tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty tnhh đầu tư và xây dựng kim cúc

LỜI CẢM ƠN

Sau bốn năm được học tập dưới mái trường Đại học Nha Trang và hơn ba
tháng thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc, em đã được trang
bị cho mình những kiến thức chuyên môn về lý thuyết cũng như thực tế về chuyên
ngành.
Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô đã dạy
dỗ, truyền đạt cho em những kiến thức và kinh nghiệm về chuyên môn cũng như về
cuộc sống trong những năm học vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Hồng Nhung đã hưỡng dẫn em
hoàn thành đề tài này. Sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô cùng những kiến thức
quý báu cô truyền đạt đã giúp cho em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp này.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH Đầu tư và
Xây dựng Kim Cúc, đặc biệt là các cô chú, anh chị trong phòng Kế toán đã tạo điều
kiện cho em thực tập tìm hiểu thực tế kế toán tại Công ty.
Xin kính chúc Quý Thầy Cô, các Cô Chú, Anh Chị sức khỏe và công tác tốt!

Sinh viên thực tập
Võ Thị Siền






MỤC LỤC

Trang
Trang bìa phụ
Quyết định
Lời cám ơn
Nhận xét của đơn vị thực tập
Nhận xét của giáo viên hướng dẫn
Mục lục
Danh mục sơ đồ, lưu đồ
Danh mục bảng biểu
Danh mục chữ viết tắt
LỜI NÓI ĐẦU 1
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN
MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN 4
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4
1.1.1. Sự cần thiết và lợi ích của HT KSNB đối với một Công ty 4
1.1.2. Khái niệm 5
1.1.3. Phân loại 6
1.1.4. Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB 6
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát 8
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro 9
1.1.4.3. Các hoạt động kiểm soát 10
1.1.4.4. Thông tin và truyền thông 13
1.1.4.5. Giám sát 15
1.1.5. Cách thức tìm hiểu hệ thống KSNB 15
1.1.5.1. Các phương pháp mô tả hệ thống 15
1.1.5.2. Trình tự tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB 16

1.1.6. Hoàn thiện cơ cấu KSNB trong tổ chức 16
1.1.6.1. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 16
1.1.6.2. Những biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB 18
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC
KHOẢN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 19
1.2.1. KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền 19
1.2.1.1. Yêu cầu của KSNB 19
1.2.1.2. Các nguyên tắc của KSNB 20
1.2.1.3. KSNB đối với thu tiền 20
1.2.1.4. KSNB đối với chi tiền 21
1.2.2. KSNB đối với kế toán các khoản thanh toán 22

1.2.2.1. KSNB đối với phải thu khách hàng 22
1.2.2.2. KSNB đối với nợ phải trả 23
Chương 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG KIM CÚC 24
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG
KIM CÚC 24
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 24
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ 26
2.1.2.1. Chức năng 26
2.1.2.2. Nhiệm vụ 27
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 27

2.1.3.1. Cơ cấu quản lý 27

2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ 28
2.1.4. Tổ chức sản xuất hiện trường thi công 31
2.1.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động SXKD tại Công ty 31





2.1.6. Đánh giá khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Đầu tư
và Xây dựng Kim Cúc trong thời gian qua 32
2.1.7. Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 35
2.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 36
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 36
2.2.1.1. Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán 36
2.2.1.2. Hình thức tổ chức kế toán 38
2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán 38

2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản 39
2.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán 39
2.2.4.1. Sơ đồ tổ chức sổ kế toán 39
2.2.4.2. Các loại sổ sử dụng trong Công ty 41

2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 41
2.3.1. KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty 41
2.3.1.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán vốn bằng tiền 41
2.3.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán vốn bằng tiền 44
2.3.1.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình 60
2.3.1.4. Chứng từ, sổ sách minh họa 65
2.3.1.5. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền 65

2.3.2. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản thanh toán 70
2.3.2.1. Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu 70
2.3.2.1.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán các khoản phải thu 70
2.3.2.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán các khoản phải thu 71
2.3.2.1.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình 73
2.3.2.1.4. Sổ sách, chứng từ minh họa 74
2.3.2.1.5. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản phải thu 74
2.3.2.2. Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải trả 78
2.3.2.2.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán các khoản phải trả 78






