211 Tổ chức Kế toán tiêu thụ & xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng phần mềm Kế toán máy tại Công ty Cổ phần dược TRAPHACO

Lời nói đầu
Có thể nói xã hội hiện đại là xã hội doanh nghiệp. Nền kinh tế thị trờng ở nớc ta phát triển, cơ
chế kinh tế thoáng đã mở ra những cơ hội cho sự gia tăng của các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp này
với ý nghĩa là tế bào của nền kinh tế hoạt động đã cung cấp ngày càng nhiều các loại dịch vụ, hàng hoá
nhằm thoả mãn nhu cầu sinh hoạt của con ngời và nhu cầu sản xuất kinh doanh của toàn xã hội. Hơn
nữa, trong những năm gần đây, cũng nh nhiều quốc gia khác, việc mở cửa quan hệ kinh tế với các nớc
trên thế giới vẫn luôn là mối quan tâm của Việt Nam. Từ khi thực hiện chính sách mở cửa, Việt Nam đã
thiết lập đợc nhiều mối quan hệ hợp tác kinh tế thơng mại với nhiều nớc. Vì vậy, hàng hoá tràn vào Việt
Nam với khối lợng lớn và ngày càng đa dạng, phong phú cả về chất lợng, mẫu mã và chủng loại. Từ đó
tạo ra một sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nớc và giữa doanh nghiệp trong nớc với
các doanh nghiệp nớc ngoài. Để chiến thắng trong cuộc cạnh tranh này, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải
tổ chức quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhất là tăng cờng quản lý đối với khâu tiêu
thụ sản phẩm, hàng hoá. Bởi vì đối với các doanh nghiệp này, tiêu thụ là giai đoạn cực kỳ quan trọng
trong mỗi chu kỳ kinh doanh, nó có tính chất quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh
nghiệp và cũng chỉ giải quyết tốt khâu này thì doanh nghiệp mới thực sự thực hiện chức năng của mình
là: cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng.
Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và quản lý tiêu thụ nói riêng, có nhiều
công cụ khác nhau, trong đó kế toán là một công cụ hữu hiệu. Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp
lý là một trong những cơ sở cung cấp thông tin quan trọng nhất cho việc chỉ đạo, điều hành sản xuất
kinh doanh có hiệu quả. Để công cụ kế toán phát huy hết vai trò của mình, đòi hỏi doanh nghiệp phải
không ngừng cải tiến và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng. Sự
cải thiện đó không chỉ dừng lại ỏ công tác tổ chức kế toán thuần tuý mà phải cải thiện cả công nghệ làm
kế toán. Trong thời đại ngày nay- thời đại của công nghệ thông tin, để có sức cạnh tranh mạnh mẽ, mỗi
doanh nghiệp cần phải kịp thời nắm bắt, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật này vào hỗ trợ công
tác kế toán.
Nhận thức đợc những điều trên đây, qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần dợc
TRAPHACO, dới sự giúp đỡ của giáo viên hớng dẫn và các cán bộ, nhân viên của phòng kế toán em đã
đi sâu để tìm hiểu tình hình thực tế của công tác kế toán ở đây và em cho rằng kế toán tiêu thụ trong
điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy của công ty là một vấn đề đáng nghiên cứu.
Chuyên đề kế toán trởng đợc trình bày theo hai phần cơ bản sau:
Phần I: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong

điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty cổ phần dợc Traphaco.
Phần II: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán
tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty cổ
phần dợc Traphaco.
1
Phần I
tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xáC định kết quả tiêu thụ
trong điều kiện ứng dụng kế toán máy
tại công ty cổ phần dợc TRAPHACO
1. Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần d ợc TRAPHACO
Công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t y tế TRAPHACO-Bộ Giao thông vận tải là một công ty nhà
nớc cổ phần hoá thuộc Bộ Giao thông vận tải. Hiện nay, công ty đang là một trong những đơn vị sản
xuất kịnh doanh đầu đàn trong ngành dợc Việt Nam. Với xuất phát điểm là một tổ sản xuất thuốc thuộc
Ty y tế đờng sắt với nhiệm vụ sản xuất thuốc cho cán bộ công nhân ngành đờng sắt trong thời kỳ bao
cấp, để có đợc thành tựu lớn mạnh cả về lợng và về chất nh ngày nay khi nền kinh tế đã chuyển đổi
sang cơ chế thị trờng, công ty đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển dài với những bớc tiến
ngoạn mục.
Ngày 28/11/1972 tổ sản xuất thuốc thuộc ty y tế đờng sắt thành lập. Năm1981, tổ sản xuất đợc
mở rộng thành Xởng sản xuất thuốc đờng sắt.
Năm1993, để đáp ứng nhu cầu phát triển của xởng nói riêng và để theo kịp sự đổi mới của nền
kinh tế nói chung xởng dợc đợc đổi tên thành xí nghiệp dợc phẩm đờng sắt với tên giao dịch là
TRAPHACO.
Năm1994 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 666QĐ/TCCB-LĐ thành lập công ty dợc
TRAPHACO từ xí nghiệp dợc TRAPHACO với chức năng, nhiệm vụ: Thu mua dợc liệu và sản xuất
thuốc chữa bệnh, sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế.
Năm1997 công ty đợc đổi tên thành công ty dợc và thiết bị vật t y tế TRAPHACO.
Tháng 1 năm 2001, công ty quyết định tiến hành cổ phần hoá với 45% vốn của nhà nớc theo
quyết định 2566/1999 của Bộ GTVT và bắt đầu mở rộng thị trờng ra các nớc trên thế giới đồng thời mở
rộng lĩnh vực kinh doanh sang xuất nhập khẩu nguyên vật liệu. Lúc này công ty mang tên công ty cổ
phần dợc và thiết bị vật t y tế-Bộ GTVT và đặt trụ sở tại 75 phố Yên Ninh- Quận Ba Đình- Hà Nội.

