204 Báo cáo tổng hợp về công tác tài chính & công tác kế toán tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương vietrans

Lời nói đầu

Thực tập tốt nghiệp là một cơ hội tốt giúp cho sinh viên vận dụng kiến thức lý luận
đã học ở trờng vào thực tiễn nhằm phân tích, lý giải và giải quyết những vấn đề do thực tế
đặt ra. Qua đó giúp sinh viên củng cố và nâng cao kiến thức đã đợc trang bị, làm quen với
công tác kế toán
Qua thời gian ngắn thực tập tại phòng Kế toán thuộc Công ty giao nhận kho vận
ngoại thơng VIETRANS đã giúp em hiểu rõ hơn về chức năng và nhiệm vụ, vai trò cũng nh
hoạt động thực tế, phơng hớng phát triển của Tổng công ty. Trong thời gian thực tập cùng
với tìm hiểu, đọc tài liệu, sự góp ý của các nhân viên phòng Kế toán em đã hoàn thành bản
báo cáo tổng hợp này. Bản báo cáo tổng hợp của em gồm các phần sau:
Phần I: Một số nét chủ yếu về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phần II: Tình hình tổ chức thực hiện công tác tài chính của Công ty.
Phần III: Tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán tại Công ty.
Phần IV: Tình hình thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế tại Công ty.
1
Khái quát chung về công ty Giao nhận kho vận
ngoại thơng
I. Một số nét chủ yếu về tình hình sản xuất kinh
doanh của công ty giao nhận kho vận ngoại thơng
1. Sơ lợc quá trình hình thành và phát triển của công ty Vietrans
Công ty ra đời ngày 13/08/1970 theo quyết định số 337/NT/TCCB Bộ Ngoại
Thơng (nay là Bộ Thơng Mại).Ban đầu công ty chỉ là một đơn vị chuyên trách
về vấn đề kho vận của cục kho vận kiêm tổng công ty vận tải ngoại thơng.
Ngày 16/04/1973, Cục kho vận kiêm tổng công ty vận tải ngoại thơng đợc
chính thức tách thành hai đơn vị là Cục kho vận kiêm tổng công ty giao nhận
ngoại thơng và tổng công ty vận tải ngoại thơng.Lúc này công ty mang tên là
Cục kho vận kiêm tổng công ty giao nhận ngoại thơng.
Ngày 24/04/1976, công ty chính thức đợc đổi tên là công ty giao nhận kho vận
ngoại thơng ( tên giao dịch quốc tế là Vietrans ).
Công ty Vietrans là một tổ chức kinh doanh dịch vụ thuôc Bộ Thơng Mại,

hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế tự chủ tài chính,có tq cách pháp
nhân,có con dấu riêng, có tài khoản tièn Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng.
Trụ sở chính của công ty đặt tại 13 Lý Nam Đế - Hoàn Kiếm - Hà Nội,các chi
nhánh đại diện tại Hải Phòng , Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang và TP.Hồ Chí
Minh.
2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
2.1. Chức năng của Vietrans
Công ty Vietrans ra đời theo quyết định của Bộ Thơng Mại,thực hiện chức
năng cua một tổ chức dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế - cầu nối giữa sản xuất
và tiêu dùng, gia sản xuất và thị trờng tiêu thụ - thông qua các nghiệp vụ chủ
yếu mà công ty đảm nhiệm,cụ thể là : Tổ chức chuyên chở hàng hóa bằng các
2
phơng tiện vận tải, giao nhận, gom hàng,lu kho bảo quản,tái chế ... tổ chức
chyên chở hàng nớc ngoài quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam, nâng cao hiệu quả
các hoạt động kinh tế thơng mại thông qua việc lựa chọn các phơng thức vận
chuyển hơpj lý trên lãnh thổ Việt Nam và lãnh thổ nớc ngoài. Ngoài ra còn mở
rộng liên doanh, liên kết trong nớc và nớc ngoài trong công tác giao nhận,vận
chuyển,bảo quản hàng hóa XNK,hàng quá cảnh...
2.2. Nhiệm vụ của Vietrans
Với những chức năng của một tổ chức giao nhận, công ty phải đảm
nhiệm những nhiệm vụ cụ thể sau :
_ Xây dựng các kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh cua công
ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và phạm vi hành động kinh
doanh của công ty nh đã nói trên.
_Đảm bảo việc bảo toàn vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm tự trang trải
về tài chính, sử dụng hợp lý đúng chế độ và có hiệu quả các nguồn vốn đó, làm
tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc.
_Mua sắm, xây dựng ,bổ sung và thờng xuyên cải tiến hoàn thiện các phơng
tiện,vật chất, kỹ thuật của công ty thông qua các liên doanh liên kết để thực hiện
việc giao nhận chuyên chở hàng hóa bằng các phơng tiện tiên tiến, hợp lý trên