2.3.2.2.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán các khoản phải trả 79
2.3.2.2.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình 81
2.3.2.2.4. Sổ sách, chứng từ minh họa 82
2.3.2.2.5. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản phải trả 82
2.4. Đánh giá chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty 86

2.4.1. Những mặt đạt được 86

2.4.2. Những mặt hạn chế 87
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN
THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 89

3.1. GIẢI PHÁP 1: HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KẾ TOÁN

VỐN BẰNG TIỀN 89
3.2. GIẢI PHÁP 2: TỔ CHỨC BỘ PHẬN KIỂM SOÁT NHẬN HÀNG RIÊNG 94
3.3. BIỆN PHÁP 3: TĂNG THÊM NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN 96
3.4. BIỆN PHÁP 4: ÁP DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ NÂNG CAO TRÌNH
ĐỘ CHUYÊN MÔN CHO CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN 96

KẾT LUẬN 99
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC







DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ SỬ DỤNG
Trang
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 28
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức sản xuất hiện trường thi công 31
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán 36
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 40
Lưu đồ 1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu nợ khách hàng bằng tiền mặt 45
Lưu đồ 2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu tiền tạm ứng thừa 47
Lưu đồ 3: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu lãi tiền gửi 49
Lưu đồ 4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí điện, nước, điện thoại quản lý doanh
nghiệp 51
Lưu đồ 5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thanh toán tiền BHXH 53
Lưu đồ 6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt tạm ứng 55
Lưu đồ 7: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi lương 57

Lưu đồ 8: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền gửi mua hàng hóa (chi trả nợ nhà cung
cấp) 59
Lưu đồ 9: Lưu đồ luân chuyển chứng từ tăng khoản phải thu do bán chịu hàng hóa 72
Lưu đồ 10: Lưu đồ luân chuyển chứng từ tăng các khoản phải trả do mua chịu hàng hóa 80





DANH MỤC BẢNG BIỂU
Trang
Bảng 1.1: Bảng các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 7
Bảng 2.1: Bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm 2008,
2009, 2010 33
Bảng 2.2: Bảng danh mục chứng từ sử dụng tại Công ty (phụ lục)
Bảng 2.3: Bảng danh mục tài khoản sử dụng tại Công ty (phụ lục)
Bảng 2.4: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với tiền 65
Bảng 2.5: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với tiền 67
Bảng 2.6: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu 75
Bảng 2.7: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu 77
Bảng 2.8: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với mua hàng - trả tiền 82
Bảng 2.9: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với mua hàng - trả tiền 85
Bảng 3.1: Bảng mẫu bảng kê các loại tiền tồn quỹ 91
Bảng 3.2: Bảng hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối với tiền 92

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

- KSNB: Kiểm soát nội bộ
- SXKD: Sản xuất kinh doanh
- HCNS: Hành chính nhân sự
- BHXH: Bảo hiểm xã hội
- BHYT: Bảo hiểm y tế
- BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp
- TSCĐ: Tài sản cố định
- GBC: Giấy báo có
- LCC: Lệnh chuyển có
- GBN: Giấy báo nợ
- UNT: Ủy nhiệm thu
- UNC: Ủy nhiệm chi
- HĐGTGT: Hóa đơn giá trị gia tăng
- HTKT: Hạ tầng kỹ thuật
- BTLT: Bê tông li tâm



