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng
1.2.1.Nội dung hạch toán
Tiền gửi ngân hàng là số vốn bằng tiền của đơn vị đang gửi ở các ngân hàng
kho bạc nhà nớc hoặc công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ,
các loại vàng, bạc, kim loại quý, đá qúy.
Việc gửi tiền vào ngân hàng, kho bạc Nhà nớc hoặc các công ty tài chính
là rất cần thiết và là yêu cầu trong công tác quản lí tài sản, giao dịch thanh toán.
Các đơn vị gửi các loại vốn bằng tiền vào ngân hàng, kho bạc Nhà nớc
chẳng những vẫn có toàn quyền sử dụng, tránh đợc h hao, mất mát, thanh toán, chi
trả nhanh chóng, thuận lợi, an toàn mà còn đợc hởng khoản lãi tăng thu nhập cho
đơn vị.
1.2.2.Nguyên tắc hạch toán
- Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của đơn vị là các
giấy báo có, báo nợ hoặc các bảng kê sao của ngân hàng kèm theo chứng từ
gốc( uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản)
- Nếu có sai lệch giữa số liệu của chứng từ ngân hàng với chứng từ của đơn
vị thì đơn vị phải ghi theo số liệu chứng từ ngân hàng, số chênh lệch đợc theo dõi
riêng và thông báo cho ngân hàng đối chiếu xác minh lại.
- Phải tổ chức kế toán chi tiết tiền gửi theo từng ngân hàng, từng kho bạc,
từng công ty tài chính để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh. để theo
dõi tình hình biến động các khoản tiền gửi của đơn vị tại các ngân hàng, kho bạc
Nhà nớc hoặc các công ty tài chính, kế toán sử dụng TK 112- Tiền gửi ngân hàng.
1.2.3. Kết cấu TK 112 Tiền gửi ngân hàng :
Bên nợ:
- Ghi các khoản tiền gửi vào ngân hàng

- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (TH tỷ giá ngoại tệ tăng)
15
Bên có:
- Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
ngoại tệ (TH tỷ giá ngoại tệ giảm)
Số d bên nợ:
Số tiền còn gửi ở ngân hàng
Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1121- Tiền Việt Nam: phản ánh các khoản tiền Việt Nam đang
gửi tại các ngân hàng
Tài khoản 1122- Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại các ngân hàng
Tài khoản 1123- Vàng, bạc, kim loại quý, đá quý đang gửi tại các ngân
hàng.
1.2.4. Ph ơng pháp hạch toán:
Phơng pháp hạch toán ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến TK 112- Tiền
gửi ngân hàng, cũng tơng tự nh đối với TK 111- Tiền mặt
Có một số nghiệp vụ cần chú ý nh sau:
BT1: số lãi đợc hởng: khi nhận đợc giấy báo của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 711- Thu nhập hoạt động tài chính
BT2: Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của đơn vị với số
liệu trên sổ kế toán của cơ quan, ngân hàng, kho bạc nếu ch a xác định rõ nguyên
nhân:
Nếu số liệu ở sổ kế toán cơ quan ngân hàng lớn hơn số liệu sổ kế toán
đơn vị, kế toán ghi sổ chênh lệch đó nh sau:
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 3381- phải trả phải nộp khác
- Khi xác định rõ nguyên nhân
+ Nếu do ngân hàng ghi nhầm (đơn vị ghi đúng) kế toán ghi:
Nợ TK338(1): Phần chênh lệch thừa chờ xử lý