Ngày 05/07/2001, công ty đổi tên thành công ty cổ phần dợc TRAPHACO và cho đến nay, công ty vẫn
hoạt động dới tên gọi đó với quy mô sản xuất kinh doanh thì không ngừng mở rộng. Hiện nay, công ty
có một chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh cùng 6 phân xởng sản xuất và 10 địa điểm kinh doanh tại
6 quận thuộc thành phố Hà Nội.
Ngày nay Công ty Traphaco luôn tạo đợc uy tín với ngời tiêu dùng và trở thành một trong số 130
doanh nghiệp đứng đầu về hàng Việt Nam chất lợng cao.
2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t y tế TRAPHACO là thu
mua dợc liệu, sản xuất thuốc , kinh doanh dợc phẩm, ngoài ra công ty còn có hoạt động xuất nhập khẩu
nguyên liệu và hoá chất.
Hiện nay sản phẩm của công ty có mặt ở khắp nơi trên thị trờng cả nớc cũng nh ở nớc ngoài vơí
các chủng loại vô cùng phong phú nh các loại thuốc dạng viên nén, viên nang, viên bao film theo tiêu
chuẩn GMP Asean, các loại thuốc dạng nớc... Công ty đã bố trí một mạng lới phân phối bao gồm 4 cửa
hàng thuốc đặt ở Hà Nội tại các địa chỉ: 36 Nguyễn Chí Thanh, 102 Thái Thịnh, 20 Giải Phóng, 108
Thành Công và một chi nhánh đặt tại thành phố Hồ Chí Minh chuyên phụ trách mảng thị trờng miền
Nam, tại mỗi địa điểm phân phối đều có bác sĩ và dợc sĩ t vấn. Ngoài ra, hiện nay, công ty đang xây
dựng nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP tại Hoàng Liệt- Thanh Trì. Công ty cũng có một hệ thống kho tàng
tơng đối hoàn chỉnh với đầy đủ các phơng tiện, dụng cụ để bảo quản, bảo vệ nguyên vật liệu, hàng hoá
trong kho ở tất cả các địa điểm kinh doanh của mình
Trải qua một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh dài và mặc dù phải vận động trong cơ chế
thị trờng với tính cạnh tranh ngày càng khốc liệt, song công ty vẫn khẳng định đợc chỗ đứng của mình
trên thị trờng dợc Việt Nam cũng nh thế giới và ngày càng đạt đợc những thành tựu đáng kể. Có thể
thấy rõ điều đó qua việc so sánh kết quả sản xuất kinh doanh vài năm gần đây nh sau:
2
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
1. Tổng doanh thu 51755539124 77993878304 97990334174
Doanh thu bán hàng hoá 259905768 4395703989 9531237748
Doanh thu bán thành phẩm 51495633356 70249474815 84390756426
Doanh thu hàng xuất khẩu 0 3348699500 4068340000
2. Các khoản giảm trừ 842173812 916182917 0

3. Doanh thu thuần 50913364342 77077695387 97151786784
4. Giá vốn hàng bán 24601930178 38343060545 47002803254
5. Lợi nhuận trớc thuế 13449805880 17332870601 18734745964
6. Lợi nhuận sau thuế 9145867998 9924067293 12740170860
7. Nộp ngân sách nhà nớc 7063826307 6251039209 8598150820
8. Thu nhập bình quân 1800000 2200000 2400000
Biểu1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh
3. Tổ chức quản lý.
Công ty cổ phần TRAPHACO hiện nay tổ chức quản lý theo hình thức trực tuyến theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức quản lý của công ty cổ phần dợcTRAPHACO
4.Khái quát chung về ph ơng thức và mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Traphaco.
Tại công ty, công tác kế toán đợc tổ chức theo mô hình tập trung, bộ máy kế toán đợc tổ chức
theo kiểu trực tuyến tham mu.
3
P. Tài chính -
kế toán
Kho hoá chất
Kho dược liệu
Kho phụ liệu
Kho thành phẩm
Kho 108 thành công
Các cửa hàng bán buôn.
Các cửa hàng bán lẻ
P. Nguyên cứu
phát triển
P. Đẩm bảo chất
lượng
P. Kiểm tra chất lư
ợng
Đại hội đồng cổ đông

Ban kiểm soát
Giám đốc điều hành
HĐQT
PGĐ điều hành phụ
trách KHKD
Cung ứng vật tư
P. Tổ chức hành
chính
Phòng kế hoạch
KD
PX viên nén GMP
PX viên hoàn
PX sơ chế
PX thực nghiệmPX thuốc ống
PX thuốc mỡ
PX thuốc bột
PX tây y
Chỉ đạo trực tiếp Sơ đồ 2:Tổ chức bộ máy kế toán
Báo sổ
5. Giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại công ty TRAPHACO
Hiện nay công ty đang ứng dụng phần mềm kế toán Fast Accounting- 2002. Chơng trình này
cho phép truy cập theo 2 kiểu: theo nghiệp vụ và theo chức năng (nghĩa là ngời dùng tiến hành hạch
toán kế toán trên máy tính theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tiến hành sao chép các bút
toán đã hạch toán sẵn trên sổ sách của kế toán thủ công vào các chứng từ theo chơng trình). Phân tích
số liệu liên quan đến khách hàng, vật t, hàng hoá tài sản cố định có thể tiến hành theo 3 chiều mềm dẻo
khác nhau (theo khách hàng; theo vật t, hàng hoá hoặc theo tài sản cố định). Bổ sung thêm vào các báo
cáo quản trị và báo cáo tài chính là các báo cáo nhanh và các báo cáo phân tích tình hình tài chính.
5.1 Các phân hệ nghiệp vụ của Fast Accounting- 2002.
Các phân hệ nghiệp vụ và các báo cáo chính của Fast Accounting- 2002 đợc liên kết với nhau
qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Sơ đồ liên kết các phân hệ kế toán trong Fast Accounting- 2002
4
nghiệp vụ khác
Vốn bằng tiền
Phiếu thu/Chi
Giâý báo Nợ/Có
Phải Thu
Hoá đơn bán hàng
Phiếu nhập hàng bán bị
trả lại
Phải trả
Phiếu nhập mua
Phiếu xuất trả lại người
bán
hàng tồn kho
Phiếu nhập
Phiếu xuất, xuất điều
chuyển
Tài sản cố định
Sổ quỹ tiền mặt
Tiền gửi Ngân hàng
Báo cáo bán hàng
Sổ chi tiết công nợ
Báo cáo mua hàng
Sổ chi tiết công nợ
Thẻ kho
Báo cáo nhập - xuất
tồn
Thẻ TSCĐ
Bảng tính khấu hao

