hoàn thiện các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu và chi phí tại nhà máy thuốc lá khánh hòa

1



Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển của nền kinh tế, sự đổi mới
của cơ cấu quản lý kinh tế, cơ chế kế toán của các doanh nghiệp ở nước ta không
ngừng hoàn thiện và phát triển góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng
quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và doanh nghiệp. Qua đó cho ta thấy kế toán
là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý doanh
nghiệp nói riêng. Trong điều kiện đổi mới cơ cấu kinh tế, mở rộng quan hệ đối
ngoại ở nước hiện nay, kế toán càng trở nên cần thiết và có vai trò quan trọng trong
việc thu nhận, xử lý thông tin về hoạt động kinh tế tài chính giúp các doanh nghiệp
quyết đònh được những phương án tối ưu trong kinh doanh và trong quản lý doanh
nghiệp.
1. Sự cần thiết của đồ án
Đối với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thò trường ở nước ta trong
những năm gần đây, sự cạnh tranh diễn ra giữa các doanh nghiệp cùng ngành diễn
ra ngày càng khốc liệt. Do vậy đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải không ngừng phấn
đấu để hoàn thiện chính mình. Một trong những yếu tố tạo ra sự thành công cho một
doanh nghiệp đó là sự hạn chế rủi ro và sai phạm trong quá trình hạch toán của các
nhân viên.
Trong mọi hoạt động của một tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra kiểm sốt
ln giữ vai trò quan trọng trong q trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ
thống kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng đến tính trung thực của thơng
tin tài chính nó có khả năng chi phối các quyết định của sản xuất doanh hoặc duy trì
hoạt động kinh doanh của một đơn vị. Chúng ta có thể nhìn nhận hệ thống kiểm sốt
nội bộ phải được thiết kế song hành cùng với những rủi ro của đơn vị .
Theo quan niệm như vậy thì bảo vệ an tồn của các tài sản bao gồm cả những hoạt
động kiểm sốt được thiết kế để chống lại những hành vi như ăn cắp,sử dụng bất hợp
pháp, mua sắm và thanh lý tài sản. Kiểm tốn là một q trình được thiết lập từ Ban

giám đốc và ban quản trị của cơng ty để đảm bảo được bốn mục tiêu; bảo đảm độ tin

2

cậy của các thơng tin báo cáo: bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những
quy định: đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động và bảo vệ tài sản của đơn
vị q trình này bao gồm việc thực hiện các thủ tục kiểm sốt và các chính sách để
ghi chép hợp pháp, ghi chép đúng kỳ, ghi chính xác giá trị và các tài sản được bảo vệ
phù hợp. Một vấn đề khơng kém phần quan trọng nữa là các hoạt động kiểm sốt phải
được thiết kế để cung cấp những thơng tin phản hồi cho ban quản trị về tính hiệu quả
của chính các thủ tục kiểm sốt ấy.
Muốn vậy các doanh nghiệp phải xây dựng cho được một hệ thống kiểm soát
nội bộ đủ mạnh thể hiện việc thực hiện các chính sách và thủ tục của công ty…
Xuất phát từ yêu cầu thực tế đó và được sự đồng ý của bộ môn kế toán, khoa
kinh tế, cùng với sự chấp thuận của ban lãnh đạo Nhà máy Thuốc Lá Khánh Hòa em
đã quyết đònh chọn: “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu
và chi phí tại Nhà máy thuốc lá Khánh Hòa" làm khóa luận cho mình.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đồ án trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về doanh thu
và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa Với các sự kiện kinh tế được ghi chép
và xử lý trong chu trình. Đó là:
 Nhận đặt hàng của khách hàng.
*

Nhà máy đặt hàng cần thiết
 Giao hàng hay dòch vụ cho khách hàng. * Tổ chức nhận hàng đặt u cầu
 Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền. * Xác định nghĩa vụ thanh tốn
 Nhận tiền thanh toán. * Thanh tốn tiền
 Tổ chức kế tốn q trình mua hàng và bán hàng.
Trên cơ sở đó, khóa luận đánh giá các thủ tục kiểm soát của Nhà máy đối

với chu trình doanh thu và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa sauđó đưa ra
ý kiến đề xuất về việc xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh thu
và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa
3. Phương pháp nghiên cứu:
Đề tài sử dụng các phương pháp :
_ Phương pháp tài khoản

3

_ Phương pháp phân tích
_ Phương pháp tổng hợp
_ Phương pháp đối chiếu, so sánh
_ Phương pháp phỏng vấn, quan sát.
Bên cạnh các phương pháp trên, đồ án sử dụng các công cụ để thu thập
thông tin về kiểm soát nội bộ như:
_ Bảng tường thuật
_ Bảng câu hỏi
_ Lưu đồ
4. Nội dung của khóa luận:
Ngoài phần lời mở đầu và kết luận, Khóa luận còn bao gồm:
Chương I: Cơ sở lý luận.
Chương II: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ cho chu trình doanh thu
và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa.
Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát cho
chu trình doanh thu và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa.
5. Những đóng góp của khóa luận:
Khóa luận đưa ra : “ Các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu và chi phí tại
Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa “ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của
Nhà máy và cơng tác hạch tốn kế tốn đồng thờiø xử lý các thông tin trong chu trình
nhằm phát hiện và ngăn chặn các sai sót và rủi ro có thể xảy ra.

