SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG VIỆC NHẬP HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC – CAO ĐẲNG docx

1

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG VIỆC NHẬP HỒ SƠ
ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC – CAO ĐẲNG – THCN

I. ĐẶT VẤN ĐỀ :
1) Vì sao có sáng kiến kinh nghiệm :
Hằng năm sau hội nghị tuyển sinh triển khai tại Sở , các trường Trung học phổ thông và
phòng Giáo dục chuyên nghiệp tiến hành thu nhận hồ sơ đăng ký dự thi vào các trường Đại học
– Cao đẳng – THCN , sau đó tiến hành nhập số liệu . Thời gian để hoàn tất công tác tuyển sinh
rất ngắn khoảng hơn 1 tháng, trong đó việc thu nhận hồ sơ kết thúc rất chậm thường rất cận
ngày đi nộp hồ sơ do đó đòi hỏi việc nhập số liệu vào máy tính phải nhanh , gọn , chính xác . Từ
đó đòi hỏidngười nhập máy phải có 1 kinh nghiệm tổ chức sao cho khoa học , không quá cập rập
về mặt thời gian và phải đảm bảo số liệu hoàn toàn chính xác .
2) Xuất phát từ đâu để viết sáng kiến kinh nghiệm :
Việc nhập số liệu hằng năm rất cập rập, thời gian dành cho việc kiểm dò, sửa chửa, sắp
xếp dữ liệu trên máy rất ít cho nên số liệu thường sai sót nhiều gây phiền phức cho thí sinh phải
tới lui nhiều lần để chỉnh sửa. Điều đó do cán bộ nhập máy tính chưa thấu hiểu hết về vi tính,


2

chưa biết cách sắp xếp qui trình làm, nên không tổ chức được việc nhập số liệu song song với
việc thu nhận hồ sơ , mà phải đợi ngưng thu nhận hồ sơ rồi mới nhập do đó phải làm ngày, làm
đêm, đầu óc luôn căng thẳng gây tâm lý ức chế trong khi nhập dữ liệu . Xuất phát từ điều đó tôi
tìm ra được giải pháp giúp cho các cơ sở và bản thân trong việc nhập số liệu cho nhanh, gọn ,
thoải mái, chính xác .
3) Các khó khăn được giải quyết :
- Thời gian nhập thoải mái , thong thả, đầu óc bớt căng thẳng .

- Có nhiều thời gian để kiểm dò, sắp xếp dữ liệu đảm bảo độ tin cậy số liệu càng cao .
- Không phải nhập số phiếu ghi trên hồ sơ vào máy cho nên đảm bảo số phiếu ghi trên hồ
sơ và số phiếu trên máy hoàn toàn trùng khớp với nhau .
4) Phương pháp giải quyết :
- Dùng các lệnh của FOX để thực hiện các công việc sắp xếp dữ liệu : Theo trường, theo
khối, theo thí sinh vãng lai của khối đó, sau khi đã nhập đầy đủ các số liệu . Cách nầy đơn giản,
dễ thực hiện không cần đầu tư nhiều về mặt thời gian .


3

- Hoặc viết 1 đoạn chương trình để xử lý và sắp xếp hồ sơ sau khi nhập . Cách nầy dùng
cho những người hiểu biết sâu về vi tính, biết viết chương trình , kiểm chứng và thực hiện , mất
1 khoảng thời gian ban đầu để viết và chạy thử .
II. NỘI DUNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT :
1) Quá trình phát triển kinh nghiệm :
1.1/ Các biện pháp cụ thể để giải quyết vấn đề :
a) Trước đây :
- Cuối mỗi ngày nhận hồ sơ, cán bộ phụ trách phân loại theo trường, theo khối, theo thí sinh
vãng lai của từng khối,. Cứ thế cho đến ngày cuối cùng .
- Sau đó cán bộ phụ trách đánh số phiếu trên hồ sơ theo trường, theo khối, sau cùng là thí sinh
vãng lai của khối đó .
- Cán bộ phụ trách máy tính tiến hành nhập máy từng hồ sơ theo số phiếu đã đánh từ nhỏ đến
lớn, bắt đầu từ khối A đến khối B, C, D1 ……… của một trường, sau đó tiếp tục đến trường
khác.
- Sau khi nhập xong, in danh sách kiểm dò , chỉnh sửa và truyền số liệu .