TSCĐ
Tổng
hợp
Sổ chi tiết tài khoản
Nhật ký chung
Chứng từ ghi sổ
Nhật ký chứng từ
Bảng kê
Báo cáo tài chính
Bảng cân dối kế
toán
Kết quả HĐ SXKD
Lưu chuyển tiền tệ
Báo cáo chi phí giá
thành
Kế toán trưởng
KT tổng
hợp
KT tiền
mặt
KT
TGNH
KT HTK KT bán
hàng
KT công
nợ
Thủ
quỹ
Nhân viên kế toán 4 cửa hàng và
chi nhánh

5.2 Làm việc với Fast Accounting- 2002
Màn hình giao diện của Fast Accounting- 2002
Màn hình giao diện của Fast Accounting- 2002 đợc thiết kế theo kiểu thực đơn, theo phân hệ
nghiệp vụ. Mỗi khi một mục của thực đơn mẹ đợc chọn thì một thực đơn con sẽ xuất hiện gồm những
mục chọn tơng ứng với các thủ tục cho phép ngời dùng thực hiện nhu cầu cập nhật dữ liệu hay kết xuất
báo cáo, liên quan đến phân hệ nghiệp vụ đã chọn.(Màn hình giao diện: Hình 1- Phụ lục)
Với Hệ thống, ngời dùng có thể tiến hành cập nhật và kết xuất các danh mục từ điển cơ bản
nh danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục ngoại tệ, danh mục khoản mục, danh mục vụ
việc... và thực hiện các thao tác liên quan đến toàn bộ hệ thống nh khai báo các biến hệ thống, tạo, chọn
năm làm viêc, sao chép dữ liệu vào ra, hay quản lý ngời sử dụng hệ thống.
Phân hệ nghiệp vụ Tiền mặt- Ngân hàng đợc dùng để cập nhật các chứng từ liên quan đến kế
toán vốn bằng tiền nh phiếu thu/ chi, giấy báo nợ/ báo có và kết xuất các báo cáo có liên quan.
Phân hệ Bán hàng đợc sử dụng để quản lý nghiệp vụ bán hàng, với việc cập nhật các chứng từ
liên quan nh hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại và các chứng từ phải thu khác cũng nh
việc lên các sổ sách kế toán về nghiệp vụ bán hàng.
Phân hệ nghiệp vụ Mua hàng đợc sử dụng để quản lý nghiệp vụ mua hàng, với việc cập nhật
các chứng từ liên quan nh phiếu nhập mua hàng, phiếu xuất hàng trả lại ngời bán và các chứng từ phải
trả khác và lên các báo cáo về nghiệp vụ mua hàng.
Bằng cách sử dụng phân hệ Vật t, ngời dùng có thể quản lý và theo dõi đợc tình hình nhập,
xuất và tồn kho của các vật t, hàng hoá và thực hiện tính đơn giá trung bình/ đơn giá hạch toán tháng
cho những vật t, hàng hoá tính giá trung bình/ giá hạch toán.
Với Tổng hợp, ngời dùng có thể thực hiện các bút toán phân bổ, điều chỉnh, kết chuyển và lên
các báo cáo tổng hợp.
Phân hệ TSCĐ, cho phép ngời dùng theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao,
giá trị còn lại, nguồn vốn, theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao cũng
nh việc kết xuất các báo cáo về tài sản cố định.
5.3 Xây dựng các danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu
Fast Accounting- 2002 quản lý các danh mục từ điển (danh mục các đối tợng cụ thể cần quản
lý) và cập nhật số liệu ban đầu bằng hai thực đơn chính là Hệ thống và Vật t. Để cập nhật các danh
mục: tài khoản , khách hàng, vụ việc, khoản mục và ngoại tệ với số d đầu kỳ, sử dụng thực đơn Hệ

thống, với danh mục vật t hàng hoá cùng với tồn kho đầu kỳ, sử dụng thực đơn Vật t.
Đối với danh mục tài khoản: Chơng trình đã cập nhật sẵn một danh mục tài khoản theo chế độ,
song vẫn cho phép ngời dùng cập nhật thêm, xoá bỏ hoặc sửa các tài khoản tuỳ thuộc yêu cầu quản lý.
Mỗi một tài khoản trong danh mục tài khoản đợc mô tả thông qua các thuộc tính sau:
Số hiệu tài khoản; tên tài khoản; mã ngoại tệ; loại tài khoản ( tổng hợp hoặc chi tiết, khi cập nhật dữ
liệu, chỉ đợc phép hạch toán vào tài khoản chi tiết, không đợc hạch toán vào tài khoản tổng hợp, tuy
nhiên khi kết xuất báo cáo, chơng trình kế toán vẫn cho phép kết xuất báo cáo liên quan đến tài khoản
tổng hợp); tài khoản mẹ; bậc tài khoản (Tài khoản tổng hợp có bậc 0, tài khoản chi tiết có bậc từ 1 trở
lên, các tài khoản càng chi tiết có bậc càng cao); tài khoản theo dõi công nợ chi tiết (C/ K): C- tài khoản
có theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng, K- tài khoản không theo dõi công nợ chi tiết; nhóm
tài khoản; tài khoản sổ cái- tài khoản đợc sử dụng khi lên báo cáo quyết toán nh bảng cân đối kế toán,
bảng báo cáo kết quả kinh doanh (C/ K: C- là tài khoản sổ cái, K- không là tài khoản sổ cái). Khi in ấn
một số bảng biểu tổng hợp, chơng trình kế toán sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài
khoản sổ cái, số d đầu kỳ, đầu năm của tài khoản (chỉ vào số d đầu kỳ cho các tài khoản chi tiết).
Đối với danh mục khách hàng:
Danh mục khách hàng cho phép theo dõi chi tiết mua/ bán vật t hàng hoá và các khoản phải thu,
phải trả khác cho từng khách hàng. Trong số các thuộc tính mô tả khách hàng, mã khách hàng luôn đợc
sử dụng khi cập nhật, xử lý dữ liệu và kết xuất báo cáo, nên cần hết sức cẩn thận khi thiết kế bộ mã
khách hàng sao cho thuận tiện trong sử dụng và hiệu quả trong khai thác.
5
Các thông tin về khách hàng:
Mã khách hàng, tên khách hàng, loại khách (C/ D): C- khách hàng đơn lẻ, D- khách hàng là đơn
vị, địa chỉ, tài khoản: Số hiệu tài khoản công nợ ngầm định của khách hàng (131- nếu là ngời mua, 331-
nếu là ngời bán), hạn thanh toán: Số ngày tín dụng ngầm định khi mua bán với khách hàng (có thể sửa
đổi đợc khi cập nhật chứng từ cụ thể).
Đối với danh mục vụ việc:
Fast Accounting- 2002 cho phép theo dõi các chi tiết và tổng hợp phát sinh liên quan đến các vụ
việc, hợp đồng, thông qua mã vụ việc đợc khai báo trong danh mục vụ việc.
Các thông tin về vụ việc:
Mã vụ việc, tên vụ viêc, tài khoản (dùng trong trờng hợp muốn theo dõi số d của vụ việc)