Hệ thống và mơ tả q trình từ khi bắt đầu cho đến khi hồn thành việc ghi chép và
lên báo cáo giúp cho nhà quản lý có cái nhìn khái qt hơn, tồn diện hơn trong việc
bán hàng và mua hàng tại Nhà máy. Thấy được một số bất cập trong q trình bán
hàng và mua hàng. Qua đó có thể có những sự thay đổi hay cải tiến cơng việc cho
nhanh chóng, hiệu quả hơn và phù hợp với Nhà máy .
Vì thời gian có hạn và kiến thức của em còn nhiều hạn chế mà công tác kế toán
cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng nên việc sai sót là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy

4

em kính mong các thầy cô và toàn thể các bạn đóng góp ý kiến để đề tài của em
được hoàn thiện hơn.
Qua đây em cũng bày tỏ lòng biết ơn sự giúp đỡ tận tình của Thầy Nguyễn Văn
Hương, thầy Nguyễn Thành Cường cùng quý thầy cô trong khoa kinh tế Trường đại
học Nha Trang để em có thể hoàn thành đề tài này.
Em cũng chân thành cảm ơn ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên bộ phận
kế toán và các anh chị trong Nhà máy Thuốc lá Khánh Hòa đã tạo mọi điều kiện giúp
đỡ em trong suốt quá trình thực tập.

Nha Trang, Tháng 11 năm 2007
Sinh viên thực hiện

Bùi Thị Châu


5

CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP

1.1. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
1.1.1.KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
1.1.1.1. Khái niệm:
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập
tại đơn vò nhằm đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý đạt được các mục đích sau:
_ Bảo vệ hữu hiệu và sử dụng hiệu quả về mọi nguồn lực, ngăn ngừa và phát
hiện mọi hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích, hoặc vượt
quá thẩm quyền.
_ Cung cấp những thông tin đáng tin cậy.
_ Đònh kỳ đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều hành.
_ Mọi thành viên trong đơn vò phải tuân thủ các chính sách và quy đònh nội bộ.
Từ đònh nghóa trên ta nhận thấy, kiểm soát nội bộ là một hệ thống nhằm huy
động mọi thành viên trong đơn vò cùng tham gia kiểm soát các hoạt động vì chính
họ là nhân tố quyết đònh mọi thành quả chung.
1.1.1.2. Phân loại:
Kiểm soát nội bộ thường được chia thành các loại sau:
 Kiểm soát kế toán : là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt
được hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác
và tin cậy.
 Kiểm soát quản lý: là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và
khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý.
Kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau. Tuy
nhiên kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự chính xác của thông
tin kế toán. Tuy vậy kiểm soát quản lý cũng có một tác động đáng kể đến sự chính
xác của thông tin kế toán.

6

Cần phân biệt giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ

là một chức năng đánh giá độc lập được thiết lập trong một tổ chức nhằm kiểm tra
và đánh giá các hoạt động của tổ chức và do đó sẽ hạn chế sai sót.
1.1.1.3. Ý nghóa
Kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa rủi ro và phát
hiện các sai phạm tại các doanh nghiệp, đặc biệt tại các doanh nghiệp có quy mô
lớn. Khi quy mô càng mở rộng thì quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia
cho nhiều cấp và nhiều bộ phận, nên mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và
các nhân viên sẽ càng trở nên phức tạp. Chính vì vậy sai sót và gian lận có thể xảy
ra nếu như không có sự quản lý chặt chẽ. Do đó một hệ thống kiểm soát hoạt động
hữu hiệu sẽ góp phần giảm bớt những sai phạm tại doanh nghiệp.
1.1.2 . CÁC MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
Đối với bất kỳ hình thức nghiệp vụ kinh tế nào trong một hệ thống của khách
hàng đều có thể xảy ra một vài loại sai sót của quá trình ghi sổ. Vì vậy có 7 mục
tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thỏa mãn để ngăn ngừa sai sót trong các
sổ nhật ký và sổ sách. Cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng phải đầy đủ để cung
cấp sự đảm bảo hợp lý là:
 Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý ( tính có căn cứ hợp lý).
Cơ cấu kiểm soát nội bộ không thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụ không
tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ nhật ký và sổ sách kế toán khác.
 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn( sự phê chuẩn) : Nếu
một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, nó có thể dẫn đến một nghiệp
vụ lừa đảo và nó cũng có thể ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản công ty.
 Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ( tính đày đủ) : Các thủ tục
của khách hàng phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách.
 Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn( sự đánh giá) : Một cơ
cấu kiểm soát nội bộ đầy đủ gồm các thủ tục để tránh các sai số khi tính toán và ghi
sổ các số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ.

7

 Các nghiệp vụ kinh tế phải đựơc phân loại đúng đắn (sự phân loại): Quá
trình phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của khách hàng
phải đïc thực hiện trên các sổ nhật ký nếu các báo cáo tài chính đó được trình bày
đúng đắn.
 Các nghiệp vụ kinh tế phải đựơc phản ánh đúng lúc (thời hạn): Việc ghi sổ
các nghiêïp vụ kinh tế hoặc trứơc hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ
quên không ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền không chính xác.
Nếu việc ghi sổ trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì các báo cáo tài chính sẽ bò sai.
 Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp
chính xác (quá trình chuyển sổ và tổng hợp): Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ
cá lẻ phải đïc tổng hợp và tính tổng cộng trước khi chúng được ghi vào sổ nhật ký.
Sau đó, từ sổ nhật ký được chuyển qua sổ cái tổng hợp, và sổ cái tổng hợp được
tổng hợp và được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Bảng sau đây mô tả ví dụ về mục tiêu của kiểm toán nội bộ áp dụng cho nghiệp
vụ bán hàng:

8

BẢNG 1 : CÁC MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG, MUA HÀNG

CÁC MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT
NỘI BỘ DẠNG TỔNG QUÁT
CÁC MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CÁC NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG
Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có
căn cứ( tính căn cứ hợp lý).
Các nghiệp vụ kinh tế phải đựơc phê
chuẩn đúng đắn( sự cho phép).
Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải

đïc ghi sổ( tính đầy đủ).
Các nghiệp vụ kinh tế phải được
đánh giá đúng đắn(sự đánh giá).

