Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội

Chuyên đề tốt nghiệp
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
CHƯƠNG 1......................................................................................................3
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI.........................3
CHƯƠNG 2....................................................................................................12
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI..................................12
..................................................................................................................41
CHƯƠNG 3...................................................................................................42
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI..................................42
KẾT LUẬN....................................................................................................53
Chuyên đề tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm qua, cơ chế quản lý quản kinh tế của nước ta đã có những đổi
mới sâu sắc và toàn diện, tạo ra những chuyển biến tích cực cho sự tăng trưởng của nền
kinh tế. Nền kinh tế nước ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập chung sang nền
kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của
nhà nước theo định hướng XHCN là xu hướng tất yếu. Nó ngày càng chi phối mạnh mẽ
hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng.
Tham gia hoạt động trong lĩnh vực thương mại, cầu nối giữa sản xuất và
tiêu dùng, là các doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là tổ chức lưu
thông hàng hoá. Đặc biệt công tác bán hàng được coi là khâu mấu chốt trong
hoạt động kinh doanh thương mại, chính vì vậy hạch toán nghiệp vụ bán hàng
hết sức cần thiết. Việc tổ chức tốt khâu tổ chức bán hàng và kế toán bán hàng là
nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp, quyết định tới hoạt động sản xuất kinh doanh
cũng như sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp.
Như vậy ta có thể thấy rằng, công tác hạch toán bán hàng và xác định kết
quả bán hàng có được tổ chức hợp lý hay không là một trong những điều kiện
quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn.

Với những nhận thức về tầm quan trọng của tổ chức hạch toán bán hàng và
xác định kết quả bán hàng, sau khi được trang bị những kiến thức lý luận ở nhà
trường và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Sắc Màu, em đã
chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội ’’ làm đề tài cho chuyên đề thực tập của mình.
Mục tiêu của việc nghiên cứu đề tài là làm rõ những nguyên tắc hạch toán
bán hàng và xác định kết quả bán hàng giúp Công ty thấy được những mặt đã
làm được và chưa làm được trong việc tổ chức hạch toán bán hàng và xác định
kết quả bán hàng, qua đó đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa
công tác hạch toán bán hàng.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương sau:
Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội.
1
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội.
Do thời gian thực tập hạn chế và kiến thức còn có hạn nên chuyên đề của
em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự góp ý hướng
dẫn của các thầy cô giúp em hoàn thiện được đề tài của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên:
Vũ Thị Quỳnh Mai


2
Chuyên đề tốt nghiệp
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI

1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY SẮC MÀU HÀ NỘI.
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội là một đơn vị kinh tế độc lập, được thành
lập ngày 27/02/2002 do sở Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phép số 0102004615,
Công ty ra đời với tên gọi Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội đặt trụ sở tại số 10-
11 Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh và
có văn phòng đại diện tại 33 Giải Phóng Phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà
Trưng, Hà Nội.
Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội là một đơn vị kinh tế độc lập với chức
năng chủ yếu nhập khẩu phân phối tại Việt Nam cho các sản phẩm hoá mỹ phẩm
và làm đẹp từ Hàn Quốc, Malaysia.
Những năm đầu mới thành lập, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty
là phân phối hoá mỹ phẩm cho các đại lý của Công ty tại các tỉnh Miền Nam và
Miền Bắc.
Khi bắt đầu hoạt động, năm 2002 Công ty đã chủ động nhập khẩu các mặt
hàng kinh doanh của mình trong đó hoá mỹ phẩm là chủ yếu với các mặt hàng:
kem dưỡng da, son, phấn, dầu gội, sữa tắm ….
Với ý thức vươn lên Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội luôn luôn nâng cao
chất lượng sản phẩm đảm bảo uy tín với khách hàng, gắn liền với tiêu thụ nên số
lượng sản phẩm bán ra ngày càng tăng, năm sau cao hơn năm trước.
Mục đích thành lập công ty:
- Tiếp tục tích tụ vốn và phát triển vốn.
- Tiếp tục sử dụng hết khả năng lao động của Công ty nhằm giữ uy tín và
quan hệ với các bạn hàng trong nước và quốc tế với tên gọi SMCO., LTD
- Hiện nay Công ty có số lượng công nhân viên là 30 người, trong đó nhân
viên quản lý là 08 người. Hầu hết đã qua các trường đào tạo về chuyên môn.
Nếu với tốc độ phát triển này thì Công ty sẽ ngày càng có nhiều thêm thêm lao