Đối với danh mục khoản mục:
Danh mục khoản mục cho phép theo dõi các khoản mục trên các tài khoản chi phí và một số tài
khoản khác nh lý do tăng, giảm nguồn vốn; tài sản quỹ: lý do tăng giảm quỹ; tài sản cố định: lý do tăng
giảm tài sản cố định... Có thể theo dõi các khoản mục này bằng cách mở các tiểu khoản của các tài
khoản tơng ứng. Mỗi các có những u ngợc điểm riêng, nên cần tự đánh giá và chọn ra cách theo dõi các
khoản mục phù hợp nhất.
Các thông tin về khoản mục: Mã khoản mục
Đối với danh mục ngoại tệ:
Danh mục này dùng để theo dõi các loại ngoại tệ và tỷ giá quy đổi.
Danh mục kho vật t, hàng hoá
Danh mục này dùng để theo dõi các kho vật t hàng hoá và thành phẩm.
Danh mục nhóm vật t hàng hoá
Fast Accounting- 2002 cho phép theo dõi vật t hàng hoá không những theo danh điểm mà còn
theo nhóm vật t hàng hoá. Vật t hàng hoá đợc tổ chức phân cấp dới dạng nhóm Mẹ- Con hay còn gọi là
cấu trúc hình cây. Nhóm có thể phân cấp đến sáu mức. Cây danh mục nhóm các vật t hàng hoá trong
Fast Accounting- 2002 rất năng động và uyển chuyển. Có thể dễ dàng thực hiện các thao tác tạo, sửa,
xoá hoặc di chuyển các danh điểm vật t hàng hoá giữa các nhóm với nhau, khi cần thiết.
Nhờ việc quản lý vật t hàng hoá theo nhóm, nên trong các báo cáo, có thể cộng giá trị hay số l-
ợng theo nhóm.
Các thông tin về danh mục nhóm vật t hàng hoá.
Mã, tên nhóm, đơn vị tính (có thể bỏ trống trờng này đối với nhóm hàng thuộc loại dịch vụ),
nhóm mẹ (cho các nhóm có bậc từ 2 trở lên), bậc của nhóm vật t hàng hoá, số thứ tự nhóm (khi lên báo
cáo, chơng trình sẽ sắp xếp theo số thứ tự nhóm chứ không theo mã hoặc tên nhóm), nhóm cuối ( C- là
nhóm cuối, K- cha phải là nhóm cuối).
Danh mục vật t hàng hoá:
Danh mục vật t hàng hoá dùng để theo dõi mọi phát sinh và theo dõi tồn kho của từng vật t hàng
hoá cũng nh các mặt hàng là dịch vụ nh bốc xếp, vận tải.
Thông tin về vật t hàng hoá
Mã, tên vật t hàng hoá, đơn vị tính (nếu không khai báo thì khi cập nhật số liệu, chơng trình sẽ
bỏ qua trờng Số lợng), số thứ tự (dùng để sắp xếp, khi in hoặc xem), tài khoản kho (152, 153, 155,

156), tài khoản giá vốn, tài khoản hàng bán bị trả lại, tháng, số lợng Min, số lợng Max, tính tồn kho,
tính giá tồn kho (giá thực tế, trung bình tháng hoặc giá hạch toán).
Tính thuế GTGT (C/ K) và thuế suất GTGT (%), nếu là vật t hàng hoá đợc khai báo có tính thuế
GTGT, thì trong các chứng từ liên quan nh hoá đơn bán hàng, chơng trình kế toán tự động tính thuế
theo thuế suất đã định và cập nhật định khoản thuế GTGT.
Danh mục chứng từ.
Fast Accounting- 2002 quản lý các loại chứng từ bằng danh mục các chứng từ. Mỗi màn hình
cập nhật đợc gắn với một hoặc một số chứng từ, mỗi chứng từ gắn với một số tham biến ngầm định, để
tiện lợi cho việc cập nhật và xử lý số liệu.
6
Mỗi loại chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ kế toán nhất định, số lợng loại chứng từ đợc
Fast Accounting- 2002 định sẵn và ngời sử dụng chỉ đợc phép sửa đổi một vài tham số của chứng từ,
chứ không thể thêm hoặc xoá một loại chứng từ trong danh mục hiện có của Fast Accounting- 2002.
Các thông tin về loại chứng từ.
Mã, tên chứng từ, tiêu đề (Tiêu đề trên chứng từ trong trờng hợp in chứng từ bằng máy), số liên,
tài khoản Nợ/ Có: là tài khoản Nợ/ Có ngầm định, khi vào một chứng từ mới, nhằm giảm bớt một số
thao tác. Tuy vậy, chơng trình vẫn cho phép sửa tài khoản này khi nhập số liệu.
Fast Accounting- 2002 cho phép khai báo một số biến hệ thống để chơng trình phù hợp nhất với từng
doanh nghiệp cụ thể. Các biến này cần đợc khai báo ngay từ đầu và có giá trị trong suốt quá trình hoạt
động của hệ thống kế toán sau đó (có thể không khai báo những biến hệ thống này nếu không cần máy
tự động hạch toán mà kế toán sẽ tự nhập trong từng nghiệp vụ) nh mã ngoại tệ ngầm định, mã đồng tiền
hạch toán, kiểu hạch toán ngoại tệ, tài khoản chênh lệch giá hàng tồn kho- chênh lệch giữa giá gốc và
giá bình quân cả kỳ dự trữ (412), tài khoản thuế GTGT đầu ra (3331), cho phép cập nhật trờng bộ phận
của nghiệp vụ bán hàng, cho phép cập nhật trờng kế toán doanh thu, giá vốn...
6. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm ở công ty cổ phần d ợc TRAPHACO
Quá trình tiêu thụ tại công ty bao gồm cả tiêu thụ thành phẩm và tiêu thụ hàng hoá. Hàng hoá có thể
đợc công ty thu mua (gọi là hàng công ty), hoặc do các cửa hàng tự thu mua (gọi là hàng khai thác).
Công ty thực hiện tiêu thụ qua 2 hình thức là giao hàng trực tiếp tại công ty và bán lẻ ở các cửa hàng
phụ thuộc. Các phơng thức thanh toán chủ yếu là:
Đối với phơng thức giao hàng trực tiếp công ty sử dụng các phơng thức thanh toán: Tiền mặt,