các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lu kho bãi,
giao nhận hàng hóa và bảo đảm an toàn cho hàng hóa thuộc phạm vi trách
nhiệm của công ty.
_Nghiên cứu tình hình thị trờng dịch vụ giao nhận, kho vận ,kiến nghị cảit tiến
biểu cớc,giá cớc của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy chế hiện hành, đề
ra các biện pháp thích hợp đảm bảoquyền lợi giữa đôi bên khi ký kết hợp đồng
nhằm thu hút khách hàng,củng cố và nâng cao uy tín trách nhiệm của Vietrans
trên thơng trờng quốc tế.
3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý
3
3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Vietrans là một công ty có quy mô tơng đối lớn với mạng lới kinh doanh đ-
ợc trải rộng theo suốt chiều dài của đất nớc.
Công ty có trụ sở chính và các phòng ban nghịêp vụ tại 13 Lý Nam Đế -
Hà Nội, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Khối phòng ban nghiệp
vụ này trực tiếp thực hiện nhiệm vụ kinh doanh giao nhận kho vận,XNK... dới sự
lãnh đạo của công ty, tự chịu trách nhiệm từ đầu đến cuối hoạt động kinh doanh
đợc giao.
Ngoài ra các chi nhánh trc thuộc công ty gồm có :
Vietrans Hải Phòng - 5A Hoàng Văn Thụ - TP Hải Phòng.
Vietrans Đà Nắng - 16 Trần Phú - TP Đà Nẵng.
Vietrans TP Hồ Chí Minh - 102 Nguyễn Văn Cừ - TP HCM.
Vietrans Quy Nhơn - 91 Lê Lợi - Tỉnh Bình Định.
Vietrans Nha Trang - 23 Phan Chu Trinh - Nha Trang - Tỉnh Khánh Hòa.
Ban giao nhận ngoại thơng Vinh - 103 Quang Trung - TP Vinh.
Xí nghiệp xây dựng ngoại thơng - 13 Lý Nam Đế - HN.
Các chi nhánh là một khối trực thuộc công ty, thực hịên nhiệm vụ giao nhận
kho vận nh đã nói trên,trừ XN dịch vụ xây dựng ngoại thơng.
Hoạt động kinh doanh của công ty đợc mở rộng với tầm vĩ mô. Ngoài ra,
công ty còn mở rộng quan hệ và kinh doanh với các tổ chức, công ty bạn ở

trong và ngoài nớc hoạt động vận chuyển hoặc làm đại lý cho công ty nh
TRANSLINK, mở văn phòng đại diện tại Băng Cốc,Singapore....Vietrans có
hai đơn vị liên doanh:
Liên doanh với hãng Tần Biển Đen UKRAINA để thành lập hãng LOTUS
có văn phòng LOTUS-JOINT VENTURE Co. Phú Mỹ-Nhà Bè-TP Hồ Chí
Minh.
4
TNT- Vietrans express Worldwide Ltd-15 Lý Nam Đế-HN.
Quan hệ với các ngành giao thông trung ơng và địa phơng để ký các hợp đồng
vận chuyển bằng mọi phơng tiện nhằm thực hiện các công việc kinh doanh
dịch vụ.
3.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Để đảm bảo cho công tác tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty đợc tốt, bộ máy quản lý của công ty giao nhận kho vận
ngoại thơng đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến với giám đốc : Là ngời đại diện
cao nhất của Vietrans,quản lý tổng công ty theo chế độ thủ trởng, có quyền
quyết định việc điều hành hoạt động của tổng công ty theo kế hoạch,chính
sách,pháp luật của nhà nớc và nghị quyết đại hộiCNVC, chịu trách nhiệm trớc
nhà nớc và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Giám
đốc có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong tổng công ty, đảm bảo
tính tinh giản và có hiệu quả.
Tham mu giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc, các chuyên viên
và các phòng ban :
+ Phòng tổ chức cán bộ : có nhiệm vụ tham mu giúp giám đổctong việc tổ
chức lao động một cách khoa hoc trong công ty.
+ Phòng pháp chế : phụ trách các vấn đề trong kinh doanh có liên quan
đến luật pháp,văn bản ký kết hợp đồng, lo các thủ tục XNK hàng hóa và phụ
trách công tác đối ngoại.
+ Phòng tổng hợp : có nhiệm vụ tham mu giúp giám đốc trong lĩnh vực tổ
chức kinh doanh theo dõi sự hoạt động và lập báo cáo, kế hoạch kinh doanh.

