5 Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79

Lời mở đầu
Trong những năm qua sự chuyển mình của nền kinh tế Việt Nam đã có những
thay đổi sâu sắc và toàn diện. Cục diện về kinh tế đã thay đổi hẳn cùng với đó là cơ
chế quản lý kinh tế tài chính đổi mới cả về chiều rộng và chiều sâu tác động rất lớn
đến doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh của các
doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng phải đứng trớc sự cạnh tranh hết sức gay
gắt và chịu sự tác động của các quy luật kinh tế nh : quy luật cạnh tranh, quy luật
cung cầu, quy luật giá trị. Do đó để đứng vững, tồn tại và phát triển đợc thì hoạt
động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả tức là đem
lại lợi nhuận.Vì vậy các thông tin cần đợc cung cấp một cách chính xác kịp thời và
toàn diện về tình hình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và kết quả kinh
doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật t tiền vốn trong quá trình hoạt
động kinh doanh, làm cơ sở để đề ra các chủ chơng, chính sách và giải pháp quản lý
thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế.
Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trng chung
là sự tác động của con ngời vào các yếu tố lực lợng tự nhiên nằm thoả mãn
những nhu cầu nào đó. Vì vậy sản xuất luôn là sự tác động qua lại của ba yếu tố
cơ bản: lao động của con ngời, t liệu lao động và đối tợng lao động. Con ngời có
sức lao động sử dụng t liệu lao động tác động vào đối tợng lao động để tạo ra
của cải vật chất (hay còn gọi là sản phẩm).
Nh vậy nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động cấu thành nên thực thể
sản phẩm, là nhân tố quan trọng tác động đến chất lợng sản phẩm cũng nh giá
thành của sản phẩm. Đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về
nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá
thành sản phẩm. Do vậy tăng cờng công tác quản lý và hạch toán nguyên vật
liệu đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí
sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng.
1
Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác kế toán nguyên vật liệu.
Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp cơ khí 79 em đã chọn đề tài: Hoàn thiện kế
toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79" làm đề tài nghiên cứu cho luận văn

tốt nghiệp của mình.
Bố cục của luận văn gồm ba chơng:
Chơng 1: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
sản xuất.
Chơng 2: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79
Chơng 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí
nghiệp cơ khí Z79.
Luận văn tốt nghiệp này đợc hoàn thành với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo h-
ớng dẫn: Đoàn Vân Anh cùng các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán phân tích và
sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ kế toán và chú kế toán trởng tại Xí nghiệp cơ
khí 79. Qua đây cho phép em gửi tới các thầy cô giáo, các cô chú trong phòng tài vụ
cùng toàn thể ban lãnh đạo của Xí nghiệp cơ khí 79 lời cảm ơn chân thành nhất.
2
Chơng I:
các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu
I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của NVL trong SXKD
1. Khái niệm và đặc điểm của NVL
Khái niệm: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất kinh doanh, tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất
sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất.
Đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tợng lao động nên có đặc điểm tham gia
vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và
chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của của sản phẩm đợc sản xuất ra.
2. Vai trò của NVL trong SXKD
Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại thậm
chí còn có cả những vật liệu quý hiếm. Mỗi loại nguyên vật liệu lại có tính chất
hoá lý khác nhau, nếu không có biện pháp quản lý sẽ dẫn đến hiện tợng hao hụt
mất mát. ở những doanh nghiệp này chi phí về nguyên vật liệu lại chiếm tỷ
trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm đợc tạo ra. Do vậy nếu
không quản lý tốt sẽ làm tăng chi phí nguyên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm

làm ảnh hởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp.
Xét về hình thái vật chất, nguyên vật liệu là biểu hiện của một phần tài sản lu
động. Nhng về mặt giá trị đó chính là vốn lu động của doanh nghiệp. Hiệu quả
của việc sử dụng nguyên vật liệu chính là hiệu quả của việc sử dụng vốn sản
xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp mà cụ thể ở đây chính là vốn lu động.
Từ những lý luận trên cho thấy nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọng
trong sản xuất, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quát trình sản xuất, giúp
cho quá trình sản xuất đợc liên tục. Vì vậy việc quản lý và sử dụng nguyên vật
liệu phải đợc đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả.
3
II. Phân loại và tính giá NVL
1. Phân loại NVL
Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất
- Nguyên, vật liệu chính: là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia
công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm
- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử
dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc
dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho
lao động của công nhân viên chức ( dầu nờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,
thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau...)
- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu đợc dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá
trình sản xuất, kinh doanh nh than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốtv.v...;
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy
móc, thiết bị, phơng tiện vận tải....;
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồmcác vật liệu và thiết bị ( cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm
mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản;
- Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt....)
- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh

bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủngv.v...
Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu, nguyên vật liệu của doanh nghiệp
đợc chia thành:
Nguyên vật liệu mua ngoài
Nguyên vật liệu tự gia công chế biến
Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, ...
Theo mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu bao gồm:
Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh
4
Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác nh: quản lý phân xởng, quản lý doanh
nghiệp, tiêu thụ sản phẩm
2. Đánh giá NVL
*Nguyên tắc đánh giá
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những
nguyên tắc nhất định. Thông qua việc đánh giá mới có thể tính đúng, tính đủ chi
phí vật liệu vào giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả của việc quản lý và sử
dụng nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu đợc đánh giá theo nguyên tắc giá phí. Nguyên tắc này đòi
hỏi tất cả các loại nguyên vật liệu hiện có ở doanh nghiệp phải đợc phản ánh
trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền
doanh nghiệp bỏ ra để có đợc nguyên vật liệu đó.
Vận dụng nguyên tắc giá phí, trị giá vốn của vật liệu đợc phân biệt ở các
giai đoạn khác nhau nh trị giá vốn của vật liệu mua nhập kho, trị giá vốn của vật
liệu xuất kho.
Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình
hình tài sản cũng nh chi phí SXKD.
Tính giá vật liệu phụ thuộc vào phơng pháp quản lý và hạch toán vật liệu. Ph-
ơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp đợc áp dụng phổ biên hiện nay.

Đặc điểm của phơng pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều đợc kế
toán theo dõi, tính toán và ghi chếp một cách thờng xuyên theo quá trình phát
sinh.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính
toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ đợc
xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện có cuối kỳ.
Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu
= + -
xuất trong kỳ Hiện còn đầu kỳ Nhập trong kỳ Hiện còn cuối kỳ
a. Giá mua thực tế vật liệu nhập
5
Vật liệu mua ngoài:
Giá nhập Giá mua ghi Chi phí thu mua Khoản giảm giá
= + -
kho trên hóa đơn thực tế đợc hởng
Vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu.
Vật liệu thuê ngoài chế biến:
Giá nhập Giá xuất VL Tiền thuê Chi phí vận chuyể, bốc
= + +
kho đem chế biến chế biến dỡ vật liệu đi và về
vật liệu đợc cấp:
Giá nhập kho = Giá do đơn vị cấp thông báo + Chi phí vân chuyể, bôc dỡ
Vật liệu nhận vốn góp: Giá nhập kho là giá do hội đồng định giá xác định
Vật liệu đợc biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế đợc xác định theo thời giá
trên thị trờng.
b. Phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu
*Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc (FIFO)
Phơng pháp này giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trớc thì xuất trớc ,
xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng
xuất . Cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng

làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho
cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng . Phơng pháp này
thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm .
*Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc (LIFO)
Phơng pháp này giả thiết số nguyên vật liệu mua sau cùng thì sẽ đợc xuất
kho trớc tiên , nguyên vật liệu xuất kho thuộc lô nào thì lấy đơn giá mua thực tế
của lô đó để tính. Do đó nếu giá vật liệu trên thị trờng có xu hớng tăng thì giá
trị vật liệu xuất dùng sẽ tăng, lúc này trị giá vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị tr-
ờng và lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm.
6
Ngợc lại, nếu giá vật liệu trên thị trờng có xu hớng giảm thì giá trị vật liệu
xuất dùng giảm, giá trị vật liệu tồn kho cao và lợi nhuận trong kỳ tăng.
* Ph ơng pháp đích danh
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu đợc xác định theo đơn chiếc hay từng
lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho. khi xuất kho lô nào hay
cái nào sẽ tính theo giá thực tế của lô hay cái đó.
*Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân gia quyền:
Trong đó :
1/ Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
Giá đơn vị bình quân
Cả kỳ dự trữ
=
Trị giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
+
Trị giá thực tế
NVL nhập trong
kỳ
Số lợng vật liệu tồn
đầu kỳ