3
Chuyên đề tốt nghiệp

động có trình độ cao, đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty trong điều
kiện hiện nay.
1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh.
1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty:
- Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội trực tiếp nhập khẩu các mặt hàng hoá
mỹ phẩm và mua bán một số hàng hoá khác theo quy định hiện hành của nhà
nước và Bộ Thương mại.
- Công ty được phép nhập khẩu các mặt hàng nhà nước cho phép, mặt hàng
có đăng ký kinh doanh, Công ty được phép làm các dịch vụ thương mại: nhập
khẩu tái xuất, chuyển khẩu quá cảnh theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Công ty được quyền mở các cửa hàng giới thiệu sản phẩm hoá mỹ phẩm,
hàng tiêu dùng và bán các mặt hàng trong và ngoài nước.
Trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp được chủ động trong giao
dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp
đồng kinh tế và các văn bản khác đã ký kết với các khách hàng trong và ngoài
nước thuộc nội dung hoạt động của công ty.
- Kinh doanh thương mại và các loại hình thương mại.
- Kinh doanh, liên kết trong nước để phục vụ cho nhu cầu của thị trường,
có nhiệm vụ trực tiếp nhập khẩu và mua bán trong và ngoài nước.
Quy mô nguồn vốn của công ty: (Đơn vị: Đồng)
Nguồn vốn Năm 2004 Năm 2005
I.
II.
III.
IV.
Vốn chủ sở hữu
Vốn vay dài hạn
Tài sản ngắn hạn
Tài sản dài hạn
5.230.000.000

400.000.000
4.157.000.000
1.473.000.000
5.599.600.000
250.000.000
4.216.000.000
1.633.600.000
Qua Bảng quy mô nguồn vốn của Công ty ta thấy năm 2005 so với năm
2004 nguồn vốn chủ sở hữu đã tăng lên do Công ty hoạt động kinh doanh có lợi
nhuận. Nguồn vốn vay giảm chứng tỏ Công ty đã tăng thêm được nguồn vốn tự
bổ sung điều này thể hiện rất tốt.
Trong những năm gần đây mặc dù phải chịu rất nhiều áp lực cũng như sức
cạnh tranh của các doanh nghiệp khác, nhưng Công ty vẫn hoạt động hiệu quả.
Hoạt động kinh doanh có lãi và thực hiện đầy đủ nghĩa với Nhà nước và nâng

4
Chuyên đề tốt nghiệp
cao thu nhập cho công nhân viên của Công ty. Điều này được thể hiện rất rõ qua
kết quả kinh doanh mà Công ty đạt được trong những năm gần đây.
(Biểu 1:Biểu tổng hợp các chỉ tiêu tài chính)

Biểu 1: Biểu tổng hợp các chỉ tiêu tài chính (Đơn vị: Triệu đồng)
STT Chỉ tiêu 2004 2005
1
2
3
4
5
6
7

Tổng giá trị sản lượng
Doanh thu
Tổng chi phí kinh doanh
Lợi nhuận trước thuế
Nộp ngân sách nhà nước
Số lượng lao động (Người)
Thu nhập bình quân đầu/ người
5.069
4.750
3.847
930
280,3
30
12
5.100
4.830
3.912
918
357,04
32
14
Kết quả kinh doanh trong những năm qua khẳng định sự quyết tâm phát
huy nội lực và những cố gắng đóng góp tích cực của Ban giám đốc, nhân viên
của Công ty.

5
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.
Bộ máy quản lý của Cụng ty có các phòng ban được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ: Tổ chức bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý:
( Hội đồng thành viên: Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Gồm
tất cả các thành viên của Công ty, đứng đầu hội đồng thành viên là Chủ tịch Hội
đồng thành viên.
Chủ tịch hội đồng thành viên kiêm Giám đốc Công ty.
( Giám đốc : Là người đứng đầu Công ty, giúp việc cho giám đốc là Phó
giám đốc kinh doanh, Phó giám đốc nhập khẩu, kế toán trưởng và các phòng ban
chức năng. Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của
Công ty, giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty. Giám đốc chịu
trách nhiệm trước hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của
mình.
- Phó giám đốc kinh doanh : Tham mưu cho giám đốc về chiến lược và
sách lược kinh doanh của Công ty nắm bắt được tình hình tiêu thụ và phân phối
của Công ty về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả và nghiên cứu phát triển
thị trường tìm ra phương hướng đầu tư cho các mặt hàng.

