6 cách diễn đạt hiệu quả với cấp dưới potx

6 cách diễn đạt hiệu quả với cấp dưới
à một người quản lý hay một người giám sát, thông thường bạn phải đối
mặt với nhiều vấn đề khó khăn trong việc chỉ huy và truyền đạt ý kiến
đối với cấp dưới. Cách cư xử của bạn là điều kiện quyết định bạn có
lãnh đạo được nhóm làm việc của mình hay không.

Điều đầu tiên là bạn nên cự tuyệt với sự ra lệnh và độc đoán đối với
nhân viên, hoặc nóng giận và chỉ trích những việc làm của họ. Theo
cách cư xử đó dễ làm phá hỏng mọi tình huống, sự lựa chọn tốt nhất của
bạn là làm thế nào để tạo ra những từ ngữ có thể diễn đạt được ý kiến
của bạn, được cấp dưới tiếp nhận và dễ hiểu.

Bằng việc tạo ra những câu hỏi "bỏ ngỏ", để được tiếp thu những ý kiến
phản hồi từ cấp dưới. Đó là một điều rất quan trọng cho công việc, vừa
phát huy khả năng của các thành viên trong nhóm, vừa có được những ý
tưởng hay. Đó là những dạng câu hỏi như thế nào?

1. Có còn ai khác nghĩ như vậy không?Thông thường trong một cuộc
thảo luận giữa các nhân viên, mỗi cá thể đều mang đến một ý tưởng, một
lời nhận xét hay một lời phê bình của mình, có thể cùng chung một ý
tưởng hay cũng có thể đối lập nhau. Để nhận được đa số ý kiến chung
cho một vấn đề cần thảo luận thì bạn nên hỏi "Có còn ai khác nghĩ như
vậy không?" đó là cách tốt nhất để hỏi mọi người về những cảm nghĩ
riêng của họ cho một vấn đề chung. Cũng là cách để khuyến khích mọi
nhân viên đều đưa ra ý kiến.

2. “Nói cho tôi biết về…”. Có lẽ đây là một vấn đề, một tình huống, hay
một dự án mà bạn muốn có nhiều thông tin từ phía nhân viên. Thông
thường, phương cách có hiệu quả để khuyến khích nhân viên nói ra ý
kiến của mình, cho một chuyên đề chung bằng câu nói bỏ ngỏ như là
"Hãy cho tôi ý kiến về vấn đề này”. Lúc đó, chỉ phụ thuộc vào việc làm

thế nào để họ phản ứng lại, bạn có thể quyết định làm những bước tiếp
theo.

3. “Tôi thích điều này [về ý tưởng và những hoạt động của anh/chị],
nhưng đây là một vấn đề…” Nếu bạn đang đưa ra một lời phê bình,
thông thường nó là một ý tưởng tốt để cân bằng với những ý kiến ban
đầu. Điều đó sẽ giúp tạo ra mối quan hệ cơ bản về sự tin tưởng, và cũng
tạo ra nhiều khả năng cho cấp dưới lắng nghe và chấp nhận sự phê bình.

4. Còn điều gì nữa mà anh/chị muốn nói không? Vị trí của bạn là một
người quản lý, thường thì bạn mong muốn nghe những ý kiến từ người
khác. Đặc biệt từ những vấn đề khó giải quyết nhất, có lẽ những điều đó
không được dễ chịu, hơi khó khăn, khó giải quyết đối với nhân viên,
nhưng để khuấy động ý thức suy nghĩ của họ thì bạn nên nói “ Tôi thực
sự muốn biết ý kiến của các anh/chị về vấn đề đó”. Phương cách này bạn
không chỉ chắc chắn nghe mọi thứ bạn cần để biết, mà bạn cũng muốn
gởi đi một thông điệp là bạn luôn sẵn lòng để tiếp thu những ý kiến của
họ.

5. “Có lẽ tôi nên đưa ra một lời đề nghị”. Thỉnh thoảng do tính chất
công việc nên buộc bạn yêu cầu cấp dưới phải làm theo mệnh lệnh của
bạn. Đôi khi bạn không muốn ỷ quyền cậy thế mà đưa ra các yêu cầu đó,
nhưng bạn muốn đưa ra vài lời chỉ dẫn cơ bản từ trình độ chuyên môn và
kinh ngghiệm của bản thân bạn. Nếu bạn thực sự có quyền, có lẽ bạn
không muốn hành động một cách quá chuyên quyền, độc đoán. Nếu bạn
không có quyền lực, bạn vẫn chỉ muốn mọi người làm theo lời chỉ dẫn
của bạn một cách nghiêm túc. Trong trường hợp này bạn nên nói “Có lẽ
tôi nên đưa ra một lời đề nghị”, đây là một phương cách có hiệu quả để
làm hài lòng cho cả hai bên.

6. “Làm tốt lắm”. Các nhà tâm lý học kể rằng: Những thông tin phản
hồi tích cực là một động lực tốt nhất để khuyến khích họ. Cũng nên xét
đến trường hợp nhiều người không dám thừa nhận vào khả năng thực sự
của họ, nếu cấp trên của họ thừa nhận thì đó chính là con tem có giá trị
chứng thực bản thận họ, đó là điều quan trọng để đem đến lòng tin cậy.
Ở bất cứ nơi đâu thì lòng tin cậy cũng được hoan nghênh. “Làm tốt
lắm.” một lời khen thật đơn giản và có hiệu quả để khuyến khích nhân
viên làm việc hết mình, và có một cái nhìn đầy tin tưởng vào bản thân và
cấp trên của họ.