+Phòng kế toán : có nhiệm vụ hạch toán kinh doanh,phản ánh tình hình tăng
giảm và hiện có của các loại vốn, qũy, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kết quả
kinh doanh, ghi chép sổ cái, lập bảng tổng kết tài sản, lập báo cáo tài chính
5
cũng nh phân tích kế toán công ty,tổ chức bảo quản lu giữhồ sơ kế toán , giám
sát việc chi tiêu,thu nhập của công ty.
+Khối phòng nghiệp vụ phụ tráchtrực tiếp và tiến hành kinh doanh từng dịch
vụ cụ thể.
Tại các chi nhánh , đại bộ phận có đủ các phòng ban nh trên tổng công ty, các
phòng ban này dới sự điều chỉnh trực tiếp của giám đốc chi nhánh.
Chúng ta có thể thấy rõ hơn tình hình tổ chức bộ máy quản lý điều hành của
công ty Vietrans qua sơ đồ sau (trang bên) :
6
7
Đơn vị LD
-TNT
Vietrans
-Lotus
Các chi nhánh:
-Vietrans Hải Phòng
-Vietrans Đà Nẵng
-Vietrans Quy Nhơn
-Vietrans TP HCM
-Vietrans Nha Trang
-XN dịch vụ xây dựng
-Ban giao nhận ngoại
thơng Vinh
Các phòng nghiệp vụ:
-Phòng GNVT quốc tế
-Phòng KDVT biển

-Phòng gửi hàng
-Phòng triển lãm
-Phòng hàng không
-Phòng KD XNK
-Đội xe
-Phòng chuyển tải
-Phòng tiếp thị
-Phòng công trình
-Kho Yên Viên
Các đại diện nớc ngoài:
-ODETXA
-BANGKOK
-SINGAPORE
Công ty
4. Tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm1999 của Vietrans
4.1 Nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế :
Những năm trớc đây, nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế phát triển rất
tốt với nhiều loại hình phong phú : giao nhận vận tải biển , hàng không,các loại
hàng hóa xuất nhập khẩu , hàng triển lãm, hàng ngoại giao,hàng hành lý cá
nhân, thu gom hàng xuất và chia lẻ hàng nhập,vận chuyển hàng qúa cảnh....Một
vài năm trở lại đây, ngoài khó khăn chínhlà Vietrans không còn các khách hàng
lớn thờng xuyên,không làm đợc đại lý cho các hãng giao nhận nớc ngoài có
chân hàng ổn định hoặc các hãng tầu container do tính chất cạnh tranh quyết liệt
trên thị trờng giao nhận vận tải với sự tham gia của các công ty giao nhận đa
quốc gia, công ty liên doanh , công ty cổ phần....Do cơ chế tài chính linh hoạt
nên Vietrans gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện nghiệp vụ này.
Mặc dù vậy, với sự năng động,cố gắng của toàn công ty,trong năm 2002 ,nghiệp
vụ giao nhận vận tải quốc tế đã mang lại kết quả rất cao.Đặc biệt là phòng giao
nhận vận tải hàng triển lãm,dới sự chỉ đạo sát sao,quyết liệt của lãnh đạo công
ty,phòng đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đề ra và mang lại lợi nhuận lớn cho