1




LỜI NÓI ĐẦU

1- Sự cần thiết của đề tài:
Từ khi gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO) nền kinh tế đất nước

ngày càng phát triển, thể chế pháp lý dần đi vào ổn định nhưng môi trường kinh
doanh của các doanh nghiệp thì càng ngày càng cạnh tranh gay gắt, khốc liệt. Các
doanh nghiệp không những phải đương đầu với các doanh nghiệp trong nước mà
còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Thể chế càng thông thoáng
thì sự cạnh tranh này càng khó khăn, bởi các doanh nghiệp nước ngoài đã đi trước
ta cả về khoa học, công nghệ và kỹ thuật, trình độ quản lý và tiềm lực kinh tế.
Nhiều biện pháp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được đặt ra trong
đó việc “nâng cao nội lực, tăng sức cạnh tranh” rất được quan tâm. Theo đó, việc
xây dựng được một Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong
việc phát huy nội lực, hạn chế rủi ro trong một Công ty. Vậy hệ thống kiểm soát nội
bộ là gì? Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế? Và nó được thiết lập như thế nào?
Để làm rõ những câu hỏi trên trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp được
sự chấp thuận của ban chủ nhiệm Khoa Kế toán - Tài chính và ban lãnh đạo Công ty
TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc em đã thực hiện đề tài: “Tìm hiểu và hoàn
thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản
thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc”.
2- Mục tiêu nghiên cứu:
Với vấn đề và những câu hỏi đặt ra như trên, đề tài tập trung chủ yếu vào các
mục tiêu chính sau đây:
(1). Tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng
tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc.
(2). Đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ đối
với kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán của Công ty.



2

3- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
 Đối tượng đề tài nghiên cứu là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc. Cụ thể, đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ
đối với kế toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty.
 Phạm vi nghiên cứu là Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc, với
số liệu, báo cáo được thu thập tại phòng kế toán Công ty các năm 2008, 2009, 2010.
4- Phương pháp nghiên cứu:
Để nghiên cứu, đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
o Phương pháp quan sát.
o Phương pháp phân tích.
o Phương pháp phỏng vấn.
Bên cạnh đó đề tài còn sử dụng một số công cụ để thu thập và mô phỏng
thông tin bao gồm:
o Bảng câu hỏi.
o Lưu đồ.
o Phần mềm Microsoft Office Visio 2003.
5- Kết cấu đề tài:
Ngoài lời nói đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài bao gồm 3 chương:
 Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục
vốn bằng tiền và các khoản thanh toán.
 Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với khoản mục kế toán vốn bằng
tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc.
 Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ đối
với khoản mục kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty.
6- Những đóng góp của đề tài:
Đề tài: “Tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH
Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc” đã có những đóng góp sau đây:
 Tổng quan cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ.

3




 Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ đối với khoản mục kế toán vốn bằng
tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc. Qua
đó, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công
ty. Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp giúp hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ
của Công ty.
Qua thời gian thực tập, được sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong Công
ty đặc biệt là những anh chị ở phòng kế toán, sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn
Thị Hồng Nhung đã giúp em hoàn thành đề tài tốt nghiệp với các nội dung như đã
trình bày ở trên.
Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung đề
tài chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp
ý kiến của thầy cô và các bạn để đề tài này được hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn đến các thầy cô trong Khoa Kế toán - Tài
chính đặc biệt là cô Nguyễn Thị Hồng Nhung - giảng viên trực tiếp hướng dẫn em
hoàn thành đề tài, cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán Công ty TNHH Đầu tư
và Xây dựng Kim Cúc - những người đã giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập.

4




Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ
CÁC KHOẢN THANH TOÁN

1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với một công ty
Người ta thường nói: “ Phòng bệnh hơn chữa bệnh ”. Ta thấy điều này rất
đúng, bởi lẽ bất kỳ một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ đều luôn có xung quanh
mình rất nhiều đối thủ cạnh tranh hiện hữu hay tiềm ẩn, mạnh hay yếu. Bên cạnh đó
các yếu tố thị trường, các chính sách bất lợi luôn kề cận doanh nghiệp. Chính vậy
mà làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đứng trước những rủi
ro có thể xảy ra như kinh doanh thua lỗ, tài sản bị tham ô, đánh cắp, vi phạm pháp
luật, báo cáo tài chính không trung thực rất nhiều rủi ro mà bất cứ doanh nghiệp
nào cũng có thể gặp phải. Từ những vấn đề hết sức thiết thực này mà khái niệm
“HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ” ra đời. Theo các Nhà quản lý: 2 yếu tố để
thực hiện kiểm soát nội bộ đó là:
+ Có các thủ tục ấn định bằng văn bản và nhân viên phải làm theo.