Séc, trả chậm, trả trớc.
Đối với phơng thức bán lẻ, công ty sử dụng hai phơng thức thanh toán đó là bằng séc hoặc tiền
mặt, trong đó chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt.
Có thể khái quát quy trình hạch toán tiêu thụ tại công ty nh sau:
Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tiêu thụ
7.Đánh giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho.
Tại công ty, giá vốn thực tế thành phẩm, hàng hoá xuất kho đợc tính bằng phơng pháp bình quân
gia quyền (giá thực tế bình quân cuối kỳ). Song khoản chi phí mua hàng không đợc tính vào giá vốn của
hàng hoá mà lại đợc hạch toán vào khoản chi phí bán hàng bằng tiền khác. Cuối tháng hoặc sang đầu
tháng sau, khi đã cập nhật đầy đủ các chứng từ nhập xuất kho thành phẩm, hàng hoá, kế toán hàng tồn
kho sẽ thực hiện tính giá vốn hàng xuất bằng cách vào phân hệ kế toán hàng tồn kho, chọn tính giá
7
HĐGTGT, Báo cáo bán
hàng, PNK,PXKKVCNB
Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy
tính (HĐBH, PKT, PXĐC)
Nhật ký chung
Sổ cái TK 155, 156, 632, 511, 641,
642, 531, 532, 911
Sổ chi tiết TK 155, 156, Bảng kê HĐBH
Nhật ký bán hàng
Báo cáo tổng hợp bán hàng tháng
Bảng cân đối SPS
Báo cáo tài chính
trung bình, chọn tài khoản chênh lệch nhập, xuất, sau đó chơng trình sẽ tự động tính giá xuất trung bình
cho từng loại thành phẩm, hàng hoá.

+
= x = 1587298 (đồng)
+

8. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá .
8.1 Chứng từ sử dụng
Đối với nghiệp vụ nhập kho thành phẩm, hàng hoá (xem mục 9- kế toán hàng bán bị trả lại)
Đối với nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hoá.
Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hoá đợc vận dụng tuỳ theo phơng
thức bán hàng nh sau:
Phơng thức giao hàng trực tiếp.
Đây là phơng thức bán hàng trực tiếp tại công ty theo hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng đã ký kết
với khách hàng. Theo phơng thức này, trình tự tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đợc thực hiện nh sau:
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng
trình ban giám đốc duyệt và ký kết hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng xuất khẩu. Sau đó dựa trên những
nội dung đã thoả thuận trong hợp đồng về số lợng, chủng loại, quy cách của hàng hoá và thời gian giao
hàng, tiến hành viết hoá đơn GTGT thành bốn liên sau đó chuyển cho kế toán một bản hợp đồng kinh
tế kèm theo một liên hoá đơn GTGT để nhập vào máy tính (Hoá đơn bán hàng: Hình 2- Phụ lục),01
liên lu tại phòng, 01 liên giao cho khách hàng. 01 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng bán.
Biểu số 2: Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng
Hoá đơn (gtgt)
Theo công văn số: 195
TCT/AC
Liên 3: (Kế toán lu) Ngày 16/01/2001 của TCT
Ngày 01 tháng 12 năm 2002 Ký hiệu AA/2001
Số 000429
Đơn vị bán hàng: Công ty dợc TRAPHACO TK:......................
Địa chỉ: 75 Yên Ninh- Ba Đình- Hà Nội. MS:
Họ tên ngời mua hàng: Bác sĩ Hà
Địa chỉ:........................
Hình thức thanh toán:........ MS:
STT Tên, quy cách ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Thuốc cứu thơng Túi 8 92381 739048
Cộng tiền hàng : 739048

Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 73904,8
Tổng cộng tiền thanh toán: 812952,8
Số tiền bằng chữ: Tám trăm mời hai nghìn chín trăm năm mơi ba đồng
Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Phơng thức bán lẻ tại các cửa hàng phụ thuộc:
Công ty có 4 cửa hàng phụ thuộc ở Hà Nội, đặt tại 36- Nguyễn Chí Thanh, 102- Thái Thịnh, 20-
Giải Phóng, 108- Thành Công.
Khi có lệnh điều động nội bộ đã đợc duyệt của kế toán trởng và giám đốc công ty về việc xuất thành
phẩm, hàng hoá xuống các cửa hàng để bán lẻ, phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành lập Phiếu xuất kho
8
Giá thực tế nhập
trong kỳ
Giá thực tế hoa hoè xuất
tháng 12/2002
Giá thực tế tồn
đầu kỳ
Số lư
ợng
xuất
trong kỳ
Số lượng nhập
trong kỳ
Số lượng tồn
đầu kỳ
kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên, 1 liên thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho, 1 liên kế toán sử dụng để
nhập số liệu vào máy tính, còn 1 liên lu tại phòng kế hoạch kinh doanh.
Trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ngời lập sẽ ghi các chỉ tiêu: Tên nhãn hiệu, quy
cách thành phẩm, hàng hoá, đơn vị tính, số lợng thực tế xuất kho. Thủ kho tiến hành xuất đúng theo số
lợng, chủng loại đã đợc ghi trên phiếu. Sau khi nhận đợc liên 3, phòng kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy
tính trên các chỉ tiêu về số lợng. Kế toán vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và nhập phiếu xuất điều