công ty.Phòng GNVT biển và phòng GNVT hàng không tuy gặp không ít khó
khăn trong năm qua, đợc sự quan tâm, giúp đỡ của ban lãnh đạo,và nỗ lực hết
mình của mọi nhân viên trong phòngđã mang lại kết quả rất khả quan.
4.2 Nghiệp vụ kinh doanh :
Với chính sách linh hoạt ,đa dạng hóa loại hình cho thuê đã sử dụng hết
công suất kho và tận dụng hết mặt bằng sân bãi,càng về cuối năm càng thu hút
nhiều khách hàng.Mặt khác,chất lợng phục vụ khách hàng đã có nhiều bớc tiến
đáng kể nên đã thu hút đợc nhiều khách hàng thờng xuyên sử dụng dịch vụ
khonh: đại lý Coca Cola,công ty Samsung...đồng thời đã giữ đợc nhiều khách
hàng truyền thống nên hoạt động kinh doanh đã dạt mức phát triển ổn định.
8
Bên cạnh đó,phòng kinh doanh XNK nhờ có quyết tâm cao,chịu khó tìm
kiếm công việc nên kinh doanh đã mang lại hiệu quả cao.
4.3 Vận tải ô tô :
Trớc đây,kinh doanh vận tải ô tô là nghiệp vụ mà hiện nay gặp rất nhiều khó
khăn, nhng nhờ có thay đổi mạnh về tổ chức và cơ cấu kinh doanh mà trong năm
2002 vừa qua đã mang lại một kết quả kinh doanh rất có lãi.Thực hiện Nghị
quyết Đại hội CNVC,toàn bộ số xe cũ hoạt động kém hiệu quả đá đợc bán thanh
lý thu hồi vốn cho việc xây dựng kho.Kinh doanh kho tại đội xe liên tục có
khách hàng tốt,giá cao.từ đó doanh thu ổn định,giá thành hạ do giảm đợc khấu
hao xe cũ,lãi kinh doanh tăng nhiều về cuối năm.Nhờ việc đổi mới kinh doanh
này,CBCNV Đội xe đã có đủ việc làm và thu nhập đợc cải thiện.
Ngoài ra,trong năm các dịch vụ khác nh dịch vụ đại lý tầu biển,kinh doanh
XNK và XNK ủy thác, đại lý chuyển phát nhanhTNTcũng đem lại doanh thu
khá lớn cho công ty.ngoài ra,hoạt động của xí nghiệp DVXD có kết quả vợt lãi
kế hoạch 52%.
II. Tình hình tổ chức thực hiện công tác tài chính ở công
ty giao nhận kho vận ngoại thơng
1.Tình hình tổ chức và phân cấp quản lý tài chính
Tổ chức tài chính doanh nghiệp là tổng hợp các hình thức và biện pháp phù

hợp, các giải pháp cần thiết nhằm thu hút tạo lập và sử dụng hợp lý các nguồn
tài chính,các qũy tièn tệ,trên cơ sở đó phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất.
Tại công ty Vietrans,công tác về quản lý tài chính kết hợp với công việc
của bộ máy kế toán do kế toán trởng đảm nhiệm.
Để tổ chức tài chính, công ty luôn thực hiện đầy đủ các nguyên tắc: tập
trung dân chủ,quản lý tài chính theo kế hoạch gắn với thị trờng,tiết kiệm và hiệu
9
quả,an toàn và phòng ngừa rủi ro,kết hợp giữa khuyến khích vật chất với giáo
dục t tởng cho ngời lao động trong doanh nghiệp.
2. Công tác kế hoạch hóa tài chính của doanh nghiệp
Đầu năm, công ty luôn tổ chức xây dựng kế hoạch tài chính gồm những nội
dung chính sau:
-Kế hoạch về vốn và nguồn vốn: dự tính nhu cầu tổng vốn,cách huy động
vốn và sử dụng vốn...
-Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm: kế hoạch về doanh thu,chi
phí,giá thành sản phẩm,nộp ngân sách,lợi nhuận,phân phối lợi nhuận,...
-Kế hoạch thu hồi nợ,thanh toán các khoản nợ
-Kế hoạch xây dựng và sử dụng các qũycủa doanh nghiệp
-...
Việc xây dựng,đánh giá và lựa chọn các phơng án kế hoạch kinh doanh và
dự án đầu t do nhiều bộ phận trong doanh nghiệp cùng phối hợp thực hiện.Xây
dựng tốt kế hoạch tài chính là công việc cần thiết giúp cho doanh nghiệp có thể
chủ động đa ra các giải pháp kịp thời khi có sự biến động của thị trờng.
Những kế hoạch đợc thông qua trớc Hội nghị Cán bộ công nhân viên chức
đầu năm và nó là mục tiêu đạt tới của một kỳ kinh doanh,mọi chỉ tiêu này đợc
báo cáo công khai trớc Hội nghị CBCNV
3. Tình hình vốn,nguồn vốn của doanh nghiệp
Nh ta đã biết,vốn sản xuất kinh doanh luôn đóng một vai trò cực kỳ quan
trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Các doanh