+ Khi ấn định các thủ tục đưa vào đó sự kiểm soát lẫn nhau và chúng trở
thành nguyên tắc. Dựa trên các văn bản nhân viên kiểm soát nội bộ sẽ kiểm tra
thường xuyên mà không chờ các vi phạm đã xảy ra.
Như vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp
phần giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp giảm bớt phần nào mối lo lắng thường
trực trong đầu mình như: Làm thế nào để ban lãnh đạo kiểm soát được hoạt động
của tất cả các bộ phận kể cả các chi nhánh riêng lẽ ở xa trụ sở chính? Làm thế nào
để các nhân viên thực hiện đúng công việc của mình một cách tự giác? Làm thế nào
để phân quyền, ủy quyền cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học? Làm sao để


5




quản lý được rủi ro, đảm bảo được tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán,
các báo cáo tài chính?.
1.1.2. Khái niệm
Năm 1992, tổ chức COSO (Committee of Sonsoring Organization) là một Ủy
ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đã
đưa ra định nghĩa thiết thực nhất cho đến nay vẫn được nhiều người chấp nhận.
Theo đó:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các
nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Để hiểu được bản chất của định nghĩa ta phải hiểu được 4 nội dung cơ bản

sau: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
 Kiểm soát nội bộ là một quá trình:
Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát liên lục, hiện diện
ở các bộ phận trong đơn vị và liên kết với nhau thành một thể thống nhất.
 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người:
Ngoài những chính sách, thủ tục, biểu mẫu kiểm soát nội bộ còn bao gồm cả
con người trong tổ chức: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên chính con
người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng.
 Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý:
Kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải tuyệt đối
trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Điều này xuất phát từ hạn chế vốn có
của kiểm soát nội bộ. Hạn chế này bao gồm sai sót của nhân viên quản lý, sự thông
đồng, sự gian lận, sự lạm quyền của các cán bộ quản lý. Mặt khác người lãnh đạo
luôn cân nhắc giữa yếu tố chi phí và lợi ích. Tuy người lãnh đạo có thể nhận thức


6




được đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ
cũng không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro.
 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
- Đối với các báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính trung thực
và hợp lý, phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ phải đảm bảo được các thành viên
trong đơn vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị để hướng đến mục
tiêu của đơn vị.
- Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: kiểm soát nội bộ

giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao
uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
Vậy mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm mọi mặt
hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một đơn vị.
1.1.3. Phân loại
Kiểm soát nội bộ thường được chia thành 2 loại:
 Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai
mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và bảo đảm thông tin kế toán chính xác tin cậy.
 Kiểm soát quản lý: Để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến
khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý.
1.1.4. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Tuy quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu của các đơn vị là khác nhau, việc
tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi đơn vị cũng khác nhau nhưng theo quan
điểm phổ biến hiện nay: Có 5 yếu tố cơ bản hình thành nên hệ thống kiểm soát nội
bộ của đơn vị như sau:
1- Môi trường kiểm soát.
2- Đánh giá rủi ro.
3- Hoạt động kiểm soát.
4- Thông tin và truyền thông.
5- Giám sát.


7




Bảng 1.1: CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố
Môi trường

kiểm soát
Tạo ra sắc thái chung của
một tổ chức, chi phối đến ý
thức kiểm soát của mọi
người trong tổ chức, là nền
tảng cho tất cả bộ phận
khác của kiểm soát nội bộ.
- Tính chính trực và giá trị đạo đức.
- Đảm bảo về năng lực.
- Hội đồng quản trị, ủy ban kiểm toán.
- Triết lý quản lý và phong cách điều
hành của nhà quản lý.
- Cơ cấu tổ chức.
- Cách thức phân định quyền hạn và
trách nhiệm.
- Chính sách nhân sự.
Đánh giá
rủi ro
Nhận dạng, phận tích rủi ro.