+
Số lợng NVL
nhập trong kỳ
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đơn giản , dễ làm nhng độ
chính xác không cao . Công việc tính toán dồn vào cuối tháng , gây ảnh hởng
đến công tác quyết toán nói chung.
Giá thực tế NVL
xuất dùng
=
Số lợng NVL
Xuất dùng
x
Giá đơn vị bình quân
7
2/ Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
Giá đơn vị bình quân
Cuối kỳ trớc
=
Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ
(hoặc cuối kỳ trớc )
Số lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ
(hoặc cuối kỳ trớc )
Phơng pháp này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động
vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của
giá cả vật liệu kỳ này .
3/ Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
Giá đơn vị bình quân
Sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế NVL tồn kho sau

mỗi lần nhập
Lợng thực tế vật liệu tồn sau
mỗi lần nhập
Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đợc nhợc
điểm của cả hai phơng pháp trên , vừa chính xác , vừa cập nhật . Nhợc điểm của
phơng pháp này tốn nhiều công sức , tính toán nhiều lần .
* Ph ơng pháp đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán
Đối với các doanh nghiệp việc mua nguyên vật liệu thờng xuyên có sự biến
động về giá cả, khối lợng, chủng loại nguyên vật liệu nhập xuất nhiều thì có thể
sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo
công thức:
Giá thực tế vật liệu
xuất dùng (hoặc tồn
kho cuối kỳ)
=
Giá hạch toán vật liệu
xuất dùng ( hoặc tồn kho
cuối kỳ
x
Hệ số giá vật liệu
Hệ số giá có thể tính cho từng loại , từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu
tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý
8
III. Nhiệm vụ kế toán NVL
1. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh,
việc quản lý nguyên vật liệu phải đảm bảo đợc đầy đủ những yêu cầu từ khâu
thu mua, dự trữ, bảo quản tới khâu sử dụng. Cụ thể là
- ở khâu thu mua: Phải có kế hoạch thu mua các loại nguyên vật liệu hợp lý

phù hợp với yêu cầu sản xuất. Quản lý tốt chi phí thu mua và vận chuyển
nguyên vật liệu. Tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, giá cả hợp lý
đồng thời phải quản lý chặt chẽ về khối lợng, quy cách, chủng loại, giá mua,
thuế GTGT đợc khấu trừ.
- ở khâu dự trữ: Phải xác định đợc mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh
tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu gây ra hiện tợng ứ đọng vốn do dự
trữ quá nhiều hoặc ngừng sản xuất.
- ở khâu bảo quản: Nguyên vật liệu phải đợc bảo quản chặt chẽ tránh hiện t-
ợng h hao mất mát. Đồng thời phải có hệ thống kho tàng bến bãi thuận tiện cho
việc bảo quản và phục vụ cho quá trình sản xuất.
- ở khâu sử dụng: Cần xây dựng đợc định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tổ
chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng. Trên cơ sỏ đó
so sánh định mức, sự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.
Từ đó tìm biện pháp sử dụng hợp lý tiết kiếm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí
sản xuất và giá thành sản phẩm tăng thu nhập và tích lũy cho doanh nghiệp
2. Vai trò của kế toán
Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu là
một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động SXKD ở
doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao chất lợng và hiệu quả quản lý vật liệu, kế
toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu
trên các mặt: Số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị thời gian cung cấp.
9
- Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối
tợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu,
phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trờng hợp sử dụng vật liệu sai mục đích,
lãng phí.
- Thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp
thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, cha cần dùng và có biện pháp giải
phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại.

- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật
liệu tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử
dụng vật liệu.
IV. Thủ tục quản lý nhập- xuất kho NVL và các chứng từ kế toán liên
quan
1. Thủ tục nhập-xuất NVL
Tại các doanh nghiệp, vật t mua về đều đợc làm thủ tục nhập kho ngay dựa
trên các hóa đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm
Bộ phận đợc giao nhiệm vụ cung ứng vật t, khi nhập kho vật t, lập giấy đề
nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra
Phòng kế hoạch vật t lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: 01 liên lu Phòng vật t, 01 liên giao kế
toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho.
Khi nhận đợc phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm
nhập và ký tên vào phiếu nhập. Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho
cho Phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán.
Đối với vật t mua về đợc chuyển ngay đến bộ phận sử dụng thì cũng đợc
làm đầy đủ thủ tục xuất kho.
Phụ trách bộ phận sử dụng cử ngời chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký phiếu
nhập kho và xuất kho. Phiếu nhập, xuất kho sau khi ký đợc chuyển cho thủ kho
để vào sổ theo dõi và luân chuyển chứng từ nh quy định.
2. các chứng từ kế toán liên quan
10
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau. Để cho
việc quản lý đợc chặt chẽ, cung cấp thông tin nhanh, kịp thời về tình hình nhập,
xuất, tồn nguyên vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền kế toán tiến
hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đến từng thứ, từng nhóm, từng loại ở
từng nơi bảo quản sử dụng nguyên vật liệu. Các loại chứng từ, sổ sách phục vụ
cho việc hạch toán chi tiết bao gồm:
a. chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc

+ Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT)
+ Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT-3LL)
+ Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08-VT)
+ Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02-BH)
b. Các chứng từ kế toán hớng dẫn
+ Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức ( Mẫu 04-VT)
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05-VT)
+ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT)
V. Phơng pháp kế toán chi tiết NVL
Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các phơng pháp khác
nhau. Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm riêng có và yêu cầu quản lý
của mình để chọn một trong các phơng pháp thích hợp. Các phơng pháp hạch
toán chi tiết nguyên vật liệu bao gồm:
- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.
- Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ số d
11
1. Phơng pháp thẻ song song
Theo phơng pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp
đợc tiến hành nh sau:
ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về
mặt số lợng
ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập,
xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lợng và giá trị.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu đợc thủ
kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ
chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập,
xuất, tồn vật liệu.
Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
ở kho: Thủ kho sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của
từng loại vật liệu về số lợng.
12
Phiếu nhập kho
Kế toán tổng hợp
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc
sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn kho vật tư
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
ở phòng kế toán: Để theo dõi từng loại vật liệu nhập, xuất và giá trị, kế toán sử
dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Đặc điểm ghi chép là chỉ ghi chép 1 lần vào
cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng
từ nhập, xuất trong tháng và mỗi danh điểm vật liệu đợc ghi 1 dòng trên sổ đối
chiếu luân chuyển.

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
3. Phơng pháp sổ số d
Phơng pháp sổ số d là phơng pháp đợc sử dụng cho những doanh nghiệp dùng
giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho.
+ ở kho: Thủ kho sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của
từng loại vật liệu về số lợng. Cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào số tồn của vật

liệu trên thẻ kho để ghi vào sổ số d. Sổ số d do phòng kế toán lập và gửi xuống
cho thủ kho vào nhgày cuối tháng để ghi sổ.
Các chứng từ nhập xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải đợc thủ kho phân loại
theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận
chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất.
13
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu luân
chuyển
Kế toán tổng hợp
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
+ ở phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. khi nhận đợc
chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ( giá hạch toán), tổng
cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ.
Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật liệu vào bảng lũy kế
nhập, xuất, tồn kho.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng để tính ra ssố d cuối tháng của từng
nhóm vật liệu. Số d này dùng để đối chiếu với cột Số tiền trên sổ số d.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi định kỳ
Ghi cuối tháng
14
Phiếu nhập kho
Kế toán tổng hợp

Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ số dư
Bảng luỹ kế nhập
xuất tồn kho VT
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Phiếu giao nhận
chứng từ xuất
VI. Kế toán tổng hợp NVL
1. TK kế toán chủ yếu sử dụng:
Bao gồm các tài khoản nằm trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban
hành theo Quyết Định số 1141/TC/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài
Chính. Để phản ánh số hiện có và tình hình nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực
tế (hay giá thành thực tế)
* TK 152 Nguyên liệu, vật liệu: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật
liệu nhập, xuất và tồn kho. Kết cấu tài khoản này nh sau:
Bên nợ: Trị giá vật liệu nhập kho và tăng lên do các nguyên nhân khác
Bên có: Trị giá vật liệu xuất kho và giảm xuống do các nguyên nhân khác
D nợ: Trị giá vật liệu tồn kho
* TK 151 Hàng mua đang đi đờng: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá
vật t hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhng cuối thàng cha về nhập kho. Kết
cấu TK này nh sau:
Bên nợ: Trị giá hàng đã mua đang đi trên đờng
Bên có: Trị giá hàng đã mua đã về đến doanh nghiệp
D nợ: trị giá hàng đã mua còn đang đi trên dờng
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản nh:
+ TK 331 Phải trả ngời bán
+ TK 141 Tạm ứng

+ TK 111 Tiền mặt
+ TK 112 Tiền gửi ngân hàng
+ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản
2. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến NVL
2.2. Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Đây là phơng pháp phản ánh tình hình biến động tăng, giảm, tồn của từng
loại vật liệu một cách thờng xuyên liên tục vào các tài khoản phản ánh vật liệu.
Bởi vậy tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết đợc giá trị vật liệu tồn kho. Ph-
ơng pháp này hạch toán chính xác giá trị vật liệu sau mỗi lần nhập, xuất kho
15
đảm bảo cân đối giữa giá trị và số lợng, thuận lợi cho việc phân bổ vật liệu xuất
kho vào từng tài khoản liên quan.
a. Kế toán tổng hợp nhập kho NLVL:
* Trờng hợp mua ngoài
- Khi mua vật liệu về nhập kho:
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ. Kế
toán ghi:
nợ TK 152- giá mua
nợ TK 133- Thuế GTGT
Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp. Kế toán
ghi:
Nợ TK 152- Trị giá vốn thực tế bao gồm VAT
Có TK 111, 112,141, 331- Tổng giá thanh toán
- Nếu vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhng cuối tháng cha về
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ. Kế
toán ghi:
nợ TK 151- giá mua
nợ TK 133- Thuế GTGT
Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp. Kế toán
ghi:
Sau đó khi về nhập kho sẽ ghi:
nợ TK 152
Có TK 151
- Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua và nhập vật liệu tính vào giá
nhập kho:
nợ TK 152- giá cha có thuế
nợ TK 133- Thuế GTGT
16
Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp. Kế toán
ghi:
Nợ TK 152
Có TK 111, 112,141, 331- Số tiền thanh toán
- Nếu đợc hởng chiết khấu thơng mại hay giảm giá hàng mua:
Nợ TK 111,112,138, 331
Có TK 152
- Nếu đợc hởng chiết khấu do thanh toán sớm tiền mua vật liệu thì khoản chiết
khấu tính vào thu nhập hoạt động tài chính:
Nợ TK 111, 112, 138, 331
Có TK 515
- Khoản thuế nhập khẩu nộp cho nhà nớc đối với vật liệu nhập khẩu đợc tính
vào giá nhập
Nợ TK 152
Có TK 3333 Thuế XN khẩu
- Khoản thuế GTGT phải nộp đối với số vật liệu nhập khẩu nhng đợc khấu trừ.
Nợ TK 133
Có TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
* Trờng hợp tự chế biến

Căn cứ vào giá thành thực tế của vật liệu tự sản xuất để ghi:
Nợ TK 152
Có TK 154 chi phí SXKD dở dang
* Trờng hợp thuê ngoài gia công chế biến
- Trị giá vật liệu xuất giao cho ngời nhân chế biến:
Nợ TK 154
Có TK 152
- Khoản phải thanh toán cho ngời nhận gia công chế biến và các chi phí khác
có liên quan:
17
Nợ TK 154
Có TK 111, 112, 331...
- Khi nhập kho trở lại, căn cứ vào giá thực tế của VL đã chế biến xong để ghi:
Nợ TK 152
Có TK 154
* Trờng hợp nhận góp vốn liên doanh, cổ phần
Nợ TK 152
Có TK 441 nguồn vốn kinh doanh
Có TK 111,112,... Các khoản chi phí có liên quan.
b. Kế toán tổng hợp xuất kho NLVL
* Xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh
Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi:
Nợ TK 621: xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm
Nợ TK 627: xuất dùng chung cho phân xởng, bộ phận sản xuất
Nợ TK 6412: xuất phục vụ cho bán hàng
Nợ TK 6422: xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng
* Khi cấp vật liệu để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để cho vay, mợn trong nội
bộ sẽ ghi:

(1) Cấp cho đơn vị trực thuộc
Nợ TK 1361
Có TK 152
(2) Cho vay, mợn trong nội bộ
Nợ TK 1368
Có TK 152
* Khi xuất vật liệu kém phẩm chất, ứ đọng để tiêu thụ kế toán phản ánh các nội
dung:
(1) Trị giá xuất bán:
Nợ TK 811- chi phí khác
18
Có TK 152
(2) Tiền bán vật liệu thu đợc:
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 711- thu nhập khác
Có TK 3331- thuế GTGT
Đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu
trừ sẽ ghi:
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 711- thu nhập khác
*Xuất VL dùng góp vốn liên doanh
- Phản ánh giá gốc vật liệu góp vốn
Nợ TK 632:
Có TK 152
- Phản ánh tổng giá thanh toán đợc liên doanh chấp nhận
Nợ TK 128: giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn
Nợ TK 222: giá trị góp vốn liên doanh dài hạn
Có TK 511: doanh thu
Có TK 33311: thuế GTGT phải nộp
c. Một số trờng hợpkhác về vật liệu

* thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
- Nếu trị giá thiếu đợc ghi tăng giá vốn hàng bán, kế toán ghi;
Nợ TK 632
Có TK 152
- Nếu trị giá thiếu cha xác định đợc nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 138
Có TK 152
Sau đó, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh:
Nợ TK 1388- bắt bồi thờng
Nợ TK 632- tính vào giá vốn
......
19
Có TK 1381- TS chờ xử lý
* Khi kiểm kê phát hiện có vật liệu thừa, kế toán phản ánh:
- Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình
hình thực tế đợc xác định để ghi:
Nợ TK 152
Có các TK có liên quan
- Nếu thừa nhng cha xác định nguyên nhân kế toán căn cứ vào trịn giá thừa để
ghi:
Nợ TK 152
Có TK 3381- TS thừa chờ xử lý
Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh:
Nợ TK 3381
Có TK 632- giảm giá vốn hàng bán
* Khi đánh giá lại làm tăng trị giá của vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh
lệch tăng để ghi:
Nợ TK 152
Có TK 412- chênh lệch đánh giá lại TS
Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai tờng xuyên có thể

khái quát bằng sơ đồ sau:
20
TK 138 (1381)
TK 154
Xuất NVL tự chế, thuê
ngoài gia công
TK 411
TK 154
TK 128, 222,
TK 336
TK 338 (3381)
(3381)
Nhận vốn góp liên doanh, cổ
phần cấp phát bằng NVL
Nhập kho NVL tự chế, thuê
ngoài gia công chế biến
Nhận lại vốn góp liên doanh
bằng NVL
TK 412
Nhận NVL từ đơn vị nội bộ
chuyển đến
NVL phát hiện thừa khi
kiểm kê
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
TK 128, 222
Xuất NVL góp vốn liên doanh
TK 336
Xuất NVL giao cho đơn vị nội bộ
NVL thiếu khi kiểm kê
TK 412

Chênh lệch giảm do đánh giá lại
TK 632, 157
TK 627, 641, 642, 241
TK 151 TK 152 TK 621
TK 111, 112, 331, 141
TK 3333
Nhập kho NVL đang đi đường
kỳ trước
Xuất dùng trực tiếp cho
sản xuất chế tạo sản phẩm
Nhập kho NVL mua ngoài
(hàng và hoá đơn cùng về)
Thuế nhập khẩu tính vào
giá trị NVL nhập kho
NVL xuất phục vụ QL phân xư
ởng, bán hàng QLDN, XDCB
Xuất bán NVL
TK 632
2.2. Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Theo phơng pháp này tình hình biến động vật liệu trong kỳ không đợc phản
ánh vào tài khoản "Hàng tồn kho" (trong đó có tài khoản "Nguyên vật liệu"). Để
21
biết đợc lợng vật liệu xuất dùng trong kỳ kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm
kê thực tế để phản ánh giá trị vật liệu tồn kho và đi đờng cuối kỳ trên sổ kế toán
tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật liệu đã xuất dùng theo công thức:
Trị giá vật liệu
xuất kho
=
Trị giá vật liệu
tồn đầu kỳ