nghiệp cần phải có một lợng vốn nhất định để thực hiện những khoản đầu t ban
đầu cần thiết cho việc xây dựng và khởi động doanh nghiệp,để đảm bảo cho
sự vận hành và đẩy mạnh tốc độ tăng trởng của doanh nghiệp sau này.
Là một doanh nghiệp nhà nớc,đợc tổ chức theo mô hình trực thuộc tổng
công ty, công ty giao nhận kho vận ngoại thơng có nhiều thuận lợi trong công
10
tác tổ chức vốn so với các doanh nghiệp khác thuộc thành phần kinh tế ngoài
quốc doanh.Bên cạnh số vốn mà công ty tự huy động từ nhiều nguồn khác nhau
bằng nhiều phơng pháp khác nhau,công ty còn đợc hỗ trợ một lợng vốn lớn từ
ngân sách nhà nớc.Song,sự cạnh tranh quyết liệt của rất nhiều tổ chức giao nhận
trong và ngoài nớc, nếu không có sự nỗ lực phấn đấu thực hiện tốt công tác tổ
chức và quản lývốn sản xuất kinh doanh,công ty sẽ không thể tồn tại đứng vững
trong cơ chế thị trờng.
Do đặc điểm kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa nên công ty sử
dụng vốn cố định và vốn lu động là tơng đơng. Vốn cố định đợc đầu t vào thời
điểm bất kỳ,phục vụ cho các dịch vụ phát sinh. Do vậy, không thể có một kế
hoạch chính xác nhằm xác định số vốn cố định cần thiết trong kỳ kinh doanh kế
hoạch.Các TSCĐ đợc tính khấu hao bảo toàn giá trị theo tỷ lệ khấu hao cơ bản
chung, có thể đợc thanh toán nhợng bán khi không còn nhu cầu sử dụng hoặc h
hỏng. Vốn lu đọng chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số vốn kinh doanh của công
ty,chủ yếu là giá trị của các loại tiền,chứng từ,ngân phiếu,tài sản phi hàng
hóa.Theo yêu cầu kinh doanh,lợng tiền này chủ yếu nằm tại ngân hàng
Vietcombank.
Hình thức sở hữu vốn chủ yếu thuộc sở hữu Nhà nớc.Vốn ngan sách
42.700.000.000 VNĐ chiếm 73%,số còn lại thuộc vốn tự bổ sung 15.900.000.000
VNĐ chiếm 27%.Trong đó,vốn ngân sách tham gia liên doanh 39.800.000.000
VNĐ, vốn tự bổ sung tham gia liên doanh 8.300.000.000 VNĐ.
4. Khảo sát ,đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp
4.1 Tình hình tài sản , nguồn vốn của công ty:

Bảng phân tích cơ cấu nguồn vốn :
đơn vị tính: đồng
11
Công nợ
Năm 2001 Năm 2002 So sánh 2002/2001
Số tiền
Tỉ
trọng
(%)
Số tiền
Tỉ
trọng
(%)
Số tiền
Tỉ lệ
(%)
1. Công nợ phải trả
2. Nguồn vốn chủ
sở hữu
3.Tổng vốn KD
18 176 454 225
110 930 317 386
129 106 771 611
14,7
85,3
100
20 059 650 912
115 397 813 539
135 457 464 451
14,8

85,2
100
1 883 196 687
4 467 496 153
/
10,4
4,03
/

Theo số liệu tính toán ở trên, ta thấy , nguồn vốn chủ sở hữu năm 2002 so
với năm 2001 tăng 4 476 496 153 đ , tỷ trọng có giảm nhng lợng giảm không
đáng kể., công nợ phải trả lại tăng10,4%,đây là một dấu hiệu không tốt công ty
cần chú ý đến vấn đề này.Tuy nhiên, nguồn vốn chủ sở hữu lại chiếm tỷ trọng
khá lớn trong cả hai năm 2001,2002 chứng tỏ cơ cấu nguồn vốn của công ty là
tốt, hệ số nợ thấp,chủ nợ hoàn toàn có thể tin tởng vào sự trả nợ đúng hạn của
công ty. Đây là điều kiện thuận lợi trong việc huy động vốn từ bên ngoài của
công ty.
4.2 Tình hình tài sản và sử dụng tài sản:
12