Các nghiệp vụ kinh tế phải được
phân loại đúng đắn(sự phân loại).
Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi
sổ đúng lúc( thời gian).
Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi
đúng đắn vào sổ phụ và tổng hợp
chính xác(sự chuyển sổ và sự tổng
hợp).
Doanh thu, chi phí ghi sổ là của hàng hóa
gửi cho những khách hàng, nhà cung cấp

có thật.
Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng phải
được phê chuẩn đúng đắn.
Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng hiện
có phải được ghi sổ.
Doanh thu, chiphí ghi sổ là của số tiền
hàng hóa được gửi đi, mua về được tính
đúng và ghi sổ chính xác.
Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng được
phân loại đúng đắn.
Doanh thu, chi phí ghi sổ theo căn cứ thời
gian

Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng phải
được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được

tổng hợp chính xác.

1.1.3. CÁC BỘ PHẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý
thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ phận
khác của kiểm soát nội bộ. Nó bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến

9

quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, trong đó nhân
tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vò:
 Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của các nhà quản lý cao
cấp: Bao gồm sự tiếp nhận, khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh,
quan điểm về tính chính xác của dữ liệu kế toán, về khả năng đạt được các dự toán
ngân sách hay thực hiện các mục tiêu hoạt động.
 Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức tốt được thể hiện thông qua sự thể
hiện cụ thể, rõ ràng và đầy đủ các chức năng, quyền hạn và nghóa vụ của từng bộ
phận trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát hiệu quả.
 Chính sách nhân sự: Bao gồm chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính
sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên. Nó là nhân
tố quan trọng ảnh hưởng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trò đạo đức của
toàn thể nhân viên trong một tổ chức.
 Kế hoạch và dự toán: Bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ. Thu chi
qũy, dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố đònh…Nếu việc lập và thực hiện các kế
hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm
soát rất hữu hiệu.
 Hội đồng quản trò và ban kiểm toán: Khi ủy ban kiểm soát có sự độc lập
với tổ chức, các hoạt động kiểm soát sẽ hữu hiệu hơn và hệ thống kiểm soát nội bộ
sẽ đảm bảo tính hữu hiệu.

 Kiểm toán nội bộ: Là bộ phận chòu trách nhiệm thực hiện sự kiểm tra,
giám sát và đánh giá thường xuyên về hoạt động của đơn vò, qua đó phát hiện
những sai phạm làm thất thoát tài sản, đề xuất những biện pháp cải tiến hoạt động.
 Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên.
 Sự trung thực và các giá trò đạo đức: Các nhà quản lý phải xây dựng và
phổ biến rộng rãi các quan điểm , các quy tắc, các giá trò đạo đức cho toàn tổ chức
bởi vì sự trung thực và các giá trò đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được
hạn chế.

10

 Cách thức phân đònh quyền hạn và trách nhiệm: Các nhà quản lý xác
lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm thực hiện các hoạt động,
xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền.
 Các yếu tố bên ngoài: Như các thay đổi môi trường kinh doanh, các thay
đổi của hệ thống luật pháp hay các thay đổi của chế độ kế toán.
1.1.3.2 Hệ thống kế toán:
Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng
hợp và lập báo cáo, chẳng những hệ thống kế toán cung cấp những thông tin cần
thiết cho quá trình quản lý, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các
mặt hoạt động của đơn vò, nên nó là một bộ phận quan trọng trong kiểm soát nội bộ.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau đây sẽ
được thực hiện:
_ Tính có thực.
_ Sự phê chuẩn.
_ Tính đầy đủ.
_ Sự đánh giá.
_ Sự phân loại.
_ Đúng hạn.
_ Chuyển sổ và tổng hợp chính xác.

Khi xem xét hệ thống kế toán, trước hết kiểm toán viên cần nghiên cứu về:
+ Chính sách kế toán
+ Hình thức kế toán
Sự nghiên cứu đó sẽ tạo điều kiện cho kiểm toán viên tiếp cận với hệ thống
kế toán để hiểu về quá trình xử lý thông tin và đánh gía về kiểm soát nội bộ của
đơn vò qua các giai đoạn của một quá trình kế toán, đó là:
_ Lập chứng từ: Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm – là sự
kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm – trên nhiều điểm
quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực cu ûa đơn vò.

