Quy trình xây dựng và đánh giá công việc theo KPI

QUY TRÌNH
XÂY DỰNG VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN KPI
(Ban hành kèm theo quyết định số:…./2014/QĐ – TGĐ, ngày….tháng…. Năm 2014 )
1. MỤC ĐÍCH BAN HÀNH
1.1 Đối với công ty
- Phân bổ mục tiêu, chiến lược của công ty thành mục tiêu của đơn vị và cá nhân trong
công ty;
- Giúp các đơn vị, cá nhân có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng trong thực hiện công việc hàng
năm;
- Đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn
trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, tăng hiệu quả làm việc thông
qua việc đạt được các mục tiêu KPIs.
1.2 Đối với nhân viên
- Nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá khứ, hiện tại và nâng cao hiệu
quả làm việc trong tương lai;
- Xác định nhu cầu đào tạo phát triển của nhân viên;
- Đánh giá năng lực tiềm năng và khả năng thăng tiến trong tương lai của nhân viên;
- Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động, nhằm giúp nhân viên định hướng nghề nghiệp;
- Đánh giá kết quả thực hiện KPIs để làm cơ sở xác định mức lương, phụ cấp, thưởng.
- Tăng động lực làm việc cho nhân viên.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Quy trình này được áp dụng với tất cả các đơn vị trong toàn công ty.
3. CÁC LỢI ÍCH CỦA VIỆC ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC THEO KPI
3.1 Lợi ích đối với người quản lý
- Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công việc của họ so với
các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác;
- Có điều kiện thảo luận với nhân viên về hiệu quả làm việc của họ, có chính sách khen
thưởng, động viên hay kỷ luật kịp thời;
- Có cái nhìn bao quát về hiệu quả làm việc của nhân viên và trên cơ sở đó xác định nhu
cầu đào tạo của họ;
- Thảo luận thống nhất về mục tiêu của nhân viên, nhờ đó giúp họ có định hướng mục tiêu

tốt hơn;
Trang 1/10
- Có cơ hội tự đánh giá và cải tiến hiệu quả quản lý của chính mình, thông qua sự phản hồi
của nhân viên;
- Hiểu rõ năng lực và kỹ năng của nhân viên, nhờ đó phân công và ủy thác công việc hiệu
quả hơn;
- Có thể hỗ trợ nhân viên kịp thời khi họ gặp khó khăn.
3.2 Lợi ích đối với nhân viên
- Có động lực tốt vì được người quản lý cổ vũ, khích lệ;
- Biết rõ mục tiêu công việc và kế hoạch đạt mục tiêu;
- Biết rõ hiệu quả làm việc của chính mình, xác định những điểm cần cải thiện;
- Nhận được sự hỗ trợ kịp thời của người quản lý khi gặp khó khăn;
- Có định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng nhờ những phản hồi của người quản lý.
4. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ
- KPI: Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc chính (Key Performance Indicators): Là chỉ
số đánh giá hiệu quả công việc chính của một cơ quan, tổ chức, cá nhân. Những hoạt
động này là nhiệm vụ trọng tâm cốt lõi ở thời điểm hiện tại, đồng thời ảnh hưởng tới sự
thành công và phát triển trong tương. Những chỉ số này thông thường được đo lường
hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
- Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc: Là chỉ số được công ty xây dựng và sử dụng để xác
định kết quả và hiệu quả làm việc của các đơn vị và tất cả cán bộ công nhân viên so với mục
tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thuộc Chiến lược phát triển, Kế hoạch sản xuất kinh
doanh của công ty để đánh giá mức độ tiến bộ trong từng giai đoạn phát triển nhất định.
- Chỉ số: được hiểu là những giá trị về mặt số học được thống kê, so sánh, tổng hợp, theo
dõi theo từng giai đoạn nhất định nhằm mục đích đánh giá số lượng, chất lượng, hiệu quả
của hoạt động hoặc đối tượng cần đánh giá để đưa ra những cảnh báo, nhận định về xu
hướng phát triển, thay đổi của hoạt động hoặc đối tượng cần đánh giá.
- Chỉ số định lượng: là chỉ số mô tả số lượng, phản ánh về mặt lượng của hoạt động cần
đánh giá, được tạo thành từ các dữ liệu có thể đo lường được. Chỉ số định lượng, biểu
hiện bằng số học, so sánh các yếu tố đầu ra so với đầu vào đã được lượng hóa trước đó để

xác định mức độ biến đổi của hoạt động cần đánh giá.
- Chỉ số định tính: là chỉ số được mô tả bằng chất lượng, phản ánh về mặt chất của hoạt
động cần đánh giá. Chỉ số định tính được thể hiện bằng các thang điểm, được cấu thành
từ những dữ liệu phản ánh chất lượng của hoạt động cần đánh giá. Chỉ số định tính phản
ánh tính chất của hoạt động cần đánh giá dưới góc độ quan điểm, cảm nhận của cá nhân
hoặc tổ chức.
- Công ty là Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Long I ;
Trang 2/10
- Đơn vị là Khối, phòng ban, bộ phận chức năng/ nghiệp vụ trực thuộc công ty, người
đứng đầu đơn vị gọi là Trưởng đơn vị.
- P.NS là Phòng Nhân sự
- CB-CNV là Cán bộ - công nhân viên.
5. QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI
5.1 Lưu đồ quy trình xây dựng KPI
Trách nhiệm Tiến trình Thời gian Biểu mẫu
Tổng giám đốc
Tháng11
hàng năm
Các Đơn vị
Tháng11
hàng năm
BM-01 : Phân
bổ mục tiêu của
công ty
Ban Tổng giám đốc
Đầu tháng
12 hàng
năm
Phòng NS
Tháng 12

hàng năm
Trang 3/10
BAN HÀNH MỤC TIÊU CỦA
CÔNG TY
XÂY DỰNG MỤC TIÊU
CỦA ĐƠN VỊ
DUYỆT
THÔNG BÁO HƯỚNG
DẪN ,TRIỂN KHAI
Các Đơn vị
Tháng 12
hàng năm
BM-02: Phân
bổ mục tiêu của
đơn vị
Các Đơn vị
Tháng 12
hàng năm
Cấp quản lý trực tiếp
& cá nhân người lao
động
Tháng 12
hàng năm
BM-03: Nhật
ký công việc
BM-04: Bản
mô tả công việc
Cấp quản lý trực tiếp
& cá nhân người lao
động

Tháng 12
hàng năm
BM-05: Mục
tiêu KPI cá
nhân
Các đơn vị gửi kết
quả xây dựng
Đầu tháng
01 năm sau.
Trưởng các đơn vị
Hàng
tháng / quý/
năm.
5.2 Mục tiêu chiến lược của công ty
- Mục tiêu chiến lược do Công ty ban hành.
5.3 Xây dựng mục tiêu công ty
- Ban Tổng giám đốc dựa vào mục tiêu chiến lược xây dựng và ban hành mục tiêu công ty
hàng năm.( theo biểu mẫu BM -01)
5.4 Trình duyệt
- Các đơn vị dựa theo mục tiêu do Ban Tổng giám đốc ban hành để xây dựng mục tiêu
riêng cho đơn vị và trình Tổng giám đốc phê duyệt.
5.5 Thông báo triển khai xây dựng KPI
- Phòng Nhân sự ban hành các thông báo và tài liệu hướng dẫn triển khai xây dựng KPI.
Các đơn vị căn cứ theo thông báo và hướng dẫn xây dựng KPI tại đơn vị mình.
5.6 Xác định mục tiêu của các bộ phận trực thuộc đơn vị
- Các đơn vị phân bổ mục tiêu cho các bộ phận trực thuộc. Các bộ phận trực thuộc xây
dựng mục tiêu của bộ phận mình. ( theo biểu mẫu BM-02)
5.7 Xác định KPI của các bộ phận, cá nhân trực thuộc đơn vị
- Các đơn vị xây dựng KPI và triển khai đến từng bộ phận, cá nhân của đơn vị mình;
- Phần trọng số đánh giá của từng KPI do Trưởng đơn vị thống nhất xây dựng.

Trang 4/10
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA
CÁC BỘ PHẬN TRỰC THUỘC
THUỘC
XÂY DỰNG KPI CỦA CÁC BỘ
PHẬN TRỰC THUỘC
XÂY DỰNG
KPI MỤC TIÊU
VIẾT BẢN MÔ
TẢ CÔNG VIỆC
& XÂY DỰNG
KPI CƠ BẢN
TRIỂN KHAI XÂY DỰNG KPI
TỔNG HỢP CHO CÁ NHÂN
PHÒNG NHÂN SỰ HÀNH
CHÍNH TỔNG HỢP
THEO DÕI/ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ
THỰC HIỆN
5.8 Hướng dẫn xây dựng KPI cá nhân
- Tất cả cán bộ công nhân viên viết nhật ký công việc của mình ( theo biểu mẫu BM-03);
- Cán bộ quản lý trực tiếp thống nhất với nhân viên viết bản mô tả công việc dựa trên nhật
ký công việc ( theo biếu mẫu BM- 04);
- Cấp quản lý trực tiếp xây dựng KPI mục tiêu và KPI cơ bản ( dựa trên biểu mẫu BM-03
và BM-04) cho từng cán bộ công nhân viên ( theo biểu mẫu BM-05);
- Để chỉ số KPI hiệu quả gắn với mục tiêu của công ty và góp phần cải thiện công việc
hiện tại, nâng cao hiệu suất thì cần xây dựng với những yêu cầu cơ bản sau:
o Thực hiện nhiều phương pháp tiếp cận để xây dựng KPI. Theo đó, đánh giá KPI
sẽ bao gồm 2 phần: KPI mục tiêu và KPI cơ bản.
 KPI mục tiêu:
o Mục đích các KPI là để đánh giá theo các chiến lược và mục tiêu của công ty.

o Việc này chuyển các mục tiêu chính yếu của công ty thành mục tiêu nhỏ hơn của
đơn vị, cá nhân để có thể kiểm soát và hoàn thiện các mục tiêu đã đề ra;
o Phần này còn cần để kiểm soát các yếu tố chính để dẫn đến thành công của đơn vị
ví dụ như sản lượng, định mức, chi phí,…
 KPI cơ bản:
o Mục đích chính của phần này là kiểm soát và cái thiện các công việc hàng ngày,
những công việc cơ bản, từ đó gia tăng hiệu quả làm việc của cá nhân;
o Những mục tiêu nhằm khuyến khích được sự sáng tạo, cải tiến, nâng cao hiệu
quả, hiệu suất công việc;
o Kiểm soát việc thực hiện các quy trình và quy định trong công việc.
- Lưu ý để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc cần áp dụng cả 3 loại chỉ số:
o Chỉ số kết quả chính: đo lường và kiểm soát những kết quả đạt được của mục tiêu
đề ra. Ví dụ sản lượng, định mức,
o Chỉ số hiệu suất: đo lường và kiểm soát những việc cần làm để đạt được mục tiêu.
Ví dụ: Số lần kiểm tra thiết bị, số lần bơm dầu mỡ hàng ngày, số lần gọi điện
thoại cho khách hàng,…
o Chỉ số hiệu suất chính yếu: đo lường và kiểm soát những việc cần làm để tăng
hiệu suất làm việc một cách cao nhất. Ví dụ: các công việc để kiểm soát tránh
dừng sản xuất,…
- Từ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai xây dựng KPI tổng hợp
cho cá nhân;
- KPI tổng hợp cá nhân hàng tháng có thể thay đổi tùy thuộc theo công việc hoặc mục tiêu;
- Lưu ý, tất cả mục tiêu cần xây dựng theo nguyên tắc SMART (cụ thể, dễ hiểu; đo lường
được; vừa sức; thực tế; có thời hạn);
- Xác định nội dung chi tiết của KPI:
Trang 5/10
o Xác định thành tố bao gồm: các thành phần, dữ liệu cấu tạo nên thành phần của
KPI và công thức tính toán; Việc xác định các dữ liệu cấu tạo nên thành phần của
KPI phải căn cứ vào các quy định của pháp luật, của công ty liên quan đến KPI.
o Hình thức thể hiện KPI: Căn cứ vào thành phần cấu tạo nên KPI để xác định hình

thức thể hiện cho phù hợp, thuộc một trong các dạng dưới đây:
+ Thể hiện hình thức con số: chỉ số = giá trị
+ Thể hiện hình thức số phần trăm (%): Chỉ số =
+ Thể hiện hình thức phân số:
o Tần suất đánh giá KPI:Xác định tần suất đánh giá tùy theo yêu cầu tính chất
công việc của đơn vị (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…).
o Xác định chỉ tiêu gốc và chỉ tiêu phấn đấu:
+ Chỉ tiêu gốc: Xác định chỉ tiêu gốc là việc lấy dữ liệu được thu thập ở lần đầu đánh
giá làm căn cứ so sánh với những dữ liệu được thu thập trong các lần sau.
+ Chỉ tiêu phấn đấu: Việc xây dựng chỉ tiêu phấn đấu được căn cứ vào chỉ tiêu
gốc hoặc chỉ tiêu của kỳ liền trước và dự báo tình hình biến động các yếu tố
tác động vào KPI (bao gồm các yếu tố khách quan và chủ quan) và kỳ vọng
phát triển của hoạt động cần đánh giá.
5.9 Tỉ lệ giữa KPI và năng lực đóng góp
- Áp dụng là 70% trọng số thuộc về KPI và 30% là năng lực đóng góp. Trong đó 3 yếu tố
của năng lực đóng góp là kiến thức, kỹ năng và thái độ, mỗi yếu tố chiếm 10%. ( Tham
khảo thêm bộ Từ điển năng lực của công ty)
5.10 Phần đánh giá năng lực đóng góp
- Căn cứ vào năng lực của người lao động, người quản lý trực tiếp đánh giá theo trọng số
quy định mỗi yếu tố tối đa là 10%;
- Phần tự nhận xét của nhân viên chỉ mang tính chất tham khảo, kết quả đánh giá của người
quản lý là kết quả cuối cùng.
5.11Tập hợp lưu hồ sơ
- Phòng Nhân sự là đơn vị tập hợp KPI của các đơn vị trong toàn công ty ( theo biểu mẫu
BM-05)
5.12 Đánh giá kết quả thực hiện
- Các đơn vị theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện KPI của đơn vị, cá nhân và báo cáo về
phòng Nhân sự.
6. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN KPI
6.1 Lưu đồ quy trình đánh giá kết quả thực hiện KPI

Trang 6/10
Trách nhiệm Tiến trình Thời gian Biểu mẫu
Cá nhân NLĐ
và các đơn vị
Hàng ngày/
tuần/ tháng
Cá nhân NLĐ
và cấp quản lý
trực tiếp
Hàng ngày/
tuần/ tháng
BM-06:Đánh giá
công việc của cá
nhân
Trưởng đơn vị
Hàng ngày/
tuần/ tháng
Phòng NS
Cuối mỗi
tháng
BM-07: Bảng
tổng hợp kết quả
đánh giá KPI
Phòng NS
Tháng 12
hàng năm
Ban TGĐ
Tháng 12
hàng năm
Phòng NS

Tháng 01 của
năm sau
Phòng NS
Tháng 01 của
năm sau
Các đơn vị
Tháng 01 của
năm sau
Trang 7/10
KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÁC CHỈ
TIÊU KPI
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN
CÁC CHỈ TIÊU KPI ĐÃ ĐĂNG KÝ
DUYỆT
TỔNG HỢP HÀNG THÁNG
TỔNG HỢP CẢ NĂM
DUYỆT
SỬ DỤNG KẾT QUẢ CHO
CÔNG TÁC NHÂN SỰ
THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÁNH
GIÁ CHO CÁC ĐƠN VỊ
THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÁNH
GIÁ ĐẾN NGƯỜI LAO ĐỘNG
Phòng NS
6.2 Đánh giá kết quả thực hiện KPI
- Hàng ngày/ hàng tuần/ hàng tháng CB-CNV và cấp quản lý trực tiếp đánh giá kết quả
thực hiện KPI của từng cá nhân đơn vị mình theo bản KPI đã đăng ký ( theo biểu mẫu
BM- 06).
6.3 Trình duyệt
- Cấp quản lý trực tiếp tập hợp kết quả đánh giá và trình Trưởng đơn vị ký duyệt.

6.4 Tổng hợp
- Trước ngày 27 hàng tháng Phòng Nhân sự tổng hợp đánh giá kết quả thực hiện KPI của
các đơn vị ( theo biểu mẫu BM-07);
- Trước ngày 30 hàng tháng Phòng Nhân sự rà soát kết quả đánh giá tổng hợp của các đơn
vị trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt.;
- Tháng 12 hàng năm, Phòng Nhân sự tổng hợp KPI cả năm để trình Tổng giám đốc phê
duyệt.
6.5 Sử dụng kết quả đánh giá phục vụ cho công tác nhân sự
- Phòng Nhân sự sử dụng kết quả đánh giá thực hiện KPI để sử dụng vào việc xác định
lương, thưởng ( có thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên) cho người lao động;
- Phòng Nhân sự thông báo kết quả đánh giá KPI tổng hợp cả năm đến người lao động;
- Phòng Nhân sự thông báo kết quả xác định/ điều chỉnh lương, thưởng ( có thể tăng, giảm
hoặc giữ nguyên) đến người lao động;
- Dựa trên kết quả đánh giá, cán bộ quản lý xác định những mảng cần cải thiện, đặt mục
tiêu rõ ràng, cụ thể để lên kế hoạch phát triển cho người được đánh giá thông qua kèm
cặp, đào tạo, phát triển.
6.6 Lưu hồ sơ
- Phòng Nhân sự lưu các hồ sơ liên quan đến việc xây dựng, triển khai và kết quả đánh giá
KPI của cá đơn vị.
7. PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM
- Biểu mẫu BM- 01: Phân bổ mục tiêu của công ty;
- Biểu mẫu BM- 02: Phân bổ mục tiêu của đơn vị;
- Biểu mẫu BM- 03: Mẫu nhật ký công việc;
- Biểu mẫu BM- 04: Bảng mô tả công việc;
- Biểu mẫu BM- 05: Mục tiêu KPI cá nhân năm;
Trang 8/10
THEO DÕI, CẬP NHẬT, LƯU HỒ
SƠ NHÂN SỰ
- Biểu mẫu BM- 06: Đánh giá công việc cá nhân;
- Biểu mẫu BM-07: Bảng tổng hợp kết quả đánh giá KPI.

Trang 9/10