6
Hội đồng thành viên
Kế toán trưởng
(Phòng TCKT)
TP Kinh doanh
(PGĐ kinh doanh)
Trưởng phòng xuất
nhập khẩu
Phòng
kinh doanh,
xúc tiến
bán hàng
Phòng
nghiên cứu

thị trường
Phòng
nhập
khẩu
Phòng
xuất
khẩu
Chuyên đề tốt nghiệp
+ Phòng nghiên cứu thị trường : định hướng đầu tư các mặt hàng, trực tiếp
tiến hành các hoạt động nghiên cứu, thăm dò để tìm ra các thị trường tiềm năng
cho Công ty.
+ Phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng : Sau khi phòng nghiên cứu thị
trường đã tìm ra thị trường tiềm năng, phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng tiến
hành chào giá và bán các mặt hàng của Công ty.
- Phó giám đốc xuất nhập khẩu : Có nhiệm vụ tìm ra các nguồn hàng, sang
nước ngoài ký kết các hợp đồng nhập khẩu, đồng thời tìm bạn hàng để xuất
khẩu.
- Kế toán trưởng: Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra,
chỉ đạo, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của Công ty và các đơn vị cơ sở.
Tiến hành hoạt động trong sản xuất kinh doanh cân đối giữa vốn và nguồn vốn,
kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ
động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Công ty.
2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU
HÀ NỘI.
2.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh của Công ty mà Công ty
TNHH Sắc Màu Hà Nội đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp
với các đặc điểm của Công ty: Bộ máy kế toán tập trung, tổ chức hình thức kế
toán đơn giản nhưng vẫn đạt hiệu quả cao.
Phòng kế toán của Công ty gồm có 4 người:

- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
- Kế toán kho,lương, BHXH, TSCĐ
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi công nợ
- Thủ quỹ
Nhiệm vụ của phòng kế toán Công ty là: thực hiện việc ghi sổ kế toán
những nghiệp vụ phát sinh trong Công ty. Với nhiệm vụ và yêu cầu như vậy, bộ
máy tổ chức kế toán của Công ty bố trí như sau:

7
Kế toán trưởng
(Trưởng phòng TCKT)
Kế toán tiền
mặt, tiền gửi,
công nợ
Thủ quỹ
Kế toán kho,
lương, BHXH,
TSCĐ
Chuyên đề tốt nghiệp

Sơ đồ:Tổ chức bộ máy kế toán
+ Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổ chức điều hành
toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty, làm tham mưu cho giám đốc về hoạt động
tài chính, lập kế hoạch, tìm nguồn tài trợ, vay vốn ngân hàng của Công ty. Tổ
chức kiểm tra kế toán trong toàn Công ty. Nghiên cứu vận dụng chế độ, chính
sách về tài chính kế toán của nhà nước vào đặc điểm của Công ty, xét duyệt báo
cáo kế toán của toàn Công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản, cơ quan tài
chính, ngân hàng...đồng thời tham mưu cho giám đốc bố trí, sắp xếp nhân sự của
phòng tài chính kế toán.
+ Kế toán tiền mặt, tiền gửi công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh

toán trong hoạt động kinh doanh của các phòng mở L/C theo dõi yêu cầu của
từng phòng khi có hợp đồng mua bán, đồng thời theo dõi tiền gửi, tiền vay của
Công ty, chịu trách nhiệm rút tiền khách hàng gửi, khách hàng trả từ ngân hàng
về cho phòng kinh doanh, đồng thời theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong
quá trình kinh doanh, giải quyết các nghiệp vụ còn tồn đọng trước đây để tìm ra
những sai sót của công việc kế toán những năm trước.
+ Kế toán kho, lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định : Viết phiếu nhập
kho, xuất kho, cập nhật số lượng hàng hoá nhập - xuất - tồn về mặt số lượng và
giá trị, tính giá vốn hàng hoá nhập khẩu, tính lương và trích bảo hiểm xã hội cho
công nhân viên, phụ trách các phần hàng công việc của máy vi tính như : soạn
thảo văn bản, lưu trữ tài liệu, số liệu kế toán trên máy, quản lý theo dõi tiến độ
thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm
tài sản cố định.