11

_ Sổ sách kế toán : Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có một vai trò
quan trọng giúp các nhà quản lý thu thập được các thông tin tài chính đáng tin cậy
để điều hành các hoạt động tác nghiệp. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp lưu trữ thông tin
một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài
chính, là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ…
_ Báo cáo tài chính: Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính không
đơn thuần chỉ là sự mang sang từ sổ sách kế toán, mà nó phải phản ánh trung thực
giữa chứng từ và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vò, và phải được trình bày
tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán hiện hành.
1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát:
Các thủ tục kiểm soát là những chế độ và thể thức, ngoài các nguyên lý phụ
về môi trường kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán, đã được Ban quản
trò xây dựng để thỏa mãn các mục tiêu của họ. Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và tình
hình hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà các thủ tục kiểm
soát được thiết kế theo những nét khác nhau. Thông thường chúng được xây dựng
dựa trên ba nguyên tắc, đó là nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất
kiêm nhiệm, và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Để cụ thể hóa ngưới ta chia
chúng thành 5 loại sau:

1.1.3.3.1. Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm:
_ Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán: Lý do của việc không cho phép
một người có trách nhiệm bảo quản thường xuyên hay tạm thời tài sản được hạch
toán tài sản đó là nhằm ngăn chặn sự gian lận trong công ty.Khi một người thực
hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản đó để thu lợi các
nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm.
Ví dụ nếu người thủ quỹ thu tiền mặt và giữ cả tiền mặt lẫn sổ sách về các
khoản phải thu thì có khả năng người thủ quỹ sẽ lấy tiền nhận được của khách hàng
và điều chỉnh tài khoản của khách hàng bằng cách không vào sổ khoản doanh thu
hoặc bằng cách ghi sổ một số ghi có giả vào tài khoản.

12

_ Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài sản
liên quan:Điều tốt nhất nên ngăn ngừa những người có quyền phê chuẩn các nghiệp
vụ kinh tế với người có quyền kiểm soát tài sản liên quan. Bởi lẽ quyền phê chuẩn
một nghiệp vụ kinh tế và việc xử lý các tài sản liên quan bởi cùng một người sẽ làm
tăng khả năng gian lận trong phạm vi tổ chức.
Ví dụ cùng một người không được đồng thời phê chuẩn một khoản thanh toán
hóa đơn của bên bán với ký chi phiếu thanh toán cho hóa đơn đó.
_ Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ: Nhằm mục đích đảm
bảo thông tin không bò thổi phồng, quá trình ghi sổ thường giao cho một bộ phận
riêng biệt thuộc quyền kế toán trưởng.
1.1.3.3.2 Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn:
Sự phê chuẩn là một quyết đònh có tính chính sách về một nghiệp vụ kinh tế
thông thường hoặc về một nghiệp vụ kinh tế đặc thù. Do vậy tất cả các nghiệp vụ
kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn nếu muốn thỏa mãn các quá trình kiểm soát.
Nếu bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể tùy tiện mua hoặc bán tài sản thì sự hỗn loạn
phức tạp sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn có thể hoặc chung chung hoặc cụ thể.
_ Sự phê chuẩn chung là việc xây dựng các chính sách để tổ chức phải tuân

theo, theo đó các cấp dưới được học tập để thi hành những sự phê chuẩn chung này
bằng cách tán thành tất cả các nghiệp vụ kinh tế trong phạm vi các giới hạn được
chính sách đề ra. Ví dụ việc phát hành danh sách giá cố đònh cho việc bán sản
phẩm, các giới hạn tín dụng đối với khách mua hàng…
_ Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng. Ví
dụ như sự phê chuẩn một nghiệp vụ bán hàng của quản lý phụ trách bán hàng ở một
công ty xây dựng.
1.1.3.3.3 Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ:
Chứng từ và sổ sách là những đồ vật cụ thể mà trên đó các nghiệp vụ kinh
tế được phản ánh và tổng hợp.Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin
trong toàn tổ chức của công ty, khách hàng và giữa các tổ chức với nhau. Chứng từ
phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản đã được kiểm soát đúng

13

đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác. Ví dụ, nếu phòng nhận
hàng điền vào báo cáo nhận hàng khi nhận được nguyên liệu, phòng kế toán thanh
toán có thể kiểm tra số lượng và mẫu mã trên hóa đơn của bên bán bằng cách so
sánh nó với thông tin trên báo cáo nhận hàng.
Một số nguyên tắc quy đònh hình thức cách sử dụng chứng từ và sổ sách là:
_ Được đánh số liên tiếp để dễ dàng kiểm soát các chứng từ bò thiếu.
_ Được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc ngay sau đó càng
sớm càng tốt. Khi thời gian càng cách xa độ tin cậy của sổ sách càng giảm và cơ hội
để có sai lầm càng tăng lên .
_ Đủ đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu.
_ Được thiết kế cho nhiều công dụng bất cứ khi nào có thể nhằm giảm thiểu
số lượng các mẫu khác nhau.
Ngoài ra, quá trình kiểm soát có liên quan chặt chẽ với chứng từ và sổ sách
là sơ đồ tài khoản. Sơ đồ tài khoản là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó cung
cấp bố cục để xác đònh thông tin trình bày cho ban quản trò và những người khác sử

dụng báo cáo tài chính. Nó phải bao gồm đủ thông tin để cho phép sự trình bày của
các báo cáo tài chính phù hợp với các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận.
1.1.3.3.4. Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách:
Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin
khác là áp dụng những biện pháp đề phòng vật chất. Thí dụ như việc sử dụng nhà
kho đối với hàng tồn kho để đề phòng mất cắp. Khi nhà kho được đặt dưới sự kiểm
soát của nhân viên có năng lực thì cũng còn có thêm sự đảm bảo là sự lỗi thời cũng
được giảm thiểu.
Các hình thức bảo vệ vật chất cũng cần thiết đối với sổ sách và chứng từ. Sự
xây dựng lại sổ sách bò mất hoặc bò thiêu hủy rất tốn kém và mất thời gian.
Các máy móc thiết bò cũng có thể được dùng để tăng thêm sự đảm bảo là
thông tin kế toán được ghi sổ một cách chính xác và kòp thời. Máy tính tiền và một
số loại thiết bò xử lý số liệu tự động đều là những quá trình kiểm soát nội bộ hữu ích
tiềm tàng đối với mục đích này.