- Xác định mục tiêu của đơn vị.
- Nhận dạng, phân tích các rủi ro.
Hoạt động
kiểm soát
Là những chính sách, thủ
tục người quản lý thiết lập
để thực hiện mục tiêu kiểm
soát.
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ

hoặc hoạt động.
- Kiểm soát hệ thống và xử lý thông tin.
- Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện.
- Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp.
- Kiểm soát vật chất và thông tin.
Thông tin
và truyền
thông
Hệ thống thu thập, xử lý,
ghi chép, báo cáo các thông
tin trong nội bộ và với bên
ngoài.
- Chính sách kế toán.
- Hình thức kế toán.
- Chứng từ.
- Sổ sách.
- Báo cáo.
Giám sát Sự giám sát thường xuyên
và định kỳ của người quản
lý đối với hệ thống kiểm
soát nội bộ nhằm xem xét
hoạt động của nó có đúng
với thiết kế, và cần điều
chỉnh gì cho phù hợp với
từng giai đoạn.
- Giám sát thường xuyên.
- Giám sát định kỳ.

8




1.1.4.1 . Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý
thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận
khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:
 Tính chính trực và giá trị đạo đức
Khi sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ
được hạn chế. Vì thế để đáp ứng được yêu cầu này, các nhà quản lý phải xây dựng
và phổ biến rộng rãi các quan điểm, quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức.
Môi trường văn hóa của tổ chức chính là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và
các giá trị đạo đức. Muốn vậy các nhà quản lý phải làm gương cho nhân viên noi
theo, đôi lúc phải hy sinh những sở thích, thói quen riêng của mình, không tạo sức
ép hay điều kiện có thể dẫn đến cho nhân viên có hành vi thiếu trung thực.
 Đảm bảo về năng lực
Là việc đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để
thực hiện được nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu quả. Không những
thế phẩm chất đạo đức của nhân viên phải được xem trọng. Do đó, nhà quản lý phải
quan tâm ngay từ công tác tuyển dụng, đào tạo, giám sát và huấn luyện họ.
 Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm soát
Khi Ủy ban kiểm soát có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát sẽ
hữu hiệu hơn và hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hữu hiệu. Uỷ ban kiểm
soát sẽ thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể
xảy ra trước khi trở nên nghiêm trọng.
 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Nó được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, sự tiếp cận
khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, quan điểm về tính chính

xác của dữ liệu kế toán, và khả năng đạt được các dự toán ngân sách hay thực hiện
các mục tiêu hoạt động. Nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt được mục tiêu
bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành
kế hoạch của mỗi cá nhân.


9




 Cơ cấu tổ chức
Thực chất là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong
đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Hay nói cách khác nó
là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì
thế khi xây dựng bộ khung này phải phù hợp sao cho chức năng của các bộ phận
không chồng chéo nhau và phải có sự kết hợp hài hòa giữa chúng.
 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm
thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương
pháp ủy quyền. Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng các
văn bản và triển khai cho toàn tổ chức.
 Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự tác động đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm
toán thông qua các nhân tố như: đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị
về đạo đức. Chính sách nhân sự bao gồm: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính
sách tiền lương, giám sát khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên.
1.1.4.2 . Đánh giá rủi ro
Các rủi ro làm cho mục tiêu của tổ chức có thể không đạt được. Các rủi ro
xảy ra do rất nhiều nguyên nhân đến từ bên ngoài và bên trong tổ chức, rủi ro có thể

do chủ quan hay khách quan. Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người
quản lý phải thực hiện các công tác sau:
 Thiết lập các mục tiêu của tổ chức
Các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung của toàn tổ chức và mục tiêu
riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn. Thiết lập mục tiêu bao
gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như các chỉ tiêu
phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thông qua việc ban hành các văn
bản hoặc đơn giản là thông qua nhận thức và những phát biểu hàng ngày của nhà
quản lý.