chuyển nội bộ theo định khoản: Nợ TK 6321, 6322
Có TK 155, 156
(Phiếu xuất điều chuyển: Hình 3 - Phụ lục)
Kế toán phải nhập các chỉ tiêu sau: Ngày chứng từ; số chứng từ; diễn giải; mã nhập xuất: kế
toán khai báo tài khoản 6321 hoặc 6322 (đây chính là tài khoản đối ứng với tài khoản kho); mã kho
xuất; mã kho nhập; mã hàng: kế toán khai báo mã hàng và chơng trình sẽ tự động hiện tên hàng, đơn vị
tính, và tài khoản kho (156, 155); số lợng: khai báo số lợng xuất
Cột đơn giá và cột thành tiền (không phản ánh giá bán đơn vị nh Hoá đơn GTGT mà phản ánh
giá vốn đơn vị) cha tính đợc tại thời điểm xuất thành phẩm, hàng hoá cho các cửa hàng mà cuối tháng
kế toán hàng tồn kho sẽ tính trên máy vi tính và in ra phiếu xuất kho đã có cột đơn giá và cột thành tiền.
Biểu số 3: Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Đơn vị: Công ty dợc TRAPHACO Mẫu số 03- VT- 3LL
Địa chỉ: 75- Yên Ninh- Ba Đình- HN Ban hành theo QĐ số Ban hành theo QĐ số 1141-
TC/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC
AX/ 01-B
Phiếu xuất kho
Kiêm vận chuyển nội bộ
Ngày 20 tháng 12 năm 2002
Liên 3: kế toán
Căn cứ lện điều động số: ...ngày .... tháng....năm 20.... của ....về việc....
Họ tên ngời vận chuyển: Anh Hng. Hợp đồng số.....
Phơng tiện vận chuyển: Ô tô tải
Xuất tại kho: Thành phẩm Phú Thợng
Nhập tại kho: 102- Thái Thịnh- Hà Nội
STT Tên nhãn hiệu, quy cách
phẩm chất vật t (sp,hh)
Mã
số
Đơn vị

tính
Số lợng
Thực
xuất
Thực
nhập
1 Hoa hoè 1 gói= 100 g Gói 50 50 4200 210000
2 Cao Hà thủ 1gói = 100g Gói 20 20 45600 912000
3 Cửu tính 1 gói = 500g Gói 20 20 4100 82000
Cộng 1204000
Xuất, ngày 20 tháng 12 năm 2002 Nhập ngày, 20 tháng 12 năm 2002
Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhập
Theo phơng thức này, kế toán bán lẻ phải mở sổ nhận hàng và thanh toán, đối với các đối tợng không
thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng, kế toán bán lẻ phải lập bảng kê hàng bán lẻ, theo từng lần bán,
từng loại hàng và cuối tháng gửi báo cáo bán hàng về phòng Tài chính- Kế toán, tại đây kế toán bán
hàng sẽ nhập hoá đơn bán hàng vào máy tính qua phân hệ kế toán bán hàng.
9
8.2 Hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá xuất bán.
Để hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá công ty cổ phần dợc TRAPHACO sử dụng phơng
pháp thẻ song song.
a. Các loại sổ, thẻ sử dụng:
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá
- Bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất kho.
- Các báo cáo nhập, xuất, tồn kho thành phẩm.
b. Quy trình hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá.
Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá.
Tại kho: Thủ kho căn cứ Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập
kho để ghi thẻ kho về mặt số lợng, mỗi chứng từ ghi một dòng thẻ kho. Thẻ kho đợc mở cho từng danh
điểm sản phẩm, hàng hoá.

Sau khi kế toán nhập các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thông qua
phân hệ kế toán hàng tồn kho và nhập hoá đơn GTGT thông qua phân hệ kế toán bán hàng, chơng trình
sẽ tự động hạch toán lên chi tiết thành phẩm, hàng hoá và báo cáo tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn nh sơ đồ
trên và kết chuyển sang các phân hệ khác, lên các báo cáo, sổ sách liên quan. Sổ chi tiết thành phẩm,
hàng hoá đợc kế toán mở theo từng kho, từng loại sản phẩm tơng ứng với thẻ kho ở kho nhng theo dõi
cả về số lợng và giá trị.
Biểu 4: Mẫu thẻ kho
Thẻ kho
Kho: Kho thành phẩm Phú Thợng
Vật liệu (sp, hh): Hoa hoè Trang:
Quy cách phẩm chất: Đơn vị tính: gói
Chứng từ
Diễn giải
Số lợng Ghi
chú
Ngày
tháng
Số
Nhập Xuất Tồn
Nhập Xuất
Tháng 11 300
... .... ... ... ... ... ... ...
05/12
PN 16 CT
TraphacoSapha
12000 12100
... ... ... ... ... ... ...
18/12 PX 34098 Kho 31- Láng Hạ 100 11900
... ... ... ... ... ... ...
28/12 HD17285 CTDP Bắc Cạn 600 8500

Cộng 12000 3800 8500
10
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho kiêm
vận chuyển nội bộ
Hoá đơn GTGT
Báo cáo tổng hợp nhập-
xuất- Tồn
Sổ chi tiết thành
phẩm, hàng hoá
Thẻ kho
9. Kế toán giá vốn hàng bán
9.1 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán giá vốn hàng bán tại cong ty sử dụng các tài khoản sau:
TK 155: Tài khoản này để theo dõi tình hình biến động và hiện có của thành phẩm trong kỳ.
TK 156: Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hoá trong kỳ.
TK 632: Tài khoản này để phản ánh giá thành thực tế của thành phẩm, giá mua và chi phí thu
mua hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và đợc chi tiết nh sau:
TK 6321- Giá vốn hàng bán: Hàng hoá.
TK 6322- Giá vốn hàng bán: Thành phẩm.
9.2 Trình tự hạch toán.
Cuối tháng, sau khi đã nhập đầy đủ các phiếu nhập thành phẩm, hàng hoá, kế toán tiến hành tính
giá vốn cho hàng bán. Kế toán chỉ việc vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và chạy Tính giá trung
bình, sau đó chơng trình sẽ tự động tính giá vốn trung bình cho các loại thành phẩm, hàng hoá. Giá
này sẽ tự động cập nhật vào trong các phiếu xuất điều chuyển và hoá đơn bán hàng. Đồng thời tổng giá
vốn cũng sẽ tự động cập nhật vào nhật ký chung, sổ cái tài khoản 155, 156, tài khoản 6321, 6322, các
báo cáo quyết toán kế toán tài chính và báo cáo quản trị liên quan khác.
Biểu số 5.
Nhật ký chung
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002

Chứng từ
Diễn giải Tài khoản
Phát sinh
nợ
Phát sinh
có
Ngày Số
01/12 HD 32
Nhợng bán 8 túi thuốc cứu thơng
cho BS Hà
632
155
620.091
620.091
... ... ... ... ... ...
Tổng phát sinh ... ... ...
Biểu số 6. ` Sổ cái tài khoản
TK 155- Thành phẩm
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 11.068.877.219
Chứng từ
Diễn giải
TK đối
ứng
Số phát sinh
Ngày Số PS nợ PS có
01/12 HD 32
Nhợng bán 8 túi thuốc cứu thơng
cho BS Hà
6322 620.091