14

1.1.3.3.5. Kiểm soát độc lập việc thực hiện:
Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên độc
lập với đối tượng bò kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện bốn loại thủ tục
kiểm soát. Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu kiểm soát nội bộ có
khuynh hướng thay đổi qua thời gian trừ phi sự xem xét lại thường xuyên có tính
máy móc. Nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục, hoặc
trở nên cẩu thả trừ phi có ai đó quan sát và đánh giá việc thực hiện của họ. Ngoài ra
cả sự gian lận và vô ý sai phạm đều có khả năng xảy ra, bất luận chất lượng của
quá trình kiểm soát là như thế nào. Thí dụ như đơn vò đã áp dụng nguyên tắc bất
kiêm nhiệm, nhưng cũng không thể loại trừ tuyệt đối khả năng có xảy ra sự thông
đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản.
BẢNG 2: BẢNG TÓM TẮT CÁC BỘ PHẬN HP THÀNH HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ

CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Các thủ tục kiểm soát
_ Triết lý và phong cách điều
hành cuả Ban quản trò.
_ Cơ cấu tổ chức
_ y ban kiểm toán
_ Các phương thức để truyền
đạt sự phân công trách nhiệm
và quyền hạn.
_ Các phương pháp kiểm soát
của Ban quản trò
_ Chức năng kiểm toán nội bộ
_ Các thủ tục và chính sách
nhân viên
_ Các ảnh hưởng bên ngoài
_ Có căn cứ hợp lý

_ Sự phê chuẩn
_ Tính đầy đủ

_ Sự đánh giá

_ Sự phân loại

_ Tính thời gian
_ Sự chuyển sổ và
sự tổng hợp

_ Sự cách ly đầy đủ về trách
nhiệm.

_ Các thủ tục phê chuẩn
đúng đắn.

_ Chứng từ và sổ sách đầy đủ


_ Kiểm soát vật chất đối với
tài sản và vật chất.

_ Kiểm soát độc lập việc
thực hiện.
1.1.4 NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
Các hạn chế của kiểm soát nội bộ xuất phát từ những nguyên nhân sau:

15

1. Do yêu cầu của các nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu qủa,
nghóa là phải tốn ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra.
2. Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến vì thế
khó thể phát hiện được phát hiện được các sai phạm đột xuất hay bất thường.
3. Sai phạm của nhân viên xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong
xét đoán hay hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên.
4. Việc điều hành và kiểm tra có thể bò vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài
hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.
5. Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi.
1.1.5. TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU VÀ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
1.1.5.1 Mục đích nghiên cứu:
Kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, vì
thế nó tạo ra những ảnh hưởng rất lớn đối với công việc của kiểm toán viên, cụ thể:
_ Nhờ tìm hiểu về hệ thống nội bộ và các bộ phận cấu thành , kiểm toán viên

đánh giá được những điểm mạnh và điểm yếu của kiểm soát nội bộ nói chung và
của từng bộ phận, từng khoản mục.
_ Trên cơ sở đó. kiểm toán viên hình dung về khối lượng và độ phức tạp của
công việc, sơ bộ đánh giá về rủi ro kiểm soát.
_ Nhờ đó, kiểm toán viên sẽ xác đònh phương hướng và phạm vi kiểm tra, thiết
kế các thủ tục kiểm soát, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiết trong
kế hoạch và chương trình kiểm toán.
1.1.5.2 Phương thức tiếp cận:
Khi nghiên cứu kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ phân đoạn cuộc kiểm
toán, đó là việc phân chia báo cáo tài chính thành từng bộ phận hay từng yếu tố cấu
thành. Có hai cách được áp dụng phổ biến:
 Phân đoạn theo các khoản mục: Là việc kiểm tra báo cáo tài chính
theo từng khoản mục.
 Phân đoạn theo các chu trình nghiệp vụ ( hay còn gọi là phương pháp
chu kỳ ): Là sắp xếp để nghiên cứu các loại nghiệp vụ và các số dư tài khoản có

16

quan hệ chặt chẽ với nhau trong các chu trình. Chu trình nghiệp vụ là các chính
sách, thủ tục kiểm soát liên quan đến một nhóm nghiệp vụ.
1.1.5.3.Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ:
1.1.5.3.1. Tìm hiểu về cơ cấu kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán:
_ Chính sách kế toán, chính sách nhân sự…
_ Các quy đònh về kiểm kê tài sản, về ghi chép kế toán,về thủ tục nhập
kho, về mối quan hệ giữa bộ phận kiểm toán nội bộ và kế toán.
_ Các nội quy, quy chế của doanh nghiệp.
 Các bước tìm hiểu về kiểm soát nội bộ:
+ Tìm hiểu cách thiết kế và sự vận hành của kiểm soát nội bộ thông qua
phương pháp phỏng vấn và quan sát các nhân viên .
+ Mô tả hệ thống để giúp nhận thức được các khía cạnh cơ bản của kiểm

soát nội bộ. Công cụ dùng để mô tả là bảng tường thuật, bảng câu hỏi và lưu đồ.
+ Kiểm tra lại .
1.1.5.3.2. Đánh giá rủi ro kiểm soát:
+ Nhận diện các mục tiêu kiểm soát và xác đònh các loại sai phạm có
thể xảy ra đối với báo cáo tài chính.
+ Đánh giá khả năng ngăn chặn các sai phạm, nghóa là xem xét tính hữu
hiệu của kiểm soát nội bộ.
+ Đánh giá rủi ro kiểm soát.
Khi nào kiểm toán viên cho rằng kiểm soát nội bộ yếu kém, kiểm toán viên sẽ
đánh giá rủi ro kiểm soát cao. Ngược lại, khi gặp một Ban Giám đốc trung thực thì
kiểm toán viên có thể đánh giá rủi ro kiểm soát thấp.