8
Chuyên đề tốt nghiệp
+ Thủ quỹ: Đảm nhiệm việc xuất nhập tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu,
phiếu chi hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu số dư tiền mặt ở sổ quỹ với lượng tiền mặt
thực có ở quỹ.
2.2. Hình thức ghi sổ kế toán.
Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, kể từ năm
2002 đến nay Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Công ty đăng ký mã
số thuế và áp dụng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế,
niên độ kế toán được áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Các sổ sách sử dụng bao gồm:
* Sổ cái: Là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của
từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ Cái được lập vào cuối
mỗi tháng và in ra theo định kỳ từng tháng.
* Nhật ký đặc biệt: Bao gồm Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật
ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký kho. Trong đó, Nhật kí bán hàng là nhật kí
ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hoá đơn cho khách

hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ tự số hoá đơn, ngày chứng
từ.
* Nhật kí chung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua
bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như : hạch toán
khấu hao tài sản cố định, hạch toán chi phí tiền lương, các bút toán phân bổ,
trích trước...
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế toán
được tổng quát theo sơ đồ sau :

9
Sổ Nhật ký
đặc biệt (nhật
ký mua hàng,
nhật ký bán
hàng, nhật ký
thu tiền, nhật
ký chi tiền,
nhật ký kho)
Bảng tổng
hợp chi tiết
Sổ Nhật ký chung
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối
tài khoản
Sổ cái
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Chuyên đề tốt nghiệp

Sơ đồ : Chu trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty Sắc Màu Hà Nội
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kì
Quan hệ đối chiếu
2.3. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội
- Hiện nay Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội đang áp dụng hình thức Nhật
ký chung. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền với hình thức Nhật ký chung
Công ty sử dụng các loại sổ sách như: Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết.
Các chứng từ bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng,
hoá đơn giá trị gia tăng...
Hiện nay Công ty đang thực hiện chế độ kế toán theo Quy định số 1141
TC/QĐ//CĐKT do Bộ Tài Chính ban hành. Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 kết
thúc 31/12 năm báo cáo, đơn vị tiền tệ ghi chép trong sổ sách là VND.
Nguyên tắc chuyển đổi và phương pháp chuyển đổi ngoại tệ theo tỷ giá của
NHVN công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hệ thống báo cáo kế toán gồm:
+ Bảng kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Bảng cân đối số phát sinh.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
+ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.

10
Chuyên đề tốt nghiệp
+ Bảng tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.

Kỳ lập ngày 31/12 năm hoạt động kinh doanh.

11
Chuyên đề tốt nghiệp
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI
1. PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG VÀ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC
MÀU HÀ NỘI
1.1. Phương thức bán hàng.
Về phương thức bán hàng, Công ty Sắc Màu Hà Nội chuyên kinh doanh
các mặt hàng hoá, mỹ phẩm, dụng cụ chăm sóc sắc đẹp.Trong điều kiện nền
kinh tế thị trường phát triển, sự cạnh tranh luôn diễn ra quyết liệt, việc đưa sản
phẩm đến tay người tiêu dùng đòi hỏi các phương thức tiêu thụ của Công ty phải
phù hợp với ngành nghề và mặt hàng kinh doanh sao cho vừa thuận tiện vừa đáp
ứng được nhu cầu của khách hàng.
Hiện nay, Công ty đang thực hiện hai phương thức tiêu thụ là phương thức
bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hoá. Công ty có nhiều mối quan hệ khách
hàng nhưng nhìn chung có một số nhóm khách hàng: Các đại lý của Công ty tại
các tỉnh, các cửa hàng bán buôn tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, hệ thống
các siêu thị và các khách hàng khác. Các đại lý, các siêu thị các và các cửa hàng
bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, còn khách lẻ thường không ký
hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng.
Công ty áp dụng hai phương thức thanh toán đối với khách hàng là thu tiền
ngay và trả chậm. Với khách hàng thường xuyên, có tín nhiệm, Công ty cho
phép nợ lại theo thời hạn còn những khách hàng không thường xuyên thì phải
thanh toán đầy đủ mới được nhận hàng. Tuy nhiên, Công ty cũng không muốn
làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của mình nên luôn phải giám sát chặt chẽ
các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối nợ để tránh tình trạng bị
chiếm dụng vốn.