10




 Nhận dạng, phân tích rủi ro
Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng
đến từng hoạt động cụ thể trong phạm vi từng hoạt động. Rủi ro có thể phát sinh và
tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng đến toàn đơn vị.
Để nhận dạng và phân tích rủi ro có thể sử dụng nhiều phương pháp khác
nhau: phương pháp phân tích dự báo dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt
động. Việc phân tích và đánh giá rủi ro thường gồm những bước sau:
+ Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu
của đơn vị.
+ Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp sử dụng để đối phó rủi ro.
1.1.4.3 . Hoạt động kiểm soát
Là những chính sách thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý
được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hoạt động với

mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị này đang hoặc có thể gặp.
Các hoạt động kiểm soát bao gồm:
 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không được thực hiện quá nhiều
trách nhiệm tức không được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho
đến khi kết thúc.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên tự kiểm soát lẫn
nhau để tránh các sai sót có thể xảy ra, giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong
quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể gây ra và che giấu sai phạm của mình.
Khi phân chia trách nhiệm cần tách bạch các chức năng sau:
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ hay chuẩn y quyết định.
- Chức năng ghi chép: bao gồm cả việc lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị
các tài liệu để đối chiếu, lập báo cáo thực hiện.
- Chức năng bảo quản tài sản: bao gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho,
nhận séc hay lập séc thanh toán.



11




 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động
Nếu có thể nắm bắt được tất cả các công việc trong một tổ chức, các nhà quản lý
đã không cần sử dụng đến các nhân viên của mình. Điều này là không thể bởi vậy
nhà quản lý phải thông qua các chính sách, các quy định tác động đến các nhân viên
của họ, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra
các quyết định lãnh đạo cấp thấp hơn. Việc này gọi là sự ủy quyền, có 2 mức ủy
quyền.

- Uỷ quyền chung: liên quan đến tất cả các hoạt động trong tổ chức, trong
nghiệp vụ. Ví dụ: Ban hành bảng giá.
- Uỷ quyền chi tiết: là trường hợp ủy quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn lẻ
và cụ thể, không phát sinh thường xuyên. Ví dụ: ủy quyền phê chuẩn nghiệp vụ mua
sắm tài sản cố định.
 Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ
tục kiểm soát, các dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu
và kiểm soát kết xuất.

DL đầu vào DL đầu ra


Kiểm soát hệ thống thông tin là kiểm soát chung liên quan đến toàn hệ thống
thông tin. Ví dụ: Quy trình kiểm soát truy cập hệ thống. Kiểm soát chung là môi
trường chung cho kiểm soát ứng dụng.
 Kiểm soát độc lập và soát xét về thực hiện
Một phần quan trọng của kiểm soát là: Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp
vụ được thực hiện và xử lý chính xác. Việc kiểm tra này được thực hiện một cách
độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu. Việc kiểm tra được gọi là kiểm tra độc lập khi
người thực hiện kiểm tra không phải là người chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ
hay người ghi sổ kế toán. Kiểm tra độc lập bao gồm:
Xử lý dữ liệu


12

- Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập. (Ví dụ: đối chiếu số liệu giữa sổ
kế toán với số liệu của ngân hàng).
- So sánh giữa số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách thông qua quá
trình kiểm kê.
- Thực hiện việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên Bảng cân đối số
phát sinh.
- Xem xét độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ. (Ví dụ: kiểm tra chứng từ trước
khi ghi sổ).
Kiểm tra độc lập cần được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét lại việc
thực hiện thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với thực
tế. Các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm thường cung cấp thông
tin hữu ích cho quá trình này.
 Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp
Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp đảm bảo cho việc ghi
chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế.
Hình thức và nội dung của chứng từ, sổ sách không nên phức tạp, phải thỏa mãn dễ
ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình ghi chép. Nội
dung của chứng từ và sổ sách cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho kiểm soát.
Việc thiết kế và sử dụng các chứng từ, sổ kế toán còn quy định về các quá trình bảo
quản, lưu trữ, truy xuất để đảm bảo tính an toàn cho các tài liệu kế toán đó.
 Đảm bảo an toàn cho vật chất và thông tin
Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức. Do
đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật
chất và thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất
cho các cá nhân có liên quan. An toàn về mặt vật lý thông thường bao gồm các thủ
tục kiểm soát:
- Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất
và thông tin.