1.1.5.3.3.Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát:
Thử nghiệm kiểm soát ( hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ, phương pháp
tuân thủ ): Là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh
rằng kiểm soát nội bộ là hưũ hiệu. Nếu kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát
cao, nghóa là kiểm soát nội bộ không hữu hiệu thì kiểm toán viên sẽ không cần thực

17

hiện các thử nghiệm kiểm soát mà sẽ mở rộng phạm vi áp dụng các thử nghiệm cơ
bản. Ngược lại, nếu nhận đònh rằng rủi ro kiểm soát thấp, thì kiểm soát viên sẽ thiết
kế các thử nghiệm kiểm soát.
1.1.5.3.4. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát:
Các thử nghiệm kiểm soát nhằm giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng
để đánh giá mức độ tự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ đã được
đơn vò vạch ra.
1.1.5.3.5. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại thử nghiệm cơ bản:
Căn cứ kết quả thực hiện thử nghiệm kiểm soát, kiểm soát viên sẽ đánh giá
lại rủi ro kiểm soát. Nếu rủi ro kiểm soát không đúng với dự kiến, nghóa là kiểm

soát nội bộ hữu hiệu hơn, hoặc kém hữu hiệu so với nhận đònh ban đầu; lúc này
kiểm toán viên sẽ điều chỉnh tăng hoặc giảm phạm vi của các thử nghiệm cơ bản đã
được thiết kế trong chương trình kiểm toán.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU:
1.2.1. Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu:
Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu:
o Nhận đặt hàng của khách hàng.
o Giao hàng hoá hoặc dòch vụ cho khách hàng.
o Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền.
o Nhận tiền thanh toán.
 Trong trường hợp thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng một
lúc nên được ghi chép trong cùng một nghiệp vụ kế toán.
 Trong trường hợp bán chòu, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế
toán tại một thời điểm khác nhau.
1.2.2.Các thủ tục kiểm soát :
1.2.2.1. Khái niệm về các thủ tục kiểm soát:
Các thủ tục kiểm soát là những chế độ và thể thức, ngoài các nguyên lý phụ
về môi trường kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán, đã được Ban quản
trò xây dựng để thoả mãn các mục tiêu của họ. Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức và tình

18

hình hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà các thủ tục kiểm
soát được thiết kế theo những nét khác nhau. Thông thường chúng được xây dựng
dựa trên ba nguyên tắc, đó là nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất
kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
1.2.2.2. Các thể thức kiểm soát đối với chu trình doanh thu:
Nếu doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ thì việc
không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó thể tránh.
Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ

riêng về nghiệp vụ bán hàng. Tuy vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và
hữu hiệu về các khoản phải thu và nghòêp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt
các chức năng, là phân nhiệm cho những cá nhân, hay bộ phận khác nhau phụ trách.
Chẳng hạn trong chu trình này có thể phân chia như sau:
1.2.2.2.1. Kiểm tra đơn đặt hàng:
Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến, các bộ phận có liên quan sẽ
duyệt xét lại đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại… để xác đònh về khả năng cung
ứng đúng hạn của mình và lập lệnh bán hàng ( hay phiếu xuất kho ).
1.2.2.2.2. Phê chuẩn việc bán chòu:
Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau
từ trong và ngoài doanh nghiệp, người có quyền hạn đúng đắn phải tán thành
phương thức bán chòu đối với khách hàng. Đối với đa số doanh nghiệp, dấu hiệu của
sự tán thành phương thức bán chòu trên phiếu tiêu thụ là sự tán thành của việc
chuyển giao hàng hóa.
1.2.2.2.3. Xuất kho hàng hóa:
Hầu hết công ty thừa nhận doanh thu khi hàng hóa được gửi đi. Chứng từ
vận chuyển được lập vào lúc vận chuyển. Những công ty duy trì sổ sách theo dõi
thường xuyên tồn kho, cũng cập nhật chúng bằng việc sử dụng các chứng từ vận
chuyển.
I.2.2.2.4 Chức năng gửi hàng:

19

Sau đó bộ phận gửi hàng sẽ lập vận đơn và gửi hàng hóa cho khách hàng.
Đồng thời các vận đơn được ghi vào sổ gửi hàng trước khi chuyển sang cho bộ phận
lập hóa đơn. Khi xuất hàng – ngoài sự kiểm tra của thủ kho và của người nhận – bộ
phận bảo vệ cũng phải kiểm soát vềø lượng hàng hóa được giao.
I.2.2.2.5.Gửi hóa đơn cho khách hàng và ghi sổ thương vụ:
Do hóa đơn là một phương tiện thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ
phải trả, nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian. Thông thường thì hóa đơn