Về phương thức giao hàng, Công ty thường giao hàng trực tiếp tại kho cho
khách và khách hàng tự vận chuyển về. Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu
được Công ty chấp thuận thì Công ty sẽ lo phương tiện vận tải, các khoản chi
phí phát sinh sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng).

12
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2. Tài khoản sử dụng.
Để phục vụ hạch toán bán hàng, kế toán Công ty sử dụng một số tài
khoản sau:
+ TK 156: hàng hoá
Chi tiết: TK 1561 Giá mua hàng hoá
TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá
+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+ TK 531: Hàng bán bị trả lại
+ TK 532: Giảm giá hàng bán
+ TK 632: Giá vốn hàng bán
+ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
Chi tiết: TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp
TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI.
2.1 Các chứng từ sử dụng và các qui định chung được tuân thủ khi bán
hàng.
Các chứng từ sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Sắc Màu
Hà Nội gồm:
• Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho: Được
lập thành 03 liên, là chứng từ để Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra
khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng
hoá ra khỏi Công ty và được kí duyệt, đồng thời là Phiếu xuất kho.

• Hoá đơn bán hàng: Là hoá đơn tài chính của Công ty dùng làm chứng từ
thanh toán và đi đường cho hàng hoá xuất bán.
Bên cạnh đó thì việc xuất hàng ra khỏi Công ty phải tuân theo một số quy
định sau:
• Hàng hoá xuất bán ra khỏi Công ty phải có Phiếu đề nghị xuất hàng ra
khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt.
• Thời gian trả chậm đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách
bán hàng của Công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại

13
Chuyên đề tốt nghiệp
khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán...
để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra.
• Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá
hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế toán
trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng.
2.2 Quy trình hạch toán bán hàng và kết quả bán hàng theo hình thức
Nhật ký chung.
Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty được tiến hành theo trình tự sau:
Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT,
Phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ
chi tiết tài khoản 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài
khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ Cái TK 632, 641, 642,
156.
Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế toán lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh
vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 632, 511, 131, kế toán lập
Bảng tổng hợp chi tiết.
Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế toán lập Bảng cân đối tài khoản.
Từ Bảng cân đối tài khoản và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế
toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và Bảng

tổng hợp chi tiết, giữa sổ Cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với Bảng tổng hợp chi
tiết, giữa Bảng cân đối tài khoản với Bảng tổng hợp chi tiết.

14
Chuyên đề tốt nghiệp
Quy trình này có thể được khái quát qua sơ đồ sau:


Sơ đồ : Quy trình hạch toán bán hàng và kết quả bán hàng theo
hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kì
Quan hệ đối chiếu
2.3 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH
Sắc Màu Hà Nội.
2.3.1 Hạch toán giá vốn hàng bán.
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
Tài khoản 156 - Hàng hóa
Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng: Trên Bảng thuyết minh báo
cáo tài chính của Công ty, Công ty đăng kí phương pháp kế toán hàng tồn kho là

15
Sổ
Nhật
ký bán
hàng
Bảng tổng hợp
chi tiết

Sổ Nhật ký chung
Báo cáo kế toán
Bảng cân đối
tài khoản
Sổ Cái
TK 632, 511,
156, 641, 642
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết TK
632, 511, 131
Chuyên đề tốt nghiệp
phương pháp Kiểm kê định kì và trên thực tế đã tính hàng hoá xuất kho trong
tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lượng tồn đầu tháng và Kiểm kê kho cuối
tháng kế toán tính “giá trị hàng xuất kho = tồn đầu tháng + nhập trong tháng -
tồn cuối tháng”.
Đối với hàng nhập kho, kế toán tính trị giá hàng nhập theo giá mua thực tế
của hàng hoá chưa có chi phí thu mua, khoản chi phí này được Công ty hạch
toán vào tài khoản 1562.
Đối với hàng xuất kho, kế toán tính trị giá hàng xuất kho được coi là tiêu
thụ theo phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước.
Phiếu xuất kho: Ghi đầy đủ các thông tin như tên hàng hóa, số lượng yêu
cầu, số lượng thực xuất, số tiền phải thanh toán, họ tên người mua hàng, lý do
xuất hàng, xuất tại kho nào...
Kế toán ghi phiếu xuất kho thành 3 liên:
Liên 1: Dùng để lưu lại với cuống sổ.
Liên 2: Dùng để giao cho khách hàng
Liên 3: Dùng để lưu vào bộ chứng từ.
Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hóa đơn để vào Nhật ký chung, từ
đó cuối tháng lên sổ Cái tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán". ( Biểu 13- Trang 32)
2.3.2 Hạch toán nghiệp vụ bán buôn.

Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua
kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
Quy trình bán hàng diễn ra như sau:
• Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt
hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có).
• Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm
Phiếu xuất kho (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng.
• Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho sau khi
được ký duyệt của Trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để
xuất Hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập
thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần):

16
Chuyên đề tốt nghiệp
- Liên 1: Lưu tại quyển gốc
- Liên 2: Giao cho khách hàng
- Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ
và làm thủ tục thanh toán
Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh
toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT
và số tiền phải thanh toán.
• Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu
xuất kho được kí duyệt của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc hoặc Phó tổng
giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền
trước khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty.
• Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu
xuất kho đã được kí duyệt, ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ ký cuả Thủ kho,
người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi
Công ty kiêm Phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra
cổng.

• 01 liên hoá đơn GTGT được khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ
vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có).
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất
hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán
buôn, vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng
tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thường bán buôn
vận chuyển thẳng đối với những khách hàng quen thuộc, điều này giúp Công ty
tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá.
Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán
nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội.
Ngày 17 tháng 06 năm 2006 Trung tâm thương mại Intimex đặt mua mặt
hàng Phấn nâu Essance và son môi Biocura. Căn cứ vào bảng giá kèm theo hợp
đồng mua bán giữa hai công ty, nhận đơn đặt hàng của khách, Bộ phận bán hàng

17
Chuyên đề tốt nghiệp
của Công ty lập Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho
(Biểu 2- trang 20) với các khoản mục chủ yếu sau:
- Loại hàng: Phấn nâu Essance và son môi Biocura
- Số lượng, đơn giá, tổng giá trị; ghi trong Hoá đơn GTGT
- Phương thức thanh toán: Thanh toán vào ngày 30 tháng 06/2006
Sau khi phiếu này được Trưởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ được
chuyển cho bộ phận kế toán để viết Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty
kiêm Phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT. Do Công ty tính thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ nên sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL.
Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho và hoá đơn đều
được lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau:
Đối với phiếu xuất kho : 01 liên lưu tại gốc, thủ kho ký vào 02 phiếu còn lại, 01
phiếu giao cho người nhận, 01 phiếu giữ lại ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán.
Đối với hoá đơn: 01 liên lưu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng,

01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất
hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho phải được Kế toán trưởng và Giám
đốc ký duyệt.
Sau các thủ tục trên, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ
này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi Thủ kho nhận được Hoá đơn
và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm Phiếu xuất kho đã được ký duyệt thì sẽ cùng
người nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào Thẻ kho
(Biểu 4- Trang22). 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm Phiếu xuất kho được
giao cho khách hàng để ra cổng (Biểu 2- trang20). Thẻ kho do thủ kho mở hàng
tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào Thẻ kho, thủ kho
chuyển Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu
xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán
sẽ phản ánh vào Sổ chi tiết hàng hoá đồng thời vào sổ Nhật ký chung. (Biểu 5-
Trang 23, Biểu 6- Trang24).

18
Chuyên đề tốt nghiệp
Biểu 02: Phiếu đề nghị xuất hàng
Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội Số phiếu: 0089X
Kho :Công ty
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG RA KHỎI CÔNG TY
KIÊM PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 17 tháng 06 năm 2006
Tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hương
Tên đơn vị: Trung tâm thương mại Intimex
Địa chỉ: 135 Hà Nam, Quận Đống Đa, Hà Nội
Mặt hàng : Phấn nâu Essance
Phương thức thanh toán: Thanh toán chậm vào ngày 15 và 30 hàng tháng.
Xuất tại : Kho Công ty
STT Tên hàng Đơn

vị
Số lượng Ghi chú
Yêu cầu Thực
xuất

19
Chuyên đề tốt nghiệp
1 Phấn nâu Essance Hộp 72 72
Cộng Hộp 72 72
Người đề nghị
(Đã ký)
Trưởng phòng
(Đã ký)
KT trưởng
(Đã ký)
Giám đốc
(Đã ký)
Thủ kho
(Đã ký)
Người nhận
(Đã ký)