+
Trị giá vật liệu
nhập trong kỳ
-
Trị giá vật liệu
tồn cuối kỳ

Mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều đợc phản ánh qua tài khoản 611 Mua
hàng- chi tiết 6111 Mua nguyên vật liệu. TK151, 152 chỉ phản ánh trị giá
vật liệu hiện có đầu kỳ và cuối kỳ.
Kết cấu TK611 nh sau:
Bên nợ: - Trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ từ TK151,152 chuyển sang
- Trị giá vật liệu nhập trong kỳ
Bên có: - Trị giá vật liệu
- Trị giá vật liệu hiện còn cuối kỳ đợc chuyển trở lại TK151,152
TK 6111- không có số d
Nội dung phản ánh:
(1) Đầu kỳ, căn cứ vào trị giá vật liệu hiện có đợc phản ánh trên TK151,152 để
chuyển sang TK6111
Nợ TK6111
Có TK151,152
(2) Trong kỳ, mọi nghiệp vụ nhập vật liệu đợc phản ánh:
Nợ TK6111- Trị giá vật liệu nhập
Nợ TK133- Thuế GTGT
Có TK111,112,331...
Nếu đợc bên bán giảm giá cho số vật liệu đã mua, kế toán sẽ ghi:
Nợ TK331,...
Có TK6111
(3) Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê để chuyển trị giá vật liệu hiện còn về
Nợ TK151,152

22
Có TK6111
(4) Sau đó khi xác định đợc trị giá VL xuất sử dụng trong kỳ sẽ ghi
Nợ TK621 chi phí NVL trực tiếp
Có TK6111
Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ có thể
khái quát bằng sơ đồ sau:
VII. Hệ thống sổ kế toán áp dụng
Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp lựa chọn
một hình thức sổ kế toán phù hợ. Bao gồm: Hình thức nhật ký chung, Hình thức
chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật ký chứng từ, Hình thức nhật ký sổ cái.
1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc
căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung
nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế
23
TK 627, 641, 642, 241
TK 821
TK 151, 152, 157
TK 611 TK 151, 152, 157
TK 111, 112, 331, 141
TK 411, ...
Kết chuyển giá vốn thực tế
NVL tồn đầu kỳ
Kết chuyển giá vốn thực tế
NVL tồn cuối kỳ
Giá vốn thực tế hàng mua vào
trong kỳ
Trường hợp khác làm tăng
giá trị NVL trong kỳ

Trị giá vốn thực tế xuất dùng
cho sản xuất kinh doanh
Trị giá vốn thực tế NVL
xuất bán
TK 133
Thuế VAT
toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy
số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái.
Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng
- Sổ cái
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp, lập định khoản kế toán
rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi
vào sổ cái.
Trờng hợp cần mở thêm sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để
ghi vào sổ nhật ký đặc biệt. Cuối tháng ghi vào sổ cái.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và Bảng tổng
hợp chi tiết đợc dùng để lập các Báo cáo Tài chính.
Ưu điểm và nhợc điểm:
- Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu số đơn giản
- Nhợc điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời
Phơng pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có trang bị phơng
tiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao.
24
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu

2. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
Đặc trng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết
hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế
toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng họp duy nhất là Sổ Nhật ký sổ
cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng Tổng
hợp chứng từ gốc
Hình thức kế toán nhật ký sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi:
25
Chứng từ gốc
Nhật ký mua
hàng
Sổ cái tài khoản
Nhật ký chung Thẻ kho của thủ
kho
Sơ đồ : hạch toán theo hình thức nhật ký chung
Báo cáo tài chính
Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư
Bảng tổng hợp sổ chi
tiết vật tư
Sổ chi tiết vật tư