được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận
đặc biệt này có trách nhiệm:
_ Đánh số thứ tự các chứng từ gửi hàng.
_ So sánh lệnh bán hàng với chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng và các thông
báo điều chỉnh( nếu có ).
_ Ghi tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn.
_ Ghi giá vào hóa đơn dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp.
_ Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn.
Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu ghi trên hóa đơn.
Tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp
trên sổ cái. Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết để theo dõi
công nợ của khách hàng.
1.2.2.2.6. Theo dõi thanh toán:
Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng thì
có hai trường hợp :
 Nếu nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay thì kế toán cần vào sổ các
khoản thu tiền mặt. Trong việc xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền mặt, vấn đề quan
trọng nhất là khả năng bò mất cắp. Sự ăn cắp có thể xảy ra trước khi các khoản thu
được vào sổ hoăïc sau khi đó. Do vậy các khoản tiền mặt phải được vào sổ nhật ký
thu tiền mặt và sổ phụ các khoản phải thu và ký gửi vào ngân hàng bằng đúng số
tiền và đúng lúc.

20

 Nếu là nghiệp vụ bán chòu thì kế tóan sẽ phải theo dõi các khoản phải
thu. Để tiện theo dõi thanh toán, cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi
để từ đó lập chương trình thu nợ, thường chương trình này do bộ phận tín dụng phụ
trách. Ngoài ra, để giảm thiểu các sai phạm thì cần phân công cho hai nhân viên
khác nhau phụ trách về kế toán chi tiết công nợ. Tuy nhiên cần lưu ý rằng gian lận
vẫn có thể xảy ra nếu giữa họ có sự thông đồng với nhau.

1.2.2.2.7. Xử lý và ghi sổ doanh thu bò trả lại hay giảm giá:
Khi nào khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được vì bò sai quy
cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho doanh nghiệp. Doanh thu bò trả
lại hay giảm giá phải được vào sổ chính xác và nhanh chóng vào sổ chi tiết doanh
thu bò trả lại hay được giảm giá cũng như vào sổ phụ.
1.2.2.2.8. Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được:
Khi không còn hy vọng thu hồi được về các khoản phải thu, nhà quản lý có
trách nhiệm xem xét để chuẩn y việc xóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ
phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách.
1.2.2.2.9 Dự phòng nợ khó đòi:
Dự phòng nợ khó đòi phải đủ để bao gồm doanh số của kỳ hiện hành mà
công ty không thể thu hồi được trong tương lai. Đối với hầu hết công ty, dự phòng
đại diện cho phần còn lại từ sự điều chỉnh cuối kỳ của mức dự phòng phải thu khó
đòi của ban quản trò.

1.3. SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI
VỚI CHU TRÌNH DOANH THU:
Doanh thu là khoản thu nhập chủ yếu và thường xuyên của các doanh nghiệp
kinh doanh trong các lónh vực khác nhau. Việc tăng hoặc giảm doanh thu tạo ra một
nguy cơ hoặc đe doạ rất lớn đối với bản thân doanh nghiệp. Đặc biệt trong nền kinh
tế thò trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay thì việc tạo ra doanh thu
và hạn chế tình trạng nợ khó đòi ngày càng trở nên khó khăn hơn.Do vậy, việc theo
dõi và quản lý tốt doanh thu có một ý nghóa vô cùng quan trọng trong việc tồn tại và

21

phát triển của một doanh nghiệp. Nó không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp phải không
ngừng nâng cao các sản phẩm dòch vụ của mình mà còn phải đưa ra các chính sách
và biện pháp thích hợp trong việc theo dõi và hạch toán doanh thu. Bởi lẽ, trong quá
trình hạch toán và theo dõi doanh thu đôi khi xảy ra tình trạng sai sót dẫn đến việc

hạch toán sai hoặc bỏ sót doanh thu. Bên cạnh đó tình trạng gian lận vẫn thường
xảy ra vì các lợi ích cá nhân hoặc vì các lý do khác.
Vì vậy, để góp phần khắc phục và hạn chế tình trạng trên thì rất cần thiết phải
xây dựng các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu. Việc áp dụng có hiệu quả
các thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh thu sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể
ngăn chặn và hạn chế được rủi ro, đặc biệt là gian lận trong quá trình hạch toán và
dễ dàng khi đối chiếu kiểm tra để phát hiện gian lận và sai sót.
1.4. KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN MỤC CHI PHÍ:
1.4.1Các hoạt động chủ yếu trong chu trình chi phí:


Nhà máy đặt hàng cần thiết
 Tổ chức nhận hàng đặt u cầu
 Xác định nghĩa vụ thanh tốn
 Thanh tốn tiền.
_ Trong trường hợp trả tiền ngay các sự kiện kinh tế trên xảy ra cùng một lúc
nên được ghi chép trong cùng một nghiệp vụ kế tốn.
_ Trong trường hợp mua chịu thì mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế
tốn tại thời điểm khác nhau.
1.4.2.Các thủ tục kiểm soát :
1.4.2.1. Khái niệm về các thủ tục kiểm soát:
1.4.2.2. Các thể thức kiểm soát đối với chu trình chi phí:
1.4.2.2.1 u cầu hàng hóa dịch vụ.
Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí, bất cứ bộ phận nào có nhu
cầu hàng hóa or dịch vụ, ngun vật liệu đều lập u cầu mua hàng gửi bộ phận mua
hàng. Tuy nhiên, thơng thường u cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi
cần bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận u cầu này là " u cầu mua hàng ".