20
Chuyên đề tốt nghiệp
Biểu 03: Hóa đơn GTGT
Mẫu số: 01/GTKT-3LL
HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 3: (Lưu nội bộ)
Ngày 17 tháng 06 năm 2006
Ký hiệu: EN/2004B

Số: 0052190
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội
Địa chỉ: 10,11 lô H - Điện Biên Phủ - P. 25- Q.Bình Thạnh - TP HCM
Điện thoại: 08.8035544. MST 0302088547
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Quyền.
Tên đơn vị: Trung tâm thương mại Intimex
Địa chỉ: 135 Hà Nam, Quận Đống Đa, Hà Nội
Sổ tài khoản: ....................
Hình thức thành toán: Tiền mặt. MST: 0101325237
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
01 Phấn Nâu Essance Hộp 72 22.551 1.623.672
Cộng 1.623.672
Cộng tiền hàng: 1.623.672đ
Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 162.367đ
Tổng cộng tiền thanh toán: 1.786.039đ
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu bẩy trăm tám mươi sáu nghìn không trăm
ba chín đồng.
Người mua hàng
(đã ký)
Kế toán trưởng
(đã ký)
Thủ trưởng đơn vị
(đã ký)
Biểu 04:Thẻ kho
Công ty Sắc Màu Hà Nội

21
Chuyên đề tốt nghiệp
THẺ KHO
Tháng 06 năm 2006
Hàng hoá: Phấn nâu Essance

Đơn vị tính:Hộp
Chứng từ
Diễn giải
Số lượng
Ghi chú
Số hiệu
Ngày
tháng
Nhập Xuất Tồn
Tồn kho đầu tháng 1052
0087 2/06 Siêu thị Big C 36 1016
0088 12/06 Công ty Ngọc Lan 72 944
0089 17/06 TT TM Intimex 72 872
…. …. ….. .... ....
00105 27/06 Chi nhánh Cty Thăng Long 12 860
00990N 30/6 Nhập kho hàng hoá 5000 864 5188

22

Biểu 05: Sổ chi tiết hàng hóa
Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội
SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ
Tháng 06 năm 2006
Tên, quy cách hàng hoá : Phấn nâu Essance

Đơn vị tính : Hộp; đồng
Chứng từ
Diễn giải
TK đối
ứng
Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Số Ngày
Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
Dư đầu kỳ 1.052
0087 2/06 Xuất hàng bán 632 22.551 36 811.836 1.016
0088 12/06 Xuất hàng bán 632 22.551 72 1.623.672 944
0089 17/06 Xuất hàng bán 632 22.551 72 1.623.672 872
….. ….. ….. ..... ... ...... .... ......
00105 27/06 Xuất hàng bán 632 22.551 12 270.612 860
00990 30/06
Mua hàng chưa
t.toán
331 15.350 5.000 76.750.000
Tổng cộng 5.000 76.750.000 864 19.484.064 5.188 116.994.588
Chuyên đề tốt nghiệp

Biểu 06: Sổ Nhật ký chung
Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 06/2006
Trang : 01 Đơn vị tính: đồng
Ngày
Chứng từ
Diễn giải

Đã
ghi
Số
hiệu
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
250 02/06 Rút tiền gửi
ngân hàng
x 111
112
80.000
80.000
0087 02/06 Xuất hàng bán
Phấn nâu
Essance
x 632
156
811.836
811.836
0088 12/06 Xuất hàng bán
Phấn nâu
Essance
x 112
151
1.623.672
1.623.672
0089 17/06
Xuất hàng bán
Phấn nâu
Essance

x 632
156
1.623.672
1.623.672
…. … …. … … … …
Cộng …. ….
Ngày 30 tháng 06 năm 2006
Người ghi sổ
(Đã ký)
Kế toán trưởng
(Đã ký)
Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký)
Biểu 07: Sổ chi tiết bán hàng
Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội
Vũ Thị Quỳnh Mai Lớp KT6 – K35
24