05/12
HD
9741
Hà phòng tài vụ 6322 703.500
... ... ... ... ... ...
25/12 PN 7
Hàng nhập lại (CTDP Quảng
Bình)
6322 1.179.844
.... .... ..... .... .... .....
31/12 PX 6
Xuất hàng huỷ theo biên bản huỷ
hàng ngày 18/01/02`
6422 46.261.502
Tổng phát sinh nợ: 4.643.486.873
Tổng phát sinh có: 6.440.457.296
D nợ cuối kỳ : 9.271.906.796
11
Biểu số 7.
Sổ cái tài khoản
TK 156- Hàng hoá
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 3.405.961.985
Chứng từ
Diễn giải
TK đối
ứng
Số phát sinh
Ngày Số PS nợ PS có
03/12 HD 9727 CTDP ThanhHoá 6321 2.009.088

09/12 HD 9775 Công ty dợc phẩm Đà Nẵng 6321 6.476.640
... .... ..... .... ..... .....
20/12 PX 35100 102- Thái Thịnh 6321 1204000
... ... ... ... ... ...
31/12 PN 11 Nhập lại hàng 7/12/02 Sa pha 6321 15.238
.... .... ..... .... .... .....
31/12 PN 9
Nhập lại hàng 7/12/02 (108 Thành
Công)
6321 59.936
... .... ..... .... .... ....
Tổng phát sinh nợ: 783.826.401
Tổng phát sinh có: 896.043.007
D nợ cuối kỳ : 3.293.745.379
Biểu số 8.
TK 6321- GVHB:Hàng hoá
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 0
Chứng từ
Diễn giải
TK đối
ứng
Số phát sinh
Ngày Số PS nợ PS có
03/12
HD
9727
Công ty dợc và TBVT Y tế Thanh
Hoá
156 2.009.088

09/12
HD
9775
Công ty dợc phẩm Đà Nẵng 156 6.476.640
... .... ..... .... ..... .....
20/12
PX
35100
102- Thái Thịnh 6321 1204000
... .... ..... .... ..... .....
31/12 PN 11 Nhập lại hàng 7/12/02 Sa pha 156 15.238
.... .... ..... .... .... .....
31/12 PN 9
Nhập lại hàng 7/12/02 (108 Thành
Công)
156 59.936
... .... ..... .... .... ....
Tổng phát sinh nợ: 1.116.473.101
Tổng phát sinh có: 1.116.473.101
D nợ cuối kỳ : 0
12
Biểu số 9. Sổ cái tài khoản
TK 6322- GVHB: Thành phẩm
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 0
Chứng từ
Diễn giải
TK đối
ứng
Số phát sinh

Ngày Số PS nợ PS có
01/12 HD 32
Nhợng bán 8 túi thuốc cứu thơng
cho BS Hà
155 620.091
05/12
HD
9741
Hà phòng tài vụ 155 703.500
... .... ..... .... ..... .....
25/12 PN 7
Hàng nhập lại (CTDP Quảng
Bình)
155 1.179.844
.... .... ..... .... .... .....
31/12 HD 31
Điều chỉnh DT 7/12/02 (36
Nguyễn Chí Thanh)
155 12.487.661
... .... ..... .... .... ....
Tổng phát sinh nợ: 5.371.357.563
Tổng phát sinh có: 5.371.357.563
D nợ cuối kỳ : 0
10. Kế toán doanh thu tiêu thụ
Doanh thu tiêu thụ của công ty bao gồm doanh thu tiêu thụ các loại sản phẩm dợc do công ty tự
sản xuất, doanh thu từ tiêu thụ các loại hàng hoá dợc phẩm do công ty nhập về, doanh thu tiêu thụ nội
bộ nh từ hàng khuyến mại, hàng biếu, hàng quảng cáo, doanh thu hàng xuất khẩu.
10.1 Tài khoản sử dụng.
Để hạch toán doanh thu tiêu thụ công ty sử dụng các tài khoản sau:
TK 511: Doanh thu bán hàng

Tài khoản này đợc dùng để theo dõi doanh thu bán hàng và đợc chi tiết nh sau:
K 5111: Doanh thu bán hàng hoá
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
K 512: Doanh thu bán hàng nội bộ.
Tài khoản này đợc công ty sử dụng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm sử dụng
vào hoạt động sản xuất kinh doanh , chủ yếu là hàng khuyến mại, hàng sử dụng cho hội nghị khách
hàng.
Và đợc chi tiết thành: TK 5121- Doanh thu bán hàng nội bộ: Hàng hoá
TK 5122- Doanh thu bán hàng nội bộ: Thành phẩm
10.2 Chứng từ sử dụng.
Các chứng từ đợc công ty sử dụng trong chu trình tiêu thụ bao gồm:
Hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có, báo cáo bán hàng.
10.3 Phơng pháp hạch toán.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT và Báo cáo bán hàng, kế toán sẽ tiến hàng nhập liệu vào máy tính.
Để theo dõi đợc chi tiết cho từng mặt hàng, kế toán nhập Hoá đơn GTGT vào Hoá đơn bán hàng
trong phân hệ kế toán bán hàng theo định khoản:
Đối với khoản doanh thu bán hàng: Nợ TK 131, 111,...
Có TK 5111, 5112,...
Có TK 3331
Đối với khoản doanh thu tiêu thụ nội bộ
Nợ TK 6418
Có TK 5121, 5122
13
Các thông tin trên hoá đơn bán hàng mà kế toán cần nhập bao gồm:
Ngày chứng từ; số chứng từ; số seri
Mã khách công nợ: kế toán cập nhật mã khách hàng (mã này đợc quy định trong danh mục
khách hàng), chơng trình sẽ tự động hiện tên khách, địa chỉ, mã số thuế của khách.Trong trờng hợp này
(tiêu thụ nội bộ) thì mã khách đợc nhập chính tên công ty.
Diễn giải: nhập nội dung nghiệp vụ
Mã nhập, xuất: khai báo tài khoản doanh thu và thuế GTGT đầu ra (131, 6418)