22

1.4.2.2.2. Đặt hàng với nhà cung cấp:
Sau khi nhận yêu cầu mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp nhằm đạt
ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao
hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lắp đặt hàng
mua gửi về cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng
như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng.
à nếu chấp thuận nhận đơn đặt hàng thì gửi thông báo hoặc bảng báo giá chấp nhận đặt
hàng. Đây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên.
1.4.2.2.3. Nhận hàng và nhập kho:
Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ
phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng , chất lượng hàng, đối chiếu với giấy
giữ hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với mặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận
việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt động giao hàng kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận, sau đó,
hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách
nhiệm quản lý giao cho kho hàng.
1.4.2.2.4. Ghi nhận phải trả người bán:
Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng, kế toán phải thu tiến hành đối chiếu
hóa đơn bán hàng với các chứng từ gốc có liên quan như đặt hàng, phiếu nhập kho, và
tổ chức theo dõi khoản phải trả người cung cấp.

1.4.2.2.5. Thanh toán cho người cung cấp:
Tới ngày cần thanh toán, kế toán tiến hành các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ
chi tiền cho người bán. Sau khi thanh toán tiền, căn cứ các chứng từ liên quan như
phiếu chi hoặc Uỷ nhiệm thu thanh toán, kế toán phải ghi nhận khoản thanh toán cho
người bán.
1.5 Sự Cần Thiết Phải Xây Dựng Các Thủ Tục Kiểm Soát Cho Chu Trình Chi
Phí:

23

Chu trình chi phí gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa
và dịch vụ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình bắt đầu bằng sự khởi
xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa hoặc dịch vụ đó
và kết thúc bằng việc thanh toán cho quyền lợi nhận được.
Cho dù bất kỳ một doanh nghiệp nào mặc dù hệ thống kiểm soát nội vộ hiệu
quả thì vẫn có thể xảy ra sai sót. Các thủ tục kiểm soát sẽ mang lại cho doanh nghiệp
nhiều tiện ích:
- Nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn đúng đắn, nó đảm bảo cho hàng hóa
và dịch vụ được mua theo đúng các mục tiêu đã được phê chuẩn của công ty
và nó tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc mua không cần thiết. Thành lập
các phòng thu mua đảm bảo chất lượng thích hợp của hàng hóa và dịch vụ
với giá thấp nhất.
_ Quá trình kiểm soát thích hợp từ việc nhận hàng và dịch vụ của người cung
cấp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, chất lượng, thời gian đến và các điều kiện
khác.
- Giúp sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa và dịch vụ, ghi sổ sách
chính xác và nhanh chóng. Vì vậy, ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng
đến báo cáo tài chính và các khoản chi tiền mặt thực tế có cơ sở hợp lý theo
đúng số tiền. Các chứng từ và sổ sách lập thích hợp, các thủ tục đúng đắn
để ghi sổ, và các phiếu chi độc lập cũng là quá trình kiểm soát cần thiết của
doanh nghiệp các khoản phải trả.
_ Các quá trình kiểm soát của nhà máy sẽ giúp cho việc viết phiếu chi đúng
đắn, chi phiếu cho đúng cá nhân có trách nhiệm. Đảm bảo tất cả các khoản chi
đều phải đúng với mục đích, phải được xét duyệt và ghi chép đúng mức.
Như vậy mục đích của quá trình chi phí đều nhằm nâng cao hiệu quả quản lý giúp
doanh nghiệp chấp hành tốt các chính sách và chế độ của nhà nước. Đây là nền tảng
vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

24






25

CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHO CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ
TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA

2.1. GIỚI THIỆU SƠ LƯC VỀ NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA.
2.1.1 GIỚI THIỆU KHÁI QT VỀ NHÀ MÁY
 Tên đơn vò : Nhà máy thuốc lá Khánh Hòa
 Đòa chỉ : Bình Tân – Vónh Trường – Nha Trang.
 Tài khoản : 710A.00064 tại Ngân Hàng Công Thương
Khánh Hòa.
 Điện thoại : (058)881110 - 881114 - 881115 – 881116.
 Fax : (058)881112.
 Mã số thuế : 4200486169-001.
2.1.1.1. Quá trình hình thành:
Xuất phát từ nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Chính phủ có chủ trương đẩy mạnh
ngành công nghệ sản xuất chế biến hàng tiêu dùng trong nước, hạn chế nhập khẩu
đặc biệt là sản phẩm của ngành thuốc lá. Bên cạnh đó ở tỉnh Khánh Hòa nghề trồng

thuốc lá và sản xuất thuốc lá bao đã có truyền thống từ lâu và ngày càng phát triển
nên việc hình thành một ngành sản xuất thuốc lá khép kín là điều cần thiết.
Ngày 04/10/1983, Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Phú Khánh ký quyết đònh chính thức
thành lập Công Ty Chuyên Doanh Thuốc lá Phú Khánh do ông Nguyễn Xuân
Hoàng làm giám đốc.
Từ một điểm xuất phát hết sức là nhỏ bé, chỉ chuyên sản xuất mặt hàng thuốc lá
với cơ sở vật chất rất thô sơ, lạc hậu và lao động thủ công. Qua bao năm xây dựng
và phát triển nay đã trở thành một đơn vò kinh doanh đa ngành và hoạt động trên
nhiều lónh vực có tên: “Tổng Công Ty Khánh Việt” với 15 đơn vò trực thuộc và có
mạng lưới tiêu thụ trên toàn quốc.