Có TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
+ Nếu do đơn vị ghi nhầm sổ (ghi thiếu) kế toán ghi:
Nợ TK 338(1): Phải trả phải nộp khác
Có TK 511: Doanh thu bán hàng( hoặc có TK 711- Thu nhập
HĐTC hoặc có TK 721- Thu nhập HĐBT)
16
Nếu số liệu của ngân hàng nhỏ hơn số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, ghi:
Nợ TK 138(1): Phần chênh lệch thiếu chờ xử lý
Có TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
- Khi xác định đợc nguyên nhân:
+ Nếu ngân hàng ghi sổ nhầm( đơn vị ghi đúng) kế toán ghi:
Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng
Có TK 138(1)- Phần chênh lệch thiếu chờ xử lý
+ Nếu đơn vị ghi sổ nhầm( ngân hàng ghi đúng) kế toán ghi:
Nợ TK 511( hoặc nợ TK 811; Nợ TK 821)
Có TK 138(1)- Phần chênh lệch thiếu chờ xử lý
1.3. Hạch toán tiền đang chuyển:
1.3.1.Khái niệm:
Tiền đang chuyển là số vốn bằng tiền của doanh nghiệp đã gửi vào ngân
hàng, kho bạc nhà nớc, hoặc đã gửi vào bu điện để chuyển cho ngân hàng hoặc làm
thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhng cha
nhận đợc giấy báo Nợ, báo Có hay bảng kê sao của ngân hàng. Tiền đang chuyển
của đơn vị bao gồm:
- Nộp séc vào ngân hàng.
- Chuyển tiền qua bu điện để trả cho đơn vị khác.
- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay vào kho bạc (giao tiền tay ba giữa đơn
vị, ngời mua và Kho bạc Nhà nớc).
1.3.2. Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi các khoản tiền đang chuyển, đơn vị sử dụng TK113- Tiền đang
chuyển.

- Nội dung kết cấu TK113 Tiền đang chuyển:
Bên nợ:
Ghi các khoản tiền (tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc)dã nộp vào ngân hàng,
hoặc đã chuyển vào bu điện để chuyển cho ngân hàng hoặc đơn vị khác.
Bên có:
Ghi kết chuyển vào TK112 TGNH hoặc các tài khoản khác có liên quan.
Số d bên nợ:
Các khoản tiền hiện còn đang chuyển.
TK113 có 2 tài khoản cấp 2:
17
1131 Tiền VN: Phản ánh số tiền VN đang chuyển.
1132 Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển.
1.3.4. Ph ơng pháp hạch toán:
- Đơn vị thu tiền bán hàng, thu nợ của khách hàng bằng tiền mặt hoặc
bằng séc nộp thẳng vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt) ghi:
Nợ TK113 - Tiền đang chuyển
Có TK511 - Doanh thu bán hàng
Có TK131 Phải thu của khách hàng (thu nợ khách hàng)
- Đơn vị xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng nhng cha nhận đợc giấy báo
Có của Ngân hàng- Ghi:
Nợ TK113 - Tiền đang chuyển.
Có TK112 - Tiền mặt (1111,1112).
- Đơn vị làm thủ tục chuyển tiền từ TK tiền gửi Ngân hàng để trả nợ cho chủ
nợ nhng đến cuối tháng cha nhận đợc giấy báo Nợ của Ngân hàng- Ghi:
Nợ TK113 - Tiền đang chuyển
Có TK112 - Tiền gửi ngân hàng.
- Khách hàng ứng trớc tiền hàng của đơn vị bằng séc vào ngân hàng nhng
cha nhận đợc giấy báo Có của Ngân hàng- Ghi:
Nợ TK113 - Tiền đang chuyển
Có TK131 - Phải thu của khách hàng