13




- Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, thông tin lưu trữ, phương tiện lưu
trữ thông tin (đặc biệt là các tổ chức có mạng máy tính).
- Bảo vệ sổ sách, các tệp tin, các tài liệu và chứng từ kế toán.
- Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức.
- Giới hạn tiếp cận với các trung tâm dữ liệu.
1.1.4.4 . Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết
lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành
các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả
cho nội bộ và bên ngoài.
Tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong một tổ chức đều cần thông tin để
có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận,
xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin.
Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin cho cả nội
bộ tổ chức và cả bên ngoài. Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản
quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ, hay có thể là các lệnh miệng, các
hành vi của nhà quản lý. Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể
được thực hiện một cách có hiệu quả và ngược lại, kiểm soát tốt có thể đảm bảo sự
an toàn và trung thực của thông tin.
Hệ thống thông tin của một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó phân hệ
thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán được thiết
lập tốt sẽ đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận. Mục tiêu của
hệ thống thông tin kế toán là ghi nhận, xử lý và lưu trữ, tổng hợp và chuyển giao,
truyền đạt các thông tin tài chính của một tổ chức. Điều này có nghĩa rằng nhân

viên kế toán phải hiểu được bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cách thức ghi
nhận dữ liệu trên các phương tiện xử lý hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng
từ gốc sang hình thức máy có thể đọc được, các phương thức truy cập, cập nhật
thông tin.


14




Để đạt được mục tiêu trên, cần phải chú ý đến 2 bộ phận quan trọng trong hệ
thống thông tin đó là chứng từ và sổ sách kế toán.
- Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế, ngoài ra còn
giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị.
- Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp cận các thông tin ban đầu
trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành các thông tin tổng hợp trên báo cáo tài
chính, kế toán quản trị. Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối
tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản
nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép thông tin vào sổ sách, để
hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng
dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán.
Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho nhân viên sự hiểu biết về vai
trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính. Những
người xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến
người khác và yêu cầu phải báo cáo các tình huống bất thường lên cấp trên.
Để có được một hệ thống kế toán tài chính hữu hiệu phải đảm bảo cho các
mục tiêu tổng quát sau:
- Tính có thực: Chỉ được ghi chép những nghiệp vụ có thực.

- Sự phê chuẩn: Trước khi thực hiện mọi hoạt động phải đảm bảo chúng đã được
phê chuẩn hợp lệ.
- Tính đầy đủ: Không được loại bỏ hoặc dấu bớt nghiệp vụ phát sinh.
- Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, áp dụng chính
sách kế toán.
- Sự phân loại: Đảm bảo số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản tài
đơn vị, ghi nhận đúng vào các loại sổ kế toán liên quan.
- Đúng hạn, kịp thời: Việc ghi nhận doanh thu, chi phí đúng kỳ, kịp thời cung
cấp thông tin kế toán, tài chính cho nhà quản lý khi cần thiết.


15




- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán phải được ghi vào sổ đúng
đắn, tổng hợp chính xác, giúp phản ánh đúng tình hình tài chính và kết quả kinh
doanh của đơn vị.
1.1.4.5 . Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện các hoạt động kiểm soát
một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hiện hữu của mình
qua các giai đoạn khác nhau. Tổ chức của một đơn vị thay đổi thì phương thức kiểm
soát nội bộ cũng bị thay đổi. Trong điều kiện này, giám sát có thể giúp cho các nhà
quản lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế về các hoạt
động kiểm soát và thực hiện các hoạt động điểu chỉnh cần thiết.
Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
- Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do các cá
nhân và nhà quản lý thực hiện. Ví dụ: kiểm tra trước khi ký duyệt chứng từ, kiểm kê
quỹ tiền mặt vào cuối mỗi ngày.

- Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do
kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được vận hành có đủ 5 thành phần
trên một cách có hiệu quả thì hệ thống này chắc chắn sẽ mang lại những lợi ích về
quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, hiệu quả của kiểm
soát nội bộ cao chỉ khi các kiểm toán viên nội bộ có sự độc lập và chịu sự điều
hành, chỉ đạo từ các nhà quản lý cao cấp trong tổ chức.
1.1.5. Cách thức tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.5.1 . Các phương pháp mô tả hệ thống
- Sử dụng các bảng tường thuật trình bày văn bản về trình tự tiến hành các
thủ tục hay hoạt động của đơn vị.
- Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát và nhân viên các bộ phận
thông qua bảng câu hỏi.
- Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách.
- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của hệ thống trong thực tiễn
- Mô tả hệ thống qua các công cụ: lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu.


16




1.1.5.2 . Trình tự tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
- Tìm hiểu về môi trường kiểm soát: quan trọng nhất là tìm hiểu thái độ,
nhận thức và hành động có liên quan đến môi trường kiểm soát của nhà quản lý.
- Tìm hiểu về đánh giá rủi ro.
- Tìm hiểu về thông tin và truyền thông theo trình tự:
+ Tìm hiểu các nghiệp vụ chính trong đơn vị.
+ Xem xét các nghiệp vụ xem chúng được ghi nhận như thế nào? Liên

quan đến các đối tượng nào?
+ Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo, các chính sách.
+ Tìm hiểu về các hoạt động kiểm soát kết hợp trong quá trình tìm hiểu
các bộ phận khác của hệ thống.
+ Tìm hiểu việc giám sát có liên quan đến việc lập báo cáo và có ảnh
hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào?
+ Đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn
chặn và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong đơn vị.
1.1.6. Hoàn thiện cơ cấu kiểm soát nội bộ trong tổ chức
1.1.6.1 . Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành
hệ thống, thế nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu
hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả
thực sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào
năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác hệ
thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp bạn hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi,
vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:
 Hạn chế xuất phát từ con người
Sự vô ý, bất cẩn, đãng trí thỉnh thoảng có thể xảy ra với bất cứ nhân viên nào
từ đó dễ dẫn đến sự đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc
báo cáo của cấp dưới.


17




Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với
nhau hay với bộ phận bên ngoài đơn vị. Hoặc việc sử dụng các thủ thuật để đánh

lừa nhau: Thủ thuật gian lận gối đầu Lapping đối với tiền mặt hay Kitting đối với
tiền gửi ngân hàng, các loại séc thanh toán.
 Người quản lý lạm quyền
Trong thực tế, người quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong việc thực
hiện một nghiệp vụ cụ thể. Hoặc các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng
quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. Việc dành cho nhà quản lý
một sự tùy tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi
trường kiểm soát trở nên yếu kém.
 Cách thức quản trị, quan điểm của nhà quản lý
Nhìn chung, khi một nhân viên (hay cả nhà quản lý) phải trung thành cùng
một lúc với hai quyền lợi khác nhau thì mâu thuẫn quyền lợi sẽ tồn tại. Khi đó lòng
trung thành của họ đối với tổ chức sẽ bị chi phối, họ có thể chọn lựa những hành
động có lợi cho họ nhưng lại gây tổn hại cho lợi ích của tổ chức.
Cách thức quản lý theo kiểu “Gia đình trị” hay “Đồng hương trị” cũng là một
nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi. Khi đó nhân viên kể cả người quản lý có
thể đặt quyền lợi của người thân lên trên lợi ích của tổ chức.
Quan điểm của một số nhà quản trị là coi trọng hình thức mà không chú ý
đến cách thức hoạt động và thực chất các thủ tục kiểm soát. Do đó lúc này hệ thống
kiểm soát sẽ chẳng thể phát huy được hiệu quả của nó.
 Tài sản và các cách thức tiếp cận
Một trong những cách hữu hiệu nhất để bảo vệ tài sản là kiểm soát khả năng
tiếp cận tài sản, thông qua những thủ tục kiểm soát nhất định mới được tiếp cận tài
sản. Tuy nhiên vẫn còn những khả năng rất lớn các thủ tục kiểm soát không bảo vệ
hữu hiệu tài sản của đơn vị do không lường hết các phương thức tiếp cận tài sản.
 Chi phí và lợi ích
Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt
động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận.