Bài giảng nhập môn hệ thống thông tin quản lý

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ
Giảng viên: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp
Điện thoại/E-mail: 0912171969/
Bộ môn: Kinh tế - Khoa QTKD1
Thời gian biên soạn: Học kỳ I Năm học 2009- 2010
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
CHƯƠNG 5
CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG
I. HTTT quản lý văn phòng
II. HTTT xử lý giao dịch
III. HTTT sản xuất kinh doanh
IV. HTTT tài chính kế toán
V. HTTT quản trị nguồn nhân lực
VI. HTTT Marketing
VII. HTTT cho Lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định
2
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
Với mỗi HTTT quản lý chức năng:
- Khái niệm và các chức năng chính
- Phân loại các HTTT: lưu ý rằng không có sự phân chia ranh

giới rõ rệt giữa các mức quản lý
+ HTTT tác nghiệp thường cung cấp các dữ liệu chi tiết
liên quan đến các quá trình giao dịch
+ HTTT chiến thuật và chiến lược cung cấp các thông
tin tổng hợp từ các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài tổ
chức, thực hiện xử lý không những các dữ liệu khách quan mà
cả những dữ liệu chủ quan.
- Các phần mềm: PM chung và PM chuyên dụng
3
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
I. HTTT QUẢN LÝ VĂN PHÒNG
HTTT quản lý văn phòng (Management Office System) là
một hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức, là
một trong những ứng dụng phổ cập nhất của HTTT quản lý.
Mục đích chính là làm cho các công việc của tổ chức được
thực hiện một cách:
-
có hiệu lực
-
có hiệu quả
-
được kiểm soát.
4
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn

GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
5
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG
Các chức năng
xử lý và
kiểm tra
- Bàn phím
- Máy đọc
âm thanh
- Máy quét…
Input Output
Lưu trữ
- Văn bản
- Hình ảnh
- Video…
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
6
HTTT
VĂN PHÒNG
- Văn bản đến
- Tài liệu, thư từ…
- Đăng ký phương tiện đi
lại; đăng ký lịch họp, hội
thảo, hội nghị…
- Thông tin giao việc

Thông tin vào
- Văn bản đi
- Báo cáo tổng hợp,
thống kê…
- Trả lời các yêu cầu
- Lịch công tác
- Giấy mời họp…
CSDL
Văn phòng
Thông tin ra
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
Các chức năng chính của HTTT quản lý Văn phòng
- Quản lý công văn (đến, đi, trình ký)
- Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói…
- Quản lý tin tức nội bộ
- Quản lý công việc
- Quản lý hồ sơ lưu trữ
- Quản lý quy trình làm việc
- Xây dựng lịch làm việc (tuần, tháng, quí, năm)
- Xây dựng lịch công tác (tuần, tháng, quí, năm)
- Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân
- Quản lý văn phòng phẩm
- …
7
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
Các công nghệ văn phòng:
- Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa
+ các loại máy in
+ các loại máy fotocopy
- Các hệ thống máy fax và máy quét
- Hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử
- Hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử
+ Điện thoại hội nghị
+ Cầu truyền hình
+ Hội nghị internet
8
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
Các phần mềm quản lý văn phòng
- Phần mềm chung:
+ PM soạn thảo văn bản với nhiều tính năng mạnh như:
tạo ghi chú, lập dàn bài, vẽ đồ hoạ, trộn thư tín…
+ Những PM cho phép chuyển đổi tài liệu được soạn
thảo bởi hệ soạn thảo khác.
9
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp

BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
- Phần mềm chuyên dụng: được thiết kế để thực hiện các
chức năng quản lý văn phòng.
Ví dụ:
+ Phần mềm PORTAL OFFICE (trước là S-OFFICE)
của Công ty Giải pháp Phần mềm Việt (VSS)
+ HTTT điều hành AIS của Công ty CP Viễn thông – Tin
học Bưu Điện (CT-IN);
+ Phần mềm eDocman của Công ty TNHH Giải pháp
phần mềm CMC (phân hệ “eDocman quản lý văn bản và hồ sơ
công việc”)
10
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
11

Quản lý tin nhắn nội bộ

Quản lý sản phẩm

Quản lý hình ảnh

Quản lý danh bạ cá nhân

Thiệp điện tử(Greeting
Card)


Diễn đàn thảo luận nội bộ

Phân hệ WebMail

Quản lý tài sản

Quản lý tài liệu cá nhân

Quản lý văn phòng phẩm

Quản lý quy trình

Quản lý công văn

Xử lý hồ sơ công việc

Quản lý công việc

Xử lý yêu cầu (HelpDesk)

Lịch cơ quan

Lịch công tác

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM )

Quản lý tin tức nội bộ

Quản lý nhân sự


Quản lý văn bản - hồ sơ

Xử lý hồ sơ tín dụng
Chức năng của phần mềm PORTAL OFFICE
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
12
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
II. HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH
- HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)
là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường
hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD.
- Chức năng: thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông
tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động của tổ chức.
- Thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các HTTT quản
lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị
nhân sự, HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing…
13
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1

14
HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH
Xử lý:
- Theo lô
- Theo thời
gian thực
Thu thập
số liệu
CSDL HTTT
xử lý giao dịch
Lập
báo cáo
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
Quy trình xử lý giao dịch:
Bước 1: Thu thập số liệu
- Thu thập tự động bằng các Terminal (thiết bị đầu cuối liên
lạc với bộ xử lý trung tâm) được bố trí tại các điểm xuất hiện
thông tin và lập tức ghi nhận các thông tin này để truyền về
trung tâm xử lý.
- Trao đổi tài liệu (đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn
giao hàng…) giữa máy tính của các đối tác thương mại (giữa
hệ thống với khách hàng, với các nhà cung ứng…) qua mạng
thông tin điện tử.
15
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật CSDL
- Xử lý các thông tin đã thu thập được và cập nhật CSDL.
- Thường áp dụng hai phương pháp:
♦ Xử lý theo lô: số liệu giao dịch được tích lũy trong một
khoảng thời gian nhất định và được xử lý theo trình tự
♦ Xử lý theo thời gian thực: số liệu giao dịch được xử lý ngay
lập tức và in ra các tài liệu cần thiết cho khách hàng.
→ còn được gọi là hệ thống giao dịch trực tiếp.
Bước 3: Phân phối tài liệu và lập báo cáo
16
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
Các HTTT xử lý giao dịch:
- Các hệ thống XLGD bên trong tổ chức như:
+ Hệ thống quản lý tiền lương,
+ Hệ thống quản lý tiền mặt,
+ Hệ thống quản lý giờ giảng của giảng viên…
- Các hệ thống XLGD với khách hàng bên ngoài tổ chức:
+ Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng,
+ Hệ thống đặt phòng khách sạn,
+ Hệ thống mua bán chứng khoán,
+ Hệ thống thu ngân ở siêu thị…
17
BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
18
PHẦN MỀM TIỀN LƯƠNG MASTER-PRM
QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG
CẬP
NHẬT
DANH
SÁCH
LAO
ĐỘNG
CHẤM
CÔNG
VÀ
TỔNG
HỢP
CÔNG
TÍNH
LƯƠNG
BÁO
CÁO
THÁNG
BÁO
CÁO
QUÝ
NĂM
QUẢN
TRỊ

HỆ
THỐNG
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
19
DANH MỤC NGHIỆP VỤ - CHỨC NĂNG của MASTER - PRM:
1. CẬP NHẬT DANH SÁCH LAO ĐỘNG
• Cập nhật hồ sơ nhân viên
• Cập nhật các mức lương và chế độ liên quan lương
2. CHẤM CÔNG VÀ TỔNG HỢP CÔNG
• Cập nhật chấm công cho khối nhân viên toàn Công ty (có thể dùng
kết nối với phần mềm AT-TIMER và máy chấm công)
• Cập nhật chấm sản lượng cho công nhân sản xuất (khối sản xuất)
• Cập nhật các khoản trợ cấp.
• Cập nhật các khoản truy thu, truy lĩnh.
• Cập nhật các khoản khác.
• Cập nhật thưởng Lễ / Tết.
• Cập nhật BHXH
• Nghỉ bảo hiểm, nghỉ phép, nghỉ sinh, nghỉ tai nạn, nghỉ việc…
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
20
3. TÍNH LƯƠNG
• Tính lương thời gian • Tính lương sản phẩm

4. BÁO CÁO THÁNG
• Phiếu lương nhân viên • Bảng thanh toán lương
• Bảng thanh toán trợ cấp • Bảng thanh toán tiền ngoài giờ
• Danh sách nhân viên đóng thuế thu nhập
• Danh sách thưởng Lễ, Tết
• Thống kê nghỉ phép • Danh sách nghỉ không lương
• Bảo hiểm xã hội • Danh sách LĐ nộp BHXH
• Danh sách LĐ nộp BHYT
• Danh sách LĐ nghỉ phép năm
• Danh sách LĐ nghỉ sinh…
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
21
5. BÁO CÁO QUÝ NĂM
• Danh sách LĐ nộp BHXH • Danh sách LĐ nộp BHYT
• Bảng đối chiếu nộp BHXH • Bảng đối chiếu nộp BHYT
• Chi trợ cấp ốm đau, thai sản• Thống kê ngày nghỉ
• Tổng hợp lương năm • Tổng hợp quyết toán thuế
• Tổng hợp thưởng năm thu nhập năm
• Tổng hợp phép hàng năm • Tổng hợp phụ cấp năm
• Tổng hợp nghỉ không phép năm • Tổng hợp ngày công năm
6. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
• Khai báo, cập nhật các danh mục hệ thống
• Phân quyền sử dụng các phân hệ chức năng cho người sử dụng
• Lưu trữ và phục hồi dữ liệu
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
III. HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH
- Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức, điều
hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chức năng quản lý
khác đối với các hệ thống SXKD.
- Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều
kiện sản xuất và biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm.
- Giúp quyết định cách thức tổ chức sản xuất và phương
pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý nhất
và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… → sản phẩm với chất
lượng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất.
22
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
Các chức năng cơ bản:
- Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của q.trình SX.
- Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng
- Hoạch định và theo dõi năng lực SX, các điều kiện SX
- Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất
- Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ
- Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh
- Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất
- Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất
- Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình SX…
23

BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
24
- Kế hoạch chiến lược
- Chính sách kinh doanh
- Dữ liệu về SXKD
- Các dữ liệu từ bên
ngoài về dây chuyền,
công nghệ SX mới…
Thông tin vào
- Báo cáo kiểm tra
chất lượng
- Kế hoạch NVL
- Lịch sản xuất
- Mẫu thiết kế SP
- Công nghệ SX…
CSDL
SXKD
Thông tin ra
HTTT QUẢN LÝ
SẢN XUẤT KINH DOANH
BÀI GIẢNG MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
www.ptit.edu.vn
GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp
BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1
Phân loại HTTT quản lý SXKD:

- Mức tác nghiệp: trợ giúp các công việc trên dây chuyền
sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản
phẩm, kiểm tra chất lượng).
- Mức chiến thuật: trợ giúp các nhà quản lý điều khiển và
kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố, theo dõi các nguồn tài
nguyên và chi phí cho SX.
- Mức chiến lược: trợ giúp xác định kế hoạch SX dài hạn,
nơi đặt mặt bằng SX, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện SX
mới, đầu tư vào công nghệ SX mới…
25