4

b) Hiện nay :
- Cuối mỗi ngày nhận hồ sơ, cán bộ phụ trách phân loại theo trường, theo khối, theo thí sinh
vãng lai của từng khối, sau đó cán bộ phụ trách máy tính tiến hành nhập .
- Hồ sơ sau mỗi ngày nhập, được xếp theo thứ tự nhập trước để trước, nhập sau để sau theo
từng trường, từng khối như đã phân loại ban đầu .
- Nhập máy xong, dữ liệu trên máy còn xáo trộn chưa xếp đúng theo thứ tự hồ sơ. Tới đây đòi
hỏi người nhập máy phải có kinh nghiệm xử lý, sắp xếp lại số liệu theo qui định , nếu không
phải nhập lại theo kiểu truyền thống rất mất thời gian mà lại sai sót nhiều .
- Sau khi sắp xếp theo qui định , tiến hành cho máy đánh số phiếu từng hồ sơ, in danh sách để
cán bộ phụ trách kiểm dò lần 1 (Họ tên, trường, khối) đồng thời đánh số phiếu trên từng hồ sơ
đăng ký dự thi.
- Sau khi đánh số phiếu xong, kiểm dò lần 2 (các chi tiết hộ tịch, nguyện vọng ….)
- Trên cơ sở kiểm dò chỉnh sửa lại dữ liệu cho đúng , sau đó tiến hành truyền số liệu cho Bộ và
các trường ĐH – CĐ .
* Các thao tác cụ thể :


5

VD : sắp xếp hồ sơ đăng ký dự thi nộp tại Sở có mã đơn vị đăng ký dự thi ‘00’. Dữ liệu
được ghi ở tập tin d:\DH51.dbf
Bước 1 : In bảng thống kê . Dựa vào đó, tiến hành tách và ghép hồ sơ theo trường, theo khối
và thí sinh vãng lai của khối đó .
Bước 2 : Giả sử đầu tiên tách và ghép hồ sơ dự thi trường Đại học Cần Thơ có các khối A,
B, C, D1 .
* Tách và ghép hồ sơ dự thi khối A :
+ Tách hồ sơ dự thi khối A cho thí sinh có mã đơn vị ĐKDT : ‘00’
use d:\dh51 
copy to d:\tcta for truong= ‘TCT’ and khoi= ‘A’ and donvi= ‘ 00’ 
+ Tách hồ sơ dự thi khối A cho thí sinh có mã đơn vị ĐKDT : ‘G1’ (vãng lai)

use d:\dh51 
copy to d:\tctag1 for truong= ‘TCT’ and khoi= ‘A’ and donvi= ‘ G1’ 


6

+ Ghép và đánh số phiếu hồ sơ cho tất cả các thí sinh dự thi khối A
use d:\tcta 
appen from d:\tctag1 
repl all stt with recno( )
* Tương tự thực hiện tách và ghép hồ sơ dự thi khối B, C, D1
* Ghép hồ sơ đăng ký dự thi các khối :
use d:\tcta 
appen from d:\tctb 
appen from d:\tctc 
appen from d:\tctd1 
Bước 3 : Tương tự thực hiện việc tách và ghép hồ sơ dự thi các trường Đại học – Cao đẳng
còn lại .


7

Bước 4 : Ghép hồ sơ các trường đã được tách thành 1 tập tin chung : ghepdh51.dbf
use d:\tct 
copy to d:\ghepdh51 
use d:\ghepdh51 
appen from d:\tag  (Trường Đại học An Giang)
appen from d:\yds  (Trường Đại học Y Dược Tp.HCM)
……………………………………
(đánh vào cho đến khi hết tất cả các trường)

Lưu ý : Khi tách và ghép hồ sơ nên theo trình tự bảng thống kê để khỏi bị nhầm (Tách/ghép
dư hoặc thiếu) .
Bước 5 : In danh sách kiểm dò cho cán bộ phụ trách kiểm dò và đánh số phiếu trên hồ sơ.
Bước 6 : Chỉnh sửa và truyền số liệu .


8

1.2/ Sự chuyển biến của thực nghiệm :
- Lúc đầu do chưa quen, chưa thuộc được câu lệnh do đó thường đánh nhầm máy báo lỗi liên tục
hoặc tách/ghép trùng dữ liệu .
- Khi thực hiện tách/ghép xong 1 trường sẽ nắm được qui trình, thuộc được các câu lệnh cho nên
làm rất nhanh việc tách và ghép trường còn lại .
1.3/ Kết quả thực nghiệm kiểm chứng :
- Tổ chức nhập máy cùng lúc với việc thu nhận hồ sơ thì người nhập máy rất chủ động về thời
gian, không cập rập, sử dụng quỉ thời gian hợp lý , khoa học .
- Kết quả thực nghiệm :
+ Việc nhập hồ sơ kết thúc cùng lúc với việc ngưng nhận hồ sơ .
+ Không phải gõ số phiếu từng hồ sơ vào máy nên giảm được thao tác và sai sót .
+ Có nhiều thời gian để kiểm dò và chỉnh sửa trước khi đem nộp hồ sơ về Bộ và các trường nên
giảm được sai sót dữ liệu .
1.4/ Đánh giá kết quả và rút ra kết luận khái quát :


9

Việc tập huấn nhập số liệu tuyển sinh hằng năm của Bộ thường chỉ hướng dẫn công việc sắp
xếp hồ sơ tay , nhập dữ liệu , chỉnh sửa và truyền số liệu . Còn cách thức tiến hành thì tuỳ đơn
vị, mỗi nơi có 1 qui trình làm khác nhau . Chính vì vậy đa số cán bộ phụ trách nhập máy thường
làm theo cách truyền thống ngưng việc thu nhận hồ sơ mới bắt đầu nhập máy do đó rất cập rập,

thời gian kiểm dò rất ít, vì vậy dữ liệu thường sai sót nhiều thậm chí tới ngày nộp hồ sơ mà nhập
máy chưa xong. Do đó nếu áp dụng theo kinh nghiệm nầy sẽ có lợi rất nhiều, chủ động được về
thời gian không phải nhờ thêm người nhập máy đồng thời công việc có thể kết thúc sớm hơn .
2) Kiểm nghiệm lại kinh nghiệm :
2.1/ Trình bày lại kết quả kiểm nghiệm :
Tuyển sinh năm 2001 do làm theo cách truyền thống nên công việc kết thúc rất trể , hoàn tất
dữ liệu trước khi đi nộp khoảng 2 ngày đồng thời phải 2 người nhập máy.
Tuyển sinh năm 2002 làm theo sáng kiến mới, 1 mình vừa nhập hồ sơ đăng ký dự thi nộp tại
Sở, vừa thu nhận và chỉnh sửa dữ liệu các trường THPT đem về nộp nhưng công việc hoàn tất
rất sớm trước ngày đi nộp khoảng 2 tuần (Hoàn tất ngày 25/04/2002, đem nộp về Bộ
08/05/2002). Thời gian đó giúp cho cán bộ phụ trách tuyển sinh dò xét lại, đối chiếu lại, chỉnh
sửa lại dữ liệu cho chính xác. Chính kinh nghiệm nầy giúp cho bản thân và các cán bộ phụ trách
máy tính ở các cơ sở rất nhẹ nhàng trong việc nhập dữ liệu, có thời gian để kiểm dò và chỉnh sửa
đồng thời không phải chạy đôn chạy đáo kiếm thêm người nhập. Ngoại trừ 1 vài cơ sở như


10

trường THPT Thoại Ngọc Hầu không dự lớp tập huấn, trường THPT Thủ Khoa Nghĩa không áp
dụng kinh nghiệm nầy nên hồ sơ nộp về Sở không đúng hạn .
2.2/ Phạm vi sử dụng SKKN :
Kinh nghiệm nầy áp dụng cho việc nhập hồ sơ đăng ký dự thi vào các trường Đại học – Cao
đẳng – Trung học chuyên nghiệp . Máy tính cấu hình 486
2.3/ Những bài học kinh nghiệm :
Trong quá trình làm phải luôn tìm cách tổ chức thực hiện công việc sao cho có hiệu quả,
luôn cải tiến qui trình làm để công việc trở nên nhẹ nhàng, đảm bảo được về mặt thời gian và độ
tin cậy càng cao . Muốn vậy đòi hỏi người nhập số liệu phải am hiểu về công tác tuyển sinh,
phải luôn học hỏi và có sáng tạo mới.
III/ KẾT LUẬN :
- Công tác tuyển sinh hằng năm sau khi được triển khai , thời gian còn lại để thu nhận hồ sơ,

nhập máy rất ngắn, đòi hỏi cán bộ phụ trách phải tổ chức công việc sao cho có khoa học, sử
dụng quỉ thời gian hợp lý. Nếu không thì công việc trở nên phức tạp, cập rập về thời gian đồng
thời số liệu độ tin cậy không cao .


11

- Công tác tuyển sinh hằng năm cũng luôn cải tiến do đó đòi hỏi người nhập máy phải cập
nhật kịp thời để có những sáng kiến mới, những qui trình nhập dữ liệu mới thiùch hợp hơn giúp
cho công việc nhập máy ngày càng thoải mái, chính xác .
Long xuyên , ngày 29/04/2002
Người viết


Lương Tấn Hùng
(Chuyên viên Phòng Giáo dục chuyên nghiệp)