Mã kho: Khai báo mã kho xuất bán, có thể là kho công ty hay kho cửa hàng...
Mã hàng: Mã vật t, sản phẩm, hàng hoá bán ra. Sau khi chọn xong mã hàng, chơng trình sẽ tự
động gán tên hàng, đơnvị tính, tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh thu.
Số lợng: Khai báo số lợng hàng bán ra
Đơn giá vốn: Do công ty sử dụng giá trung bình nên kế toán không phải nhập trờng này mà ch-
ơng trình kế toán sẽ tự động cập nhật đơn giá vốn tính đợc sau khi chạy đơn giá trung bình tháng.
Đơn giá bán: giá bán VND hoặc giá bán ngoại tệ.
Thành tiền: tiền vốn và doanh thu. Chơng trình tự động cập nhật 2 trờng này.
Mã thuế: thuế suất thuế GTGT đối với mặt hàng tiêu thụ, chơng trình tự động tính tiền thuế.
Tài khoản thuế: Nhập tài khoản thuế GTGT đầu ra (33311)
Hạn thanh toán: nhập số ngày đến hạn phải thu tiền hàng của ngời mua.
Trong trờng hợp bán hàng trả chậm kế toán chỉ cần nhập hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho.
Trong trờng hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán phải cập
nhật cả chứng từ:
Hoá đơn bán hàng: chứng từ này đợc sử dụng để phục vụ cho việc quản lý kho hàng và lên báo
cáo thuế GTGT.
Phiếu thu tiền (hoặc giấy báo có của ngân hàng): đợc dùng để hạch toán.
Việc khử trùng về chứng từ (lựa chọn thông tin từ các chứng từ chứa thông tin giống nhau của
cùng 1 nghiệp vụ) sẽ do chơng trình tự động thực hiện.
Căn cứ vào các thông tin trên các chứng từ do kế toán nhập trên đây, chơng trình sẽ tự động hạch toán
và cho ra các báo cáo, sổ sách về tiêu thụ bao gồm: Bảng kê hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng chi
tiết theo mặt hàng, báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, theo hợp đồng, báo cáo tổng hợp thanh
toán theo giá bán, sổ cái tài khoản 5111, 5112, nhật ký bán hàng.
Biểu số 10. bảng kê hoá đơn bán hàng
Tháng 12 năm 2002
Tên công ty: Công ty dợc Traphaco Mã số:
Địa chỉ : 75 Yên Ninh- Ba Đình- HN
Chứng từ
Khách hàng
Doanh số bán

(cha thuế)
Thuế
GTGT
Mã số thuế
Ngày Số
... ... ..... .... .... ...
3/12 HD 9727 CTD Thanh Hoá 2.005.704 100285 28002319481
06/12 HD 9750 CTD Thái Nguyên 61.040.293 3.052.015 4600103170
... ... ... ... ... ...
Cộng: 13.782.098.467 689.104.923
Ngày ....tháng....năm 2003
Kế toán trởng Ngời lập biểu

14
Biểu số 11. Sổ cái tài khoản
TK 5112- DTTT: Thành phẩm
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 0
Chứng từ
Diễn giải
TK đối
ứng
Số phát sinh
Ngày Số PS nợ PS có
01/12 HD 32
Nhợng bán 8 túi thuốc cứu thơng
cho BS Hà
1313 739048
05/12
HD

9741
Hà phòng tài vụ 1311 1.316.572
... .... ..... .... ..... .....
24/12
HD
10171
Công ty dợc phẩm Đà Nẵng 1311 35.602.383
.... .... ..... .... .... .....
31/12
PKT
2860
KC 531 511 5312 5112
5312 67.200.746
31/12
PKT
2900
KC 511 911
5112 911
911 12.521.988.323
Tổng phát sinh nợ: 12.589.610.853
Tổng phát sinh có: 12.589.610.853
D nợ cuối kỳ : 0
Biểu số 12.
Sổ cái tài khoản
TK 5111- DTTT: Hàng hoá
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 0
Chứng từ
Diễn giải
TK đối

ứng
Số phát sinh
Ngày Số PS nợ PS có
03/12
HD
9727
Công ty dợc và TBVT Y tế Thanh
Hoá
1311 2.005.704
09/12
HD
9775
Công ty dợc phẩm Đà Nẵng 1311 6.152.400
... .... ..... .... ..... .....
31/12
PKT
2860
KC 531 511 5311 5111
5311 41.151.357
.... .... ..... .... .... .....
31/12
PKT
2900
KC 511 911 5111 911
911
1.151.336.25
7
... .... ..... .... .... ....
Tổng phát sinh nợ: 1.192.487.614
Tổng phát sinh có: 1.192.487.614

D nợ cuối kỳ : 0
15
Biểu số13.
Sổ cái tài khoản
TK 5121- DTTTNB: Hàng hoá
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 0
Chứng từ
Diễn giải
TK
đối
Số phát sinh
Ngày Số PS nợ PS có
04/12
HD
15004
QB hội nghị tổng kết cung ứng
thuốc cho Bảo hiểm
6418 320.000
... .... ..... .... ..... .....
19/12
HD
15048
Trả hàng chính sách tháng
11/2002 Nam Định
6418 1.554.268
.... .... ..... .... .... .....
31/12
PKT
2900

KC 512 911 5121 911
911 7.386.670
Tổng phát sinh nợ: 7.386.670
Tổng phát sinh có: 7.386.670
D nợ cuối kỳ : 0
Biểu số14.
Sổ cái tài khoản
TK 5122- DTTTNB: Thành phẩm
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 0
Chứng từ
Diễn giải
TK đối
ứng
Số phát sinh
Ngày Số PS nợ PS có
... .... ..... .... ..... .....
19/12
HD
15603
Hàng chơng trình khuyến mại thẻ
câu lạc bộ khách hàng
6418 1.742.571
.... .... ..... .... .... .....
22/12
HD
15639
Hàng mẫu chụp ảnh
(mẫu + biếu)
6418 777.143

31/12
PKT
2900
KC 512 911 5122 911
911 22.257.802
Tổng phát sinh nợ: 22.257.802
Tổng phát sinh có: 22.257.802
D nợ cuối kỳ : 0
Biểu số15.
nhật ký bán hàng
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ
Phát sinh só
Ngày Số Thành phẩm Hàng hoá
03/12
HD
9727
Công ty dợc và TBVT Y tế
Thanh Hoá
1311 2.005.704
...... ....... ...... ...... ...... .........
24/12
HD
10171
Công ty dợc phẩm Đà Nẵng 1311 35.602.383
.... ...... ........ ....... ........ .......
11. Kế toán chiết khấu bán hàng
16