- Đơn vị nhận đợc báo Có của Ngân hàng về khoản tiền đang chuyển- Kế
toán ghi:
Nợ TK112 - Tiền gửi Ngân hàng.
Có TK113 - Tiền đang chuyển.
- Đơn vị nhận đợc báo nợ của Ngân hàng số tiền, đã chuyển trả cho ngời
cung cấp- Ghi:
Nợ TK331 - Phải trả ngời bán (338,315...)
Có TK113 - Tiền đang chuyển.
18
1.4. Sơ đồ ghi sổ kế toán tổng hợp về vốn bằng tiền
Hình thức hạch toán nhật ký chứng từ:
Sơ đồ:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Ghi đối chiếu
2. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán:
2.1. Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp
2.1.1. Đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa DN với nhà cung cấp:
Nghiệp vụ thanh toán giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp thờng xảy ra
khi doanh nghiệp tiến hành mua vật t, hàng hoá, thiết bị, công cụ dụng cụ, dịch vụ
điện nớc, ga, khi sửa chữa, bảo hành sản phẩm và TSCĐ phục vụ cho quá trình
sản xuất kinh doanh. Bởi vậy, đối tợng thanh toán của doanh nghiệp trong mối
quan hệ này là ngời bán hàng hoá, ngời cung cấp dịch vụ và ngời nhận thầu về xây
dựng cơ bản.
Ngoài ra, nh đã đề cập ở trên, trong nền kinh tế phát triển nh hiện nay, quan
hệ thanh toán với các nhà cung cấp không còn bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà
đã mở rộng với các nhà cung cấp trên thị trờng quốc tế. Khi đó hoạt động mua bán
hàng hoá chính là hoạt động nhập khẩu trực tiếp hoặc thông qua nhập khâủ uỷ
thác.
Có TK113

Chứng từ gốc
- Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo Nợ, báo Có
Có TK111
Bảng kê số 1
Nợ TK111
Sổ cái TK111,112,113
Bảng kê số
2
Có TK112
Có TK112
Đối chiếu Đối chiếu
19
Dù là đối tợng nào, nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp
mua hàng theo phơng thức thanh toán trả chậm tiền hoặc trả trớc tiền hàng so với
thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả tình huống trên đều dẫn đến
quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với ngời bán hàng trong thời hạn thoả thuận.
Khi doanh nghiệp mua chịu sẽ dẫn đến phát sinh nghiệp vụ thanh toán nợphải trả
với ngời bán, khi doanh nghiệp ứng trớc tiền mua hàng sẽ nảy sinh một khoản nợ
phải thu với nhà cung cấp.
Đối với các khoản thu với nhà cung cấp: Đây là hình thức tín dụng mà
doanh nghiệp, với t cách là ngời mua, cấp cho ngời bán nhằm tạo điều kiện thuận
lợi cho việc nhập hàng. Tuỳ thuộc mục đích của việc thanh toán sớm, thời gian trả
tiền trớc đợc chia làm hai loại:
Trả tiền trớc cho ngời bán hàng ngày kể từ ngày ký hoặc sau khi ký hợp
đồng. Mục đích của việc trả tiền trớc này là doanh nghiệp cấp tín dụng cho ngời
bán trong trờng hợp ngời bán thiếu vốn do phải thực hiện các hợp đồng mua bán có
kim ngạch lớn. Vì vậy, thời hạn ứng trớc thờng dài và mức tiền ứng trớc thờng lớn.
Tuy nhiên, việc xác định số tiền trả trớc này còn phụ thuộc vào nhu cầu vay của
ngời bán cũng nh khả năng cấp tín dụng của doanh nghiệp.

Trong giao dịch quốc tế hiện nay, các thơng nhân nhập khẩu lớn ở các nớc
phát triển dùng hình thức ứng trớc tiền, có tính chất tín dụng này cấp cho thơng
nhân xuất khẩu hay ngời sản xuất nông sản hoặc nguyên liệu ở các nớc đang phát
triển để khống chế và lũng đoạn thị trờng xuất khẩu các mặt hàng này. cụ thể là,
lợi dụng sự thiếu vốn của những nhà xuất khẩu này, các thơng nhân nhập khẩu lớn
thờng kí các hợp đồng với điều kiện cấp tín dụng ứng trớc hoàn toàn có lợi cho
mình nh tính lãi suất cao, giá hàng nhập khẩu thấp, phạt vi phạm hợp đồng với mức
cao
Loại thứ hai của trả tiền trớc là trờng hợp doanh nghiệp thanh toán cho ngời
bán x ngày trớc khi giao hàng.
Mục đích của loại này nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng mua
bán khi ngời cung cấp không tin vào khả năng thực hiện hợp đồng của doanh
nghiệp hay đề phòng trờng hợp doanh nghiệp không muốn thực hiện hợp đồng.
Đây là việc đảm bảo thực hiện hợp đồng nên mức tiền ứng trớc không lớn lắm và
thờng nhỏ hơn trờng hợp cấp tín dụng cho ngời bán và thời gian ứng trớc cũng rất
ngắn từ 10 đến 15 ngày. Trong trờng hợp này ngời bán chỉ giao hàng cho doanh
nghiệp khi nhận đợc số tiền ứng trớc hoặc giấy baó có về số tiền ứng trớc đó.
Số tiền ứng trớc có thể khấu trừ dần vào tiền hàng khi giao hàng. Nếu tiền
ứng trớc có tính chất tín dụng thì ngời bán thờng tìm mọi cách kéo dài việc hoàn
trả
20
Còn trong quan hệ phải trả với ngời bán, các khoản công nợ là những hoản
nợ ngắn hạn, là các khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một
chu kì kinh doanh hoặc là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong
thời hạn không quá một năm. Nguồn trang trải các khoản nợ này thông thờng là tài
sản lu động hoặc bằng các khoản vay ngắn hạn mới phát sinh.
Ng ời ta phân chia các khoản nợ phải trả với ng ời bán thành 2 loại:
Khoản nợ hợp pháp:
Là khoản nợ mà thời hạn thanh toán đợc thực hiện đúng nh thoả thuận giữa
hai bên. Với doanh nghiệp, nếu nh thời hạn này kéo dài thì càng có lợi, vì doanh

nghiệp có thể sử dụng khoản vốn này cho các mục đích khác trong hoạt động sản
xuất kinh doanh của mình một cách hợp pháp.
Khoản nợ bất hợp pháp:
Là khoản nợ cha đợc thanh toán mặc dù đã vợt quá thời hạn thoả thuận. Tuy
với khoản vốn chiếm dụng này, doanh nghiệp sẽ có thêm vốn để tiến hành kinh
doanh, nhng vì là vốn bất hợp pháp, không những ảnh hởng đến hoạt động sản xuất
kinh doanh cho bạn hàng, mà còn mang lại những bất lợi mang tính pháp lí cho
doanh nghiệp. Bởi vậy, không nên duy trì khoản nợ này trong cơ cấu vốn của
doanh nghiệp.
Trong thanh toán quốc tế, việc trả tiền chậm đợc thực hiện phổ biến bằng
cách nhận hối phiếu và mở tài khoản.
Việc cấp tín dụng thơng mại cho ngời bán bằng cách mở tài khoản tức là hai
bên trong giao dịch kí kết với nhau hợp đồng mua bán hàng hoá, trong đó định
quyền của bên bán đợc mở một tài khoản để ghi nợ doanh nghiệp sau mỗi chuyến
hàng mà bên bán đã thực hiện. Sau từng thời gian nhất định đã qui định trong hợp
đồng (tháng, quý), doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán số nợ đó cho bên bán
bằng cách chuyển tiền qua ngân hàng bằng séc, hoặc kỳ phiếu trả tiền ngay.
Còn đối với việc cấp tín dụng bằng cách chấp nhận hối phiếu đợc hiểu là:
doanh nghiệp ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu có kỳ hạn của ngời bán ký phát
cho họ để nhận bộ chứng từ hàng hoá thông qua ngân hàng hoặc ngời bán trực tiếp
gửi cho họ. Thời hạn của tín dụng này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên. tuy
nhiên, để đề phòng rủi ro xảy ra với số tiền bán chịu luật của các n ớc thờng can
thiệp bằng cách định ra thời hạn này từ 30 đến 90 ngày, luật của Mĩ quy định tới
180 ngày, còn luật của Nhật Bản quy định từ 180 ngày đến 360 ngày, có khi kéo
dài tới 720 ngày.
2.1.2. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp:
Xuất phát từ đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà
cung cấp, đồng thời nhằm thực hiện đúng những nhiệm vụ đặt ra đối với công tác
21
kế toán thanh toán, tổ chức hạch toán thanh toán với ngời bán cần tuân thủ các

nguyên tắc sau đây:
- Mọi khoản thanh toán với ngời bán (nhà cung cấp) phải đợc theo dõi chi
tiết cho từng đối tợng, theo từng khoản công nợ, trong đó phải hạch toán cụ thể số
nợ phải trả, đã trả và số nợ còn phải trả. Nguyên tắc hạch toán này giúp cho doanh
nghiệp tránh đợc nhầm lẫn trong thanh toán các khoản nợ cho chủ nợ, đặc biệt đối
với những đối tợng mà doanh nghiệp có nhiều khoản nợ phải trả; đồng thời đôn
đốc việc thanh toán đúng thời hạn tránh sự chiếm dụng vốn của nhau
- Không phản ánh vào tài khoản này những vật t, hàng hoá trả tiền
ngay( tiền mặt, séc hoặc đã qua ngân hàng)
- Những vật t, hàng hoá nhập kho,đã nhận nhng đến cuối tháng vẫn cha có
hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi vào sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi
nhận đợc hoá đơn hoặc thông báo chính thức của ngời bán.
- Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để
xác định những ngời bán, ngời cung cấp chấp nhận giảm giá hàng ngoài hoá đơn.
- Tuyệt đối không đợc bù trừ giữa hai bên nơ và có. Số d bên nợ thể hiện số
tiền ứng trớc của doanh nghiệp cho ngời bán hoặc số đã trả lớn hơn số phải trả.
2.1.3. Các chứng từ trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán:
Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh doanh
phát sinh, vừa là thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.
Nh đã nói ở trên, nghiệp vụ thanh toán nói chung, nghiệp vụ thanh toán với
ngời bán nói riêng chỉ tồn tại trên sổ sách giấy tờ. Bởi vậy, chứng từ là bằng chứng
đầu tiên cho loại nghiệp vụ phát sinh này.
Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nơ phải trả với nhà cung cấp dựa trên bộ
chứng từ sau:
- Hợp đồng mua hàng
- Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá
- Biên bản giao nhận tài sản cố định
Ngoài ra, còn có các chứng từ thanh toán tiền mua hàng khi đến hạn trả hoặc
trực tiếp thông qua ngân hàng gồm: phiếu chi, phiếu báo nợ hoặc bảng kê sao nợ

Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ
quản lí tổ chức của doanh nghiệp mà lựa chọn chủng loại và số lợng chứng từ sao
cho thích hợp. Trong trờng hợp doanh nghiệp muốn sử dụng những chứng từ không
có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác thanh toán với
nhà cung cấp tại đơn vị cần có văn bản cho phép của Nhà nớc.
22
2.1.4. Tài khoản sử dụng và phơng pháp hạch toán:
2.1.4.1. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là:
Tài khoản 331- Phải trả ngời bán.
2.1.4.2. Nội dung và kết cấu TK331:
Bên nợ:
- Số nợ phải trả đã trả cho ngời bán(vật t, hàng hoá) ngời cung cấp lao vụ
dịch vụ, ngời nhận thầu XDCB.
- Số tiền ứng trớc cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu nhng cha
nhận đợc hàng hoá, dịch vụ.
- Chiết khấu mua hàng đợc ngời bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ
vào số nợ phải trả.
- Số kết chuyển về phần giá trị vật t hàng hoá thiếu hụt khi kiểm nhận và trả
lại ngời bán.
Bên có:
- Số nợ phải trả cho nhà cung cấp phát sinh khi hàng hoá, dịch vụ hay đầu t
XDCB.
- Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng
- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật t hàng hoá dịch vụ đã
nhận khi có hoá đơn hoặc có thông báo giá chính thức của nhà cung cấp.
Số d bên có:
- Số tiền còn phải trả ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu XDCB
Số d bên nợ : (nếu có)
- Phản ánh số tiền đã ứng trớc cho ngời bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải

trả theo dõi chi tiết của từng đối tợng cụ thể.
Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số d chi tiết của từng đối tợng phản
ánh ở tài khoản này để ghi vào bên tài sản - khoản ngời mua trả trớc (số bên nợ) và
bên nguồn vốn - Số d có TK331.
2.1.4.3. Ph ơng pháp HT các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp:
Tr ờng hợp doanh nghiệp mua chịu (mua trả chậm):
Mua chịu vật t, hàng hoá, tài sản, lao vụ dịch vụ là ngời bán chấp nhận cho
doanh nghiệp (ngời mua) thanh toán khối lợng hàng mà họ đã bán, đã bàn giao cho
ngời mua. Mua chịu còn đợc gọi là mua trả chậm hay mua thanh toán. trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng
23
pháp khấu trừ. Khi mua chịu, kế toán căn cứ vào trị giá hàng mua phản ánh các
bút toán sau:
- Khi mua vật t, hàng hoá nhập kho căn cứ vào chứng từ (hoá đơn, biên bản
giao nhận, phiếu nhập kho ) kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153,156: NVL, CCDC, hàng hóa thực nhập(PP KKTX)
Nợ TK 611 : Mua hàng(theo phơng pháp KKĐK)
Nợ TK133 : Thuế GTGT đầu vào
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
- Trờng hợp hàng mua về nhng cha có chứng từ, theo nguyên tắc quản lí tài
sản, kế toán tiến hành thủ tục kiểm nhận nhập hàng và ghi sổ nợ nhà cung cấp
theo giá tạm tính.
Nợ TK 152,153,156: NVL,CCDC, hàng hóa thực nhập(PPKKTX)
Nợ TK 611 : Mua hàng
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp.
- Khi nhận đợc bộ chứng từ của lô hàng đã nhập, căn cứ vào giá mua thực tế,
kế toán tiến hành điều chỉnh số tạm tính của khoản nợ
+ Nếu giá tạm tính < giá thực tế, kế toán tiến hành ghi sổ bổ sung nợ phải
trả ngời bán:
NợTK152, 153, 156: NVL,CCDC, hàng hoá thực nhập(KKTX).

Nợ TK 611 : Mua hàng (KKĐK)
Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp (phần chênh lệch)
+ Nếu giá tạm tính > giá thực tế kế toán dùng bút toán ghi số âm để giảm
nợ phải trả nhà cung cấp.
- Khi mua tài sản cố định đa vào sản xuất kinh doanh, căn cứ hoá đơn bán
hàng, biên bản giao nhận tài sản cố định và các chứng từ hạch toán có liên quan ,
kế toán ghi:
Nợ TK211: TSCĐ hữu hình
Nợ TK213: TSCĐ vô hình
Nợ TK 133(1332): Thuế GTGT đầu vào của TSCĐ
Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp.
- Khi doanh nghiệp mua chịu dịch vụ, vật t, hàng hoá không lu chuyển qua
kho, chi phí thẳng cho hoạt động sản xuất kinh doanh căn cứ hoá đơn kế toán ghi:
24
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK642: Chi phí QLDN
Nợ TK 241: XDCB dở dang
Nợ TK142: Chi phí trả trớc
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK331: Phải trả nhà cung cấp
- Khi thanh toán nợ phải trả, kế toán ghi:
Nợ TK 331: Phải trả ngời bán
Có TK111,112: Tiền mặt, TGNH
Có TK 311 : Vay ngắn hạn trả nợ
Có TK 341 : Vay dài hạn để trả nợ
Có TK 511 : Doanh thu bán hàng trả nợ
Có TK 3331 : Thuế GTGT tơng ứng với DTBH trừ nợ
- Khi nhà cung cấp chiết khấu cho doanh nghiệp thanh toán trớc hạn, kế

toán ghi số nợ phải trả đợc giảm:
Nợ TK 331: Phải trả nhà cung cấp
Có TK 711: Thu hoạt động tài chính
- TH chấp nhận giảm giá hoặc cho phép DN trả lại số hàng DN đã mua (nh-
ng cha thanh toán ) vì không đúng quy cách, chất lợng, kế toán ghi:
Nợ TK331: phải trả nhà cung cấp
Có TK152,153,156: NVL,CCDC,hàng hoá (KKTX)
Có TK 611: Mua hàng (KKĐK)
Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào( của hàng mua trả lại)
25